議事録が苦手な4つの原因と対処法｜めんどくさい・書けない・覚えられないの違い

会議が終わると、議事録の当番が回ってきます。議事録では、話を聞き取り、理解し、短くまとめる必要があります。この3つを一人で同時にこなす作業は、慣れている人でもそれなりに時間がかかります。

ただ、毎回のように、

• 自分だけ人より時間がかかっている気がする
• 何を書いて何を捨てるのか、線引きが分からない
• 議事録の当番が回ってくること自体が憂うつ

と感じている方もいるでしょう。

そのためこの記事では、議事録が苦手になる原因を4つに分け、それぞれに合った対処法を整理します。自分の苦手がどれに当たるのかを見分け、次の会議から試せる対処法を見つけられるように解説しますので、「議事録の当番が回ってくるたびに気が重い」とお悩みの方はぜひ最後までご覧ください。

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議事録が苦手なのは文章力の問題ですか？

議事録が苦手になる原因は、文章力だけではありません。会議内容の理解や記録方法、書く型、会議後の確認工程など、つまずく場所によって対処法が変わります。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートには、60〜90分の会議1本に対し、文字起こしと議事録作成で2〜3時間かかるという声も複数寄せられています。また、議事録作成のために会議後の音声をほぼすべて聞き直しているという声もあります。

文章の書き方だけでなく、確認工程そのものが負担になっているケースもあります。

苦手の中身は4つに分かれる

苦手の中身を分けると、次の4つになります。

• 会議の話が分からず、何を書くか決まらない
• 話す速さにメモが追いつかない
• 何をどの順に書くか、型が決まっていない
• 会議後の聞き直しに時間を取られる

同じ「苦手」でも、つまずいている内容が違います。1つ目は会議内容の理解、2つ目は会議中の記録、3つ目は文章を組み立てる型、4つ目は会議後の確認工程に関する問題です。

文章の書き方に直接関係するのは3つ目で、ほかは事前準備や記録方法、確認工程の見直しが必要です。自分がどこで止まっているのかが分かれば、やみくもにコツを集める必要はなくなります。

書く中身そのものに迷っているなら、線引きは単純です。雑談まで細かく残す必要はありません。まずは、決まったことと、次に誰が何をするかを外さないことが最優先です。議事録を何のために残すのかという話は、議事録作成の目的で会議の種類ごとの書き分けまで整理しています。

「めんどくさい」はどの原因に当たる？

「めんどくさい」と感じる背景には、会議後の聞き直しが長く続くことがあります。作業そのものの難しさより、会議が終わったあとに残る工程の多さが負担になっているケースです。ほかの言い方も、次の表で原因までたどれます。

口に出る言葉	当てはまりやすい原因	最初に打つ手
何の話をしているのか分からない	会議の話が分からない	前回の議事録とアジェンダを会議前に読む
書くのが追いつかない・覚えられない	メモが追いつかない	全部を追うのをやめ、決まったことだけ拾う
何をどう書けばいいか分からない・書けない	書く型が決まっていない	会議の種類ごとに型を用意する
めんどくさい・しんどい	会議後の聞き直しに時間を取られる	聞き直しを必要な箇所だけに絞る

複数に当てはまる方は、まず最も時間を取られている工程から手を付けてください。とくに聞き直しの時間が長い場合は、ここを短くできると負担を減らしやすくなります。

新人・異動直後に苦手が強く出る理由

新人や異動直後の担当者が議事録を任される場面では、会議の前提知識が十分でないことがあります。配属されたばかりで登場人物の顔と名前が一致しない、異動したばかりで製品名や型番になじみがない、社内でしか通じない略語の意味が分からない、といった状態です。前提知識が少ないまま記録を任されれば、どこを残すべきか判断しにくくなります。

そこで「経験を積めば書けるようになる」と言われても、目の前の会議は今週も来ます。しかも配属や異動の直後ほど、覚えることは他にも山積みです。

原因が「知らないこと」にあるなら、打つ手は2つです。会議前に前提知識を増やしておく方法と、十分に理解できない部分が残っても記録できる仕組みにする方法があります。どちらも、上達を待たずに今週から始められます。

議事録が苦手になる4つの原因と対処法

4つの原因は、起きる場所も打つ手も違います。自分に当てはまる節だけ読んでも意味が通るように書いているので、表で見当をつけたところから読み進めてみてください。

1. 会議の話が分からず、何を書くか決まらない

会議の話そのものが分からなければ、何を書くかは決まりません。専門用語の多い会議や、前提の共有が終わっている継続案件の会議ほど起きやすいつまずきです。分からないまま聞いていると、耳に入った言葉をそのまま書き写すことになります。

こうして出来上がるのは、あとから読み返しても意味の取れない記録です。会議に出ていた人にしか通じない文章は、共有しても読まれません。

打つ手は、会議の前に「知らない状態」を減らすことです。

• 議題と配布資料に目を通しておく
• 分からない用語は先に調べ、背景を1行でつかんでおく
• 前回の同じ会議の議事録を読み、論点と登場人物の見当をつける
• それでも残る不明点は、会議の前に同僚や上司へ聞いておく

初めて出るプロジェクト会議でも、前回の議事録を読めば、論点や担当者の見当をつけやすくなります。さらに準備を進めたいなら、会議そのものの段取りから整えるのが早道です。アジェンダの書き方に、そのまま使えるテンプレートをまとめています。

2. 話す速さにメモが追いつかない

人が話す速さに、人が書く速さは追いつきません。全部の発言を書き取ろうとして追いつかないのは、前提そのものに無理があるからです。聞く・理解する・書くの3つを、一人が同時にこなす作りになっています。

発言を書き取ることに意識を使うと、議論の理解や発言に注意を向けにくくなります。同アンケートでも、メモを取ることに集中するあまり会議への関わりが浅くなるという声がありました。議事録を作るために、会議後に内容のほぼ全部を聞き直しているという声も寄せられています。記録作業が重いほど、会議への参加と両立しにくくなります。

対処の方向は2つあります。1つ目は、書く量そのものを減らす方法です。要点中心でよい会議では、決まったことと次のアクションを優先して拾い、必要な補足は録音で確かめる前提にします。会議中に書く対象を絞ることで、記録に追われにくくなります。

2つ目は、記録を人が背負うのをやめる方法です。すでに会議中に手が止まってしまうところまで来ているなら、議事録のメモが追いつかないときの対処で、その場で立て直す手順から解説しています。

3. 何をどの順に書くか、型が決まっていない

何を、どの順番で書けばよいかが決まっていないと、書き出す前の段階で手が止まります。白紙を前に「まず何から」で止まっている時間は、案外長いものです。型がないまま書き始めると、決定事項が抜ける、経緯だけが長くなる、といった偏りも起きます。

まず押さえるのは、次の基本項目です。

• 見出し（会議名）
• 開催日
• 議題とサマリー（要約）
• 決定事項・確認事項
• 会議後のタスク（誰が・いつまでに）
• 次回の予定

この土台の上に、会議ごとに必要な情報を足していきます。ややこしいのは、同じ会社の中でも求められる粒度が分かれる点です。発言レベルまで忠実に残す必要がある会議と、決まったことと次のアクションだけで足りる会議が、同時に存在します。1種類の型で全部をまかなおうとすると、どちらにも合いません。会議の種類ごとに型を用意しておくのが現実的で、議事録フォーマットの作り方にコピーして使えるテンプレートを置いています。

4. 会議後の聞き直しに時間を取られる

議事録がいちばん重く感じられるのは、会議が終わったあとです。録音を頭から聞き直し、聞き取れない箇所を戻しながら文章に直す作業が続くと、会議後の負担が大きくなります。

人力でやるなら、負担を軽くする工夫はあります。内容の確認が目的の区間は1.25〜1.5倍速で流し、正確に書き取りたい箇所だけ速度を落とします。メモを取るときに「何分ごろの話か」の印を残しておけば、あとで探す時間を減らせます。書き取りだけを文字起こしツールに任せる方法もあります。

ただ、これらを組み合わせても、必要に応じた聞き直しや修正は残ります。この工程が残る限り、議事録は「会議が終わってからもう一仕事」という形のままです。時間がかかっている場所を工程ごとに切り分けたい方は、議事録に時間がかかる原因で会議の前・中・後に分けて整理しています。

苦手なままでも議事録が仕上がる3つの工夫

上達を待たなくても、今週の会議から減らせる負担があります。文章がうまくなることと、議事録が早く仕上がることは、別の話です。

会議前に埋められる欄を先に埋める

議題、開催日、参加者、前回の決定事項は、会議が始まる前にもう決まっているはずです。先に書いておけば、会議中に集中する範囲はぐっと狭くなります。

手を動かす量が減るほど、聞くことに回せる余裕は増えます。前回の決定事項を書き写しておくと、今回の議題がその続きなのか別の話なのかも、会議中に判断しやすくなります。

メモは自分が思い出せる形で十分と割り切る

会議中のメモは、他人に見せる完成品ではありません。あとで自分が思い出せれば十分です。

単語だけを並べたり、記号や略語を使ったりして、体裁は気にしなくて構いません。きれいに書こうとする意識を手放すと、書く速さが上がり、議論を聞くことに意識を戻しやすくなります。整えるのは会議が終わってからで間に合います。

一人で抱えず、確認する人を決めておく

議事録を一人で背負う必要はありません。長い会議や重要な会議ほど、分担したほうが抜けもミスも減ります。

前半と後半で記録係を分けたり、作成後に別の参加者が目を通したりする方法があります。複数人で確認できる運用にしておくと、抜けや誤りにも気づきやすくなります。協力を求めるのは能力不足の表れではありません。一人で完璧に書ける人を前提にした運用のほうに、無理があります。

なお、書き方そのものを整えたいときは、議事録の書き方に会議別の例文と見本をまとめています。

記録の担い手を変えて、気持ちの負担ごと減らす

3つの工夫で軽くなるのは、負担の一部です。会議が週に何本も入れば、残った負担はまた積み上がります。

ここから先は、記録を人が背負うという前提そのものを外す話になります。Otolioは、会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントです。カレンダーに予定を入れておくとWeb会議に自動で入って録音し、文字起こしから要点の抽出まで進めます。文字起こしの精度は90%以上で、累計8,000社以上のご利用実績があります。

メモを取らない会議で変わること

会議中にメモを取らなくてよくなると、最初に変わるのは時間ではありません。その会議での自分の立ち位置です。

録音が回っていると分かっていれば、聞きそびれた箇所を後から確認できます。同アンケートでも、メモに追われて会議の議論に参加しにくいという声が寄せられています。メモを減らせれば、話を最後まで聞いたり、その場で質問や意見を返したりする余裕を持ちやすくなります。

議事録が苦手な方にとっても、記録に割く注意を減らせることは大きな助けになります。書くことに気を取られる時間が減れば、議論の理解に注意を向けやすくなります。結果として、あとから記録を確かめる範囲も絞りやすくなります。

型が最初から決まっている状態をつくる

書く型が決まっていない場合は、会議ごとの書式をあらかじめ決めておくのが有効です。

Otolioでは、会議ごとに使う書式をあらかじめ設定できます。カレンダーに予定を入れておくだけで、その書式に沿った議事録ができあがります。白紙から書き始める工程がなくなるので、「まず何から」で止まる時間もなくなります。

効いてくるのは、担当者が代わったときです。同アンケートでは、議事録の品質が担当者によってばらつき、属人化するという悩みも挙がっています。書式が先に決まっていれば、担当者が変わっても記録する項目や構成をそろえやすくなります。新人が当番の週だけ議事録が薄くなる、といったばらつきも抑えやすくなります。

聞き直しを必要な箇所だけに絞ると何が変わるか

会議後の聞き直しが長くなる理由の1つは、どこを聞き直せばよいのか分からないことです。発言時刻の目印がなければ、頭から再生して目当ての発言を探すこともあります。

AIが出した要点やタスクには、発言時刻が自動で付きます。その時刻をクリックすれば、該当する箇所の音声だけを再生できます。再生速度は0.5倍から2倍まで変えられるので、確認したいだけの区間は早送りで十分です。頭から全部を聞き直す場面を減らせるため、会議後の作業を必要な箇所の確認と仕上げに絞りやすくなります。

コクヨ株式会社のグローバルステーショナリー事業本部では、約2時間の会議に対して4時間以上かけていた議事録作成が、約30分で終わるようになりました。

参考記事：専門用語が多い会議の議事録作成時間を90%削減。Web会議ツールとOtolioの文字起こしの違いとは

ツールを比較して選びたいときは、AI議事録ツールの比較に、失敗しやすいパターンから逆算した選び方をまとめています。

精神的な負荷が消えた事例

森六ケミカルズ株式会社は、国内外13ヵ国60拠点で事業を展開する森六グループの中核事業会社で、基礎化学製品から特殊化学品まで扱う化学品商社です。事業企画と内部監査を担う部署では、国内外の拠点をつないだ報告会が月に10回以上開かれる月もありました。

議事録は、発言録に近い形で忠実に残す必要がありました。会議中に取ったメモを手がかりに、録音を聞き返しながら仕上げており、会議時間の1.5倍以上の作業時間がかかっていたといいます。会議が1本終わるたびに、その後にも長い議事録作成時間が待っている状態でした。

録音から文字起こしまでをAIに任せる形へ切り替えたところ、議事録作成の工数はこれまでの半分程度まで減りました。ただ、担当者がOtolioを「救世主」と呼んだ理由は、削減できた時間だけにとどまりません。

「会議の先には必ず、膨大なボリュームの議事録作成が待っている」という精神的な負荷から解放された、という言葉でした。空いた時間は、これまで手が付けられなかった業務の見直しに回しているといいます。

参考記事：Otolioは「救世主」。議事録作成工数の半減により、業務効率向上を加速！

まとめ｜議事録の苦手は、原因を分ければ手が打てる

議事録の苦手は、4つに分けられます。会議の話が分からない、メモが追いつかない、書く型が決まっていない、会議後の聞き直しに時間を取られる。このうち文章の書き方に直接関係するのは、書く型の1つです。

負担が大きくなりやすいのは、会議中のメモと会議後の聞き直しです。どちらも議事録作成にかかる時間を増やしやすく、慣れや工夫だけでは負担が残ることがあります。メモの量を減らしたり、聞き直す範囲を絞ったりするほか、録音や文字起こしを自動化して人が担う工程自体を減らす方法もあります。

会議前の準備と書く型は、今週から自分で変えられます。重いほうの2つは、記録の担い手を変えるかどうかの判断になります。まずは自分の「めんどくさい」がどこから来ているのかを見分けて、重いほうから外してみてはいかがでしょうか。

ここまでで、自分がどこにつまずいているかは見分けられたはずです。残っているのは、その対処法が自分の会議で本当に効くかどうかです。これは記事を読んでも分かりません。会議は来週も再来週もやってきます。次の1回を材料にして、会議が終わってから議事録が手を離れるまでに何分かかるのかを、実際に測ってしまうほうが早いはずです。

よくある質問とその回答

Q. 議事録が苦手なのは、自分の文章力が足りないからでしょうか？

議事録の苦手は、文章力だけの問題とは限りません。原因は、会議の話が分からない、メモが追いつかない、書く型が決まっていない、会議後の聞き直しに時間がかかる、の4つに分けて考えられます。文章の書き方に直接関係するのは「書く型」で、残る3つには事前準備や記録方法、確認工程の見直しが必要です。まずは自分がどこで止まっているかを見分けるところから始めてみてください。

Q. 議事録がめんどくさいと感じるのは、どの原因に当てはまりますか？

「めんどくさい」と感じる背景の1つに、会議後の聞き直しがあります。とくに録音の確認に長い時間がかかっている場合は、聞き直しの工程が負担になっている可能性があります。録音を頭から再生し、聞き取れない箇所を戻しながら文章に直す作業が続くと、会議後の負担が大きくなります。倍速再生や時刻の印で短くする余地はありますが、聞き直しの負担が大きい場合は、人が頭から再生する工程を減らすと効果が出やすくなります。

Q. 会議の内容を覚えられず、あとから書けません。どうすればよいですか？

会議内容をすべて覚えながら書き取ろうとすると、聞き逃しや抜けが起きやすくなります。会議中は決まったことと次のアクションを優先してメモし、必要な箇所は録音で確かめる前提に切り替えてください。録音があれば聞きそびれた箇所を後から確認できるため、記憶だけに頼らずに済みます。

Q. 新人のうちは、どこまで書ければ合格といえますか？

新人のうちは、まず決定事項と、次に誰がいつまでに何をするかを正確に残すことを優先してください。そのうえで、会社のフォーマットに沿って、会議名・日時・議題などの基本項目も記載します。会議の背景や専門用語にまだ慣れていない状態で議事録を任されることもあるため、会議前に前回の議事録へ目を通し、論点と登場人物の見当をつけておくと精度を上げやすくなります。

Q. AIに任せれば、議事録の苦手はなくなりますか？

AIに任せると、会議中のメモと会議後の聞き直しという重い2つの工程を大幅に減らせます。録音から文字起こし、要点の整理まで自動で進められるためです。一方で、最終的な仕上げや細かな調整は人が確認するのが現実的です。向き合う範囲を仕上げと必要箇所の確認に絞れるため、一から書き起こす場合とは負担の質が変わります。