Google Meetの自動メモ生成｜プラン別の既定値と9月21日から変わること
Google Workspace を全社で使う会社では、Meet のAI機能をどこまで使うかを決める場面が増えています。その自動メモ生成に、参加者が3人以上の会議だけを対象にする設定が加わりました。
ただ、社内で決めようとすると次の壁に当たります。
- 既定でオンになると読んだが、自社が当てはまるのか分からない
- 8月3日と9月21日という2つの日付のうち、どちらが自社の締め切りなのか判断できない
- 作られたメモがどこに残り、誰が見られる状態になるのかを確かめていない
そこでこの記事では、既定値がプランによってオンとオフに分かれるという事実から、メモの保存先と見られる範囲までを公式情報で整理します。なお、ここに書いた公式情報は2026年8月4日時点のものです。判断するときは自社の管理画面と公式ドキュメントで確かめてください。
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Google Meetの自動メモ生成に何が加わったのか
Google Meet の「自動メモ生成」に、参加者が3人以上の会議だけ自動でメモを取る設定が加わりました。この設定は Business Standard・Business Plus では既定でオン、Enterprise Standard・Enterprise Plus・Frontline Plus・Google AI Pro for Education アドオンでは既定でオフです。管理者向けの展開は、公式の案内では2026年8月3日までに完了する予定とされていました。利用者の会議に影響が出るのは2026年9月21日以降です。
会議のAIをどこまで使うかという議論は、たいてい「使うか、使わないか」から始まります。ところが既定値のある機能では、議論を始める前に「使う」か「使わない」のどちらかがすでに選ばれています。
3人以上の会議だけメモを取る設定
今までの管理者向けの設定は、主催する全会議で自動メモを有効にするか無効にするかの2択でした。そこに3つ目の選択肢として、3人以上の会議に限って有効にする設定が加わりました。
3人の数え方には注意が必要です。対象になるのは、主催者を入れて3人になった会議です。公式には「（主催者を含め）3人目のゲストが追加された時点」と書かれています。つまり主催者と相手2名の会議は入り、1対1の面談は入りません。1on1や採用面接を自動メモの対象から外しておきたい場合は、この設定が使えます。
設定の場所は、管理コンソールの[アプリ]→[Google Workspace]→[Google Meet]→[Gemini の設定]→[自動メモ作成]です。機能の名前は、利用者向けのヘルプでは「自動メモ生成」、管理コンソールでは「自動メモ作成」と表記が分かれています。同じ機能の話だと思って読み進めてください。組織部門（部署ごとの管理単位）やグループを選んで、一部のユーザーにだけ適用することもできます。
なお、この設定を変えるには、組織で Gemini のメモ作成機能と Google Workspace のスマート機能の両方が有効になっている必要があります。反映には最長24時間かかることもあるため、変更したら少し待ってから確認してください。
メモを実際に作る手順や、Meet で議事録を残す方法の選び方はGoogle Meetで議事録を自動作成する3つの方法で整理しています。本記事は設定の既定値と、できたメモの扱いに絞ります。
会議で効き始めるのは9月21日
日付が2つ出てくるため、ここで切り分けておきます。管理者向けの設定の展開は「2026年8月3日までに完了予定」、利用者向けの設定の展開は「2026年9月21日以降に段階的に開始」と案内されています。前者はこの記事の公開時点で過ぎているため、管理コンソールに設定が現れているかは開いて確かめてください。
そして公式には、もう一段はっきりした記載があります。2026年9月21日より前は、どのプランでも利用者の体験に影響が出ない、と明記されています。管理コンソールに既定値が先に入り、それが会議で効き始めるのは9月21日以降という順番です。
この順番は読者の行動を決めます。今は、動き出す前に自社の状態を見ておける時期にあたります。公式も Business Standard・Business Plus の管理者に向けて、設定を変えるなら9月21日より前に行うよう案内しています。
参照：New Google Meet ‘Take notes for me’ settings for admins and end users – Google Workspace Updates
なお2026年4月の Cloud Next ’26 では、対面の会議やほかの会議ツールで話した内容もメモにできるようになると発表されました。ただし2026年8月4日時点では先行して試せる利用者に限られ、保存先も機能をオンにした人のドライブになります。対面の会議でAIの議事録がどこまで使えるかは対面会議でCopilotの議事録は使えるのかで扱っています。
参照：10 more announcements from Google Workspace at Cloud Next ’26
参照：Use “take notes for me” for in person meetings – Android – Google Meet Help
自社のプランでは今どうなっている？
自社のプランで既定値がどちらなのかによって、やることが逆になります。Business Standard・Business Plus は既定でオンなので「このままでよいかを決める」、Enterprise Standard・Enterprise Plus などは既定でオフなので「使うなら自分で有効にする」。まず自社の契約プランを確認してから、下の表で自分の側を探してください。
| 自社のプラン | 新しい設定の既定値 | 9月21日以降に起きること | 次にすること |
|---|---|---|---|
| Business Standard / Business Plus | オン | 主催者を含めて3人以上の会議で、自動メモが自動的に付く | 9月21日より前に管理コンソールを開き、このままでよいかを決める |
| Enterprise Standard / Enterprise Plus | オフ | 自動では付かない | 使うなら管理コンソールで有効にする |
| Frontline Plus | オフ | 自動では付かない | 同上 |
| Google AI Pro for Education（アドオン） | オフ | 自動では付かない | 同上 |
参照：New Google Meet ‘Take notes for me’ settings for admins and end users – Google Workspace Updates
Business Standard・Plusは既定でオン
Business Standard と Business Plus では、新しい設定が既定でオンになります。9月21日以降、主催者を含めて3人以上の会議には自動メモが自動的に付く状態になります。
ここで押さえておきたいのは、何もしないことも一つの選択になるという点です。設定を開かなければ、既定値がそのまま9月21日を迎えます。公式が「変えるなら9月21日より前に」と案内しているのは、その日を境に利用者の会議に影響が出るからです。
そのままでよいと判断するのは、まったく問題ありません。ただ判断した記録を残しておかないと、あとから社内で問われたときに「気づいていなかった」と「そのままでよいと決めた」の区別がつかなくなります。組織部門やグループ単位で適用できるので、機密性の高い会議が多い部署だけ外す、という分け方も選べます。
Enterprise Standardなどは既定でオフ
Enterprise Standard と Enterprise Plus は、既定でオフです。Frontline Plus と Google AI Pro for Education のアドオンも同じ側になります。
こちらのプランでは、9月21日を過ぎても自動でメモが付きはじめることはありません。使いたいなら、管理コンソールで設定を選んで有効にする作業が必要になります。設定の画面が出てきたら調整できます。ただし調整しても、9月21日より前に利用者の体験が変わることはないと公式に書かれています。
Business 側の読者とやることが逆になるのは、この点です。Business 側は「止めるかどうかを決める」、Enterprise 側は「動かすかどうかを決める」となっています。急ぎ方も変わります。既定でオフのプランなら、9月21日は締め切りになりません。
ただ、既定でオフであれば社内で何も起きない、とまでは言い切れません。理由は後半の「オフにしても、自動メモが動く場合がある」で扱います。
Gemini Alphaを試した組織は今すぐ確認
例外が1つあります。Gemini Alpha プログラム（Googleが新しい機能を先に試せるようにしている参加型の枠組み）に参加していて、以前この設定を試したことがある組織では、すでにオンになっている可能性があると公式に明記されています。
この1行だけが、「もう動いているかもしれない」を公式が認めている部分です。心当たりがある場合は、9月21日を待たずに管理コンソールで現在の状態を確認してください。過去の設定が残っているせいで、意図しない状態になっている可能性があります。
逆に言えば、それ以外の組織については「すでに動いている」とは公式のどこにも書かれていません。社内に説明するときは、この線を引いておくと話が正確になります。
作られたメモはどこに残り、誰が見られる？
自動メモ生成で作られたメモは、会議の主催者の Google ドライブに Google ドキュメントとして保存されます。誰が読めるかを決めるのは、メモを開始したときに主催者または共同主催者（主催者と同じ操作ができるよう指定された人）が選んだ共有設定です。管理者は、その共有範囲の既定を組織として決めることもできます。
オンにするかオフにするかという議論は、ここまでで足ります。ここから先が、実際に社内で問われる部分です。会議のたびにドキュメントが1つ増えるのだとしたら、それがどこに積み上がり、誰の目に触れるのか。先に決めるのは、誰が見られるかのほうです。
保存先は主催者のドライブ
メモのドキュメントは、会議が終わった直後に生成されます。置かれる場所は、会議の主催者のマイドライブにある「Google Meet」フォルダです。そのフォルダの中に会議ごとのサブフォルダが作られ、繰り返しの会議は回ごとのファイルが1つのフォルダにまとまります。
ドキュメントは Google カレンダーの予定にも自動で添付されます。共有された参加者のドライブには、元のファイルへのショートカットが作られる仕組みです。つまり主催者の手元に原本があり、ほかの人はそこへの入り口を持つ形になります。
保存の期間については、組織が設定した Meet の保持ポリシーに従うと書かれています。保持ポリシーは、データをどれだけの期間残すかを組織として定めるルールです。ここで確かめるべきは、自社のどの保持ルールがこのメモに当たっているのかという点になります。「いつ消えるのか」の答えは、そこから出てきます。自社の保持ルールは、管理者向けのツールである Google Vault で確認できます。
電話の録音でも、確かめることは同じです。保存先ごとの保持ルールと、外から記録を求められたときに出せるかどうかは、Teams通話キューが自動録音に対応へで詳しく扱いました。
なお2026年7月以降、既存の「Meet Recordings」フォルダは「Legacy Meet Recordings」に名前が変わり、新しい「Google Meet」フォルダの下へ移されます。この整理は全 Google Workspace 顧客が対象です。フォルダ名やIDを前提にした自動処理を組んでいる場合は、動かなくなる箇所がないか見ておく必要があります。
見られる範囲は開始時の設定で決まる
閲覧範囲の選択肢は3つです。「すべての招待済みゲスト（組織外のユーザーも含む）」「組織内の招待済みゲスト」「主催者と共同主催者のみ」。このメニューは主催者と共同主催者にだけ表示されます。
管理者側にも設定があります。組織としての既定の共有範囲を選べて、初期状態は「組織内の招待済みゲスト」です。あわせて、主催者が会議中に共有範囲を変更できるかどうかも管理者が決められます。チェックを外せば主催者は変更できず、管理者が選んだ既定が適用されます。主催者に任せるか、会社で固定するか。この2択がそのまま社内ルールの形になります。
ここには2つの落とし穴があります。1つは、共有範囲の設定が予定された会議にしか適用されないことです。カレンダーの予定を持たない即席の会議には効きません。予定のない会議では、メモは主催者と自動メモ生成を開始した人にだけ共有されます。
もう1つは「招待済みゲスト」の意味です。これはカレンダーの招待に含まれる全員を指します。実際に参加したかどうかは関係ないため、予定にだけ入れて欠席した人も、メモを開けるようになります。グループアドレスで追加した人は、個別にアクセス権をリクエストする必要があります。
参照：Let Google Meet AI take notes for my users
開始と停止は社内の誰でもできる
メモを開始・停止できるのは、主催者と、主催者の組織内の参加者です。主催者向けの管理機能（会議の操作を主催者だけに絞れるMeetの設定）を有効にしている会議に限り、主催者と、主催者から権限を渡された人だけに絞られます。逆に言えば、その管理機能を使っていない会議では、社内の参加者なら誰でも途中で始められます。
参加者に隠れて動く仕組みにはなっていません。メモが取られていることは全参加者に通知され、鉛筆のアイコンが全員の画面に表示されます。管理者が「クイック停止」を有効にしていて、かつ主催者向けの管理機能を使っていない会議であれば、組織内の誰かが停止を押すだけで全参加者の自動メモ生成が終わります。
同意については、管理者が選べる設定があります。自動メモ生成・録画・音声文字変換を使う前に、すべての参加者へ明示的な同意を求める設定です。ただしこの設定は既定でオフで、管理者が有効にして初めて働きます。参加者への通知は出ますが、同意を取る手順が最初から挟まっているわけではないという理解になります。
オフにしても、自動メモが動く場合がある
管理コンソールの「無効」は、全社でこの機能を止めるスイッチではありません。公式の説明文に、はっきりそう書かれています。既定でオフのプランを使っている会社ほど、ここを読み違えると社内説明が崩れます。
管理コンソールの「無効」は全社停止ではない
管理者向けの3択のうち「無効」を選ぶと、自動ではメモが付かなくなります。ただし公式の説明には続きがあります。ユーザーは Meet の設定でこの機能を有効にできる、という一文です。
つまり「無効」が止めているのは、会社として自動で付ける動きだけです。利用者ひとりひとりが自分の Meet の設定を開いて有効にすれば、その人が主催する会議ではメモが作られます。管理者の側から見ると、オフにしたはずの機能が社内のどこかで動いている状態が起こりえます。
利用者側の設定にも、9月21日以降は3択が入ります。オフ、自分が主催する全会議、自分が主催する3人以上の会議の3択で、参加前の画面には、これから有効になるのか、すでに動いているのかが表示されます。ただし誰かがすでに通話に参加していると、その設定は変更できません。
管理者にとって、この構造は判断の順番を変えます。「会社として自動で付けるか」と「利用者が個別に使えるか」は別の問いになるため、前者だけ決めて終わりにはできません。後者を制限したいなら、Gemini のメモ作成機能そのものを組織で切るところまで降りる必要があります。こちらは同じ [Gemini の設定] の中にある別の項目です。
入り口が違えば、統制の効き方も変わります。外から会議に入ってくるAIについては、Microsoft Teams が検知して既定でロビーに留める仕組みを持っており、その中身はTeamsが外部のAI議事録botを検知で整理しました。
記録が個人に残るのか、組織に残るのか
設定を1つずつ追いかけていくと、論点が細かくなりすぎます。一段引いて見ると、決めるべきことは1つに収まります。会議の記録が誰の持ち物として残るのか、です。
| 見る軸 | 記録が個人に残る設計 | 記録が組織に残る設計 |
|---|---|---|
| 置かれる場所 | 会議を主催した人・機能をオンにした人の領域 | 会社が用意した領域 |
| 見える範囲の決め方 | その会議ごとに、主催した人が選ぶ | 部署やグループの単位で、あらかじめ決めておく |
| 退職・異動が起きたとき | その人の領域にあるものを個別に引き継ぐ必要がある | 会社側に残るため引き継ぎの作業が発生しない |
Otolioは、会議のデータを個人のアカウントではなく組織の側に置く設計にしています。担当者が変わっても記録が会社に残るためです。見せる範囲はグループ単位で細かく設定でき、アクセスの履歴を残す監査ログもオプションで用意しています。音声とデータは機械学習に使わず、保管先は東京リージョンの国内データセンターです。情報セキュリティの国際規格である ISO/IEC 27001 は2020年4月13日に認証を取得しています。
会社がどのデータを持つかという設計の話は、Google Meet に限りません。Microsoft Teams 側で同じ論点をどう扱っているかはTeamsの音声プロファイルとは？で整理しています。
自動で録れても、主催者の段取りは残る
自動化は担当者の作業を減らします。関係者の段取りまでは消えません。
Otolioの操作レクチャーでも、担当者が月次の重要会議をカレンダーに登録したあと、その会議の主催者が担当者本人ではないと分かった場面がありました。主催者が許可を出さなければ、録音は始まりません。これは1社の例ですが、予約する人と主催する人が別だという状況は、どの会社にもあるでしょう。
Google Meet の自動メモ生成でも、同じ役割に権限が集まっています。メモが保存されるのは主催者のドライブです。共有範囲を選ぶのも主催者と共同主催者です。管理者が設定を整えても、実際の会議で何が残るかは主催者の手元で決まります。
そのため設定を決めたあとには、もう1つ仕事が残ります。会議を主催する人たちに、何が既定になったのかを伝えることです。管理コンソールを触れる人だけが知っている状態では、現場の会議で意図しない共有範囲が選ばれます。
9月21日までに決める3点
決めることは多くありません。ただ、社内で議事録に何を求めるかは部署ごとに違うため、一律の既定値を当てると両側から不満が出ます。役員会や労使の協議のように発言レベルまで残す必要がある会議と、日々の定例のように要点だけでよい会議が、同じ社内に並んでいます。Otolioへのご相談でも、この分かれ方は話題に上がります。そのため以下の3点は、組織部門やグループの単位で分けて考えるほうが現実的でしょう。
1. どの会議でメモを自動で付けるか
管理者向けの3択のどれを選ぶかを決めます。全会議か、3人以上の会議だけか、自動では付けないか、という選択肢の中で、判断の材料になるのは、その部署でどんな会議が多いかです。
組織部門やグループを指定できるので、全社で1つに揃える必要はありません。機密性の高い会議が集まる部署だけ自動を外し、日々の定例が多い部署は自動で付けます。そうした分け方のほうが、あとで例外申請に追われずに済みます。
決めたら、利用者側の設定がどう見えるかも押さえてください。9月21日以降、利用者は自分の Meet の設定で3択を選べます。会社の既定は出発点にすぎません。
参照：カレンダーと Meet での「自動メモ生成」機能の設定
2. メモを見られる範囲をどうするか
組織としての既定の共有範囲を選び、あわせて主催者に変更を許すかどうかを決めます。初期状態は「組織内の招待済みゲスト」です。社外の人が入る会議が多い組織では、ここを触らないまま進めると判断を主催者に丸投げすることになります。
主催者に変更を許すなら、選び方の目安を用意しておくと迷いが減ります。社外との会議はどうするか、役員が集まる会議はどうするかなどは、数行のルールで足ります。許さないなら、既定の1つだけで社内のすべての会議を賄えるかを確かめてください。
即席の会議が別扱いになる点も忘れないでください。カレンダーの予定がない会議では共有設定が効かず、メモは主催者と開始した人にだけ届きます。「予定を立ててから会議する」という運用が、ここでは共有範囲の話にもつながります。
セキュリティの観点で何を確認しておくべきかはAI議事録のセキュリティ｜導入前に確認したい6つのポイントに整理しました。ツールを問わず使える確認軸です。
3. 会議の相手に何を伝えるか
メモが取られていることは全参加者に通知され、画面にアイコンも出ます。それで足りるのか、社外の相手には一言添えるのか。ここを決めておかないと、現場ごとに対応が変わります。
明示的な同意を求める設定は管理者が有効にできますが、既定ではオフです。有効にすれば、参加者は開始や参加の操作で同意を示すことになります。会議の流れに一手増えるため、どの会議に必要かを先に絞っておくとよいでしょう。
社外の相手に伝える文面や、社内ルールの作り方はAI議事録の録音の同意はどう取る？で扱っています。会議ツールを問わず使える形にまとめてあります。
決めた内容は、決めた日付と決めた人を添えて1枚に残しておくと、あとから問われたときにそのまま答えられます。
まとめ｜AIメモは「誰が見るか」から決める
Google Meet の自動メモ生成に、3人以上の会議だけを対象にする設定が加わりました。既定値は Business Standard・Business Plus でオン、Enterprise Standard・Enterprise Plus などでオフに分かれます。会議で効き始めるのは2026年9月21日以降です。
読み終えた今なら、決める順番を逆にしたほうが早いことが見えているはずです。先に決めるのは使うかどうかではなく、作られた記録を誰が見られるかです。メモを取る設定は管理画面で切り替えられます。一方で、できたメモの置き場所と見える範囲は、会社が決めない限り既定のまま動き続けます。
順番にするとこうなります。まず自社のプランで既定値がどちらかを確認する。次に共有範囲の既定を決める。そのうえで、どの会議で自動的にメモを付けるかを決める。最後に、会議を主催する人たちへ伝える。決めるのは3つで、4つ目は伝える仕事です。設定を触るのは3番目で十分です。
この段取りが要るのは、Google Meet だけに限りません。会議のツールが増えるたびに、同じことを決め直すことになります。次に新しい機能が既定でオンになったときのために、共有範囲と保存先の決め方を先に文章にしておいてはいかがでしょうか。
ここまで読んで、決めることの少なさに拍子抜けした方もいるでしょう。手間がかかるのは、決めた内容を会議の現場まで届けるところです。9月21日を過ぎたら、実際にどの会議でメモが作られ、どこまで共有されているかを一度見ておくとよいでしょう。決めた通りに動いているかは、そこで初めて分かります。
設定の既定値をひとつずつ追いかけるより、記録の置き場所と見える範囲を先に決められる形を触ってみたほうが、社内で説明しやすくなります。「Otolio」なら、会議の記録は会社の側に残り、見せる範囲をグループ単位で決められます。ISO/IEC 27001（ISMS）を取得した体制のもとで運用しており、音声もデータも機械学習には使いません。14日間、普段の会議のままで確かめられます。
よくある質問とその回答
Q. Business Standard を使っていると、AIメモは勝手に作られるようになりますか？
自動メモ生成が動きはじめるのは2026年9月21日以降です。それより前は、どのプランでも利用者の体験に影響が出ないと公式に明記されています。Business Standard と Business Plus では新しい設定が既定でオンになるため、9月21日を過ぎると主催者を含めて3人以上の会議で自動的にメモが付きます。変更したい場合は、その日より前に管理コンソールで設定を確認してください。
なお Gemini Alpha プログラムに参加していて以前この設定を試したことがある組織では、すでにオンになっている可能性があると公式に書かれています。心当たりがある場合は先に確認しておくと安全です。
Q. 管理コンソールで自動メモ作成を無効にすれば、全社で止まりますか？
管理コンソールの「無効」で止まるのは、会社として自動でメモを付ける動きだけです。公式の説明には、ユーザーは Meet の設定でこの機能を有効にできると書かれています。利用者が自分で有効にすれば、その人が主催する会議ではメモが作られます。個別の利用まで止めたい場合は、Gemini のメモ作成機能そのものを組織で無効にするところまで検討することになります。
Q. 作られた会議のメモは、どこに保存されますか？
会議のメモは、主催者の Google ドライブにある「Google Meet」フォルダに Google ドキュメントとして保存されます。そのフォルダの中には会議ごとのサブフォルダが作られ、繰り返しの会議は1つのフォルダにまとまる形です。ドキュメントはカレンダーの予定にも自動で添付され、共有された参加者のドライブにはショートカットが作られます。保存の期間は、組織が設定した Meet の保持ポリシーに従います。
Q. 社外の参加者にも会議のメモは共有されますか？
社外の参加者にメモが共有されるかどうかは、共有設定の選び方で決まります。選択肢は「すべての招待済みゲスト（組織外のユーザーも含む）」「組織内の招待済みゲスト」「主催者と共同主催者のみ」の3つで、管理者が組織としての既定を決められます。初期状態は「組織内の招待済みゲスト」です。ここで言う招待済みゲストはカレンダーの招待に含まれる全員を指し、実際に参加したかどうかは関係しません。
Q. 3人以上の会議に限る設定は、いつから使えますか？
管理者向けの設定は、2026年8月3日までに展開が完了する予定と公式に案内されていました。この日は本記事の公開時点で過ぎているため、管理コンソールを開いて設定が現れているかを確かめてください。利用者が自分で3人以上の会議に限る設定を選べるようになるのは2026年9月21日以降で、表示されるまで最大15日間かかる段階的な展開になります。管理コンソールで先に設定を確認できる状態と、利用者の会議に効き始める時期は別だと理解しておくとよいでしょう。
