議事録のメモが追いつかない時の完全対処ガイド｜原因・効率化のコツ・おすすめツール

議事録の担当になると、会議中はずっと手を動かしているのに、決定事項や次のアクションを取りこぼしてしまう。そんな悩みを抱えている方は、あなた一人ではないはずです。

ただ、いざ対処しようとすると、

• 会議中に手が止まるのは、そもそも何が原因なのか
• 今日の会議からすぐ使える具体策を、どこから手をつければよいのか
• どこまで書けば「十分」と言えるのか、判断軸がわからない

といった疑問が次々と出てくるはずです。

そのためこの記事では、メモが追いつかない原因5つと、会議中すぐ使える対処法5つを整理しました。テンプレート・略語・ショートカット・情報量の判断軸まで、机の上に置いて使える形でまとめています。「会議中に手が止まる」「何を書けばいいか分からない」とお悩みの方は、今日の会議前にざっと読み通してみてください。

Otolioがわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる

議事録のメモが追いつかない5つの原因

なぜ会議中に手が止まってしまうのか、原因を整理します。自分に当てはまるものが1つでも見つかれば、次の会議で試せる対処法が絞れます。

発言を一言一句メモしようとしている

メモが追いつかない最大の原因は、会議の発言をすべて書き起こそうとしてしまうことです。複数人がテンポよく話す場では、「全部書く」という方針自体に無理があります。

初心者ほど、発言を漏らしてはいけない・正確に残さないといけない・後で困らないように全部書きたい、という意識が強くなりがちです。

ただ、議事録で特に優先して残したいのは「決定事項・結論・次のアクション」です。「すべて書く」から「要点を拾う」へ切り替えるだけで、メモは格段に追いつきやすくなります。

議事録全般の書き方を体系的におさえたい方は、以下の関連記事も参考になります。

参考記事：議事録の書き方｜会議別テンプレートとNG/OK例・8つのコツを解説

会議の目的やアジェンダが曖昧

会議の目的が曖昧なままだと、「何をメモすべきか」が判断できず、結果として手が止まります。

情報共有・意思決定・ブレストのどれかによって、議事録で残すべき内容は大きく変わります。アジェンダがない会議では、話題が飛ぶ、脱線が多い、結論が見えづらい、という状況になりやすく、メモも追いつかなくなります。議事録を取る前に、最低限「今日のゴールは何か」「決めるべきことは何か」を把握しておくことが重要です。

会議の目的設定そのものに課題を感じる方は、以下の記事に整理しています。

参考記事：会議は目的の設定が重要！効率良く生産性の高い会議をするためのポイント

前提知識や背景情報が足りない

意外と見落とされがちなのが、「会議の内容を理解しながら書けていない」ケースです。

専門用語が多い、プロジェクトの背景を知らない、初めて参加する、といった条件が重なると、発言を聞き取るだけで精一杯になります。理解が追いつかない状態では、「今の話、何のことだろう？」と考えている間に次の話題に進んでしまい、メモがどんどん遅れます。会議前に資料を読み、登場する用語を整理しておく。この一手間だけでも、議事録作成の負担は大きく減ります。

議事録作成でつまずきやすいポイントを幅広く見直したい場合は、以下の記事もあわせてご覧ください。

参考記事：議事録作成でつまずく原因と対処法4選！効率化するポイントやツールも紹介

テンプレート・略語・ショートカットの準備不足

議事録は「会議中に頑張るもの」と思われがちですが、実は会議前の準備でスピードが大きく変わります。準備がないままメモを取り始めると、どこに何を書けばいいか迷う、構成を考えながら入力する、整理しようとして時間がかかる、という状況に陥りがちです。

事前にテンプレート・発言者欄・決定事項やToDo欄を用意しておけば、会議中は埋めていくだけで済みます。コピー＆ペーストや入力補助のショートカットを合わせて使えば、体感スピードはさらに上がります。

発言が聞き取れない

メモが追いつかない原因には、「そもそも聞き取れない」という問題もあります。オンライン会議では特に、音声が途切れる、複数人が同時に話す、マイク品質が悪い、周囲の雑音が入る、といった理由で内容が正確に聞こえないことがあります。

「今の発言、何て言った？」と止まっている間に次の話が進む。こうした場合は、録音やリアルタイム文字起こしなど、音声を補助する仕組みを取り入れるのが効果的です。

もう一点、Otolioが行った250件以上の導入企業アンケートでは、「議事録担当者が『議事録を取ること』に追われて、会議の議論に参加できない」という声が共通の前提として挙がっています。原因は個人のスキルではなく、会議中に判断と記録を一人で抱える構造そのものにあります。

会議中すぐ使える5つの対処法

次の会議から使える具体策を5つ紹介します。共通するのは、会議前に型を用意し、会議中に迷う場面をできるだけ減らすという考え方です。

議事録テンプレートを事前に用意する

メモを効率化するうえで特に効果的なのが、会議前にテンプレートを用意しておくことです。何もない状態で記録を始めると、どこに何を書くべきか迷う、整理しながら入力する、会議後に構成を作り直す、といった負担が重なり、メモが追いつきにくくなります。

次のテンプレートは、自チーム用に手を入れながら流用してください。

会議情報

• 会議名：
• 日付：YYYY/MM/DD
• 時間：○○：○○〜○○：○○
• 場所：○○会議室、Zoomなど
• 出席者：
• 欠席者：

議題

1. ○○○○

議事内容

1. ○○○○（議題）
   • 内容：（会議内容を簡潔に記載）
   • 結論：（その議題で決まったことを記載）

（以降、他の議題も同様に内容と結論を簡潔に記載）

決定事項・確認事項

• （それぞれの議題で出た結論をまとめて記載）

会議後のタスク

• ○○部長：（タスク内容）
• ○○：（タスク内容）

備考

• （その他留意事項等を記載）

議事録フォーマットの基本を体系的におさえたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

参考記事：議事録フォーマットの作り方｜コピペで使える会議別テンプレ3種と運用のコツ

略語・記号でメモの量を減らす

メモが追いつかない場合、文章を丁寧に書こうとしすぎているケースも少なくありません。会議中の記録はあくまで下書きです。まずは要点を素早く残すことに徹しましょう。略語や記号はそのための道具です。

記号	意味
課	課題
提	提案
決	決定
次	次回
対	対応
→	結論
★	重要事項
?	確認が必要

たとえば、

「次回までに資料を作成する必要がある」→「次：資料作成（ToDo）」
※担当者・期限も可能な範囲で記録

のように短縮するだけでも、入力負担は大幅に減らせます。上の表は共通の入口として使い、自チームの会議で頻出する言葉があれば独自の略語を追加してもよいでしょう。

聞き返したい箇所は時間だけメモしておく

会議中に聞き取れなかった内容があると、その場で止まってメモが追いつかなくなります。無理に書き切ろうとせず、後で確認できる印を残して先に進むほうが有効です。おすすめは「時間メモ」です。

• 10:15 部長発言 要確認
• 20:32 数字の根拠は後で確認

オンライン会議で録音や文字起こしを併用していれば、該当箇所を後から見直すのも容易になります。会議中に止まらない工夫を積み重ねることで、メモの遅れを最小限に抑えられます。

ショートカットキーで入力の手数を減らす

議事録作成では、操作スピードも作業効率に大きく影響します。以下の操作を頻繁に行うため、ショートカットを覚えておくと負担が軽くなります。

操作	Windows	Mac
コピー	Ctrl＋C	⌘＋C
貼り付け	Ctrl＋V	⌘＋V
検索	Ctrl＋F	⌘＋F
元に戻す	Ctrl＋Z	⌘＋Z
インデント調整	Tab	Tab
行末へ移動	End	⌘＋→

テンプレートを使う場合、コピーや整形操作が増えるため、基本のショートカットは押さえておくと便利です。全部を一度に覚える必要はありません。まずは「コピー」「貼り付け」「元に戻す」の3つを、次の会議で意識して使ってみてください。

会議中と会議後で役割を分ける

メモが追いつかない人の多くは、会議中に「完成した議事録」を作ろうとしがちです。

会議中は要点を残す、会議後は整理して共有する、と役割を分けたほうが効率的です。

1. 会議中は要点を箇条書きで記録する
2. 決定事項とToDoはその場で明確に残す
3. 会議後に5〜10分で文章を整える
4. 関係者へ共有する

会議中に整えすぎようとせず、まず必要な情報を取りこぼさないことを優先しましょう。役割を分ける発想は、担当者間にも応用できます。会議中は要点記録役、会議後は整理役、と担当を分ける運用も有効です。

会議中のメモの取り方をもう少し詳しく見たい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

参考記事：会議中のメモが追いつかない人へ｜議論に集中できる取り方のコツと解決策

メモの情報量はどこまで書けばいい？

対処法を試しても最後に残る疑問が、「結局どこまで書けば十分なのか」です。判断軸を1つに絞ります。

判断軸は「会議後に関係者が行動できるか」

議事録のメモ量に正解はありませんが、基本は「会議後に関係者が行動できるか」で判断します。次の4点が含まれていれば十分です。

• 決定事項
• 保留事項
• 次のアクション（誰が何を、いつまでに）
• 必要に応じて背景や理由

一方で、発言を一言一句書きすぎると作業負担が増え、かえって要点が埋もれます。「業務の記録」として整理することを軸にする。この一点を意識するだけで、メモの取り方はぐっとシャープになります。

会議録と議事録の違い

「会議録」「議事録」の使い分けは組織によって異なりますが、本記事では便宜上、次のように整理します。

• 会議録：会議の内容を幅広く記録するもの（発言内容も多め）
• 議事録：決定事項や重要事項を整理し、業務に活かすもの（要点中心）

一般的な社内会議では、「何が決まったか」「次に何をするか」を明確に残す議事録の形が求められます。一方で、トラブル対応や重要な意思決定の会議では、後から経緯を確認できるよう会議録に近い形で詳細に残す場合もあります。会議の性質に応じて情報量を調整することが大切です。

会話の流れをそのまま残したい場合の書き方は、以下の記事に整理しています。

参考記事：【例文付き】会話形式の議事録の書き方｜テンプレート・要約形式との違い・読みやすくまとめるコツ

人力の対処では追いつかない会議とその次の手

型と略語で「何を書かないか」を先に決めても、それだけでは追いつかない会議もあります。人力の対処が限界を迎えやすいパターンと、次の手を整理します。

同アンケートでは、「議事録作成が本業を圧迫し、会議の数に追いつかない」という悩みも共通して挙がっています。会議の性質そのものが人力の限界を作っている場面です。個人の努力で解決できる問題とは、もともと異なります。

議事録担当が議論に参加できない構造の会議

議事録担当が会議中ずっと記録に追われ、議論に入れない状態が続いている会議です。担当者本人の専門性や視点が会議に活きないうえ、記録の質と会議参加の両立という無理を強いています。

この場合、記録の担い手を録音・自動文字起こしなどの仕組みに替える発想が有効です。人が担うのは、その場で必要な判断と発言、会議後の整理という「判断のいる仕事」に絞れます。

議事録に時間がかかる構造そのものを見直したい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

参考記事：【徹底解説】議事録に時間がかかる原因とは？効率化できる6つのテクニックも紹介

専門用語が多く聞き直しが多発する会議

技術系・法務系・経営会議など、専門用語が飛び交う会議では、その場で正確に書き取ることが難しい発言が頻発します。時間メモで印を残す運用に切り替えても、会議後に音声を探し回る時間が今度は負担になります。

このパターンでは、会議音声そのものを構造化して残す仕組み（発言ごとのタイムスタンプ・話者分離・キーワード検索）があると、聞き直しの往復がなくなり、記録全体の負担を一段と軽減できます。

AIに会議中の記録を任せるという選択肢

前述の2パターンでは、人が書く速度を上げる努力にはもう限界があります。ここで検討したいのが、AIに会議中の記録を任せるという選択肢です。

Otolioは、会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントです。会議中の記録を人に持たせないという発想を、実際の運用に落とし込めます。本記事の読者に関係する強みは次の3点です。

• 会議中の記録を人に持たせない：認識精度90%以上の文字起こしと自動話者分離で、会議中の記録そのものを自動化する
• 聞き直しの往復がゼロに近づく：AIが生成した要点・タスクにタイムスタンプが自動で付き、聞きたい箇所へワンクリックで戻れる
• 会議後の整理まで自動：要点・決定事項・ToDoの整理を自動化できるため、担当者は最終確認や必要な修正に集中できる

自社に合うAI議事録ツールを幅広く比較したい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

参考記事：【2026】AI議事録ツールおすすめ14選｜失敗しない選び方と目的別比較

メモ改善で成果を出した2社の事例

対処法とツールをどう組み合わせたのか、実際の導入事例で見ていきます。数値は目安として捉え、変わったポイント（どんな時間が消えたか）に注目してください。

経営会議の議事録作成時間を短縮した事例

株式会社東京ドームでは、経営会議後の議事録作成に毎回数時間を要していました。会議自体は1〜2時間程度でも、発言内容を整理しながら文章にまとめる作業に時間がかかり、担当者の負担は大きなものになっていました。

今までの文字起こしツールでは、必要な発言を後から探してコピーし、別の資料に貼り付ける作業が発生しており、ツール間の行き来による非効率さも課題でした。

Otolio導入後は、リアルタイムで文字起こしされた発言をそのまま議事録に反映できるようになり、必要な箇所を探す手間が大幅に減りました。該当箇所の音声をすぐ確認できるため、聞き直したい箇所を探す手間を減らせます。

結果として議事録作成時間はおよそ半分に短縮され、担当者は細かな作業から解放されて内容の校正や要点整理といった本質的な業務に集中できるようになりました。

参照：最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減！他部署にもOtolioを推進した理由とは

聞き直したい箇所を探す時間がなくなった事例

応用地質株式会社では、会議時間が3〜4時間に及ぶこともあり、会議中に議事録を完成させることが難しい状況でした。そのため、会議音声をボイスレコーダーで録音し、重要な発言があった時間帯をメモしておき、会議後に聞き直す方法を取っていました。

しかし実際には、時間帯をメモしていても目的の箇所を探すのに時間がかかり、専門用語が多い部分では10秒戻しを何度も繰り返しながら書き起こす必要がありました。この「音声の聞き直し作業」が、最も大きな負担でした。

Otolio導入後は、Otolioが自動で付与するタイムスタンプを活用することで、聞き直したい箇所をワンクリックで再生できるようになりました。会議中に全文をメモする必要がなくなり、重要な発言のタイミングで簡単に記録を残すだけで十分です。

聞き直したい音声を探す作業や、10秒戻しを繰り返す作業がなくなり、議事録作成時間は約60％削減されました。録音の聞き直しから解放され、議事録の整理や内容確認といった本来の業務に集中できるようになった点が大きな成果です。

参照：聞き直したい音声を探す時間がゼロに。専門用語が多い経営会議の議事録作成時間を60%削減し働き方改革を実現

まとめ｜「何を書かないか」を先に決めて手を止めない

議事録のメモが追いつかないのは、書く速さの問題ではありません。会議中に「何を書かないか」が決まっていないから、判断を挟むたびに手が止まるのです。

会議前にテンプレート・略語・ショートカットを型として用意し、会議中に迷う判断を減らし、要点の記録に集中することで、決定事項や次のアクションを取りこぼす場面はぐっと減ります。

次の会議までにやることは3つです。まず、この記事のテンプレートを1つコピーして自分用の下地を作る。次に、略語セット（課・提・決・次・対・→・★・?）から2〜3個を選び、手帳やモニターの端に貼っておく。最後に、ショートカットキーの中から「コピー」「貼り付け」「元に戻す」の3つを、次の会議で意識して使ってみてください。

それでも会議の数や難度が個人の努力を上回ってしまうときは、記録そのものを仕組みに預ける選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。

5つの原因を見直し、5つの対処法を試し、それでも会議のたびに手が止まる。そう感じているなら、「誰が書くか」を変えるフェーズに来ているのかもしれません。

テンプレートや略語を工夫しても負担が減らない場合は、人力での改善だけでは限界がある可能性があります。だとしたら、次の一手として、記録を仕組みに預けるという選択肢を、一度自社の会議で確かめてみてください。

よくある質問とその回答

Q. アジェンダがない会議や議論が脱線しがちな会議は、議事録のメモをどう取ればよいですか？

アジェンダがない会議では話題が飛びやすく、すべてを追いかけてメモしようとすると負担が大きくなります。そのような場合は、次の3点に絞ってメモを取ることが重要です。

• 結論として何が決まったのか（決定事項）
• 次に誰が何をするのか（ToDo・担当者）
• 重要な論点や保留事項は何か

会議が脱線していると感じたときは、「この話は議事録に残すべき内容か？」を意識するだけでも整理しやすくなります。テンプレートを事前に用意しておけば、議論が広がっても記録の軸がぶれにくくなります。

Q. 議事録のメモはどのくらいの情報量が適切ですか？

「会議後に関係者が行動できるか」を基準に考えると適切です。目安としては、会議の目的・決定事項・保留事項・次のアクション（ToDo）・必要に応じて背景や理由、が含まれていれば十分です。発言を一言一句書きすぎると作業負担が増え、かえって要点が埋もれてしまいます。業務に必要な情報に絞って整理することがポイントです。

Q. 会議録と議事録は何が違いますか？どのように使い分けるべきですか？

会議録は会議の内容を幅広く記録するもので、発言内容も多めに残します。議事録は決定事項や重要事項を整理し業務に活かすもの。要点を中心に整理するのが特徴です。一般的な社内会議では、「何が決まったか」「次に何をするか」を明確に残す形が求められます。一方、トラブル対応や重要な意思決定の会議では、後から経緯を確認できるよう会議録に近い形で詳細に残す場合もあります。会議の性質に応じて情報量を調整するとよいでしょう。

Q. リモート会議で発言が聞き取れないときの対処法はありますか？

まずは録音とリアルタイム文字起こしのどちらか（あるいは両方）を併用し、聞き取れなかった箇所の音声を後から確認できる状態を作ります。会議中は「聞き取れなかった時刻」だけをメモしておき、その場で完璧に書き取ろうとしないのがコツです。マイク環境が悪い参加者がいる場合は、会議冒頭で「聞き取りづらいときは合図を送る」ルールを共有しておくと、進行中に無理をせずに済みます。

Q. 議事録のメモは、手書きとPC入力のどちらがよいですか？

修正・共有を重視する場合は、PC入力のほうが議事録作成に向いています。テンプレートを開いた状態で入力できる、決定事項やToDoをコピーして関係者にすぐ共有できる、といった利点があります。手書きは会議の流れをそのまま追いかけながら図や矢印で構造を可視化しやすく、ブレストや構想段階の会議には向きます。会議の目的（記録重視か議論重視か）で選び分けるとよいでしょう。