【テンプレあり】アジェンダの書き方を徹底解説！アジェンダの意味・メリット・作成時のポイントも紹介

会議のアジェンダづくりは、多くのビジネスパーソンが任される業務のひとつです。

しかし、

• そもそもアジェンダに何を書けばいいのか分からない
• 議事録やレジュメと何が違うのか整理できていない
• せっかく作っても会議が予定どおり進まない

といった悩みを抱えている方も少なくないでしょう。

この記事では、アジェンダの意味から、作成する目的とメリット、必要な5つの項目、コピーして使えるテンプレート、作成を成功させるポイントまでをわかりやすく解説します。読み終えるころには、アジェンダを「会議の予定表（設計図）」として、迷わず作れるようになるはずです。

決まったことや次にやることが、会議の終わりに整理されている、といった会議にできるかどうかは、事前のアジェンダで大きく変わります。まずは、会議を「決まる会議」に変えるための準備から見直してみませんか。

Otolioがわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる

アジェンダとは？会議の「設計図」を指す言葉

このセクションでは、アジェンダの基本的な意味と、混同されやすい言葉との違いを整理します。

アジェンダとは、会議の議題・目的・時間配分・参加者をまとめた「会議の予定表（設計図）」です。会議の名称、日時・場所・参加者、目的、タイムスケジュール、参考資料の5項目を、遅くとも開催の24時間前までに参加者へ共有します。当日の流れを事前に共有しておくことで、参加者は準備を整えて会議に臨めます。

アジェンダの意味

アジェンダ（agenda）は、もともと「実施すべき事柄」を意味する英語です。ビジネスの場面では、会議で話し合う議題や進行の予定をまとめた文書を指します。

日本語では「会議次第」「議事日程」と呼ばれることもあります。いずれも、会議で何を、どの順番で、どれくらいの時間をかけて話し合うのかを示すものです。

アジェンダがあると、参加者は「この会議で何を決めるのか」を事前に把握できます。目的を共有したうえで集まるため、話が脱線しても本筋へ戻しやすくなります。会議を段取りよく進める土台になる文書だと考えるとよいでしょう。

アジェンダと議事録・レジュメ・目次・サマリーは何が違う？

アジェンダは、似た言葉と混同されがちです。それぞれ作成するタイミングと役割が異なります。違いを表で整理します。

言葉	作成タイミング	役割
アジェンダ	会議前	議題・目的・進行の予定を示す
レジュメ	会議前・資料配布時	発表内容や資料を要約して示す
議事録	会議後	決定事項・発言・ToDoを記録する
目次	資料作成時	資料の構成や見出しの一覧を示す
サマリー	会議後・資料作成時	内容の要点を短くまとめる

最も混同しやすいのが、アジェンダと議事録の違いです。アジェンダは会議前に「これから何を話すか」を示すもので、議事録は会議後に「何が決まったか」を記録するものです。作成する時点が正反対だと覚えておくとよいでしょう。

なお、記録の粒度は会議の種類で変わります。役員会や法務が関わる会議では発言レベルの記録が求められる場合があり、日常のミーティングでは要点だけで十分なケースもあります。アジェンダで議題と目的を明確にしておくと、会議後にどこまで記録すべきかの判断もしやすくなります。会議後の議事録づくりについては、以下の関連記事もあわせてご覧ください。

参考記事：議事録の書き方｜会議別テンプレートとNG/OK例・8つのコツを解説

アジェンダを作成する3つの目的

このセクションでは、そもそも何のためにアジェンダを作るのかという目的を整理します。目的を理解しておくと、作成時に何を優先すべきかが見えてきます。

会議の日時・場所・内容を事前に共有する

1つ目の目的は、会議の基本情報を参加者へ事前に周知することです。日時や場所、話し合う内容を前もって共有すれば、参加者はスケジュールを確保し、必要な準備を進められます。

とくにオンライン会議では、接続用のリンクや資料の場所を明記しておくと、当日の入室がスムーズになります。開始直後に「資料はどこですか」と探す時間を省けます。

会議の目的を明確にする

2つ目の目的は、その会議で何を決めるのかを明確にすることです。目的が曖昧なまま集まると、話し合いが発散し、結論が出ないまま時間だけが過ぎてしまいます。

たとえば「新商品について」という議題では、情報共有なのか意思決定なのかが分かりません。「新商品の発売日を決定する」と書けば、参加者は結論を出す前提で臨めます。会議の目的設定については、以下の記事で詳しく解説しています。

参考記事：会議は目的の設定が重要！効率良く生産性の高い会議をするためのポイント

会議を効率的に進める

3つ目の目的は、会議を効率的に進めることです。議題ごとに時間配分を決めておけば、1つの話題に時間をかけすぎることを防げます。

進行役はアジェンダを手元に置き、予定より遅れている議題があれば軌道修正できます。結果として、限られた時間で必要な結論にたどり着きやすくなります。

アジェンダを作成する3つのメリット

このセクションでは、アジェンダを作成することで実際に得られるメリットを紹介します。前章の「目的」が作る理由であるのに対し、ここでは作った結果として何が変わるのかを見ていきます。

会議の生産性が上がる

アジェンダがあると、参加者は事前に議題を把握し、自分の意見や必要な資料を準備できます。その場で考え始めるのではなく、準備した状態で議論に入れるため、建設的な話し合いになりやすくなります。

準備のない会議では、発言を求められてから考え始める場面が増えます。アジェンダによる事前準備は、こうした無駄な時間を減らし、会議の生産性を高めます。

会議時間を短縮できる

議題と時間配分が決まっていれば、話が脱線しても本筋へ戻しやすくなります。「次の議題に移りましょう」と促す根拠がアジェンダにあるためです。

長引きやすい会議の多くは、何を決めればゴールなのかが共有されていません。アジェンダでゴールを示しておくと、必要な結論が出た時点で会議を締めやすくなり、会議時間の短縮につながります。

参加者が議論に主体的に加われる

アジェンダを事前に読んだ参加者は、「自分がどの議題で意見を求められるのか」を把握できます。当事者として準備するため、傍観者ではなく主体的に議論へ加われます。

とくに発言のハードルを感じやすい会議では、事前に議題が分かっているだけで発言の準備がしやすくなります。全員が意見を持ち寄る会議は、限られた人だけで進める会議よりも、多角的な結論に近づきやすくなります。

アジェンダに必要な5つの項目

このセクションでは、アジェンダに最低限盛り込みたい5つの項目を具体的に解説します。この5項目を押さえれば、過不足のないアジェンダになります。

会議の名称

まず、会議の名称を記載します。名称を見ただけで、何のための会議かが一目で分かるようにします。

「定例会議」だけでは内容が伝わりません。「第3四半期 営業戦略定例会議」のように、対象や目的が分かる名称にすると、参加者が会議の位置づけを把握しやすくなります。

会議の日時・場所・参加者

次に、開催の日時、場所、参加者を記載します。オンライン会議の場合は、接続用のURLもあわせて明記します。

参加者は、名前だけでなく役職や役割を添えると親切です。「誰が意思決定者なのか」「誰が報告を担当するのか」が明確になり、当日の進行がスムーズになります。

会議の目的

会議の目的は、具体的かつ簡潔に記載します。前章でも触れたとおり、目的が曖昧だと会議は発散します。

「〜について話し合う」ではなく、「〜を決定する」「〜の課題を洗い出す」のように、会議のゴールが伝わる書き方を心がけます。参加者は目的に沿って準備できます。

タイムスケジュール

議題ごとの時間配分を、開始時刻と終了時刻で示します。担当者も添えると、誰がどの議題を進行するのかが明確になります。

議題は優先度の高い順に並べます。時間が押した場合でも、重要な議題を確実に話し合えるようにするためです。時間配分の細かさについては、後述の「作成を成功させるポイント」で解説します。

参考資料

会議で使う資料は、ファイル名やリンクを明記します。前回会議の議事録、関連データ、参照すべき法令資料などが該当します。

資料の場所を事前に共有しておけば、参加者は必要な内容に目を通したうえで会議に臨めます。当日その場で資料を配って読み込む時間を省けるため、議論に集中できます。

【コピーして使える】アジェンダのテンプレート

ここまでの5項目を落とし込んだ、そのままコピーして使えるアジェンダのテンプレートを紹介します。自社の会議に合わせて、項目や時間配分を書き換えてご利用ください。

【会議名称】

（例：月例営業戦略会議）

【会議日時・場所・参加者】

• 日時：YYYY年MM月DD日（曜日） HH:MM〜HH:MM
• 場所：会議室名 / オンライン（Web会議ツールのリンク）
• 参加者：〇〇部長、△△課長、□□担当

【会議の目的】

（例：今月の営業戦略について協議し、次月の方針を決定する）

【タイムスケジュール】

時間	議題	担当者
HH:MM〜HH:MM	（例：進捗報告）	〇〇
HH:MM〜HH:MM	（例：課題検討）	△△
HH:MM〜HH:MM	（例：施策提案・決定）	全員
HH:MM〜HH:MM	（例：まとめ・次回日程確認）	□□

【参考資料】

• 〇〇レポート（添付ファイル）
• 前回会議の議事録（共有ドライブのリンク）
• 関連データ・資料（リンク）

このテンプレートは、あくまで基本形としてご活用ください。会議の種類によって、必要な項目は変わります。たとえば意思決定を目的とする会議では「決定事項」欄を、情報共有が中心の会議では「共有事項」欄を足すなど、自社の会議に合わせて育てていくとよいでしょう。会議設計そのものからアジェンダの作り方を見直したい場合は、以下の記事が参考になります。

参考記事：会議の設計方法7ステップ｜失敗しない目的設定・人選・アジェンダの作り方

会議タイプ別のアジェンダ調整例

会議の目的によって、重点を置く項目は変わります。基本形をもとに、代表的な3タイプの調整例を挙げます。

• 意思決定型（経営会議・企画会議など）：目的をゴールが伝わる形（例：「新料金プランを承認するか決定する」）で書きます。タイムスケジュールとは別に「決定事項」欄を設け、その場で決めた内容・担当・期限を残せるようにします。
• 情報共有型（定例会議・進捗共有など）：議題ごとに「共有事項」欄を設け、報告担当と持ち時間を明記します。議論が目的ではないため、1議題あたりの時間を短く区切るのがコツです。
• オンライン会議型：冒頭に接続確認・進行役・チャットの使い方を1行入れておくと、開始直後のもたつきを防げます。参加者欄には、Web会議ツールのリンクと画面共有の担当を添えておきます。

良いアジェンダ・悪いアジェンダの例

同じ議題でも、書き方ひとつで会議の進み方は変わります。

• 悪い例：「新商品について」──何を話し、何を決めるのかが分からず、参加者が準備できません。会議は発散しがちです。
• 良い例：「新商品の発売時期を決定する（候補：3月／6月）。判断材料として需要予測と在庫状況を共有」──ゴールと判断材料が明確で、参加者は結論を出す前提で臨めます。

議題は「〜について」で終えず、「何を決める会議か」が一目で分かる形にすることが、機能するアジェンダの第一歩です。

アジェンダ作成を成功させる5つのポイント

このセクションでは、テンプレートを埋めるだけで終わらせず、会議を実際に機能させるための5つのポイントを解説します。

議題の背景・現状を共有する時間を設ける

議題をいきなり話し合っても、前提を知らない参加者は議論に入れません。各議題の冒頭に、背景や現状を共有する短い時間を設けます。

「なぜこの議題を扱うのか」「今どういう状況なのか」を最初にそろえておくと、その後の議論がかみ合います。前提のすれ違いによる無駄な議論を防げます。

質疑応答の時間を確保する

報告や提案の後には、質疑応答の時間を必ず組み込みます。質問や疑問を解消しないまま次へ進むと、後から認識のズレが表面化します。

タイムスケジュールに「質疑応答（5分）」と明記しておけば、進行役も参加者も質問しやすくなります。その場で疑問を解消できる会議は、後戻りが少なくなります。

時間配分は1〜5分単位で設定する

時間配分は、議題の内容に応じて5分単位を目安に設定します。短い確認事項であれば、1〜3分単位で区切るのも有効です。細かく区切るほど、時間への意識が高まり、間延びを防げます。

たとえば「進捗報告：5分」「課題検討：15分」のように、議題ごとに具体的な時間を割り当てます。進行役は残り時間を把握しやすくなり、時間内に会議を収めやすくなります。

会議の24時間前までに共有する

アジェンダは、遅くとも会議の24時間前までに参加者へ共有します。直前に配っても、参加者は準備の時間を確保できません。

前日までに共有しておけば、参加者は議題を読み込み、必要な資料や意見を用意して臨めます。事前準備の時間を確保することが、会議の質を左右します。会議前の準備全体については、以下の記事で解説しています。

参考記事：会議を成功させる準備のポイント｜知っておきたい基本とコツを解説

議題を詰め込みすぎない

1回の会議に議題を詰め込みすぎると、どれも中途半端に終わります。優先度をつけ、その会議で本当に扱うべき議題に絞ります。

このとき役立つのが、会議の種類を意識することです。会議は大きく「共有」「ディスカッション」「意思決定」に分けられます。共有中心の会議は短く区切り、意思決定の会議はしっかり時間を取るなど、目的に合わせて議題数を調整します。1つの会議で全部を扱おうとせず、目的で切り分けると、それぞれの議論が深まります。

アジェンダが機能すると、会議後の議事録作成も楽になる

アジェンダは会議の当日だけでなく、会議後の記録にも効いてきます。ここでは、アジェンダを整えることが議事録の負担軽減までつながる理由を解説します。

会議に関わる業務を自動で実行するAIエージェント「Otolio」が実施した導入企業アンケート（250件以上）では、「議事録の作成に時間を取られ、本来の業務が後回しになる」という声が繰り返し挙がっています。「言った言わない」の食い違いに悩むという声も少なくありません。

こうした議事録の負担は、実はアジェンダの段階から生まれています。議題やゴールが曖昧なまま始まった会議は発散し、後から記録する側が「結局何が決まったのか」を整理し直すことになるためです。

裏を返せば、アジェンダで議題・目的・担当を事前に定義しておくと、会議後の記録は格段に楽になります。議事録を残す習慣がない組織では、会議のたびに「あの件の担当は誰だったか」を確認し直す二度手間が起きがちです。会議を「共有・ディスカッション・意思決定」に分けてアジェンダを整えることが、記録が回る前提づくりになります。

実際の現場でも、この効果は確認できます。株式会社東京ドームの秘書室では、担当者が毎週の経営会議の事務局として、会議の事前準備から進行、議事録作成までを一手に担っていました。経営会議は各議題の質疑応答を「誰が」「どんな発言をしたか」まで整理する必要があり、1回の会議に対して議事録作成に3〜6時間もかかっていたといいます。

ここでOtolioを導入し、文字起こしと編集を一画面で完結できるようにした結果、議事録作成時間を約50%削減できました。会議の設計と記録はつながっており、前工程であるアジェンダが整うほど、後工程である議事録作成も進めやすくなります。

参考記事：最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減！他部署にもOtolioを推進した理由とは

議事録作成のように毎回繰り返す業務ほど、自動化による削減効果は積み上がります。Otolioは会議の音声をAIが自動で文字起こしし、要点や決定事項の整理まで支援します。アジェンダで会議を設計し、記録はAIに任せる、という組み合わせにより、会議前から会議後までの負担を軽減しやすくなります。

まとめ｜アジェンダは「会議の設計図」として育てる

アジェンダは、会議の議題・目的・時間配分・参加者をまとめた「会議の設計図」です。会議の名称、日時と場所と参加者、目的、タイムスケジュール、参考資料の5項目を押さえ、遅くとも24時間前までに共有することが基本になります。

本記事で紹介したテンプレートは、あくまで出発点です。会議の種類に合わせて項目を足し引きし、議題を詰め込みすぎないよう調整しながら、自社に合った形へ育てていくとよいでしょう。アジェンダが整うほど、会議当日の議論も、会議後の議事録も軽くなります。

まずは次回の会議で、テンプレートをコピーし、アジェンダを1枚作るところから始めてみてはいかがでしょうか。

会議のアジェンダを整えても、当日のメモ取りや会議後の議事録作成という手作業は残ります。会議の準備・進行・記録のどこに時間を取られているのかを一度振り返ってみると、次に手をつけるべき改善点が見えてきます。

よくある質問とその回答

Q. アジェンダは会議の何時間前までに共有すればいいですか？

遅くとも会議の24時間前までに共有するのがおすすめです。前日までに議題を把握できれば、参加者は必要な資料や意見を準備して会議に臨めます。直前の共有は準備の時間を奪うため、避けたほうがよいでしょう。

Q. アジェンダと議事録の違いは何ですか？

アジェンダは会議の前に「これから何を話すか」を示す文書で、議事録は会議の後に「何が決まったか」を記録する文書です。作成するタイミングが正反対です。アジェンダで議題と目的を明確にしておくと、会議後の議事録も整理しやすくなります。

Q. アジェンダに議題をいくつまで入れてよいですか？

明確な上限はありませんが、詰め込みすぎは禁物です。会議の目的が「共有」「ディスカッション」「意思決定」のどれなのかを意識し、その会議で本当に扱うべき議題に絞ります。1つの会議で全部を扱おうとせず、優先度の高い議題から並べるとよいでしょう。

Q. アジェンダを作っても会議が予定どおり進みません。どうすればいいですか？

まず、議題ごとの時間配分を1〜5分単位で細かく設定し、進行役が残り時間を意識できるようにします。各議題の冒頭に背景共有の時間、末尾に質疑応答の時間を組み込むと、議論のかみ合わせがよくなります。それでも記録作業に時間がかかる場合は、文字起こしや要点整理をAIに任せる方法もあります。