【2023年】議事録作成ツールの徹底比較！無料ツールと有料ツールを比べてみた
皆さんは普段、会議の議事録をどのように作成していますか？
議事録と言っても、いくつかのパターンがあります。
1つは、会議の内容をすべて書き起こす「発言録」。こちらは、主に重要な会議での発言内容の証跡として使われることが多いです。
もう1つは、会議内容の重要な部分や決定事項などをまとめた「まとめ型議事録」です。こちらは、日常の社内会議やチームの進捗会議などのシーンで作成されることが多いのではないでしょうか？
また、この2つをあわせたパターンとして、重要な発言のみ書き起こし、残りはまとめ型といった議事録もあるでしょう。
これらの議事録作成には、1つの会議あたり会議時間の2~3倍以上の時間がかかるといわれています。それが1回1時間の週次会議であれば、1つの会議の議事録作成に対して月間約10時間程度を費やしていることになり、馬鹿にできない工数です。
今回は、この議事録作成を効率化するツールを、無料・有料あわせてご紹介していきます。
議事録作成ツールとは
冒頭で、議事録のパターンについて触れました。あなたが普段作成する議事録はどちらのパターンに近いでしょうか？会議によっても違うはず。
近年では、録音・録画内容を文字起こしするツールを利用して、発言録の作成の工数削減をされる方も増えてきていますが、先述の通り議事録は発言録だけでなくまとめ型の議事録もあります。
議事録作成ツールは、ただ発言した内容を文字に起こすだけでなく、まとめ型の議事録の作成も楽にしてくれるものを指します。
では、その議事録作成ツールでできることとは、具体的にどのようなことでしょうか？
議事録作成ツールでできること
議事録作成で大変なことといえば、以下の2つを思い浮かべる方も多いはず。
- 会議に参加しながらのメモ
- 会議内容の文字起こし作業
- 会議内容を聞き直したり、メモを見返したりして大事なポイントをまとめる作業
また、これらをドキュメントツールや文字起こしツールなど、それぞれ違うツールで行うのも面倒ですよね。議事録作成ツールは、1つのツールの中で議事録作成に必要な作業を完結できるのが特徴です。
音声から自動で議事録を作成
これは皆さんが一番イメージしやすいものではないでしょうか。
発言録を作っている方は、会議内容を聞き直して文字起こしする必要がなくなり、自動で文字起こしされるものの、誤変換やうまく文字起こしできなかった個所のみ修正すれば完了です。
加えて、だれが話した内容かがわかる話者識別の機能がついたツールもあります。これらを組み合わせれば作成の手間が大きく削減されることはまちがいありません。
また、まとめ型の議事録を作成する場合は、会議中の文字起こしのなかに重要なポイントやTODOなどのマークをつけたり、後からサマリを作りやすくする機能のあるツールがあります。
この機能を使えば、まとめをイチからつくる必要がなくなり、文字起こし内容をうまく活用しながら、会議内容をまとめることができ、工数削減につながります。
会議後のスムーズな情報共有
また、議事録は会議参加者や、会議に参加できなかった人にも共有することがありますよね。議事録を作成したあとの情報共有の作業まで、議事録作成ツールで完結できるツールも多くあります。
共有用に体裁を整えたドキュメントファイルなどをアウトプットできたり、議事録作成ツールからシームレスにメール送信までできるものもあります。
ここまでできれば、複数のツールを開く手間もなく、議事録を作成・共有までの一連の業務をさらに楽にできるのではないでしょうか？
会議中の会話内容の自動翻訳機能
グローバル化が進む昨今、海外の方との会議も増えています。英語での会話を文字に起こしまとめる作業は、ネイティブの方でも面倒な作業。その上、母国語ではない人がそれをするのはもっと大変なことは想像に難くありませんよね。そんなときに、文字起こしされた会話内容がそれぞれ英語や日本語に翻訳されると、とても作業がしやすくなります。いくつかの議事録作成ツールでは、そのような機能がついていることも多いです。グローバル企業や海外との取引の多い企業では、とても便利ではないでしょうか。
【無料vs有料】議事録作成ツールの比較
ここまでで、議事録作成ツールの機能や特徴、また単なる文字起こしツールとの違いを説明してきました。では、実際にどのようなツールがあるのか、有料・無料あわせてご紹介していきます。
無料の議事録作成ツール
①ユーザーローカル音声議事録システム
会議の音声を直接PCなどのマイクから入力して、データ化するWebサービスです。
発言録の作成がほとんどで、とりあえずリアルタイムの文字起こしをしたいというケースには、Webブラウザだけで利用できるので便利です。また、複数人での会議でも話者を識別するので、だれの発言かがわかり、発言ごとに「どのような感情が含まれるのか」などを可視化することもできるので、商談の場などでは有効かもしれませんね。
ただ、どちらかというと文字起こしがメインのツールなので、まとめ型の議事録を作成するには、メモをドキュメントツールや手元のノートなどに記載する必要があり、ツールが別れ、文字起こし情報をもう一度見直したりする必要があるので、少々手間がかかります。また、オンラインでの利用となり、利用シーンが制限される欠点があります。
②Sloos
こちらも、完全無料かつインストール不要で、Web上で利用できるツールです。
参加者へURLを共有してそれぞれの端末から音声を拾ってリアルタイムに文字起こしすることも可能ですし、1つの端末で複数人の話者を識別することができます。
しかし、こちらもオンラインツールのため、ネットワーク環境が整っていることが必須なことと、文字起こしのみしかできないため、オフラインでの利用や、まとめ型の議事録を作成するには向いていません。
本ツールは、発言録形式がメインの場合や、まずは無料ツールでお試しをしたい方におすすめです。
有料の議事録作成ツール
無料のものは文字起こしができるだけにとどまっている物が多く、まとめ型の議事録作成には、大きな工数削減は見込めない、ということがわかりました。
では、有料ツールだとどうでしょうか？いくつかご紹介していきます。
①AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、Web会議ツールと連携することで、リアルタイムの文字起こしをしてくれるサービスです。もちろん対面の会議でも利用可能です。
また、30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などでの内容理解をサポートしてくれます。加えて、参加者が事前の声紋登録をすることで、話者を識別してくれる機能もあります。
しかし、こちらも発言録の作成には有効なツールですが、まとめ型の議事録を作成するには、内容を見返したり聞き返してまとめる作業が必要です。
②toruno
torunoは主にWeb会議での利用時に特に便利なツールです。
会議内容の文字起こしや、重要な会話内容をブックマークしたりできます。またユニークなのは、30秒に1回Web会議画面のスクリーンショットを撮ってくれる機能。資料を画面共有しながら会議を進める場合に、とてもわかりやすいでしょう。
また、会議後の共有機能もドキュメントをダウンロードなどする必要なく、torunoのアカカウントがあれば、会議内容の文字起こしや画面キャプチャなどをそのまま共有できるのもメリットです。
しかし、macOSでは記録ができない（閲覧のみ）であるポイントと、発言のブックマークだけでは、重要ポイントや会議後に発生するTODOなどをすべて網羅できない可能性もあり、まとめ型の議事録を日頃作成している人にとっては、ちょっと物足りない点もあるかもしれません。しかし、会議の内容の記録を簡単に、かつポイントもわかりやすく共有できるツールとしては、優秀です。
個人での利用も可能ですので、まずはそちらでお試ししてみるのもおすすめです。
③スマート書記
スマート書記は、文字起こしはもちろんのこと、会議中のメモも同じ画面上で完結できる議事録作成ツールです。Web会議・オフライン会議問わず、端末一台で会議内容を録音し、会議中のメモと文字起こし内容・録音音声を紐付けることができます。
文字起こしデータから発言録の作成が楽になるのはもちろんのこと、会議中のメモと文字起こし・録音内容を活用しながらピンポイントで聞き返したり、必要な個所のみ選択して文字起こし内容をメモに引用することが可能です。
例えば、会議中に共有された業績数字だけあとから確認したいときに、そこだけ再生・引用ができます。また、TODOや重要事項に印をつけておくことができ、後から自動でそれらをまとめてくれる機能もあります。
これらの機能で、まとめ型議事録を作成する際に大変な「大事なポイントを探す」「聞き直す」ということが不要になります。加えて、URLでの共有機能などもあるため、録音・作成・共有のすべてのフローでの工数削減が期待できます。
【まとめ】議事録作成を自動化するには
「議事録作成」にフォーカスし、その作業を楽にできるツールをいくつかご紹介しました。
大前提として、自社の議事録がどのような形式が多いのか、また議事録を作成する目的などによっても、ツールの選定基準は変わってきます。自社の運用にあったものを探すためにも、ツール導入にあたっての条件や、特に解決したいポイントを洗い出しましょう。
また、作成の工程のみならず、その後の共有作業であったり、会議で扱われる内容の機密性も大きな要素です。
ツールとしての使いやすさだけでなく、企業の重要な情報が残る議事録を扱うのに適したセキリュティ基準をクリアしているかも、必ずチェックするようにしてください。
スマート書記は、発言録もまとめ型の議事録の両方を楽にできる機能を備えているだけでなく、セキュリティの面でもしっかりとした認証を得ており、公共団体や一部上場企業などでも利用されているツールです。
まずは、気軽に2週間のトライアルでお試しが可能ですので、以下よりお気軽にお申し込みください！
