議事録の書き方｜会議別テンプレートとNG/OK例・8つのコツを解説

この記事でわかること

• 議事録の基本的な書き方とテンプレート・例
• 議事録をわかりやすく作成するための8つのコツ
• 議事録作成を効率化するAI議事録ツール

議事録の作成は、多くのビジネスパーソンが日常的に担う業務のひとつです。

しかしながら、こんな悩みを抱えていないでしょうか。

• 何をどの順番で書けばいいか、毎回迷ってしまう
• 書き終えても「わかりにくい」と上司に差し戻される
• テンプレートはあるが、会議の種類によって何を変えればいいかわからない

そのためこの記事では、議事録の基本5項目から会議別テンプレート・NG/OK例・わかりやすく書くための8つのコツまで、初心者でも実践できる形で解説します。

なお、議事録作成だけでなく会議の準備やフォローアップまで含めて効率化したい方には、会議に関わる業務をAIエージェントで自動化する「Otolio（旧：スマート書記）」もあわせてご検討ください。

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そもそも議事録はなぜ必要？議事録の目的とは

ここでは、議事録を作成する目的を3つの観点から整理します。「なぜ書くのか」を理解しておくと、何を優先して書くべきかが明確になります。

1. 決定事項の共有

会議の決定事項を記録に残し、会議に参加していないメンバーに共有する必要があります。

意思決定が伴う重要な会議ほど、決定事項を共有しないと個別に確認作業が発生し、進捗に遅れが生じます。そのため、決定事項の共有は会議に関わる全員に影響を及ぼす重要な役割を担っています。

2. タスクを明確化する

会議の中で決定したタスクを記録し、次回の会議までに実行する必要があります。

議事録を作成してタスクを記録することで、誰が何をするのかを明確化し、共有できます。担当者と期限が不明確なまま会議が終わると、後から確認が必要になり、かえって時間がかかります。

3. 会議を振り返る

複雑な議題をテーマにした会議や、長時間にわたる会議では、議事録があることで要所を振り返りやすくなります。

誰が見てもわかりやすい議事録を作成することで、参加者や関係者全員が会議内容を共有でき、それぞれで振り返ることも可能になります。

議事録が形式的な記録に終わっていると感じることはないでしょうか。議事録の役割と目的を改めて整理した記事も参考にしてみてください。

参考記事：【解決法】議事録が意味ないと感じる原因を解説！議事録を取らずに記録を取る方法も紹介

ひとくちに「議事録」といっても様々な種類がある！

いざ議事録を作るとなったとき、どんな完成系を想像しますか？ひとくちに議事録といっても、実はいくつかの種類があります。

• 詳細な発言まで含んだ議事録（逐語録・発言録などとも呼ばれる）
• 議題の詳細を記載した議事録
• 重要事項をまとめた議事メモ

作成したい議事録の種類によって、必要な作業や記載する項目は異なります。

たとえば、詳細な発言まで含んだ議事録であれば、会議内での発言と発言者をすべて文字起こしする必要があります。重要事項をまとめた議事メモで十分であれば、要約の作成や要点の抽出が中心になるでしょう。

まずは、どんな議事録の完成系を目指しているのか明確にしましょう。

会議内容を簡潔に共有したい時や、迅速に決定事項を知りたい時は、本記事でご紹介する基本的な形式の議事録（要約形式の議事録）がおすすめです。会議の流れや雰囲気を文面でも把握したい場合、あるいは発言の所在を明確にしたい場合は、会話形式の議事録がおすすめです。

本記事では、まず基本的な議事録の書き方をご紹介します。

基本的な議事録の書き方

会議には様々な種類があり、必要な情報も変わってくるため、議事録を書く際に必要な項目も変わってきます。

しかし、どんな議事録にも共通して記載すべき項目が5つあります。具体的にどんな項目なのか、その項目に何を記載するべきかを詳しく見ていきましょう。

1. 議事録を書く際に必ず必要な5つの項目

議事録を書くときに、基本的にはどんな議事録でも以下の5つが必要な情報になります。

1. 見出し・タイトル
2. 会議の日付
3. アジェンダ・サマリー・議題
4. 会議の決定事項・確認事項
5. 会議後のタスク

2. 議事録のテンプレートと作成例

上記でご紹介した議事録に必要な5つの項目で書いた議事録のサンプルを見てみましょう。

テンプレート

【見出し・タイトル】
会議日時：yyyy年mm月dd日
参加者：○○・△△・□□・▽▽

■アジェンダ・サマリー・議題
・～～～～
・～～～～
・～～～～

■会議の決定事項・確認事項
・～～～～
・～～～～
・～～～～

■会議後のタスク
・［アクション内容］：［担当者］―［期限］
・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

作成イメージ

【営業部目標達成に向けた行動指標の洗い出し】

会議日時：yyyy年mm月dd日

参加者：営業部部長 浅野・営業部課長 井上・上野・遠藤・小川

■アジェンダ・サマリー・議題
1. yyyy年mm月dd日時点の営業実績の共有
2. 着地見込みの共有
3. 目標達成に向けた計画のすり合わせ
4. 目標達成に向けたアクションのすり合わせ

■会議の決定事項・確認事項
・確度の高い案件に浅野・井上が同席し、フォローする
・新規開拓数を増やす

■会議後のタスク
・小川担当のAクライアントのクロージング商談に、井上が同席
・mm日dd日までにAクライアントと日程調整を完了させ、井上に共有
・来週以降訪問可能な遠藤の新規開拓数を浅野に共有

3. 【会議別】議事録テンプレート紹介

以下では、定例会議、役員会議、商談それぞれの会議別テンプレート例をご紹介します。

定例会議のテンプレート

【定例】会議名（第〇回）

■ 会議概要

• 会議日時： yyyy年mm月dd日 開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 会議場所：○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 参加者：○○・△△・□□・▽▽

■ 会議の目的

• 進捗状況の共有と課題の早期発見
• 直近の意思決定が必要な事項の決議

■ 前回の宿題・保留事項の確認

• [前回のタスクA]：完了
• [継続課題B]：本日議題にて協議

■ 定常報告事項

• 全体進捗： [順調 / 遅延あり]
• 現在のステータス： 主要KPI数値

 ■ 本日の議題（アジェンダ）

• ～～～～
• ～～～～

■ 会議の要点・決定事項・確認事項

• 決定事項：
  • ～～～～
• 確認事項：
  • ～～～～

■ 保留事項（ペンディング）

• ～～～～

■ 会議後のタスク（アクションアイテム）

• ～～～～：[担当：〇〇] ― [期限：mm/dd]
• ～～～～：[担当：△△] ― [期限：mm/dd]

■ 次回会議の予定

• 会議日時： yyyy年mm月dd日 開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 会議場所：○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 次回議題：
  • ～～～～
  • ～～～～

■ 付記事項・参考資料

• ～～～～
• 参考資料： [リンクや資料名]
• 添付ファイル： [ファイル名]

役員会議のテンプレート

【役員会議】yyyy年度 第〇回 定例役員会

■ 会議概要

• 日時： yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 場所： ○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 出席者： （敬称略）
  • [議長] 代表取締役 ○○
  • [出席役員] △△、□□、▽▽
  • [事務局/記録] ◇◇

■ 会議の目的

• 各部門の月次業績報告と予実管理の確認
• 経営重要案件の審議および決議

■ 報告事項（モニタリング）

• 全社業績報告（財務状況）
  • 売上高：～～～～
  • 営業利益：～～～～
• 各管掌部門からの進捗報告
  • [部門名A]：～～～～
  • [部門名B]：～～～～

■ 決議事項（審議案件）

• 第1号議案：～～～～
  • 【結論：承認】 ～～～～
  • ～～～～
• 第2号議案：～～～～
  • 【結論：継続審議】 ～～～～

■ 会議の要点・重要コメント

• 経営判断のポイント：
  • ～～～～
• 指摘事項：
  • ～～～～

■ 残課題・保留事項

• ～～～～（担当：△△役員、～～～～までに策定）

■ 執行指示事項（タスク）

• ～～～～：[担当：〇〇] ― [期限：mm/dd]
• ～～～～：[担当：事務局] ― [期限：mm/dd]

■ 次回会議の予定

• 日時： yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 場所： ○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 議題案： ～～～～

■ 添付資料

• 資料1：～～～～
• 資料2：～～～～
• 資料3：～～～～

商談のテンプレート

【商談】〇〇株式会社様 導入検討打ち合わせ（第〇回）

■ 商談概要

• 商談日時： yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 場所： ○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 参加者： （敬称略）
  • [先方] 〇〇部長、△△様（現場責任者）
  • [自社] 営業担当：□□、エンジニア：▽▽

■ 商談の目的

• ～～～～
• ～～～～

■ ヒアリング事項（顧客の現状・課題）

• 現状： ～～～～
• 課題： ～～～～
• 要望：～～～～

■ 提案内容と先方の反応

• 提案ポイント： ～～～～
• 先方の反応：～～～～

■ 決定事項・合意事項

• 合意点： ～～～～
• 契約条件：～～～～

■ 次回までの宿題（アクションアイテム）

• [自社]：～～～～― [担当：▽▽] ― [期限：mm/dd]
• [先方]：～～～～ ― [担当：△△様] ― [期限：mm/dd]

■ 次回会議の予定

• 日時：  yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 場所： ○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 議題案： ～～～～

■ 付記事項・備考

• ～～～～
• ～～～～

4. 議事録作成は事前準備が大事！

議事録に必要な5項目の中でも、

• 見出し・タイトル
• 会議の日付
• アジェンダ・サマリー・議題

の3つは、会議前に分かっている情報になるため、事前に議事録に書いておき、実際に会議が始まった際に調整すると、よりスムーズに記録できます。

また、事前にフォーマットを準備しておくことで、記載すべき内容の抜け漏れを防ぐことができます。社内の独自フォーマットや過去の議事録を確認して、作成イメージを明確にしましょう。

さらに、会議中のメモを取る際は、発言内容を一言一句書き留めようとせず、タイミング（いつ、何について議論が転換したか）を記録する意識が有効です。特にAI議事録ツールと併用する場合、発言の全量は音声から取得できるため、メモはポイントと時刻のみに絞ると負荷が下がります。

5. 会議によっては議事録に書く必要がある3つの項目

基本的な5つの項目以外に、会議によっては必要な項目が3つあります。事前に会議の責任者に確認するようにしましょう。

残論点・次回の議題

全てが上手く進行する会議ばかりではありません。意見の対立があったり、解消しないまま終了してしまうこともあります。

今後の会議で話す必要がある重要な内容であれば、「残論点・次回の議題」として書いておくようにしましょう。

議論の過程

決定事項やタスク、残論点はすべて話し合った結果わかる項目ですが、その結果に至るまでの過程を書く必要があるケースもあります。議論の過程を共有することで、関係者が背景を理解し、納得感が生まれます。

どこまでの過程を書けばいいかは、会議や企業によって大きく異なります。反対意見なども細かく書く場合もあれば、結果のみで十分な場合もあります。会議が始まる前に確認しておくとスムーズです。

発言者

経営会議や役員会など、会社の方針を決めるような会議では、誰が発言したかを記録する必要があります。こうすることで、後から振り返った際の「言った・言わない問題」を未然に防ぐことができます。

ただし、会議中に発言者を正確にメモしようとすると、記憶が曖昧になったり、メモが不十分になったりするケースがあります。そのようなときは、

• 録音や録画ツールを活用する
• AI議事録自動作成ツールを活用する

といった方法がおすすめです。AI議事録ツールには、発言者を自動で認識・分類する機能を搭載しているものもあります。

議事録で発言者が特定できず困っている方は、こちらの記事で具体的な解決策をご紹介しています。

参考記事：【完全解決】議事録で発言者が特定できない悩みを3ステップで解消！

ありがちな議事録NG例

議事録の基本的なポイントがつかめたところで、実際に議事録を作成する際にやってしまいがちなNG例とその改善例をそれぞれご紹介します。

NG例

会議日時：2025年8月1日（金）10:00〜11:00
参加者：営業部長A・課長B・C・D

■アジェンダ・サマリー・議題
・新商品キャンペーンについて
・営業目標の進捗について

■会議の決定事項・確認事項
・新商品キャンペーンは9月からスタート予定
・広告予算については検討が必要
・営業目標は達成率85%

■会議後のタスク
・資料を準備：C
・予算の件を検討：B
・営業のフォローを頑張る：各課

良くないポイント3点

1. 決定事項が曖昧である

議事録は、読む人への誤解を防ぐために、曖昧さをできるだけ排除する必要があります。

たとえば、「新商品キャンペーンは9月からスタート予定」は、決定なのか検討中なのかが「予定」という言葉だけでは明確になりません。また、「広告予算については検討が必要」は、誰が検討するのか、いつまでに決めるのかがわかりません。

関係者への誤解を防ぐためにも、できるだけ明確な表現を用いて議事録を作成するようにしましょう。

2. タスクが抽象的である

会議後のタスクは具体的に記し、必ず担当者と期限を明記するようにしましょう。

NG例では「資料を準備」とありますが、どのような資料がいつまでに必要で、誰に渡すのかが不明です。「営業のフォローを頑張る」に至っては、行動レベルに落ちておらず、誰が何をするかがわかりません。

期限がなければ、担当者の判断で後回しにされるリスクがあります。担当者と期限は必ず明記しましょう。

3. 背景や理由が抜けている

議事録は、会議の記録だけでなく次回会議への橋渡し役という役割も担っています。そのため、背景や理由は簡潔に記しておくようにしましょう。

NG例には「営業目標は達成率85%」とありますが、原因が記録されていません。数字だけでは「なぜ未達だったのか」が分からず、次のアクションや会議に活かしにくくなります。

目標が達成できなかった場合は、その理由を必ず書いておくようにしましょう。

OK例

NG例の良くないポイントを改善したOK例の議事録は以下の通りです。

会議日時：2025年8月1日（金）10:00〜11:00
参加者：営業部長A・課長B・C・D

■アジェンダ・サマリー・議題
・新商品キャンペーンの準備状況と今後のスケジュール
・営業目標の7月進捗と改善策

■会議の決定事項・確認事項
・新商品キャンペーンは 2025年9月1日開始 で確定
・販売店向け説明資料は C（営業企画） が作成
・広告予算配分については 次回会議で決定
・営業目標の未達（85%）は「在庫過多・競合値下げ」が原因と確認■会議後のタスク
・販売店向け説明資料を作成：C ― 8月5日（火）まで
・広告予算の再検討：B ― 8月7日（木）まで
・在庫過多の販売店5社を訪問し対策提案：D ― 8月6日（水）まで
・競合動向を整理して次回共有：各課 ― 8月8日（金）会議時まで

読み手（上司）が重視する4つのポイント

議事録を書く際には、できるだけやり直しがないような議事録を作成したいと思うことでしょう。ここでは、上司が議事録で重視するポイントを4つご紹介します。

1. 決定事項

上司はまず「何が決まったのか」を重視します。それが明確でないと、部下への指示がブレたり、後で「言った・言わない」のトラブルになるリスクがあるためです。

決定事項は箇条書きで、明確かつ端的に記すようにしましょう。

2. ネクストアクション

決定事項に次いで重要なのが、「誰がいつまでに何をするか」というネクストアクションです。具体的なネクストアクションがないと、会議がやりっぱなしになり、プロジェクトの進行が遅れてしまいます。

タスク内容は具体的に書き、担当者と期限も忘れずに記載しましょう。これにより、責任の所在と期限が明確になり、進捗管理がしやすくなります。

3. 事実ベースか

議事録では主観や解釈ではなく、事実や客観的な内容が求められます。

「たぶん～だと思う」「～さんの意見は微妙だった」のような感想や解釈は省き、発言や決定事項を明確に書くようにしましょう。作成者の推測や主観が混じると、状況を正しく把握できず、誤った判断につながる恐れがあります。

4. 読みやすさ

上司は多くの業務を抱えており、議事録を隅から隅まで読む時間はありません。そのため、議事録の読みやすさは、上司の時間を奪わないための最低限のビジネスマナーとして見られています。

議事録完成後は一度見直して、見出しや箇条書きを活用したり、要点だけを短くまとめたり、重要な箇所を太字で強調したりして整理することをおすすめします。

わかりやすい議事録を書くための8つのコツ

実際に議事録を作成してみて、自分の議事録が良いものかどうか迷われる方も多いと思います。ここでは、わかりやすい議事録を書くための8つのコツをご紹介します。

議事録を作成したあとに、以下の8つのコツをチェックリスト風に照らし合わせて確認してみましょう。

1. 会議の目的に沿って議事録を書く

議事録が完成したあとは、その議事録が目的に沿っているかを確認しましょう。

たとえば「社内全員が、意思決定した内容とその過程までの共通認識が持てている」ことが目的の会議であれば、何が意思決定されたかはもちろんのこと、どの粒度まで議論の過程を書くべきかを確認する必要があります。ただ決定事項を書くだけでは、その意思決定までにどんな議論が為されたかが伝わりません。

目的に沿って議事録の内容は変わるため、きちんと自分が書いた議事録が目的に沿っているか確認するようにしましょう。

2. 簡潔な文章を心がける

自分が書いた議事録が簡潔な文章になっているか確認しましょう。文章が長すぎると、理解するために読み手に負担がかかります。

具体的には、以下の点を確認しましょう。

• 句読点を適切に使用できているか
• 1文章が約60文字程度に収まっているか
• 重複した表現はないか
• 余分な情報はないか

たとえば、「今月の営業部全体の売上目標40億に対して昨日までで受注確定20億と達成率は50%となっています」という発言があったとします。要点だけをまとめると、以下のようになります。

【営業全体の売上】

売上目標：40億
売上実績：20億（◯月◯日時点）
達成率：50％

このように、情報を項目化して整理するだけで、一目で内容を把握できる議事録になります。

3. 「問題」と「解決案」を対応させる

会議ではさまざまな議題が取り上げられ、それに対して多くの意見や案が出されます。議題として取り扱われている「問題」と解決案が正しく整理されていないと、後から議事録を見返しても会議の論点がわかりづらくなります。

たとえば、議題Aが「売上を上げるためにはどうすればいいか」であれば、論点A-1は「客単価を改善するには」、論点A-2は「集客数を向上させるには」となります。こうすることで、議題Aと論点の対応関係が明確になります。

会議で発言された問題と解決案が、しっかりとセットになるように議事録をまとめましょう。

4. 主語・述語を明確にする

会話上では主語・述語がなくても成立することがありますが、文章で書くと不明確になりがちです。特に、会議に参加していない人が議事録を見たときに、認識の齟齬が起きやすいので注意しましょう。

「誰が」「何を」決めたのかを常に意識して記述することが大切です。

5. 5W1Hを明確にする

5W1Hとは、

• 誰が（Who）
• いつ（When）
• どこで（Where）
• 何を（What）
• なぜ（Why）
• どのように（How）

をまとめた言葉で、議事録に関わらずビジネス全般で意識したい手法です。これらを正確にまとめることで、情報が整理された、わかりやすい議事録を書けるようになります。特に決定事項を共有する際には、5W1Hを意識しながら議事録を書くようにしましょう。

6. 共有された資料を明記する

会議の最中に資料が投影された場合は、その資料も議事録に添付するようにしましょう。特に図解された資料などは、議事録に入れておくと関係者の理解が進みます。

スプレッドシートのデータなど、議事録を振り返った際に何がどこにあるか迷わないためにも、会議中に共有された資料は議事録に書くようにしましょう。

7. 事実と主観を分けて書く

議事録を書く時によくやりがちなのが、事実と主観を混ぜてしまうことです。会議中の発言は特に事実と主観が混在しているため、議事録を書く際にしっかりと分けておくことが大切です。

何が事実で何が主観かを見極めるためには、コンサルティング業界がよく使う「空・雨・傘」というフレームワークが参考になります。

• 空を見上げると雲がある：「雲がある」という事実
• 雨が降りそうだと思う：「雨が降る可能性がある」という主観
• 傘を持って出かける：「傘を持っていく」という判断

会議で発言された内容を「空・雨・傘」に当てはめて整理しながら、できる限り事実と主観を分けて議事録を書いていくようにしましょう。

8. 箇条書き・記号・改行を使用する

文章の内容だけでなく、見栄えが綺麗で見やすい議事録になっているかも大事な要素です。適切な箇条書き・記号・改行を使用しましょう。

たとえば、以下のような議事録があったとします。

【目標未達要因について 】

売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更。スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況。新規商談および既存からの追加注文がないかを確認し、売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告。来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する。スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく。

これだと、どこの情報を確認すればいいかがわかりづらく、関係者に多大な負担をかけます。適切に改行や記号を入れると、以下のようになります。

【目標未達要因について】 ・売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更 ・スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況

【目標未達に対する打ち手】 ・新規商談および既存からの追加注文がないかを確認 ・売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告 ・来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する ・スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく

このように適切に改行や記号・箇条書きを使い、見た目がわかりやすい議事録を目指しましょう。

チェックリスト｜会議前・会議後に取るべきアクション

ここでは、チェックリスト形式で会議前・会議後に取るべきアクションをご紹介します。議事録作成の質と速度を安定させるために、習慣化することをおすすめします。

会議前

□議事録のフォーマット・テンプレートを用意する。

□会議の日時、参加者、議題など、既に知っている情報を先にフォーマットに記入しておく。

□共有資料を読み、不明な用語を調べておく。

□録音ツールや議事録ツールなどの動作確認を行う。

□会議中にメモを取る場合は、会議に出てくる用語などの略称・マークを決めておく。(顧客・クライアントはC、決定事項は★マーク、など)

□（必要であれば）発言者をすぐ特定できるよう、座席表や参加者リストを用意する。

会議後

□会議終了後5分以内に、会議の不明点を上司・先輩に確認する。

□会議終了後遅くとも24時間以内に会議の内容を整理する。

□完成後、文章に違和感がないか、要約は適切か、「議事録を書く際に必ず必要な5つの項目」に抜けはないか自分で確認する。

□完成版を全体に共有する前に、内容に相違がないか上司・主宰者などに個別で確認をとる。

□修正が終わったら迅速に全体に共有する。

□共有後、議事録に修正があれば即座に修正点を共有する。

会議前・会議後のチェックリストを詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

参考記事：【チェックリスト】議事録の作成が劇的にラクになる！効率化する方法も紹介

議事録初心者が陥りがちなミス4選

これまであまり議事録を書いたことがない方にとっては、初心者がやってしまいがちなミスを知って未然に防ぐことが大事です。ここでは、議事録初心者が陥りがちなミスを4つ紹介します。

1. すべての発言を細かく書き留めてしまう

今回ご紹介した議事録は、要点と決定事項を書き出す形式です。会話形式の議事録とは違い、会話内容をすべて書き留める必要はありません。

また、書き始める前の準備不足もよくあるミスです。「何が目的かを明確にする」ことなく会議に臨むと、何をメモすればいいか迷い、かえって時間がかかります。議事録を書く前に目的を確認し、決定事項やネクストアクションの内容・期限・担当者など重要事項にフォーカスして作成しましょう。

2. 自分の解釈や推測で内容を書いてしまう

議事録はあくまで客観的に、会議の内容を記録するものです。作成者の主観による表現や誤解が入ると、後からトラブルの原因となることがあります。

発言者の言葉を正確に書き留め、曖昧な点はすぐに確認したり、「～だと思われる」「～らしい」という表現を避け、事実ベースで記載したりすることが重要です。

3. 決定事項や担当者を書き忘れる

議事録で最も重要なのは、その会議で何が決まったか・誰がどのタスクを担当するかです。決定事項やアクション項目は必ず記載し、アクションの期限や担当者も必ず記載するようにしましょう。

会議の最後に口頭で決定事項を確認することで、抜け漏れを防ぐこともできます。

4. 時系列や構成がバラバラ

時系列や重要な点が飛び飛びになっていると、読み手にとって非常に読みにくい議事録になります。

議事録の作成に慣れないうちは、構成テンプレートを用意してそれを埋める形で作成しましょう。本記事のテンプレートからコピーするだけで、時系列や構成が整理された議事録を簡単に作成できます。

議事録作成そのものを減らす2つの選択肢

ここまで、議事録を短時間でわかりやすく書くためのコツを解説してきました。

しかし、型やコツを押さえても、議事録作成時間の削減には限界があります。議事録作成にかかる時間を根本から減らしたい場合は、ツールの活用が有効です。

議事録作成をサポートするツールは、大きく以下の2つに分けられます。

選択肢	自動化する範囲	おすすめの方
①AI議事録ツール	文字起こし・要約・議事録作成	議事録作成そのものの時間を減らしたい
②会議業務全体を自動化するAIエージェント	会議前の準備・議事録作成・フォローアップまで	議事録を含む会議業務全体の負担を減らしたい

まずは費用をかけずに自力で効率化したい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。

参考記事：【徹底解説】議事録に時間がかかる原因とは？効率化できる6つのテクニックも紹介

AI議事録ツールを比較検討したい方へ

AI議事録ツールは、会議音声からの文字起こし・要約・発言者分類などにより、議事録作成そのものの時間を削減できるツールです。対応する会議形式・文字起こし精度・セキュリティ要件はツールごとに異なるため、自社に合うものを比較検討するのがおすすめです。

主要なAI議事録ツールの特徴や選び方は、以下の記事で詳しく紹介しています。

参考記事：【2026年版】AI議事録ツールおすすめ14選｜無料あり・選び方・生成AIとの違いも解説

会議業務全体を自動化したい方におすすめの「Otolio」

議事録作成にとどまらず、会議前の準備から会議後のフォローアップまでを一貫して自動化したい方には、会議業務全体をAIエージェントで自動化する「Otolio（旧：スマート書記）」がおすすめです。

Otolioは、会議業務を自動化するAIエージェントで、累計8,000社以上の導入実績があります。また、AIに学習させることなく各社に最適化されるアルゴリズム（特許取得済）を採用しており、機密情報を扱う会議でも安心して利用できます。

以下は、Otolio（旧：スマート書記）を導入した企業のビフォーアフターです。

企業名	業種	導入前	導入後
コクヨ株式会社	製造	2時間会議の議事録作成に4時間以上	約30分に短縮（90%削減）
株式会社東京ドーム	サービス	経営会議の議事録作成に最大6時間	1.5〜3時間に短縮（50%削減）
株式会社CBホールディングス	医療・福祉	最大52ページの議事録を2.5名で丸2日	2.5人の作業を1人で完了（会議後2営業日で初稿提出を継続）
株式会社フィックスポイント	IT	商談1件あたり最大1.5時間の議事録作成	約30分に短縮（65%削減、作成時間がゼロになった議事録もあり）

さらに、商談準備からフォローアップまでの業務時間を平均90%削減した事例（社内検証結果）もあります。

その他の導入企業の活用方法・削減効果は、以下のページからご確認いただけます。

参考記事：導入事例｜Otolio（旧：スマート書記）

Otolioを実際に試してみたい方は、14日間の無料トライアルで全機能をご確認いただけます。

まとめ｜議事録は型とコツで誰でも短時間で書ける

本記事では、議事録の書き方について、

• 基本的な議事録の書き方（5つの必須項目・会議別テンプレート）
• ありがちなNG例とOK例のBefore/After比較
• わかりやすい議事録を書く8つのコツ

を中心に解説しました。

わかりやすい議事録を作るには、決定事項とネクストアクションを明確に書き、事実ベースで簡潔にまとめることが基本です。会議別テンプレートを活用して事前準備を整え、本記事でご紹介したコツを確認リストとして使ってみてください。

また、議事録の工数を削減したい方には、AI議事録自動作成ツールの活用もおすすめです。特に使えば使うほどAIの精度が上がる「Otolio（旧：スマート書記）」は、議事録作成にかかる時間と手間を大きく減らせます。まずは無料トライアルで試してみてはいかがでしょうか。

よくある質問とその回答

Q. 議事録は誰が書くべきですか？

一般的に、会議の書記役・幹事役に相当する担当者が書くことが多いですが、明確なルールは組織によって異なります。若手社員が担当することが多い一方、責任者が自ら書く組織もあります。チーム内で事前に担当を明確にしておくと、会議直前の混乱を防げます。

Q. ChatGPTで議事録を作成することはできますか？

文字起こしされたテキストさえあれば、議事録を作成することは可能です。具体的には、ChatGPTを使うことで、文章の要約・大事な点のリストアップ・口語の文語変換などの作業を自動化できます。ただし、ChatGPT単体では音声の文字起こし機能がないため、別途文字起こしツールとの併用が必要です。

Q. 会議中にメモが追いつかない場合はどうすればよいですか？

会議中にすべての発言を書き留めようとすると、メモが追いつかなくなります。まず、発言内容ではなく「タイミングと要点」だけをメモする意識に切り替えましょう。全文記録が必要な場合は、録音ツールやAI議事録ツールを活用することで、会議後に正確な内容を確認できます。また、会議前に略語や記号のルールを決めておくと、手書きメモのスピードも上がります。

Q. 議事録のメモを早く取るためにはどうしたらいいですか？

議事録のメモを早く取るためには事前の準備が欠かせません。たとえば、会議中に出てくる用語の略語や記号を事前に決めておいたり、話題に上がる項目を事前に書き出しておいたりするのが有効です。PCの場合はショートカットキーを覚えておくことも効果的です。