議事録作成

【例文あり】分かりやすい議事録の書き方と8つのコツ|効率化するツールも紹介

議事録の書き方とコツ

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職種や業界関係なく、企業に勤めている人であれば、一度は議事録を書くことがあると思いますが、「わかりやすい議事録を書きたい」「議事録の書き方のコツが知りたい」と議事録作成に関して、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

一言で議事録といっても、その形式や議事録に必要な項目は様々です。多くのWebサイトで議事録のテンプレートなどが公開されていますが、最終的には自社にあった形でかつ自分のやりやすいやり方で議事録を書いていく必要があります。

本記事では効率的に議事録を書く方法や、議事録を書くためのコツを紹介し、議事録作成の手助けとなる情報を解説していきます。

  • 見やすい議事録を書けるようになりたい
  • 効率的に議事録が書けるようになりたい
  • 議事録書くためのポイントを把握したい

とお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

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スマート書記は、会議音声を録音し文字起こしや見出しごとに要点や要約にまとめることができます。

  • 録音やタイムスタンプで話した内容の振り返りが簡単に
  • 文字起こしや要約機能で読みやすい文章も自動で簡単に
  • 議事録レイアウトに沿って作成するのでそのまま共有も可能に

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議事録は情報共有や認識合わせのために活用される

議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録してまとめた文章のことです。ただまとめて記録するだけではなく、会議の参加者や会議に参加していない関係者に対して、下記2つの目的のために作成されます。

  • 情報を共有する
  • 認識の食い違いを防止する

そもそも会議には様々な種類があり、社内会議や研修などの備忘録、株主総会や理事会などがあります。その会議によって必要な情報も変わってくるため、議事録を書くときに必要な項目も変わってきます。

そのため議事録を書くにあたって、会議の目的を理解することは議事録を書くこと以上に重要なことです。ただ会議で話をされた内容をもとに議事録を書くのではなく、目的を理解しながら、ときには関係者にどんな項目があればいいかを確認しながら、良い議事録へと仕上げていきましょう。

抑えておきたい議事録の基本的な書き方

先ほどご紹介しましたが、会議には様々な種類があり、必要な情報も変わってくるため、議事録を書く際に必要な項目も変わってきます。

しかしどんな議事録にも、共通して記載すべき項目というものがあります。具体的にどんな項目なのか、その項目に何を記載するべきなのかを詳しく見ていきましょう。

議事録を書く際に必ず必要な5つの項目

会議には様々な種類がありますが、議事録を書くときに基本的には以下の5つはどんな議事録でも必要な情報になります。

  • 見出し・タイトル
  • 会議の日付
  • アジェンダ・サマリー・議題
  • 会議の決定事項・確認事項
  • 会議後のタスク

「会議の決定事項・確認事項」と「会議のタスク」については、なぜ議事録に書いた方がいいか詳しく解説します。

会議の決定事項・確認事項

議事録を作成するにあたって、最も重要な要素です。その会議で「何が決まったのか」を議事録に書いていきます。会議に参加していない人もこの決定事項を確認することで、共通認識を生むことができるようになります。

よく会議ではこの「決定事項」がふわっとしたまま終えてしまうこともありますが、議事録を作成する責任として、もしはっきりと決定事項が決まっていないと感じた場合は、自ら会議の主催者や他の参加者に「何が決まったのか」を投げかけ、確認するのもいいでしょう。

会議後のタスク

決定事項が決まれば、タスクやToDoが生まれることがあります。もしそうであれば、その内容を議事録にきちんと書くことも大切です。このタスクを議事録に書くのが漏れてしまえば、ただその会議ではある事象を決定しただけになってしまい、せっかくの時間も無駄になってしまいます。

タスクを議事録に書くときには、最低限

  • 誰が
  • いつまでに
  • どんなタスクをやるのか

は必ずセットで議事録に書くようにしましょう。

議事録のサンプル

実際に上記でご紹介した議事録に必要な5つの項目で、書いた議事録のサンプルをみてみましょう。

【営業部目標達成に向けた行動指標の洗い出し】

yyyy年mm月dd日

参加者:営業部部長 浅野・営業部課長 井上・上野・遠藤・小川

■アジェンダ・サマリー・議題

  1. yyyy年mm月dd日時点の営業実績の共有
  2. 着地見込みの共有
  3. 目標達成に向けた計画のすり合わせ
  4. 目標達成に向けたアクションのすり合わせ

■会議の決定事項・確認事項

  • 確度の高い案件に浅野・井上が同席し、フォローする
  • 新規開拓数を増やす

■会議後のタスク

  • 小川担当のAクライアントのクロージング商談に、井上が同席
    • mm日dd日までにAクライアントと日程調整を完了させ、井上に共有
  • 来週以降訪問可能な遠藤の新規開拓数を浅野に共有

「会議の決定事項・確認事項」「会議後のタスク」以外については、会議前に分かっている情報になるため、事前に議事録に書いておき、実際に会議が始まった際に調整すると、よりスムーズに議事録を書くことが可能になります。

これらの項目はどんな会議であろうが、必ず書く必要がある項目です。まずは自分が書いている議事録に上記の項目をきちんと書くことができているか確認しましょう。

ただし、会議によっては上記の情報だけでは足りないケースもあります。他に必要な項目をご紹介しますが、会議体や所属する会社によって、必要な項目は変わるため、事前にどの情報が必要か確認するようにしましょう。

会議によっては議事録に書く必要がある3つの項目

上記の5つの項目以外に、会議によっては必要な項目を3つご紹介します。この項目が必要かどうか事前に会議の責任者に確認するようにしましょう。

残論点・次回の議題

全てが上手く進行する会議ばかりではありません。会議によっては意見の対立があったり、とある意見について解消しないまま終了してしまうこともあります。

その内容が今後の会議で話をする必要があり、重要な内容であれば、議事録に「残論点・次回の議題」として議事録に書いておくようにしましょう。

議論の過程

今までの決定事項やタスク、残論点・次回の議題はすべてが、話し合った結果わかる項目でしたが、その結果に至るまでの過程を議事録に書く必要があるケースもあります。議論の過程は共有することで、より関係者が背景を理解し納得感が生まれます。

ただし、議論の過程を議事録に書くといっても、どこまでの過程を書けばいいのかは、会議や企業によって大きく異なります。例えば、結果に至るまでの過程を書くだけでいいものもあれば、それに加えそのときに出た反対意見など細かく過程を議事録に書く場合もあります。

会議が始まる前に、各関係者にどこまでの過程を議事録に書けばいいか、確認してみるのもいいでしょう。

発言者

経営会議や役員会など特に会社の方針を決めるような会議では、誰が発言したのかを議事録に書く必要があります。 そうすることでその会議の内容を振り返った際の「言った・言わない問題」を未然に防ぐことが可能になります。

ただし、実際に発言者を会議中に忘れないようにメモを取ろうとすると、メモが不十分で発言者の特定が難しくなったり、記憶が曖昧になったりするケースがあります。

そのようなときは

  • 録音や録画ツールを活用する
  • AI議事録自動作成ツールを活用する

などのツールを活用しながら、議事録を作成するときに振り返られるようにするのもおすすめです。

AI議事録自動作成ツールは特定の箇所のみ音声を聞き直すことができる機能や、そもそも自動で発言者を認識し分類する機能があります。

以下の記事で詳しくおすすめのAI議事録自動作成ツールを紹介しているので、ツールがどんな機能を保有しているのか、検討してみたい方は、ぜひご覧ください。

参考記事:【2023】議事録作成ツール10選を比較|選び方の解説付き

分かりやすい議事録を書くための8つのコツ

実際に議事録を作成してみて、その議事録が良い議事録なのか、迷われる方も多いと思います。ここでは良い議事録を書くための8つのコツをご紹介します。

議事録を作成したあとに、以下の8つのコツをチェックリスト風に照らし合わせて、確認してみましょう。

1. 会議の目的に沿って議事録を書く

議事録が完成したあとは、その議事録が目的に沿っているかを確認しましょう。例えば「社内全員が意思決定した内容とその過程まで共通認識が持てている」が目的の会議であれば、何が意思決定がされたのかはもちろんのこと、どの粒度まで議論の過程が議事録に書くべきかを確認するようにしましょう。

ただ決定事項が書かれているだけだと、その意思決定までにどんな意見が出て、どんな議論が為されたのかが分からなくなります。

もちろんただ意思決定された事項を共有するのが目的であれば、議論の過程は議事録に書く必要はありません。このように目的に沿って議事録の内容は変わるため、きちんと自分が書いた議事録が目的に沿っているかを確認するようにしましょう。

2. 簡潔な文章を心がける

自分が書いた議事録が簡潔な文章になっているかを確認しましょう。文章が長すぎると、その文章を理解するために読み手に労力がかかってしまいます。

具体的には

  • 句読点を適切に使用できているか
  • 1文章が約60文字程度に収まっているか、長くても100文字以内に収まっているか
  • 重複した表現はないか
  • 余分な情報はないか

を確認しましょう。

例えば

「今月の営業部全体の売上目標40億に対して昨日までで受注確定20億と達成率は50%となっています。」

という発言があったとします。発言内容をそのまま書く場合は、もちろんそのままでも問題ありませんが、それ以外のときには文章を簡潔にし、要点だけをまとめ

【営業全体の売上】

売上目標:40億
売上実績:20億(◯月◯日時点)
達成率:50%

というようにまとめて議事録を書くのがいいでしょう。

またまとめるやり方だけではなく、文章で議事録を書く場合のやり方もみていきましょう。

例えば

現状目標未達となっている要因は大方クライアントであるepic商事との交渉が難航しており、こちらの受注予測の4億が失注予測となったためビハインドしている

という文章があったとします。よりこの文章を簡潔にするために

現状目標未達となっている要因は、epic商事との交渉が難航したため。

受注予測の4億が失注予測となった。

と「句読点を使用する」「1文章を60文字程度に収める」「余計な情報を削除する」ことで簡潔な文章に仕上げていきます。

3. 構造化された状態を目指す

会議の内容を構造的にまとめ、議事録が作成できているかを確認しましょう。会議には目的を達成するための議題があり、その議題を話し合うための論点があります。下記の画像のようにそれぞれの情報は構造的に分類することが可能です。

構造化された議事録のイメージ画像

例えば、議題Aが「売上を上げるためにはどうすればいいか」であれば、論点A-1は「客単価を改善するには」議題A-2には「集客数を向上させるには」などの論点が入ります。議題Bが「コストを抑えるためにはどうすればいいか」であって、その内容を論点A-1に書いてしまってはいけません。

会議で発言された内容がどの構造部分に該当するのか、議事録で書いている情報がどの構造部分に該当しているのかを確認してみるようにしましょう。

4. 主語・述語を明確にする

当たり前のことではありますが、主語・述語を明確にするようにしましょう。会話上では主語述語がなくても成立することはありますが、文章で書くと、分からなくなります。特に会議に参加していない人が議事録をみたときに、認識の齟齬が起きやすいので、注意しましょう。

5. 5W1Hを明確にする

5W1Hとは

  • 誰が(Who)
  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • 何を(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)

をまとめた言葉で、議事録に関わらずビジネス全般で意識したい重要な手法です。特に決定事項を共有する際にはこの5W1Hを意識しながら議事録を書くようにしましょう。

6. 共有された資料を明記する

会議の最中に資料が投影された場合は、その資料も議事録に添付するようにしましょう。特に図解された資料などはその図解を議事録にいれておくと、議事録を共有したときに関係者の理解も進みます。

他にもスプレッドシートのデータなど、議事録を振り返った際に、何がどこにあるか迷わないためにも、会議中に共有された資料は議事録に書くようにしましょう

7. 事実と主観を分けて書く

議事録を書く時によくやりがちなのが、事実と主観を混ぜてしまい、議事録を作成してしまうことです。会議中における発言は特に事実と主観を意識していないため、議事録を書く際に、しっかりと分けておくことが大切です。

何が事実で何が主観なのかを見極めるためには、一定の訓練が必要ですが、コンサルティング業界がよく使う「空・雨・傘」という問題解決のためのフレームワークを参考にしてみましょう。

「空・雨・傘」とは下記のような整理方法です。

  • 空を見上げると雲がある:「雲がある」という事実
  • 雨が降りそうだと思う:「雨が降る可能性がある」という主観
  • 傘を持って出かける:「傘を持っていく」という判断

会議で発言された内容を「空・雨・傘」に当てはめ、整理しながらできる限り事実と主観を分けて、議事録を書いていくようにしましょう。

8. 箇条書き、記号、改行を使用する

文章の中身ももちろん大事ですが、見栄えが綺麗で見やすい議事録になっているかは、とても大事な要素です。そのために、文章を箇条書きや記号、改行を適切に使用するようにしましょう。

例えば下記のような議事録があったとします。

【目標未達要因について 】

売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更 。epic商事との交渉についても最終交渉となっている状況。新規商談および既存からの追加注文がないかを確認し売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告。来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する。エピック商事との交渉に山田部長も同席いただく。

これだとどこの情報を確認すればいいかが、分かりづらく議事録を確認する関係者に多大な負担をかけてしまいます。

この文章を適切に改行や記号を入れると下記のようなイメージになります。

【目標未達要因について】

  • 売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更
  • epic商事との交渉についても最終交渉となっている状況

【目標未達に対する打ち手】

  • 新規商談および既存からの追加注文がないかを確認
    • 売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告
  • 来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する
  • epic商事に山田部長も同席いただく

このように適切に改行や記号、箇条書きを使い、見た目が分かりやすい議事録を目指しましょう

効率化のために会議前・会議中にやるべきこと

議事録に必要な記載項目を把握した上で、議事録を書いていきますが、必要な項目数が多かったり、会議の時間が長くなれば必然と議事録作成に時間がかかってしまうものです。

議事録を作成し社内に情報を残すことは、とても重要な業務ですが、基本的に皆さんは他の業務もあり、その業務に時間をかけることも大切です。

ここでは効率的に議事録を書くための5つのポイントを

  • 会議前
  • 会議中

に分類しご紹介します。さらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。

参考記事:議事録作成を効率化する10の方法|おすすめツールも紹介

会議前

会議前にどんな準備をすればいいのかをご紹介します。突発的に開催される会議以外では、会議の

  • 目的の確認
  • 議題の確認
  • 議事録の必要項目の確認

の3点を準備することが大切です。各ポイントについて詳しくみていきましょう。

目的の確認

様々な目的を達成するために会議は開催されます。会議の目的は大きく下記の4つに分類されます。

  • 情報を共有する
  • 意思決定をする
  • アイディアを出す
  • 相談をする

上記の会議の目的を理解した上で、会議に臨み、議事録作成の効率化を図ることが可能です。

例えば「意思決定をする場」を目的とした会議があったとします。意思決定をすることが目的なので、もちろん議事録には「決定事項」が必要項目になります。またその決定に至るまでの過程の詳細を関係者にも共有する必要があれば、「議論の過程」も必要項目になってくるでしょう。

このように目的を理解することで、おおよそどんな項目を議事録に書く必要があるのかを判断することが可能になります。

ご紹介した目的は必ず1つだけとは限らず、「情報を共有した上で、最終的に意思決定をする」など複数の目的が組み合わさることもあるため、柔軟に目的を考えることも大切です。

議題の確認

さきほどご紹介した会議の目的に対して、どんな議題があるのかを事前に確認するようにしましょう。会議が始まる前に、その議題を議事録に書いておくことで、該当箇所に情報を書くだけになり、効率化を図ることが可能になります。

もし事前に議題が明確になっていない場合は、目的から自分なりに議題を推測し、会議中にすり合わせて対応するようにしましょう。

必要項目の確認

可能なら会議の主催者に最終的にどんな必要項目があれば、良い議事録となるかを確認しておきましょう。ただし主催者側に答えがあるわけではないので、ただ確認するだけではなく、自分なりに目的や議題を考えた上で、主催者に伝えるとより必要項目が明確になってきます。

会議中

会議前の準備だけではなく、会議中にも今からご紹介するポイントを実践することで議事録作成の効率化を図ることが可能になります。

フォーマットに埋めていく

会議前の準備で目的・議題を確認し、そこから議事録作成における必要項目を洗い出したあとは、その項目を先に議事録に書いておき、会議中にその各項目部分に内容をメモしていくようにしましょう。

よく会議中に話がされた順番でメモを書いていくケースがありますが、実際の会議は議題をいったりきたりすることも多いです。そのため順番にメモをしてしまうと、のちほど振り返る際にどの会話がどの議題についての話なのか混乱してしまう可能性があります。それを防ぐためにも必要項目が明確の場合は該当箇所にメモを書き、振り返りやすいようにしましょう。

また自社の指定されたフォーマットが存在する場合も、同様に先にフォーマットを入力し、該当箇所にメモをすることで、振り返りがしやすくなります。

記号・数字を活用する

メモを残す際に、内容をすべて記載してしまうと時間がかかるものです。時間をできるだけ削減するためにも、よく使われる社内用語や必要項目のメモには記号や数値を活用するようにしましょう。

例えばプロジェクトは「pjt」、なにか重要な発言である場合にはメモの際に「★」をつけるなど、できるだけシンプルにかつ振り返りがしやすいように工夫しましょう。

より効率化を図りたい場合は「AI議事録自動作成ツール」の検討も

ここまで議事録を書くために効率化するポイントや、議事録を書くためのコツをご紹介しました。ただそれでも会議時間が2時間かかってしまい、さらに細かな情報を書かなければならず、議事録作成に時間がかかってしまうケースもあると思います。

そんなときは議事録の作成時間を短縮する「AI議事録自動作成ツール」の検討をしてみることもおすすめです。「AI議事録自動作成ツール」とは自動で文字起こしをしてくれたり、発言者を自動で分類したりと議事録を書くために必要な機能を搭載しているツールのことです。

また議事録の作成だけではなく

  • 議事録の作成 / 編集
  • 議事録の共有
  • 議事録の管理

と議事録作成以外の工程も効率化することが可能です。

もし今までご紹介した議事録を書くために効率化するポイントや、議事録を書くためのコツを実践したが、なかなか上手く議事録がかけない、さらに議事録作成時間を削減したいと考えている方は今から詳しくご紹介する「AI議事録自動作成ツール」の導入も検討してみましょう。

AI議事録自動作成ツールの導入で失敗しないために確認すべき3つのポイント

AI議事録自動作成ツールを導入し、業務を効率化するためには、自社にあったツールを選ぶことが大切です。そのためには、普段どのように議事録を書いているのか、どんな工数を削減したいのかなどを整理することが重要です。何から整理したら良いかわからない、という方は、まず以下の3つのポイントで考えてみましょう。

1. 自動文字起こしの精度が高いか

AI議事録自動作成ツールには多様な機能が存在しますが、その中でも重要視されるのが文字起こし機能です。議事録を作成するための文字起こしを加工したり、そのまま活用したりしますが、この文字起こしの精度が悪ければ、余計な修正が発生してしまったりと逆に時間がかかってしまう可能性があります。精度を確認するためには、実際にツールの無料トライアルなどで体験してみるようにしましょう

2. どのWEB会議ツールと併用 / 連携できるか

WEB会議ツールで録画したものを、AI議事録自動作成ツールに読み込ませ、自動文字起こしをしようにも、WEB会議ツールと連携ができなければ、上手く行かない場合があります。昨今オンライン会議が増えましたが、各種ツールがどのようにWEB会議ツールと連携するのか、事前にチェックするようにしましょう。大きく

  • ツールがプラウザのため、特に設定が必要なく、併用できるもの
  • ツール側で設定が必要なもの

の2つのタイプがあります。こちらもぜひ一度実際に使用してみてみることをおすすめします。

3. データが無断で利用されないか

AI議事録自動作成ツールには、音声データや文字起こし結果を機械学習のために利用する場合があります。機械学習することで、文字起こし精度の向上が見込める可能性もありますが、ビジネスシーンで利用する場合については特に注意が必要です。

もし社外秘の情報を文字起こししてしまい、かつそのデータが機械学習に使用されるということは、情報が社外に流出してしまっていることになるため、どんなデータを文字起こしするつもりなのかは事前に考えた上で、ツールを選ぶようにしましょう。

もし重要な情報を扱う場合は、機械学習をしないツールを選ぶことをおすすめします。

おすすめのAI議事録自動作成ツール3選

ここからは、おすすめのAI議事録自動作成ツールを3つピックアップしご紹介します。

AI議事録自動作成ツールについて、もっと詳しく知りたい、ここに記載されているツール以外も知りたい、機能についてさらに詳しく知りたい方は下記の参考記事をご覧下さい。

参考記事:【無料体験有】おすすめのAI議事録自動作成ツール10選を比較!2023年最新版

1. スマート書記

スマート書記サービスサイトイメージ

※引用:スマート書記

スマート書記は累計利用社数3,000社を突破しているAI議事録自動作成ツールです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減や共有・管理の工数の削減も実現できます。

プランは基本使用料+文字起こしパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記の特徴

  1. 議事録作成時間を最大70%短縮
  2. 累計利用社数3,000社以上
  3. 様々な業界の大手企業・行政および自治体が導入するレベルのセキュリティ対策

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2. AmiVoice ScribeAssist

AmiVoice ScribeAssist サービスサイトイメージ

※引用:AmiVoice ScribeAssist

AmiVoice ScribeAssistは500以上の導入実績があり、企業・官公庁・教育機関など幅広い分野で活用されています。また市場シェアNo.1の音声認識技術を搭載しています。

インターネット接続の有無にかかわらず、いつでもどこでもAI議事録自動作成ツールを利用することができ、かつクラウドに⾳声データを送信しないため、セキュリティ面でも安心して使用できるツールです。

AmiVoice ScribeAssistの特徴

  1. 500以上の導入実績
  2. 市場シェアNo.1の音声認識技術を搭載
  3. インターネット接続不要で情報漏えいリスクを最小化

3. Rimo Voice

Rimo Voiceサービスサイトイメージ

※引用:Rimo Voice

Rimo Voiceは利用企業100社以上の、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。

5つのプランに分かれており、自分の利用時間に合わせて適切なプランを選択することが可能です。

ICレコーダーでの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

Rimo Voiceの特徴

  1. 日本語に特化したAIで自動文字起こし
  2. テキストと音声がシンクするスライダー機能
  3. AIが10秒で要約も作成

まとめ

議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録してまとめた文章のことです。ただまとめて記録するだけではなく、会議の参加者や会議に参加していない関係者に対して、下記2つの目的のために作成されます。

  • 情報を共有する
  • 認識の食い違いを防止する

そして議事録を会議によって必要な項目が違うため、各議事録でどんな項目が必要なのかを確認するようにしましょう。

その上で効率的に議事録を作成するために

  • 会議の目的を確認する
  • 会議の議題を確認する
  • 議事録の必要項目を確認する
  • フォーマットに合わせてメモを書いていく
  • 記事・数字を活用しながらメモを書いていく

方法をご紹介しました。

議事録を書くためにご紹介した方法をぜひ実践してみてください。

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スマート書記は、会議音声を録音し文字起こしや見出しごとに要点や要約にまとめることができます。

  • 録音やタイムスタンプで話した内容の振り返りが簡単に
  • 文字起こしや要約機能で読みやすい文章も自動で簡単に
  • 議事録レイアウトに沿って作成するのでそのまま共有も可能に

スマート書記なら、議事録をわかりやすく、そして簡単に作成することができます。

実際に作成できるのかを体験していただくため、14日間の無料トライアルを実施中!
ぜひこの機会にスマート書記の無料トライアルをお試しください。

この記事を書いた人
スマート書記ブログチーム

端末1台で録音や文字起こしを実現、全てのWeb会議ツールに対応。発言録も、まとめ型の議事録もスマート書記でカンタン作成

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