2026.10.6

議事録作成

議事録の書き方｜書く順番がわかる記入済みの例文と会議別の見本

議事録の作成は、多くの人が日常的に担う業務のひとつです。会議のたびに担当が回ってくる職場も珍しくありません。

ただ、いざ書き始めると手が止まります。

社内に空欄の様式はあるものの、どこに何を書けばよいのかが分からない
会議が終わったあと、どの項目から手をつけるかで毎回迷う
書き上げても「読みにくい」と指摘され、差し戻される

そのためこの記事では、議事録の基本となる5つの項目を、書く順番どおりに記入例で示します。定例会議・役員会議・商談の記入済み見本、読みにくさの直し方、わかりやすく書く8つのコツも解説するので、「埋まった状態の議事録を見ながら書きたい」とお考えの方はぜひ最後までご覧ください。

議事録作成を自動化するならOtolio

定例会議、役員会議、商談。会議が変わるたびに書き方を考え直すのは、もう必要ありません。Otolioは会議ごとに決めた書式で、議事録を自動で作成します。Web会議なら、カレンダーに予定を入れておくだけで参加と録音まで任せられます。累計8,000社以上の利用実績があります。

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議事録の基本5項目と書く順番

議事録は、タイトル・会議の日時・議題・決定事項・会議後のタスクの5項目を、基本の項目としてこの順に上から書きます。決定事項には会議で確定したことだけを書き、会議後のタスクには担当者と期限を添えると、読み手は「何が決まり、誰がいつまでに何をするか」を短時間で把握しやすくなります。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、会議時間の倍以上を議事録の作成に使っているという声が、最も多く挙がりました。書く項目と順番を先に決めておけば、毎回どこから手をつけるかを考える時間を減らせます。

そもそも議事録を書く理由は、決まったことを会議に出ていない人へ同じ内容で伝えること、誰が何をいつまでにやるのかをはっきりさせること、あとから判断の経緯を振り返れるようにすることの3つです。

この3つがぼやけたまま書くと、項目はそろっていても読まれない記録になります。目的の整理を詳しく扱っているのは議事録作成の目的です。自動化・効率化の方法もあわせて並べています。

書く順番どおりに記入例で見る

5つの項目を、上から順に見ていきます。それぞれに短い記入例を添えてあるので、自分の会議の言葉に置き換えてみてください。

① 何の会議かが分かるタイトルを書く

タイトルは会議名だけでも作れますが、主要な議題を一言添えておくと、あとから探す人が中身を開かずに内容を判断しやすくなります。

【営業部目標達成に向けた行動指標の洗い出し】

「営業部定例」だけでは、どの回の記録なのかが分かりません。議題の中心を一言添えるだけで、見つけてもらいやすい議事録になります。

② 会議の日時を曜日まで入れる

日付には曜日を添えます。

会議日時：2026年8月20日（木）10:00〜11:00

過去の議事録を探すとき、人は「先週の木曜の会議」のように曜日で記憶をたどります。開始と終了の時刻まで書いておけば、議論にどれだけの時間をかけたのかも残ります。

③ 議題を話した順に並べる

議題は、会議が始まる前に分かっている項目です。配られたアジェンダを先に写しておけば、会議中に手を動かす量を減らせます。

■議題・アジェンダ
・8月19日時点の営業実績の共有
・着地見込みの共有
・目標達成に向けた計画のすり合わせ
・目標達成に向けた具体施策の確認

実際に話した順に並べ替えるのは、会議が終わってからで構いません。

④ 決定事項は確定したことだけ書く

読みやすさの分かれ目になるのが、この項目です。決定事項の欄には、会議で確定したことだけを書きます。

■会議の決定事項・確認事項
・確度の高い案件には浅野・井上が同席してフォローする
・9月の新規開拓数を1人あたり週5件に増やす

決まっていないことを同じ欄に混ぜると、読んだ人はどれが確定なのかを判断できません。保留しているなら「次回決定」のように状態が分かる書き方にして、決定事項とは行を分けてください。

⑤ タスクに担当者と期限を添える

会議後のタスクは、決定を実行に移すための行動です。行動・担当者・期限の3つがそろって、はじめて追いかけられます。

■会議後のタスク
・小川担当のA社クロージング商談に同席：井上（期限：8/27）
・A社と日程調整を完了し、井上に共有：小川（期限：8/21）
・来週以降に訪問できる新規開拓先を浅野に共有：遠藤（期限：8/21）

期限のないタスクは、優先順位を付けにくくなります。日付まで書きましょう。

全部そろえた議事録の完成例

営業部の定例会議で、5つを上から並べた1本がこちらです。

【営業部目標達成に向けた行動指標の洗い出し】
会議日時：2026年8月20日（木）10:00〜11:00
参加者：営業部部長浅野・営業部課長井上・上野・遠藤・小川

■議題・アジェンダ
・8月19日時点の営業実績の共有
・着地見込みの共有
・目標達成に向けた計画のすり合わせ
・目標達成に向けた具体施策の確認

■会議の決定事項・確認事項
・確度の高い案件には浅野・井上が同席してフォローする
・9月の新規開拓数を1人あたり週5件に増やす

■会議後のタスク
・小川担当のA社クロージング商談に同席：井上（期限：8/27）
・A社と日程調整を完了し、井上に共有：小川（期限：8/21）
・来週以降に訪問できる新規開拓先を浅野に共有：遠藤（期限：8/21）

決定事項は内容が具体的で、タスクは担当者と期限を含む行動の単位まで落ちています。この2つがそろっていれば、会議に出ていない人でも次に取るべき行動を把握できます。空欄の様式そのものを手元に置きたい方もいるでしょう。議事録フォーマットの作り方で、会議別のテンプレートとWord・Excelでの整え方を扱っています。

会議に応じて足す項目

参加者と場所も、議事録で使われる基本情報です。必要に応じて、会議の日時とあわせて冒頭にまとめて書いておきます。ここから先に足す項目は、会議の性質に応じて決めてください。

意見が対立したまま結論が出ずに終わる会議では、「残論点・次回の議題」の欄を立てます。次の会議で話す必要が残った内容を書いておけば、冒頭でどこから再開すればよいか迷いません。

結論に至った過程まで書く必要のある会議もあります。過程が残っていれば、関係者は背景を理解したうえで決定を受け取れます。反対意見まで細かく残す会議もあれば、結果だけで足りる会議もあるでしょう。どこまで残すかは会議や企業によって大きく変わるため、始まる前に責任者へ確認しておくのが確実です。

経営会議や役員会など、会社の方針を決める会議では、会議の運用ルールに応じて、重要な発言とその発言者を記録します。誰の発言かまで残す場合は、あとから振り返ったときの「言った・言わない」を防ぎやすくなります。

ただし、会議中に発言者を正確にメモし続けるのは骨が折れる作業です。記憶が曖昧になったり、手が追いつかなくなったりします。そのようなときは、録音や録画のツール、あるいはAI議事録ツールを使うのが現実的です。ツールによっては、発言者を自動で認識して分類する機能を備えています。

質疑応答や発言はどこまで書く？

議事録には、大きく2つの形があります。発言をそのまま残す形と、要点だけをまとめる形です。どちらを選ぶかで書く量が変わるため、書き始める前に決めておきましょう。

判断の基準になるのは、会議の性質です。「あとから決定の根拠を確認する必要があるか」に加えて、法令・社内規程・会議体の運用ルールも確かめてください。

役員会や労使協議、法務が関わる会議では、必要に応じて質問者と回答者、重要な質疑の中身まで残します。誰がどんな懸念を出し、それに誰がどう答えたのかまで残っていれば、やりとりを決定の裏づけとして確認できます。記載の範囲は、法令・社内規程・会議体のルールに従ってください。

営業の商談や日常の打ち合わせでは、発言単位まで残すと読む側の負担が増える場合があります。詳細な発言記録が必要でなければ、「質問の要旨」と「回答の結論」を1行ずつ書き、決定に影響した論点を中心に残します。

書く形は、次の2つに絞ると迷いません。

論点ごとにまとめる：「調達遅延の影響範囲について質問。9月納品分までは影響なしと回答」
発言単位で残す：「池田：影響は9月納品分にも及ぶか」「生産本部長：現時点では及ばない」

結論よりも議論そのものが目的の会議もあるでしょう。その場合は、ディスカッションの議事録を作成するコツで扱っている、論点ごとに立場を並べる形が向いています。

必要な記録の粒度は、同じ会社の中でも会議によって違います。1種類の形ですべてを回そうとすると、詳細に残したい人からは「情報が足りない」、要点だけ読みたい人からは「長くて読みにくい」と、両側から不満が出ます。会議体ごとにどちらを使うかを先に決めておけば、書く人が変わっても粒度は揺れません。

どこまで書くかと同じくらい、何を書かないかを決めておくと迷いが減ります。要点をまとめる形なら、雑談、議題から外れた脱線、言い回しの細部といった、意思決定に関係しない内容は省けます。配布資料に書いてある内容も、重ねて書く必要がなければ資料名や参照先だけを残す方法があります。ただし、法令・社内規程・会議体のルールで記録が求められる内容は省略しないでください。

発言をそのまま残す形で書く機会が多いなら、会話形式の議事録の書き方にテンプレートと要約形式との違いをまとめてあります。

定例・役員会議・商談の記入済み見本

会議の性質が変わると、必要な項目も変わります。ここから並べる3つの見本のうち、自分の会議に近いものを1つ選び、項目を差し替えて使ってください。3つのどれにも当てはまらないときのために、それぞれの見本のあとに、会議の種類ごとの詳しい記事への入り口を置いています。

定例会議の記入例

定例会議で追いかけるのは、前回からの進み具合と持ち越しになっている事項です。前回の宿題と今回の保留事項を、それぞれ項目として立てておきましょう。同じ議題を毎回ゼロから確認し直す手間がなくなります。

【定例】マーケティング部週次定例（第32回）

■会議概要
・会議日時：2026年8月20日（木）10:00〜11:00
・会議場所：オンライン（Web会議）
・参加者：部長森・中村・木村・山本

■会議の目的
・進捗状況の共有と課題の早期発見
・直近で意思決定が必要な事項の決議

■前回の宿題・保留事項の確認
・展示会リードのスコアリング基準の作成：完了（中村）
・広告クリエイティブの差し替え：本日議題にて協議

■定常報告事項
・全体進捗：遅延あり（リード獲得が計画比88%）
・主要指標：問い合わせ数142件、商談化率21%

■本日の議題
・8月のリード獲得状況と未達要因
・9月の広告予算の配分

■会議の要点・決定事項・確認事項
・決定事項：
・検索広告の予算を9月から月20万円増額し、比較系キーワードに寄せる
・展示会リードは獲得から3営業日以内に一次架電する運用に変更する
・確認事項：
・リード獲得の未達要因は、比較系キーワードの入札単価の上昇であると確認

■保留事項（ペンディング）
・オンライン展示会への出展可否（費用の見積もりが未着のため次回に持ち越し）

■会議後のタスク
・9月の広告予算の配分案を作成：木村（期限：8/25）
・3営業日以内の架電ルールを営業部へ共有：中村（期限：8/21）
・オンライン展示会の見積もりを取得：山本（期限：8/27）

■次回会議の予定
・会議日時：2026年8月27日（木）10:00〜11:00
・次回議題：9月の広告予算の確定、オンライン展示会の出展可否

■付記事項・参考資料
・参考資料：8月度リードレポート（共有フォルダの月次レポート内）

部内の定例に限らず、社内会議全般で使える形も押さえておくと応用が利きます。必須項目と失敗例は社内会議の議事録の書き方で確認できます。

役員会議の記入例

役員会議では、決まったことに加えて、重要な判断の背景や経緯も残しておくと、あとから意思決定の理由を振り返りやすくなります。会議の運用ルールに応じて、報告事項と決議事項を分け、重要なコメントは発言者ごとに書き分けます。

【役員会議】2026年度第5回定例役員会

■会議概要
・日時：2026年8月18日（火）13:00〜16:00
・場所：本社第1会議室
・出席者：（敬称略）
・［議長］代表取締役遠山
・［出席役員］専務岩田、常務池田、取締役大西
・［事務局・記録］総務部白石

■会議の目的
・各部門の月次業績報告と予実管理の確認
・経営重要案件の審議および決議

■報告事項（モニタリング）
・全社業績報告（7月度）
・売上高：12億4,000万円（予算比96%）
・営業利益：8,200万円（予算比103%）
・各管掌部門からの進捗報告
・営業本部：大型案件2件の受注が9月へずれ込む見込み
・生産本部：主要部材の調達リードタイムが2週間延伸

■決議事項（審議案件）
・第1号議案：関西支店の増床
・【結論：承認】2027年3月期中に現拠点の隣接フロアを賃借する
・岩田より、増床の判断は営業人員の採用計画と連動させるべきとの指摘があり、採用計画の提出を条件に承認
・第2号議案：基幹システムの刷新
・【結論：継続審議】投資回収の前提が部門ごとに異なるため、全社の試算に統一して次回再提出

■会議の要点・重要コメント
・経営判断のポイント：
・増床は採用の進捗が前提。人員が埋まらない場合は増床時期を後ろへずらす
・指摘事項：
・池田より、部材の調達遅延は受注残の納期に影響するため、営業への事前連絡を徹底したいとの指摘

■残課題・保留事項
・基幹システム刷新の投資回収試算の統一（担当：大西取締役、9月8日までに策定）

■執行指示事項（タスク）
・関西支店の採用計画を提出：営業本部長（期限：9/4）
・調達遅延の影響範囲を整理し営業本部へ共有：生産本部長（期限：8/25）
・投資回収試算のフォーマットを全社統一して再提出：大西（期限：9/8）

■次回会議の予定
・日時：2026年9月15日（火）13:00〜16:00
・議題案：基幹システム刷新の再審議、上期決算見込み

■添付資料
・資料1：7月度月次業績報告
・資料2：関西支店増床計画書
・資料3：基幹システム刷新投資回収試算

同じ役員会議でも、会社法上の取締役会として開く会議なら、記載すべき事項が法令で決まっています。その場合は取締役会議事録の書き方で記載例と保管のルールを確かめてください。

誰の発言かまで残す会議では、書く量が一気に増えます。手で追いきれないと感じたなら、記録の一部は録音に預けましょう。そのほうが現実的です。

商談の記入例

商談の議事録には、社内への報告と次回の準備という2つの役目があります。伺った内容と先方の反応を書き、次回までの宿題は自社と先方に分けておきましょう。次の一手が決めやすくなります。

【商談】A社様導入検討打ち合わせ（第2回）

■商談概要
・商談日時：2026年8月19日（水）14:00〜15:00
・場所：オンライン（Web会議）
・参加者：
・［先方］経営企画部山下部長、情報システム部高橋様
・［自社］営業担当：西村、エンジニア：藤田

■商談の目的
・第1回で伺った課題に対する提案内容の確認
・稟議に必要な資料と進め方のすり合わせ

■ヒアリング事項（顧客の現状・課題）
・現状：全社で月120本の会議があり、うち役員会と部門定例の議事録を総務部3名で作成
・課題：1本あたり2時間前後かかり、月末は他業務が止まる
・要望：既存のドキュメント共有の運用は変えたくない

■提案内容と先方の反応
・提案ポイント：まず役員会と部門定例の2会議体に限定して導入し、3か月で作成時間を計測する
・先方の反応：段階導入には前向き。情報システム部からは社外への音声の持ち出し可否を確認したいとの要望

■決定事項・合意事項
・合意点：9月から2会議体で試用を開始する
・契約条件：試用期間は3か月、対象は総務部3名と役員4名

■次回までの宿題（アクションアイテム）
・［自社］セキュリティの確認事項に回答する資料を提出：藤田（期限：8/26）
・［自社］段階導入の費用の見積もりを提出：西村（期限：8/26）
・［先方］情報システム部の確認事項を整理して送付：高橋様（期限：8/28）

■次回会議の予定
・日時：2026年9月2日（水）14:00〜15:00
・議題案：セキュリティ確認事項の回答、稟議スケジュールの確定

■付記事項・備考
・稟議は9月中旬の経営会議に上げる想定

記録を次の受注まで運ぶ書き方は、商談議事録の書き方とテンプレートで詳しく扱っています。

3つの見本は、項目の立て方と記号の使い方をそろえてあります。会議の性質に合わせて、不要な項目は削り、必要な項目を足してお使いください。

NG例とOK例で見る読みにくさの直し方

差し戻される議事録の多くは、似たところでつまずいています。同じ会議の記録を、悪い例と直した例の順に並べてみます。

NG例

会議日時：2025年8月1日（金）10：00〜11：00
参加者：営業部長A・課長B・C・D

■議題・アジェンダ
・新商品キャンペーンについて
・営業目標の進捗について

■会議の決定事項・確認事項
・新商品キャンペーンは9月からスタート予定
・広告予算については検討が必要
・営業目標は達成率85%

■会議後のタスク
・資料を準備：C
・予算の件を検討：B
・営業のフォローを頑張る：各課

直すべき3点

直す場所は3つです。

決定事項が「予定」のまま

まず「新商品キャンペーンは9月からスタート予定」の行です。この「予定」という言葉では、決まったことなのか検討中なのかが読み取れません。「広告予算については検討が必要」も同じです。誰が検討して、いつまでに決めるのかが書かれていません。

読む人の誤解を防ぐために、曖昧な言い方は避けます。決まったことは確定事項として書き、決まっていないことは「未決定」「継続検討」「次回決定予定」など、状態が分かる表現にしましょう。言葉を選び直すだけで、伝わり方は変わります。

タスクに担当者と期限がない

会議後のタスクは具体的に書き、担当者と期限を必ず添えます。

NG例の「資料を準備」を読んでも、どんな資料をいつまでに用意し、誰に渡すのかが見えません。「営業のフォローを頑張る：各課」はさらに曖昧です。行動の単位まで落ちておらず、各課が具体的に何をするのかも分かりません。

担当者の書き忘れは、議事録で起こりやすい抜けです。会議の最後に決定事項とタスクを口頭で読み上げて確認すると、書き漏らしを防ぎやすくなります。期限がないとタスクの優先順位を付けにくくなるため、日付も忘れずに入れてください。

背景や原因が残っていない

議事録は、次の会議への橋渡しも担います。数値の変化や決定事項について、次回の判断に必要な背景や原因を短く残しておきましょう。

NG例に残っているのは「営業目標は達成率85%」という数字だけで、その原因が書かれていません。これでは「なぜ未達だったのか」を読み取れず、次の打ち手にもつながりません。

背景や原因が抜けていると、読んだ人が状況や判断の経緯を追えません。目標未達ならその原因、決定事項ならその判断理由など、次回の議論に必要な情報を残しておきましょう。

背景を書きたくても発言者が分からないこともあるでしょう。そのときは議事録で発言者が特定できない6つの原因に3ステップの解決方法をまとめています。

OK例

先ほどのNG例を直すと、次のようになります。

会議日時：2025年8月1日（金）10：00〜11：00
参加者：営業部長A・課長B・C・D

■議題・アジェンダ
・新商品キャンペーンの準備状況と今後のスケジュール
・営業目標の7月進捗と改善策

■会議の決定事項・確認事項
・新商品キャンペーンは2025年9月1日開始で確定
・販売店向け説明資料は C（営業企画）が作成
・広告予算配分については次回会議で決定
・営業目標の未達（85%）は「在庫過多・競合値下げ」が原因と確認

■会議後のタスク
・販売店向け説明資料を作成：C （期限：8月5日）
・広告予算の再検討：B （期限：8月7日）
・在庫過多の販売店5社を訪問し対策提案：D （期限：8月6日）
・競合動向を整理して次回共有：各課（期限：8月8日の会議時）

上司や関係者が議事録を開いて最初に探すのは「何が決まったのか」です。OK例では、開始日を確定事項として言い切り、まだ決まっていない広告予算は「次回会議で決定」と保留のまま置いています。決定と保留が読み分けられると、そのあとの指示もぶれません。「言った・言わない」の食い違いも起きにくくなります。

次に探すのは「誰がいつまでに何をするか」です。OK例のタスクは、行動・担当者・期限がすべてそろっています。進捗を追う側も状況をつかみやすくなります。

3つ目は、背景や原因です。OK例では、「営業目標の未達（85%）は『在庫過多・競合値下げ』が原因と確認」と、数字だけでなく原因まで残しています。背景が分かると、次の会議でも同じ前提から議論を始めやすくなります。

わかりやすい議事録を書く8つのコツ

読みやすい議事録は、書き始める前の段取りで半分が決まります。会議が始まってから考え出すと、記録に追われて要点を拾えません。

会議が始まる前にやる3つの準備

1. 議題とゴールを把握する

配られたアジェンダを読み、各議題で「何を決めるのか」「誰が何をするのか」を先に予測しておきます。会議の目的が頭に入っていれば、どの発言をメモすべきかを会議中に判断できます。

共有された資料にも、先に目を通しておきましょう。分からない用語を調べておけば、会議中に言葉の意味を追いかけずに済みます。

2. 書く形を用意し、分かっている情報を先に入れる

5項目のうち、タイトル、会議の日時、議題の3つは、会議前に分かっている場合が多いでしょう。事前に議事録へ書き込んでおき、会議中は必要に応じて直すだけにしておくと、記録に集中できます。

書く形を先に決めておくこと自体にも効果があります。毎回ゼロから構成を考えずに済み、書くべき内容の抜け漏れも防げます。社内の独自フォーマットや過去の議事録を確認し、完成形のイメージを固めておきましょう。録音や録画のツールを使うなら、この段階で動作まで確かめておきます。

3. 参加者と役職を確認する

参加者の名前と役職を先に一覧にしておけば、発言者を書き留めるのが楽になります。会議中に使う略称や記号も決めておきましょう。例えば、田中さんを「T」、佐藤さんを「S」と書き、決定事項には星印を付けます。それだけでも手を動かす量は減ります。

対面の会議なら、座席表を手元に置いておくと発言者を追いやすくなります。なお、書き上げたあとの最終確認には議事録チェックリストの18項目が使えます。

書くときの8つのコツ

次の8つは、書いている最中にも、書き上げて読み返すときにも使えます。1つずつ当ててみてください。

1. 会議の目的に沿って書く

書き上がったら、その議事録が目的に沿っているかを確認しましょう。

会議の目的が「社内全員が、意思決定した内容とその過程について共通認識を持つこと」であれば、決まったことを並べるだけでは足りません。どの粒度まで議論の過程を書くべきかまで確かめてください。結論しか書かれていない議事録からは、そこに至った議論が読み取れないからです。

会議の目的が変われば、書く内容も変わります。

2. 簡潔な文章を心がける

一文が長くなるほど、読み手は内容をつかむのに時間を使います。簡潔に書けているかどうかは、次の4点で確かめられます。

句読点を適切に使えているか
一文が長くなりすぎていないか
重複した表現はないか
余分な情報はないか

ここで前提にしているのは、要点と決定事項を書き出す形の議事録です。会話の中身をすべて書き留める必要はありません。全発言を残そうとすると、記録の量は増えるのに要点は見えなくなります。まずは決定事項と、次の行動の内容・期限・担当者を優先して書き、必要に応じて判断の背景や重要な論点を補います。

たとえば会議で、「今月の営業部全体の売上目標40億に対して昨日までで受注確定20億と達成率は50%となっています」という発言が出たとしましょう。要点だけを残すと、こう変わります。

【営業全体の売上】
売上目標：40億
売上実績：20億（8月19日時点）
達成率：50%

項目に分けて整理するだけで、一目で内容を把握できる議事録になります。

3. 「問題」と「解決案」を対応させる

1つの議題に対して、意見や案は複数出ます。問題と解決案の対応が崩れていると、あとから読み返しても論点を追えません。

問題が「売上目標を達成できていないこと」なら、原因ごとに解決案を対応させます。

・問題1：客単価が低い → 解決案：上位プランの提案率を高める
・問題2：新規顧客が少ない → 解決案：新規獲得施策を強化する

番号をそろえて書けば、どの問題に対する解決案なのかが一目で分かります。会議で解決案まで出た問題は、対応する案とセットでまとめましょう。

4. 主語・述語を明確にする

話し言葉なら、主語や述語が省かれても通じます。ところが文章にすると、意味はとたんにぼやけます。曖昧なまま残せば、会議に出ていない人との食い違いにつながります。特に、「誰が」「何を」決めたのかは省かずに書きましょう。

5. 5W1Hを明確にする

5W1Hとは、

誰が（Who）
いつ（When）
どこで（Where）
何を（What）
なぜ（Why）
どのように（How）

をまとめた言葉で、議事録に限らず仕事の文章全般で使えます。この6つがそろっていれば、読み手が足りない情報を推測で補う場面は減ります。とくに決定事項を書くときは、1つずつ確かめながら進めてください。

6. 共有された資料を明記する

会議で使った資料は、議事録に添付するか、資料名と保存先・リンクを書き添えておきます。図で説明された資料ほど、あとから読む関係者の理解を助けてくれます。

スプレッドシートのように別ファイルで管理しているデータは、名前と置き場所まで残しましょう。振り返るときに探し直す手間がなくなります。

7. 事実と主観を分けて書く

事実と主観が混ざるのは、議事録でよく起きる失敗です。会議中の発言には、事実だけでなく発言者の解釈や判断も含まれています。まとめるときに、この2つを分けてください。

見分けるときに使えるのが、コンサルティング業界でおなじみの「空・雨・傘」という考え方です。

空を見上げると雲がある：「雲がある」という事実
雨が降りそうだと思う：「雨が降る可能性がある」という主観
傘を持って出かける：「傘を持っていく」という判断

自分の解釈や推測を加えると、あとからトラブルの原因になります。確認できた事実と、発言者の意見・判断を分けて記録しましょう。曖昧な点は、その場で確認するのが一番早く済みます。

8. 箇条書き・記号・改行を使う

書かれている内容が正しくても、見た目が整っていなければ読みにくさは残ります。時系列や要点が飛び飛びになっていると、読み手は必要な情報を探すところから始めなければなりません。

たとえば、次のような議事録が回ってきたとしましょう。

【目標未達要因について】
売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更。スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況。新規商談および既存からの追加注文がないかを確認し、売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告。来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する。スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく。

これでは、どこを確認すればよいのか読む側には見当がつきません。改行と記号を入れるだけで、同じ内容がこう変わります。

【目標未達要因について】
・売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更
・スマート商事との交渉は最終段階

【目標未達に対する打ち手】
・新規商談および既存からの追加注文がないかを確認
・売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告
・来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する
・スマート商事との交渉に山田部長にも同席いただく

書かれている情報は同じです。それでも、読む速さはまるで違います。箇条書き・記号・改行を使って、見た目から分かる議事録に整えましょう。

議事録を取りながらだと会議に集中できない、どうすれば？

録音できる会議では、手で書き取る内容を「誰が・何を・いつまでに」の3点と、議題が切り替わった時刻などに絞ると負担を減らせます。重要な発言の細部は録音で確認できるため、会議中は議論を聞くことに注意を戻しやすくなります。録音する場合は、社内規程や相手先との取り決めも確認してください。

同アンケートでは、記録に追われて自分の担当議題でも発言が浅くなる、という声も挙がっていました。議事録作成の負担は、会議後に時間がかかることだけではありません。会議中の注意力が記録と議論に分かれてしまうことも、負担のひとつです。

録音ツールを使えば、必要な発言は会議後に音声で聞き直せます。会議中は要点と時刻だけをメモし、細かな発言内容はあとから確認します。この役割分担にすると、記録に追われにくくなります。それでもメモが追いつかない場合は、書き方以外の原因も考えられます。議事録のメモが追いつかない時の完全対処ガイドに、原因別の対処をまとめました。

書き上げた議事録は誰に・いつ渡すか

議事録の仕事は、書き終えた時点では終わりません。誰にどう渡し、どこに置くかまで決めておきましょう。次の会議で必要な情報を取り出しやすくなります。

会議終了後24時間以内に共有する

会議が終わってから共有までの時間が空くほど、関係者の記憶は薄れていきます。「あの決定はこういう趣旨だったはず」という食い違いが生まれるのは、この空白の時間です。通常の社内会議なら、必要な確認を済ませた初稿を24時間以内に回すことをおすすめします。

送る相手は、会議の参加者だけではありません。決定事項やタスクに関わる欠席者まで含めて考えましょう。送り先の経路を先に決めておけば、毎回迷わずに済みます。本文の書き出しで手が止まる方には、議事録メールの書き方に社内外6パターンの例文があります。

初稿の段階で、細かな文言まで整える必要はありません。ただし、事実関係や決定事項・タスクは確認してから共有しましょう。共有後に表現上の修正が入った場合は、その都度更新します。

会議直後には、不明点をその場で主催者や関係者へ確認しておきます。全体に共有する前に、必要に応じて主催者へ認識の相違がないかを確かめておくと、共有後の差し戻しを防ぎやすくなります。

あとから探せる保管と命名

あとから検索できるようにするため、保管場所と命名ルールをチームでそろえておきましょう。有効なのは次の3つです。

保管先：プロジェクトごとのフォルダ、会議体ごとのフォルダに分ける
ファイル名：YYYYMMDD_会議名_第〇回のように日付と会議名と回数で統一する
タグ：プロジェクト名・部署名などのタグを付けておく

保管先・ファイル名・タグがそろっていれば、過去の議事録から「あの時の決定理由」や「保留事項」を探し出せます。会議によっては、残す年数が法律で決まっています。議事録の保存期間で会議別の法定保存期間を確かめてください。

命名だけそろえても、置き場所が部署ごとにばらけていれば探せません。フォルダの分け方と閲覧できる範囲を先に決め、決まったら会議体の運用ルールとして書き残しておきます。議事録が散らばって探しにくくなるのを防ぐポイントは、議事録の管理で6つに整理しました。

修正が出たときは履歴を残す

共有した後に解釈違いや誤記が見つかったら、修正の内容をあとから確認できる形で更新します。

ドキュメントの冒頭に「更新履歴」の欄を作り、「2026/08/21：広告予算の表現を修正」と1行残しておきましょう。それだけで、あとから見返した関係者もどこが変わったのかを追えます。修正が入ったときは、関係者へその場で通知しましょう。

議事録を書く時間そのものを減らす

書き方の型で減らせるのは、「何をどの順に書くか迷う時間」です。録音を聞き直す負担や、記録に追われて会議に集中できない状態までは、型だけでは解消できません。議事録の作成が本業を圧迫し、会議の数に追いつかないという状態が続いているなら、型の外側に手を入れる必要があります。

議事録の作成を支える道具は、大きく2つです。

選択肢	自動化する範囲	おすすめの方
①AI議事録ツール	文字起こし・要約・議事録作成	議事録作成そのものの時間を減らしたい
②会議業務全体を自動化するAIエージェント	会議前の準備・議事録作成・フォローアップまで	議事録を含む会議業務全体の負担を減らしたい

費用をかけずに自力で改善するなら、まず時間の使われ方を切り分けます。議事録に時間がかかる4つの原因が、会議前・中・後のどこで失っているかを整理しています。

AI議事録ツールを比較検討したい方へ

AI議事録ツールの主な機能には、会議音声の文字起こし・要約・発言者の分類などがあります。対応範囲はツールによって異なりますが、議事録を作る時間そのものを短くするのに役立ちます。

対応する会議形式、文字起こしの精度、セキュリティ機能やデータの取り扱いはツールごとに違います。自社の会議に合うかどうかは、複数を並べて確かめるのが確実です。主要なツールの特徴と選び方は、AI議事録ツール14選の比較記事にまとめています。

会議業務全体を自動化したい方におすすめの「Otolio」

議事録の作成だけでなく、会議前の準備から会議後のフォローアップまで一貫して自動化したい方もいるでしょう。そうした方には「Otolio」がおすすめです。

Otolioは会議業務を自動化するAIエージェントで、累計8,000社以上の利用実績があります。機密情報をAIに学習させないまま各社へ最適化する独自アルゴリズムを採用しました。機密性の高い会議で使うなら、アクセス管理やデータの取り扱いといった自社のセキュリティ要件もあわせて確認してください。

以下は、Otolioを導入した企業のビフォーアフターです。

企業名	業種	導入前	導入後
コクヨ株式会社	製造	2時間会議の議事録作成に4時間以上	約30分に短縮（90%削減）
株式会社東京ドーム	サービス	経営会議の議事録作成に最大6時間	1.5〜3時間に短縮（50%削減）
株式会社CBホールディングス	医療・福祉	最大52ページの議事録を2.5名で丸2日	2.5人の作業を1人で完了（会議後2営業日で初稿提出を継続）
株式会社フィックスポイント	IT	商談1件あたり最大1.5時間の議事録作成	約30分に短縮（65%削減、作成時間がゼロになった議事録もあり）

さらに、商談での活用では、商談準備から議事録作成、フォローアップまでの業務時間を平均90%削減できることを社内検証で確認しています。議事録だけでなく、商談前のリサーチや商談後のメール作成・CRM入力までを含めて自動化できる点が、議事録に特化したツールとの違いです。

自分で議事録を書いている方に近い例として、株式会社大和バルブの役員会を紹介します。機密性の高い会議に外部の記録者を入れられず、役員自身が書き手を務めていました。

会議中は要点と時刻をメモし、終了後はICレコーダーの該当箇所を前後数分ずつ聞き直していました。そうしてA4用紙8〜10ページの議事録にまとめ、完成までには2週間ほどかかっていたそうです。

導入後、議事録の作成時間は50%削減されました。イヤホンをつけて聞き直している間は、周りの社員が声をかけづらくなります。その時間が短くなれば、相談に乗れる時間も増えます。導入を決めるときには、そうした定性的な効果も見込んでいたそうです。

参考記事：機密性の高い役員会の議事録作成時間を50%削減。Otolioで情報の可視化を強化する

業種や会議の種類が異なる企業の使い方と削減の幅は、導入事例｜Otolioで確認できます。

まとめ｜記入例をなぞれば議事録は書き上がる

議事録を書くときに迷うのは、だいたい次の2つです。

1つ目は、どの項目から手をつけるかという点です。タイトル、会議の日時、議題、決定事項、会議後のタスクという基本の5項目を上から順に埋めていけば、構成で立ち止まる時間を減らせます。記入例を自分の会議の言葉に置き換えるだけで、1本分の形は整います。

2つ目は、質疑応答や発言をどこまで残すかという判断です。ここは会議の性質で決まります。正式な記録が必要な会議では、法令・社内規程・会議体の運用ルールもあわせて確認してください。

まずは、次に出る会議に近い見本を1つ選び、項目を差し替えて使ってみてください。1本書き上げれば、次回からは同じ順番で進められます。

型どおりに書けるようになると、構成で迷う時間は減らせます。一方、録音の聞き直しや清書に時間がかかっている場合は、書き方だけでは十分に短縮できません。

書く作業そのものを、次の会議から手放す

会議ごとに書式を決めておけば、その形のまま議事録ができあがります。Web会議なら、カレンダーに予定を入れるだけでOtolioが参加して録音します。会議が終わると、決めた書式で議事録が自動的に作成されます。残る作業は、確認と手直しだけ。聞き直しに使っていた時間が、そのまま手元に戻ります。

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この記事を書いた人

エピックベース株式会社｜マーケティング部｜青木喬平

2023年にエピックベースに入社し、累計利用社数8,000以上「Otolio」のマーケティングを担当。本ブログでは、議事録・文字起こし・生成AI・AIエージェントに関するノウハウや、企業が業務効率化の実現・DXの推進に必要な情報を現場のリアルな視点からお届けしています。 ※ 本ブログはOtolio運営元であるエピックベース株式会社の社員が執筆・編集しています。

よくある質問とその回答

Q. 議事録は誰が書くべきですか？

多くの場合、会議の書記役や幹事役にあたる担当者が書きます。決まりは組織によって違い、若手社員が持ち回る職場もあれば、責任者が自ら書く組織もあります。チームの中で先に担当を決めておけば、会議の直前に慌てずに済みます。

Q. 1時間の会議の議事録に何時間もかかるのはおかしいですか？

おかしくはありません。会議の内容と求められる記録の細かさによっては、1時間の会議でも作成に数時間かかります。録音の聞き直し、内容の整理、体裁の調整といった工程が重なるほど、会議そのものより作業の時間が長くなります。

とくに時間を取られるのが、聞き直しと整形の2つです。書き方の型を決めるだけでも短くはなります。聞き直しの時間まで縮めたいなら、録音を扱うツールに任せるのが近道です。

Q. ChatGPTで議事録を作成することはできますか？

文字起こしされたテキストがあれば、作成できます。ChatGPTには、文章の要約、大事な点のリストアップ、口語から文語への変換を任せられます。会議の音声そのものを扱う機能もあります。録音した内容を文字起こしし、要約まで出す機能です。2026年10月時点では、Plus・Pro・Business・Enterprise・Eduの各ワークスペースで使えます。ただし対象は、macOSデスクトップアプリのみです。1回の録音は4時間までとなっています。Windows端末で録音機能を使いたい場合は、文字起こしツールやAI議事録ツールとの併用が選択肢になります。

参照：ChatGPT Record | OpenAI Help Center