議事録作成

【徹底解説】わかりやすい議事録を書く8つのポイント!効率化する方法やツールも紹介

議事録の書き方とコツ

この記事でわかること

  • 議事録の基本的な書き方とサンプル
  • 議事録を分かりやすく作成するための8つのコツ
  • 議事録作成を効率化するAI議事録ツール3選

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会議や打ち合わせの内容をまとめた議事録は、発言を正確に記録し、業務に生かすための、非常に重要なアイテムです。職種や業界関係なく、ほとんどの企業が議事録の作成を行っています。この記事をご覧の皆様の中でも、議事録作成の仕事を担当された経験のある方は多いのではないでしょうか。

一言で議事録といっても、その形式や議事録に必要な項目は様々です。多くのWebサイトで議事録のテンプレートなどが公開されていますが、最終的には自社にあった形で、かつ自分のやりやすいやり方で議事録を書いていく必要があります。

この記事では、「そもそも議事録の書き方がわからない」「わかりやすい議事録を書きたい」「議事録を効率よく書くコツが知りたい」と議事録作成に関して、お悩みの方に向けて、議事録を書くためのコツを紹介し、議事録作成の手助けとなる情報を解説していきます。

  • 見やすい議事録を書けるようになりたい
  • 効率的に議事録が書けるようになりたい
  • 議事録を書くためのポイントを把握したい

とお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

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  • 会議後のまとめ作業に時間がかかっている
  • 会議中のメモが大変で追いつかない
  • 議事録作成後の言った言わない問題の確認が大変

このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。

スマート書記は議事録などのドキュメント作成に関する作業を自動化・効率化することができ、作成時間を最大90%以上削減することが可能です。

議事録を作るメリット

議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録してまとめた文章のことです。ただまとめて記録するだけではなく、会議の参加者や会議に参加していない関係者に対して、下記2つの目的のために作成されます。

  • 情報を共有する
  • 認識の食い違いを防止する

議事録を作ることで、会議に参加していた人はもちろん、会議に参加していなかった人にも、会議でどんなことが話されたのか、どんなことが決まったのかを共有することができます。また、長時間の会議では話された内容を思い出せなかったり、誰が何を言ったかで勘違いをしてしまうこともあります。議事録を作ると、このような認識のズレを回避することが可能です。

基本的な議事録の形式

先ほどご紹介しましたが、会議には様々な種類があり、必要な情報も変わってくるため、議事録を書く際に必要な項目も変わってきます。

しかしどんな議事録にも、共通して記載すべき項目というものが5つあります。具体的にどんな項目なのか、その項目に何を記載するべきなのかを詳しく見ていきましょう。

議事録を書く際に必ず必要な5つの項目

議事録を書くときに基本的には以下の5つはどんな議事録でも必要な情報になります。

  • 見出し・タイトル
  • 会議の日付
  • アジェンダ・サマリー・議題
  • 会議の決定事項・確認事項
  • 会議後のタスク

議事録のサンプル

実際に上記でご紹介した議事録に必要な5つの項目で、書いた議事録のサンプルをみてみましょう。

テンプレート

【見出し・タイトル】
会議日時:yyyy年mm月dd日
参加者:○○・△△・□□・▽▽

■アジェンダ・サマリー・議題
・~~~~
・~~~~
・~~~~

■会議の決定事項・確認事項
・~~~~
・~~~~
・~~~~

■会議後のタスク
・[アクション内容]:[担当者]―[期限]
・[アクション内容]:[担当者]―[期限]

作成イメージ

【営業部目標達成に向けた行動指標の洗い出し】

会議日時:yyyy年mm月dd日

参加者:営業部部長 浅野・営業部課長 井上・上野・遠藤・小川

■アジェンダ・サマリー・議題
1. yyyy年mm月dd日時点の営業実績の共有
2. 着地見込みの共有
3. 目標達成に向けた計画のすり合わせ
4. 目標達成に向けたアクションのすり合わせ

■会議の決定事項・確認事項
・確度の高い案件に浅野・井上が同席し、フォローする
・新規開拓数を増やす

■会議後のタスク
・小川担当のAクライアントのクロージング商談に、井上が同席
・mm日dd日までにAクライアントと日程調整を完了させ、井上に共有
・来週以降訪問可能な遠藤の新規開拓数を浅野に共有

「会議の決定事項・確認事項」「会議後のタスク」以外については、会議前に分かっている情報になるため、事前に議事録に書いておき、実際に会議が始まった際に調整すると、よりスムーズに議事録を書くことが可能になります。

これらの項目はどんな会議であろうが、必ず書く必要がある項目です。まずは自分が書いている議事録に上記の項目をきちんと書けているか確認しましょう。

ただし、会議によっては上記の情報だけでは足りないケースもあります。他に必要な項目をご紹介しますが、会議体や所属する会社によって、必要な項目は変わるため、事前にどの情報が必要か確認するようにしましょう。

会議によっては議事録に書く必要がある3つの項目

上記の5つの項目以外に、会議によっては必要な項目を3つご紹介します。この項目が必要かどうか事前に会議の責任者に確認するようにしましょう。

残論点・次回の議題

全てが上手く進行する会議ばかりではありません。会議によっては意見の対立があったり、とある意見について解消しないまま終了してしまうこともあります。

その内容が、今後の会議で話をする必要があり、重要な内容であれば、議事録に「残論点・次回の議題」として議事録に書いておくようにしましょう。

議論の過程

今までの決定事項やタスク、残論点・次回の議題はすべてが、話し合った結果わかる項目でしたが、その結果に至るまでの過程を議事録に書く必要があるケースもあります。議論の過程を共有することで、より関係者が背景を理解し、納得感が生まれます。

ただし、議論の過程を議事録に書くといっても、どこまでの過程を書けばいいのかは、会議や企業によって大きく異なります。例えば、結果に至るまでの過程を書くだけでいいものもあれば、それに加え、そのときに出た反対意見なども細かく議事録に書く場合もあります。

会議が始まる前に、各関係者にどこまでの過程を議事録に書けばいいか、確認してみるのもいいでしょう。

発言者

経営会議や役員会など、特に会社の方針を決めるような会議では、誰が発言したのかを議事録に書く必要があります。 そうすることでその会議の内容を振り返った際の「言った・言わない問題」を未然に防ぐことが可能になります。

ただし、実際に発言者を会議中に忘れないようにメモを取ろうとすると、メモが不十分で発言者の特定が難しくなったり、記憶が曖昧になったりするケースがあります。

そのようなときは

  • 録音や録画ツールを活用する
  • AI議事録自動作成ツールを活用する

などのツールを活用しながら、議事録を作成するときに振り返られるようにするのもおすすめです。

AI議事録自動作成ツールは特定の箇所のみ音声を聞き直すことができる機能や、そもそも自動で発言者を認識し分類する機能があります。

AI議事録作成ツールを導入するメリットは「AI議事録自動作成作成ツール」導入の3つのメリットで解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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分かりやすい議事録を書くための8つのコツ

実際に議事録を作成してみて、その議事録が良い議事録なのかどうか、迷われる方も多いと思います。ここでは、分かりやすい議事録を書くための8つのコツをご紹介します。

議事録を作成したあとに、以下の8つのコツをチェックリスト風に照らし合わせて、確認してみましょう。

1. 会議の目的に沿って議事録を書く

議事録が完成したあとは、その議事録が目的に沿っているかを確認しましょう。例えば「社内全員が、意思決定した内容とその過程までの共通認識が持てている」ことが目的である会議であれば、何が意思決定されたのかはもちろんのこと、どの粒度まで議論の過程を議事録に書くべきかを確認するようにしましょう。

ただ決定事項が書かれているだけだと、その意思決定までにどんな意見が出て、どんな議論が為されたのかが分からなくなります。

もちろん、ただ意思決定された事項を共有するのが目的であれば、議論の過程は議事録に書く必要はありません。このように目的に沿って議事録の内容は変わるため、きちんと自分が書いた議事録が目的に沿っているかを確認するようにしましょう。

2. 簡潔な文章を心がける

自分が書いた議事録が簡潔な文章になっているかを確認しましょう。文章が長すぎると、その文章を理解するために読み手に労力がかかってしまいます。

具体的には

  • 句読点を適切に使用できているか
  • 1文章が約60文字程度に収まっているか、長くても100文字以内に収まっているか
  • 重複した表現はないか
  • 余分な情報はないか

を確認しましょう。

例えば

「今月の営業部全体の売上目標40億に対して昨日までで受注確定20億と達成率は50%となっています。」

という発言があったとします。発言内容をそのまま書く場合は、もちろんそのままでも問題ありませんが、それ以外のときには文章を簡潔にし、要点だけをまとめ

【営業全体の売上】
売上目標:40億
売上実績:20億(◯月◯日時点)
達成率:50%

というようにまとめて議事録を書くのがいいでしょう。

また、要点だけをまとめるやり方だけではなく、文章で議事録を書く場合のやり方もみていきましょう。

例えば

現状目標未達となっている要因は大方クライアントであるエピック商事との交渉が難航しており、こちらの受注予測の4億が失注予測となったためビハインドしている

という文章があったとします。よりこの文章を簡潔にするために

現状目標未達となっている要因は、エピック商事との交渉が難航したため。
受注予測の4億が失注予測となった。

というように「句読点を使用する」「1文章を60文字程度に収める」「余計な情報を削除する」ことで簡潔な文章に仕上げていきます。

3.「問題」と「解決案」を対応させる

会議ではさまざまな議題が取り上げられ、それに対して多くの意見や案が出されます。この時、議題として取り扱われている「問題」と、その解決案が正しく整理されていないと、後から議事録を見返しても、会議の論点がわかりづらくなってしまいます。会議の内容を正確に、わかりやすく記録するためにも、議題と案を正確に対応させることが必要不可欠です。

構造化された議事録のイメージ画像

例えば、議題Aが「売上を上げるためにはどうすればいいか」であれば、論点A-1は「客単価を改善するには」議題A-2には「集客数を向上させるには」などの論点が入ります。こうすることで、議題Aと論点A-1、A-2を対応させることができ、後から議事録を見返した時に、議題Aの解決策がわかりやすくなります。逆に、議題Bが「コストを抑えるためにはどうすればいいか」である場合、その内容を論点A-1に書いてしまってはいけません。

会議で発言された問題と解決案が、しっかりとセットになるように議事録をまとめましょう。

4. 主語・述語を明確にする

当たり前のことではありますが、主語・述語を明確にするようにしましょう。会話上では主語述語がなくても成立することはありますが、文章で書くと分からなくなります。特に、会議に参加していない人が議事録をみたときに、認識の齟齬が起きやすいので注意しましょう。

5. 5W1Hを明確にする

5W1Hとは

  • 誰が(Who)
  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • 何を(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)

をまとめた言葉で、議事録に関わらずビジネス全般で意識したい重要な手法です。これらを正確にまとめることで、情報が整理されており、わかりやすい議事録を描けるようになります。特に決定事項を共有する際にはこの5W1Hを意識しながら議事録を書くようにしましょう。

6. 共有された資料を明記する

会議の最中に資料が投影された場合は、その資料も議事録に添付するようにしましょう。特に図解された資料などはその図解を議事録にいれておくと、議事録を共有したときに関係者の理解も進みます。

他にもスプレッドシートのデータなど、議事録を振り返った際に、何がどこにあるか迷わないためにも、会議中に共有された資料は議事録に書くようにしましょう

7. 事実と主観を分けて書く

議事録を書く時によくやりがちなのが、事実と主観を混ぜてしまい、議事録を作成してしまうことです。会議中における発言は特に事実と主観を意識していないため、議事録を書く際に、しっかりと分けておくことが大切です。

何が事実で何が主観なのかを見極めるためには、一定の訓練が必要ですが、コンサルティング業界がよく使う「空・雨・傘」という問題解決のためのフレームワークを参考にしてみましょう。

「空・雨・傘」とは下記のような整理方法です。

  • 空を見上げると雲がある:「雲がある」という事実
  • 雨が降りそうだと思う:「雨が降る可能性がある」という主観
  • 傘を持って出かける:「傘を持っていく」という判断

会議で発言された内容を「空・雨・傘」に当てはめて整理しながら、できる限り事実と主観を分けて議事録を書いていくようにしましょう。

8. 箇条書き、記号、改行を使用する

文章の中身ももちろん大事ですが、見栄えが綺麗で見やすい議事録になっているかは、とても大事な要素です。そのために、文章を箇条書きや記号、改行を適切に使用するようにしましょう。

例えば下記のような議事録があったとします。

【目標未達要因について 】

売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更 。スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況。新規商談および既存からの追加注文がないかを確認し、売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告。来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する。スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく。

これだと、どこの情報を確認すればいいかが、分かりづらく議事録を確認する関係者に多大な負担をかけてしまいます。

この文章を適切に改行や記号を入れると下記のようなイメージになります。

【目標未達要因について】
・売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更
・スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況

【目標未達に対する打ち手】
・新規商談および既存からの追加注文がないかを確認
・売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告
・来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する
・スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく

このように適切に改行や記号、箇条書きを使い、見た目が分かりやすい議事録を目指しましょう

議事録作成を効率化する方法

ここまで分かりやすい議事録を書くための8つのコツをご紹介してきました。ここからは、議事録作成を効率化していく方法について解説します。効率化するための方法について、先に結論から言うと

  • 会議前・会議中のアクションを工夫する
  • AI議事録自動作成作成ツールを導入する

という2つの選択肢が挙げられます。前者については、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

参考記事:議事録作成を効率化する9の方法|おすすめツールも紹介

ここでは、後者について詳しく触れていきます。

例えば、議事録を書くためのコツ・効率化のポイントを取り入れたとしても、会議時間が2時間かかってしまい、さらに細かな情報を書かなければならず、議事録作成に時間がかかってしまうというケースもあると思います。

そんなときは、議事録の作成時間を短縮する「AI議事録自動作成ツール」の導入がおすすめです。

「AI議事録自動作成作成ツール」とは?

「AI議事録自動作成ツール」とは自動で文字起こしをしてくれたり、発言者を自動で分類したりと議事録を書くために必要な機能を搭載しているツールのことです。

  • 議事録の作成 / 編集
  • 議事録の共有
  • 議事録の管理

と議事録作成以外の工程も効率化することが可能です。

では、具体的に、AI議事録自動作成作成ツールではどんなことができるのか、メリットを詳しく解説していきます。

「AI議事録自動作成作成ツール」導入の3つのメリット

1. 会議内容を自動で文字起こし

ツールが自動で文字起こしすることにより、議事録作成作業に追われて会議に集中できない、ということもなくなります。また、会議後の議事録作成時に、録音した音声を何度も聴き直すことがなくなり、議事録作成までの時間を短縮できます。

また、「あの」「ええと」などそれ自体は意味を持たない単語を除去してくれるフィラー除去機能や、専門用語を正確に文字起こしするための単語登録機能を有したツールもあります。

2. 会議の録音・録音した音声の再生・議事録作成まで1画面で完結

AI議事録自動作成ツールには、録音・音声再生機能も含まれています。また、発言者を自動で判別してくれる機能もあるため、あとから誰がどの発言をしたかの特定が容易になります。

議事録を作成する工程では、ICレコーダーで録音する→Wordでメモをとる→ICレコーダーもしくは録音データをPCに転送して再生ソフトで録音を聴き直す→Word清書する、といった風にツールをあちこち行き来することになります。

AI議事録自動作成ツールを使用すれば、これらの工程を1つのツールで完結でき、データも一括で管理・共有できます。

3. AIが議事録作成作業を自動化してくれる

AI議事録自動作成ツールでは下記の作業を自動化できます。

  • 文章の生成:要約の生成(議事録のたたき台や要旨の作成)
  • 文章の抽出:要点の抽出・質疑応答の抽出・決定事項やToDoの抽出・アジェンダの抽出
  • 文章の構成:話し言葉を書き言葉変換、会議中に作成したメモの清書、不要な単語のケバ取り、表記方法の統一

様々な議事録形態に対応可能なため、詳細な発言まで含んだ議事録・議題の詳細を記載した議事録・重要事項をまとめた議事メモなども作成できます。

ツールを検討する際の3つのポイント

1. 文字起こしの精度

AIが音声を認識し文字起こししますが、その精度について必ず無料でトライアルを利用して検証しましょう。特にトライアルを利用する際は、会議室の集音環境などツールを使うだけではなく、環境の整備も行い、万全の状態にしてから臨みましょう。

2. セキュリティ対策

重要な議事録の情報を安心して預けることができる対策をしているか、データの保管先や保管期限、取り扱いについて事前に必ず確認しましょう。

保管方法(安心して情報を預けられるサービスかどうか)や、情報や通信の暗号化、またIPアドレス制限や多要素認証(不正アクセスの防止)など、上記の観点を中心に対策を行っているか確認すると良いでしょう。

3. ツールの使いやすさ

誤字の修正や要点をまとめる作業、話者を分ける作業などは議事録担当者が音声を聞き直しながら取り組む必要があります。そのため、修正がスムーズに実施できる、議事録担当者にとって使いやすいツールを選びましょう。

おすすめのAI議事録自動作成ツール3選

ここまで、AI議事録自動作成作成ツールのメリットをご紹介したので、ここからは、おすすめのAI議事録自動作成ツールを3つピックアップしご紹介します。

AI議事録自動作成ツールについて、もっと詳しく知りたい、ここに記載されているツール以外も知りたい、機能についてさらに詳しく知りたい方は下記の参考記事をご覧ください。

参考記事:【徹底解説】AI議事録ツールを選ぶときの6つのポイント!おすすめのツールも紹介

1. スマート書記

スマート書記のサービスサイトイメージ

※引用:スマート書記

スマート書記は累計利用社数4,000社を突破しているAI議事録自動作成ツールです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減や共有・管理の工数の削減も実現できます。

プランは基本使用料+文字起こしパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記の特徴

  1. 議事録作成時間を最大70%短縮
  2. 累計利用社数3,000社以上
  3. 様々な業界の大手企業・行政および自治体が導入するレベルのセキュリティ対策

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2. AmiVoice ScribeAssist

AmiVoice ScribeAssist サービスサイトイメージ

※引用:AmiVoice ScribeAssist

AmiVoice ScribeAssistは500以上の導入実績があり、企業・官公庁・教育機関など幅広い分野で活用されています。また市場シェアNo.1の音声認識技術を搭載しています。

インターネット接続の有無にかかわらず、いつでもどこでもAI議事録自動作成ツールを利用することができ、かつクラウドに⾳声データを送信しないため、セキュリティ面でも安心して使用できるツールです。

AmiVoice ScribeAssistの特徴

  1. 500以上の導入実績
  2. 市場シェアNo.1の音声認識技術を搭載
  3. インターネット接続不要で情報漏えいリスクを最小化

サービスサイトURL

3. Rimo Voice

Rimo Voiceサービスサイトイメージ

※引用:Rimo Voice

Rimo Voiceは利用企業100社以上の、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。

5つのプランに分かれており、自分の利用時間に合わせて適切なプランを選択することが可能です。

ICレコーダーでの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

Rimo Voiceの特徴

  1. 日本語に特化したAIで自動文字起こし
  2. テキストと音声がシンクするスライダー機能
  3. AIが10秒で要約も作成

サービスサイトURL

【まとめ】わかりやすい議事録作成には各ポイントを抑えることが重要!工数を削減したい方は議事録作成ツールの利用もおすすめ

わかりやすい議事録を作るには、誰が何を喋ったのか、各問題点とその解決策はなんなのかなど、項目ごとに情報を整理する必要があります。上記でご紹介しました、「何を」「どのように」まとめるのかというポイントを参考に、議事録を作成してみてください。

また今回の記事では、わかりやすい議事録を書くためのコツや、効率的に議事録を作成するために、AI議事録自動作成作成ツールについて、導入メリットも含めて詳しく解説しました。特に議事録の工数を削減したい方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

より良い議事録を書くために、ご紹介した方法をぜひ実践してみてください。

議事録の作成時間を最大90%削減できる「スマート書記」をお試しください

議事録などのドキュメント作成時間を大幅に削減したいのであれば、ぜひ一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。

  • 会議内容を自動で要約
  • あらかじめ決まっている議題ごとに要点を整理
  • 自動で議題を抽出し、重要事項を箇条書きでリストアップ
  • 書き言葉を「です・ます」調に修正
  • 会議中のメモを取ったタイミングの音声をピンポイントで聞き直し
  • フィラー除去や用語登録で90%以上の高精度文字起こし

が可能なため、大幅に議事録などのドキュメント作成時間を削減することが可能です。

またWeb会議・対面にも対応しており経営会議や社内会議、商談、インタビューなどあらゆる会議でご利用いただけます。

この記事を書いた人
スマート書記ブログチーム

端末1台で録音や文字起こしを実現、全てのWeb会議ツールに対応。発言録も、まとめ型の議事録もスマート書記でカンタン作成

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