2024.3.7

議事録作成

【例文あり】分かりやすい議事録の書き方と8つのコツ｜効率化するツールも紹介

スマート書記の14日間無料トライアルor資料請求はこちら

職種や業界関係なく、企業に勤めている人であれば、一度は議事録を書くことがあると思いますが、「わかりやすい議事録を書きたい」「議事録の書き方のコツが知りたい」と議事録作成に関して、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

一言で議事録といっても、その形式や議事録に必要な項目は様々です。多くのWebサイトで議事録のテンプレートなどが公開されていますが、最終的には自社にあった形でかつ自分のやりやすいやり方で議事録を書いていく必要があります。

本記事では効率的に議事録を書く方法や、議事録を書くためのコツを紹介し、議事録作成の手助けとなる情報を解説していきます。

見やすい議事録を書けるようになりたい
効率的に議事録が書けるようになりたい
議事録を書くためのポイントを把握したい

とお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

誰でもわかりやすい議事録を素早く簡単に作れる「スマート書記」を試してみませんか？

スマート書記は、会議音声を録音し文字起こしや見出しごとに要点や要約にまとめることができます。

録音やタイムスタンプで話した内容の振り返りが簡単に
文字起こしや要約機能で読みやすい文章も自動で簡単に
議事録レイアウトに沿って作成するのでそのまま共有も可能に

スマート書記なら、議事録をわかりやすく、そして簡単に作成することができます。

実際に作成できるのかを体験していただくため、14日間の無料トライアルを実施中！
ぜひこの機会にスマート書記の無料トライアルをお試しください。

無料で14日間試してみる or 資料を請求する

議事録は情報共有や認識合わせのために活用される

議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録してまとめた文章のことです。ただまとめて記録するだけではなく、会議の参加者や会議に参加していない関係者に対して、下記2つの目的のために作成されます。

情報を共有する
認識の食い違いを防止する

そもそも会議には様々な種類があり、社内会議や研修などの備忘録、株主総会や理事会などがあります。その会議によって必要な情報も変わってくるため、議事録を書くときに必要な項目も変わってきます。

そのため議事録を書くにあたって、会議の目的を理解することは議事録を書くこと以上に重要なことです。ただ会議で話をされた内容をもとに議事録を書くのではなく、目的を理解しながら、ときには関係者にどんな項目があればいいかを確認しながら、良い議事録へと仕上げていきましょう。

押さえておきたい議事録の基本的な書き方

先ほどご紹介しましたが、会議には様々な種類があり、必要な情報も変わってくるため、議事録を書く際に必要な項目も変わってきます。

しかしどんな議事録にも、共通して記載すべき項目というものがあります。具体的にどんな項目なのか、その項目に何を記載するべきなのかを詳しく見ていきましょう。

議事録を書く際に必ず必要な5つの項目

議事録を書くときに基本的には以下の5つはどんな議事録でも必要な情報になります。

見出し・タイトル
会議の日付
アジェンダ・サマリー・議題
会議の決定事項・確認事項
会議後のタスク

「会議の決定事項・確認事項」と「会議のタスク」については、なぜ議事録に書いた方がいいか詳しく解説します。

会議の決定事項・確認事項

議事録を作成するにあたって、最も重要な要素です。その会議で「何が決まったのか」を議事録に書いていきます。会議に参加していない人もこの決定事項を確認することで、共通認識を生むことができるようになります。

よく会議ではこの「決定事項」がふわっとしたまま終えてしまうこともありますが、議事録を作成する責任として、もしはっきりと決定事項が決まっていないと感じた場合は、自ら会議の主催者や他の参加者に「何が決まったのか」を投げかけ、確認するのもいいでしょう。

会議後のタスク

決定事項が決まれば、タスクやToDoが生まれることがあります。もしそうであれば、その内容を議事録にきちんと書くことも大切です。このタスクを議事録に書くのが漏れてしまえば、ただその会議ではある事象を決定しただけになってしまい、せっかくの時間も無駄になってしまいます。

タスクを議事録に書くときには、最低限

誰が
いつまでに
どんなタスクをやるのか

は必ずセットで議事録に書くようにしましょう。

議事録のサンプル

実際に上記でご紹介した議事録に必要な5つの項目で、書いた議事録のサンプルをみてみましょう。

テンプレート

【見出し・タイトル】
会議日時：yyyy年mm月dd日
参加者：○○・△△・□□・▽▽

■アジェンダ・サマリー・議題
・～～～～
・～～～～
・～～～～

■会議の決定事項・確認事項
・～～～～
・～～～～
・～～～～

■会議後のタスク
・［アクション内容］：［担当者］―［期限］
・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

作成イメージ

【営業部目標達成に向けた行動指標の洗い出し】

会議日時：yyyy年mm月dd日

参加者：営業部部長浅野・営業部課長井上・上野・遠藤・小川

■アジェンダ・サマリー・議題
1. yyyy年mm月dd日時点の営業実績の共有
2. 着地見込みの共有
3. 目標達成に向けた計画のすり合わせ
4. 目標達成に向けたアクションのすり合わせ

■会議の決定事項・確認事項
・確度の高い案件に浅野・井上が同席し、フォローする
・新規開拓数を増やす

■会議後のタスク
・小川担当のAクライアントのクロージング商談に、井上が同席
・mm日dd日までにAクライアントと日程調整を完了させ、井上に共有
・来週以降訪問可能な遠藤の新規開拓数を浅野に共有

「会議の決定事項・確認事項」「会議後のタスク」以外については、会議前に分かっている情報になるため、事前に議事録に書いておき、実際に会議が始まった際に調整すると、よりスムーズに議事録を書くことが可能になります。

これらの項目はどんな会議であろうが、必ず書く必要がある項目です。まずは自分が書いている議事録に上記の項目をきちんと書けているか確認しましょう。

ただし、会議によっては上記の情報だけでは足りないケースもあります。他に必要な項目をご紹介しますが、会議体や所属する会社によって、必要な項目は変わるため、事前にどの情報が必要か確認するようにしましょう。

会議によっては議事録に書く必要がある3つの項目

上記の5つの項目以外に、会議によっては必要な項目を3つご紹介します。この項目が必要かどうか事前に会議の責任者に確認するようにしましょう。

残論点・次回の議題

全てが上手く進行する会議ばかりではありません。会議によっては意見の対立があったり、とある意見について解消しないまま終了してしまうこともあります。

その内容が、今後の会議で話をする必要があり、重要な内容であれば、議事録に「残論点・次回の議題」として議事録に書いておくようにしましょう。

議論の過程

今までの決定事項やタスク、残論点・次回の議題はすべてが、話し合った結果わかる項目でしたが、その結果に至るまでの過程を議事録に書く必要があるケースもあります。議論の過程を共有することで、より関係者が背景を理解し、納得感が生まれます。

ただし、議論の過程を議事録に書くといっても、どこまでの過程を書けばいいのかは、会議や企業によって大きく異なります。例えば、結果に至るまでの過程を書くだけでいいものもあれば、それに加え、そのときに出た反対意見なども細かく議事録に書く場合もあります。

会議が始まる前に、各関係者にどこまでの過程を議事録に書けばいいか、確認してみるのもいいでしょう。

発言者

経営会議や役員会など、特に会社の方針を決めるような会議では、誰が発言したのかを議事録に書く必要があります。そうすることでその会議の内容を振り返った際の「言った・言わない問題」を未然に防ぐことが可能になります。

ただし、実際に発言者を会議中に忘れないようにメモを取ろうとすると、メモが不十分で発言者の特定が難しくなったり、記憶が曖昧になったりするケースがあります。

そのようなときは

録音や録画ツールを活用する
AI議事録自動作成ツールを活用する

などのツールを活用しながら、議事録を作成するときに振り返られるようにするのもおすすめです。

AI議事録自動作成ツールは特定の箇所のみ音声を聞き直すことができる機能や、そもそも自動で発言者を認識し分類する機能があります。

AI議事録作成ツールを導入する「AI議事録自動作成作成ツール」導入の3つのメリットで解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

分かりやすい議事録を書くための8つのコツ

実際に議事録を作成してみて、その議事録が良い議事録なのかどうか、迷われる方も多いと思います。ここでは、分かりやすい議事録を書くための8つのコツをご紹介します。

議事録を作成したあとに、以下の8つのコツをチェックリスト風に照らし合わせて、確認してみましょう。

1. 会議の目的に沿って議事録を書く

議事録が完成したあとは、その議事録が目的に沿っているかを確認しましょう。例えば「社内全員が、意思決定した内容とその過程までの共通認識が持てている」ことが目的である会議であれば、何が意思決定されたのかはもちろんのこと、どの粒度まで議論の過程を議事録に書くべきかを確認するようにしましょう。

ただ決定事項が書かれているだけだと、その意思決定までにどんな意見が出て、どんな議論が為されたのかが分からなくなります。

もちろん、ただ意思決定された事項を共有するのが目的であれば、議論の過程は議事録に書く必要はありません。このように目的に沿って議事録の内容は変わるため、きちんと自分が書いた議事録が目的に沿っているかを確認するようにしましょう。

2. 簡潔な文章を心がける

自分が書いた議事録が簡潔な文章になっているかを確認しましょう。文章が長すぎると、その文章を理解するために読み手に労力がかかってしまいます。

具体的には

句読点を適切に使用できているか
1文章が約60文字程度に収まっているか、長くても100文字以内に収まっているか
重複した表現はないか
余分な情報はないか

を確認しましょう。

例えば

「今月の営業部全体の売上目標40億に対して昨日までで受注確定20億と達成率は50%となっています。」

という発言があったとします。発言内容をそのまま書く場合は、もちろんそのままでも問題ありませんが、それ以外のときには文章を簡潔にし、要点だけをまとめ

【営業全体の売上】
売上目標：40億
売上実績：20億（◯月◯日時点）
達成率：50％

というようにまとめて議事録を書くのがいいでしょう。

また、要点だけをまとめるやり方だけではなく、文章で議事録を書く場合のやり方もみていきましょう。

例えば

現状目標未達となっている要因は大方クライアントであるエピック商事との交渉が難航しており、こちらの受注予測の4億が失注予測となったためビハインドしている

という文章があったとします。よりこの文章を簡潔にするために

現状目標未達となっている要因は、エピック商事との交渉が難航したため。
受注予測の4億が失注予測となった。

というように「句読点を使用する」「1文章を60文字程度に収める」「余計な情報を削除する」ことで簡潔な文章に仕上げていきます。

3. 構造化された状態を目指す

会議の内容を構造的にまとめ、議事録が作成できているかを確認しましょう。会議には目的を達成するための議題があり、その議題を話し合うための論点があります。下記の画像のようにそれぞれの情報は構造的に分類することが可能です。

例えば、議題Aが「売上を上げるためにはどうすればいいか」であれば、論点A-1は「客単価を改善するには」議題A-2には「集客数を向上させるには」などの論点が入ります。議題Bが「コストを抑えるためにはどうすればいいか」である場合、その内容を論点A-1に書いてしまってはいけません。

会議で発言された内容がどの構造部分に該当するのか、議事録で書いている情報がどの構造部分に該当しているのかを確認してみるようにしましょう。

4. 主語・述語を明確にする

当たり前のことではありますが、主語・述語を明確にするようにしましょう。会話上では主語述語がなくても成立することはありますが、文章で書くと分からなくなります。特に、会議に参加していない人が議事録をみたときに、認識の齟齬が起きやすいので注意しましょう。

5. 5W1Hを明確にする

5W1Hとは

誰が（Who）
いつ（When）
どこで（Where）
何を（What）
なぜ（Why）
どのように（How）

をまとめた言葉で、議事録に関わらずビジネス全般で意識したい重要な手法です。特に決定事項を共有する際にはこの5W1Hを意識しながら議事録を書くようにしましょう。

6. 共有された資料を明記する

会議の最中に資料が投影された場合は、その資料も議事録に添付するようにしましょう。特に図解された資料などはその図解を議事録にいれておくと、議事録を共有したときに関係者の理解も進みます。

他にもスプレッドシートのデータなど、議事録を振り返った際に、何がどこにあるか迷わないためにも、会議中に共有された資料は議事録に書くようにしましょう

7. 事実と主観を分けて書く

議事録を書く時によくやりがちなのが、事実と主観を混ぜてしまい、議事録を作成してしまうことです。会議中における発言は特に事実と主観を意識していないため、議事録を書く際に、しっかりと分けておくことが大切です。

何が事実で何が主観なのかを見極めるためには、一定の訓練が必要ですが、コンサルティング業界がよく使う「空・雨・傘」という問題解決のためのフレームワークを参考にしてみましょう。

「空・雨・傘」とは下記のような整理方法です。

空を見上げると雲がある：「雲がある」という事実

雨が降りそうだと思う：「雨が降る可能性がある」という主観

傘を持って出かける：「傘を持っていく」という判断

会議で発言された内容を「空・雨・傘」に当てはめて整理しながら、できる限り事実と主観を分けて議事録を書いていくようにしましょう。

8. 箇条書き、記号、改行を使用する

文章の中身ももちろん大事ですが、見栄えが綺麗で見やすい議事録になっているかは、とても大事な要素です。そのために、文章を箇条書きや記号、改行を適切に使用するようにしましょう。

例えば下記のような議事録があったとします。

【目標未達要因について】

売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更。スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況。新規商談および既存からの追加注文がないかを確認し、売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告。来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する。スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく。

これだと、どこの情報を確認すればいいかが、分かりづらく議事録を確認する関係者に多大な負担をかけてしまいます。

この文章を適切に改行や記号を入れると下記のようなイメージになります。

【目標未達要因について】
・売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更
・スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況

【目標未達に対する打ち手】
・新規商談および既存からの追加注文がないかを確認
・売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告
・来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する
・スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく

このように適切に改行や記号、箇条書きを使い、見た目が分かりやすい議事録を目指しましょう

議事録作成を効率化する方法

ここまで分かりやすい議事録を書くための8つのコツをご紹介してきました。ここからは、議事録作成を効率化していく方法について解説します。効率化するための方法について、先に結論から言うと

会議前・会議中のアクションを工夫する
AI議事録自動作成作成ツールを導入する

という2つの選択肢が挙げられます。前者については、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

参考記事：議事録作成を効率化する9の方法｜おすすめツールも紹介

ここでは、後者について詳しく触れていきます。

例えば、議事録を書くためのコツ・効率化のポイントを取り入れたとしても、会議時間が2時間かかってしまい、さらに細かな情報を書かなければならず、議事録作成に時間がかかってしまうというケースもあると思います。

そんなときは、議事録の作成時間を短縮する「AI議事録自動作成ツール」の導入がおすすめです。

「AI議事録自動作成作成ツール」とは？

「AI議事録自動作成ツール」とは自動で文字起こしをしてくれたり、発言者を自動で分類したりと議事録を書くために必要な機能を搭載しているツールのことです。

議事録の作成 / 編集
議事録の共有
議事録の管理

と議事録作成以外の工程も効率化することが可能です。

では、具体的に、AI議事録自動作成作成ツールではどんなことができるのか、メリットを詳しく解説していきます。

「AI議事録自動作成作成ツール」導入の3つのメリット

1. 会議内容を自動で文字起こし

ツールが自動で文字起こしすることにより、議事録作成作業に追われて会議に集中できない、ということもなくなります。また、会議後の議事録作成時に、録音した音声を何度も聴き直すことがなくなり、議事録作成までの時間を短縮できます。

また、「あの」「ええと」などそれ自体は意味を持たない単語を除去してくれるフィラー除去機能や、専門用語を正確に文字起こしするための単語登録機能を有したツールもあります。

2. 会議の録音・録音した音声の再生・議事録作成まで１画面で完結

AI議事録自動作成ツールには、録音・音声再生機能も含まれています。また、発言者を自動で判別してくれる機能もあるため、あとから誰がどの発言をしたかの特定が容易になります。

議事録を作成する工程では、ICレコーダーで録音する→Wordでメモをとる→ICレコーダーもしくは録音データをPCに転送して再生ソフトで録音を聴き直す→Word清書する、といった風にツールをあちこち行き来することになります。

AI議事録自動作成ツールを使用すれば、これらの工程を１つのツールで完結でき、データも一括で管理・共有できます。

3. AIが議事録作成作業を自動化してくれる

AI議事録自動作成ツールでは下記の作業を自動化できます。

文章の生成：要約の生成（議事録のたたき台や要旨の作成）
文章の抽出：要点の抽出・質疑応答の抽出・決定事項やToDoの抽出・アジェンダの抽出
文章の構成：話し言葉を書き言葉変換、会議中に作成したメモの清書、不要な単語のケバ取り、表記方法の統一

様々な議事録形態に対応可能なため、詳細な発言まで含んだ議事録・議題の詳細を記載した議事録・重要事項をまとめた議事メモなども作成できます。

ツールを検討する際の3つのポイント

1. 文字起こしの精度

AIが音声を認識し文字起こししますが、その精度について必ず無料でトライアルを利用して検証しましょう。特にトライアルを利用する際は、会議室の集音環境などツールを使うだけではなく、環境の整備も行い、万全の状態にしてから臨みましょう。

2. セキュリティ対策

重要な議事録の情報を安心して預けることができる対策をしているか、データの保管先や保管期限、取り扱いについて事前に必ず確認しましょう。

保管方法（安心して情報を預けられるサービスかどうか）や、情報や通信の暗号化、またIPアドレス制限や多要素認証（不正アクセスの防止）など、上記の観点を中心に対策を行っているか確認すると良いでしょう。

3. ツールの使いやすさ

誤字の修正や要点をまとめる作業、話者を分ける作業などは議事録担当者が音声を聞き直しながら取り組む必要があります。そのため、修正がスムーズに実施できる、議事録担当者にとって使いやすいツールを選びましょう。

まとめ

情報を共有する
認識の食い違いを防止する

そして議事録を会議によって必要な項目が違うため、各議事録でどんな項目が必要なのかを確認するようにしましょう。

また、今回の記事では、わかりやすい議事録を書くためのコツや、効率的に議事録を作成するために、AI議事録自動作成作成ツールについて、導入メリットも含めて詳しく解説しました。

より良い議事録を書くために、ご紹介した方法をぜひ実践してみてください。