議事録の書き方｜そのまま使える会議別の例文・見本と8つのコツ

議事録の作成は、多くの人が日常的に担う業務のひとつです。会議のたびに持ち回りで担当する職場もあります。

ただ、いざ書き始めると手が止まります。

• その場で埋められる形が見つからず、毎回ゼロから考えることになる
• 書き上げても「読みにくい」と指摘され、差し戻される
• 質疑応答や議論の経緯を、どこまで残せばよいのか判断がつかない

そのためこの記事では、議事録の基本となる5つの項目から、定例会議・役員会議・商談の記入済みの完成例、読みにくい議事録の直し方、わかりやすく書く8つのコツまでを解説します。「議事録をどう書けばよいか」で毎回迷っている方は、ぜひ最後までご覧ください。

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議事録の基本となる5つの項目

一般的な社内会議の議事録で、まず押さえておきたい基本項目は、タイトル・会議の日時・議題・決定事項・会議後のタスクの5つです。決定事項とタスクを分けて書き、タスクに担当者と期限を添えると、読み手は短時間で「何が決まり、誰がいつまでに何をするか」をつかみやすくなります。

1. タイトル
2. 会議の日時
3. 議題
4. 決定事項
5. 会議後のタスク

参加者や場所は、会議に応じて足します。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、議事録作成が本業を圧迫し、会議の数に追いつかないことが最も多い悩みとして挙がりました。

時間がかかる理由のひとつは、書く項目と順番が決まっていないことにあります。毎回どこから手をつけるかを考えるところから始まるためです。型を先に決めておけば、この迷いは減らせます。

議事録を書く目的は3つです。

• 決定事項を、会議に出ていない人にも同じ内容で共有する
• 誰が何をいつまでにやるのかをはっきりさせ、後追いの確認をなくす
• 複雑な議題や長時間の会議の要所を、あとから振り返れるようにする

この3つが曖昧な議事録は、時間をかけて作っても活用されにくくなります。何のために作るのかがぼやけたまま続けている場合は、議事録が意味ない4つの原因から確かめてみてください。

書き始める前に、もうひとつ決めることがあります。発言まで詳細に残す会議なのか、要点だけで足りる会議なのかを分けて考えてください。

取締役会のように、法令や社内規程に基づいて正式な記録を残す会議では、必要な記載事項を確認したうえで、議事の経過と結果、必要に応じて重要な発言や意見を記録します。営業の商談や日常の打ち合わせなら、決まったことと次のアクションが分かれば十分でしょう。

必要な記録の粒度は、同じ会社の中でも会議によって異なります。1種類の雛形ですべてを回そうとすると、詳細に残したい人からは「情報が足りない」、要点だけ読みたい人からは「長くて読みにくい」と、両側から不満が出ます。

雛形そのものを先に手元に置きたい方には、議事録フォーマットの作り方で会議別のテンプレートとWord・Excelでの整え方を扱っています。

5項目と書く順番

一般的な社内会議なら、次の5項目を上から順に並べると整理しやすくなります。

1. 見出し・タイトル
2. 会議の日時
3. 議題・アジェンダ
4. 会議の決定事項・確認事項
5. 会議後のタスク・アクションアイテム

上の3つは、会議の骨組みを示す情報です。何についての会議で、いつ行われ、何を話したのかが分かれば、読み手は自分に関係のある議事録かどうかを最初に判断できます。

読みやすさの分かれ目になるのは、4番目と5番目を分けて書けているかどうかです。「決定事項」は会議で確定したこと、「会議後のタスク」はその決定を実行に移すための行動を指します。2つを混ぜると、何が決まって誰が動くのかが読み取れなくなります。分けて書けば、責任の所在と期限がそのまま見えます。

タスクには担当者と期限を添えましょう。期限がないと優先順位を付けにくくなるため、いつまでに対応するのかも明記しておくと安心です。

会議によって足す3つの項目

基本の5項目に、会議の性質に応じて足したい項目が3つあります。どこまで書くかは、会議の責任者に先に確認しておきましょう。

残論点・次回の議題

意見が対立したまま、結論が出ずに終わる会議もあります。次の会議で話す必要が残った内容を「残論点・次回の議題」として書いておけば、冒頭でどこから再開すればよいかが分かります。

議論の過程

決定事項・タスク・残論点は、話し合いの結果として整理できる項目です。一方、結論に至った過程まで書く必要のある会議もあります。過程が残っていれば、関係者は背景を理解したうえで決定を受け取れます。

どこまでの過程を書くかは、会議や企業によって大きく変わります。反対意見まで細かく残す会議もあれば、結果だけで足りる会議もあるでしょう。会議が始まる前に、責任者へ確認しておくのが確実です。

発言者

経営会議や役員会など、会社の方針を決める会議では、必要に応じて重要な発言とその発言者を記録します。誰の発言かまで残っていれば、後から振り返ったときの「言った・言わない」を防ぎやすくなります。

ただし、会議中に発言者を正確にメモし続けるのは骨が折れる作業です。記憶が曖昧になったり、メモが追いつかなくなったりします。そのようなときは、

• 録音や録画のツールを使う
• AI議事録ツールを使う

といった方法が現実的です。ツールによっては、発言者を自動で認識して分類する機能を備えています。

会議別の例文・見本で書き方を確かめる

空欄の雛形なら社内にもある、という方は多いはずです。つまずくのは、その空欄をどう埋めればよいのか分からない点です。まず空欄の雛形を1つ示し、そのあとに会議別の完成例を並べます。

そのまま埋められる基本の雛形

まずは、基本5項目を中心に参加者欄も加えた形です。以下をコピーして、社内のドキュメントツールにそのまま貼り付けて使えます。

【会議名】

会議日時：yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm
参加者：〇〇・△△・◇◇・▽▽

■議題・アジェンダ

・
・

■会議の決定事項・確認事項

・
・

■会議後のタスク

・［やること］：［担当者］（期限：mm/dd）
・［やること］：［担当者］（期限：mm/dd）

書き慣れないうちは、この形を上から埋めていくと構成がばらけません。空欄を残さないように進めるだけで、抜けにも気づけます。

同じ雛形を、営業部の定例会議で埋めた状態がこちらです。

【営業部 目標達成に向けた行動指標の洗い出し】

会議日時：2026年8月20日（木）10:00〜11:00
参加者：営業部部長 浅野・営業部課長 井上・上野・遠藤・小川

■議題・アジェンダ

・8月19日時点の営業実績の共有
・着地見込みの共有
・目標達成に向けた計画のすり合わせ
・目標達成に向けた具体施策の確認

■会議の決定事項・確認事項

・確度の高い案件には浅野・井上が同席してフォローする
・9月の新規開拓数を1人あたり週5件に増やす

■会議後のタスク

・小川担当のA社クロージング商談に同席：井上（期限：8/27）
・A社と日程調整を完了し、井上に共有：小川（期限：8/21）
・来週以降に訪問できる新規開拓先を浅野に共有：遠藤（期限：8/21）

決定事項は内容が具体的で、タスクは担当者と期限を含む行動の単位まで落ちています。この2つが揃っていれば、会議に出ていない人でも次に取るべき行動を把握できます。

記入済みの完成例（会議別）

会議の性質が変わると、必要な項目も変わります。ここから紹介する3つの完成例のうち、自分の会議に近いものを1つ選び、項目を差し替えて使ってください。3つのどれにも当てはまらないときのために、それぞれの完成例の後に、会議の種類ごとの詳しい記事への入り口を置いています。

定例会議の完成例

定例会議は、前回からの進み具合と保留事項を追いかける会議です。前回の宿題と今回の保留事項を項目として立てておくと、同じ議題を毎回ゼロから確認せずに済みます。

【定例】マーケティング部 週次定例（第32回）

■会議概要

・会議日時：2026年8月20日（木）10:00〜11:00
・会議場所：オンライン（Web会議）
・参加者：部長 森・中村・木村・山本

■会議の目的

・進捗状況の共有と課題の早期発見
・直近で意思決定が必要な事項の決議

■前回の宿題・保留事項の確認

・展示会リードのスコアリング基準の作成：完了（中村）
・広告クリエイティブの差し替え：本日議題にて協議

■定常報告事項

・全体進捗：遅延あり（リード獲得が計画比88%）
・主要指標：問い合わせ数142件、商談化率21%

■本日の議題

・8月のリード獲得状況と未達要因
・9月の広告予算の配分

■会議の要点・決定事項・確認事項

・決定事項：
　・検索広告の予算を9月から月20万円増額し、比較系キーワードに寄せる
　・展示会リードは獲得から3営業日以内に一次架電する運用に変更する

・確認事項：
　・リード獲得の未達要因は、比較系キーワードの入札単価の上昇であると確認

■保留事項（ペンディング）

・オンライン展示会への出展可否（費用の見積もりが未着のため次回に持ち越し）

■会議後のタスク

・9月の広告予算の配分案を作成：木村（期限：8/25）
・3営業日以内の架電ルールを営業部へ共有：中村（期限：8/21）
・オンライン展示会の見積もりを取得：山本（期限：8/27）

■次回会議の予定

・会議日時：2026年8月27日（木）10:00〜11:00
・次回議題：9月の広告予算の確定、オンライン展示会の出展可否

■付記事項・参考資料

・参考資料：8月度リードレポート（共有フォルダの月次レポート内）

部内の定例に限らず社内会議全般で使う形を確かめたい方は、社内会議の議事録の書き方に必須項目と失敗例をまとめています。

役員会議の完成例

役員会議では、決まったことに加え、重要な判断の背景や経緯も残しておくと、後から意思決定の理由を振り返りやすくなります。会議の運用ルールに応じて、報告事項と決議事項を分け、重要なコメントは発言者ごとに書き分けます。

【役員会議】2026年度 第5回 定例役員会

■会議概要

・日時：2026年8月18日（火）13:00〜16:00
・場所：本社 第1会議室
・出席者：（敬称略）
　・［議長］代表取締役 遠山
　・［出席役員］専務 岩田、常務 池田、取締役 大西
　・［事務局・記録］総務部 白石

■会議の目的

・各部門の月次業績報告と予実管理の確認
・経営重要案件の審議および決議

■報告事項（モニタリング）

・全社業績報告（7月度）
　・売上高：12億4,000万円（予算比96%）
　・営業利益：8,200万円（予算比103%）

・各管掌部門からの進捗報告
　・営業本部：大型案件2件の受注が9月へずれ込む見込み
　・生産本部：主要部材の調達リードタイムが2週間延伸

■決議事項（審議案件）

・第1号議案：関西支店の増床
　・【結論：承認】2027年3月期中に現拠点の隣接フロアを賃借する
　・岩田より、増床の判断は営業人員の採用計画と連動させるべきとの指摘があり、採用計画の提出を条件に承認

・第2号議案：基幹システムの刷新
　・【結論：継続審議】投資回収の前提が部門ごとに異なるため、全社の試算に統一して次回再提出

■会議の要点・重要コメント

・経営判断のポイント：
　・増床は採用の進捗が前提。人員が埋まらない場合は着工時期を後ろへずらす

・指摘事項：
　・池田より、部材の調達遅延は受注残の納期に影響するため、営業への事前連絡を徹底したいとの指摘

■残課題・保留事項

・基幹システム刷新の投資回収試算の統一（担当：大西取締役、9月8日までに策定）

■執行指示事項（タスク）

・関西支店の採用計画を提出：営業本部長（期限：9/4）
・調達遅延の影響範囲を整理し営業本部へ共有：生産本部長（期限：8/25）
・投資回収試算のフォーマットを全社統一して再提出：大西（期限：9/8）

■次回会議の予定

・日時：2026年9月15日（火）13:00〜16:00
・議題案：基幹システム刷新の再審議、上期決算見込み

■添付資料

・資料1：7月度月次業績報告
・資料2：関西支店 増床計画書
・資料3：基幹システム刷新 投資回収試算

発言者まで残す会議は、書く量が一気に増えます。会議中に手で追いきれないと感じたら、記録の一部を録音に預けるほうが現実的です。

商談の完成例

商談の議事録は、社内への報告と次回の準備を兼ねる記録です。ヒアリングした内容と先方の反応、そして次回までの宿題を自社と先方に分けて書くと、次の一手を進めやすくなります。

【商談】A社様 導入検討打ち合わせ（第2回）

■商談概要

・商談日時：2026年8月19日（水）14:00〜15:00
・場所：オンライン（Web会議）
・参加者：
　・［先方］経営企画部 山下部長、情報システム部 高橋様
　・［自社］営業担当：西村、エンジニア：藤田

■商談の目的

・第1回で伺った課題に対する提案内容の確認
・稟議に必要な資料と進め方のすり合わせ

■ヒアリング事項（顧客の現状・課題）

・現状：全社で月120本の会議があり、うち役員会と部門定例の議事録を総務部3名で作成
・課題：1本あたり2時間前後かかり、月末は他業務が止まる
・要望：既存のドキュメント共有の運用は変えたくない

■提案内容と先方の反応

・提案ポイント：まず役員会と部門定例の2会議体に限定して導入し、3か月で作成時間を計測する
・先方の反応：段階導入には前向き。情報システム部からは社外への音声の持ち出し可否を確認したいとの要望

■決定事項・合意事項

・合意点：9月から2会議体で試用を開始する
・契約条件：試用期間は3か月、対象は総務部3名と役員4名

■次回までの宿題（アクションアイテム）

・［自社］セキュリティの確認事項に回答する資料を提出：藤田（期限：8/26）
・［自社］段階導入の費用の見積もりを提出：西村（期限：8/26）
・［先方］情報システム部の確認事項を整理して送付：高橋様（期限：8/28）

■次回会議の予定

・日時：2026年9月2日（水）14:00〜15:00
・議題案：セキュリティ確認事項の回答、稟議スケジュールの確定

■付記事項・備考

・稟議は9月中旬の経営会議に上げる想定

商談の記録を次の受注につなげる書き方は、商談議事録の書き方とテンプレートで詳しく扱っています。

3つの完成例は、書き方と記号の使い方を揃えてあります。会議の性質に合わせて、不要な項目は削り、必要な項目を足してお使いください。

質疑応答はどこまで書けばいい？

判断の基準になるのは、会議の性質です。「後から決定の根拠を確認する必要があるか」に加えて、法令・社内規程・会議体の運用ルールも確かめましょう。

役員会や労使協議、法務が関わる会議では、必要に応じて質問者・回答者や重要な質疑の中身まで残します。

誰がどんな懸念を出し、それに誰がどう答えたのかまで残すことで、そのやりとりを決定の裏付けとして確認できます。記載の範囲は、法令・社内規程・会議体のルールに従います。

一方、営業の商談や日常の打ち合わせで発言単位まで残すと、読む側の負担が増えます。この場合は「質問の要旨」と「回答の結論」を1行ずつ書き、決定に影響した論点だけを残せば足ります。

書く形は、次の2つに絞ると迷いません。

• 論点ごとにまとめる：「調達遅延の影響範囲について質問。9月納品分までは影響なしと回答」
• 発言単位で残す：「池田：影響は9月納品分にも及ぶか」「生産本部長：現時点では及ばない」

結論より議論そのものが目的の会議なら、ディスカッションの議事録を作成するコツで扱っている、論点ごとに立場を並べる形が向いています。

どこまで書くかと同じくらい、何を書かないかを決めておくと迷いが減ります。一般的な要点型の議事録では、雑談、議題から外れた脱線、言い回しの細部など、意思決定に関係しない内容は省けます。

配布資料に記載済みの内容も、重ねて書く必要がなければ資料名や参照先だけを残す方法があります。ただし、法令・社内規程・会議体のルールで記録が求められる内容は省略しないでください。

会議体ごとにどちらの形を使うかを先に決めておけば、書く人が変わっても粒度は揺れません。発言をそのまま残す形をもっと知りたい方には、会話形式の議事録の書き方にテンプレートと要約形式との違いをまとめてあります。

NG例とOK例｜読みにくい議事録の直し方

差し戻される議事録には、共通する型があります。同じ会議の記録を、悪い例と直した例で並べます。

NG例

会議日時：2025年8月1日（金）10：00〜11：00
参加者：営業部長A・課長B・C・D

■議題・アジェンダ
・新商品キャンペーンについて
・営業目標の進捗について

■会議の決定事項・確認事項
・新商品キャンペーンは9月からスタート予定
・広告予算については検討が必要
・営業目標は達成率85%

■会議後のタスク
・資料を準備：C
・予算の件を検討：B
・営業のフォローを頑張る：各課

直すべき3点

直す場所は3つです。

1. 決定事項が曖昧である

「新商品キャンペーンは9月からスタート予定」。この「予定」では、決定なのか検討中なのかが読み取れません。「広告予算については検討が必要」も同じで、誰が検討し、いつまでに決めるのかが分かりません。

読む人の誤解を防ぐために、曖昧な言い方は避けます。決まったことは確定事項として書き、決まっていないことは「未決定」「継続検討」「次回決定予定」など、状態が分かる表現にします。明確な表現を選ぶだけで、伝わり方は変わります。

2. タスクが抽象的である

会議後のタスクは具体的に書き、担当者と期限を必ず添えます。

NG例の「資料を準備」では、どんな資料がいつまでに必要で、誰に渡すのかが分かりません。「営業のフォローを頑張る：各課」に至っては、行動のレベルに落ちておらず、担当者も特定できていません。

担当者の書き忘れは、議事録で起こりやすい抜けです。会議の最後に決定事項とタスクを口頭で読み上げて確認すると、担当者の書き忘れを防ぎやすくなります。また、期限がないとタスクの優先順位を付けにくくなるため、期限も明記しておきましょう。

3. 背景や理由が抜けている

議事録は、次の会議への橋渡しでもあります。背景や理由も簡潔に残しておきましょう。

NG例には「営業目標は達成率85%」とありますが、原因が記録されていません。数字だけでは「なぜ未達だったのか」が分からず、次のアクションにつながりません。

背景が抜けた議事録では、読んだ人が判断の経緯を追えません。「何が決まったか」だけが残り、「なぜそう決めたか」が消えるためです。この状態で次の会議に入ると、同じ議論をやり直すことになります。目標が達成できなかったのなら、その理由まで書いておきましょう。

背景を書きたくても発言者が分からない、という場合は、議事録で発言者が特定できない6つの原因に3ステップの解決方法をまとめています。

OK例

先ほどのNG例を直すと、次のようになります。

会議日時：2025年8月1日（金）10：00〜11：00
参加者：営業部長A・課長B・C・D

■議題・アジェンダ
・新商品キャンペーンの準備状況と今後のスケジュール
・営業目標の7月進捗と改善策

■会議の決定事項・確認事項
・新商品キャンペーンは2025年9月1日開始で確定
・販売店向け説明資料は C（営業企画） が作成
・広告予算配分については次回会議で決定
・営業目標の未達（85%）は「在庫過多・競合値下げ」が原因と確認

■会議後のタスク
・販売店向け説明資料を作成：C （期限：8月5日）
・広告予算の再検討：B （期限：8月7日）
・在庫過多の販売店5社を訪問し対策提案：D （期限：8月6日）
・競合動向を整理して次回共有：各課 （期限：8月8日の会議時）

上司や関係者が議事録を開いて最初に探すのは「何が決まったのか」です。OK例は開始日を確定事項として明記し、まだ決まっていない広告予算を「次回会議で決定」と保留のまま示しています。決定と保留が読み分けられれば、その後の指示もぶれません。「言った・言わない」の食い違いも起きにくくなります。

次に探すのは「誰がいつまでに何をするか」です。OK例のタスクは、行動・担当者・期限がすべて揃っています。進捗を追う側も状況をつかみやすくなります。

3つ目は、書かれている内容が事実かどうかです。「たぶん〜だと思う」「〜さんの意見は微妙だった」といった感想や解釈が混ざると、読んだ人は状況を正しく把握できません。未達の原因は「在庫過多・競合値下げ」のように、会議で確認した事実として記載します。この形が基本になります。

最後は読みやすさです。議事録は、必ずしも隅から隅まで読まれるとは限りません。見出し・箇条書き・太字で要点が一目で分かるように整えることは、相手の時間を奪わないための最低限の気配りにあたります。

わかりやすい議事録を書く8つのコツ

読みやすい議事録を作るには、書く前の段取りも重要です。会議が始まってから考え始めると、記録に追われて要点を拾えません。

会議が始まる前にやる3つの準備

1. 議題とゴールを把握する

配布されたアジェンダを読み、各議題で「何を決めるのか」「誰が何をするのか」を先に予測しておきます。会議の目的が頭に入っていれば、どの発言をメモすべきかを会議中に判断できます。

共有資料も先に開いておきましょう。分からない用語があれば調べておくと、会議中に言葉の意味を追いかけずに済みます。

2. 雛形を用意し、分かっている情報を先に入れる

基本5項目のうち、見出し・タイトル、会議の日時、議題・アジェンダの3つは、会議前に分かっている場合が多いでしょう。事前に議事録へ書き込んでおき、会議中は必要に応じて直すだけにしておくと、記録に集中できます。

雛形を用意すること自体にも効果があります。毎回ゼロから構成を考えずに済み、書くべき内容の抜け漏れも防げます。社内の独自フォーマットや過去の議事録を確認して完成形のイメージを固め、録音や録画のツールを使うなら、この段階で動作まで確かめておきましょう。

3. 参加者と役職を確認する

参加者の名前と役職を先に一覧にしておくと、発言者の記録が楽になります。会議中に使う略称や記号を決めておくのも有効です。田中さんを「T」、佐藤さんを「S」と略記したり、決定事項に星印を付けたりするだけでも、手を動かす量を減らせます。

対面の会議なら、座席表を手元に置いておくと発言者を追いやすくなります。書き上げた議事録を共有する前に確かめることまで押さえておきたい方は、議事録チェックリストに18項目を整理しています。

書くときの8つのコツ

議事録を書いているときや、書き上げて読み返すときは、次の8つを1つずつ確認してみてください。

1. 会議の目的に沿って書く

書き上がったら、その議事録が目的に沿っているかを確認しましょう。

「社内全員が、意思決定した内容とその過程について共通認識を持つ」ことが目的の会議なら、決まったことを並べるだけでは足りません。どの粒度まで議論の過程を書くべきかまで確かめる必要があります。結論だけの議事録からは、そこに至った議論が読み取れないためです。

会議の目的が変われば、書く内容も変わります。

2. 簡潔な文章を心がける

一文が長いほど、読み手は内容をつかむのに時間を使います。書き上げた議事録が簡潔になっているか、次の点で確認しましょう。

• 句読点を適切に使えているか
• 1文が60文字前後に収まっているか
• 重複した表現はないか
• 余分な情報はないか

ここで扱っているのは、要点と決定事項を書き出す形式の議事録です。会話の内容をすべて書き留める必要はありません。全発言を残そうとすると、記録は増えるのに要点が見えなくなります。決定事項、そしてネクストアクションの内容・期限・担当者といった重要事項に絞って書きましょう。

会議で「今月の営業部全体の売上目標40億に対して昨日までで受注確定20億と達成率は50%となっています」という発言が出たとします。要点だけを残すと、こうなります。

【営業全体の売上】

売上目標：40億
売上実績：20億（8月19日時点）
達成率：50%

項目に分けて整理するだけで、一目で内容を把握できる議事録になります。

3. 「問題」と「解決案」を対応させる

1つの議題に対して、意見や案は複数出ます。問題と解決案の対応が崩れていると、後から読み返しても論点を追えません。

問題が「売上目標を達成できていないこと」なら、原因ごとに解決案を対応させます。

・問題1：客単価が低い → 解決案：上位プランの提案率を高める
・問題2：新規顧客が少ない → 解決案：新規獲得施策を強化する

この形なら、どの問題に対する解決案なのかが一目で分かります。会議で出た問題と解決案は、必ずセットでまとめましょう。

4. 主語・述語を明確にする

話し言葉では主語や述語が省かれても通じます。文章にすると意味がぼやけます。主語や述語が曖昧だと、会議に出ていない人との認識の齟齬につながりやすくなります。「誰が」「何を」決めたのかを明確にし、この2つは省かないようにしましょう。

5. 5W1Hを明確にする

5W1Hとは、

• 誰が（Who）
• いつ（When）
• どこで（Where）
• 何を（What）
• なぜ（Why）
• どのように（How）

をまとめた言葉で、議事録に限らずビジネス全般で使えます。6つを意識すれば、読み手が情報を推測で補う場面は減ります。決定事項を書くときは、とくにこの6つを確かめながら進めましょう。

6. 共有された資料を明記する

会議で使った資料は、議事録に添付するか、資料名や保存先・リンクを明記しておきましょう。図解された資料は、あとから読む関係者の理解を助けます。

スプレッドシートのように別ファイルにあるデータは、名前と置き場所まで書いておきます。振り返るときに、何がどこにあるかを探し直さずに済みます。

7. 事実と主観を分けて書く

議事録でやりがちなのが、事実と主観を混ぜてしまうことです。会議中の発言には、事実だけでなく発言者の解釈や判断が含まれます。まとめるときは、それらを区別しましょう。

見極めに使えるのが、コンサルティング業界でおなじみの「空・雨・傘」という考え方です。

• 空を見上げると雲がある：「雲がある」という事実
• 雨が降りそうだと思う：「雨が降る可能性がある」という主観
• 傘を持って出かける：「傘を持っていく」という判断

自分の解釈や推測を加えると、後からトラブルの原因になります。確認できた事実と、発言者の意見・判断を分けて記録しましょう。曖昧な点は、その場で確認するのが一番早く済みます。

8. 箇条書き・記号・改行を使う

内容が正しくても、見た目が整っていない議事録は読みにくくなります。時系列や要点が飛び飛びだと、読み手は必要な情報を探すところから始めることになります。

たとえば、次のような議事録が回ってきたとしましょう。

【目標未達要因について】

売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更。スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況。新規商談および既存からの追加注文がないかを確認し、売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告。来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する。スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく。

どこを確認すればよいのか、読む側には見当がつきません。改行と記号を入れると、同じ内容がこう変わります。

【目標未達要因について】

・売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更
・スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況

【目標未達に対する打ち手】

・新規商談および既存からの追加注文がないかを確認
・売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告
・来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する
・スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく

情報量は同じでも、読む速さがまるで違います。箇条書き・記号・改行を使い、見た目から分かりやすい議事録を目指しましょう。

議事録を取りながらだと会議に集中できない、どうすれば？

手で書き取る内容は、「誰が・何を・いつまでに」の3点と、議題が切り替わった時刻に絞りましょう。発言の内容そのものは録音に任せれば、全文を追う必要がなくなり、議論を聞くほうへ注意を戻しやすくなります。

同アンケートでは、記録に追われて自分の担当議題でも発言が浅くなる、という声も挙がっていました。議事録作成の負担は、会議後に時間がかかることだけではありません。会議中の注意力が記録と議論に分かれてしまうことも負担のひとつです。

録音ツールを使えば、必要な発言は会議後に音声で聞き直せます。会議中は要点と時刻だけをメモし、細かな発言内容はあとから確認するという役割分担にすると、記録に追われにくくなります。

メモが追いつかない状態そのものを解消したい方は、議事録のメモが追いつかない時の完全対処ガイドに原因別の対処をまとめています。

書き上げた議事録は誰に・いつ渡すか

議事録は、書き終えたあとの共有や保管も重要です。渡し方と置き場所を決めておくと、次の会議でも必要な情報を確認しやすくなります。

会議終了後24時間以内に共有する

会議終了から共有までの時間が空くほど、関係者の記憶は薄れます。「あの決定はこういう趣旨だったはず」という食い違いが生まれるのは、この空白の時間です。通常の社内会議では、必要な確認を済ませた初稿を、会議終了後24時間以内を目安に共有することをおすすめします。

共有先は、会議の参加者に加えて、決定事項やタスクに関係する欠席者まで含めて検討しましょう。共有チャネルを事前に決めておけば、毎回迷わずに済みます。送るときの本文に毎回迷う方は、議事録メールの書き方に社内外6パターンの例文があります。

初稿は、細かな文言まで完璧に整える必要はありません。必要な情報がそろった段階で共有し、指摘があれば修正しましょう。そのほうが情報は早く回ります。

会議直後には、不明点をその場で主催者や関係者へ確認し、全体に共有する前に、必要に応じて主催者へ認識の相違がないかを確かめておきましょう。この2つを行っておくと、共有後の認識違いによる差し戻しを防ぎやすくなります。

あとから探せる保管と命名

後から検索できるようにするため、保管場所と命名ルールをチームで揃えておきましょう。有効なのは次の3つです。

• 保管先：プロジェクトごとのフォルダ、会議体ごとのフォルダに分ける
• ファイル名：YYYYMMDD_会議名_第〇回 のように日付と会議名と回数で統一する
• タグ：プロジェクト名・部署名などのタグを付けておく

この3つが揃っていれば、過去の議事録から「あの時の決定理由」や「保留事項」を探し出せます。どこまで残すかを先に決めておきたい方は、議事録の保存期間で会議別の法定保存期間を確かめてください。

命名だけ揃えても、置き場所が部署ごとにばらけていれば探せません。フォルダの分け方と閲覧できる範囲を先に決め、決まったら会議体の運用ルールとして書き残しておきます。議事録が分散して探しにくくなるのを防ぐためのポイントは、議事録の管理で6つに整理しました。

修正が出たときは履歴を残す

共有した後に解釈違いや誤記が見つかったら、修正の内容を後から確認できる形で更新します。

ドキュメントの冒頭に「更新履歴」の欄を作り、「2026/08/21：広告予算の表現を修正」と1行残しておきましょう。それだけで、後から見返した関係者もどこが変わったのかを追えます。修正が入ったときは、関係者へその場で通知しましょう。

議事録を書く時間そのものを減らす

書き方の型で減らせるのは、「何をどの順に書くか迷う時間」です。一方、録音を聞き直す負担や、記録に追われて会議に集中できない状態までは、型だけでは解消できません。

議事録の作成を支える道具は、大きく2つに分かれます。

選択肢	自動化する範囲	おすすめの方
①AI議事録ツール	文字起こし・要約・議事録作成	議事録作成そのものの時間を減らしたい
②会議業務全体を自動化するAIエージェント	会議前の準備・議事録作成・フォローアップまで	議事録を含む会議業務全体の負担を減らしたい

費用をかけずに自力で改善したい方は、議事録に時間がかかる4つの原因で会議前・中・後のどこで時間を失っているかを切り分けてみてください。

AI議事録ツールを比較検討したい方へ

AI議事録ツールは、会議音声の文字起こし・要約・発言者分類によって、議事録作成そのものの時間を減らす道具です。

対応する会議形式、文字起こしの精度、セキュリティ機能やデータの取り扱いはツールごとに違います。自社の会議に合うかどうかは、複数を並べて確かめるのが確実です。

主要なツールの特徴と選び方は、AI議事録ツール14選の比較記事にまとめています。

会議業務全体を自動化したい方におすすめの「Otolio」

議事録の作成にとどまらず、会議前の準備から会議後のフォローアップまで一貫して自動化したい方には「Otolio」がおすすめです。

Otolioは会議業務を自動化するAIエージェントで、累計8,000社以上の利用実績があります。AIに機密情報を学習させずに各社へ最適化する独自アルゴリズムを採用しています。機密情報を扱うなら、アクセス管理やデータの取り扱いなど、自社のセキュリティ要件もあわせて確認してください。

以下は、Otolioを導入した企業のビフォーアフターです。

企業名	業種	導入前	導入後
コクヨ株式会社	製造	2時間会議の議事録作成に4時間以上	約30分に短縮（90%削減）
株式会社東京ドーム	サービス	経営会議の議事録作成に最大6時間	1.5〜3時間に短縮（50%削減）
株式会社CBホールディングス	医療・福祉	最大52ページの議事録を2.5名で丸2日	2.5人の作業を1人で完了（会議後2営業日で初稿提出を継続）
株式会社フィックスポイント	IT	商談1件あたり最大1.5時間の議事録作成	約30分に短縮（65%削減、作成時間がゼロになった議事録もあり）

さらに、2025年12月にベータ版提供を開始した商談での活用機能では、商談準備から議事録作成、フォローアップまでの業務時間を平均90%削減できることを社内検証で確認しています。議事録だけでなく、商談前のリサーチや商談後のメール作成・CRM入力までを含めて自動化できる点が、議事録に特化したツールとの違いです。

自分で議事録を書いている方の参考になる事例として、株式会社大和バルブの役員会を紹介します。機密性の高い会議に外部の記録者を入れられず、役員自身が議事録を書いていました。

会議中に要点と時刻をメモし、終了後はICレコーダーの該当箇所を前後数分ずつ聞き直しながら、A4用紙8〜10ページの議事録にまとめていました。完成までには2週間ほどかかっていたそうです。

導入後、議事録の作成時間は50%削減されました。イヤホンをつけて聞き直す時間が短くなり、周りの社員が声をかけやすくなったといいます。

参考記事：機密性の高い役員会の議事録作成時間を50%削減。Otolioで情報の可視化を強化する

業種や会議の種類が違う企業の活用方法と削減効果は、以下のページからご確認いただけます。

参考記事：導入事例｜Otolio

まとめ｜議事録は5項目と例文を押さえると書きやすくなる

議事録の書き方は、突き詰めると2つの判断に整理できます。

1つ目は、自分の会議が「発言まで残す会議」なのか「要点だけで足りる会議」なのかという判断です。ここを軸に、質疑応答や議論の経緯をどこまで残すかが決まります。正式な記録が必要な会議では、法令・社内規程・会議体の運用ルールもあわせて確認してください。

2つ目は、どこから道具に任せるかという判断です。5項目の型と完成例があれば、書く順番に迷う時間は減らせます。ただ、録音を聞き直す負担と、記録に追われて会議に集中できない状態までは残ります。

まずは、次に出る会議に近い完成例を1つ選び、項目を差し替えて使ってみてください。1本書き上げれば、次回からは項目に沿って進められます。

型どおりに書けるようになると、今度は別のことが気になり始めます。形は整っているのに、会議が終わってから清書が終わるまでの時間が短くなりません。書く順番に迷わなくなったぶん、録音の聞き直しに使っている時間の長さが、はっきり見えてくるからです。

よくある質問とその回答

Q. 議事録は誰が書くべきですか？

一般的には、会議の書記役や幹事役にあたる担当者が書きます。明確なルールは組織によって違い、若手社員が担当する職場もあれば、責任者が自ら書く組織もあります。チーム内で事前に担当を決めておくと、会議直前の混乱を防げます。

Q. 1時間の会議の議事録に何時間もかかるのはおかしいですか？

会議の内容や議事録の粒度によっては、1時間の会議でも作成に数時間かかることがあります。録音を聞き直したり、内容を整理・整形したりする工程が多いほど、会議時間より作業時間が長くなる場合があります。

時間を取られるのは、録音の聞き直しと文章の整形です。書き方の型を決めるだけでも短縮できますが、聞き直しの時間まで縮めたいなら、録音を扱うツールを使うのが近道になります。

Q. ChatGPTで議事録を作成することはできますか？

文字起こしされたテキストがあれば、作成できます。ChatGPTには、文章の要約、大事な点のリストアップ、口語から文語への変換を任せられます。会議の音声そのものを扱う機能もあります。録音した内容を文字起こしし、要約まで出す機能です。2026年8月時点では、Plus・Pro・Business・Enterprise・Eduの各ワークスペースで使え、対象はmacOSデスクトップアプリのみです。1回の録音は4時間までとなっています。Windows端末で録音機能を使いたい場合は、文字起こしツールやAI議事録ツールとの併用が選択肢になります。

参照：ChatGPT Record | OpenAI Help Center

Q. 会議中にメモが追いつかない場合はどうすればよいですか？

メモの対象を「タイミングと要点」に絞ると、記録しやすくなります。すべての発言を書き留めようとすると、メモが追いつきにくくなります。全文の記録が必要なら、録音ツールやAI議事録ツールを活用することで、会議後に内容を確認し直せます。会議前に略語や記号のルールを決めておくと、手書きメモの速さも上がります。

Q. 議事録のメモを早く取るためにはどうしたらいいですか？

事前の準備が効きます。会議で出てくる用語の略語や記号を決めたり、話題に上がる項目を先に書き出したりしておきましょう。この2つだけでも速さが変わります。PCで書くなら、ショートカットキーを覚えておくのも効果的です。