議事録フォーマットの作り方｜コピペで使える会議別テンプレ3種とWord・Excelでの整え方

議事録は、会議で決まったことを社内に行き渡らせ、次の仕事を動かすための土台になる文書です。

ただ、実際に書く側に回ると、次のような悩みが出てきます。

• 会議ごとに書き方がばらばらで、後から読み返しにくい
• 担当者によって粒度が違い、決定事項が抜け落ちることがある
• 様式を整えても、作成にかかる時間はなかなか減らない

そのためこの記事では、議事録フォーマットの基本となる6つの項目、定例会議・役員会議・商談で使えるテンプレート3種、Word・Excel・Googleドキュメントでの作り方、そして作成の負担そのものを減らす方法までを解説します。

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議事録フォーマットの基本となる6つの項目

議事録フォーマットの基本となる項目は、会議情報・会議の目的と議題・議論の内容と決定事項・タスクと担当者と期限・次回会議の予定・参考資料の6つです。会議の種類で重点の置き方は変わりますが、土台になる構成はどの会議でも共通しています。

1. 会議情報（タイトル・日時・参加者）

会議情報は、議事録の冒頭で「誰が・いつ・どこで・何について会議をしたのか」を一目で示す項目です。

記載する内容は以下です。

• 会議名
• 開催日時
• 開催場所（オンラインの場合はツール名と会議URL）
• 参加者
• 欠席者
• 議事録作成者

会議名は目的が伝わる具体的な名称にしておくと、後から検索しやすくなります。たとえば「2026年6月度 営業定例会議」「新機能リリース判断会議」のように、月度や目的を補うと検索性が上がります。

2. 会議の目的・議題

会議の目的・議題は、議事録の前提を共有するブロックです。

記載する内容は以下です。

• 会議の目的
• 会議の背景
• 本日の議題
• 達成したいゴール

「進捗確認」とだけ書くと、議事録を読んだ人が会議のゴールを把握できません。「新機能リリースに向けて、開発進捗・残課題・リリース可否判断に必要な情報を確認する」のように、ゴールを具体化しておくと、議論の流れも追いやすくなります。

3. 議論の内容と決定事項

議論の内容と決定事項は、議事録の中心です。

記載する内容は以下です。

• 議論の要点
• 決定事項
• 確認事項
• 未解決事項
• 保留事項

発言をすべて書き起こす必要はありません。重要なのは「会議で何が話し合われ、最終的に何が決まったか」が明確に分かることです。

たとえば、「新機能について話し合った」では情報量が足りません。「新機能Aは6月末リリースを目標に進行する。リリース前に営業部向け説明会を実施する」のように、決定の中身まで残します。

4. タスク・ネクストアクション

タスク・ネクストアクションは、会議を業務に接続するブロックです。

記載する内容は以下です。

• アクション内容
• 担当者
• 期限
• 優先度
• 必要な確認事項

タスクは「誰が」「何を」「いつまでに」を必ずセットで書きます。たとえば「営業資料の修正版を作成する（担当：田中さん、期限：6月25日）」のように、担当者名と期限を明示すると、会議後に放置されにくくなります。

5. 次回会議の予定

次回会議の予定は、次の会議に向けた準備事項を明確にする項目です。

記載する内容は以下です。

• 次回開催日時
• 開催場所
• 次回議題
• 事前準備が必要な資料
• 次回までに確認すべき事項

保留事項を次回議題に紐づけておくと、検討が宙に浮きません。次回参加者が事前に何を準備すべきかも、議事録のここに集約します。

6. 参考資料・添付ファイル

参考資料・添付ファイルは、議事録単体で議論の文脈に戻れるようにするブロックです。

記載する内容は以下です。

• 配布資料
• プレゼン資料のリンク
• 会議で使用したスライド
• 参考URL
• 添付ファイル名

資料をもとに議論した会議では、議事録だけでは議論の前提を十分に再現できないことがあります。資料リンクをセットで残しておくと、後から見返した人が議論の前提に戻れます。

議事録フォーマットの汎用テンプレート

ここからは、コピペしてそのまま使える議事録テンプレートを紹介します。まずは会議種別を問わず使える汎用テンプレートです。

■ 会議概要

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
会議場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
参加者：○○、△△、◇◇、▽▽
欠席者：○○
議事録作成者：○○

■ 会議の目的

～～～～
～～～～

■ 本日の議題

1. ～～～～
2. ～～～～
3. ～～～～

■ 会議の要点

・～～～～
・～～～～

■ 決定事項

・～～～～
・～～～～

■ 確認事項

・～～～～

■ 保留事項

・～～～～

■ 会議後のタスク

・［アクション内容］（担当：〇〇、期限：mm/dd）
・［アクション内容］（担当：△△、期限：mm/dd）

■ 次回会議の予定

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
会議場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
次回議題：～～～～

■ 付記事項・参考資料

・参考資料：［リンクや資料名］
・添付ファイル：［ファイル名］

汎用テンプレートで意識すべきは、決定事項と議論の要点を別ブロックに分けることです。両者を混ぜると、会議後に「結局何が決まったのか」を抽出するのに時間がかかります。

表形式にした汎用テンプレート

WordやExcelに貼って使う場合は、会議概要・議題ごとの記録・タスクを表に分けると、情報を整理しやすくなります。以下の3つの表をそのままコピーして、罫線付きの表に置き換えてください。

会議概要の表です。

項目	記入欄
会議名
開催日時	yyyy年mm月dd日　○○:○○〜△△:△△
開催場所	（オンラインの場合はツール名と会議URL）
参加者
欠席者
議事録作成者
会議の目的

議題ごとの記録の表です。議題の数だけ行を増やします。

議題	議論の要点	決定事項	保留・確認事項
1.
2.
3.

タスクの表です。ここだけは行を増やしても崩れないよう、担当者と期限の列を必ず分けます。

アクション内容	担当者	期限	状況
		mm/dd	未着手
		mm/dd	未着手

表形式にする利点は、記入欄が空いていることが目で分かる点にあります。平文の様式だと、項目を書き忘れても気づきにくくなります。表にしておけば、空欄がそのまま「まだ埋まっていない」という合図になります。

会議別の議事録テンプレート3種類｜コピペで即使える

会議の種類によって、議事録で重視すべき項目は変わります。ここでは、現場で頻度の高い「定例会議」「役員会議」「商談」の3種類のテンプレートを紹介します。

会議タイプ	重視すべき項目	向いている議事録の形式
定例会議	進捗・課題・タスク・次回アクション	箇条書き型・タスク管理型
役員会議	決議事項・承認内容・経営判断	決議記録型
商談	顧客課題・提案内容・合意事項	ヒアリング記録型

1. 定例会議のテンプレート

定例会議では、進捗確認・課題共有・次回までのタスク整理が中心になります。前回の宿題や保留事項を引き継げる構成にしておくと、継続的な進行管理に使えます。

【定例】会議名（第〇回）

■ 会議概要

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
会議場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
参加者：○○、△△、◇◇、▽▽
議事録作成者：○○

■ 会議の目的

・進捗を共有し、遅延や課題を早めに把握する
・直近で意思決定が必要な事項を整理する

■ 前回の宿題・保留事項

・［前回のタスクA］：完了
・［継続課題B］：本日議題にて協議

■ 定常報告事項

・全体進捗：［順調、または遅延あり］
・主要KPI：［数値、進捗率など］

■ 本日の議題

1. ～～～～
2. ～～～～
3. ～～～～

■ 会議の要点

・～～～～
・～～～～

■ 決定事項

・～～～～

■ 確認事項

・～～～～

■ 保留事項

・～～～～

■ 会議後のタスク

・～～～～（担当：〇〇、期限：mm/dd）
・～～～～（担当：△△、期限：mm/dd）

■ 次回会議の予定

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
次回議題：～～～～

■ 付記事項・参考資料

・参考資料：［リンクや資料名］

定例会議の議事録で大事なのは、前回からの変化が追えることです。「前回の宿題」「今回の決定」「次回までのタスク」の3点を分けておくと、議事録が進捗管理の道具になります。

2. 役員会議のテンプレート

役員会議で最優先になるのは、経営判断と決議事項を正確に残すことです。誰がどの判断をしたのか、どの議案が承認されたのかが、後から見て一目で分かる構成にしてください。

なお、ここで紹介するのは一般的な社内の役員会議を想定したテンプレートです。法定の取締役会議事録には会社法・会社法施行規則に基づく記載・保存要件があるため、そのまま流用せず、法令や社内規程を確認してください。

【役員会議】yyyy年度 第〇回 定例役員会

■ 会議概要

日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
出席者：（敬称略）
［議長］代表取締役 ○○
［出席役員］△△、◆◆、▽▽
［事務局・記録］◆◇

■ 会議の目的

・各部門の月次業績と予実を確認する
・経営上重要な案件について審議し、必要な決議を行う

■ 報告事項

1. 全社業績報告
   ・売上高：～～～～
   ・営業利益：～～～～
   ・主要KPI：～～～～

2. 各管掌部門からの進捗報告
   ・［部門A］：～～～～
   ・［部門B］：～～～～

■ 決議事項

第1号議案：～～～～
結論：承認
内容：～～～～

第2号議案：～～～～
結論：継続審議
内容：～～～～

■ 会議の要点・重要コメント

・経営判断のポイント：～～～～
・指摘事項：～～～～

■ 残課題・保留事項

・～～～～（担当：△△役員、期限：mm/dd）

■ 執行指示事項

・～～～～（担当：〇〇、期限：mm/dd）

■ 次回会議の予定

日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
議題案：～～～～

■ 添付資料

・資料1：～～～～
・資料2：～～～～

役員会議では、議論の過程よりも結論を先に残します。「承認」「否決」「継続審議」のステータスを各議案の冒頭に置くと、検索性が上がります。予実や決議の書き分けをもう少し細かく決めたい場合は、経営会議の議事録の書き方で議案単位の記載例を確認できます。

3. 商談・打ち合わせのテンプレート

商談の議事録は、社内の関係者が後から状況を把握できる粒度で書きます。営業担当だけでなく、提案資料を作るチームや上長が読むことを想定します。

【商談】〇〇株式会社様 導入検討打ち合わせ（第〇回）

■ 商談概要

商談日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
参加者：（敬称略）
［先方］〇〇部長、△△様（現場責任者）
［自社］営業：◇◇、エンジニア：▽▽
議事録作成者：◇◇

■ 商談の目的

・先方の現状課題を確認する
・導入検討に必要な要件を整理する
・次回提案に向けた確認事項を明確にする

■ ヒアリング事項

現状：～～～～
課題：～～～～
要望：～～～～
導入時期：～～～～
予算感：～～～～
決裁フロー：～～～～

■ 提案内容と先方の反応

提案ポイント：～～～～
先方の反応：～～～～
懸念点：～～～～
追加確認事項：～～～～

■ 決定事項・合意事項

合意点：～～～～
契約条件：～～～～
次回までの確認事項：～～～～

■ 次回までの宿題

［自社］～～～～（担当：▽▽、期限：mm/dd）
［先方］～～～～（担当：△△様、期限：mm/dd）

■ 次回会議の予定

日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
議題案：～～～～

商談議事録では、先方の発言ニュアンスをそのまま残せると、提案精度が上がります。とくに懸念点・温度感は、テキスト要約だけだと抜け落ちやすい部分です。この様式を営業チーム全体で使う場合の運用の決め方は、商談議事録の書き方でくわしく扱っています。

議事録フォーマットを選ぶ3つの判断軸

ここまで複数のテンプレートを紹介しましたが、現場では「結局どれを使うべきか」で迷う場面が少なくありません。そこで、フォーマットを選ぶときの3つの判断軸を整理します。

1. 詳細記録か要点記録か

同じ社内でも、議事録に求める粒度は会議の性質で大きく分かれます。

• 詳細派：役員会議、取締役会、法務・コンプライアンス関連の会議、公的機関との協議、訴訟リスクのある会議
• 要点派：営業の商談記録、日常MTG、採用面談、プロジェクト定例

この分かれ方は、想像以上にはっきりしています。Otolioの導入検討の場でも、同じ会社の中で「全発言を正確に残したい」という部門と「決定事項とToDoだけあれば十分」という部門が同時に出てくるケースが繰り返し見られました。詳細派の会議で発言レベルの記録が求められるのは、認識の食い違いや後日の確認漏れを防ぐためです。一方の要点派は、決定事項とタスクさえ残れば実務が回ります。

これを統一フォーマットで運用しようとすると、詳細派からは「情報が足りない」、要点派からは「冗長で読まれない」と両側から不満が出るでしょう。どちらの用途にも合わないため、運用は定着しません。

労使協議など、発言者と発言内容を後から確認できる形で残すことが求められる場合がある会議は、詳細な記録が適しています。発言録に近い構造をテンプレート化したい場合は、会話形式の議事録の書き方で例文つきの型を確認できます。

2. WordかExcelかオンラインドキュメントか

フォーマットを載せるツールによっても、向き不向きがあります。

• Word：報告書として体裁を整えたい・取締役会など公式記録
• Excel：複数の議題やタスクを一覧で管理したい・進捗トラッキング併用
• Googleドキュメント、Notion：リアルタイム共同編集・複数人でメモを取り合う

公式記録性が高い会議はWordや所定の様式に寄せ、進捗管理を兼ねるならExcel、共同編集が必要ならクラウド系を選ぶのが基本です。判断に迷ったら、その議事録を「誰が」「いつ」読み返すかで決めてください。

長期保管や提出時の体裁を重視するならWord、議題やタスクの進捗管理を兼ねるならExcel、複数人での共同編集を重視するならクラウド系ツールが向いています。

3. 1種類で統一せず用途別に複数用意する

フォーマットを社内で「1種類だけ」に絞ろうとすると、用途に合わない会議が出やすくなります。経営会議向け・営業商談向け・現場MTG向けと、用途別に2〜4種類を用意して、会議種別ごとに紐づけておくのが現実的な落としどころです。

複数用意すると管理が増えそうに見えますが、実際は逆です。どの会議でどの様式を使うかが決まっていれば、書く側は迷わずに済みます。社内に複数フォーマットを置くときは、フォルダ構造やテンプレート名を統一すると、運用が定着しやすくなります。

Word・Excel・クラウドツールでの作り方

判断軸が決まったら、次は選んだツールの中に様式を置く作業です。ここを飛ばして「テンプレートのファイルをチャットで配る」だけにすると、多くの場合そのファイルは行方不明になります。毎回同じ場所から呼び出せる形にするところまでが、フォーマットづくりです。

Wordで様式として固定する

Wordは、報告書としての体裁を保ったまま配りたいときに向いています。作る手順は次の3ステップです。

1. 汎用テンプレートの表形式版を貼り、罫線と列幅を整える
2. 見出しスタイル（見出し1・見出し2）を議題ごとに設定する
3. 「名前を付けて保存」でファイルの種類を「Wordテンプレート」にして保存する

Wordテンプレート形式（.dotx）で保存しておくと、テンプレートをもとに新しい文書を作成しやすくなり、原本を上書きするリスクを減らせます。

見出しスタイルを設定しておく効果はもうひとつあって、目次の自動生成が使えるようになります。議題が10件を超える長い会議ほど、この差は大きく効いてきます。

Excelで議題とタスクを一覧管理する

Excelは、議題が多い会議や、タスクの進捗まで1つのファイルで追いたい場合に向いています。

1枚目のシートを「会議概要」、2枚目を「議事内容」、3枚目を「タスク一覧」に分けます。会議ごとに新しいシートを増やすのではなく、**この3シートの構成を固定し、開催日などの列を設けて行を追加していきます。**フィルタで開催日を絞り込める形にすると、後から探しやすくなります。

タスクの一覧を作るときは、担当者名を選択式にしておくと表記ゆれが防げます。「田中」「田中さん」「田中太郎」が混在すると、絞り込みで拾えなくなるためです。

Googleドキュメント・Notionでテンプレート化する

複数人で同時にメモを取る会議には、クラウド系のツールが向いています。Googleドキュメントは、利用環境によって組織独自のテンプレートを登録できます。テンプレート登録が利用できない場合でも、共有場所に原本を置き、コピーして使う運用が可能です。Notionでは、データベーステンプレートとして議事録の様式を登録できます。

Googleドキュメントの場合は、社内で共有できるフォルダや共有ドライブに「議事録テンプレート」フォルダを作り、様式ファイルを置きます。

使うときはファイルを開いて「コピーを作成」を選ぶだけです。ファイル名の頭に日付を入れる規則（20260825_営業定例）を決めておくと、フォルダ内が自然と時系列に並びます。

Notionの場合は、議事録用のデータベースを作り、様式をテンプレートとして登録します。会議の種類をプロパティ（項目）として持たせておけば、定例・役員会・商談を1つのデータベースで扱いながら、種類ごとに違う様式を呼び出せます。

配って終わりにせず、使われる状態にする

作った様式が使われないまま定着しないことは珍しくありません。原因の多くは、様式の出来ではなく呼び出しにくさにあります。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、「議事録のフォーマットが人によって異なり、後で参照する側が混乱する」という趣旨の声が繰り返し挙がっています。配ったはずの様式が使われず、結局それぞれの自己流に戻っている状態です。

定着させるために効くのは、次の3つです。

• 会議の予定と様式を紐づける（カレンダーの予定の説明欄にテンプレートのリンクを貼る）
• 保存場所を1か所に決め、探す手間をなくす
• 埋めなくてよい欄を明示する（「該当なしなら空欄のまま」と様式内に書いておく）

現場のヒアリングでも、設定や保存場所を意識する手間が多いと、運用が続きにくいという声が見られます。**操作が増えるほど、忙しい日には省略されやすくなります。**そのため、様式の完成度だけでなく、呼び出しまでの手数を減らすことも重要です。

部署をまたいで全社で揃えたい段階に入ったら、議事録を全社で標準化する5ステップで運用ルールの決め方まで確認できます。

読みやすい議事録を書く7つのコツ

フォーマットを用意しても、欄の埋め方が曖昧なままだと議事録は読まれません。ここでは、様式のどの欄に効くかとセットで、7つのコツを紹介します。

1. 客観的に記載する

「議論の要点」欄は、事実に基づいて客観的に書きます。感情的な表現や主観的な評価は避け、誰が読んでも同じ意味で理解できる文にします。

• NG：Aさんの説明が少し曖昧だった
• OK：Aさんより、仕様の詳細は次回会議までに確認する旨の発言があった

重要な意思決定や取引先との合意事項ほど、中立的な表現で残すことが大切です。

2. 結論を先に書く

「決定事項」欄の冒頭には、結論を1行で出します。長い議論の経過を時系列で並べるのは、その後です。読者が会議の結論を最短経路で取り出せるかどうかで、議事録の使いやすさが決まります。

たとえば、決定事項のブロック冒頭に「新機能Aは6月末リリースで進行」と1行先出しすると、詳細を読まなくても要点が伝わります。

3. 「誰が・何を・いつまでに」を具体的に書く

「会議後のタスク」欄では、曖昧な表現を捨てて具体名を入れます。

• NG：資料を確認する
• OK：営業資料の修正版を田中さんが6月25日までに確認する

数値・期限・担当者名を明示すると、会議後の行動につながりやすくなります。表形式の様式を使っているなら、担当者と期限を別々の列に分けておくと、書き漏れが目で分かります。

4. 議題ごとに見出しで分ける

議題が複数ある会議では、議題ごとに見出しを切ります。スクロールや検索で目的の議題に素早くたどり着けるようにするためです。

• 議題ごとに小見出し
• 決定事項・保留事項・タスクを別ブロックで
• タスクは一覧化

長文を1ブロックにまとめると、必要な情報を探す側のコストが大きく増えます。

5. 会議中に要点だけを記録する

会議終了後に記憶だけで議事録を作ると、重要な発言が抜ける可能性があります。会議中は、様式の欄に対応する要点だけをメモします。すべてを書き取る必要はありません。会議前に分かっている欄（日時・場所・参加者・議題・参考資料）は、始まる前に埋めておいてください。会議中に手を動かす量が減ります。

• 決定事項
• 保留事項
• タスク
• 担当者
• 期限
• 数値や条件
• 重要な発言

会議後は記憶が新しいうちに、メモをもとに本文を整えます。

6. 重要な反対意見も記録する

採用された意見だけでなく、意思決定に影響した反対意見や懸念点は「議論の要点」欄に残します。少数意見をすべて詳細に書く必要はありませんが、今後の検討に関わる発言は文脈ごと残すと、後で「なぜこの結論になったのか」を辿れます。

7. 共有前に見直す

議事録は、書いた直後に必ず見直します。

• 誤字脱字がないか
• 決定事項に抜けがないか
• 担当者と期限が明確か
• 次回会議日時が正確か
• 参考資料や添付ファイルのリンクが正しいか
• 主観的な表現が入っていないか

重要会議では、参加者に内容確認を依頼するとさらに精度が上がります。ここで挙げたコツの背景や、NG例とOK例をもっと見比べたい方には、議事録の書き方で会議別の落とし穴まで解説しています。

フォーマットだけでは解決しない議事録作成の3つの負担

フォーマットを整えると、書き方のばらつきや必須項目の抜けは減らせます。ただ、議事録作成そのものの負担は残ります。様式を整え終えた後に「結局、作成時間を十分に短縮できない」という現実にぶつかります。

1. 会議音声の聞き取り・文字起こしに時間がかかる

会議中にメモを取り切れなかった場合、会議後に録音を聞き直しながら確認します。1時間の会議でも、聞き直して文字起こしや要点整理を行うと、会議時間以上の作業時間がかかることが少なくありません。

特に以下のような会議で、議事録作成の負担は大きく増えます。

• 参加者が多い会議
• 発言が重なりやすい会議
• 専門用語が多い会議
• オンライン音声が聞き取りにくい会議
• 決定事項やタスクが多い会議

音声が不明瞭だと、同じ箇所を何度も聞き直す必要が出ます。同アンケートでは、60〜90分の会議1本に対し、文字起こしと議事録作成で半日から1日を費やしているという声が繰り返し挙がっています。

2. 会議中のメモに集中して議論に参加できない

議事録担当が会議中にメモを取り続けると、議論への参加が難しくなります。発言の意図を理解しながら重要な内容を記録する必要があるのに、メモに意識が向くと次のような問題が起きます。

• 発言の背景や文脈を理解しきれない
• 重要な発言を聞き逃す
• 自分の意見を発言する余裕がなくなる
• 決定事項と雑談の区別がつきにくくなる
• メモが断片的になり、後から整理しづらい

経営会議や役員会議では、議事録担当が一人で発言録の作成を一手に担い、本来の議論に参加できていないという構造的な悩みも聞かれます。録音を回しておく方法もありますが、必要な部分を探す作業や聞き直しに時間がかかるため、必ずしも効率化につながるとは限りません。

3. 担当者の経験で議事録品質がばらつく

議事録の品質は、作成者の経験やスキルに左右されやすい業務です。同じ会議でも、作成者によって以下のような違いが出ます。

• 決定事項の書き方
• タスクの粒度
• 発言の要約方法
• 重要度の判断
• 議論内容の整理方法
• 共有までのスピード

品質がばらつくと、会議後に確認や修正の手間が増えます。決定事項やタスクが曖昧なまま共有されると、認識のズレや対応漏れも起きやすくなります。特に複数部門が関わる会議では、誰が読んでも同じ内容を理解できる議事録にすることが重要です。

つまり、フォーマットは「何を書くか」を整える道具ですが、「聞き取る」「要約する」「整理する」「品質をそろえる」作業は、人が手作業で担うままです。議事録作成の負担を本当に減らしたい場合、様式の整備に加えて、作成プロセスそのものを仕組みで自動化する選択肢を検討する段階に入ります。

AI議事録ツールでフォーマット運用を自動化する

ここまで整理した「フォーマット運用」の負担を仕組みで解決する選択肢が、AI議事録ツールです。AI議事録ツールとは、会議音声の録音・文字起こし・要約・要点整理などを支援し、議事録の作成・編集にかかる時間を削減するツールです。

自動化すると、課題は次のように変わります。

議事録作成の課題	自動化での解決
会議中のメモが追いつかない	音声を自動で文字起こしできる
録音の聞き直しに時間がかかる	発言内容をテキストで確認できる
要点整理に時間がかかる	AIが自動で要約・要点を整理する
決定事項やタスクが漏れる	決定事項やToDoを抽出しやすくなる
担当者ごとに議事録品質がばらつく	一定の形式で出力しやすくなる
会議後の共有が遅れる	整理・共有作業を短縮できる

実際の導入事例でも、議事録作成時間を大幅に削減した例が複数あります。コクヨ株式会社の導入事例では、議事録作成時間が約4時間から約30分になり、約90%削減できたと紹介されています。

参考記事：専門用語が多い会議の議事録作成時間を90%削減。Web会議ツールとOtolioの文字起こしの違いとは｜コクヨ株式会社

AI議事録ツールの主な機能

AI議事録ツールには、製品によって次のような機能があります。

• 文字起こし機能（音声をリアルタイムでテキスト化）
• 話者識別機能（誰が発言したかを区別）
• 要約・要点整理機能（AIが自動で要点を抽出）
• タスク・決定事項の抽出機能
• 議事録テンプレート機能（フォーマットの自動入力）
• 共有・検索機能（会議後の共有と振り返り）

このうち、フォーマット運用と特に関係が深いのは、議事録テンプレート機能です。あらかじめ会議種別ごとの様式を登録しておけば、AIが会話内容をもとに、決まった形に整えて議事録を自動で組み立てます。

ここまでの記事で作ったWordやExcelの様式を、テンプレートとして再現・登録できるかどうかも確認しておきたい点です。

AI議事録ツールを比べるときの判断軸

比較するときは、月額単価だけで選ぶと判断を誤りがちです。説明会・活用支援・問い合わせ対応・テンプレート設計支援などが基本料金に含まれるか別料金かも、組織導入時の比較ポイントになります。

そのうえで、最適なツールは利用者像で分かれます。

• 少人数で、ITリテラシーが高く、サポートの必要性が低い：料金を比較軸として重視しやすい
• 利用人数が多く、ITリテラシーに差があり、今後拡大の可能性がある：サポート体制も重要な比較軸になる

要約や議事録の自動化を担うAIを横並びで見たい方は、要約AIおすすめ13選で無料プランから議事録まで比較できます。

Otolio：会議業務を自動実行するAIエージェント

Otolioは、議事録作成にとどまらず、会議前の準備から会議中の記録、会議後のフォローアップまでを一貫して自動化するAIエージェントです。

フォーマット運用の文脈では、次の3点が選定軸として挙がります。

1. 議事録の様式そのものを自動で整える：カレンダーに予定を入れておくだけで、会議ごとに最適な書式の議事録が自動で組み上がります（カスタムテンプレート機能）
2. 議事録作成時間の削減実績：累計8,000社以上の組織でご利用いただいた実績があり、議事録作成時間を約90%削減した導入事例（コクヨ）があります
3. 機密でも内製運用できるプライバシー設計：入力した音声を外部のAI学習に使わない設計のため、機密性の高い会議でも内製で運用できます

機能を単に比べるよりも、フォーマット運用の悩みに直結する強みから検討すると、判断しやすくなります。「毎回テンプレートを開き直す」「品質がばらつく」「会議に集中できない」のいずれかが自分の状況に当てはまるかどうかが、検討の入口です。

まとめ｜フォーマットは用途別に分けて、使うツールの中に置く

議事録は、会議の決定事項やタスクを社内に行き渡らせ、組織のナレッジを蓄積する重要な文書です。本記事では、議事録フォーマットの基本6項目、定例会議・役員会議・商談で使える会議別テンプレート3種、Word・Excel・Googleドキュメントでの作り方、様式を選ぶ判断軸、読みやすく書く7つのコツ、そして様式だけでは解決しない作成負担までを解説しました。

押さえておきたいのは2点です。1つ目は、フォーマットを1種類に統一せず、詳細記録が必要な会議と要点記録で足りる会議に分けて2〜4種類を用意することです。

2つ目は、作った様式を配って終わりにせず、使っているツールの中から毎回呼び出せる状態に置くことです。この2つが揃うと、書き方のばらつきと必須項目の抜けは大きく減らせます。

そのうえで、会議音声の聞き取り・要約・整理・品質の均一化までは、人の作業として残ります。ここから先を短くしたい場合は、作成プロセスそのものを仕組みで自動化する選択肢を検討してみてはいかがでしょうか。

よくある質問とその回答

Q. 議事録に最低限必要な項目は何ですか？

議事録に最低限必要な項目は、以下です。

• 会議名
• 開催日時
• 参加者
• 議題
• 決定事項
• タスク
• 担当者
• 期限

特に重要なのは、決定事項・担当者・期限の3点です。この3つが明確であれば、会議後に誰が何を進めるべきかを迷わずに確認できます。

Q. WordとExcel、どちらの形式で議事録を作るのがおすすめですか？

用途で使い分けるのが基本です。Wordは、報告書として体裁を整える場合や、取締役会など公式な記録に向いています。Excelは、複数の議題やタスクを一覧で管理したい場合や、ToDoリストで進捗管理も兼ねたい場合に使いやすい形式です。リアルタイムで共同編集したい場合は、GoogleドキュメントやNotionのようなクラウド型ツールも議事録の様式として活用できます。判断に迷ったら、長期保管や提出時の体裁を重視するならWord、議題やタスクの進捗管理を兼ねるならExcel、複数人での共同編集を重視するならクラウド系ツールを選んでください。

Q. 議事録フォーマットを社内で1種類に統一すべきですか？

1種類に絞らないほうが現実的です。同じ社内でも、役員会議や法務関連の会議は「発言レベルで詳細に残したい」、営業商談や日常MTGは「決定事項とToDoだけで十分」と、議事録に求める粒度が用途で分かれます。1種類のテンプレートに統一すると、詳細派からは「情報が足りない」、要点派からは「冗長で読まれない」と両側から不満が出やすくなります。経営会議向け・営業商談向け・現場MTG向けに2〜4種類を用意し、会議種別ごとに紐づけて運用するのが落としどころです。

Q. 作ったテンプレートが社内で使われません。どうすればよいですか？

呼び出すまでの手数を減らしてください。よくあるのは、チャットで様式ファイルを配って終わりにしているケースです。この形だと、使う人は過去のチャットを遡ってファイルを探すことになり、忙しい日には自己流のメモに戻ります。保存場所を1か所に決める、カレンダーの予定の説明欄にテンプレートのリンクを貼る、埋めなくてよい欄を様式内に明示する。この3つで、使われる確率は変わります。

Q. AI議事録ツールを使えばフォーマットは不要になりますか？

AI議事録ツールを使う場合でも、出力形式を社内で統一したいならフォーマットを決めておくと便利です。会議種別ごとのテンプレートを設定できるツールでは、「どの会議をどの形式に整えるか」をあらかじめ決めることで、出力形式をそろえやすくなります。自動化すると、テンプレートを毎回開き直す手間や、会議ごとに項目を入れ替える作業がなくなる、という関係です。