コピペで使える議事録テンプレート7種｜用途別の空欄フォーマットとWord・Excelでの固定手順

会議が終わるたびに白紙のファイルを開き、項目を一から考え直すことがあります。議事録を任されている人には、よくある場面です。

ただ、様式を用意しようとすると、今度は別の迷いが出てきます。

• 自分の会議にちょうど合う様式が見つからない
• WordとExcelのどちらで作ればよいか決められない
• 一度コピーしても、次の会議でまた同じファイルを探している

そのためこの記事では、汎用・定例会議・商談・プロジェクト会議・1on1と面談・役員会議・会話形式の7種類を空欄のまま掲載しました。どこまで記録を残すかで様式を選ぶ2つの問いも示しています。Word・Excel・Googleドキュメントの中にテンプレートとして固定する手順まで解説します。

Otolioがわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる

空欄のままコピーできる議事録テンプレート7種

議事録の様式は、1種類に統一しなくて構いません。発言者ごとのやり取りまでは残さない会議と、発言者や重要な意見まで残す会議では、必要な欄が違うからです。下に7種類を空欄のまま並べました。自分の会議に近いものをコピーして、会議名を入れれば使えます。

様式	向いている会議	どこまで残すか	向いている形式
1. 汎用	種類を問わない単発の会議	決まったこととタスク	Word
2. 定例会議	毎週・毎月くり返す会議	前回からの変化とタスク	Excel
3. 商談	取引先との打ち合わせ	先方の反応と合意事項	Word
4. プロジェクト会議	複数の部署にまたがる会議	進み具合とタスクの一覧	Excel
5. 1on1・面談	1on1、上司と部下の社内面談	約束したことと次の行動	Word
6. 役員会議	経営の判断を伴う会議	決議と重要な意見	Word
7. 会話形式	労使協議、要件定義、インタビュー	誰が何を言ったかまで	Word

ここに並ぶのは、空欄の様式だけです。欄をどう埋めるかの見本から先に確かめたい方は、会議別の記入済みの例文が参考になります。

この会議はどこまで残す？様式を選ぶ入口

同じ会社の中でも、議事録に求める記録の粒度は分かれます。Otolioの導入検討では、同じ会社の2つの部門から同時に相談を受けることもあります。

「発言者ごとのやり取りや反対意見まで残したい」という部門と、「要点や決定事項、ToDoを中心に残せれば十分」という部門です。一度や二度ではありません。役員会議や法務が関わる会議では前者、商談や日常の打ち合わせでは後者のニーズが見られます。

この分け方を先に決めておくと、様式選びで迷いません。次の2つに答えてください。

1. この議事録で、発言者ごとのやり取りまで後から確認する必要があるか
2. 「言った・言わない」で後からもめる可能性があるか

どちらも「いいえ」なら、発言者ごとのやり取りまでは残さない様式で足ります。汎用・定例会議・商談・プロジェクト会議・1on1と面談の5つが、このグループです。どちらかが「はい」なら、発言者や反対意見まで残せる様式を選んでください。役員会議と会話形式の2つが当てはまります。

1種類に統一しようとすると、細かく残したい側からは「情報が足りない」、要点だけでよい側からは「冗長で読まれない」と、両側から不満が出ます。複数の様式を持つと管理対象は増えますが、どの会議でどれを使うかを決めておけば、書く側が毎回選び直す負担は減らせます。

1. どの会議でも使える汎用の様式

会議の種類が決まっていないときは、まずこれを置いてください。決定事項とタスクが別の欄に分かれているので、ほとんどの社内会議に当てはまります。

■ 会議概要

会議名：［会議名］
日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］
場所：［会議室名、またはWeb会議のツール名とURL］
参加者：［氏名］
欠席者：［氏名］
議事録作成者：［氏名］

■ 会議の目的

・［この会議で決めたいこと］

■ 本日の議題

1. ［議題］
2. ［議題］
3. ［議題］

■ 会議の要点

・［結論に至るまでに出た話を1項目1文で］

■ 決定事項

・［決まったこと］

■ 確認事項

・［その場で確認が取れたこと］

■ 保留事項

・［持ち帰りになったこと］

■ 会議後のタスク

・［やること］（担当：［氏名］、期限：［mm/dd］）

■ 次回会議の予定

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］ 次回議題：［議題］

■ 付記事項・参考資料

・［資料名、またはリンク］

WordやExcelに貼るなら、表に分けたほうが扱いやすくなります。会議概要・議題ごとの記録・タスクの3つに分け、そのままコピーして罫線付きの表に置き換えてください。

会議概要の表です。

項目	記入欄
会議名
開催日時
開催場所
参加者
欠席者
議事録作成者
会議の目的

議題ごとの記録の表です。議題の数だけ行を増やします。

議題	議論の要点	決定事項	保留・確認事項
1.
2.
3.

タスクの表です。ここだけは、担当者と期限の列を必ず分けてください。

アクション内容	担当者	期限	状況
			未着手
			未着手

表にする利点は、記入欄が空いていることが目で分かる点にあります。平文の様式だと、項目の書き忘れに気づきにくくなります。

2. 定例会議の進捗を引き継ぐ様式

定例会議で効くのは、前回からの変化が追えることです。前回の宿題と今回の決定と次回までのタスクを分けておくと、議事録がそのまま進捗管理の道具になります。

【定例】［会議名］（第［　］回）

■ 会議概要

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］
場所：［会議室名、またはWeb会議のツール名とURL］
参加者：［氏名］
議事録作成者：［氏名］

■ 会議の目的

・進捗を共有し、遅れや課題を早めに把握する ・直近で判断が必要な事項を整理する

■ 前回の宿題・保留事項

・［前回のタスク］：［完了、または進行中］
・［継続している課題］：［本日議題にて協議］

■ 定常報告事項

・全体進捗：［順調、または遅れあり］
・主要な数値：［数値や進捗率］

■ 本日の議題

1. ［議題］
2. ［議題］

■ 会議の要点

・［議論の中身］

■ 決定事項

・［決まったこと］

■ 確認事項

・［その場で確認が取れたこと］

■ 保留事項

・［持ち帰りになったこと］

■ 会議後のタスク

・［やること］（担当：［氏名］、期限：［mm/dd］）

■ 次回会議の予定

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］
次回議題：［議題］

■ 付記事項・参考資料

・［資料名、またはリンク］

毎週続く会議なら、Excelに貼って1行1回の形にするほうが探しやすくなります。

開催日	前回の宿題	本日の決定事項	次回までのタスク	担当者	期限

3. 商談の課題と合意事項を残す様式

商談の議事録は、提案資料を作るチームや上長など、同席していない人が後から読むこともあります。読み手が後から状況をつかめる粒度で書きます。先方の反応と懸念点の欄を独立させているのは、ここが次回の提案を左右するからです。

【商談】［会社名］様 ［打ち合わせの名称］（第［　］回）

■ 商談概要

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］
場所：［訪問先、またはWeb会議のツール名とURL］
参加者（先方）：［部署・役職］
参加者（自社）：［部署・氏名］
議事録作成者：［氏名］

■ 商談の目的

・［この商談で確かめたいこと］

■ ヒアリング事項

現状：［今どうしているか］
課題：［何に困っているか］
要望：［どうしたいか］
導入時期：［時期］
予算感：［金額の目安］
決裁フロー：［誰が決めるか］

■ 提案内容と先方の反応

提案したこと：［内容］
先方の反応：［発言そのままに近い形で］
懸念点：［気にしていたこと］
追加で確認すること：［項目］

■ 決定事項・合意事項

合意したこと：［内容］
条件：［金額・期間・範囲］
次回までに決めること：［項目］

■ 次回までの宿題

（自社）［やること］（担当：［氏名］、期限：［mm/dd］）
（先方）［やること］（期限：［mm/dd］）

■ 次回の予定

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］
議題案：［議題］

この様式を営業チーム全体で使うなら、運用ルールの決め方まで含めて商談議事録の書き方で確認できます。

4. プロジェクト会議のタスク一覧の様式

複数の部署にまたがる会議では、誰のボールかが曖昧になった時点で進行が止まりやすくなります。タスクの一覧を独立した欄として持ち、担当者と期限と状況を必ずセットで書く構成にしてください。

【PJ】［プロジェクト名］ 定例（第［　］回）

■ 会議概要

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］
場所：［会議室名、またはWeb会議のツール名とURL］
参加者：［部署・氏名］
議事録作成者：［氏名］

■ 本日の議題

1. ［議題］
2. ［議題］

■ 進捗

・［工程名］：［予定どおり、または遅れ◯日］
・直近の節目：［日付と内容］

■ 課題と論点

・［何が決まっていないか］

■ 決定事項

・［決まったこと］

■ リスク・懸念

・［起きそうなこと］（影響：［大・中・小］）

■ タスク一覧

・［やること］（担当：［氏名］、期限：［mm/dd］、状況：未着手）

■ 次回会議の予定

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］
次回議題：［議題］

タスクの数が多い場合は、Excelの表にしてフィルタをかけられる形にしておくと探す手間が減ります。

タスク	担当者	期限	状況	関連する議題
			未着手
			未着手

5. 1on1・面談の約束を残す様式

1on1や社内面談の記録は、長く書くほどよいものではありません。残すべきは、話した内容よりも「次までに何をするか」です。本人側と会社側の両方に行動の欄を置くと、言いっぱなしになりません。

【1on1】［相手の氏名］ ［yyyy年mm月］

■ 面談概要

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］
場所：［会議室名、またはWeb会議のツール名］
参加者：［上司の氏名］、［本人の氏名］

■ 今回のテーマ

・［話したいと決めていたこと］

■ 話したこと

今の状況：［担当業務と負荷］
うまくいっていること：［内容］
つまずいていること：［内容］
本人の希望：［内容］

■ 合意したこと

・［双方で決めたこと］

■ 本人が次にやること

・［やること］（期限：［mm/dd］）

■ 会社・上司がやること

・［やること］（期限：［mm/dd］）

■ 次回の予定

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］

■ 共有範囲

・［本人と上司のみ、または人事にも共有］

最後の「共有範囲」の欄は、評価や処遇に関わる話が出たときのために残しておきます。どこまで誰に見せるかを決めずに書き始めると、後から扱いに困ります。

6. 役員会議の決議と反対意見を残す様式

役員会議で最優先になるのは、どの議案が承認されたのかを正確に残すことです。議論の過程よりも結論を先に置き、「承認」「否決」「継続審議」のいずれかを各議案の頭に書いてください。後から検索するとき、ここが入口になります。

なお、ここで挙げるのは一般的な社内の役員会議を想定した様式です。法定の取締役会議事録には、会社法・会社法施行規則にもとづく記載と保存の要件があります。そのまま流用せず、法令や社内規程を確認してください。

【役員会議】［yyyy］年度 第［　］回 定例役員会

■ 会議概要

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］
場所：［会議室名、またはWeb会議のツール名とURL］
出席者：（敬称略）
［議長］［役職・氏名］
［出席役員］［役職・氏名］
［事務局・記録］［氏名］

■ 会議の目的

・各部門の月次の業績と予実を確認する ・経営上重要な案件を審議し、必要な決議を行う

■ 報告事項

1. 全社業績報告
   • 売上高：［数値］
   • 営業利益：［数値］
   • 主要な指標：［数値］
2. 各部門からの進捗報告
   • ［部門名］：［内容］

■ 決議事項

第1号議案：［議案名］
結論：［承認、否決、継続審議］
内容：［決議の中身］
反対・保留の意見：［誰が何を述べたか］

第2号議案：［議案名］
結論：［承認、否決、継続審議］
内容：［決議の中身］
反対・保留の意見：［誰が何を述べたか］

■ 会議の要点・重要な発言

・判断の決め手：［内容］ ・指摘事項：［内容］

■ 残課題・保留事項

・［内容］（担当：［役職・氏名］、期限：［mm/dd］）

■ 執行指示事項

・［内容］（担当：［氏名］、期限：［mm/dd］）

■ 次回会議の予定

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］ 議題案：［議題］

■ 添付資料

・［資料名］

反対意見の欄をあえて設けているのは、採用されなかった意見が後から効くからです。半年後に「なぜこの結論になったのか」をたどれる議事録は、ここが残っています。予実や決議の書き分けをもう少し細かく決めたい場合は、経営会議の議事録の書き方に議案単位の記載例があります。

7. 発言者つきで会話のまま残す様式

労使協議や要件定義のように、誰が何を言ったかが後から問われる会議では、発言者を付けたまま残します。全部を書き起こす必要はありません。結論に関わるやり取りだけを拾い、決定事項とタスクは別の欄にまとめ直します。

■ 会議概要

会議名：［会議名］
日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］
場所：［会議室名、またはWeb会議のツール名とURL］
出席者：［所属・氏名］
記録者：［氏名］

■ 議題

1. ［議題］

■ 発言記録

［議題1］
［氏名］：［発言］
［氏名］：［発言］
［氏名］：［発言］

■ 決定事項

・［決まったこと］

■ 持ち帰り・保留

・［内容］（担当：［氏名］、期限：［mm/dd］）

■ 次回の予定

日時：［yyyy年mm月dd日 hh:mm〜hh:mm］ 議題案：［議題］

発言をどこまで残すかの線引きや、読みにくくならない書き方は会話形式の議事録の書き方にまとまっています。

議事録のフォーマットに入れておきたい基本の欄は？

議事録の用途を問わず、基本として検討したい欄は6つです。会議の目的に合わせて不要な欄を省き、必要な欄を追加してください。

欄	何を入れる欄か	いつ埋める欄か
会議の基本情報	会議名・日時・場所・参加者・欠席者・作成者	会議の前
目的と議題	この会議で決めたいことと、扱う順番	会議の前
議論の要点	結論に至るまでに出た話	会議中
決定事項	決まったこと	会議中
タスク	やること・担当者・期限	会議中
次回の予定と参考資料	次の日時と議題、配布資料のリンク	会議の最後

欄の設計で特に意識したいのは2点です。1つ目は、空欄のまま置いておくことです。埋まっていない欄がそのまま目に入るので、書き忘れが会議中に分かります。2つ目は、決定事項とタスクの欄を分けることです。混ぜると、会議後に「結局どれが自分の仕事か」を抜き出すのに時間がかかります。

欄をどう埋めるかは、様式づくりとは別の話です。客観的に書き、結論を先に置き、誰が何をいつまでに行うかを具体的に記載してください。こうした書き方のコツは、議事録の書き方に8つまとまっています。

議事録の様式をツールの中に固定する

様式をコピーしただけでは、次の会議でまた探すことになります。使っているソフトの中に「毎回ここから呼び出す」場所を作るところまでが、様式づくりです。どれを使うかは、配る相手と追いたいもので決まります。

ツール	配る相手	追いたいもの	同時編集
Word	社外や役員など、体裁を整えて渡す相手	1回の会議の記録	可能（対応環境＋OneDrive・SharePoint保存時）
Excel	同じ案件を続けて追うメンバー	議題とタスクの進み具合	可能（対応環境＋OneDrive・SharePoint保存時）
Googleドキュメント	部署をまたぐ関係者	会議中のメモを複数人で取る	向く

Wordで様式をテンプレート保存する

Wordが向くのは、報告書として渡す議事録です。以下はWindowsデスクトップ版Wordでの手順です。

1. 汎用の様式を貼り、表に変換して罫線と列幅を整える
2. 議題ごとに見出しスタイル（見出し1・見出し2）を設定する
3. 「名前を付けて保存」で、ファイルの種類を「Wordテンプレート」にする

Wordテンプレート形式（.dotx）で保存すると、そのテンプレートを基に新しい文書を作成できます。原本を直接編集せず、テンプレートから新規文書を作る運用にすると、原本の上書きを防ぎやすくなります。

見た目で差が出るのは、次の3か所です。罫線は会議概要とタスクの表だけに引き、議事内容は罫線なしの本文にします。全体に線を引くと、どこを読めばよいかが分からなくなるためです。見出しスタイルを設定しておけば、議題が10件を超える会議でも目次を自動で作れます。1ページに収めたいときは、余白を詰める前に参加者と参考資料を1行にまとめてください。

Excelで議題とタスクを一覧にする

Excelが生きるのは、会議が続く案件です。1枚目のシートを「会議概要」、2枚目を「議事内容」、3枚目を「タスク一覧」に分けます。

会議ごとにシートを増やすのではなく、この3シートを固定したまま、開催日の列を設けて行を足していきます。会議ごとにシートを増やし続けると、過去の決定事項を探しにくくなるためです。開催日でフィルタをかければ、その回の記録だけを取り出せます。

タスクの一覧では、担当者名を入力規則の選択式にしておきます。「田中」「田中さん」「田中太郎」が混ざると、絞り込みで拾えなくなるからです。

Googleドキュメントで全員に配る

複数人が同時にメモを取る会議には、Googleドキュメントが向いています。Google Workspaceなど共有ドライブを利用できる環境では、「議事録テンプレート」というフォルダを作り、様式のファイルを原本として置いてください。

使うときは、原本を開いて「コピーを作成」を選ぶだけです。ファイル名の頭に日付を入れる規則（20261005_営業定例）を決めておくと、名前順で並べたときに時系列で探しやすくなります。

原本の上書きを防ぐなら、原本を置く場所とコピーを編集する場所を分け、組織のGoogleドライブの権限設定に合わせて原本側の編集権限を制限してください。共有ドライブや共有フォルダでは上位の権限が配下のファイルに継承されるため、原本ファイルだけを単純に「閲覧のみ」にできない場合があります。

配って終わりにせず、使われる状態にする

作った様式が使われない理由の一つは、呼び出すまでの手数が多いことです。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、様式のばらつきに関する声が繰り返し挙がっています。「議事録のフォーマットが人によって異なり、後で参照する側が混乱する」という趣旨の声です。配ったはずの様式が使われず、それぞれの自己流に戻っている状態です。

定着に効くのは、次の3つです。

• カレンダーの予定の説明欄に、様式のリンクを貼る
• 保存場所を1か所に決め、探す手間をなくす
• 埋めなくてよい欄を様式の中に書いておく（「該当なしなら空欄のまま」）

現場の話を聞いていても、設定や保存場所を意識させる手間が増えるほど、忙しい日には省略されていきます。様式の完成度を上げるより、呼び出すまでの手数を1つ減らすほうが効きます。

部署をまたいで全社で揃える段に入ったら、議事録を全社で標準化する5ステップで運用ルールの決め方まで確認できます。

様式を整えても残る作業をAIに渡す

様式を決めると、書き方のばらつきと項目の抜けは減ります。ただ、議事録にかかる時間そのものは、思ったほど減りません。

様式では埋まらない3つの作業

様式が引き受けるのは「何を書くか」までです。残るのは次の3つで、どれも人が手を動かす作業として残ります。

• 聞き取り：会議中に取り切れなかった分を、録音を聞き直して埋める
• 要約：発言のかたまりを、決まったこととタスクに分けて書き直す
• 品質のそろえ方：担当者が替わっても同じ粒度になるようにする

同アンケートでは、60〜90分の会議1本に対し、文字起こしと議事録作成に2〜3時間、長いケースでは1日を費やしたという声が複数あります。様式を整えた後に残っているのは、この部分です。

この3つを道具で減らす選択肢を横並びで見たい方は、AI議事録ツールおすすめ14選で目的別の選び方を確認できます。

会議業務を自動実行するOtolio

Otolioは、会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントです。様式の文脈で効くのは、決めておいた書式のとおりに議事録を組み立てる動きです。Web会議では、カレンダーに予定を入れておけば、Botが会議に入って記録を取り、会議ごとに登録しておいた様式に沿って議事録が出ます。テンプレートのファイルを開く工程そのものがなくなります。

コクヨ株式会社では、2時間の会議に4時間以上かけていた議事録づくりが約30分になり、約90%の削減につながりました。社内の専門用語が多く、発言者の特定に時間がかかっていた会議での結果です。

参考記事：専門用語が多い会議の議事録作成時間を90%削減。Web会議ツールとOtolioの文字起こしの違いとは

まとめ｜議事録の様式は用途別に分けて、使うツールの中に置く

議事録の様式は、1種類に絞ろうとするとどこかの会議に合わなくなります。まず、発言者ごとのやり取りまでは残さない会議と、発言者や重要な意見まで残す会議の2つに分けてください。そのうえで、汎用・定例会議・商談・プロジェクト会議・1on1と面談・役員会議・会話形式の7種類から、自分の会議に近いものを選んでください。

選んだ後にやることは1つです。コピーして終わりにせず、Word・Excel・Googleドキュメントのどれかに、毎回同じ場所から呼び出せる形で置いてください。この一手間で、次の会議から様式を探す手間を減らせます。

そのうえで、聞き取り・要約・品質をそろえる作業は、人の手元に残ります。ここから先も短くしたい場合は、記録そのものを仕組みに任せる方法を検討してみてはいかがでしょうか。

こうした手作業まで減らしたい場合は、会議内容を決めた様式へ自動で反映する方法があります。

よくある質問とその回答

Q. 議事録の様式は社内で1種類に統一すべきですか？

1種類に絞らないほうが現実的です。同じ社内でも、求める細かさは会議によって分かれます。役員会議や法務が関わる会議では「発言者や反対意見まで残したい」、商談や日常の打ち合わせでは「要点や決定事項、タスクを中心に残したい」というニーズがあります。1種類に統一すると、どちらかの用途に無理が出やすくなります。会議の種類に応じて複数のフォーマットを用意し、どの会議でどれを使うかを決めておく形が現実的です。

Q. WordとExcel、どちらで議事録の様式を作るのがおすすめですか？

配る相手と追いたいもので決めてください。社外や役員に体裁を整えて渡すならWord、議題とタスクの進み具合を1つのファイルで追うならExcelが向いています。会議中に複数人でメモを取り合うなら、Googleドキュメントのように同時編集できるツールを選びます。迷ったときは、その議事録を誰がいつ読み返すかを考えると決まりやすくなります。

Q. 会議録や議事メモと議事録で、様式を変える必要はありますか？

呼び方が違っても、必要な欄はほとんど同じです。会議録は発言の記録に重きを置く場面で使われることが多く、この記事の会話形式の様式が近くなります。議事メモは要点や決定事項、タスクを短く残す使われ方が多いので、汎用の様式から不要な欄を省いた形で足ります。社内で呼び方が混ざっているなら、名前を揃えるより先に、どこまで残すかを揃えてください。

Q. 見やすい議事録の様式にするには何を変えればよいですか？

変える場所は3つです。1つ目は罫線です。会議概要とタスクの表だけに引き、議事内容は罫線なしにします。2つ目は見出しで、議題ごとに見出しスタイルを設定すると、目で追う位置が決まります。3つ目が長さです。参加者と参考資料を1行にまとめると、1ページに収まりやすくなります。文字の装飾を増やすより、欄の境目をはっきりさせるほうが読みやすくなります。

Q. AI議事録ツールを使えば議事録のテンプレートは不要になりますか？

不要にはなりません。出力の形を社内で揃えたいなら、どの会議をどの形に整えるかを先に決めておく必要があります。会議の種類ごとに様式を登録できるツールなら、決めておいた形に沿って出力されるため、様式を毎回開き直す手間や項目を入れ替える作業を減らせます。様式を決める作業と、様式を埋める作業は別で、AIで自動化しやすいのは後者です。