議事録フォーマットの基本｜会議別の書き方・必要項目・効率化のコツを解説

この記事でわかること

• 議事録フォーマットに必要な基本項目
• 定例会議・役員会議・商談で使えるテンプレート・記載例
• 議事録作成で起こりやすい課題と、AI議事録ツールを活用した効率化の方法

議事録は、会議内容を記録するだけでなく、決定事項や担当者、期限を整理し、会議後の業務を円滑に進めるための重要な文書です。

しかし実際には、「何を書けばよいかわからない」「会議ごとに書き方がばらつく」「作成に時間がかかり、会議に集中できない」といった課題を感じている方も多いのではないでしょうか。

こうした課題を減らすには、あらかじめ記載項目や構成を決めた議事録フォーマットの活用が有効です。フォーマットを用意しておくことで、必要な情報を整理しやすくなり、決定事項やタスクの抜け漏れも防ぎやすくなります。

本記事では、議事録フォーマットの基本項目や、会議別のテンプレート・記載例、読みやすい議事録を作成するコツを解説します。あわせて、フォーマットだけでは解決しにくい作成負担を減らす方法として、AI議事録ツールの活用方法も紹介します。

議事録作成に時間がかかっている方や、会議後の情報共有を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。議事録作成時間を削減したい方は、使えば使うほど精度が上がるAI議事録ツール「Otolio」もご活用ください。

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議事録フォーマットに必要な基本項目

議事録フォーマットとは、会議内容を一定のルールで整理して記録するための構成・型のことです。あらかじめ記載項目を決めておくことで、会議ごとに書き方がばらつきにくくなり、決定事項やタスクの抜け漏れも防ぎやすくなります。

議事録フォーマットに必要な基本項目は、会議の種類によって多少異なります。ただし、どの会議でも共通して押さえておきたい項目があります。

ここでは、実務で活用しやすい議事録フォーマットの基本項目を解説します。

会議情報

会議情報には、会議の基本情報を記載します。

記載する項目は以下です。

• 会議名
• 開催日時
• 開催場所
• 参加者
• 欠席者
• 議事録作成者

会議名は、「定例会議」「プロジェクト会議」といった抽象的な名称だけでなく、会議の目的や内容がわかる名前にすると、後から検索しやすくなります。

例：

• 2026年5月度 営業定例会議
• 新機能リリースに関する進捗確認会議
• 〇〇株式会社様 導入検討打ち合わせ

開催場所は、対面会議であれば会議室名、オンライン会議であればZoom、Microsoft Teams、Google Meetなどの利用ツールを記載します。必要に応じて、会議URLも残しておくと後から確認しやすくなります。

会議の目的・議題

会議の目的や議題は、議事録の前提となる情報です。

記載する項目は以下です。

• 会議の目的
• 会議の背景
• 本日の議題
• 達成したいゴール

会議の目的が曖昧なままだと、議事録を読んだ人が「何のための会議だったのか」を理解しにくくなります。たとえば、単に「進捗確認」と書くよりも、以下のように具体的に記載した方が実務で使いやすくなります。

目的：新機能リリースに向けて、開発進捗・残課題・リリース可否判断に必要な情報を確認する。

議題は、会議で扱うテーマを整理したものです。 議題ごとに小見出しをつけておくと、会議後に議論の流れを確認しやすくなります。

議論の内容と決定事項

議論の内容と決定事項は、議事録の中心となる項目です。

記載する項目は以下です。

• 議論の要点
• 決定事項
• 確認事項
• 未解決事項
• 保留事項

議論の内容は、発言をすべて書き起こす必要はありません。重要なのは、会議で何が話し合われ、最終的に何が決まったのかを明確にすることです。

特に決定事項は、後から確認したときに誤解が生じないよう、具体的に記載します。

悪い例：

新機能について話し合った。

良い例：

新機能Aは6月末リリースを目標に進行する。リリース前に営業部向け説明会を実施する。

タスク・ネクストアクション

タスクやネクストアクションは、会議後の行動につなげるために重要です。

記載する項目は以下です。

• アクション内容
• 担当者
• 期限
• 優先度
• 必要な確認事項

タスクは、「誰が」「何を」「いつまでに」行うのかを明確に記載します。

例：

• 営業資料の修正版を作成する：田中さん ― 5月20日まで
• 顧客向け説明文のレビューを行う：鈴木さん ― 5月22日まで

担当者や期限が抜けていると、会議後にタスクが放置されやすくなります。議事録を業務推進に活用するためにも、タスク欄は具体的に記載しましょう。

次回会議の予定

次回会議の予定も、議事録に記載しておくと便利です。

記載する項目は以下です。

• 次回開催日時
• 開催場所
• 次回議題
• 事前準備が必要な資料
• 次回までに確認すべき事項

保留事項がある場合は、次回会議の議題として記載しておくと、確認漏れを防げます。

その他・参考資料

必要に応じて、以下の項目も記載します。

• 配布資料
• プレゼン資料のリンク
• 会議で使用したスライド
• 参考URL
• 添付ファイル名
• 議事録作成者のサイン
• 責任者の確認印

特に、資料をもとに議論した会議では、議事録だけでなく資料リンクも残しておくと、後から内容を確認しやすくなります。

議事録フォーマットの基本テンプレート

ここでは、一般的な会議で使いやすい議事録フォーマットをもとに、基本テンプレートを紹介します。

■ 会議概要

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
会議場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
参加者：○○、△△、□□、▽▽
欠席者：○○
議事録作成者：○○

■ 会議の目的

～～～～
～～～～

■ 本日の議題

1. ～～～～
2. ～～～～
3. ～～～～

■ 会議の要点

・～～～～
・～～～～
・～～～～

■ 決定事項

・～～～～
・～～～～

■ 確認事項

・～～～～
・～～～～

■ 保留事項

・～～～～
・～～～～

■ 会議後のタスク

・［アクション内容］：［担当者］―［期限］
・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

■ 次回会議の予定

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
会議場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
次回議題：～～～～

■ 付記事項・参考資料

・～～～～
・参考資料：［リンクや資料名］
・添付ファイル：［ファイル名］

基本テンプレートでは、会議概要、議題、要点、決定事項、タスクを分けて記載することが重要です。特に、決定事項と議論の要点を混在させないようにすると、会議後に確認しやすい議事録になります。

会議別の議事録テンプレート・記載例

議事録フォーマットは、会議の種類によって重視すべき項目が変わります。ここでは、定例会議、役員会議、商談の3つに分けて、記載例を紹介します。

会議タイプ	重視すべき項目	向いている議事録の形式
定例会議	進捗、課題、タスク、次回アクション	箇条書き型・タスク管理型
役員会議	決議事項、承認内容、経営判断、指摘事項	決定事項型・承認記録型
商談	顧客課題、提案内容、合意事項、次回アクション	ヒアリング型・営業記録型

会議の目的に合わせて記載項目を調整すると、読みやすく、実務で活用しやすい議事録になります。

定例会議のテンプレート・記載例

定例会議では、進捗確認、課題共有、次回までのタスク整理が重要です。前回の宿題や保留事項も確認できる構成にしておくと、継続的な進行管理に役立ちます。

【定例】会議名（第〇回）

■ 会議概要

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
会議場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
参加者：○○、△△、□□、▽▽
議事録作成者：○○

■ 会議の目的

・進捗状況を共有し、遅延や課題を早期に確認する
・直近で意思決定が必要な事項を整理する

■ 前回の宿題・保留事項の確認

・［前回のタスクA］：完了
・［継続課題B］：本日議題にて協議

■ 定常報告事項

・全体進捗：［順調／遅延あり］
・現在のステータス：主要KPI数値、進捗率など

■ 本日の議題

1. ～～～～
2. ～～～～
3. ～～～～

■ 会議の要点

・～～～～
・～～～～

■ 決定事項

・～～～～
・～～～～

■ 確認事項

・～～～～

■ 保留事項

・～～～～

■ 会議後のタスク

・～～～～：［担当：〇〇］―［期限：mm/dd］
・～～～～：［担当：△△］―［期限：mm/dd］

■ 次回会議の予定

会議日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
会議場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
次回議題：～～～～

■ 付記事項・参考資料

・参考資料：［リンクや資料名］
・添付ファイル：［ファイル名］

定例会議の議事録では、前回からの変化がわかるように記録することが大切です。「前回の宿題」「今回の決定事項」「次回までのタスク」を分けると、進捗管理に活用しやすくなります。

役員会議のテンプレート・記載例

役員会議では、経営判断や決議事項を正確に記録することが重要です。誰がどのような判断を行ったのか、どの議案が承認されたのかを明確に残す必要があります。

【役員会議】yyyy年度 第〇回 定例役員会

■ 会議概要

日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
出席者：（敬称略）
［議長］代表取締役 ○○
［出席役員］△△、□□、▽▽
［事務局／記録］◇◇

■ 会議の目的

・各部門の月次業績報告と予実管理を確認する
・経営重要案件について審議し、必要な決議を行う

■ 報告事項

1. 全社業績報告

   ・売上高：～～～～
  ・営業利益：～～～～
  ・主要KPI：～～～～

2. 各管掌部門からの進捗報告

   ・［部門名A］：～～～～
  ・［部門名B］：～～～～

■ 決議事項

第1号議案：～～～～
結論：承認
内容：～～～～

第2号議案：～～～～
結論：継続審議
内容：～～～～

■ 会議の要点・重要コメント

・経営判断のポイント：～～～～
・指摘事項：～～～～

■ 残課題・保留事項

・～～～～（担当：△△役員、期限：mm/dd）

■ 執行指示事項

・～～～～：［担当：〇〇］―［期限：mm/dd］
・～～～～：［担当：事務局］―［期限：mm/dd］

■ 次回会議の予定

日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
議題案：～～～～

■ 添付資料

・資料1：～～～～
・資料2：～～～～
・資料3：～～～～

役員会議では、議論の過程よりも、決議内容や承認事項を明確に残すことが重要です。「承認」「否決」「継続審議」など、結論を先に記載すると読みやすくなります。

商談のテンプレート・記載例

商談の議事録では、顧客の課題や要望、提案内容、合意事項、次回アクションを明確に記録することが重要です。営業担当だけでなく、社内の関係者が後から確認しても状況を把握できる内容にしましょう。

【商談】〇〇株式会社様 導入検討打ち合わせ（第〇回）

■ 商談概要

商談日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
参加者：（敬称略）
［先方］〇〇部長、△△様（現場責任者）
［自社］営業担当：□□、エンジニア：▽▽
議事録作成者：□□

■ 商談の目的

・顧客の現状課題を確認する
・導入検討に必要な要件を整理する
・次回提案に向けた確認事項を明確にする

■ ヒアリング事項

現状：～～～～
課題：～～～～
要望：～～～～
導入時期：～～～～
予算感：～～～～
決裁フロー：～～～～

■ 提案内容と先方の反応

提案ポイント：～～～～
先方の反応：～～～～
懸念点：～～～～
追加確認事項：～～～～

■ 決定事項・合意事項

合意点：～～～～
契約条件：～～～～
次回までの確認事項：～～～～

■ 次回までの宿題

［自社］～～～～ ― ［担当：▽▽］―［期限：mm/dd］
［先方］～～～～ ― ［担当：△△様］―［期限：mm/dd］

■ 次回会議の予定

日時：yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
場所：○○○○（URL：https://aaaaaaa）
議題案：～～～～

■ 付記事項・備考

・～～～～
・～～～～

商談の議事録では、顧客の発言や反応を正確に残すことが大切です。特に、課題、懸念点、次回アクションは、提案内容や営業戦略に直結します。

議事録作成の4つの目的

議事録は、会議で話し合われた内容を記録するだけの文書ではありません。会議後の認識齟齬を防ぎ、業務を前に進めるための重要な情報資産です。ここでは、議事録を作成する主な目的を4つに分けて解説します。

1. 会議内容を正確に記録する

議事録を残すことで、会議で話し合われた内容や決定事項を後から確認できます。

会議中の発言は時間が経つと記憶が曖昧になります。文章として記録しておくことで、「言った・言わない」のトラブルや認識齟齬を防ぎやすくなります。

特に、取引先との打ち合わせや社内の重要会議では、会議後に内容を確認できる状態にしておくことが重要です。

「言った・言わない」問題に関しては、こちらの記事でも対処法や防ぐ方法などを解説しておりますので、参考にご覧ください。

参考記事：「言った言わない」問題の原因と対処法！トラブルを未然に防ぐツールも紹介

2. タスクの責任者と期限を明確にする

会議で決まったタスクは、担当者と期限をセットで記録する必要があります。

たとえば、「資料を修正する」とだけ書かれていても、誰がいつまでに対応するのかが分からなければ、実行に移されない可能性があります。

議事録に以下のような情報を残しておくことで、会議後のタスク管理がしやすくなります。

• 担当者
• 対応内容
• 期限
• 優先度
• 確認方法

タスクが明確になると、責任の所在がはっきりし、プロジェクトや業務を進めやすくなります。

3. 企業のナレッジを蓄積する

議事録は、企業のナレッジを蓄積する役割も持っています。

過去の議事録を確認できる状態にしておくことで、以前どのような判断をしたのか、なぜその結論になったのかを後から確認できます。

たとえば、以下のような場面で役立ちます。

• 新入社員への情報共有
• プロジェクトの振り返り
• 過去の意思決定の確認
• 人事異動や担当変更時の引き継ぎ
• 類似課題が発生した際の参考資料

会議内容を検索しやすい状態で残しておくと、個人の記憶に依存しない情報共有が可能になります。

4. 法的証拠としての役割を持つ

会議の種類によっては、議事録が法的な証拠として重要な役割を持つ場合があります。

たとえば、契約や取引に関する会議では、合意事項を議事録に明確に残しておくことで、後から認識の違いが発生した際の確認資料になります。

また、株主総会のように、議事録作成が法的に求められる会議もあります。こうした会議では、発言内容や決議事項を正確に記録する必要があります。

法的証拠として活用される可能性がある議事録では、主観的な表現を避け、事実に基づいて記録することが重要です。

議事録の書き方7つのコツ

フォーマットを用意しても、記載内容が曖昧だと読みづらい議事録になってしまいます。ここでは、実務で使いやすい議事録を書くためのコツを7つ紹介します。

1. 客観的に記載する

議事録は、事実に基づいて客観的に記載します。感情的な表現や主観的な評価は避け、誰が読んでも同じ意味で理解できる内容にしましょう。

悪い例：

Aさんの説明が少し曖昧だった。

良い例：

Aさんより、仕様の詳細は次回会議までに確認する旨の発言があった。

特に、重要な意思決定や取引先との合意事項は、中立的な表現で記録することが大切です。

2. 簡潔に書く

議事録は、会議の発言をすべて書き起こすものではありません。重要な情報を簡潔に整理し、後から読んだ人がすぐに内容を把握できる状態にすることが大切です。

簡潔に書くためには、以下を意識しましょう。

• 結論を先に書く
• 長文を避ける
• 箇条書きを活用する
• 重複表現を削る
• 議題ごとに内容を分ける

専門用語が多い会議では、必要に応じて補足説明を加えると、会議に参加していない人にも伝わりやすくなります。

3. 具体的に書く

議事録では、曖昧な表現を避け、具体的に記載します。特にタスクや決定事項では、「誰が」「何を」「いつまでに」を明確にしましょう。

悪い例：

資料を確認する。

良い例：

営業資料の修正版を田中さんが5月20日までに確認する。

数値や期限、担当者名を具体的に記載することで、会議後の行動につながりやすくなります。

4. 読みやすい構造にする

文章が長く続く議事録は、要点を把握しにくくなります。読みやすい議事録にするためには、以下のような構造を意識しましょう。

• 見出しをつける
• 議題ごとに分ける
• 決定事項と議論内容を分ける
• タスクは一覧化する
• 箇条書きを使う

特に、決定事項と保留事項、タスクは別の項目として整理すると、会議後に確認しやすくなります。

5. 会議中に要点を記録する

会議終了後に記憶だけで議事録を作成すると、重要な発言や決定事項が抜け落ちる可能性があります。会議中は、発言のすべてを書き取るのではなく、以下のような要点を記録しておくと効率的です。

• 決定事項
• 保留事項
• タスク
• 担当者
• 期限
• 数値や条件
• 重要な発言

会議後は記憶が新しいうちに、メモをもとに議事録を整理しましょう。

6. 参加者の意見を公平に記録する

議事録では、採用された意見だけでなく、重要な反対意見や懸念点も必要に応じて記録します。

少数意見をすべて詳細に書く必要はありませんが、意思決定に影響する意見や、今後の検討に関わる内容は残しておくとよいでしょう。

発言の一部だけを切り取ると誤解を招く場合があります。発言の背景や文脈も含めて、必要な範囲で記録することが大切です。

7. 作成後に見直す

議事録を作成したら、共有前に必ず見直しましょう。

確認すべき項目は以下です。

• 誤字脱字がないか
• 決定事項に抜け漏れがないか
• 担当者と期限が明確か
• 次回会議日時が正確か
• 参考資料や添付資料のリンクが正しいか
• 主観的な表現が入っていないか

重要な会議では、必要に応じて会議参加者に確認を依頼すると、より正確な議事録にできます。

議事録の書き方についてより詳しく知りたい方は、下記の参考記事もぜひご覧ください。

参考記事：議事録の書き方｜会議別テンプレートとNG/OK例・8つのコツを解説

議事録作成で起こりやすい3つの課題

議事録フォーマットを用意しても、実際の議事録作成ではさまざまな課題が発生します。ここでは、議事録作成で起こりやすい課題を3つに分けて解説します。

1. 会議後の文字起こしや整理に時間がかかる

議事録作成における大きな課題は、作成時間がかかることです。

会議中に十分なメモが取れなかった場合、会議後に録音を聞き直しながら内容を確認する必要があります。1時間の会議でも、発言内容を確認しながら文字起こしや要点整理を行うと、会議時間以上の作業時間がかかることもあります。

特に以下のような会議では、議事録作成の負担が大きくなります。

• 参加者が多い会議
• 発言が重なりやすい会議
• 専門用語が多い会議
• オンライン音声が聞き取りにくい会議
• 決定事項やタスクが多い会議

音声が不明瞭な場合は、同じ箇所を何度も聞き直す必要があり、さらに時間がかかります。

2. 会議中のメモに集中しすぎて発言や議論に参加しづらい

議事録担当者が会議中にメモを取り続けると、議論への参加が難しくなることがあります。会議では、発言の意図を理解しながら重要な内容を記録する必要があります。しかし、メモを取ることに意識が向きすぎると、以下のような問題が起こります。

• 発言の背景や文脈を理解しきれない
• 重要な発言を聞き逃す
• 自分の意見を発言する余裕がなくなる
• 決定事項と雑談の区別がつきにくくなる
• メモの内容が断片的になり、後から整理しづらい

録音を活用する方法もありますが、必要な部分を探す作業や聞き直しに時間がかかるため、必ずしも効率化につながるとは限りません。

3. 議事録の品質が作成者によってばらつく

議事録の品質は、作成者の経験やスキルに左右されやすい業務です。同じ会議でも、作成者によって以下のような違いが出ることがあります。

• 決定事項の書き方
• タスクの粒度
• 発言の要約方法
• 重要度の判断
• 議論内容の整理方法
• 共有までのスピード

議事録の品質がばらつくと、会議後に確認や修正の手間が増えます。また、決定事項やタスクが曖昧なまま共有されると、認識齟齬や対応漏れにつながる可能性があります。特に複数部門が関わる会議では、誰が読んでも同じ内容を理解できる議事録にすることが重要です。

フォーマットだけでは解決しにくい議事録作成の負担

議事録フォーマットを整えることで、記載漏れや構成のばらつきは減らせます。しかし、フォーマットを用意しても、議事録作成そのものの負担がなくなるわけではありません。

たとえば、以下の作業はフォーマットだけでは自動化できません。

• 会議音声の聞き取り
• 発言内容の文字起こし
• 議論の要約
• 決定事項の抽出
• タスクの整理
• 話者ごとの発言確認
• 会議後の共有作業

つまり、フォーマットは「何を書くか」を整理するものですが、「聞き取る」「要約する」「整理する」といった作業は人が行う必要があります。そのため、議事録作成に時間がかかっている場合は、フォーマットの整備に加えて、作成プロセスそのものを効率化することが重要です。

議事録作成を効率化したい場合は、AI議事録ツールを活用する方法があります。

議事録作成の課題	AI議事録ツールで改善できること
会議中のメモが追いつかない	音声を自動で文字起こしできる
録音の聴き直しに時間がかかる	発言内容をテキストで確認できる
要点整理に時間がかかる	AIで要約や要点抽出ができる
決定事項やタスクが漏れる	ToDoや決定事項を抽出しやすくなる
議事録品質がばらつく	一定の形式で出力しやすくなる
共有が遅れる	会議後の整理・共有作業を短縮しやすくなる

フォーマットとAI議事録ツールを組み合わせることで、議事録の品質を保ちながら、作成時間の削減を目指せます。

議事録作成を効率化してくれるツール

議事録は、会議内容を記録し、組織のナレッジとして残すうえで重要な業務です。一方で、会議中のメモ、録音の聞き直し、要点整理、決定事項の抽出など、議事録作成には多くの作業が発生します。

フォーマットを導入すると、議事録の構成は整えやすくなります。しかし、音声を聞き取り、発言を整理し、要点をまとめる作業までは自動化できません。そこで活用されているのが、AI議事録ツールです。

AI議事録ツールを活用すると、会議音声の文字起こしや要約、決定事項・タスクの整理などを効率化できます。議事録作成の負担を減らしたい企業や、会議後の情報共有を早めたい企業にとって、導入を検討しやすい選択肢です。

AI議事録ツールとは

AI議事録ツールとは、会議や打ち合わせの内容を録音し、その音声をAIが読み取って自動で文字起こしたものを要約したり要点を整理したりなど、議事録の作成や編集の時間を削減することができるツールです。

また、議事録を作成する時間の削減だけではなく、録音した音声を関係者へ共有することで、情報共有の質を向上できたり 、議事録の管理がしやすくなるなど、議事録作成に関する課題解決を支援するツール となっています。

AI議事録ツールは、ツールごとにさまざまな機能を有しています。その中でも特に代表的なのが、文字起こし機能、話者識別機能、要約・要点整理機能、タスク・決定事項の抽出機能などです。これらの機能を活用することで、議事録作成を効率化できます。 

おすすめのAI議事録ツール

AI議事録ツールの概要を理解したところで 、ここからは、おすすめの議事録ツールを厳選してご紹介します。より詳しく比較検討したい方は、下記参考記事も併せてご覧ください。

参考記事：【2026年版】AI議事録ツールおすすめ14選｜無料あり・選び方・生成AIとの違いも解説

Otolio

引用：Otolio

Otolioは使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なOtolioの機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心して利用できます。

Otolioの特徴

1. 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適化された高精度の文字起こしを提供
2. 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
3. 累計8,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ

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AI議事録ツールで議事録作成時間を削減した例

では、実際にAI議事録ツールを導入したことで議事録の作成時間を大幅に削減した例をご紹介します。今回は、AI議事録ツールであるOtolioを活用し、フォーマットを使わずに議事録作成ができるようになった事例です。

Otolioの導入により議事録作成時間を70％削減した例

Otolioを利用する以前はお話した通り、人の手で文字起こしをしていましたが、Otolioを導入してからはその文字起こしが自動化されたので、作業工数を圧倒的に削減することができました。(中略)具体的に自動で文字起こしされた内容からAIアシストの機能を活用し

• 要約文章
• 箇条書きでリストアップした重要事項
• 会話内容を「ですます調」に変換した文章

の3パターンを自動でワンクリックで出力して、それら3パターンとも情報として残すことで議事録としています。もちろんAIが出力する情報は100％正しいわけではないので、一部誤っている箇所を修正する作業を行っていますが。この機能はワンクリックでそれぞれのテキストが自動で出力できるため、会議中に重要な部分と話した時間をメモして、後で音声を聞き直すという作業をやっと省略することができました。また、会議中のメモから解放されたことによって、会議に積極的に参加し、発言もできるようになりました。

引用記事：会議中のメモ・会議後の音声聞き直し作業がゼロになり議事録作成時間を70％削減。Otolio導入で議事録のアウトプットの変化も実現

まとめ｜フォーマットやAI議事録ツールを活用して効率的に議事録を作成しよう

議事録は会議の内容を記録し、組織の意思決定のプロセスや知識をナレッジとして蓄積していく重要な文書です。本記事では、議事録に必須な基本項目やフォーマット例、書き方のコツなどについて解説しました。

フォーマットの導入によって、ある程度の業務効率化は期待できますが、議事録作成業務の課題である、議事録作成担当者の負担、情報の不足や見落としの危険性、品質のばらつきなどは根本的に解決できません。そのため、大幅な作業時間の短縮は難しいでしょう。そこで、効率化をお考えの方におすすめなのがAI議事録ツールです。

AI議事録ツールを活用することで、議事録作成作業の多くが自動化され、作業時間を大幅に削減することがわかりました。また議事録の品質や精度が向上することや、共有・管理のしやすさもAI議事録ツールを導入する大きなメリットとなります。

議事録作成の効率化と課題解決、さらには会議全体の生産性向上のために、AI議事録ツールの導入を検討してみることをおすすめします。

よくある質問とその回答

Q. 議事録に最低限必要な項目は何ですか？

議事録に最低限必要な項目は、以下です。

• 会議名
• 開催日時
• 参加者
• 議題
• 決定事項
• タスク
• 担当者
• 期限

特に重要なのは、決定事項、担当者、期限です。この3つが明確であれば、会議後に誰が何を進めるべきか確認しやすくなります。

Q. WordとExcelではどちらの形式がおすすめですか？

用途によって使い分けるのがおすすめです。Wordは、報告書として体裁を整える場合や、取締役会などの公式な記録に向いています。Excelは、複数の議題やタスクを一覧で管理したい場合に向いています。定例会議やプロジェクト会議で、ToDoリストとして進捗管理も行いたい場合に使いやすい形式です。

近年では、リアルタイムで共同編集できるGoogleドキュメントやNotionを議事録フォーマットとして活用する企業も増えています。

Q. 議事録の作成スピードを上げるにはどうしたらよいですか？

会議前に、わかっている項目をあらかじめ入力しておくことが重要です。

たとえば、以下の項目は会議前に記入できます。

• 会議日時
• 会議場所
• 参加者
• アジェンダ
• 報告予定の数値
• 参考資料

会議中は、決定事項、保留事項、タスクを中心に記録しましょう。会議後は、記憶が新しいうちに要点を整理すると、作成時間を短縮できます。

AI議事録ツールを活用すれば、文字起こしや要約、決定事項の抽出などを効率化できます。その他にも議事録作成のスピードを上げる方法を知りたい方は、ぜひ以下の記事も参考にご覧ください。

参考記事：議事録作成の効率を上げるポイント8選！自動化するおすすめツールも紹介

Q. 議事録はいつまでに共有すべきですか？

議事録は、できるだけ会議当日中に共有するのが理想です。共有が遅れると、参加者の記憶が曖昧になり、決定事項やタスクの確認に時間がかかる可能性があります。特に、タスクや期限が発生する会議では、会議後すぐに内容を共有することで、次の行動に移りやすくなります。

Q. 議事録と会議メモの違いは何ですか？

会議メモは、会議中に個人が記録するメモです。一方、議事録は、会議内容や決定事項を関係者に共有するための正式な記録です。会議メモは自分が理解できれば十分な場合もありますが、議事録は参加者や関係者が後から確認することを前提に作成します。そのため、客観性、正確性、読みやすさが重要です。

Q. AI議事録ツールでは何ができますか？

AI議事録ツールでは、会議音声の文字起こし、話者識別、要約、要点整理、決定事項やToDoの抽出などができます。会議中のメモや会議後の録音聞き直し作業を減らせるため、議事録作成時間の削減に役立ちます。また、会議内容をテキスト化して共有できるため、情報共有や振り返りにも活用しやすくなります。