Teamsがあるのに、なぜ別のAI議事録ツール？上司や決裁者に説明できる3つの理由
Teamsの文字起こしを使ってみて、このままでは議事録づくりが楽にならないと感じている。けれど、Teamsがあるのに別のツールを比べ始めてよいのか、社内で聞かれたら答えられるのか、と迷っている推進担当の方もいるのではないでしょうか。上司や決裁者からまず聞かれそうなのは、「Teamsがあるのに、なぜ別に払うの？」という問いです。
ただ、この問いにすぐ答えるのは簡単ではありません。
- Teamsで何が足りないのかを、ひと言で言えない
- 「費用が二重にかからないか」と聞かれたときの返し方がない
- 入れても使われなかったら、と思うと強く言い出せない
そのためこの記事では、すでにTeamsがある会社で別のAI議事録ツールに払う理由を、Teamsをやめる話ではなく、会議の記録を1か所に集める仕組みを足す話として説明する形にまとめます。理由は3つです。追加の契約なしでは対面や社外の相手が主催する会議の記録が抜けること、人数で払う契約では使わない人の分まで払うか配る人を絞るかになること、使われ続けるかを試用の結果と導入後の支援で示せること。最後に、社内に説明する順番を5つの項目に並べました。
会議業務を丸ごと自動化するAIエージェント「Otolio」は、Teams・Zoom・Google Meet・Webexの会議にも、対面の打ち合わせにも対応し、会議の記録を1か所にまとめて残します。料金は使った量で決まり、使う人が増えても変わらないため、全社員にアカウントを配れます。14日間の無料トライアルは人数の制限がなく、議事録の作り方が違う人どうしで同時に試せます。
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「Teamsで十分では？」は何を聞いている？
社内で出る「Teamsで十分では？」という問いは、順に出てくる3つの問いに分けると答えやすくなります。まずTeamsで何が足りないのか、次に費用が二重にかからないか、最後に入れてもまた使われないのではないか、の3つです。
1つ目に答えが出ないと、2つ目の費用の話には進みません。費用に納得してもらえて、初めて使われ続けるかが問われます。相手が上司でも決裁者でも、この順番で答えを用意しておけば、話が途中で崩れにくくなるはずです。
| 順番 | 出てくる問い | 答えの材料 |
|---|---|---|
| 1 | Teamsで何が足りないのか | 追加の契約なしでは記録できない会議。直しの手間は、自社の会議の音声で確かめる（理由1） |
| 2 | 費用が二重にかからないか | 新しく払うのは、記録を集める仕組みの分。料金の決まり方の型で比べる（理由2） |
| 3 | 入れても、また使われないのではないか | 複数人で同時に試した結果と、導入後に受けられる支援（理由3） |
1つ目と2つ目の問いは、推進担当が最初にぶつかる壁でもあります。Otolioが商談で伺うDX担当者からも、「もっと安いツールがあるよね、CopilotやGeminiでできるよね、と社内で絶対言われる」という声が出ています。
理由1：Teamsのままでは記録が1か所に集まらない
追加の契約がなければ、Teamsで記録できるのはTeams会議として開いた会議です。対面の会議、社外の相手が主催する会議、別の会議ツールで開いた会議は、Teamsの記録から抜けます。
そこで説明の軸にしたいのが、Teamsは会議の場として使い続け、すべての会議の記録を1か所に集める仕組みを足す、という形です。社内の会議の開き方は今のまま変わりません。足した仕組みに記録が集まれば、あとで過去の会議をまとめてAIに読ませる土台にもなります。
Teamsの記録から抜ける会議
追加の契約や会議室の機器がない場合、Teamsの記録から抜けやすいのは次の3つの会議です。
- 対面の会議：記録するには、会議室用の機器（Teams Rooms）か、Microsoft 365 Copilot の契約が要る
- 社外の相手が主催する会議：自社側からは文字起こしを始められず、会議のあとに見返すこともできない。Copilotも動かない
- Zoomなど別の会議ツールの会議：相手の指定で使うことがあるが、Teamsの文字起こしで残す使い方は公式の説明にない
参照：Microsoft Teams 会議でライブ トランスクリプトを開始、停止、ダウンロードする
参照：Teams で Microsoft Copilot を使用して会議に追いつく
参照：Microsoft Teams 会議のファシリテーター
Teams会議として開いた会議の記録は、Microsoft 365 の中にきちんと残ります。対面の会議も、追加の契約や機器をそろえれば記録できます。社内に伝えるときは、「追加の契約なしでは、Teams会議の外の会議が抜ける」と言うのが正確です。
たとえば、会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントのOtolioは、予定表とつなぐと、Teams・Zoom・Google Meet・Webexのどの会議にもボットが参加して録音します。対面の打ち合わせはマイクで録音でき、手元の録音ファイルを取り込むこともできます。
会議の場面ごとに、TeamsとAI議事録ツールのどちらが向くかは、Teamsの文字起こしと専用のAI議事録ツールは何が違う？で詳しく比べています。
抜けた会議を、自社で数えてみる
社内で話す前に、先月の会議を次の4つに分けて数えてみてください。
- 社内でTeams会議として開いた会議
- 対面の会議
- 社外の相手が主催した会議
- Zoomなど別の会議ツールで開いた会議
予定表を見返せば、おおよその数は出ます。2つ目から4つ目を足した数が全体に占める割合が、Teamsの記録から抜けている会議の割合です。
割合と一緒に、抜けている会議の中身も見ておきましょう。取引先との交渉や、対面の場で決まった大事な判断が抜けているなら、割合が小さくても説明の重みは大きく変わります。
直しの手間は、自社の会議の音声で確かめる
Teamsの文字起こしを使ってみて、直しに時間がかかると感じている人もいるでしょう。これも「何が足りないのか」への答えになりえますが、社内への伝え方には注意が要ります。
文字起こしの精度は、TeamsかAI議事録ツールかという種類だけでは決まりません。どちらも土台のAIの上に、社内の言葉を正しく書くための補正を重ねていて、差が出るのは補正の中身と、マイクとの距離などの録音の条件です。そのため社内には、「Teamsは精度が低い」と言い切るより、自社の会議の音声を両方に通して直しの量を比べた結果を見せるほうが、確実に伝わります。
Otolioが商談で伺った例でも、Web会議ツールに付いた文字起こしを併用していたものの、聞き取った文字が正確でないため、議事録づくりに使いこなせていない会社がありました。直しの手間が続くと、記録そのものが使われなくなっていきます。
比べる相手の例として、Otolioの文字起こしの精度は90%以上です。過去に作った議事録の文字をAIが参照するため、用語を登録しなくても、社内の言葉を認識しやすくなります。会議のデータを機械学習に使わずに精度を上げる、特許を取得した仕組みです。
記録が集まると、AIで使える
会議の記録が1か所にそろうと、過去の会議をまとめてAIに読ませられます。前回までの話を踏まえた要約や、決まったことの確かめ直しができるのも、記録がそろっていればこそです。
抜けがあれば、AIに読ませても大事な会議は入りません。対面の決裁や社外との交渉のように、あとで振り返りたい会議ほど、Teamsの記録から抜けやすい会議でもあります。
Teams会議の記録には、置き場所の決まりもあります。録画と文字起こしは、会議を開いた人の OneDrive に保存される仕組みです。記録は Microsoft 365 の中にあっても、会議を開いた人ごとに分かれて置かれます。
参照：OneDrive と SharePoint での Teams 会議のレコーディングと文字起こしの保存とアクセス許可 - Microsoft Teams
記録を会社で長く使うつもりなら、記録が一人ひとりの持ち物になる作りか、会社の持ち物として残る作りかも確かめたいところです。担当者が替わっても記録が組織に残り続けるかどうかは、何年も使ううちに大きな差になります。
Otolioは、社内外のあらゆる会議の会話を記録して1か所で管理し、過去の会議も踏まえて提案します。集まった音声と記録は、あとでAIに読ませる会社の資産として残ります。
理由2：人数で払う契約は、使わない人の分まで払う
Teams Premium と Microsoft 365 Copilot は、使う人ごとに契約します。人数で払う契約のまま全社に広げようとすると、使わない人の分まで払い続けるか、配る人を絞るかのどちらかになります。
参照：Microsoft Teams Premium ライセンス - Microsoft Teams
アカウントを配っても、使う人と使わない人に分かれるのは避けられません。人数で払う契約では、そのときに取れる道が2つに絞られます。
- 全員に配る：使わない人の分も、毎月払い続ける
- 使う人を絞る：絞った外の人の会議は記録されず、理由1の「1か所に集める」が崩れる
そこで費用は、金額の大小より先に、料金の決まり方の型で比べます。
| 比べる点 | 人数で払う型 | 使った量で払う型 |
|---|---|---|
| 料金を決めるもの | 使う人の数 | 組織で使った量 |
| 全員に配ったとき | 人数が増えるほど高くなる | 使う人が増えても、料金は変わらない |
| 使わない人がいるとき | その人の分も払う | 使わない人の分はかからない |
| 配る人を絞ったとき | 絞った外の人の会議は記録されない | そもそも絞る必要がない |
金額は、自社の契約と見積もりで入れてください。料金は変わりやすく、記事で見た数字をそのまま稟議に載せると、あとで説明が崩れるもとになります。Teams Premium と Copilot の契約の段階ごとに使える範囲は、Teams会議の要約に必要なライセンスと費用で詳しく整理しました。
「費用が二重にかからないか」という問いには、何に払うのかを分けて答えます。Teamsの文字起こしは、今の契約の範囲で使える機能です。新しく払うのは、Teams会議も対面も社外の会議も含めて、すべての会議の記録を集めて使う仕組みの分になります。
参照：管理者 - Teams 会議の文字起こしとキャプションを管理する - Microsoft Teams
Otolioは、使った量で払う型です。初期費用と、使った分だけ減る月ごとの利用枠（AIクレジット）の組み合わせで、人数では料金が決まりません。利用者が増えても料金は上がらないため、全社員にアカウントを配れます。
Otolioが商談で伺う大企業のDX担当者や情報システム部門の担当者からも、全社に広げるときに止まりやすい壁の1つとして、全員分のアカウントの費用をどう稟議で通すかが挙がります。
理由3：使われ続けるかは、試用と支援で示せる
「入れても、また使われないのでは」という問いには、試用の結果と、導入後に受けられる支援の2つで答えます。この問いの中身は、ツールの良さより、自社の会議で使われ続けるかどうかにあります。
Teamsの文字起こしは、会議の中で社内のだれかが始めるか、主催者が会議ごとに自動録画をオンにして残す仕組みです。毎回の操作が要るため、記録が残るかどうかは、操作する人に左右されます。
参照：Teams 会議の自動記録を管理する - Microsoft Teams
試用で確かめたいのは、この「操作する人しだい」がなくなるかどうか。Otolioは、予定表とつなぐと、予定に入った会議にボットが自動で参加して録音を始めます。14日間の無料トライアルはユーザー数の制限がなく、10時間分の会議まで試せます。
試すときは、文字起こしの正確さだけで決めないのがコツです。録音の準備から、会議中、議事録の作成と直し、確認、共有まで、いつもの流れを通して使ってみると、続けて使えるかが見えてきます。
小さく試すなら、1人ではなく複数人で同時に
小さく始めるなら、議事録の作り方が違う人を混ぜて、複数人で同時に試します。1人や1部署だけの試用では、その人の会議で使えたことしか分かりません。
決裁の会議の詳しい議事録、定例の箇条書き、社外との打ち合わせの記録。作り方の違う会議を混ぜておくと、どの会議で効き、どの会議で工夫が要るかが、入れる前に分かります。
Otolioが商談で伺う大企業の推進担当の話でも、全社に広げるまでが滑らかに進む会社は、複数人で同時に試す段階を挟んでいます。稟議に要る材料は、その試用の期間にまとめてそろいます。
試すツールを選ぶ段階で、試用が人数の制限なく使えるかも確かめておきましょう。1人分だけの試用では、比べる材料が足りません。
試用期間で何を測れば、社内の説明に使える？
試用期間で測るのは、議事録ができるまでの時間、直しの量、続けて使った人の数、記録できた会議の種類の4つです。この4つがそろえば、社内で出る3つの問いのどれにも、試用の結果で答えられます。
| 測ること | 測り方の例 | 答えられる問い |
|---|---|---|
| 議事録ができるまでの時間 | 会議が終わってから、共有できる議事録ができるまでの時間を、試用の前と後で記録する | 費用に見合うか |
| 直しの量 | 議事録を共有する前に直した箇所と、直しにかかった時間を記録する | Teamsで何が足りないか |
| 続けて使った人の数 | 試した人のうち、試用の最後の週にも使っていた人を数える | また使われないか |
| 記録できた会議の種類 | 社内のTeams会議、対面、社外の相手が主催した会議、別の会議ツールの会議のうち、どれを記録できたかを数える | Teamsで何が足りないか |
社内に出す数字は、自社の試用で取ったものだけを使います。測り方は、試用を始める前に試す人どうしで決めておきましょう。始めてから決めると人によって記録の仕方がばらつき、社内に出せる数字になりません。
社内に広める手伝いを頼めるか
使われ続けるかどうかは、入れたあとに使い方を社内に広める段階でも決まります。使う人が多い会社や、ツールに慣れた人とそうでない人が混ざる会社では、入れた直後の問い合わせが推進担当に集まりがちです。
そこで確かめたいのが、説明会や問い合わせへの対応、使い方の相談を、ツールの会社に頼めるかどうか。あわせて、その支援が料金に含まれるかも見ておきます。支援が別料金のツールでは、月額が安く見えても、使う人が多い会社ほど総額が大きくなります。
Otolioでは、導入後の定着に向けた伴走支援を無料で受けられます。ウェビナーや説明会、有人のチャットでの問い合わせも、その支援の一部です。
審査で聞かれることを先にそろえる
専用のツールを入れるときは、Teamsでは要らなかった社内のセキュリティ審査を新しく通します。情報の扱いはTeamsと比べて差がつく話ではないものの、情報システム部門からはまず聞かれる点です。
審査に出す資料は、情報システム部門と先に話しておくと止まりにくくなります。そろえておきたいのは、会議のデータを機械学習に使わないことの明記、データを保管する国、取得している認証、セキュリティチェックシートの4つです。
Otolioの場合は、顧客のデータと音声を機械学習に使わず、東京リージョンの国内データセンターに保管しています。情報セキュリティの国際規格であるISO27001の認証を取得し、経済産業省の様式に沿ったセキュリティチェックシートも公開済みです。
Teamsに外部のボットを入れるときの会社の設定も、先に確かめておきます。Teamsには、会議に自動で参加する外部のボットを見分けて、主催者が許可するまで待機の場所（ロビー）に留める仕組みがあります。最初の設定は「見分けたら、参加の前に許可を求める」です。
参照：外部ボットと、organizationでホストされている会議へのアクセスを管理する - Microsoft Teams
審査で確かめる項目の詳しい中身はAI議事録のセキュリティで、ボットの設定と代わりの録り方はTeamsが外部のAI議事録botを検知で整理しています。
社内に説明する順番
ここまでの話を、社内に説明する順番に並べると次の5つになります。上司に話すときも、決裁の資料を書くときも、情報システム部門に相談するときも、この順番なら3つの問いに順に答えられます。
- Teamsは会議の場として使い続けると、最初に伝える。足すのは、会議の記録を1か所に集める仕組み
- Teamsの記録から抜けている会議の割合と中身、直しの手間を比べた結果（理由1）
- 人数で払う型と、使った量で払う型の費用の比べ。金額は自社の見積もりで入れる（理由2）
- 複数人で同時に試した結果。議事録ができるまでの時間、直しの量、続けて使った人の数、記録できた会議の種類（理由3）
- 導入後に受けられる支援の中身と、審査に出す資料
1つ目を最初に置くのは、「Teamsをやめるのか」という心配を先に外すためです。そこが外れていれば、2つ目からの話を、今の会議の進め方を変えない前提で聞いてもらえます。
まとめ｜Teamsは残し、記録を集める仕組みを足す
すでにTeamsがある会社で別のAI議事録ツールに払う理由は、Teamsとの勝ち負けでは決まりません。Teamsは会議の場として使い続け、会議の記録を1か所に集める仕組みを足す。この形で話せば、社内で出る「Teamsで十分では？」に3つの理由で答えられます。
1つ目は、追加の契約なしでは、対面や社外の相手が主催する会議の記録が抜けること。2つ目は、人数で払う契約では、使わない人の分まで払うか、配る人を絞るかになること。3つ目は、使われ続けるかを、複数人で同時に試した結果と導入後の支援で示せることです。
TeamsとAI議事録ツールの違いを観点ごとに確かめたいときは、Teamsの文字起こしと専用のAI議事録ツールは何が違う？もあわせてご覧ください。
抜けている会議の割合が分かれば、比べ始めてよいかを自分で判断する材料にも、社内に説明する最初の材料にもなります。まずは先月の会議を4つに分けて数えるところから始めてみてはいかがでしょうか。
数えてみて、抜けている会議が思ったより多かったとしても、すぐに稟議を書く必要はありません。気になるのは、自社の会議で本当に記録がそろい、使われ続けるのかという点でしょう。
その答えは、議事録の作り方が違う人どうしで同時に試すと、試用の期間のうちに手元に集まります。
Otolioの14日間の無料トライアルは、ユーザー数の制限がありません。予定表とつないだ会議にボットが自動で参加して録音する流れを、議事録の作り方が違う人どうしで、自社の会議を使って確かめられます。Teams会議も、別の会議ツールの会議も、対面の打ち合わせも、記録は1か所に集まります。試用で測った時間と、記録できた会議の種類が、そのまま社内に出す材料です。
よくある質問とその回答
Q. Copilotをすでに契約している場合も、別のツールは要りますか？
Microsoft 365 Copilot をすでに契約していても、別のツールが要るかどうかは、Teamsの記録から抜けている会議の多さで決まります。Copilotは自分の組織の外で主催された会議では動かず、対面の会議を手元のスマートフォンなどで記録する方法も、Copilotの契約がある人に限られます。会議のほとんどが社内のTeams会議で、使う人の分だけ契約できているなら、Copilotで足りる可能性もあるでしょう。対面や社外の会議が多い会社では、記録を1か所に集める仕組みを足す意味が大きくなります。組織の標準として決めるときの考え方は、Copilotで議事録は十分かで整理しています。
Q. 費用対効果は、どう計算すればいいですか？
費用対効果は、試用で測った自社の数字を使い、減った作業の時間と、新しく記録できるようになった会議の2つで示します。作業の時間は、1回の会議あたりの議事録づくりの時間が試用の前と後でどれだけ変わったかを出し、月の会議の数を掛けて求めます。新しく記録できる会議は、理由1で数えた、Teamsの記録から抜けていた会議の数です。費用の側には、人数で払う型なら全員に配ったときの額を、使った量で払う型なら月に使う量での見積もりを置いて並べます。
Q. 小さく試すには、どう始めればいいですか？
小さく試すときは、1人や1部署で始めず、議事録の作り方が違う人を混ぜて複数人で同時に試すのが近道です。決裁の会議、定例、社外との打ち合わせのように、自社にある会議の種類をなるべく入れておくと、全社に広げたときの食い違いが減ります。試すツールは、試用が人数の制限なく使えるかを先に確かめておきましょう。
Q. Teamsの管理者は何を設定する必要がありますか？
外部のAI議事録ツールのボットをTeams会議に入れるなら、Teamsの管理者は外部のボットの扱いの設定を確かめる必要があります。会社としての設定は「ボットを見分けない」と「見分けたら、参加の前に許可を求める」の2つで、最初は後者になっています。後者のままなら、ボットは主催者が許可するまでロビーで待つため、主催者に許可の操作を頼んでおく段取りが要ります。Microsoft自身も、見分けられないボットがあることや人をボットと間違えることがあると書いているため、試用の段階で自社の設定のまま入れるかを確かめておくと安心です。
