Web会議の文字起こしを自動化！各ツールのおすすめ方法を紹介
会議のたびに作成する議事録。重要な会議ほど丁寧な議事録が求められて大変ですよね。
昨今はWeb会議も増加し、手軽に録音・録画をすることもできます。そのデータを使って「自動で議事録を作成できたら」と考えている方も多いのでは？
今回は、Web会議の代表的なツールであるZoom、Microsoft Teams、Google Meetで会議をする場合に議事録作成の業務を楽にするには、どのような方法があるのか、またそのためのツール選定のポイント、活用時の注意点などを解説します。
1．オンライン会議ツールで自動議事録作成はできるのか
Zoom、Microsoft Teams、Google Meetの標準機能で、自動で議事録を作成することができるのでしょうか？
それぞれのツールでできること／できないことや、その機能・使い方をご紹介します。
Zoom標準搭載の「ライブ文字起こし」機能
この機能は2022年8月に大きくアップデートされ、英語・日本語はもちろん、11の言語での文字起こしに対応できるようになりました。
無料のアカウントでも利用可能で、会議開始後にZoom上で①「字幕を表示」機能をオンにし、②録画しておけば、Zoom終了とともに字幕表示された内容をテキストファイルに変換・出力してくれ、簡易的な文字起こし機能として利用できます。
ただし、字幕表示のリアルタイム性を重視されているのか、誤変換が少々目立ち、キータッチ音も音声として認識しているようでした。録音環境などの問題もあるものの、ビジネスシーンで議事録として利用するには編集が必須。結局は録画を見直す必要もあり、議事録の自動作成は難しいようです。
Microsoft Teamsの「トランスクリプト」機能
多くの日本企業で利用されているMicrosoft Teams。こちらのWeb会議ツールでも、標準機能で会議内容を文字起こしし、会議中に字幕として表示された内容とその発話時間を、ワードファイルでダウンロードすることができるようになりました。
利用方法はシンプル。①Teamsの会議を開始し、②「トランスクリプションの開始」ボタンをクリックしたうえで言語を選択すると、会議終了後に録画データと文字起こしのファイルが出力されます。また、Teamsにログインしているアカウント情報から話者を識別してくれるため、参加者がそれぞれ自分のアカウントでログインしている場合は、誰が何を話したかがわかり、とても便利です。ただし、ハイブリッド型（オンラインとオフラインの参加者が両方いる）会議の場合は、オフライン側での発言が１つの発言者にまとまってしまうので、工夫が必要。
また、出力された文字起こしデータには、発言時間などの文字起こし以外の情報が付加されています。そのため、そのまま議事録として利用するのは難しく、編集作業が必要でした。
Google Meetで使える拡張機能「こえもじ」
GoogleMeetにも、発話内容を文字起こししてくれる機能がありますが、現時点では日本語に対応していません。それでも「どうしてもGoogle Meetで文字起こしをしたい！」という場合は、「こえもじ」というGoogleの拡張機能を利用することで実現可能です。
利用前に少々設定が必要。まず、①Googleで「こえもじ」と検索し、拡張機能を「Chromeに追加」します。その後、②Google Chromeの拡張機能から「こえもじ」をクリックし③「流れるチャット」「字幕送信」がオンになっていることを確認すると設定完了です。会議を開始するとメッセージ機能の画面が立ち上がり、そちらに日本語の文字起こし結果が表示されます。会議終了後に、メッセージ機能の画面上でフォルダアイコンをクリックすると、テキストファイルがダウンロードされます。
しかし、注意点もいくつかあります。この「こえもじ」は標準搭載の機能ではないため、企業によってはセキュリティなどの観点で利用が難しいケースがあります。また、ファイルをダウンロードせずに誤って会議を終了した場合は、文字起こしファイルが取得できなくなります。
とはいえ、通常Googleカレンダーを利用している人にとっては、カレンダー上で予定を作成するだけでセットできるWeb会議ツールのため、より便利に利用できることでしょう。
2．Web会議ツールの標準機能・拡張機能と議事録作成ツールは何が違うか
それぞれのWeb会議ツールのみでできる会議内容の文字起こしの方法をご紹介しました。しかし、あくまで発話内容の文字起こしのみのため、議事録としてまとめたり整形する作業は必須です。
この編集作業を楽にするためには、議事録作成効率化ツールを利用するという手もあります。標準機能や拡張機能と専用ツール、その違いはどのような点でしょうか。
文字起こしの精度の違いは？
文字起こしの精度は、ツールの違いよりも録音環境に大きく依存します。もっとも精度が高くなりやすいのは、全員が周辺が静かな環境から自分のパソコンでWeb会議に参加している状態。なぜなら、パソコンのマイクが発話者の近くにあり音を拾いやすいからです。さらに精度を高めるためには、マイクを口元近くに近づけられるイヤホンなどを併用すると良いでしょう。
リアル開催の会議の場合は、連結型の集音マイクを複数設置したり、発言する参加者の席をなるべく近づけるなどし、会議室での音声を拾いやすくするための工夫をすると、録音の音質が向上し文字起こしの精度も上がりやすくなります。
そのうえで、Web会議のみでの文字起こしとツールを使った場合、それぞれの文字起こしを比較してみましょう。
Web会議ツールの標準機能・拡張機能を使った文字起こし
どのツールも、会議中のリアルタイム字幕を表示するために文字起こしされる機能です。そのため、ツールによって差はあるものの「あー」、「えー」といったフィラーと呼ばれる音もそのまま文字起こしされたり、また、専門用語などはどうしても誤変換されるケースも目につきました。
議事録作成ツール
こちらはツールによってパソコンで録音するもの、ICレコーダーと一体型になっているものなど、さまざまです。また文字起こしされるタイミングもリアルタイムや事後に行われるもの両方あります。
そのため一概に精度を比較することは難しいですが、フィラーの除去や周辺のノイズを軽減してくれるツールも多く、比較的精度が高いように感じます。加えて、専門用語など変換が難しい言葉を事前に登録することで誤変換を防止する機能があるものもあります。また、文字起こしタイミングが会議後にまとめて行われるもののなかには、文脈なども考慮して変換しているものもあるように見受けられ、より誤変換が少ない印象でした。
文字起こしだけではなく議事録作成までできる？
ほとんどの場合、会議内容を文字起こしする目的は「議事録を作成するため」ではないでしょうか。
議事録は大きく分けて2種類のタイプがあります。1つは発言録型。これは「誰が、何を言ったか」をまとめたものです。このタイプの議事録を作成する場合は、発言の記録がそのままアウトプットされるWeb会議ツールの文字起こしテキストは有用ですね。しかし、リアルとWebのハイブリッド型の会議などでは「誰が」の情報を付与しづらいケースもあります。
一方、議事録作成ツールのなかには、リアル開催でも、声質などで話者を識別した情報を文字起こし内容に付与できるものもあります。
2つ目は、まとめ型の議事録。こちらは、会議要旨のみまとめる形のもの。みなさんが日常の会議で作成している形ではないでしょうか。こちらの場合は、Web会議ツールの文字起こし内容だけでは作成できません。結局は会議後に編集作業が必要になるため、工数削減には繋がりづらいかもしれません。
議事録作成ツールの場合でも、文字起こしのみしかできないものも多くあります。実際の利用シーンにあった使い勝手の良いものを選びましょう。
セキュリティ対策は十分か
意外と見落としがちなのが、セキュリティ面。
ビジネスの場における会話では、経営情報や商談状況、取引先情報など、たくさんの機密情報を扱います。それらが流出したとなっては、企業の信用を著しく損ねてしまいます。
音声文字起こしデータが精度向上のために利用されたり、第三者へ供与される可能性もあります。利用規約などで、情報の取り扱いについてやセキュリティ面の不安がないか確認しましょう。
3．どのような基準で議事録作成ツールを選ぶべきか
ここまで、それぞれの特徴を比較し解説してきましたが、「ポイントが多すぎてどれを選べばいいのかわからない！」という疑問が浮かんでいるのではないでしょうか？
まずは、現状や課題を整理してみましょう。
効率化したい会議や議事録はどのようなものか
会議の特徴によっても、使いやすいツールは変わってきます。
- 会議の参加者は誰か？
- 会議の開催形式は？
- 議事録の形式は発言録型？それともまとめ型？
- 議事録の作成者は誰か？
商談や顧客との打ち合わせで利用するシーンなど、録音していることを顧客に知られたくないケースもありますよね。また、リアル開催の会議でも利用したい場合は、Web会議ツールは使えません。さらに、発言録形式の議事録を作成する場合は、誰が発言したのかまで文字起こしテキスト上でわかると、確認の手間が大きく削減できるでしょう。
会議・議事録作成のどこに課題を感じているのか
前章で挙げた観点を整理すると、会議や議事録作成における課題が見えてきたのではないでしょうか？
課題の本質は、議事録作成にかかる工数負荷だったり、会議で決まったことのまとめ作業や情報共有における負荷である場合がほとんどです。そのポイントがわかれば、自ずとツール選定もしやすくなるはず。
4．【まとめ】Web会議で議事録作成をするなら
Web会議での議事録作成をする際には、Web会議の標準機能や拡張機能がビジネスでの使用に耐えられません。また、個社の課題によって、文字起こしだけでは、議事録の効率化には繋がらないことがお分かりいただけたでしょうか。
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