【完全版】ビジネス向け文字起こしツールのおすすめ9選！無料・有料ツールと選び方をご紹介
重要な会議やインタビューなど、ビジネスでは話した内容を証跡や記録として文字起こしする必要があるシーンが複数あります。しかし、その文字起こしというのは、録音を聞きながら一時停止して書き起こすことをひたすら続けるという、時間も労力もかかる大変な作業です。また聞き取れない単語やわからない単語があると、さらに時間を要します。
そんな文字起こしの作業を「自動化できたら」と考えている方も多いのではないでしょうか？
本記事では、初めてビジネスで利用する文字起こしツールを検討する方に向けて、作業を楽にしてくれるオススメツールや、ツール選びのポイントをご紹介します。
文字起こしツールとは
これまでの文字起こしといえば、録音した音声や動画を聞きながら人間の手で内容を文字に起こしていました。しかし、それは本当に大変な作業ですよね。
文字起こしツールとは、音声を自動で文字情報に変換してくれるツール・アプリなどを指します。文字起こしツールといっても、スマートフォンで手軽に文字起こしできるものや、PCを使って録音した内容を文字起こしするもの、またICレコーダーの音源を取り込むものなど、色々な種類があります。
また、それぞれ特色があり、どのようなシーンで利用するかによっても選ぶべきツールが変わってきます。まずは利用シーンを整理し、自社の選定基準を明確にしておきましょう。
その際に考慮すべきことは、以下のとおりです。
- 会議の実施形態：Web会議／対面会議／Web・対面のハイブリッド型など
- 録音する環境：インターネットの有無、会議室のマイク設備など
- 文字起こしをしたい会議やインタビューにおける使用言語
- アウトプットの形はどんなものか？：まとめ型／発言録のような全文文字起こし型など
文字起こしツールでできること
文字起こしツールでは、会話内容をそのまま文字に変換することが可能です。
しかし、専門用語が多かったり、録音音源の音質がわるかったりすると、どうしてもその精度は下がります。
また、リアルタイムで文字起こしできたり、文字起こしをしたうえで、翻訳まで対応できるツールもあります。有料・無料それぞれ、ツールによりできることも変わってきますので、自社の要件と照らし合わせてよく比較検討してみてください。
文字起こしツール導入のメリット
最も大きなメリットは、圧倒的な工数削減ではないでしょうか。
1時間の会議の文字起こしを人の手で実行しようとすると、会議時間の2倍以上かかると言われています。それを短い時間で自動的に実施してくれるので、これまで文字起こしにかけていた工数を大きく削減することができます。
しかし、音質が悪かったり周辺の騒音があったりすると、もちろん文字起こしの精度もさがり、誤変換なども増えます。そういった対策ができる環境であることや、100％の精度ではないことを理解して、導入を進めることをおすすめします。
文字起こしツールの利用シーン
ここからは、具体的に文字起こしが活用できるシーンをご紹介します。
会議
ビジネスにおける会議のシーンでは、取締役会や経営会議など、正確で詳細な議事録が求められるケースがあり、会議内容を一言一句文字起こしすることも少なくないはずです。このようなシーンで文字起こしツールを利用すれば、会議での発言内容を証跡として文字で残すための議事録作成工数を、大幅に削減することができます。
また、日常的なチーム会議などで、決定事項やTODOのみを記載するまとめ型の議事録を作成する場合でも、会議後に議事録内容を確認する際や、会議の内容を振り返るときに便利です。
インタビュー
內部監査を管掌する部署では、社員への聞き取り調査を実施する機会も少なくありません。そこでの発言内容自体がエビデンスになるため、文字起こしが必須となります。
また、広報・PRの部門では、ユーザーや社員にインタビューしてコンテンツを作成したり、メディア取材での応答を記録しておく必要があり、そのようなシーンで効果的に活用できます。
採用面接
採用面接中は、できるだけ相手の顔を見ながら会話をしたいですよね。
特に対面面接の場合は、手元ばかり見たりPCへ入力している様子は、求職者からの印象を悪くしてしまうので、避けたいことです。
しかし、面談後の評価をするにあたっては、会話内容を思い出しながら、評価ポイントを書き出したりする必要があり、その作業に工数がかかってしまいます。そういった課題を解消するために、面接中の会話内容を文字起こししておけば、面接後に内容の振り返りができ、効率的です。
英語ミーティング
昨今では、多くの企業で海外との商談や現地法人との会議が行われています。
証跡として話したままの内容を残しておく必要があることも多いですが、その内容を母国語ではない英語で文字起こしするのは、どんなに英語が得意な人でも大変な作業です。また、英語が不得意な会議参加者がいる場合は、会議内容についていけないこともあるかも知れません。
そんなときに、英語対応が可能な文字起こしツールを利用すれば、会議中の作業が楽になるだけでなく、会議内容の振り返りがしやすくなり、内容理解を促進することに一役買うことができます。
【まずは試したい方向け】無料で使えるの文字起こしツール4選
ここからは、無料で文字起こしができる方法やツールをご紹介します。
無料のものは精度が十分ではなかったり、利用シーンや無料でできることに制限があったりもしますが、まずは試してみたい、という方にはおすすめです。
Googleドキュメント
日々の業務でも利用している方が多いGoogleドキュメント。実はそのなかに文字起こしができる機能があることをご存知ですか？
Googleドキュメントを開き、メニューバーから「ツール」を選択すると、その中に「音声入力」という機能があります。この機能は豊富な言語に対応しているので、日本語・英語以外での商談や打ち合わせの場で使えるのもメリットです。パソコンだけでなく、スマートフォンなどでもアプリを入れることで使えます。
しかし文字起こしされる際の音声は残らないので、別途音を記録しておきたい場合は、録音や録画などが必要なることが注意点です。
こちらの記事に、詳細な手順などもありますので、ぜひご覧ください。
ユーザーローカル音声議事録システム
会議の音声を直接PCなどのマイクから入力して、データ化するサービスです。
とりあえずリアルタイムの文字起こしをしたいというケースには、ブラウザだけで利用できて便利です。また、複数人での会議でも話者を識別するので、だれの発言かがわかりやすかったり、発言ごとに「どのような感情が含まれるのか」などを可視化することもできるので、商談の場などでは有効かもしれませんね。
Group Transcribe
Microsoftの無料iPhoneアプリ「Group Transcribe」。こちらはリアルタイムでの文字起こしが可能で、日本語・英語を含む80の国と地域で使われている言語に対応しています。
このアプリは会議参加者に招待コードを送ることで、複数人を同じ会議に招待し、会話内容を文字起こしすることが可能です。
しかし、オンライン会議では利用しづらいことと、1回あたり30分しか利用できない点には注意が必要です。また、残念ながらiPhone専用のため、利用できる人が限られてしまいます。
文字起こしさん
こちらは、音声ファイル・動画や画像から文字起こしができるサービスです。
リアルタイムでの文字起こしはできませんが、音声・動画ファイルをアップロードすると、自動で文字起こししてくれ、テキスト形式や動画字幕用の形式のファイルをダウンロードすることができます。動画制作時などでインタビューに字幕を少し加えたいときに便利かもしれません。
しかし、無料版では、読み込む動画の時間や画像数に制限があるため、注意が必要です。
【精度や機能性重視の方向け】おすすめの文字起こしツール5選
ここまで、無料で利用できるツールを紹介してきました。しかし、ビジネスで使うとなると、ある程度精度や機能性が高いほうが、より業務効率化に寄与してくれます。
以下では、ビジネス向けのより高性能な文字起こしツールをご紹介していきます。
スマート書記
スマート書記は、英語・日本語の両方で会議やインタビューなどをするシーンがある方におすすめです。
マルチデバイスに対応しており、スマホでもPCでも録音・再生・文字起こしの確認ができます。また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで利用できます。
また、文字起こしだけでなく、スマート書記上で会議中のメモを取ったり、議事録に文字起こし内容を引用して簡単に編集したりできるため、より議事録作成を効率化したいと考えている方におすすめのツールです。
AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、Web会議ツールのzoomと連携することで、リアルタイムの文字起こしをしてくれるサービスです。また、30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などで会話内容の理解を手助けしてくれます。
参加者が事前の声紋登録をすることで、話者を識別してくれる機能もあり、複数人がディスカッションをするような会議でも活用できそうですね。
RIMO Voice
RIMO Voiceは、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用しているツールです。
ICレコーダーでの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。
また、法人向けの管理機能などもあるため、企業で利用する際のセキュリティなどが気になる方にも安心なサービスです。
COTOHA Meeting Assist
こちらはNTTグループが提供するツール「COTOHA Meeting Assist」です。
日本語・英語だけでなく複数の言語に対応しており、自動翻訳をしてくれる機能もあるため、英語の会議で、英語に不慣れな方がいる場合でも利用できます。
文字起こしだけでなくコールセンター業務やAIオペレーターなど、幅広いビジネスシーンに向けたソリューションのラインナップがあり、どちらかというと規模の大きなエンタープライズ企業での利用を想定しているようですね。
AmiVoice
日本語とビジネス利用に特化した文字起こしサービスです。
専門用語への対応を強化しているため、専門用語が飛び交う業種・業界の企業での会議で活用できます。
オフラインでも利用ができるため、セキュリティ面でも安心です。また、外出の多い営業職種の方や、インターネット環境が安定しない環境での打ち合わせに便利です。
発言内容をTODOとして登録する機能などもあり、文字起こし結果を表示するだけでない、便利な機能がついているのも特徴です。
文字起こしツールの選び方
無料・有料それぞれのツールをご紹介してきましたが、ツールによって機能や特徴もさまざまでした。そこからビジネスで利用するツールを選定していくには、以下のような観点も忘れてはいけません。
①文字起こしの精度
大前提として、文字起こしの精度は録音環境に大きく左右されるため、大きな会議室などで集音マイクを接続して使えるツールかという観点も重要です。その点も確認したうえで、ツール自体の文字起こし精度も確認してみましょう。
有料のツールも、多くは無料のトライアルを実施しています。そういった機会を活用して、利用したいシチュエーションで文字起こしを試してみることをおすすめします。
また、有料ツールの場合は「えー」や「あー」のようなフィラーと呼ばれる音を、文字起こしからカットしてくれる機能がついていることが多いです。実際の議事録やまとめを作成する際に不要になるものを、ツールで先に処理してくれたら楽ですよね。ツールによってその処理の仕方も違いますので、ぜひ確認してみてください。
②Web会議ツールと連携できるか
昨今はリモートワークが普及して、Web会議が開催されることが頻度も高くなりました。
そういったケースにも対応できるよう、普段使用するWeb会議ツールとうまく連携して文字起こしができるかも重要なポイントです。
文字起こしツールによっては、連携できないWeb会議ツールがあったり、Web会議とリアル会議でできることが異なるツールもあります。よく確認しましょう。
③議事録作成や編集がしやすいか
文字起こしツールを利用して楽にしたいのは、議事録などを作成する作業ですよね。
ただ文字起こしができるだけでは、結局文字起こし内容をすべて確認して、それをまとめる作業が必要となり、議事録作成の効率化には繋がりません。
文字起こしツールのなかにも、録音・文字起こしを活用して議事録やまとめを簡単に作成することができるツールもありますので、目的にあわせたツール選びをしてください。
まとめ
有料・無料それぞれの文字起こしツール9選をご紹介しました。
ツールによっても、それぞれ機能や特徴が違いますが、ビジネスでの利用を考えるといくつかの選定ポイントがあることもご理解いただけたでしょうか。
ぜひ、日々の業務を効率化できる文字起こしツール選びにお役立てください。
スマート書記は、今回ご紹介したポイントをすべて網羅しており、大手企業や自治体での導入実績も多数あります。また、ビジネス利用時に重要なセキュリティ面でも安心できるツールです。
現在、14日間のトライアルを実施中です。単に文字起こしをするツールとしてではなく、議事録作成が楽になるスマート書記を、ぜひ体験してみてください！
