ChatGPTで要約する方法とプロンプト｜会議の記録・資料・PDF・メール別に解説

会議の文字起こし、長い稟議資料、取引先とのメールのやり取り。仕事で受け取るものは、どれも読み切る時間が足りません。ChatGPTに渡して短くまとめてもらおう、と考えるのは自然な流れです。

ただ、いざ貼り付けようとすると手が止まります。

• どこに何を入れて、どう指示すれば意図どおりの要約が返るのか
• 何十ページもある資料やPDFは、そのまま渡してよいのか
• 社外秘が混ざった資料を貼り付けて、あとで問題にならないか

そのためこの記事では、仕事で渡す材料ごとに何を指示すればよいかを、コピーして使えるプロンプトとあわせて解説します。社外秘を渡してよいかの線引き、思った要約にならないときの直し方までまとめていますので、「手元の資料を、そのまま仕事で使える要約にしたい」とお考えの方はぜひ最後までご覧ください。

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仕事で使える要約にする3ステップ

ChatGPTの要約は、指示文の巧さより先に「何を渡すか」で決まります。同じプロンプトでも、渡した材料が整っていれば読める要約が返り、崩れていれば寄せ集めが返ってきます。まずは材料を整えて指示を出し、返ってきたものを原文と突き合わせます。この3つの順番を押さえてください。

1. 渡す材料を整える

仕事でChatGPTに渡すものは、だいたい4種類に収まります。会議の文字起こし、何十ページもある資料やPDF、取引先とのメールのやり取り、そして社内のレポートです。どれも、ChatGPTが読み取れる形に整えてから渡します。

• 文字をコピーできる状態にする。スキャンPDFは、利用プランによって画像部分をそのまま解析できないため、必要に応じてOCRでテキスト化する
• 冒頭や末尾に紛れ込んだ広告・定型の案内文は先に削る
• 会議の記録なら、話者・日付・議題が分かる形にしておく

ここで1つ、結果が大きく変わる選び方があります。会議の記録を渡すなら、あとから要点だけに絞った議事録より、話者や時刻が残った文字起こしのほうが判断材料を多く残せます。

ChatGPTは、渡された情報をもとに要約するためです。誰がどの順で何を言ったかが残っていれば、決定事項と検討中の発言を分けやすくなります。反対に、すでに要点だけに絞った議事録では、削られた情報を要約に反映できません。

2. 目的・分量・文体・読み手を指示する

指示文では、何のための要約か（目的）、どのくらいの長さにするか（分量）、どんな文体で書くか、誰が読むかの4点を決めます。この4つを1本のプロンプトにまとめ、最後に本文を貼り付けます。

• 目的：週報に載せる、稟議書の下書きにする、欠席者に共有する
• 分量：400字以内、5行以内、5項目の箇条書き
• 文体：です・ます調、である調、報告書の体裁
• 読み手：新任のマネージャー、他部署の担当者、社外の取引先

4つが揃うと、出力のブレが小さくなります。逆に「短くまとめて」とだけ投げれば、返ってくるのは無難な長さと無難な文体です。分量は、読み手が受け取る場面から逆算すると決めやすくなります。チャットに貼るなら3行、会議の冒頭で読み上げるなら1分ぶんの400字前後が目安です。

3. 原文と突き合わせて検算する

返ってきた要約は、必ず自分の目で原文と照らします。見るのは3点です。

• 抜け漏れ：原文の重要な決定事項が落ちていないか
• 事実の誤り：数字・固有名詞・日付が原文と一致しているか
• 機械的な言い回し：中身の薄い定型句や抽象的な表現が残っていないか

抜けや誤りが目立つときは、原文の一部を切り出して要約し直すか、渡す量を分けて指示し直します。要約は、渡し方と指示を少しずつ調整していく工程です。一度で決めようとしないほうが、結果として外れが減ります。

仕事で渡すもの別の要約プロンプト

手元にある材料ごとに、コピーして使えるプロンプトを用意しました。共通の基本形を1つ押さえたうえで、会議の文字起こし、長い資料とPDF、メールのやり取りの3つに分けています。{} の部分だけ自分の状況に置き換えてください。

どの材料にも使える基本の型

どの要約でも土台になる型です。目的・長さ・文体・読み手など、{}の部分を自分の状況に合わせて置き換えれば、そのまま使えます。

あなたはプロの編集者です。以下の文章を要約してください。

# 目的
{何のための要約か。例：週次の社内共有用}

# 長さ
{文字数または箇条書きの数。例：300字以内、5項目の箇条書き}

# 文体・読み手
{文体と読み手。例：です・ます調、専門家向けの丁寧な文体}

# 制約
- 事実に忠実にまとめ、原文にない情報は加えない
- 固有名詞・数値は原文どおりに残す
- 冒頭に前置きや自己紹介は書かない

# 入力（要約対象）
{ここに本文をそのまま貼り付ける}

制約の3行目が効きます。前置きを禁じておくと、「以下、要約です。」といった不要な書き出しが出にくくなります。

社内用語や略語が多い資料では、この型の先頭に用語の定義を足してください。「SFA：営業支援システム」「MRR：月次経常収益」のように意味を先に固定します。ChatGPTの勝手な言い換えを防げます。英文の資料を日本語でまとめたいときも同じで、訳語を先に指定しておけば社内で呼び方がぶれません。

会議の文字起こしを決定事項とToDoに分ける

会議の記録で知りたいのは、議論の再現ではなく「何が決まって、誰が何をいつまでにやるのか」です。ここを分けて出力させると、原文と照合したうえで、次回会議の冒頭資料として使いやすくなります。

以下は会議の記録です。次のフォーマットに沿って要約してください。

# 出力フォーマット
- 会議概要：{日付・参加者・議題を1〜2文}
- 決定事項：箇条書き（誰が・何を・いつまでに）
- 未決事項・持ち帰り：箇条書き
- 主要な議論の要点：3項目まで

# 制約
- 発言の意図を捻じ曲げない。曖昧な発言は「〜という意見が出た」と留める
- 発言者名は原文にあるものだけを使う
- 参加者の感情表現は含めない

# 入力
{文字起こしの本文をここに貼り付ける}

「曖昧な発言は留める」の一行を入れておく理由は、ChatGPTが会話の勢いを決定事項として書き出してしまうためです。「じゃあ来週までに」と言っただけの発言が、担当者と期限つきのタスクになって返ってくることがあります。決まっていないことは決まっていない形で残してもらうほうが、あとで揉めません。

なお、会議の音声ファイルしか手元にないときは、まず文字起こしを用意する必要があります。一方、これから行う会議や音声メモであれば、対応プランのmacOSデスクトップアプリでChatGPT Recordを使い、録音・文字起こし・要約まで行えます。ChatGPTだけで議事録をどこまで作れるかは、この前工程の有無で答えが変わります。

長い資料・PDFを論点ごとにまとめる

PDFは、入力欄のクリップのアイコンから添付してそのまま要約を指示できます。無料のプランでも添付は使えます。ただし、一定時間内に扱えるファイル数や容量には限りがあります。あわせて、次の3点を先に確認してください。

• スキャンした紙の資料は、利用プランによってPDF内の画像部分をそのまま解析できないため、必要に応じてOCRでテキスト化してから渡す
• PDF内の図表や画像は、利用プランによっては解析対象にならないため、重要な数値はテキストとして本文にも書き出しておく
• 上限を超える分量は、章や意味のまとまりで区切って渡す

意思決定者に共有する前提なら、次の型が使いやすい形です。

以下のレポートを、経営会議に共有する前提で要約してください。

# 出力形式
1. 3行サマリー（結論・根拠・示唆）
2. 主要ポイント（5項目・各項目1〜2行）
3. 未確定・要検証事項（3項目まで）

# 制約
- 数値・固有名詞は原文どおりに残す
- 主観的な評価語（「画期的」「革命的」など）は使わない
- 原文にない推論は加えず、書かれた事実だけを整理する

# 入力
{レポート本文をここに貼り付ける}

3行サマリーを先頭に置いておくと、忙しい読み手が最初の3行だけで判断材料を得られます。「未確定・要検証事項」も効きます。資料のどこが固まっていないかが見えれば、詰めるべき論点はそのまま残り、会議の場で埋めにいけるからです。

手元のファイルではなく、Webページや動画を要約させたい場面もあります。記事はURLを渡せば読み取れます。ただし、サイト側がAIの巡回を止めていたり、ログインが必要だったりすると本文を取得できません。取れないときは本文をコピーして貼るのが確実です。動画は、YouTubeの字幕をコピーするか、先に文字起こしを用意してから渡してください。URLだけでは音声を聞き取れない場合があります。

メールのやり取りを経緯と依頼事項に分ける

引き継いだ案件に20通ものメールのやり取りがあり、何が起きているのか掴めないことがあります。ここは要約の出番です。ただし時系列と依頼事項を分けないと、誰が何を求めているのかがぼやけます。

以下は取引先とのメールのやり取りです。次の3つに分けて整理してください。

# 出力
- 経緯：時系列で何が起きたか（各1行・日付があれば添える）
- 相手からの依頼事項：未対応のものだけを箇条書き（期限があれば明記）
- こちらが約束したこと：箇条書き（期限があれば明記）

# 制約
- 書かれていない約束を推測で足さない
- 対応済みか未対応か判断できないものは「判断できない」と書く
- 署名・定型の挨拶文は無視する

# 入力
{メールのやり取りをここに貼り付ける}

制約の2行目は、そのまま残してください。ChatGPTは文脈から「たぶん対応済み」と判断して書いてしまうことがあります。判断できないものを判断できないと返してもらえれば、そこだけ自分で確かめれば済みます。

社外秘の資料をChatGPTに渡してよい？

判断は3つの順番で行います。まず自社のルールで、生成AIへの入力が禁じられていないかを確かめます。次に、入力が学習に使われない設定にします。最後に、取引先から預かった情報が含まれていないかを確認します。取引先情報が含まれる場合は、契約や相手先との取り決めも確認してください。設定さえオフにすれば何を貼ってもよい、という話ではありません。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでも、機密性の高い会議の記録をどう扱うかは繰り返し挙がる論点です。外部の業者に文字起こしを委託していた企業からは、委託の費用と情報の預け先が同時に課題になるという声が寄せられています。

費用と情報管理をどう両立するかという悩みは、ChatGPTに資料を貼り付けるか判断する場面にもつながります。

学習に使われない設定を先に確認する

ChatGPTの設定にある「データコントロール」から、入力した内容をモデルの改善に使わせない設定へ切り替えられます。このほか、OpenAIのプライバシーポータルから学習利用の停止を申請する方法も用意されています。画面の名称や項目の位置は変わることがあるため、手順は公式のヘルプで確認してください。

参照：データコントロールに関する FAQ | OpenAI Help Center

ここで押さえておきたい性質が1つあります。この設定をオフにすると、その後の新しい会話はモデルの改善に使われなくなります。設定変更前の会話に遡って適用されるものではないため、機密情報を扱う前に確認しておくことが重要です。

なお、学習利用をオフにしても、会話はチャット履歴に残る場合があります。契約・設定・運用の3つをどう組み合わせるかは、AIに学習させない方法で整理しています。

個人プランと法人プランで既定が違う

同じChatGPTでも、個人で契約したものと会社が契約したものでは、学習の既定が逆になります。

契約の種類	入力が学習に使われるかの既定	誰が担保するか
個人で契約するプラン	標準でモデルの改善に使われる	使う人が自分で設定をオフにする
法人向けのBusinessプラン・Enterpriseプラン	既定で学習に使わない（2026年8月時点）	契約で担保される

つまり、会社として使い続けるなら、設定の徹底に頼らずに済みます。個人アカウントで運用する限り、新しく入った人が設定を知らずに貼り付ければ、そこだけ穴が空きます。部署で常用する段階に入ったら、契約のほうで担保する選び方に切り替えたほうが確実です。判断の材料は法人プランをどう選ぶかにまとめています。

月額や利用上限はプラン改定が頻繁で、記事の数値はすぐ古くなります。金額と上限は、そのつど公式の料金ページで確認してください。

参照：ChatGPT のプラン | 無料版、Go、Plus、Pro、Business、Enterprise

取引先の情報は社内規程・契約まで確認する

自社の資料なら設定と社内ルールで判断できます。難しいのは、取引先から預かった資料や、社外会議の記録です。

ここで問われるのは、「自分たちが預かったデータを、別の会社のサービスに送ってよいのか」という一点です。サービスの守りが固いかどうかは、その次に来ます。Otolioの商談でも、「お客様にどう説明しているのか、他社の例を知りたい」と確かめる担当者がいます。求めているのは、取引先に伝えるときの言い方です。

取引先から預かった情報は、「説明できるか」だけで判断せず、自社の社内規程、契約、相手先との取り決めを確認します。入力が認められている場合でも、必要に応じて固有名詞や金額などを匿名化・マスキングしてください。判断に迷う場合は、その部分をChatGPTへ渡さずに処理するか、社内の情報管理部門や契約担当者に確認します。

なお、社外会議を録音する場合は、自社のルールや相手先との取り決め、適用される法令を確認してください。必要に応じて録音の目的を相手に伝え、適切な同意を得たうえで進めます。

要約が個人アカウントに溜まり続ける問題

設定を整えて渡せるようになったあと、もう1つ残る論点は、要約した結果をどこに残すかという点です。

個人のアカウントで要約を続けると、会議の記録も資料の要点も、その人のチャット履歴の中に積み上がります。使っている本人にとっては便利な状態です。ただ、個人アカウントに蓄積した履歴は、異動や退職の際に組織へ引き継げない可能性があります。

組織の記録として残す情報は、個人アカウントだけに置かず、社内で管理できる保存先を決めておくことが重要です。短期間では問題が見えにくくても、異動・退職や長期運用の際に引き継ぎの差として表れます。

「自分が読むために短くする」だけなら気にする必要はありません。組織の記録として残したいものを扱っているなら、置き場所を先に決めておいてください。

思った要約にならないときの直し方

うまくいかないときのつまずき方は、大きく2つに分かれます。1つは長文の一部が要約から抜けること、もう1つは出力に事実誤認や不自然な表現が混ざることです。

長すぎて途中が抜けるとき

ChatGPTが一度に扱える情報量には、プランやモデルごとの上限があります。入力が長すぎると処理できなかったり、要約で一部の情報を取りこぼしたりすることがあります。長文は章や議題ごとに分けて扱うと確認しやすくなります。

対処は「分割して要約し、最後に統合する」です。全文を1回の入力に入れるのではなく、章や議題ごとに分けて送ります。

分割ごとのプロンプト
以下は全{N}分割のうち第{n}部です。この部分だけを要約してください。
- 主要論点を3〜5点
- 数値・固有名詞・決定事項は原文どおりに残す
- 原文にない情報は加えない
# 入力
{本文の一部}

統合用プロンプト
これまでの第1部〜第{N}部の要約を統合してください。
- 全体を400字以内でまとめる
- 重複する論点はまとめる
- 各分割の重要な論点が落ちていないか確認する
- 原文にない情報は加えない

会議の記録なら、議題ごとに分けて要約し、最後に決定事項とToDoをまとめ直す方法が使えます。

事実の誤りと機械的な言い回しが残るとき

生成AIは、事実と違う内容をもっともらしく書くことがあります。要約をそのまま提出すると、数字や固有名詞の誤りが社外資料に載る事故につながります。

• 数字・日付・固有名詞は、原文と1つずつ照らし合わせる
• 決定事項は、対応する発言を原文で確認する
• 社外に出す資料は、原文と要約の2つを揃えて保管する

同じプロンプトで複数回生成し、出力が大きく変わる箇所を見つける方法もあります。出力が揺れる箇所は、要約条件が曖昧だったり、原文に複数の解釈があり得たりする可能性があるため、原文を確認するきっかけにできます。ただし、出力の一致・不一致だけで内容の正確性を判断しないでください。

文章が機械っぽく感じられる主な原因は、抽象的な言い回しと意味の薄い定型句です。制約に「画期的・革新的などの評価語は使わない」「前置きは書かない」と足すだけで、かなり変わります。読み手を「新任のマネージャー向け」「社外の取引先向け」と具体的に指定するのも効きます。

会議の記録はChatGPTだけで足りる？

答えは、手元の材料と利用環境で変わります。文字起こしがすでにあるなら、通常のチャットで議事録の形まで整えられます。また、対応プランのmacOSデスクトップアプリではChatGPT Recordを使い、会議や音声メモの録音・文字起こし・要約まで行えます。

ChatGPT Recordを使えない環境では、要約前に録音や文字起こしの工程が別途必要です。社内から「ChatGPTやCopilotで議事録は作れるのでは」と声が上がることもあるでしょう。答えに窮するのは、この分かれ目が見えていないためです。

ChatGPT単体で完結する範囲

テキストになっているものを整える作業は、ChatGPTの得意な領域です。決定事項とToDoに分けたり、議題ごとにまとめ直したり、共有用に短くしたりできます。ここまでは追加のツールなしで進みます。

通常のチャットで文字起こし済みのテキストを扱う場合、音声の収録や文字起こしは前工程になります。ただし、対応環境ではChatGPT Recordで録音から要約まで進められます。どの方法でも、マイクが遠いなど録音品質が悪いと文字起こしが崩れやすく、その影響が要約にも及びます。

毎回の手作業が重くなる分かれ目

分かれ目は、頻度です。月に1回の会議を要約するなら、録音を探して文字起こしを整えて貼り付ける作業は、そこまで負担になりません。

Recordを使えない環境や、録音・文字起こしを別サービスで行う運用では、週に何度も会議があると手作業が積み上がります。録音アプリを開き、文字起こしのサービスに上げ、整えてからChatGPTに貼り、返ってきたものを原文と照らします。1回15分でも、週5回なら月に約5時間です。

しかも、この手順はどこか1つが抜けると成立しません。要約に使えるAIをまとめて見比べたい場合は、要約AIの選び方を先に見ておくと、自分の使い方に合う範囲が絞れます。

記録を仕組みにするなら何が変わるか

会議のたびに手を動かす運用から、会議が終わった時点で記録ができている運用へ切り替えると、要約の前工程そのものを減らせます。

会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントのOtolioは、カレンダーに予定を入れておくだけで会議に参加します。録音から要点の整理までは自動で進みます。ChatGPTに貼り付ける前の工程が、まるごと要りません。入力したデータをAIの学習に使わない設計なので、社外秘が混ざる会議でも個人の設定任せにせずに済みます。ご利用いただいた実績は累計8,000社以上です。

自動車部品メーカーの株式会社デンソーでは、会議の記録を残す部分（録音と文字起こし）を自動化しました。その結果、議論の結果をまとめて次のアクションを考えることに専念できるようになった、との声が出ています。要約の巧拙より前に、記録を残す工程を手放せたことが効いた形です。

参考記事：会議の記録を自動化し、議事の抜け漏れ確認工数を削減！議論内容のまとめに専念できる環境を実現した方法とは？

録音から共有までを通しで扱うツールは他にもあります。無料プランやトライアルの範囲も含めて比べたい方は、議事録作成アプリの横断比較から、自社の会議の回数と機密度に合うものを探してみてください。

まとめ｜ChatGPTの要約は「何を渡すか」で決まる

要約の質を左右するのは、指示文の巧さより先に、渡す材料の状態です。会議の記録なら、話者や時刻など判断に必要な情報を残した文字起こしを使います。資料では重要な図表の数値を確認できる状態にし、メールでは署名など不要な部分を除いてから渡します。

渡すものを整えてから、目的・分量・文体・読み手の4つを指示します。この順番を守るだけで、返ってくる要約は安定します。

そして、仕事の資料をChatGPTに渡す前には、情報管理の確認も必要です。社内ルールを確かめ、学習に使われない設定にします。ただし、学習利用をオフにしても、外部サービスへの送信そのものがなくなるわけではありません。取引先情報や機密情報を含む場合は、契約や相手先との取り決めを確認し、必要に応じて匿名化・マスキングしてから入力してください。

まずは手元の資料1本で、この記事のプロンプトを試してみてはいかがでしょうか。返ってきた要約を原文と照らせば、自分の仕事にどこまで使えるかが見えてきます。会議のたびに録音・文字起こし・貼り付けを繰り返す運用が負担なら、要約前の工程そのものを見直す方法もあります。

よくある質問とその回答

Q. ChatGPTで要約すると短くなりすぎるのですが、どうすればいいですか？

希望する長さを数字で指定していないことは、短くなりすぎる原因の一つです。「300字以内」「5行以内」「5項目の箇条書き」のように、希望する分量を具体的に指定してください。それでも足りないときは、「原文にある具体例を各項目に1つ添えてください」と足すと、情報量を増やしやすくなります。

Q. 要約の文章が機械的になってしまうときはどうすればいいですか？

抽象的な言い回しと定型句が原因です。制約に「画期的・革新的などの評価語は使わない」「前置きは書かない」の2行を足すだけで、かなり読める文章になります。あわせて読み手を「新任のマネージャー向け」「社外の取引先向け」と具体的に指定すると、文体が実務に寄ります。

Q. 無料プランでも長い資料を要約できますか？

ある程度の長さまでは無料のプランでも要約できます。ただし、ファイルのアップロード回数や一度に扱える情報量などには、プランごとの制限があります。上限を超える資料は、章や意味のまとまりで区切って渡し、最後にまとめ直す形にしてください。上限の具体的な数値はプラン改定で変わるため、公式の料金ページで最新を確認しましょう。

Q. 社外秘を含む議事録を貼り付けても大丈夫ですか？

まず自社のルールで、生成AIへの入力が認められているかを確認してください。次に設定の「データコントロール」から、入力を学習に使わせない状態にします。そのうえで、取引先から預かった情報が混ざっていないかを見ます。

取引先情報や個人情報が含まれる場合は、自社のルールや契約、相手先との取り決めを確認してください。入力が認められている場合でも、必要に応じて固有名詞や金額などを匿名化・マスキングします。伏せ字にしたことだけを理由に入力可能とは判断しないようにしてください。組織として継続利用する場合は、既定で学習に使わないBusinessやEnterpriseなどの管理されたワークスペースも選択肢になります。

Q. 会議の音声からの要約はChatGPTだけで完結しますか？

文字起こしが手元にあれば、通常のチャットで要約まで進められます。また、これから行う会議や音声メモであれば、対応プランのmacOSデスクトップアプリでChatGPT Recordを使い、録音・文字起こし・要約まで行えます。すでに録音済みの音声ファイルしかない場合は、文字起こしを用意してから要約します。この前工程の質は、要約の精度にも大きく影響します。会議のたびに繰り返すなら、記録を残す部分を自動化するツールと組み合わせるほうが現実的です。