Google Meetの文字起こし方法を紹介！拡張機能やツールの導入でもっと便利に使うコツ
社内外の打ち合わせで使われることが多いGoogle Meet。PCを使ったWeb会議をするので、その音声を使って会話内容を簡単に議事録に残すことができたら、と考えている人も多いのではないでしょうか。
本記事では、Google Meetでの会議で使える文字起こしの方法や、便利なツールを使ってもっと楽に議事録を作成する方法を紹介します。
Google Meetには日本語を文字起こしできる機能がない
現時点では、Google Meetには、字幕表示機能と文字起こし機能があります。字幕表示機能は、2022年12月16日の更新でベータ版として日本語にも対応しました。
外出先から会議に参加していて音が聞き取りづらい場合や、聴覚に障がいのある方が参加する会議などでは便利ですね。
ただし、会議中に画面に日本語字幕が表示されるのみでダウンロードできないため、議事録作成のための文字起こしとして利用することは難しいです。
また、Google Meetの文字起こし機能については現時点で英語のみの対応となっており、日本語で会話した内容は全て音の似た英語かローマ字での変換となります。
しかし、英語での会議の場合には活用できそうです。
会議終了後に、自動でGoogleカレンダーの該当する予定に文字起こしされたファイルが添付されますので、いちいちドライブを探しに行く必要もなく便利です。
では、日本語での文字起こしをするためにはどうしたらよいでしょうか？
方法は3つあります。それぞれご紹介していきましょう。
方法①拡張機能「こえもじ」を活用する
「こえもじ」はGoogleの拡張機能の一つです。この「こえもじ」を利用すると、Google Meet単体ではできない、日本語での文字起こしが可能になります。
活用手順
- まずはGoogle chromeのブラウザで「こえもじ」と検索して、chromeウェブストアから「こえもじ」の拡張機能を「chromeに追加」しましょう。
- Google chromeのウインドウにある、パズルのピースのような形をした「拡張機能」をクリックし、「こえもじ」を選択すると、「こえもじ」の設定画面が開きます。この画面上で「流れるチャット」「字幕送信」の2つの項目にチェックが入っているか確認してください。設定はこれだけ。簡単ですね。
できること
「こえもじ」でできることは、大きく2つあります。
- Google Meetでの会議中に文字起こしした内容を字幕表示してくれます。ただし、時差が発生する点には注意が必要です。あまり字幕ばかりを追いかけていると、会議の大事なポイントを聞き逃したり、議論に参加できなくなったりしてしまいます。
- 会議が終了したら画面右側のチャットボックスの上にある「チャット履歴をファイルダウンロード」から任意の場所にダウンロードできる点です。
こえもじは、文字起こし内容をすべてチャット履歴に反映させてダウンロードを可能にしています。そのため、会話中にGoogle Meetのチャット機能を利用した場合も、そのテキストが一緒にダウンロードファイルに含まれます。加えて、チャット機能を利用すると、記入した内容が意図せず字幕として表示されます。混乱を防ぐためにも「こえもじ」で文字起こししている間は、チャット機能を利用しないほうが良いでしょう。
また、Google Meetを終了してしまうとせっかくの文字起こしファイルがダウンロードできなくなります。必ず、ファイルをダウンロードしてから会議を終了する必要があります。
もう一つ注意点を挙げると、セキュリティレベルが高い企業などでは拡張機能の追加を許可していないこともあります。まずは、自社で利用可能かどうかを確認してみてください。
方法②文字起こしツールを導入する
最近は、有料・無料ともに複数の文字起こしツールがあります。それらを使った方法をご紹介します。
文字起こしツールとは
その名のとおり、会議中の発言などをすべて文字に起こしてくれるツールです。Web会議と連携してリアルタイムでの文字起こしが可能なものがあったり、日本語以外の文字起こしも可能なものもあります。
無料・有料のツールを9つピックアップして、それぞれの特徴やおすすめをまとめた記事もありますので、ぜひこちらもあわせてチェックしてみてください。
【完全版】ビジネス向け文字起こしツールのおすすめ9選！無料・有料ツールと選び方をご紹介
できること
主には以下の2つです。
- 会話内容を文字起こしできる
- 文字起こししたものを、テキストやドキュメント形式でダウンロードができる
会議内容を一言一句文字起こしして証跡を残すための発言録型の議事録であれば、こちらで事足りるかもしれません。しかし、日常の会議で作成する議事録は、会議内容から大事なポイントをピックアップするまとめ型のほうが多いのではないでしょうか。
そういったケースでは、結局のところすべての文字起こし内容を確認したうえで、その内容から必要なポイントを抜き出して整形する必要があり、それほど工数削減にはつながらないかもしれません。実際の利用シーンや、議事録の形式などを鑑みて、ツール選定をしましょう。
では、そういったまとめ型の議事録作成を楽にしてくれるツールは、どのようなものがあるのでしょうか？
方法③議事録作成支援ツールを導入する
議事録の形式には書き手や企業によってたくさんのパターンがあります。それらを大別すると、会議中の発言内容をすべて文字起こしする発言録型と、重要なポイントや決定事項・TODOなどをピックアップして記録するまとめ型の議事録の2つがあります。
これら両方の作成を効率化してくれる議事録作成支援ツールについて、ご紹介していきます。
議事録作成支援ツールとは
まずはじめに、議事録を作成するにあたってのフローを整理してみます。
＜発言録型の場合＞
会議中に内容や大事なポイントなどをメモし、誰の発言か、またその内容をできる限り丁寧にメモします。会議終了後には、メモと会議音声をもとに、一言一句文字起こししながら、フィラーと呼ばれる「あー」「えー」といった音をテキストから削除し、発言者の情報も追加して読みやすく整形していきます。その後、上長などに確認してもらい、会議参加者に共有する流れがよくあるパターンでしょう。
＜まとめ型の場合＞
こちらも会議中は大事なポイントをメモしておきます。会議終了後は、会議の録音内容を聞き返し、メモに漏れがないか確認しながら規定のフォーマットなどにあわせて記載していきます。その後、上長や会議参加者にチェックしてもらい、共有するのがよくある流れです。
この発言録型・まとめ型の議事録作成フローの中で行われる、会議中のメモ、（特に負荷のかかる）会議音声の文字おこしや聞き直し、漏れや間違いのチェック、メンバーへの共有などの作業すべてにおいて工数削減が可能なツールが、議事録作成支援ツールです。
できること
この議事録作成支援ツールでできることは、主に以下のとおりです。
- 会議中のメモがツール内でできる
- 会議内容の録音・文字起こし
- 文字起こし内容を使った議事録作成
- TODOや重要事項フラグを活用し、抽出できる
- ドキュメントのダウンロードだけでなくツールからのメール共有など、共有の簡便化
文字起こしツールと違って会議内容を文字起こしできるだけでなく、議事録作成のフロー全体の工数削減が可能になります。
どのような基準で議事録作成支援ツールを選ぶべきか
ここまで、Google Meetを使った会議で議事録作成を効率化するための方法をいくつか紹介してきました。しかし、議事録作成の効率化をするためには、Google Meetの機能や拡張機能である「こえもじ」文字起こしツールだけでは、十分ではないことがお分かりいただけたのではないでしょうか？
では、どのように議事録作成を効率化するツールを選ぶべきか、選定ポイントをご紹介します。
ポイント①Google Meetに連携できるか
Google Meetでの会議で利用したいのに、連携できなければ意味がありません。また、音声ファイルを後からアップロードするのも手間ですよね。会議中のGoogle Meetの音声を直接ツールに取り込んで文字起こし可能なものを選びましょう。
ポイント②セキュリティ対策は取られているか
企業の重要な経営情報・新製品の情報なども扱われるツールです。ツールによっては録音データや文字起こしデータなどがAIの精度改善のために第三者へ提供されるということもあり得ます。そういったことがないかしっかりと確認しましょう。
そのほか、自社のセキュリティ基準をクリアしているかのチェックや、利用にあたってルール整備が必要なケースもあります。そういった場合も考慮し、しっかりとしたサポートがあるツール・サービスを選ぶことをおすすめします。
ポイント③トライアル期間があるか
特に文字起こしの精度は、利用環境やシーンに大きく左右されます。実際に自社の環境で使ってみて業務削減効果が得られるかどうかを確認するためにも、トライアル期間があるものを選びましょう。
トライアル期間中に実際の会議で利用してみることで、よりリアルな効果やフィードバックを得ることができるはずです。
【まとめ】Google Meetで文字起こしするなら
Google Meetを使った会議での文字起こし方法をいくつかご紹介しました。
しかし、文字起こしをしたい理由の多くは「議事録を作成するため」のはず。その作業を楽にするには、文字起こしだけでなく、その内容を引用しながら議事録作成できるほうが工数削減につながるはずです。
スマート書記は、文字起こしだけでなく、１つのツールで会議中にメモ、文字起こし内容を活用した議事録作成、共有まで一気通貫してでき、文字起こし内容とそれに関するメモを紐付ける「タイムスタンプ」などの便利機能も充実しています。もちろん、利用にあたってのサポートやセキュリティ対策もしっかり対策が取られているので安心です。
加えて、Google MeetだけでなくZoomやMicrosoft TeemsなどのほとんどのWeb会議ツールや対面会議でも利用できるので、活用シーンが広がり、日々の議事録作成業務もより効率化できるでしょう。
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