Teams会議で文字起こしする方法！リアルタイム表示やダウンロードする方法も解説

日々の会議や商談の議事録を作成するのは、時間もかかり大変な作業ですよね。

そんな作業を自動化できないものかと考えている方も多いことかと思います。特に、昨今はリモートワークの普及にともない、Web会議が浸透してきており、録音や録画などがしやすくなりました。

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するビジネスツールでチャットやWeb会議ができるツールです。そのなかに文字起こしができる機能がついていることをご存じでしょうか？

本記事では、

• Microsoft Teams会議で日本語を文字起こしする方法
• 実際にどれくらいの精度なのか
• 文字起こしの精度を高めるための方法

をご紹介します。

普段Teams会議をご利用の方は、ぜひこの記事をご確認いただいて、普段の文字起こし業務を効率化しましょう。

Microsoft Teams会議とは？

Microsoft Teamsは、メンバーと１対１、あるいは複数人のメンバーで音声通話、ビデオ通話、画面共有ができるWeb会議ツールです。

Microsoft Teamsの会議機能はTeamsのアプリあるいはWebブラウザのどちらからでも利用ができます。また、Microsoft Teamsのアプリはスマートフォン向けにも提供されているため、外出先のスマートフォンやタブレットからでも気軽にWeb会議が可能となっています。

Microsoft Teams会議で文字起こしを利用する前に

日本語の文字起こしができる2つの機能とは？

Microsoft Teams会議で、文字起こしに使える機能は２つあります。

1. トランスクリプション機能：リアルタイムに文字起こししたものを録音停止後にダウンロードできる機能
2. ライブキャプション機能：会議中に話した内容をリアルタイムで字幕表示してくれる機能（ダウンロード不可）

それぞれの特徴や使い方を詳しくご紹介したいと思いますが、事前に確認や準備が必要となりますので、まずはそこからご説明します。

文字起こしするための事前準備

文字起こしをする前に、各機能が使用できる状態になっているかを確認しましょう。

必要なライセンスの確認

トランスクリプト機能は、以下のライセンスを有しているユーザーが実行できます。

• Office 365 E1、E3、E5　A1、A3、A5　
• Microsoft 365 E1、E3、E5　A1、A3、A5
• Microsoft 365 F1、F3
• Microsoft Business Basic、Business Standard、Business Premium SKU

なお、最新の情報と齟齬が出る場合がありますので、詳しくは「Microsoftのサポートページ」より、詳細情報をご確認ください。

必要な設定の確認

デフォルト設定のままだと無効化されているため、管理者センターで以下の通り設定を変更する必要があります。この設定変更は管理者しかできないため、自身が管理者ではない場合には、管理者への依頼が必要です。

1. Microsoft Teamsの管理センターにアクセスする（管理者のみアクセスができます）
2. 左のメニューバーの「会議」→「会議ポリシー」をクリックする
3. 「レコーディングとトランスクリプト」の「トランスクリプト」がオンにする
4. 「保存」をクリックする

文字起こし言語のデフォルト設定を日本語に変える

Teamsの初期設定言語は英語になっている場合があるため、日本語での文字起こしをする場合には、事前に設定を変更する必要があります。

1. 画面右上の「･･･ その他」をクリック
2. 「言語と音声」を選択
3. 「ライブキャプションをオンにする」をクリック
4. 画面右下の「設定」をクリック
5. 「字幕設定」をクリック
6. 「キャプションの設定」画面が開くので、言語で「日本語」を選択
7. 「今後の会議用に保存」にチェックをつける

これで、日本語の文字起こしをすることが可能になります。

トランスクリプション機能（文字起こしダウンロード可）の利用手順

トランスクリプション機能は、Teamsで実施した会議内容をリアルタイムで文字起こしし、会議終了後にワードファイルや字幕用などに使える.vttファイルや.docxの形式でダウンロードできる機能です。

また、各人が自身のアカウントでWeb会議に参加している場合は、参加者情報から誰が発言したかも特定ができるので、会話内容を文字起こししたいシーンで便利に利用できます。

利用方法もとても簡単です。

1. まずは、Teamsを起動します
2. 「･･･ その他」メニューから「録音と文字起こし作成」を選択
3. 「文字起こしの開始」をクリック
4. 会議終了後は文字起こしデータのダウンロードが可能です。Teamsのチームの投稿に「”会議名”で会議中」という投稿の右上にある「･･･」をクリックし、ファイル形式を指定してクリックするとダウンロードできます

ライブキャプション機能（字幕表示のみ）の利用手順

ライブキャプション機能は、会議の会話内容を文字起こしして字幕をつける機能です。この機能は、自分の画面のみでリアルタイムの文字起こし・字幕表示をします。また、会議実施中のみしか表示せずダウンロードもできませんので、音が出せないシーンや聴覚などに障害がある方が会議内容を理解するための補助機能という位置付けのようです。

利用方法は、トランスクリプションと大きく変わりません。

1. まず、Teamsを起動し、「その他」メニューをクリックします
2. 「言語と音声」を選択し、「ライブキャプション機能をオンにする」を押して、会議の言語を選択します。これにより、文字起こし内容が開始され、自分のみに表示されるようになります。

【検証】Teamsで文字起こしをした精度とスピード結果

ここまで文字起こしの手順を紹介してきましたが、「文字起こしのスピードや精度はどの程度なのか」という点が気になるかと思います。以下で実際にTeamsで文字起こしをした結果を紹介します。

文字起こしのスピード「1-2秒で反映」

トランスクリプト機能はリアルタイムで文字起こしを行う機能のため、基本的には発言から1〜2秒後に文字が表示されます。会議画面上には、以下のように表示されます。

文字起こしの精度「誤変換などがあり、手直しが必要」

以下のテキストの文字起こしを行いましたが、「スマート書記」を「スマート食器」と変換していたり、「ええと」などの音声も文字起こしされてしまったりと、いくつか修正が必要な箇所がありました。大枠の内容を把握するためには便利な機能ですが、このままの文字起こし結果を活用することは難しそうです。

読み上げたテキスト

“スマート書記は文字起こしから議事録作成までの｢録音する｣｢メモをとる｣｢録音を聞き直す｣｢清書する｣というような工程が1つの画面で行える議事録作成支援ツールです。これまでの非効率だった議事録作成をスムーズに、作成の効率化を促進しています。累計利用社数は2,500社以上で、大手企業や自治体にも導入いただいています。”

文字起こし結果

“ええとスマート食器は、文字起こしから議事録作成までの録音をするメモをとる録音、聞き直す斉唱するというような工程が1つの画面で行える。議事録作成支援ツールです。ええとこれまでの非効率だった議事録作成をスムーズに、また作成の効率化を促進しています。累計三塁型利用者数は2,500社以上で、大手企業や自治体にも導入いただいています。”

Microsoft Teamsで文字起こしをする際に気をつけたい3つのポイント

トランスクリプション機能を使う上で押さえておきたい注意点は3つあります。事前に注意点を把握した上で文字起こしを行うようにしましょう。

1. 設定により、文字起こし機能が使えないときがある

デフォルト設定のままだと無効化されているため、管理者センターで設定を変更する必要があります。この設定変更は管理者しかできないため、自身が管理者ではない場合には、管理者への依頼が必要です。

2. 法的なサポートがない

トランスクリプトにはアイテム保持ポリシーの適用、電子情報開示、法的ホールドのサポートは現在無いようです。使用する場合は、会議主催者の作業に依存していることを理解した上で使用してください。

3. 文字起こし精度は環境によって左右される

Microsoft Teamsに限らず、文字起こしに特化したソフトでも同様ですが、文字起こし精度は環境に左右されます。例えばPCのマイクを利用する際には、もちろんPCマイクの品質に影響を受けてしまいます。

比較的MacのPCマイクは品質が高いことで有名ですが、もし自分のPCのマイクだと、うまく文字起こしが反映されない場合は、イヤホンマイクなど別マイクに切りかえてみるようにしましょう。

利用前に抑えたい「精度をさらに高める4つの方法」

文字起こし精度は文字起こしソフトやAI議事録自動作成ツールの技術的な側面で決定することもありますが、Teams会議を利用する環境によっても左右されます。

Teams会議の文字起こしの精度を最大限高めるためにも、できるだけ以下の4つを実践するようにしましょう。

1. 集音環境を整える

精度を高めるためには、周囲のノイズがないことが第一に挙げられます。やはりノイズが入って発言が遮られると、文字起こしも正確に行うことが出来なくなりますので、ノイズの発生しない環境を整備することが重要です。

2. 状況に合わせたマイクを使う

マイクから離れた場所で発言すると、音声が正確に認識されず文字起こしの精度も落ちてしまいます。

そのため、いかに参加者がなるべくマイクから近い距離で発言できる環境を構築できるかが肝となります。

またマイクの品質も文字起こし精度に影響します。特にパソコンに内蔵されているマイクを利用する場合は、それほどマイクの品質が高くないため注意が必要です。パソコンのマイクよりは、イヤホンマイクのほうの品質が高いことが多いため、実際にどちらも利用してみて、マイクの品質を確認するようにしましょう。

3. ネットワーク環境を安定させる

通信環境が安定して接続できることも欠かせません。特にWeb会議では通信が途切れてしまうと音声も途切れてしまうので、なるべくポケットWi-Fiではなく、光回線などを導入し、安定した通信環境を構築するようにしましょう。

4. 話し方を意識する

話者の滑舌が悪かったり（客観的に聞き取りづらい場合は要注意）、声が被らないように会話しなければ音声は上手く拾えないため、文字起こしの精度も落ちてしまいます。

声が被らないことに関しては、発言する際は挙手制にするなど、ルール化することで防ぐことができるので、ぜひ試してみると良いかと思います。

【まとめ】Teams会議で文字起こしする方法は2つ！目的に合わせて活用しよう

本記事ではTeams会議で文字起こしする方法をご紹介しました。Teams会議で文字起こしをするためには以下2つの機能を使う方法があります。

1. トランスクリプション機能：リアルタイムに文字起こししたものを録音停止後にダウンロードできる機
2. ライブキャプション機能：会議中に話した内容をリアルタイムで字幕表示してくれる機能（ダウンロード不可）

この2つの機能の大きな違いは「文字起こしされたものをダウンロードできるか」でした。もし会議後に会議内容をまとめたいから文字起こしを活用したい場合はダウンロードが可能なトランスクリプション機能を使いましょう。

自分の周りがうるさく、相手が何を言っているか聞き取りづらい場合などは、文字起こしをダウンロードする必要がないので、その場合はライブキャプション機能を活用しましょう。

このように目的によって活用方法は異なるため、自分の目的にあった活用をしていきましょう。

またTeams会議の文字起こしを活用する上で、以下の気を使いたいポイントがありました。

1. 設定により、文字起こし機能が使えないときがある
2. 法的なサポートがない
3. 文字起こし精度は環境によって左右される

活用する前に、十分に注意した上で、活用するようにしましょう。