【徹底解説】Teams会議で文字起こしする3つの方法！スマホ・PCのやり方も解説

この記事でわかること

• Teams会議の「トランスクリプション」で文字起こしをする方法
• Teams会議の「ライブキャプション」で文字起こしをする方法
• 文字起こしソフトを活用してTeams会議の文字起こしをする方法

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「Teams会議で文字起こしを活用したいけど、どのようにすればいいか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

Teams会議には「トランスクリプション」と「ライブキャプション」という2つの機能を活用することで文字起こしをすることが可能です。それぞれの特徴については以下の表になります。

	トランスクリプション	ライブキャプション
リアルタイムで文字起こしできる	○	○
文字起こしデータを保存できる	○	✕
モバイル版(スマホ・タブレット)で使える	○	✕

主な違いは「会議中に文字起こしされたデータを保存（ダウンロード）できるかどうか」です。

トランスクリプションの場合は会議中に表示された文字起こしのデータを保存（ダウンロード）することが可能ですが、ライブキャプションは文字起こしデータを保存できないため、字幕のように活用します。またTeams会議以外の方法にはなりますが、文字起こしソフトを活用して、Teams会議の内容を文字起こしすることも可能です。

本記事では

• Teams会議の「トランスクリプション」で文字起こしをする方法
• Teams会議の「ライブキャプション」で文字起こしをする方法
• 文字起こしソフトを活用してTeams会議の文字起こしをする方法

について解説します。それぞれの文字起こし方法についてまず知りたいという方は

トランスクリプション機能で文字起こしする方法

ライブキャプション機能で文字起こしする方法

文字起こしソフトを活用してTeams会議を文字起こしする方法

からお読みください。それぞれの文字起こし方法について画像付きで解説しています。

Microsoft Teams会議とは？

引用：Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、メンバーと１対１、あるいは複数人のメンバーで音声通話、ビデオ通話、画面共有ができるWeb会議ツールです。

Microsoft Teamsの会議機能は、Teamsのアプリ、あるいはWebブラウザのどちらからでも利用ができます。また、Microsoft Teamsのアプリはスマートフォン向けにも提供されているため、外出先のスマートフォンやタブレットからでも気軽にWeb会議が可能となっています。

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Teams会議で文字起こしをする2つの方法

Teams会議には「トランスクリプション」と「ライブキャプション」という2つの機能を活用することで文字起こしをすることが可能です。それぞれの特徴については以下の表になります。

	トランスクリプション	ライブキャプション
リアルタイムで文字起こしできる	○	○
文字起こしデータを保存できる	○	✕
モバイル版(スマホ・タブレット)で使える	○	✕

主な違いは「会議中に文字起こしされたデータを保存（ダウンロード）できるかどうか」です。

トランスクリプションの場合は会議中に表示された文字起こしのデータを保存（ダウンロード）することが可能ですが、ライブキャプションは文字起こしデータを保存できないため、字幕のように活用します。

会議中の発言を確認したい、議事録作成を効率化させたいなど、文字起こしを会議後に活用したい場合は、トランスクリプションを活用するようにしましょう。

方法1｜トランスクリプション機能で文字起こしする方法

Teams会議のトランスクリプション機能で文字起こしする方法について画像付きで解説します。トランスクリプションはデスクトップ版だけではなく、スマホでも利用が可能なため、それぞれについて解説します。

デスクトップ版｜文字起こしをする方法

Teams会議のデスクトップ版で文字起こしをする手順

1. 画面上段のタブ「・・・その他」をクリック
2. 「録音と文字起こしを作成」をクリック
3. 「文字起こしの開始」をクリック

文字起こしが開始されると画面右側に文字起こしされた文章が表示されていきます。

会議後に文字起こしファイルをダウンロードする手順

1. 終了した会議の「・・・」をクリック
2. 「.docs」としてダウンロードをクリック

これで文字起こしが自分のパソコンのファイルにダウンロードされます。

モバイル版｜文字起こしをする方法

Teams会議のデスクトップ版で文字起こしをする手順

1. モバイル下に表示されている「…」をクリック
2. 表示された項目の中の「トランスクリプト」をクリック（下にスクロールする必要がある場合があります）
3. 音声言語が「日本語（日本）」になっているか確認した後に、「確認」をクリック

会議後に文字起こしファイルをダウンロードする手順

1. 会議終了後、の投稿の返信部分をクリック
2. 「トランスクリプト」をクリック

方法2｜ライブキャプション機能で文字起こしする方法

Teams会議のライブキャプション機能で文字起こしする方法について画像付きで解説します。ライブキャプションはデスクトップ版のみで利用が可能なため、モバイル版では利用ができないため注意しましょう。

ライブキャプション機能で文字起こしをする方法

1. その他」メニューをクリック
2. 「言語と音声」を選択
3. 「ライブキャプション機能をオンにする」を押して、会議の言語を選択

ライブキャプション機能はあくまでも「会議中の発言を字幕のように表示する」機能となっています。そのため文字起こしされた文章を会議後にダウンロードすることはできません。またデスクトップ版のみで利用が可能です。

Teams会議の文字起こしで注意すべき2つのポイント

Teams会議の文字起こしを活用するときには、以下の2点に注意するようにしましょう。

• 文字起こし精度が低くなるケースがある
• 話者識別が上手くいかないケースがある

1. 文字起こし精度が低くなるケースがある

Teams会議の文字起こしは専門用語や社内用語の登録が上手くいかないケースがあります。例えば社内の定例MTGで顧客にまつわる会議をしていたとします。顧客名が「スマート書記」という場合、一般的な用語ではないため「スマート初期」などと変換されてしまいます。

今のたとえのケースであれば比較的誤変換がされても、ある程度理解ができる文章になりますが、この誤変換が頻発すると文字起こしを確認しても、「これって何をいっているんだっけ？」と理解するのが難しいケースが発生します。

また誤変換が起きた際に修正しようとすると、そこの発言の音声を聞き直す必要があるため、一度音声をすべて聞き直す必要があるため、時間がかかってしまいます。

2. 話者識別が上手くいかないケースがある

Teams会議の文字起こしでは誰が発言したのか、その会議に参加しているアカウントごとに振り分けてくれるため、誰の発言かを可視化することが可能です。

ただしこれは全参加者がWebで参加している状況に限ります。会議によっては、会議室に複数名が参加し、代表者のパソコンからTeams会議につなぐケースもあるかと思いますが、この場合は会議室から参加している人の発言はすべて代表者が発言したとして認識されてしまいます。

以上のような2つの注意すべきポイントがありますが、より精度高く文字起こしを利用したい場合については文字起こしソフトの利用がおすすめです。文字起こしソフトであれば、専門用語や社内用語を事前に登録することで変換してくれる機能やAIが自動で話者を識別してくれます。文字起こしソフトを試したい方は、ぜひ一度スマート書記の無料トライアルをお試しください。

Teams会議の文字起こしが上手くいかないときに、確認したい2つのポイント

1. 使用権限がONになっているか確認する

Teams会議の文字起こしはデフォルトの設定では使用することができません。そのため使用権限をONにする必要があります。

]使用権限をONにする方法は管理センターにアクセスする必要がありますが、これには管理者しか対応ができないため、ご自身が管理者でない場合については、別途管理者へ依頼をする必要があります。

使用権限をONにする方法

1. Microsoft Teamsの管理センター にアクセスする（管理者のみアクセスができます）
2. 左のメニューバーの「会議」→「会議ポリシー」をクリックする
3. 「レコーディングとトランスクリプト」の「トランスクリプト」がオンにする
4. 「保存」をクリックする

2. 文字起こし言語を確認する

Teams会議の初期設定言語が「英語」になっている可能性があります。そのため文字起こしが上手くいかないことも考えられるため、事前に設定が「日本語」になっているか確認するようにしましょう。

文字起こし言語の変更方法

1. 画面右上の「･･･ その他」をクリック
2. 「言語と音声」を選択
3. 「ライブキャプションをオンにする」をクリック
4. 画面右下の「設定」をクリック
5. 「字幕設定」をクリック
6. 「キャプションの設定」画面が開くので、言語で「日本語」を選択
7. 「今後の会議用に保存」にチェックをつける

Teams会議の文字起こしを議事録に活用する方法

Teams会議の文字起こしを議事録としてまとめていく方法について解説します。Teams会議で文字起こししたデータを生成AI（ChatGPTなど）を活用して議事録としてまとめていくことが可能です。

生成AIを活用することで、文章を要約・重要な要点を箇条書きでリストアップ・話し言葉を書き言葉に変換するなどが可能です。

これらを実際に実行するためには、生成AIにプロンプトを入力する必要がありますが、具体的にどんな内容を入力すればいいか？とお悩みの方は以下の記事をご確認ください。

参考記事：【2024】ChatGPTを活用して自動で議事録を作る方法を解説！プロンプト例やAI議事録ツールも紹介

またMicrosoftには「Copilot for Microsoft 365」というTeamsと同じOfficeアプリケーション上でAIを利用することも可能です。こちらについて詳しく知りたい方はぜひ以下記事もご覧ください。

参考記事：Teams会議での議事録作成を自動化する3つの方法！Copilot、ChatGPTの使い方やおすすめの議事録ツールも紹介

方法3｜文字起こしソフトを活用してTeams会議の文字起こしをする方法

Teams会議で文字起こしをする方法として「トランスクリプション機能を活用する」「ライブキャプション機能を活用する」をご紹介しました。ただこれは注意すべき2つのポイントでご説明した通り、Teams会議はWeb会議ツールのため、文字起こし精度が低くなることがあります。

そこでもう一つの方法として、文字起こしソフトを活用してTeams会議の文字起こしをする方法を解説します。

文字起こしソフトとは

文字起こしソフトとは、AIを活用して音声を自動で文字情報に変換することができるソフトです。ソフトが普及する前は、ICレコーダーなどで、録音した音声を手動で書き起こしていましたが、近年のAIの技術進化に伴って、注目を浴びるようになりました。

文字起こしソフトには自動で文字起こしをしてくれる機能があるため、もし使用権限がONになっていない場合でも文字起こしをすることが可能です。また文字起こしをするためのソフトのため、Teams会議よりも高い精度で文字起こしをすることができます。

またTeamsの文字起こしを活用しないため、Teams以外での会議でも利用ができます。そのため会議によっては対面で実施をしたり、他のWeb会議ツールを利用している場合におすすめです。

文字起こしソフトを選ぶときの3つのポイント

文字起こしソフトを選ぶときは次の3点を意識して比較し、検討するようにしましょう。

文字起こしソフトを選ぶポイント

1. Teams会議と連携ができるか
2. 文字起こし精度を高めるための機能が備わっているか
3. データが無断で利用されないか

1. Teams会議と連携ができるか

Teams会議を利用しているのに、Teams会議と連携できなければ意味がありません。Teams会議で文字起こしをするために

• Teams会議の事前設定はせずとも、会議の開始タイミングで音声を取得して文字起こしをするもの
• Teams会議で事前設定をして文字起こしをするもの

の2つのタイプがあります。事前設定がないもののほうが、余計な工数がかからないため、おすすめです。

また文字起こしソフトのほとんどが、Teams会議の録画データを文字起こしソフトにアップロードして文字起こしすることも可能です。もし過去の会議データも文字起こししたい場合にも活用できます。

Teams会議の録画の仕方が分からない方はぜひ以下の記事もご覧ください。

参考記事：Teams会議の録画方法を徹底解説！録画方法から共有する方法まで紹介

2. 文字起こし精度を高めるための機能が備わっているか

文字起こし精度を高めるためには、フィラー除去機能と用語登録機能が必須です。文字起こしソフトの中には無料で利用できるものも多く存在しますが、無料の場合はこの機能が備わっていないケースもあります。

そのため事前に高い文字起こし精度が期待できるフィラー除去機能と用語登録機能が備わっているか確認するようにしましょう。

3. データが無断で利用されないか

文字起こしソフトには、音声データや文字起こし結果を機械学習のために利用する場合があります。機械学習することで、文字起こし精度の向上が見込める可能性もありますが、ビジネスシーンで利用する場合については注意が必要です。

もし、社外秘の情報を文字起こししてしまい、かつそのデータが機械学習に使用されるということは、情報が社外に流出してしまっていることになるため、機械学習を実施しているのかどうかは確認した上で、ソフトを選ぶようにしましょう。重要な情報を扱う場合は、機械学習をしないソフトを選ぶことをおすすめします。

Teams会議ですぐに使える文字起こしソフト「スマート書記」

引用：スマート書記

スマート書記は、累計利用社数5,000社を突破している文字起こしソフトです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。Teams会議の開始と同時にリアルタイム文字起こしも可能で、またTeams会議の録画データをアップロードすることで文字起こしすることもできます。

大手企業や自治体に数多く導入されており、文字起こしの精度が高いのはもちろんのこと、その内容を自動で要約、話し言葉を書き言葉に変換するなど、議事録に関する作業を効率化する機能が多く存在します。

スマート書記の特徴

1. 高精度な文字起こしを実現
2. 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
3. Microsoft Teamsはもちろん、Zoomなど全てのWeb会議ツールや対面での会議に対応

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スマート書記でTeams会議の文字起こしをやってみた

文字起こしソフトを活用するとどうなるの？と疑問に感じている方に向けて、ここではスマート書記というソフトを使って文字起こしをする様子をご紹介します。

1. 文字起こしをしたいTeams会議で録画したデータを準備する

2. スマート書記にTeams会議で録音した音声をアップロードする

3. アップロードしたファイルを選択する

4. 「実行ボタン」をクリックする

5. アップロードした会議音声データ内で発言している人数を指定する（これによりAIが話者を自動で識別して文字起こし結果に反映される）

6. 文字起こし結果が表示される（画面右枠）

スマート書記は文字起こし結果（画面右側のテキスト）をもとに中央のエディタ部分で議事録やインタビューのドキュメント作成をしていくことができます。また文字起こしだけではなくAIを活用して

• 指定して項目でまとめる
• 要約の作成
• 要点の抽出
• 決定事項や質問項目、ToDoの抽出

という作業も自動で対応してくれます。

今回はTeams会議の録画データから文字起こしを実行してみましたが、スマート書記ではTeams会議の開始と同時に音声を取得してリアルタイムで文字起こしをしていくことも可能です。

またスマート書記以外にも、より詳しく文字起こしソフトについて知りたい方は、ぜひ以下の記事も参考にご覧ください。

参考記事：【2024】文字起こしソフトおすすめ20選！無料ツールの比較や選び方も解説

まとめ｜Teams会議で文字起こしをする方法は3つ！目的に合わせた活用を

Teams会議には「トランスクリプション」と「ライブキャプション」という2つの機能を活用することで文字起こしをすることが可能です。それぞれの特徴については以下の表になります。

	トランスクリプション	ライブキャプション
リアルタイムで文字起こしできる	○	○
文字起こしデータを保存できる	○	✕
モバイル版(スマホ・タブレット)で使える	○	✕

主な違いは「会議中に文字起こしされたデータを保存（ダウンロード）できるかどうか」です。

トランスクリプションの場合は会議中に表示された文字起こしのデータを保存（ダウンロード）することが可能ですが、ライブキャプションは文字起こしデータを保存できないため、字幕のように活用します。またTeams会議以外の方法にはなりますが、文字起こしソフトを活用して、Teams会議の内容を文字起こしすることも可能です。

文字起こしのデータをダウンロードした活用する場合は、生成AI（ChatGPTなど）を活用することも可能です。

Teamsの文字起こしを活用して、業務効率化につなげていきましょう。