Teamsの文字起こし方法を紹介！「ライブキャプション」などの便利機能もまとめて解説
日々の会議や商談の議事録を作成するのは、時間もかかり大変な作業ですよね。
そんな作業を自動化できないものかと考えている方も多いことかと思います。特に、昨今はリモートワークの普及にともない、Web会議が浸透してきており、録音や録画などがしやすくなりました。
Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するビジネス用のチャットやWeb会議ができるツールです。そのなかに文字起こしや字幕表示ができる機能がついていることをご存じでしょうか？
本記事では、Microsoft Teamsを使った会議での文字起こしや議事録作成に役立つ機能をご紹介します。
文字起こしに使える搭載機能
Microsoft Teamsで、文字起こしに使える機能は２つあります。１つはトランスクリプション機能。リアルタイム文字起こししたものをダウンロードできる機能。ライブキャプション機能は、会議中に話した内容をリアルタイムで字幕表示してくれる機能です。それぞれの特徴や使い方を詳しくご紹介していきます！
トランスクリプション機能
トランスクリプション機能は、Teamsで実施した会議内容をリアルタイムで文字起こしし、会議終了後にワードファイルや字幕用などに使える.vttファイルの形式でダウンロードできる機能です。
また、全員がWeb会議に参加している場合は、参加者情報から誰が発言したかも特定ができるので、会話内容を文字起こししたいシーンで便利に利用できます。
利用方法も簡単です。
①まずは、Teamsを起動します。
②「その他」メニューから「トランスクリプションの開始」を押して、会議の言語を選択します。初期設定では、英語になっているので注意してください。
これでWebで画面上にリアルタイムで文字起こしが表示されるようになります。
また、これまではチャネル会議や「今すぐ会議」で開始した会議は、トランスクリプション機能を利用できませんでしたが、現在は利用可能になっているので、すべての会議で利用でできます。
会議中の文字起こし内容は、以下のように表示されます。
③会議終了後は、Teamsのカレンダーからダウンロードしたい予定を開き「トランスクリプト」を選択するか、Teamsのチャット機能を開くとファイルがダウンロードできます。
ただし、気をつけるべきポイントもいくつかあります。
Teamsは利用時間が１ヶ月あたり300分までと上限が設定されています。毎日複数の会議を実施したり、長時間の会議を文字起こししたい場合はすぐに上限に達してしまいます。本当に必要な会議のみで利用するなど、よく注意して利用してください。
ライブキャプション機能
ライブキャプション機能は、会議の会話内容を文字起こしして字幕をつける機能です。この機能は、自分の画面のみでリアルタイムの文字起こし・字幕表示をします。また、会議実施中のみしか表示せずダウンロードもできませんので、音が出せないシーンや聴覚などに障害がある方が会議内容を理解するための補助機能という位置付けのようです。
利用方法は、トランスクリプションと大きく変わりません。
①まず、Teamsを立ち上げます。
②「その他」メニューから「ライブキャプション機能をオンにする」を選択し、会議で使用する言語を選ぶことで、文字起こし内容が自分のみに表示されるようになります。
会議中、ライブキャプションは以下のように表示されます。
「文字起こしツール」を活用することで議事録作成が可能に
ここまでで、文字起こしの機能だけでは一般的なまとめ型の議事録を作成するのは難しいことがわかりました。
一方で、議事録作成に特化したツールを使うと、発言録だけでなく、文字起こし内容を使いながら、まとめ型の議事録の作成も容易にできるものもあります。そういった議事録作成ツールを選ぶべき理由や利点を見てみましょう。
理由①文字起こしの精度
大前提として文字起こしの精度は、ツールによっても性能が異なりますが、会議中の録音環境にも大きく左右されます。最も精度が高くなるのは、全員が一人ずつPCを開いた状態でTeamsの会議に参加している状態です。これは、PCのマイクが発話者の近くにあり音声を綺麗に拾いやすいためです。さらに、イヤホンマイクなどを使ってマイクを口元に近づけてあげると、精度がより向上します。
この前提のうえで、Teamsの機能では「あー」や「えー」のようなフィラーと呼ばれる音もすべて拾って文字起こしされてしまい、編集作業が必要だったりします。
一方で、議事録作成に特化したツールであれば、このフィラーを削除してくれる機能がついているものも多いです。また、より精度高く文字起こしするために、ツールごとに精度向上の工夫をしているものも多くあります。
理由②議事録作成までできる
議事録の作成は、できれば会議に参加しながら重要なポイントをメモしたり、決定事項をまとめたり、次回の会議までのTODOを整理したりする必要がありますよね。
また、「だれが参加したのか」という情報も必要です。普段は、そういった内容を会議中にメモしながら、議事録に反映させていくはず。
このメモがツールの中ででき、文字起こしされた内容を活用できると、発言録型の議事録も、まとめ型の議事録も簡単に作成することができるようになります。
理由③Teamsとも連携可能で録音から作成まで1台で完結
会議中は、録音ツールやメモを取るツール、Teamsの画面、さらに資料投影をする場合はその資料も・・・と、複数のウインドウを立ち上げながら操作する必要があります。特に社外との打ち合わせであれば、資料投影時のセキュリティにも気を使う必要があり、会議の進行をスムーズに行いながら、議事録のためのメモを取るのは骨の折れる作業です。
そういった、録音・メモ・議事録作成といった作業を、なるべく利用ツールを減らしてTeamsと連携しながら進められたら、議事録作成が楽になるはずです。
どのような基準で議事録作成ツールを選ぶべきか
では、議事録作成を楽にするために、何に気をつけて選ぶと良いでしょうか？ポイントをいくつかご紹介します。
ポイント①Teamsに連携できるか
これは必須要件ですね。Teamsでの会議を想定しているのに連携できなかったり、別途ICレコーダーなどで録音をする必要があるツールでは、あまり効率化には繋がりません。
まずはTeamsと連携して録音・文字起こししてくれるかどうか、しっかり確認しましょう。
ポイント②セキュリティ対策がされているか？
ビジネスにおける会議は、会社の戦略や経営情報といった機密事項が相談される場も多く含みます。また、顧客情報や個人情報といった情報も扱われる可能性もあり、センシティブになる必要があります。
文字起こしした内容が、勝手にAIの精度改善のために使われていた、ということもありえますので、会議内容の録音データや文字起こしされたデータがどのようにツール側で管理されているかにも気を配って、安心できるサービスを選定しましょう。
ポイント③トライアル期間があるか
先ほども触れましたが、文字起こしの精度は会議室などの環境にも大きく左右されます。また、使い勝手の良し悪しは、実際の利用方法によっても変わります。
そういった使用感や精度を確かめたり、ここまでに上げたポイントをクリアできているかを実際に確認するためにも、複数のツールを試してみることをおすすめします。
【まとめ】Microsoft Teamsで議事録作成をするならスマート書記
Teamsで文字起こしができるトランスクリプションやライブキャプションの機能をご紹介しました。しかし、それだけでは議事録作成を楽にすることは難しいのが現状です。
Teamsでの会議で議事録を作成するためには、Teamsに連携して録音・文字起こしができるだけでなく、会議中のメモを取ったり、文字起こし内容を活用しながら議事録を作成するところまで一元化できると、より効率化に繋がります。
スマート書記は、Teamsと連携して録音・文字起こしができるのはもちろん、それ以外のほとんどのWeb会議ツールや対面会議などでも利用でき、活用シーンがより広がるはずです。
また、スマート書記には、録音しながらメモを取ったり議事録を作成するためのエディタ機能や、メモした時間と録音時間を紐付けて、後から聞き直し作業が楽にするタイムスタンプ機能など、さまざまな便利機能があります。
これらを活用することで、日々の議事録作成業務を大きく効率化できることでしょう。
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