【画像で解説】Zoomで文字起こしする方法！議事録を自動作成するツールも紹介

リモートワークの普及に伴い、Web会議システムを利用して、会議を行う企業も増えていきました。いくつものWeb会議システムが存在しますが、中でも「Zoom」を1度でも使用したいことがある方も多いWeb会議システムなのではないでしょうか。

今回はそんな代表的なWeb会議システムである「Zoom」で文字起こしする方法、また議事録を自動作成する方法をご紹介します。

• Zoomで文字起こしをする機能はないのか
• 文字起こしをするために、具体的にどんな手順で行うのか
• Zoomで議事録を自動作成ために、どんな方法があるのか

など、Zoomの文字起こしや議事録の自動作成に関する疑問やお悩みを持つ方は、ぜひご覧ください。

Zoomで文字起こしをする2つの方法

Zoomには「サブタイトル」と「フルトランスクリプト」という2種類の文字起こし機能があります。

「サブタイトル」機能は話者の発言を、映画やドラマなどの字幕のようにZoom画面上に表示する機能です。あくまでも字幕なので、すべての発言を確認することはできず、リアルタイムでそのタイミングで会話された内容を文字起こししています。

一方で「フルトランスクリプト」機能は会話をチャット形式のように、画面右側に表示させることができる機能です。会話がすべてチャット形式として表示されるため、気になることや聞き逃してしまったことを遡って確認したいときに使える便利な機能となっています。

また文字起こしされたデータを保存できるのは「フルトランスクリプト」機能だけです。文字起こしされた結果を議事録に活用したい場合は、別途データを保存する必要があるため、注意が必要です。

この2つの機能は必要に応じて使い分けましょう。例えば音声が聞き取りにくい場合に、今どんな会話かを確認するだけであれば、「サブタイトル」の機能を、文字起こしデータを使いたい場合には「フルトランスクリプト」機能を使う、もしくは両方を表示させるなどを工夫するようにしましょう。

文字起こしをするための事前準備

Zoomのバージョンを確認する

Zoomの自動字幕機能を使用するためには、まずZoomのバージョンを確認する必要があります。文字起こし機能を使用するために必要なバージョンは以下の通りです。

Zoom Meetings の場合

• Zoom デスクトップ クライアント
  • Windows: 5.0.2 以降
  • macOS: 5.0.2 以降
• Zoom モバイルアプリ
  • Android: 5.0.2 以降
  • iOS: 5.0.2 以降

Zoom Webinars の場合

• Zoom デスクトップ クライアント
  • Windows: 5.0.2 以降
  • macOS: 5.0.2 以降
• Zoom モバイルアプリ
  • Android: 5.0.2 以降
  • iOS: 5.0.2 以降

なお、最新の情報と齟齬が出る場合がありますので、詳しくは「Zoomのサポートページ」より、詳細情報をご確認ください。

Zoomの設定を確認する

Zoomで文字起こしをするためには、以下の手順で機能の設定をONにする必要があります。設定の手順は以下の方法になります。ひとつひとつ画像付きで解説します。

1. アカウントにログイン
2. アカウント画面左の「設定」をクリック
3. 設定画面をスクロールし「自動字幕」「完全な文字起こし」「字幕の保存」のステータスをONに切り替える

1. アカウントにログイン

2. アカウント画面左の「設定」をクリック

3. 設定画面をスクロールし「自動字幕」「完全な文字起こし」「字幕の保存」のステータスをONに切り替える

これでZoomの「サブタイトル」「フルトランスクリプト」機能を、使用するための準備は完了です。

またステータスをOFFにしない限りこの設定は継続されるため、この事前設定は一度行うだけで問題ありません。

字幕を表示させるための手順

Zoomで文字起こしをするための、事前準備が完了した次は、実際にWeb会議で実践してみましょう。まずは冒頭でご紹介した「サブタイトル機能」のやり方について詳しくみていきます。ひとつひとつ画像付きで解説します。

1. Zoom画面下段に表示されている「字幕を表示」をクリック
   • 会議言語を「日本語」に設定
   • 「保存」をクリック
2. Zoom画面上に、字幕が表示されているのを確認する

手順1. Zoom画面下段に表示されている「字幕を表示」をクリック

「字幕を表示」をクリックすると、白背景のボックスが表示されます。そこで表示されている言語を自分が字幕表示したい言語に選択し（今回の場合は日本語で設定）「保存」をクリックします。

手順2. Zoom画面上に、字幕が表示されているのを確認する

そうすると、下の方に発言内容を自動でテキスト化したものが表示されます。これで、自動字幕が正常に使用できています。これで「サブタイトル」機能の文字起こしは完了です。

文字起こしデータを保存する手順

字幕が上手く表示されましたが、これらを文字起こし結果として活用するためには、このデータを保存をする必要があります。「サブタイトル」の状態では保存ができないため、「フルトランスクリプト」としてからデータを保存する必要があります。「フルトランスクリプト」機能を活用するための手順をここではご紹介します。

1. Zoom画面下段に表示されている「字幕を表示」の三角ボタンをクリック
   • 「全文の文字起こし表示」をクリック
2. 「全文の文字起こし」が表示された中の「文字起こしを保存」をクリック

手順1. Zoom画面下段に表示されている「字幕を表示」の三角ボタンをクリック

「字幕を表示」横に表示されている小さな三角ボタンをクリックします。

そうするといくつかの選択項目が表示されますが、その中の「全文の文字起こし表示」をクリックすると、「フルトランスクリプト」機能が活用でき、チャット形式の文字起こしが右側に表示され、全ての会話内容を確認することができます。

手順2. 「全文の文字起こし」が表示された中の「文字起こしを保存」をクリック

この「文字起こしを保存」をクリックしないと、保存されないため、忘れずに対応するようにしましょう。

Zoomで文字起こしをするときに気をつけたい2つのポイント

Zoomで文字起こしをする2種類の方法をお伝えしましたが、この文字起こしを利用する前に、以下の点に注意して使用するようにしましょう。

ホストではない場合、文字起こしが使用できないときがある

Zoomを使用するときに、自身がホストではない場合、ホスト側が字幕の設定をONにしていなければ、「サブタイトル」「フルトランスクリプト」機能は使えません。

せっかく文字起こしをしようとしても、ホストが設定をOFFにしていて表示されない、文字起こしデータを議事録で活用する予定だったのに、データがそもそも取得できなかったなどのケースが発生する可能性があります。

Zoomの文字起こしを利用する場合は、事前にホストに一声かけるようにしましょう。

文字起こし精度は環境によって左右される

Zoomに限らず、文字起こしに特化したソフトでも同様ですが、文字起こし精度は環境に左右されます。例えばPCのマイクを利用する際には、もちろんPCマイクの品質に影響を受けてしまいます。

比較的MacのPCマイクは品質が高いことで有名ですが、もし自分のPCのマイクだと、うまく文字起こしが反映されない場合は、イヤホンマイクなど別マイクに切りかえてみるようにしましょう。

利用前に抑えたい「精度をさらに高める方法」

文字起こし精度はZoomの技術的な側面で決定することもありますが、Zoomを利用する環境によっても左右されます。

Zoomの文字起こしの精度を最大限高めるためにも、できるだけ以下の4つを実践するようにしましょう。

集音環境を整える

精度を高めるためには、周囲のノイズがないことが第一に挙げられます。やはりノイズが入って発言が遮られると、文字起こしも正確に行うことが出来なくなりますので、ノイズの発生しない環境を整備することが重要です。

状況に合わせたマイクを使う

マイクから離れた場所で発言すると、音声が正確に認識されず文字起こしの精度も落ちてしまいます。

そのため、どれだけ口元に近い距離でマイクに話せるかが、大事なポイントとなるので、参加者がなるべくマイクから近い距離で発言できる環境を構築できるかが肝となります。

またマイクの品質も文字起こし精度に影響します。特にパソコンに内蔵されているマイクを利用する場合は、それほどマイクの品質が高くないため注意が必要です。パソコンのマイクよりは、イヤホンマイクのほうの品質が高いことが多いため、実際にどちらも利用してみて、マイクの品質を確認するようにしましょう。

ネットワーク環境を安定させる

通信環境が安定して場所でソフトを利用するようにしましょう。特にWeb会議では通信が途切れてしまうと音声も途切れてしまうので、なるべくポケットWi-Fiではなく、光回線などを導入し、安定した通信環境を構築するようにしましょう。

話し方を意識する

話者の滑舌が悪かったり（客観的に聞き取りづらい場合は要注意）、声が被らないように会話しなければ音声は上手く拾えないため、文字起こしの精度も落ちてしまいます。

声が被らないことに関しては、発言する際は挙手制にするなど、ルール化することで防ぐことができるので、ぜひ試してみると良いかと思います。

Zoomの文字起こし結果を議事録に活用する方法

「フルトランスクリプト」機能で文字起こしデータを保存するとtxt形式で保存されます。

実際にZoomの「フルトランスクリプト」機能を活用し、保存されたファイルがこちらになります。

数字の「億」が漢字に変換されず、数字表記になっていたり、本来「受注確定」という意味で発言していたものが「自主確定」になっていたりと、一部表示がおかしい部分はありますが、無事文字起こしができています。

このデータを活用して議事録を作成したいと思っている方は、このデータをコピーもしくは確認しながら手動で議事録を作成していく形になります。

Zoomには文字起こしされた内容を自動で要約するといった機能は、2023年8月時点では実装されておらず、議事録を自動で要約してほしいと思っている方は、AI議事録自動作成ツールの活用をおすすめします。

ZoomとAI議事録自動作成ツールを連携させることで、文字起こし結果の自動要約が実現できます。

AI議事録自動作成ツールとは

AI議事録自動作成ツールとは自動文字起こし機能やその内容を自動で要約する機能、その他機能を活用しながら、議事録に関する業務を効率化してくれるツールです。

自動文字起こし機能も備えているため、もし自分がホストではなく、Zoomの文字起こしが利用できない場合でも文字起こしをすることが可能です。

AI議事録自動作成ツールを選ぶときの4つのポイント

Zoomの文字起こしとAI議事録自動作成ツールを連携させ、より効率化を図っていきたい方は、以下の4つのポイントを意識して、ツールを選ぶようにしましょう。

1. Zoomと連携ができるか

Zoomを利用しているのに、Zoomと連携できなければ意味がありません。Zoomと連携させるために

• 特に設定が必要なく、併用できるもの
• AI議事録自動作成ツールで設定が必要なもの

の2つのタイプがあります。基本的にはAI議事録自動作成ツール上で設定する必要がないものを選んだほうが、余計な工数がかからないため、おすすめです。

2. 文字起こしの精度は高いか

Zoomの文字起こしが利用できない場合を想定し、できるだけ文字起こし精度の高いツールを選ぶようにしましょう。もしこの精度が悪ければ、結局自動で文字起こしされたものを手動で修正する作業が発生してしまいます。どのツールも会話内容を完璧に反映させることは難しいですが、それでも7〜9割で反映させることは可能です。

またこちらもZoomと同様に、文字起こしの精度は利用環境によっても、大きく左右されてしまいます。実際にAI議事録自動作成ツールを利用する場所で、精度を確認してから選ぶようにしましょう。

3. 何が自動で要約できるのか

多くのAI議事録自動作成ツールが議事録の自動要約が可能と謳っています。

ただし実際には自動要約といっても、ソフトによって定義が異なるケースがあります。自動要約とは

• 決定事項やタスクなどをまとめること
• 話し言葉を書き言葉に変換すること
• 第三者が理解できるように詳細情報を含んだ上でまとめること
• 箇条書きにしてまとめること

と定義が広いため、自分にあった内容で文字起こしされた情報を要約してくれるかどうかは一度ツールを利用した上で、チェックすることをおすすめします。

4. 無料トライアルができるか

AI議事録自動作成ツールは、有料のものがほとんどです。しかしお伝えしたように、実際に試してみないと使い勝手や精度などを確かめることができません。

有料ツールで本当に作業負担が軽減されるのか、しっかりと使って確認することをおすすめします。

Zoomとすぐに連携できるAI議事録自動作成ツールを3つ紹介

AI議事録自動作成ツールの選び方が分かったとはいえ、どのツールを選んだらいいかお悩みの方も多いと思います。

ここではZoomとすぐに連携できるおすすめのツールを3つご紹介します。詳しい機能を知りたい方はぜひサービスページをご確認ください。

また文字起こしの精度を検証するためには、実際にそのツールで利用し体験してみることが大切です。各種ツールで無料トライアルを実施しているので、活用してみましょう。

スマート書記

※引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数3,000社を突破しているAI議事録自動作成ツールです。ツールはプラウザ上で使用できるため、特別な設定必要なく、Zoomを開きながら、ツール上で録音をすれば、文字起こしと議事録の自動作成をすることができます。

大手企業や自治体に数多く導入されており、文字起こしの精度が高いのはもちろんのこと、その内容を自動で要約、話し言葉を書き言葉には変換するなど、議事録に関する作業を効率化する機能が多数存在します。

スマート書記の特徴

1. 高精度な文字起こしを実現
2. 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
3. Zoom、Microsoft Teamsなど全てのWeb会議ツールに対応

14日間の無料トライアルor資料請求はこちら

COTOHA Meeting Assist

※引用：COTOHA Meeting Assist

COTOHA Meeting Assistは要点の整理や要点メモの作成がその場ででき、チーム内の情報連携をスピーディーに行えるツールです。

多言語対応のリアルタイム翻訳、AIによる発言内容のラベル付けなど幅広いシーンで活用できる機能も搭載しています。

COTOHA Meeting Assistの特徴

1. 文字起こしをリアルタイム編集可能
2. 決定事項や宿題事項などの編集機能
3. 英語、中国語、韓国語など10言語に対応

サービスサイトURL

YOMEL

※引用：YOMEL

YOMELは独自のAIによる音声認識技術を利用しています。また誰でも使えるシンプルなUIが特徴的なAI議事録自動作成ツールです。

プランは無料でお試しができるフリートライアルプランと3つのプランに分かれています。プランによっても文字起こしや自動要約ができる時間、機能が異なっているため、自分が利用する場面と照らし合わせてみると良さそうです。

YOMELの特徴

1. 独自のAIによる音声認識技術
2. ワンクリックで全音声をテキスト化
3. 徹底された万全のセキュリティ対策

サービスサイトURL

【まとめ】Zoomで文字起こしするなら字幕機能を使おう

Zoomで文字起こしをするには「サブタイトル」「フルトランスクリプト」の2つの種類があり、「サブタイトル」機能は話者の発言を映画やドラマなどの字幕のように、「フルトランスクリプト」機能は会話をチャット形式のように、画面右側に表示させることができる機能でした。

Zoomで文字起こしをしたデータを保存するためには「フルトランスクリプト」機能を活用する必要があり、

1. Zoom画面下段に表示されている「字幕を表示」の三角ボタンをクリック
   • 「全文の文字起こし表示」をクリック
2. 「全文の文字起こし」が表示された中の「文字起こしを保存」をクリック

上記の手順を実施することで文字起こしデータを保存することが可能です。

また保存したデータを議事録に活用したい、さらには自動化したい場合はAI議事録自動作成ツールとの連携をおすすめしました。

Zoomの文字起こしを活用する、そしてその内容をもとに議事録を作成するか、AI議事録自動作成ツールと連携して、議事録を自動化させるか、自分にあった方法を選択しましょう。