【2026】Copilotで文字起こしはできる？手順・条件・できない4つの理由

Microsoft 365 Copilotの活用が広がっています。「Copilotで会議の文字起こしができるはず」と情報収集を始める方も増えました。

ただ、いざ試そうとすると、

• Copilotだけで音声から文字起こしができるのか
• 実際の手順はTeamsとWordで何をどう設定するのか
• 動かないときの原因はどう切り分けたらよいのか

といった疑問にぶつかる方も多いのではないでしょうか。

そのためこの記事では、Copilotで文字起こしをする2つの手順を、2026年7月時点の公式情報で整理します。あわせて動かない4つの理由と、Copilotだけではカバーできない会議まで解説します。

Copilotで文字起こしはできる？結論と前提の地図

結論から言うと、Copilot単体では音声ファイルから文字起こしはできません。文字起こしの土台はTeams会議のトランスクリプト（文字起こし）、またはWordのトランスクリプト機能です。Copilotはその結果を要約・整理する役割を担います（2026年7月時点）。

先に役割分担を押さえておくと、次章の手順で迷いません。

Copilotが担うのは要約・整理

Copilotは、対話型のAIとして「言葉から言葉」を扱うツールです。文字になったテキストを要約したり、決定事項を整理したりする役割が得意です。

一方で「音から言葉」への変換は、Copilot本体には備わっていません。音声を聞き取って文字に起こす処理は、TeamsやWordといった別のアプリが担当しています。

つまり「Copilotで文字起こしをする」という言い方は、正確ではありません。実際は「TeamsやWordで文字起こしをして、その結果をCopilotで要約する」という組み合わせを指しています。

文字起こしの土台となる2つの手段（Teams／Word）

Copilotで議事録づくりに使える文字起こしには、大きく2つの手段があります。

1つ目は、Teamsのトランスクリプト機能を使うリアルタイム型です。会議中に自動で発言が文字化され、そのテキストをCopilotが要約・整理します。オンライン会議を中心に業務が回っている場合の主軸です。

2つ目は、Wordのトランスクリプト機能を使うアップロード型です。録音済みの音声ファイルをWordにアップロードして文字起こしをし、Copilotで議事録に整えます。対面会議の録音や、Teams以外で録った音声を扱う場合に選ばれます。

Wordを含むAI文字起こしの選び方全般は、次の記事で整理しています。

参考記事：AIで文字起こしをする2つの方法を解説｜精度を上げるための工夫や注意したいポイントも紹介

手段別に「できる／できない」を整理した早見表

Copilotで文字起こしを検討するときの前提を、早見表にまとめます（2026年7月時点）。

手段	必要なライセンス	対象範囲	Copilotの役割	主な限界
Teamsの文字起こし	Teamsを含む法人向けMicrosoft 365	Teams会議のリアルタイム音声	この段階では関与しない	Teams会議以外の音声は対象外
Teamsの文字起こし＋Recapの要約	上記＋Teams Premium または Microsoft 365 Copilot	Teams会議のリアルタイム音声	文字起こしを自動で要約・整理	主催者がCopilotをオフにすると録画も文字起こしも止まる
Wordのトランスクリプト	有効なMicrosoft 365サブスクリプション（商用テナントのWord）	録音済みの音声ファイル。月300分まで（Microsoft 365 Copilot保有者は月30,000分）	文字起こし後の文章を議事録化	対応形式は.wav／.mp4／.m4a／.mp3のみ
Copilot単体（Copilot Chat）	Microsoft 365サブスクリプションを持つ組織に追加費用なしで含まれる	テキスト・チャットのみ	対話・文章生成	音声から文字への変換はできない

参照：Frequently asked questions about Microsoft 365 Copilot Chat | Microsoft Learn

ライセンス名や提供状況は変更されやすい領域です。契約前には公式サイトで最新の内容を確認してください。

Copilotで文字起こしをする2つの手順

Copilotで文字起こしを実現する道は、Teams経由とWord経由の2つです。どちらも設定と上限が決まっているため、先に全体を通して見ておくと詰まりません。

Teamsの文字起こしをCopilotで要約する手順

Teams会議の文字起こしは、管理センターのポリシー設定から始まります（2026年7月時点）。

1. Teams管理センターで「会議」から「会議ポリシー」を開く
2. 対象のポリシーで「Transcription（文字起こし）」をオンにして保存する
3. ポリシーを対象のユーザーまたはグループに割り当てる
4. 会議中に文字起こしを開始する
5. 会議後、Teamsの「Recap」タブで要約を確認する

見落としやすいのは、ポリシーの適用範囲です。主催者と、文字起こしを開始する人の双方でオンになっている必要があります。新しく作ったポリシーでは、既定でオンです。できあがった文字起こしは、会議の録画と一緒にOneDriveまたはSharePointへ保存されます。

参照：Admins- Manage transcription and captions for Teams meetings – Microsoft Teams | Microsoft Learn

ライセンスは2段階で考えます。文字起こしそのものは、Teamsを含む法人向けMicrosoft 365があれば使えます。その文字起こしをAIが要約するのが「intelligent recap」です。Teamsの画面上での表示名が「Recap」です。利用には、Teams PremiumまたはMicrosoft 365 Copilotのどちらかが別途必要です。

もう一点、主催者がTeams会議のCopilotをオフにすると、録画と文字起こしもオフになります。「Copilotを止めたら文字起こしまで消えた」という詰まり方は、ここから起きます。

参照：Intelligent recap for Teams calls, meetings, and events – Microsoft Teams | Microsoft Learn

Teams標準機能の画面操作をもう少し細かく追いたい場合は、次の記事で扱っています。

参考記事：【2026年版】Teamsで文字起こしする3つの方法｜トランスクリプションとライブキャプションも解説

Wordで録音ファイルを文字起こしする手順

対面の打ち合わせを録音した場合は、Wordのトランスクリプト機能が受け皿になります。

1. 商用テナントのWord for Windows、またはWord for the web（Edge／Chrome）を開く
2. 録音ファイルをアップロードする（対応形式は.wav／.mp4／.m4a／.mp3）
3. 文字起こしされたテキストを文書に取り込む
4. そのテキストをCopilotに渡し、議事録の形に整える

利用には有効なMicrosoft 365サブスクリプションが必要です。アップロードできる音声は、Microsoft 365サブスクリプション利用者で月300分までです。Microsoft 365 Copilotライセンスを持つ場合は月30,000分まで広がります。日本語にも対応し、80以上のロケール（言語と地域の組み合わせ）が対象です（2026年7月時点）。

月300分は、1時間の会議なら5本ぶんです。週次の定例を2つ抱えていれば、1か月を待たずに上限へ届きます。録音を後からWordへ入れる運用を主軸に据えるなら、この枠が最初の制約になります。

参照：Transcribe your recordings | Microsoft Support

なぜCopilot単体では文字起こしができないのか

Copilotで文字起こしができない理由は、機能不足ではなく役割分担です。

Copilotは会話AIで音声処理エンジンではない

Copilotは、Microsoftのアプリ全体に組み込まれた対話型AIです。文章の処理は得意ですが、音声を聞き取って文字に変換するには専用の音声認識エンジンが要ります。

Microsoftはこの音声認識機能をTeamsやWord側に組み込む設計を採り、Copilot本体には持たせていません。

結果として、Copilotに音声ファイルを直接渡しても文字起こしは行われません。文字化された結果を渡して初めて、Copilotが要約や整理の力を発揮します。

音声から文字への変換はTeams・Wordが担う設計

Teamsのトランスクリプト機能は、会議中の音声をリアルタイムで文字にします。会議が終わると、Copilotがそのトランスクリプトを参照して要約や決定事項の整理を行います。

Wordのトランスクリプト機能は、録音済みのファイルを対象とします。アップロードした音声を文字に起こし、Word上でテキストとして扱える状態にします。その後にCopilotが議事録の形へ整えます。

音声を扱う責任はTeamsとWordに分かれています。Copilotは、その先の「読める文章」を材料にして働きます。

「文字起こしができる」と誤解される背景

「Copilotで文字起こし」というキーワードで情報を集めると、合わせ技を紹介した記事が多く見つかります。多いのは「Teams＋Copilot」や「Word＋Copilot」という組み合わせです。これがCopilot単体でできると誤解される一因になっています。

もう一つの背景は、名前の似た製品群が並存している点です。Microsoft 365 Copilot、Copilot Pro、Copilot Chatといった製品名があります。Teams内のCopilot、Word内のCopilotのように、アプリごとの呼び方も混在します。それぞれで対応する機能や必要なライセンスが異なるため、境界が見えにくくなっています。

「Copilotでできる」と紹介されている手順の多くは、実際にはTeamsやWordの機能が土台です。この前提を押さえておくと、条件のズレで詰まったときに原因を切り分けやすくなります。

Copilotの文字起こしが動かない4つの条件

Copilotで文字起こしができない、ボタンが表示されないといった悩みは、多くの場合4つの条件で説明がつきます。

1. ライセンスが足りていない

つまずきの多くは、「どこまでに何のライセンスが要るか」の勘違いです。

Teamsの文字起こしそのものは、Teamsを含む法人向けMicrosoft 365があれば使えます。管理センターの会議ポリシーでオンにするだけで、追加のCopilotやTeams Premiumは要りません。

止まるのはその先です。文字起こしをAIが要約するintelligent recapには、必要なライセンスが決まっています。Teams PremiumとMicrosoft 365 Copilotの2つだけです。名前にCopilotが付く契約なら通ると考えると、ここでズレます。Copilot ProやCopilot Chatは、この2つのどちらでもありません。そのためTeams会議のRecapには結びつきません。

ライセンスは名称ではなく、対応機能で確認するのが安全です。料金やプランの区分は変更が多いため、契約前に公式サイトで最新の内容を確認してください（2026年7月時点）。

参照：Intelligent recap for Teams calls, meetings, and events – Microsoft Teams | Microsoft Learn

2. 対応言語・地域設定のズレ

言語の対応そのものは、TeamsもWordも心配ありません。

Teamsの文字起こしは、対応言語の一覧に「Japanese (Japan)」を含みます。英語各種・中国語・韓国語などと合わせて約60のロケールに対応しています。

参照：Admins- Manage transcription and captions for Teams meetings – Microsoft Teams | Microsoft Learn

Wordのトランスクリプトは80以上のロケールに対応し、日本語もその中に入っています（2026年7月時点）。

参照：Transcribe your recordings | Microsoft Support

詰まるのは設定の不一致です。会議の言語設定・アカウントの地域設定・アプリの表示言語がそろっていないと、期待どおりに動かないことがあります。Teams会議の言語が英語のまま日本語で話せば、精度が落ちたり表示が乱れたりします。日本語で会議を進めるなら、会議言語も日本語にそろえておくと安定します。

3. 管理者設定・会議主催者設定が無効

ライセンスがそろっていても、テナントの管理者設定で文字起こしがオフなら使えません。

Microsoftのポリシー設計では、管理者（情シス）が文字起こしを無効にしていれば、ユーザー側にボタンは出ません。会議主催者が文字起こしを開始しない限り始まらない設定もあります。個人での検証と全社運用でルートが違うと感じたら、まず管理者側の設定を確認してください。

社内で試すときの管理者観点は、セキュリティとデータ保存の論点と重ねて検討するのが定石です。データの扱いや権限設計を整理した記事もあわせて読むと、詰まりにくくなります。

参考記事：無料の文字起こしツールは安全？音声を貼る前に確認すべき4つのポイントと社内ルール

4. 会議形態が対象外（対面・電話・非Teams会議）

Teamsのトランスクリプトは、Teams会議の中でしか動きません。

対面の会議、電話、Zoom・Google Meet・Webexなど他社ツールでの会話は、対象外になります。Wordのトランスクリプトを使えば録音ファイルから後付けで文字起こしはできます。ただし「録音を残す運用」を別途整える必要があります。

原因を切り分けるとき、この会議形態の観点が最後まで抜けやすい部分です。ライセンス・言語・管理者設定に加えて、会議の場所と使うツールもチェックリストに入れておきましょう。

Copilotの文字起こしが「詰まる」ケース別の対処

条件を押さえたうえで、実務で詰まりやすい3つのケースの対処を整理します。

個人検証で試したいときの選択肢と限界

手元で試す入口になるのは、Microsoft 365 Copilot Chatです。

Copilot Chatは、Microsoft 365サブスクリプションを持つ組織に自動で含まれ、追加費用はかかりません。職場のアカウントでサインインすれば、文章の要約や整理の感触は個人でも確かめられます。

ただし限界もあります。Microsoft 365 Copilotのライセンスがない場合、参照できる範囲が狭まります。Copilot Chatは社内の共有データや個人データを読み取れません。手元にアップロードしたファイルの範囲で動きます（2026年7月時点）。

参照：Frequently asked questions about Microsoft 365 Copilot Chat | Microsoft Learn

社内展開を見据えるなら、個人検証で得た使用感は「情シスに渡す材料」と割り切ると、次の一歩が早まります。議事録化まで手元で見たい場合は、Copilotで議事録を作る手順を扱った記事も参考になります。

参考記事：Copilotの議事録作成｜手順・プロンプト・使えないときの対処法

全社導入前に情シスが押さえる管理者設定の観点

全社導入を前提にすると、確認する範囲は一段広がります。

情シスがまず見るのは、文字起こしを許可する範囲・データ保存の場所・監査ログの取得可否・会議主催者側の既定設定です。ライセンスの購入だけでは動かないため、管理コンソール側の設定を含めた全体像で判断します。

対応機能・保存先・データポリシーの記述は、Microsoftの公式ドキュメントで確認するのが近道です。運用ルールでは「社内でどこまで残すか」「誰が見られるか」の設計まで合わせて決めます。

精度が足りないと感じたときの見直し順序

議事録づくりに携わる方の相談を聞いていると、精度不足の原因は音声品質に寄っていることが多く見られます。ツールの性能よりも、マイクと話者の距離、周囲の雑音、話者間の位置関係、話し方の速度が精度に直結します。

見直しの順番は、まず環境から、次に設定、最後にツール切り替えです。詳しい観点は次の記事で扱っています。

参考記事：文字起こしの精度を上げる4つの方法｜マイク距離・向き・環境音・話し方

Copilotだけではカバーできない会議とその境界

Copilotの文字起こしは、Teams会議とWord投入の枠内で強く働きます。一方で、その枠を超えた会議は原理的にカバーできません。境界を先に見ておくと、Copilotを軸に据える範囲と別の仕組みが必要な範囲を切り分けられます。

対面会議・ハイブリッド会議で起きる話者識別の壁

対面会議とハイブリッド会議は、Copilotが最も苦手にする形態です。

Otolioの導入を検討する企業との商談では、対面会議の環境が多様であることがよく話題になります。広い部屋で複数の拠点をつないだ会議、拡声器を通して届く声、話者と話者の距離が離れた状況。音が均質に録れない場面が続きます。こうした環境はTeamsのトランスクリプトの想定の外側にあり、Wordへ後から入れるにしても録音の設計が要ります。

対面会議の議事録づくりには、集音と話者の切り分けという別の論点があります。Copilotの前提整理としては、Teams会議の外は対象外という一点を押さえれば足ります。

電話・他社の会議ツールは範囲外

電話やZoom・Google Meet・Webexといった他社の会議ツールも、Copilotの土台の外側です。

Teamsのトランスクリプトは、他社ツールをカバーしません。Wordに録音ファイルを持ち込めば文字起こし自体は可能です。ただし会議ごとに人手で録音とアップロードの工程が入るため、日常の運用に組み込むと重くなります。

Teams以外の会議ツールを日常的に使う現場では、ツールを問わずに動く選択肢が要ります。法人向けに使える文字起こしツールの比較は次の記事にまとめています。

参考記事：【2026年最新】法人向け文字起こしソフト比較｜PC・会議業務で使える主要ツールを5軸で徹底解説

CopilotやGeminiで議事録は作れる？への答え方

社内でCopilot導入を検討すると、「CopilotやGeminiで議事録は作れるのでは？」という声がほぼ必ず出ます。Otolioが2024年5月〜2026年5月に実施した250件以上の導入企業アンケートでも、この質問は最頻出でした。単発の議事録なら汎用AIでも成立しますが、継続運用では精度・画面の完結性・データ蓄積の3点で分かれます。

この線引きを社内で詰めたい場合は、個人利用と組織での標準化の違いから整理した記事があります。

参考記事：Copilotで議事録は十分か｜個人利用と組織標準化で変わる選び方

まとめ｜Copilotの文字起こしは手順と条件で判断する

Copilotで文字起こしを検討する方に向けて、手順・動かない理由・境界の3点を整理してきました。

要点は3つです。1つ目は、Copilot単体では音声から文字起こしができず、土台はTeamsかWordのトランスクリプトが担うこと。2つ目は、Teams経由なら管理センターの会議ポリシー、Word経由なら月300分の上限が最初の関門になること。3つ目は、対面・電話・他社の会議ツールはCopilotの土台の外側にあることです。

自社の環境で止まっているなら、ライセンス・言語・管理者設定・会議形態の4点を順に当ててみてはいかがでしょうか。

「Teams会議の中は問題ないが、対面や電話でも話す機会が多い」。読み終えて、そんな現場を思い浮かべた方もいるかもしれません。会議ツールをまたいで議事録の運用を揃えたいなら、Copilotの範囲外まで見渡す判断が必要になります。

よくある質問とその回答

Q. Copilotで文字起こしは無料でできますか？

Copilot Chatは、Microsoft 365サブスクリプションを持つ組織に追加費用なしで含まれます。ただしテキスト対話が中心で、音声から文字起こしをする機能そのものは持っていません。会議の音声を文字化するには、TeamsやWordのトランスクリプト機能が土台になります。Teamsの文字起こし自体は、Teamsを含む法人向けMicrosoft 365で使えます。要約の自動化には、Teams PremiumかMicrosoft 365 Copilotが必要です。いずれも2026年7月時点の情報です。

Q. Microsoft 365 Copilot がなくても文字起こしはできますか？

できます。Teamsの文字起こしは、Teamsを含む法人向けMicrosoft 365があれば会議ポリシーでオンにできます。Wordのトランスクリプトも、有効なMicrosoft 365サブスクリプションがあれば月300分まで使えます。Microsoft 365 Copilotが要るのは、その先の要約・議事録化を任せる工程です。Teams会議の要約であれば、Teams Premiumでも代替できます（2026年7月時点）。

Q. Copilotで対応している言語は？日本語は使えますか？

TeamsのトランスクリプトもWordのトランスクリプトも、日本語に対応しています。Teamsは約60のロケール、Wordは80以上のロケールが対象です。ただし会議言語の設定・アカウントの地域設定・表示言語が一致していないと、精度や表示が乱れることがあります。日本語で会議を進める場合は、会議言語を日本語にそろえてから利用するのがおすすめです（2026年7月時点）。

Q. Zoomや対面会議でもCopilotで文字起こしできますか？

Teamsのトランスクリプトは、Teams会議の中でしか動きません。Zoom・Google Meet・Webexなど他社の会議ツールや、対面会議の音声は対象外です。録音ファイルをWordのトランスクリプトに持ち込めば事後の文字起こしは可能です。ただし日常運用に組み込むと、録音とアップロードの手間が続きます。会議ツールを問わず使いたい場合は、会議業務を自動化するAIエージェントの検討が現実的です。

Q. 精度が実務で使えるレベルかどうかはどう判断すればよいですか？

まず自分の環境で短い会議を試すのが最短です。1分程度の音声で読み上げテストを行い、固有名詞・専門用語・話者の切り替えがどの程度拾えるかを確認します。精度不足を感じたときは、ツール変更の前に音声品質の改善から着手してください。マイクの距離・向き・環境音・話し方の見直しは、費用をかけずに底上げできる余地があります。