議事録作成でつまずく原因と対処法4選！効率化するポイントやツールも紹介

議事録は、会議の記録と情報共有を担う大切な役割を持っています。しかし、会議の内容を聞き取り、理解し、簡潔にまとめる作業には、多くの時間と労力がかかります。

そんななかで、

• そもそも、なぜ自分は議事録がこんなに苦手なのか
• どうすれば、つまずかずに議事録を書けるようになるのか
• 苦手意識をなくすために、頼れる方法やツールはないのか

といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、議事録作成でつまずく4つの原因と対処法、スムーズに書くための5つのポイントを解説します。あわせて、会議業務を自動化するAIエージェントで苦手そのものを解消する方法も紹介します。

議事録が苦手だと感じるとき、本当に足りないのは文章力なのでしょうか。会議のたびに録音を聞き直し、書いては直す作業に追われているなら、見直すべきは「書き方」ではなく「作り方」かもしれません。

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議事録作成でつまずくのは、あなたのスキル不足ではない

議事録が苦手な方の多くは、「自分の文章力や理解力が足りないせいだ」と感じています。ここでは、その苦手意識をいったん切り離すために、議事録が果たす役割と、つまずきの本当の原因を整理します。

まず、議事録に「何を書けばよいか」を知る

苦手意識をやわらげる第一歩は、議事録に求められる役割を知ることです。議事録は主に、決定事項と次のアクションを明確にする、認識のズレや「言った言わない」を防ぐ、欠席者や関係部署に情報を共有する、業務の記録として残す、という4つの目的で作られます。

この役割を押さえると、「何を書けばよいか」の判断軸ができます。雑談まで細かく書く必要はなく、決定事項と次のアクションを外さないことが優先だとわかります。反対に、すべてを完璧に書き取ろうとするほど、議事録への苦手意識は強くなります。

なお、それぞれの役割の詳しい解説や、会議の種類による書き分け方は、目的にしぼった以下の記事でまとめています。

参考記事：議事録作成の目的を徹底解説！議事録作成を自動化・効率化できるツールも紹介

「苦手」の正体は、人力を前提にした作り方にある

議事録が苦手だと感じる理由の多くは、スキルの問題ではありません。「会議の内容を、人がすべて聞き取り、書き取る」という作り方そのものに無理があるのです。

会議に関わる業務を自動で実行するAIエージェント「Otolio」が実施した契約時アンケート（250件以上）でも、最も多く語られる悩みは「議事録作成に時間が取られ、本来の仕事が後回しになる」というものでした。60〜90分の会議1本に対し、文字起こしと議事録作成で2〜3時間かかるという声も少なくありません。

見落とされやすいのが、議事録担当者ほど会議そのものへの参加が浅くなりやすい点です。メモを取ることに集中するあまり、議論への関わりが浅くなります。逆に、録音が回っている安心感があると、メモを気にせず目の前の相手との対話に集中できたという声も、同社のアンケートでは複数寄せられています。

つまり「苦手」は、あなたの能力ではなく作業設計から生まれています。だとすれば、対処のコツで負担を軽くしつつ、最終的には、作り方を変えて「人がすべて記録する」という前提を見直すことが、根本的な解決につながります。

議事録作成でつまずく4つの原因と対処法

ここでは、議事録作成でつまずきやすい4つの原因を取り上げ、それぞれの具体的な対処法を解説します。自分がどこでつまずいているかを見極めると、打ち手が絞りやすくなります。

1. 会議の内容が理解できず、要点がつかめない

会議の内容そのものが理解できないと、何を書けばよいか判断できません。長時間の会議や、専門用語の多い会議で起こりやすいつまずきです。

対処法は、会議前の準備で「知らない状態」を減らすことです。具体的には次のとおりです。

• 事前に議題や配布資料に目を通しておく
• わからない用語は、あらかじめ調べて背景知識を持っておく
• 不明点は、同僚や上司に前もって確認しておく
• 過去の同種会議の議事録を参照し、流れをつかんでおく

たとえば、初めて参加するプロジェクト会議なら、前回の議事録を読むだけで登場人物と論点の見当がつきます。準備の質を上げるには、会議のアジェンダ（議題の一覧）を整えておくことも有効です。

参考記事：【テンプレあり】アジェンダの書き方を徹底解説！アジェンダの意味・メリット・作成時のポイントも紹介

2. 会議のメモを取るのが追いつかない

すべての発言を人力で書き取るのは、そもそも現実的ではありません。話す速度に手が追いつかず、書くことに気を取られて内容が頭に入らない、という悪循環に陥りがちです。

対処法は、記録の優先順位を割り切ることです。

• 会議全体の流れと要点を意識し、重要度の高い情報から書く
• 優先度の低い情報は、あとで録音から確認する前提で省く
• 略語や記号を活用し、書く量そのものを減らす
• 会議前にわかっている情報は、あらかじめ記入しておく

大切なのは、その場で完璧なメモを作ろうとしないことです。メモはあくまで自分が後で思い出すための下書きと割り切ると、気持ちが楽になります。メモが追いつかない悩みへの対処は、次の記事で詳しく解説しています。

参考記事：議事録のメモが追いつかない時の完全対処ガイド｜原因・効率化のコツ・おすすめツール

3. 議事録のフォーマット（型）がわからない

何を、どの順番で書けばよいかがわからないと、書き出す前の段階で手が止まります。型がないまま書くと、情報の抜け漏れも起きやすくなります。

まずは、次の基本項目を押さえましょう。

• 見出し・タイトル
• 会議の日付
• アジェンダ（議題）・サマリー（要約）
• 会議の決定事項・確認事項
• 会議後のタスク
• 次回会議の予定

この基本項目を土台にし、企業やチーム、議題に応じて必要な情報を足していきます。ここで注意したいのは、議事録に求める粒度が社内で二極化しやすい点です。

役員会議や法務が関わる会議では、「言った言わない」を防ぐため発言レベルの記録が求められます。一方、日常の定例や商談記録では、決定事項と次のアクションだけあれば十分なことが多いです。

1種類の型で全会議をまかなうと、詳細派からは「情報が足りない」、要点派からは「冗長で読まれない」と両側から不満が出ます。会議の種類ごとに型を用意しておくと、この不満を避けられます。

会議別の書き方や必要項目は、次の記事にテンプレートつきでまとめています。

参考記事：議事録フォーマットの基本｜会議別の書き方・必要項目・効率化のコツを解説

4. 会議音声の確認や文字起こしに時間がかかりすぎる

会議後に録音を聞き直し、文字起こしをする作業は、議事録作成のなかでも特に時間がかかる工程です。会議時間の何倍もかかることも珍しくありません。

人力で行う場合の対処法は次のとおりです。

• 内容確認が目的なら、1.25〜1.5倍速で聞いて時間を短縮する
• 正確に書き取りたい箇所は、速度を落としてゆっくり確認する
• 「誰が」「何分何秒に」「何を言ったか」のタイムスタンプを付けておく
• 文字起こしツールを使い、書き取りの手作業を減らす

ただし、これらはあくまで負担を軽くする工夫であり、聞き直しと修正の作業自体は残ります。音声確認に時間がかかる原因と効率化の考え方は、次の記事で掘り下げています。

参考記事：【徹底解説】議事録に時間がかかる原因とは？効率化できる6つのテクニックも紹介

議事録をスムーズに書くための5つのポイント

つまずきの原因への対処に加えて、日々の議事録作成をスムーズにするコツがあります。ここでは、明日からすぐ実践できる5つのポイントを紹介します。

1. わかっている情報は会議前に記入しておく

会議中は発言が次々と続き、文章を整える時間はほとんどありません。そのため、会議前に埋められる項目は先に記入しておきましょう。

議題、実施日、参加者、前回の決定事項などは、会議が始まる前に確定していることが多い情報です。これらを先に書いておくだけで、会議中に集中すべき範囲がぐっと狭まります。

2. 会議の音声は必ず録音する

録音があれば、聞き逃しや認識のズレを後から確認できます。議事録の正確性を担保する、最も基本的な保険です。

Web会議であれば、ZoomやMicrosoft Teamsなどの録画・録音機能を活用できます。録音が回っていると、「メモしそびれても後で追える」という安心感が生まれ、会議そのものに集中しやすくなります。

3. 会議中のメモはシンプルに割り切る

会議中のメモは、他人に見せる完成品ではありません。自分が後で内容を思い出せれば十分です。

要点だけを単語で並べる、体裁は気にしない、記号や略語を使う、といった割り切りが有効です。きれいに書こうとする意識を手放すと、書くスピードが上がり、聞くことに集中できます。

4. 5W1Hを意識して簡潔にまとめる

議事録は、会議に参加していない人が読む可能性もあります。誰が読んでも同じ理解にたどり着けるよう、簡潔にまとめることを心がけましょう。

意識したいのは、5W1H（誰が・いつ・どこで・何を・なぜ・どのように）です。この6要素が押さえられていれば、短い文でも情報の抜けを防げます。一文を短く区切ることも、読みやすさにつながります。

書き方の型やNG例・OK例をさらに知りたい方は、次の記事が参考になります。

参考記事：議事録の書き方｜会議別テンプレートとNG/OK例・8つのコツを解説

5. 同僚・上司に協力を求める

議事録を1人で抱え込む必要はありません。特に重要な会議や長時間の会議では、複数人で分担するほうが、抜けやミスを防げます。

たとえば、記録する範囲を担当ごとに分ける、作成後に別の参加者が内容をチェックする、といった進め方があります。協力を求めることは、決して能力不足の表れではありません。品質を保つための、合理的な工夫です。

議事録作成の負担そのものをなくすAIエージェントという選択肢

ここまで紹介したコツは、いずれも人力での負担を軽くする工夫です。しかし会議数が増えれば、負担はまた積み上がります。ここでは、議事録作成の前提そのものを変える選択肢として、会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントを紹介します。

AIエージェントは4つのつまずきをどう解消するのか

Otolioは、議事録作成を含む会議に関わるあらゆる業務を自動で実行するAIエージェントです。文字起こしや議事録作成といった作業は、そのAIエージェントが担う機能の一部として位置づけられています。前述した4つのつまずきに、次のように対応します。

まず「メモが追いつかない」つまずきには、会議の自動録音と高精度な文字起こしで応えます。文字起こし精度は90%以上で、メモから解放されるため、会議そのものに集中できます。

「フォーマットがわからない」つまずきには、カスタムテンプレートが有効です。あらかじめ好きな型を設定しておけば、カレンダーに予定を入れておくだけで、その型に沿った議事録が自動で完成します。担当者が変わっても同じ品質の議事録が残るため、品質のバラつきや属人化も抑えられます。

「音声確認に時間がかかる」つまずきには、文字起こしと音声がひも付く仕組みが効きます。読みたい箇所をクリックすれば、その部分の音声だけをピンポイントで聞き直せるため、頭から全部を再生し直す必要がありません。加えて、機密性の高い会議でも使いやすいよう、入力した音声をAIの学習に使わない独自アルゴリズム（特許取得済み）を採用しています。

このように、機能の多さよりも複雑な設定を抑え、会議のたびに使いやすい操作のシンプルさが、現場での定着を左右します。他のツールとあわせて比較検討したい方は、次の記事で選び方の観点を整理しています。

参考記事：【2026年版】AI議事録ツールおすすめ14選｜無料あり・選び方・生成AIとの違いも解説

導入事例：専門用語の多い会議で議事録作成を90%削減

実際の効果を、コクヨ株式会社の事例で見てみましょう。同社のグローバルステーショナリー事業本部では、約2時間の会議に対し、議事録作成に4時間以上かけていました。

課題は、まさに前述の「理解」と「音声確認」のつまずきでした。会議中の発言をニュアンスまで伝わるように口語で残す必要があり、音声を聞き直しながらすべての発言を書き起こしていたのです。Web会議ツールの文字起こしを使っても、社内の専門用語がうまく変換されず、修正に時間がかかっていました。全国の拠点から参加するため、1つのマイクで複数名の音声を拾う形になり、発言者の特定にも手間がかかっていたといいます。

Otolioを導入し、専門用語を事前に登録したことで、都度の修正時間が最小限になりました。AIが声質から自動で話者を認識するため、発言者の特定も容易になったといいます。読みたい箇所の音声をピンポイントで聞き直せるようになり、聞き直しの回数そのものが激減しました。

その結果、4時間以上かけていた議事録作成は約30分に短縮され、約90%の削減を実現しています。

参考記事：専門用語が多い会議の議事録作成時間を90%削減。Web会議ツールとOtolioの文字起こしの違いとは

まとめ｜議事録の苦手は「コツ＋自動化」で解消できる

議事録作成でつまずく原因は、会議内容を理解できない、メモが追いつかない、フォーマットがわからない、音声確認に時間がかかりすぎる、の4つに整理できます。いずれも、事前準備や要点主義、5W1Hの意識、周囲との協力といったコツで軽くできます。

一方で、これらはあくまで人力の負担を軽くする工夫です。「苦手」の本当の原因が、人がすべてを聞き取り書き取る作り方にあるのなら、その前提を変えることが根本的な解決になります。会議業務を自動化するAIエージェントを使えば、聞き直しや清書の負担を大きく減らし、あなたは会議そのものに集中できるようになります。

まずはできるコツから試し、それでも負担が大きい場合は、議事録の作り方そのものを見直してみてはいかがでしょうか。

ここまで原因と対処法を見てきましたが、コツを積み重ねても、会議ごとの負担そのものは残ります。苦手を努力だけでカバーし続けるより、作り方を変えるほうが近道になる場合もあります。

よくある質問とその回答

Q. 議事録が苦手なのは、自分のスキルが低いからでしょうか？

必ずしもそうではありません。議事録が苦手だと感じる原因の多くは、人がすべてを聞き取り書き取る作業設計にあります。事前準備や要点主義といったコツで負担は軽くなりますし、録音や自動文字起こしを使えば、作業そのものを減らせます。

Q. 議事録作成には、どれくらいの時間がかかるのが普通ですか？

会議の長さや求める粒度によりますが、Otolioが実施した契約時アンケート（250件以上）では、60〜90分の会議1本に対し、文字起こしと議事録作成で2〜3時間かかるという声もありました。聞き直しと清書に時間がかかっている場合は、自動化で大きく短縮できる余地があります。

Q. 議事録のフォーマットは、1種類あれば十分ですか？

用途によって使い分けるのがおすすめです。役員会議や法務が関わる会議は発言レベルの記録が求められ、日常の定例や商談記録は決定事項とアクションで十分なことが多いです。会議の種類ごとに型を用意しておくと、情報の過不足による不満を避けられます。

Q. ITに不慣れでも、AIで議事録を作る仕組みは使えますか？

現場で定着するかどうかは、機能の多さよりも操作のシンプルさで決まります。設定や保存場所を意識せず、会議のたびにボタン一つで使える仕組みであれば、ITに不慣れな方が多い職場でも運用しやすくなります。

Q. AIを使えば、議事録は完全に自動で完成しますか？

会議の音声から文字起こしと要点整理までは自動で行えますが、最終的な仕上げや細かな調整は人が確認するのが現実的です。それでも、聞き直しや一から書き起こす作業がなくなるため、あなたが向き合うのは仕上げの工程だけになります。