Zoomで議事録を自動作成する方法4選｜無料でできる範囲・Zoom AI・ChatGPT・AI議事録ツール比較

Zoom会議の議事録は、毎週・毎日積み上がる業務として担当者の時間を圧迫しがちです。会議が終わるたびに録音を聞き直し、要点を整え、決定事項やToDoを担当者ごとに振り分ける作業が発生します。会議の長さや求められる議事録の粒度によっては、作成に多くの時間がかかることもあります。

しかし、いざ自動化を検討すると、次のような疑問が出てきます。

• 無料の方法と有料の方法、どちらが自社に合うのかわからない
• Zoom AIやChatGPTでどこまで業務に耐えるのか判断できない
• セキュリティ・属人化など、業務で運用するうえでの不安が消えない

そこでこの記事では、Zoomで議事録を自動作成する4つの方法を、手順・メリット・デメリットとあわせて整理します。業務として議事録を継続的に回す視点から、費用・精度・セキュリティ・運用負荷を比べる基準まで解説します。

Otolioがわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる

Zoomで議事録を自動作成する4つの方法

Zoom会議の議事録を自動化する方法は、Zoomの標準機能と外部AIを組み合わせる方法を含めて4つに整理できます。ここでは全体像と、業務で運用する視点での結論を先に示します。

比較表｜4つの方法を業務利用の視点で並べる

費用・手間・自動化範囲に加え、業務として継続して回せるか、Zoom以外の会議にも使えるかを軸に比較すると、次のように整理できます。

方法	費用	手間	自動化範囲	業務利用適性	対応会議
Zoom Meeting transcript	対象有料プラン内で追加料金なし	多い	文字起こし	発言記録・簡易メモ向け	Zoom
Zoom AIのミーティング要約	対象有料プラン内で追加料金なし	少〜中	要約・次のステップ	要点共有向け	Zoom／設定によりTeams・Google Meet
Zoom×ChatGPT	無料〜有料（利用プランによる）	中〜多	要約・整形	自社形式への柔軟な整形向け	この手順ではZoom
AI議事録ツール	有料	少ない	文字起こし〜要約・決定事項・ToDo整理まで	継続的な業務利用向け	Zoom・対面・他のWeb会議

この表で最も効いてくるのは「手間」の列です。比較で重視したいのは、料金だけでなく、会議後にどれだけ人の作業が残るかです。

Zoom Meeting transcriptは文字起こし後の整理が必要ですが、Zoom AIのミーティング要約では要約や次のステップまで自動生成できます。ChatGPTは出力形式を柔軟に調整できる一方、文字起こしの受け渡しや出力確認などの作業が残ります。

先に結論｜業務で運用するならどの方法が向くのか

業務として議事録を継続的に回す前提では、それぞれの方法が向く場面はかなり明確に分かれます。

会議が月に数回で、内容を後から確認できればよいという使い方なら、Zoomのトランスクリプト機能で十分です。

社内向けの要点メモを素早く共有したい場合は、Zoom AIのミーティング要約機能が選択肢になります。ChatGPTは、自社フォーマットへの整形が必要な単発・少量の議事録に向いています。

一方、毎週・毎日のように議事録が積み上がり、文字起こしから要約・決定事項・ToDoの整理、共有・保管までを継続的に同じ運用で回したい場合は、AI議事録ツールが有力な選択肢になります。対応する会議形態だけでなく、会議後の運用まで含めて比較しましょう。

そもそも業務で使える議事録に必要な要素は何か

議事録を「業務として」運用するなら、後から見返したときに次の項目が揃っている必要があります。

• 決定事項
• ToDo（誰が、何を、いつまでに）
• 質疑応答の論点
• 検討事項（持ち越し）
• 関係者・参加者

Zoomの自動文字起こしだけでは、こうした項目は自動で整理されません。ここを誰が・どうやって埋めるかが、4つの方法を選ぶ実質的な分岐点になります。項目が揃わないまま発言の記録だけが残ると、後から読んだ人が「結局どうなったのか」を探す時間が発生します。この状態が続くと、議事録そのものが意味のないものとして扱われ始めます。

3つの質問で自分に合う方法を絞る

比較表を眺めても、自分がどれを選ぶべきかはすぐ決まりません。次の3つに答えると、候補は1つか2つに絞れます。

1つ目は、議事録を作る会議の本数です。会議本数だけでなく、1本あたりの整形・確認時間を掛け合わせて、月間の議事録作成工数を算出しましょう。月間工数が大きいほど、文字起こしから要約・整理まで自動化できる方法の効果が出やすくなります。

2つ目は、その会議で機密情報を扱うかどうかです。契約金額・人事評価・未公開の製品情報が出る会議では、外部の生成AIに文字起こしを貼り付ける手順そのものが社内ルールに引っかかることがあります。この場合、ChatGPTを使う方法は先に社内確認が必要です。

3つ目は、議事録に決定事項とToDoが必要かどうかです。要点の共有が中心なら、Zoom AIのミーティング要約が候補になります。Zoom Tasksではミーティング要約からタスク候補を生成でき、担当者の設定や期限などのタスク情報も管理できます。必要な管理レベルまでZoom内で対応できるかを確認したうえで、他の方法と比較しましょう。

【Zoom標準機能】Meeting transcriptで議事録の元データを作成する方法

2026年9月時点、Zoomには会議の発話を保存する「Meeting transcript」があります。対象のPro・Business・Enterpriseアカウントで利用でき、クラウド録画をしなくても文字起こしを開始・保存できます。

具体的な手順

1. Zoomウェブポータルで「Meeting transcript」を有効にする
2. 会議中にホストがMeeting transcriptを開始する（設定によっては自動生成も可能）
3. 設定で許可されていれば、会議中に保存するか、会議後に文字起こしを確認・ダウンロードする
4. 保存した内容を確認し、決定事項・ToDoなどを整理する

Meeting transcriptは、クラウド記録とは別の機能です。Zoomウェブポータルの「Meeting」→「In Meeting（Advanced）」にある「Meeting transcript」から設定できます。管理者が設定をロックしていなければ、個人ユーザー側でも有効化できます。管理者は、文字起こしの自動生成や保持期間、会議中の閲覧・保存権限などを設定できます。

会議後の文字起こしを保持する設定が有効な場合は、ホストがZoomウェブポータルから文字起こしを確認・ダウンロードできます。なお、クラウド録画の音声文字起こしは別機能であり、Meeting transcriptを利用するためにクラウド録画を行う必要はありません。

メリット｜追加コストなしで文字起こしまでは進める

最大のメリットは、Zoomの対象プラン内で追加費用をかけずに会議内容を文字起こしできる点です。会議内容を後から確認しやすくなり、聞き返しの時間を減らせます。

新しいツールを導入する社内手続きが不要な点も見逃せません。すでにZoomを使っている組織なら、管理者の設定変更だけで今日から始められます。

デメリット｜整形・要約は手作業のまま残る

文字起こしはあくまで「発言の記録」であって、議事録ではありません。次の作業はすべて手作業として残ります。

• 要点の箇条書き
• 決定事項とToDoの分類
• 質疑応答の整理
• 社外共有用の編集
• 専門用語・固有名詞の修正

「文字起こしは取れるが、整える時間は変わらない」という結果になりがちです。1時間の会議では文字起こしも長文になるため、そこから要点を抜き出して議事録に整える作業には相応の時間がかかります。

Meeting transcriptを開始・保存できないときに確認する4か所

設定したはずなのに文字起こしが出てこない、という相談はよくあります。原因はたいてい次の4つのどれかです。

1つ目は、Meeting transcriptの設定です。ZoomウェブポータルでMeeting transcriptが有効になっているか確認します。管理者が設定をロックしている場合は、個人では変更できません。

2つ目は、対象プランかどうかです。Meeting transcriptはPro・Business・Enterpriseアカウントが対象です。

3つ目は、会議中に文字起こしが有効になっているかです。ホストは会議ごとに文字起こしを管理でき、参加者から有効化をリクエストできる場合もあります。

4つ目は、保存・閲覧の権限です。管理者やホストの設定によって、会議中に文字起こしを表示・保存できるユーザーや、会議後に文字起こしを保持できるかが変わります。

Zoomのトランスクリプト機能が向いているケース

• Zoomの対象有料プランをすでに利用しており、追加ツールなしで試したい
• 会議内容の確認が主目的
• 厳密な議事録形式は不要
• 会議頻度が少ない
• 社内向けの簡易メモで十分

逆に、業務として毎週・毎日議事録を作る現場では、整形作業の時間がそのまま残るため、効率化の手応えは限定的です。

【対象有料プラン】Zoom AI（旧AI Companion）のミーティング要約で議事録を作成する方法

次に紹介するのは、Zoomが提供するAI機能「Zoom AI」を使う方法です。会議の要約と次のアクションを自動で抽出してくれるため、要点共有を素早く済ませたい方に向いています。

具体的な手順

1. アカウント管理者がZoomのウェブポータルで「Zoom AI」の設定を確認し、有効化する
2. 対象プランのアカウントを持つホストが、会議中に「Zoom AI」→「ミーティングの要約」を開始する
3. ホストの共有設定に応じて、会議終了後に要約がメールやZoom Team Chatで共有される
4. 内容を確認し、編集・共有する

Zoom AIの要約が開始されると、参加者には機能が有効であることが通知されます。社外会議では、事前に利用目的と共有範囲を説明しておくと安心です。

2026年9月時点では、ミーティング要約は有料のZoom Workplaceプランの利用者が対象で、プラン内で追加料金なく使えます。無料プランでは選べません。対応する言語やプランの範囲はZoom側で更新が続いているため、社内展開の前に公式ヘルプで現在の条件を確認してください。

参照：Getting started with Zoom AI features

メリット｜要約とアクションアイテムを自動で抽出できる

会議の概要・要点・アクションアイテムをAIが自動でまとめてくれるため、社内向けの要点共有メモの作成時間を削減できます。Zoomの操作画面の中で完結する点も、新しいツールを覚える負担が少なく済む利点です。

会議の直後に要約が届くという速さも実務では効きます。記憶が新しいうちに内容を確認できるため、修正の手戻りが小さく収まります。

デメリット｜業務利用では確認・編集が必須

業務として使える議事録にするには、出力に対する確認・編集が必要です。

• 決定事項・担当者・期限の明確化
• 自社フォーマットとの齟齬
• 固有名詞や数字の誤認識リスク
• 対応プラン・対応言語や字幕言語設定の制約

専門用語や固有名詞は誤認識する可能性があるため、出力内容の確認は必要です。なお、Zoomには対象プランなどに応じて、ミーティング要約テンプレートの切り替え・カスタマイズ機能もあります。

ただし、要約の出力形式を調整することと、専門用語や固有名詞の文字起こし精度を高めることは別の観点です。自社固有の語彙が多い場合は、実際の会議で認識精度を確認しましょう。

Web会議ツールに付属するAI要約の実力を横並びで見たい場合は、MicrosoftのCopilotで議事録を作る手順と限界も参考になります。設計思想が近いため、得意なことと苦手なことがよく似ています。

要約が出てこないときに確認する3か所

有効にしたはずの要約が届かないときは、次の3か所を順に見てください。

1つ目は、管理者によるロックです。Zoom AIの設定はアカウント単位・グループ単位で管理でき、管理者がロックしていると個人の画面からは有効化できません。この場合、自分の設定をいくら見直しても変わりません。

2つ目は、ホストの共有設定です。要約を参加者に配るかどうかはホストが決めます。自分がホストでない会議では、共有されなければ手元に届きません。

3つ目は、対象プランかどうかです。ホストのアカウントが対象プランでなければ、会議中に要約のメニューが出てきません。ホストが誰かによって使える・使えないが変わる点は、社内で共有しておくと混乱が減ります。

Zoom AIが向いているケース

• 社内会議の要点確認が主目的
• 全文ではなく要約があれば十分
• Zoomの対応プランを利用中
• 議事録形式に柔軟性がある
• 簡単な共有メモで足りる

たとえば、定例の社内ミーティングで「決まったこと」と「次やること」だけ手早く共有したい場合は、Zoom AIで十分なケースがあります。一方、契約や経営判断にかかわる会議では、方法を問わず出力内容を人が確認し、自社の保存・承認ルールに沿って運用することが重要です。Zoom AIだけで要件を満たせない場合は、別の方法や専用ツールも比較しましょう。

【応用】Zoom×ChatGPTで議事録を作成する方法

3つ目は、Zoomで取った文字起こしをChatGPTに渡して議事録に整える方法です。出力フォーマットを自由に指示できるため、自社の議事録様式に合わせて整形したい場合に向いています。

具体的な手順

1. Zoomで音声文字起こし機能を有効にして会議を録画・記録する
2. クラウド記録から文字起こしテキストをダウンロードする
3. ChatGPTに貼り付け、出力項目を指定する（概要・要点・決定事項・ToDoなど）
4. 出力を確認し、誤りや抜けを修正する
5. 必要に応じてプロンプトを調整して再出力する

社内ルールでChatGPTの利用が制限されている場合は、Microsoft CopilotやGoogle Geminiなど、社内承認済みの生成AIで同じ手順を踏むこともできます。

VTTファイルにはタイムコードなども含まれますが、必ず削除する必要はありません。テキストとして貼り付けるほか、対応するファイルとしてChatGPTにアップロードして処理させる方法もあります。

長い文字起こしを扱える範囲は利用プランや入力方法などによって異なるため、必要に応じて議題ごとに分割して要約し、最後にそれぞれの要約をまとめて全体を整える方法も有効です。分割して渡すときは、それぞれの冒頭に「何の会議のどの部分か」を書き添えると、話の前後関係を保ちやすくなります。

コピペで使えるプロンプト例

自社フォーマットを毎回指示するのは負担が大きいため、定型のプロンプトを用意しておくと再現性が上がります。汎用議事録向けと営業会議向けで、作成ルールをあらかじめ含めておくと出力が安定します。

たとえば「決定事項と未決事項を分けて出力する」「ですます調で整える」「担当者と期限を抜き出す」などの指示をプロンプト側に固定しておけば、毎回ゼロから書く必要はありません。会議の種類ごとにそのまま貼れる文面がほしい場合は、ChatGPTの議事録作成用プロンプトのテンプレート集から自社に近いものを選んで持ってくると早く済みます。

メリット｜自社フォーマットに柔軟に対応できる

出力形式を自由に指定できるため、複数の会議種別（社内・商談・経営会議）に同じ仕組みで対応しやすくなります。プロンプトを工夫すれば、議事録の粒度や文体を会議ごとに切り替えられます。

追加のツール契約が不要な点も利点です。すでに生成AIを社内で使っているなら、明日から試せます。

デメリット｜手作業が多く、業務として継続的に回すのは難しい

業務利用では、次の手作業が毎回発生します。

• 文字起こしの保存
• ChatGPTへの貼り付け
• プロンプト入力・調整
• 出力の確認と修正
• 共有形式への整形

会議数が増えるほど、貼り付け・プロンプト調整・確認作業の負担が大きくなります。担当者によって出力品質がぶれる属人化も起きがちです。

Otolioの商談でも「文字起こしのデータをChatGPTに入れてまとめさせるのと、結局何が違うのか」という問いを繰り返し伺います。答えは1つではなく、元データの正確さ・録音から共有までが1つの流れで終わるか・記録が組織に残るかという複数の軸に分かれます。この分岐条件はChatGPTとAI議事録ツールの違いを軸ごとに比較した記事で詳しく整理しています。

セキュリティ｜機密情報を入れる前に確認すべきポイント

ChatGPTに会議内容を入力する際は、社内ルールの確認が欠かせません。具体的には次の項目を社内のセキュリティ担当と確認しておく必要があります。

• 入力データが学習に利用されるか
• データの保存先・保存期間
• 顧客名・個人情報・契約金額の取り扱い
• 未公開情報・社外秘情報の入力可否
• 法人契約と個人アカウントの使い分け

この確認は一度で終わりません。プランや規約は更新されるため、社内展開してから条件が変わることもあります。確認した内容と日付を残しておくと、後から見直すときに役立ちます。

Zoom×ChatGPTが向いているケース

• 自社フォーマットへの柔軟な対応が必要
• プロンプトで都度カスタマイズしたい
• 会議数が少なく、文字起こしの受け渡しや確認作業が負担にならない
• 社内ルール上、利用するChatGPTプランとデータ設定が承認されている
• 追加ツールを入れずに試したい

業務として毎週・毎日議事録を回す現場では、手作業の多さがそのまま負担として残るため、長く続けるには別の選択肢が必要になります。

【業務利用向け】AI議事録ツールで議事録を作成する方法

最後に紹介するのは、議事録作成に特化したAI議事録ツールを使う方法です。文字起こしから要約・決定事項・ToDoの整理までを一貫して自動化したい場合に向いています。

AI議事録ツールとは｜Zoom標準機能との5つの違い

AI議事録ツールには、製品に応じて次のような機能を備えるものがあります。

• 文字起こしの精度が高い：上位AIエンジンの採用と独自処理で誤変換を減らす
• 要約・決定事項・ToDoの整理が自動化される：会議後の整形作業が大幅に減る
• 専門用語・社内固有名詞に対応できる：用語の登録や過去の議事録の参照といった個別最適化で誤変換を抑える
• 話者識別・フィラー除去ができる：誰が発言したかの判別と「えー」「あの」の除去
• Zoom以外の会議にも対応できる：対面・Teams・Google Meetなどを同じ仕組みで回せる

すべての製品が同じ機能や精度を備えているわけではないため、自社の会議で実際に確認することが重要です。

5つのうち、実務でいちばん効くのは2つ目です。文字起こしの精度が多少良くなっても、そこから議事録にする作業が残る限り、担当者の時間は減りません。製品ごとの違いをもう少し広く見たい場合は、AI議事録ツールおすすめ14選の目的別比較で選び方の全体像を確認できます。

メリット｜業務として議事録を回せる

文字起こしから共有までの工程全体を自動化できるため、毎週・毎日積み上がる議事録業務でも手応えのある時短になります。

• 議事録作成時間を最大90%削減できる事例がある
• 文字起こし精度が高く、修正作業が少ない
• 議事録形式を会議種別に応じて切り替えられる
• 録音音声と議事録が紐づき、後から聞き直しやすい
• 担当者ごとの品質差（属人化）を抑えられる

たとえば、コクヨ様の事例では、専門用語の多い会議の議事録作成時間を約90%削減できています。東京ドーム様では最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成を50%削減、フィックスポイント様では商談議事録の作成時間を65%削減した実績があります。

デメリット｜導入コストと費用対効果の見方

ツール導入の費用が発生するため、次の観点で費用対効果を判断する必要があります。

• 週・月あたりの会議数
• 1回あたりの議事録作成時間
• 担当者の人件費（時間単価×作成時間）
• 聞き直し・修正にかかる時間
• 社内共有・検索にかかる手間

会議数が少なく、議事録の整理にあまり手をかけていない組織では、Zoom標準機能で十分なケースもあります。一方、議事録作成が業務を圧迫している組織では、人件費換算で導入コストを上回るリターンになりやすい傾向があります。

見落とされがちなのは、議事録を作る人以外の時間です。決定事項が曖昧なまま共有されると、確認のやり取りが数人分発生します。この時間も費用対効果の計算に入れておくと、判断がぶれません。

AI議事録ツールを選ぶときの比較ポイント

業務利用で長く使う前提なら、次の観点で比較するのが安全です。

項目	確認内容
文字起こし精度	業界用語・社内固有名詞への対応、個別学習の有無
要約機能	決定事項・ToDo・担当者・期限の整理
話者識別	発言者の判別精度と修正のしやすさ
フィラー除去	「えー」「あの」など不要な発言の除去
Zoom連携	クラウド記録・自動取り込み・字幕連携
対応会議	Web会議・対面会議・電話など
セキュリティ	データ非学習・国内データ保管・SSO対応
共有機能	チーム共有・検索・権限管理
利用実績	大企業・自治体・同業種での利用の広がり
無料トライアル	自社の会議で試せる期間と条件

この表を使うときのコツは、全項目に点を付けようとしないことです。自社の会議で困っている点に対応する2つか3つの項目を選び、そこだけを実際の会議で試して比べると、判断が早く終わります。

Otolioでの削減事例

Otolioを導入した企業の中には、議事録作成時間を業務として大きく削減できた事例があります。

たとえばコクヨ様では、専門用語の多い会議で議事録作成時間が会議時間の3〜4倍かかっていた状況から、約90%削減を実現しました。また、Otolioにはカスタムテンプレート機能があり、会社ごとに任意の書式で議事録を自動作成できます。会議種別に応じた形式を用意しておくことで、議事録の形式を揃えやすくなります。

Otolioは、データをAIに学習させずに各社へ最適化する独自アルゴリズム（特許取得済）を採用しています。文字起こし精度は90%以上、累計8,000社以上の利用実績があり、大手企業から自治体まで幅広い組織で利用されています。

参考記事：コクヨ様の導入事例｜専門用語が多い会議の議事録作成時間を90%削減

業務でZoom議事録を回すための選び方5つの基準

ここまで4つの方法を見てきましたが、最終的にどれを選ぶかは「業務としてどう回すか」で決まります。選定時に押さえたい5つの基準を整理します。

1. 業務として続けられるか

議事録は毎週・毎日続く業務です。1回あたり1時間短くなっても、毎週続けば年間で数十時間〜数百時間の差になります。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでも、最も多く挙がった課題は「議事録作成に時間が取られ、本来やるべき仕事に手がつかない」というものでした。困りごとの中心にあるのは、終わらない積み上がりのほうです。

逆に、初回は気合いで回せても2回目以降に続かない仕組みは、業務利用では選びにくくなります。プロンプト調整やコピペが毎回必要な方法は、担当者の負担や属人化のリスクが残ります。

2. 議事録形式が業務に合うか

業務利用では、次の項目が議事録に揃っているかが重要です。

議事録形式	向いている方法
発言録に近い詳細記録	Zoomトランスクリプト機能
要点と次のアクションのみ	Zoom AI
自社フォーマット（柔軟）	ChatGPT × Zoom
決定事項・ToDo・担当者・期限の整理	AI議事録ツール

決定事項やToDoが揃わない議事録は、後から見返したときに「結局何が決まったのか」がわからなくなりがちです。

3. セキュリティ要件を満たせるか

業務利用、とくに法人での利用では、次の項目を確認しておく必要があります。

• データの保存先（国内か海外か）
• 入力データがAI学習に使われるか
• アクセス権限の管理（部署・役職別）
• 外部AIへの入力ルール
• 退職者・異動者のアクセス管理
• 録音データの保持期間

機密性の高い会議では、データ学習の有無、保存先・保存地域、保持期間、アクセス権限などが自社のセキュリティ要件を満たすかを先に確認します。要件を満たさないサービスは候補から外しましょう。先に確認しておくと、比較の手間が減ります。

4. コストで選ぶ（無料の隠れコストを計算する）

「無料」は表面の料金が0円なだけで、整形作業に費やす人件費が見えにくいだけ、というケースがあります。

たとえば、議事録1本に1時間かかる担当者の時給が3,000円なら、月20本で月60,000円の人件費がかかっています。同じ仕事をAI議事録ツールが10分以内で済ませてくれるなら、月単位の人件費とツール料金を並べて比較するのが現実的です。

導入の分岐点は、現在の議事録作成時間、導入後に残る確認時間、担当者の時間単価、ツール料金によって変わります。まず1か月の作成工数を記録し、削減できる人件費とツール料金を比較しましょう。

5. Zoom以外への拡張性があるか

Zoom会議だけでなく、対面会議・Teams・Google Meet・電話商談など、会議の場は複数あります。Zoom用とTeams用で別の仕組みを使えば、議事録の形式も保管場所も分散し、属人化が進む一方です。

業務として全社で議事録を揃えるなら、Zoom以外の会議にも同じ仕組みで対応できる方法を選ぶと、長期的な運用負荷が下がります。社内でTeamsも使っているなら、Teams会議での議事録の自動作成に、同じ4分類がどう当てはまるかをまとめています。

Google Workspaceが中心の組織であれば、Google Meetでの議事録の自動作成のほうが自社の状況に近いでしょう。形式や保管場所をそろえる話まで進めるなら、議事録を全社で標準化する手順が参考になります。

Zoom議事録の精度を上げる4つのポイント

どの方法を選ぶ場合でも、文字起こしの精度は録音環境とAIエンジンの両方で決まります。精度を上げるための実践的なポイントを4つ紹介します。

1. 音声品質を整える

文字起こしの精度は、AIエンジンだけでなく音声品質にも左右されます。当社では、精度を決める要因として「音声品質」と「製品が提供するAIの品質」の2つを重視しています。そのため、まずは録音環境を整えることが重要です。

• マイクを口元に近づける
• 静かな環境を確保する
• ヘッドセット・外付けマイクを使う
• ハウリングやエコーを避ける

距離の目安もあります。Otolioの導入現場では、屋内向けマイクが実用的に音を拾える範囲はおよそ1〜2mとご案内しています。パソコンの内蔵マイクは正面の音を拾いやすい設計のため、横や背後の声は正面より拾いにくくなることがあります。

会議室でZoomにつなぐときは、マイクから離れすぎたり、音を拾いにくい位置に人が座ったりしていないかを確認してください。誰の発言か判別できない議事録になる原因と打ち手は、発言者が特定できない議事録の直し方にまとめています。

2. 会議の進め方を整える

会議の進行そのものも、文字起こし精度に影響します。

• 発言が重ならないように順番に話す
• 固有名詞・専門用語はハッキリ発音する
• 重要な決定事項は復唱する
• 「えー」「あの」など口癖を意識的に減らす

進行役が「では、決まったことを確認します」と一度まとめます。この一手間があるだけで、後から決定事項を探す時間が大きく減ります。

3. 専門用語への対応・個別最適化を確認する

業界用語・社内固有名詞への対応方法は製品ごとに異なります。用語登録機能を備える製品もあれば、過去の議事録や資料などを参照して出力を調整できる製品もあります。自社で頻出する専門用語にどのように対応できるかを、トライアル時に確認しましょう。

なお、Otolioは用語登録・辞書登録を行う方式ではなく、顧客データをAI学習に使わずに各社へ最適化する設計です。

4. AIで作った議事録は必ず人が確認する

完全な自動化を前提にせず、人による最終確認を運用に組み込みましょう。重点的に確認すべきは次の項目です。

• 決定事項
• 担当者・期限
• 数字（金額・件数・日付）
• 固有名詞（人名・社名・製品名）
• 顧客名
• 契約条件
• 次回アクション

AIで下書きを作成し、人が重要項目を確認する設計のほうが、結果的に早く・確実です。確認時は、上の7項目を重点的に見ることで、全文を一から精査するより確認負荷を抑えられます。

まとめ｜Zoom議事録は「業務で回せる方法」を選ぶ

Zoomで議事録を自動作成する方法は、ZoomのMeeting transcript・Zoom AI、ChatGPT連携、AI議事録ツールの4つに整理できます。

方法	向いている使い方
Zoomトランスクリプト機能	会議数が少なく、簡易メモで足りる
Zoom AI	社内向けに要点だけ素早く共有したい
Zoom × ChatGPT	単発で自社フォーマットに整えたい
AI議事録ツール	業務として毎週・毎日議事録を回す

業務として議事録を回す視点では、続けられるか・形式が合うか・セキュリティを満たせるか・隠れた人件費を含むコスト・Zoom以外への拡張性の5点で選ぶのが安全です。

まずは現状の議事録作成にかかる時間とコストを数字で把握し、改善したい目標を定めるところから始めてみてはいかがでしょうか。

4つの方法を読み比べてみると、自社にとってどの選択肢が現実的かは、おおよそ見えてきたのではないでしょうか。比べ続けるよりも、一度自社の会議で試してみるほうが、判断は早く済みます。特に議事録作成の負担が大きい現場ほど、実際の会議で試すことで費用対効果を判断しやすくなります。

よくある質問とその回答

Q. Zoomで議事録を完全自動化することはできますか？

ZoomのMeeting transcriptでは文字起こしを自動化でき、Zoom AIでは要約や次のステップの抽出、Zoom Tasksではタスク候補の管理まで行えます。一方、文字起こしから要約・決定事項・ToDoの整理、共有・保管までを継続的に同じ運用で回したい場合は、AI議事録ツールも有力な選択肢です。ただし、どの方法でも完全に人手をなくすのではなく、数字・固有名詞・決定事項などの重要項目は人が確認しましょう。

Q. 無料でできる方法はありますか？

Zoomの対象有料プランをすでに利用している場合は、Meeting transcriptなどを追加料金なしで利用できます。ただし、無料プランだけで同じ保存用文字起こしを利用できるわけではありません。費用対効果は、現在の作成工数と導入後の確認工数、担当者の時間単価、ツール料金をもとに自社で計算しましょう。

Q. Zoom AIで業務用の議事録は作れますか？

社内向けの要点共有メモとしては十分使えます。ただし、業務として残す議事録には、決定事項・担当者・期限の確認や、自社フォーマットへの編集が必要になります。専門用語や固有名詞の誤認識がないかも確認し、契約や経営判断にかかわる会議では、自社の保存・承認ルールに沿って運用しましょう。Zoom AIの出力形式や管理機能だけで要件を満たせない場合は、AI議事録ツールなど別の方法も比較してください。なお、対応プランや対応言語はZoom側で更新が続いているため、社内展開の前に公式ヘルプで現在の条件を確認してください。

Q. Zoom以外の対面会議や他のWeb会議でも同じ仕組みを使えますか？

ZoomのMeeting transcriptはZoom会議向けですが、Zoom AIは設定によりMicrosoft TeamsやGoogle Meetの会議にも参加し、文字起こしやミーティング要約を生成できます。また、My NotesはZoom以外のバーチャル会議や対面会議でも利用できます。複数の会議形態を全社で同じ形式・保管ルールに統一したい場合は、AI議事録ツールも含めて比較するとよいでしょう。会議ごとに別の仕組みを使うと、議事録の形式と保管場所が分かれ、後から探しにくくなります。

Q. AI議事録ツールを選ぶときに最初に確認すべきことは何ですか？

文字起こし精度・要約機能・話者識別・セキュリティ体制・対応会議の5項目をまず確認するとよいでしょう。とくに業界用語や社内固有名詞への対応（用語登録や過去の議事録を参照する仕組みの有無）、データがAI学習に使われない設計か、Zoom以外の会議にも対応できるかは、業務利用で長く使うほど効いてきます。トライアルでは、専門用語が出る実際の会議で試すと、自社での精度を正しく判断できます。