Teams会議で議事録を作成する2つの方法！自動作成する方法も紹介

日々のWeb会議の議事録を作成するのは、時間もかかりとても大変な作業だと思います。

昨今リモートワークの普及に伴い、Web会議が浸透してきており、録音や録画がしやすい環境になってきましたが、今回はWeb会議ツールの中でも、多くのビジネスマンが利用している「Teams会議」で議事録を作成する方法をご紹介します。

• Teams会議の議事録作成をもっと効率化したい
• 自分にあった議事録作成方法を知りたい
• 議事録の作成を自動化する方法を知りたい

とお悩みの方はぜひご覧ください。Teams会議で議事録を作成する方法について解説していきます。

Teams会議で議事録を作成をする2つの方法

「Teams会議」とはマイクロソフト社が提供するビジネス用のチャットやWeb会議ができるツールです。メンバーと1対1、あるいは複数人のメンバーで音声通話、ビデオ通話、画面共有をすることが可能です。

そんなTeamsで議事録を作成するには

• Teams会議のトランスクリプション機能を使用する方法（議事録の作成を効率化）
• AI議事録自動作成ツールを使用する方法（議事録の作成を自動化）

の2つの方法があります。

記載の通りTeams会議の機能を使う場合、議事録の作成を効率化することはできますが、2023年9月時点ではTeams会議に議事録の作成を自動化できる機能は備わっていません。あくまでも議事録の効率化をするために、既存の機能を使うような形で議事録を作成していきます。

もし「議事録の作成を自動化したい」とお悩みの方は「おすすめAI議事録自動作成ツール3選」からお読みください。

それぞれの特徴と具体的にどんなことができるのか、早速みていきましょう。

方法1. Teams会議のトランスクリプション機能を使用する

さきほどお伝えしたように、Teams会議には議事録の作成を自動化する機能は2023年9月時点では備わっておらず、文字起こし機能を使いながら議事録の作成を効率化していきます。

Teamsの文字起こし機能は

• 【トランスクリプション機能】リアルタイムに文字起こししたものを録音停止後にダウンロードできる機能
• 【ライブキャプション機能】会議中に話した内容をリアルタイムで字幕表示してくれる機能（ダウンロード不可）

の2つがあり、議事録作成のためには「トランスクリプション機能」を使用します。

トランスクリプション機能の使い方

トランスクリプション機能は、Teamsで実施した会議内容をリアルタイムで文字起こしし、会議終了後にワードファイルや字幕用などに使える.vttファイルや.docxの形式でダウンロードできる機能です。

また、各人が自身のアカウントでWeb会議に参加している場合は、参加者情報から誰が発言したかも特定ができます。

具体的に以下の手順でTeamsのトランスクリプション機能を利用できます。

1. まずは、Teamsを起動します
2. 「･･･ その他」メニューから「録音と文字起こし作成」を選択
3. 「文字起こしの開始」をクリック
4. 会議終了後は文字起こしデータのダウンロードが可能です。Teamsのチームの投稿に「”会議名”で会議中」という投稿の右上にある「･･･」をクリックし、ファイル形式を指定してクリックするとダウンロードできます

文字起こしデータを使って議事録を作成する

Teams会議で文字起こしデータをダウンロードしたものを実際にみてみましょう。

「営業会議でTeamsのトランスクリプション機能を使った」という設定で実際に会議を録音し、文字起こしデータをダウンロードしてみました。データをWordで表示したものがこちらになります。

※記載されている内容は架空のものです。

ご覧いただいている通り、ただ発言内容が文字起こしされるわけではなく、

1. 発言時間
2. 話者情報（誰が発言したのか）

も記載されます。

議事録の作成を効率化するために、この文章を以下のようなイメージで活用します。

• 必要な情報を確認しながら、議事録を作成している別のドキュメントにコピー・または入力する
• 文字起こしされたものを議事録の形式（話し言葉を書き言葉へ変換する など）に合わせて添削・修正する

この2つのやり方で議事録を作成することができます。

もっと詳しくTeamsの文字起こしについて知りたい・トランスクリプション機能以外について知りたいという方は以下の記事に詳しく記載していますので、ご確認ください。

参考記事：【画像で解説】Teams会議で日本語音声を文字起こしする方法！議事録活用方法など解説

方法2. AI議事録自動作成ツールを使用する

Teamsの機能を使って議事録を作成する方法は「トランスクリプション機能」でしたが、Teams以外のツールを活用しながら議事録を作成することも可能です。

ここでは他のツールの中でも、より楽に議事録が作成できる「AI議事録自動作成ツール」についてご紹介します。

AI議事録自動作成ツールとは録音した音声データを用いながら自動文字起こし、その他機能を活用しながら、議事録に関する業務を効率化してくれるツールのことです。

AI議事録自動作成ツールには

• 自動文字起こし機能
• 要約機能
• 議事録の管理・共有機能

など議事録の作成を楽にする機能を多数保有しています。

さきほどトランスクリプション機能を活用して、議事録を作成する方法でご紹介した「会議中に録音をして、文字起こし情報をダウンロードする」やり方ももちろん可能です。

なによりteams会議では実現できなかった「議事録作成の自動化」ができるのがAI議事録自動作成ツールの大きなポイントです。

「議事録作成の自動化」とは具体的にどんなことができるのか実際にみてみましょう。

ただしAI議事録自動作成ツールには複数のツールが存在します。それぞれ使用方法やアウトプット形式が異なりますが、ここではよりイメージがしやすいように累計利用社数3,000社以上の「スマート書記」を例として解説していきます。

他のAI議事録自動作成ツールを知りたい方は、以下の記事も参考にしてみください。

参考記事：【無料体験有】おすすめのAI議事録自動作成ツール10選を比較！2023年最新版

AI議事録自動作成ツール（スマート書記）を使用して、議事録を作成を自動化する

「議事録作成の自動化」とは具体的に、自動で文字起こしした文章を

• 自動で分かりやすく要約する
• 会議内容の重要な部分をまとめ、箇条書きにし分かりやすくする

をすることです。これらによって、会議終了後にできるだけ簡単に、時間をかけずに議事録を作成することができます。

実際にスマート書記で文字起こしたものをしたものをみていきましょう。また細かなやり方などは今回は割愛します。実際に使ってみたいというかたは「無料トライアル」も実施しているので、ぜひ一度お試しください。

※記載されている内容は架空のものです。
※「静かな環境で録音」「話し方を意識」したうえで架空の会議を実施し、録音しています。ツールの利用環境によっては、文字起こしの精度にバラツキが発生する場合があります。

Teams会議のトランスクリプション機能を活用して議事録を作成する方法では

• 必要な情報を確認しながら、議事録を作成している別のドキュメントにコピー・または入力する
• 文字起こしされたものを議事録の形式（話し言葉を書き言葉へ変換する など）に合わせて添削・修正する

といった作業が必要でしたが、AI議事録自動作成ツールを使用するとそれらが自動化することができます。

ただし、あくまでも文字起こし内容からAIが独自で判断したものにはなるため、誤った情報や偏った情報が出力される場合があるので、注意が必要です。自動で要約されたもの・箇条書きにまとまったものの情報が正しいものになっているかは必ず確認するようにしましょう。

またこれらはあくまでも数多くあるAI議事録自動作成ツールの中のひとつのスマート書記の実際の画面のため、他のツールについても知りたい方は、そのツールのサイトをぜひご確認ください。

目的によって選び方は変わる

トランスクリプション機能を用いた議事録の作成方法と、AI議事録自動作成ツールを用いた議事録作成方法について解説してきました。

ここで何を基準に選べばいいのかと迷っている方もいるかと思います。ここでは目的別にどちらがいいかをご紹介します。自分にあった方法を確認してみましょう。

議事録を作成するためのメモのようは使い方がしたい

会議中に議事録を同時並行で作成しており、一部聞き漏れてしまった・記入が漏れてしまったところを補填したい場合は、トランスクリプション機能の使用をおすすめします。

というのも、1時間の音声データを文字起こししたときの文字数は、平均で約1.5万〜2万字と言われています。それをWordのページ数にすると約10〜13ページになり、膨大な量となります。

そのすべての文字を一つひとつ確認し、誤っている箇所を修正したりするのはかなりの工数がかかってしまいます。

そのため全く何もない状態から、トランスクリプション機能で文字起こしされたものを議事録にするのはとてつもなく時間がかかるため、おすすめしません。

あくまでも文字起こしされた内容は、メモ的な役割で活用するようにしましょう。

またトランスクリプション機能はすでにTeams会議を利用している場合は無料で使用できます。すぐに利用できかつ無料で利用できるのも、トランスクリプション機能のおすすめポイントといえるでしょう。

議事録の作成をできるだけ楽にしたい

文字起こしされたものをメモのような使い方ではなく、できるだけ時間をかけずに情報をまとめ、議事録を作成したい場合はAI議事録自動作成ツールをおすすめします。

さきほどご紹介したように、AI議事録自動作成ツールには「議事録の作成を自動化」する機能を保有しています。

ただし、AI議事録自動作成ツールは、有料のものがほとんどです。多くのツールで無料トライアルを実施しているので、実際に検討を進める場合は、自分が普段作成している議事録の作業がどれだけ楽になるかを確認してから検討するようにしましょう。

AI議事録自動作成ツールを導入する3つのメリット

AI議事録自動作成ツールには様々なメリットがあります。ツールの機能や使い方次第で享受できるメリットは異なりますが、ここでは代表的なメリットについて解説します。

1. 議事録の作成を自動化できる

さきほどもご紹介した通り、AI議事録自動作成ツールには議事録に関する様々な機能があり、議事録の作成を自動化することが可能です。

まだ一切人の手を入れずに完璧に自動化するというところまでは、技術が追いついていませんが、それでも約7〜9割の精度で自動化してくれるものもあります。

2. 精度の高い文字起こしが期待できる

AI議事録自動作成ツールには業界用語や専門用語を事前に登録しておくことで、自動に変換してくれる機能があります。これはトランスクリプション機能にはなく、特に業界用語や専門用語を話す会議では、一度AI議事録自動作成ツールを試してみましょう。

3. 認識齟齬を防ぐことができる

AI議事録自動作成ツールには、録音データをピンポイントで聞き直すことができる機能があります。トランスクリプション機能で「発言した時間」が文字起こし結果に記載されていましたが、一部のAI議事録自動作成ツールでは、その時間部分をクリックすると、その部分から聞き直しをすることができます。

議事録は人が加工した情報をまとめたものですが、もし認識が違った議事録の箇所があった際にも、それを確かめるために素早く一次情報を確認することができ、それによって認識齟齬を防ぐことが可能になります。

おすすめのAI議事録自動作成ツール3選

AI議事録自動作成ツールって他にどんなツールがあるの？とお悩みの方も多いと思います。ここではおすすめのツールを3つご紹介します。

詳しい機能を知りたい方はぜひサービスページをご確認ください。また実際にそのツールで利用し体験してみることをおすすめします。どのツールでも無料トライアルを実施しているので、活用してみましょう。

1. スマート書記

※引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数3,000社を突破しているAI議事録自動作成ツールです。ツールはプラウザ上で使用できるため、特別な設定必要なく、Teams会議を開きながら、ツール上で録音をすれば、文字起こしと議事録の自動作成をすることができます。

大手企業や自治体に数多く導入されており、文字起こしの精度が高いのはもちろんのこと、議事録に関する作業を効率化する機能が多数存在します。

スマート書記の特徴

1. 高精度な文字起こしを実現
2. 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
3. Teams会議、Google Meet、Zoomなど全てのWeb会議ツールに対応

14日間の無料トライアルor資料請求はこちら

2. AI議事録取れる君

※引用：AI議事録取れる君

AI議事録取れる君は業界初のAI自動要約機能を搭載したAI議事録自動作成ツールです。機能の一つである自動文字起こしが終了すると、テキストをAIが解析して小見出しと箇条書きの要約を自動で作成します。

プランは個人向け・法人向け・無制限プランの3つに分かれており、１ヶ月の議事録収録時間がプランによって異なっています。

AI議事録取れる君の特徴

1. 業界初のAI自動要約機能
2. プランに関係なく、無制限に使用できる自動文字起こし機能
3. オンライン会議ツールと併用が可能

サービスサイトURL

3. Rimo Voice

※引用：Rimo Voice

Rimo Voiceは利用企業100社以上の、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。

5つのプランに分かれており、自分の利用時間に合わせて適切なプランを選択することが可能です。

ICレコーダーでの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

Rimo Voiceの特徴

1. 日本語に特化したAIで自動文字起こし
2. テキストと音声がシンクするスライダー機能
3. AIが10秒で要約も作成

サービスサイトURL

【まとめ】Teams会議で議事録を作成する方法は2つ！自分にあった方法を選択しよう

本記事では、「Teams会議で議事録を作成する方法」をご紹介しました。

Teams会議で議事録を作成するためには

• Teams会議のトランスクリプション機能を使用する
• AI議事録自動作成ツールを使用する

の2つの方法であり、議事録を作成するために補佐的な活用をしたいのであればトランスクリプション機能を、議事録の作成をできるだけ楽にしたいのであればAI議事録自動作成ツールの検討をおすすめしました。

「議事録」といっても所属している会社や部署によって、その形態は大きく変わります。自分にあった方法で議事録を作成できるようにしましょう。