【画像で解説】Teams会議で議事録を自動作成する3つの方法！おすすめのツールも紹介

スマート書記の14日間無料トライアルor資料請求はこちら

日々のWeb会議の議事録を作成するのは、時間もかかりとても大変な作業だと思います。

昨今リモートワークの普及に伴い、Web会議が浸透してきており、録音や録画がしやすい環境になってきましたが、今回はWeb会議ツールの中でも、多くのビジネスマンが利用している「Teams会議」で議事録を作成する方法をご紹介します。

• Teams会議の議事録作成をもっと効率化したい
• 自分にあった議事録作成方法を知りたい
• 議事録の作成を自動化する方法を知りたい

とお悩みの方はぜひご覧ください。Teams会議で議事録を作成する方法について解説していきます。

Teams会議で議事録を自動作成する3つの方法

「Teams会議」とはマイクロソフト社が提供するビジネス用のチャットやWeb会議ができるツールです。メンバーと1対1、あるいは複数人のメンバーで音声通話、ビデオ通話、画面共有をすることが可能です。

そんなTeamsですが、議事録を自動で作成する機能は無料版には搭載されていません。そのため、Teamsの会議を文字起こしし、議事録を作りたい場合は

• Teams会議のトランスクリプション機能を使用して文字起こしをする方法
• Microsoft 365に加入し、Copilotを使用する方法
• AI議事録ツールを使用する方法

の3つの方法のどれかを取るのがおすすめです。

無料の方法、作業効率が大幅に向上する方法など、それぞれに特徴があります。早速見ていきましょう。

方法1. Teams会議のトランスクリプション機能を使用して文字起こしをする

こちらは、無料でTeams会議の議事録を作りたい方、複雑な設定が苦手な方向けの方法です。

2024年4月現在、Teamsに議事録を自動作成する機能はありません。しかし、トランスクリプション機能を使って会議の文字起こしを行ったり、会議メモ機能を使って手動で議題やタスクを書き込んだり編集したりすることは可能です。これらの機能を活用することで、議事録を作ることができます。

この記事では、特にTeamsで会議の文字起こしをする方法についてご紹介します。

トランスクリプション機能は、Teamsで実施した会議内容をリアルタイムで文字起こしし、会議終了後にワードファイルや字幕用などに使える.vttファイルや.docxの形式でダウンロードできる機能です。

また、各人が自身のアカウントでWeb会議に参加している場合は、参加者情報から誰が発言したかも特定ができます。

トランスクリプション機能の使い方

具体的に以下の手順でTeamsのトランスクリプション機能を利用できます。

1. まずは、Teamsを起動します
2. 「･･･ その他」メニューから「録音と文字起こし作成」を選択
3. 「文字起こしの開始」をクリック
4. 会議終了後は文字起こしデータのダウンロードが可能です。Teamsのチームの投稿に「”会議名”で会議中」という投稿の右上にある「･･･」をクリックし、ファイル形式を指定してクリックするとダウンロードできます

文字起こしデータを使って議事録を作成する

Teams会議で文字起こしデータをダウンロードしたものを実際にみてみましょう。

「営業会議でTeamsのトランスクリプション機能を使った」という設定で実際に会議を録音し、文字起こしデータをダウンロードしてみました。データをWordで表示したものがこちらになります。

※記載されている内容は架空のものです。

ご覧いただいている通り、ただ発言内容が文字起こしされるわけではなく、

1. 発言時間
2. 話者情報（誰が発言したのか）

も記載されます。

もっと詳しくTeamsの文字起こしについて知りたい・トランスクリプション機能以外について知りたいという方は以下の記事に詳しく記載していますので、ご確認ください。

参考記事：【初心者向け】Teams会議で文字起こしする方法｜リアルタイム表示やダウンロードする方法も解説

方法2.Microsoft365に加入し、Copilotを使用する

こちらは、既にMicrosoft365に加入している方、使用するツールを集約したい方向けの方法です。

Microsoft365に加入すると、Microsoft社が開発したMicrosoft Copilot for Microsoft 365を利用することができます。CopilotはTeamsで行われている会議の要約や項目ごとの論点の整理、メモの作成等、さまざまな機能が搭載されており、会議の発言内容をほぼ完全な議事録の形でまとめてくれます。

ただし、有料プランであるMicrosoft 365への加入が必須なこと、そして、Zoomを使って会議を行う場合や、対面での会議などTeams以外の会議で使えないことには注意が必要です。

方法3. AI議事録ツールを使用する

こちらは、できるだけ時間を短縮して議事録を作りたい方、簡単に議事録を自動作成したい方向けの方法です。

ここでは他の方法と比べ、より楽に議事録が作成できる「AI議事録ツール」についてご紹介します。

AI議事録ツールとは録音した音声データを用いながら自動文字起こし、その他機能を活用しながら、議事録に関する業務を効率化してくれるツールのことです。

ツールには

• 自動文字起こし機能
• 要約機能
• 議事録の管理・共有機能

など議事録の作成を楽にする機能を多数保有しています。

さきほどトランスクリプション機能を活用して、議事録を作成する方法でご紹介した「会議中に録音をして、文字起こし情報をダウンロードする」やり方ももちろん可能です。

また、AI議事録ツールはTeams以外にも、ZoomやGoogle Meet、Skypeなど、他のオンライン会議ツールでの利用も可能です。対面での会議や、ICレコーダーなどの録音機器で保存された音声の文字起こしも可能なため、他のツールに比べより幅広い場面で活躍することができます。

また、ChatGPTなどの無料のAIツールと異なり、情報管理に厳格なルールが設定されているため、セキュリティ上の安全性が高いというメリットもあります。

ただしAI議事録ツールには複数のツールが存在します。それぞれ使用方法やアウトプット形式が異なりますが、ここではよりイメージがしやすいように累計利用社数4,000社以上の「スマート書記」を例として解説していきます。

AI議事録ツール（スマート書記）を使用して、議事録を作成を自動化する

「議事録作成の自動化」とは具体的に、自動で文字起こしした文章を

• 自動で分かりやすく要約する
• 会議内容の重要な部分をまとめ、箇条書きにし分かりやすくする

をすることです。これらによって、会議終了後にできるだけ簡単に、時間をかけずに議事録を作成することができます。

実際にスマート書記で文字起こしたものをしたものをみていきましょう。また細かなやり方などは今回は割愛します。実際に使ってみたいというかたは「無料トライアル」も実施しているので、ぜひ一度お試しください。

※記載されている内容は架空のものです。
※「静かな環境で録音」「話し方を意識」したうえで架空の会議を実施し、録音しています。ツールの利用環境によっては、文字起こしの精度にバラツキが発生する場合があります。

Teams会議のトランスクリプション機能では上記のように要約やまとめ書きをしたい場合は、文字起こしされた内容を修正していく必要がありましたが、AI議事録ツールであればそれらがワンクリックで抽出することが可能です。

ただし、あくまでも文字起こし内容からAIが独自で判断したものにはなるため、誤った情報や偏った情報が出力される場合があるので、注意が必要です。自動で要約されたもの・箇条書きにまとまったものの情報が正しいものになっているかは必ず確認するようにしましょう。

またこれらはあくまでも数多くあるAI議事録ツールの中のひとつのスマート書記の実際の画面のため、他のツールについても知りたい方は、そのツールのサイトをぜひご確認ください。

AI議事録ツールを導入する3つのメリット

AI議事録ツールには様々なメリットがあります。ツールの機能や使い方次第で享受できるメリットは異なりますが、ここでは代表的なメリットについて解説します。

1. 議事録の作成を自動化できる

さきほどもご紹介した通り、AI議事録ツールには議事録に関する様々な機能があり、議事録の作成を自動化することが可能です。

まだ一切人の手を入れずに完璧に自動化するというところまでは、技術が追いついていませんが、それでも約7〜9割の精度で自動化してくれるものもあります。

2. 精度の高い文字起こしが期待できる

AI議事録ツールには業界用語や専門用語を事前に登録しておくことで、自動に変換してくれる機能があります。これはトランスクリプション機能にはなく、特に業界用語や専門用語を話す会議では、一度AI議事録ツールを試してみましょう。

3. 認識齟齬を防ぐことができる

AI議事録ツールには、録音データをピンポイントで聞き直すことができる機能があります。トランスクリプション機能で「発言した時間」が文字起こし結果に記載されていましたが、一部のAI議事録ツールでは、その時間部分をクリックすると、その部分から聞き直しをすることができます。

議事録は人が加工した情報をまとめたものですが、もし認識が違った議事録の箇所があった際にも、それを確かめるために素早く一次情報を確認することができ、それによって認識齟齬を防ぐことが可能になります。

おすすめのAI議事録ツール3選

AI議事録ツールって他にどんなツールがあるの？とお悩みの方も多いと思います。ここではおすすめのツールを3つご紹介します。

詳しい機能を知りたい方はぜひサービスページをご確認ください。また実際にそのツールで利用し体験してみることをおすすめします。どのツールでも無料トライアルを実施しているので、活用してみましょう。

1. スマート書記

※引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数4,000社を突破しているAI議事録ツールです。ツールはプラウザ上で使用できるため、特別な設定必要なく、Teams会議を開きながら、ツール上で録音をすれば、文字起こしと議事録の自動作成をすることができます。

大手企業や自治体に数多く導入されており、文字起こしの精度が高いのはもちろんのこと、議事録に関する作業を効率化する機能が多数存在します。

スマート書記の特徴

1. 高精度な文字起こしを実現
2. 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
3. Teams会議、Google Meet、Zoomなど全てのWeb会議ツールに対応

無料で14日間試してみる →

2. AI議事録取れる君

※引用：AI議事録取れる君

AI議事録取れる君は業界初のAI自動要約機能を搭載したAI議事録ツールです。機能の一つである自動文字起こしが終了すると、テキストをAIが解析して小見出しと箇条書きの要約を自動で作成します。

プランは個人向け・法人向け・無制限プランの3つに分かれており、１ヶ月の議事録収録時間がプランによって異なっています。

AI議事録取れる君の特徴

1. 業界初のAI自動要約機能
2. プランに関係なく、無制限に使用できる自動文字起こし機能
3. オンライン会議ツールと併用が可能

サービスサイトURL

3. Rimo Voice

※引用：Rimo Voice

Rimo Voiceは利用企業100社以上の、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。

5つのプランに分かれており、自分の利用時間に合わせて適切なプランを選択することが可能です。

ICレコーダーでの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

Rimo Voiceの特徴

1. 日本語に特化したAIで自動文字起こし
2. テキストと音声がシンクするスライダー機能
3. AIが10秒で要約も作成

サービスサイトURL

Teams会議で議事録を作成する際に気を付けるべきポイント3つ

Teams会議で議事録を作成するにあたり、気を付けるべきポイントは3つあります。ぜひ抑えて、スムーズに議事録を作れるようにしましょう。

1. 設定により、文字起こし機能が使えないときがある

これは方法1.トランスクリプション機能を使った議事録作成の時の注意点です。

デフォルト設定のままだとトランスクリプション機能は無効化されています。そこで、トランスクリプション機能を使って文字起こしをするには、管理者センターで設定を変更する必要があります。この設定変更は管理者しかできないため、自身が管理者ではない場合には、管理者への依頼が必要です。

2.法的なサポートがない

トランスクリプトにはアイテム保持ポリシーの適用、電子情報開示、法的ホールドのサポートは現在無いようです。トランスクリプション機能を使用して議事録作成をする場合は、会議主催者の作業に依存していることを理解した上で使用してください。

3. 文字起こし精度は環境によって左右される

Microsoft Teamsに限らず、文字起こしに特化したソフトでも同様ですが、文字起こし精度は環境に左右されます。例えばPCのマイクを利用する際には、もちろんPCマイクの品質に影響を受けてしまいます。

比較的MacのPCマイクは品質が高いことで有名ですが、もし自分のPCのマイクだと、うまく文字起こしが反映されない場合は、イヤホンマイクなど別マイクに切りかえてみるようにしましょう。

【まとめ】Teams会議で議事録を作成する方法は3つ！自分にあった方法を選択しよう

本記事では、「Teams会議で議事録を作成する方法」をご紹介しました。

Teams会議で議事録を自動作成するためには

• Teams会議のトランスクリプション機能を使用する
• Microsoft365に加入し、Copilotを使用する
• AI議事録自動ツールを使用する

の3つの方法がおすすめです。議事録を作成するために補佐的な活用をしたいのであればトランスクリプション機能を、議事録の作成をできるだけ楽にしたいのであればCopilotやAI議事録自動作成ツールの使用を検討してみてはどうでしょうか。

「議事録」といっても所属している会社や部署によって、その形態は大きく変わります。自分にあった方法で議事録を作成できるようにしましょう。