【議事録タイプ別】Teams会議で議事録を自動作成する2つの方法！作成を更に便利にするツールも紹介

この記事でわかること

• Teams会議で発言内容をまとめる形式の議事録を作成する方法
• Teams会議で要点を箇条書きでまとめる議事録を作成する方法
• Teams会議で使えるおすすめAI議事録ツール

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昨今、リモートワークの普及に伴い、Web会議が浸透しています。どこからでも会議に参加できたり資料の共有が簡単だったりと便利な一方、さらに議事録作成の手間も軽減できないかとお考えの方も多いのではないでしょうか。

そこで、今回はWeb会議ツールの中でも、多くのビジネスマンが利用している「Teams会議」で議事録を作成する方法をご紹介します。

• Teams会議の議事録作成をもっと効率的にしたい
• 自分にあった議事録作成方法を知りたい
• 議事録の作成を自動化する方法を知りたい

とお悩みの方はぜひご覧ください。

【代表例を紹介】議事録の形式とは

議事録、と一言で言っても、議事録には様々な形式があります。また、その形式もそれぞれ明確に分けられるわけではなく、中にはいくつかの形式を複合した議事録なども存在します。ここでは、そのように数ある議事録の中でも、特に代表的な形式の例をご紹介します。

議事録を作成する時は、形式によってTeams会議をどのように使うかが異なるため、ご自身の作成する議事録の形式を本項で確認しておきましょう。

1. 発言内容をそのまま記す議事録(発言録)

発言録とは、会議や討論、インタビューの発言内容を、そのまま記載した文書のことを指します。

発言録の種類によっては、書き言葉への修正や「あー」「えっと」などの間投詞を削ることがあります。しかし、発言内容を要約したり、「議題」「決定事項」「ネクストアクション」などそれぞれ項目を設けて箇条書きで内容を記したりすることはなく、あくまで発言内容に沿って、その人が言ったことをそのまま記録します。

発言録は、発言内容を忠実に文字として記すため、その場の雰囲気や言葉のニュアンスを掴みやすかったり正式な記録として使われやすかったりする一方、読むのに時間がかかったり要旨を理解しにくかったりするのがデメリットです。

2. 要点を絞って端的にまとめる議事録

要点をまとめる議事録は、会議や討論、講演の内容につき、発言内容をそのまま記すことはせず、「議題」「決定事項」「ネクストアクション」などの項目に分けて要点だけを記します。また、発言内容を端的に要約することもあります。

こちらの議事録は、要点だけがまとまっているため、すぐに発言の概要を把握することができます。また、何が決定事項なのか、何が課題なのか、など発言の重要な点について明確に理解することができます。一方、要約する者によって完成した議事録に差が生まれるため、発言内容の正式な記録には向いていません。また、言葉の細かいニュアンスや雰囲気が伝わりにくいのもデメリットです。

以上２つの形式をご紹介しましたが、その中でもさらに種類は細かく分かれています。例えば、発言録では、言い間違えや間投詞まで記載するのか、口語から文語にまで直すのか、発言内容とは別に内容を要約した文章も添えるのか、など様々な選択肢があります。

そのため、ご自身が作成する議事録が、どのような状況で使われるのか、どのような形式が求められているのかをあらかじめ細かく確認しておくようにしましょう。

それを踏まえ、作成する議事録に合ったTeams会議での議事録作成方法を選択するようにしましょう。

Teams会議で発言録を作成する方法

前述の通り、発言録は、発言内容をそのまま記録する議事録のことです。そのため、発言を要約したり項目ごとに並べたりする必要はありません。議事録作成も、文字起こし作業を自動化することで作業時間を大幅に短縮することができます。

この文字起こし作業の自動化ですが、Teams会議には、会議内容を自動で文字起こしするトランスクリプション機能が付いています。この機能は、リアルタイムの音声にも音声ファイルにも対応しています。

よって、発言内容をそのまま記す発言録を作成する際には、トランスクリプション機能で自動で文字起こししたものをそのまま活用することができます。

トランスクリプション機能の使い方

具体的に以下の手順でTeamsのトランスクリプション機能を利用できます。

1. まずは、Teamsを起動します
2. 「･･･ その他」メニューから「録音と文字起こし作成」を選択
3. 「文字起こしの開始」をクリック
4. 会議終了後は文字起こしデータのダウンロードが可能です。Teamsのチームの投稿に「”会議名”で会議中」という投稿の右上にある「･･･」をクリックし、ファイル形式を指定してクリックするとダウンロードできます

文字起こしデータを使って議事録を作成する

Teams会議で文字起こしデータをダウンロードしたものを実際にみてみましょう。

「営業会議でTeamsのトランスクリプション機能を使った」という設定で実際に会議を録音し、文字起こしデータをダウンロードしてみました。データをWordで表示したものがこちらになります。

※記載されている内容は架空のものです。

ご覧いただいている通り、ただ発言内容が文字起こしされるわけではなく、

1. 発言時間
2. 話者情報（誰が発言したのか）

も記載されます。

トランスクリプション機能のメリット・デメリット

トランスクリプション機能を利用するメリット・デメリットは以下の通りです。

トランスクリプション機能のメリット

• Web会議であればアカウントで話者を判断することができるので、誰がどんな発言をしたのかはっきり区別することができる
• 無料で利用可能

トランスクリプション機能のデメリット

• 一部が会議室で、一部がWeb会議参加の会議の場合、会議室側の音声がweb会議参加の音声として認識されてしまうので、話者の区別ができない
• 会話の一部だけを議事録にする場合、議事録にする箇所の発言を探すのが大変

更に詳しくTeamsの文字起こしについて知りたい・トランスクリプション機能以外について知りたいという方は以下の記事に詳しく記載していますので、ご確認ください。

参考記事：Teamsで文字起こしする方法を徹底解説！リアルタイム表示やダウンロードの方法を画像で紹介

Teams会議で要約議事録を作成する方法

発言内容を要約し、項目ごとに端的に記すような議事録を作成するには、単に文字起こしをするだけでなく、そこから更に要点を抽出して項目ごとにまとめる作業が必要となります。

現在、Teams会議に搭載されている機能では文字起こしまでしかできません。そこから先の要約や要点の抽出などの作業を自動化するには、Copilot  for Microsoft 365を利用するのも一つの手です。

Copilot for Microsoft 365とはTeams、Word、Excel、PowerPointなどの各Officeアプリケーションで利用することができ、生産性の向上や業務効率化を改善するための機能の一つです。

会議後にトランスクリプト機能で文字起こしされた情報に対して「要約してください」や「議事メモを作成してください」などの指示文章をCopilotに送信することで、議事録の作成を効率化することが可能です。

Copilotの使い方

具体的に以下の手順でTeamsのCopilotを利用できます。

1. teams会議を開き、画面右上の「Copilot」のアイコンをクリック

2. Copilotを利用するためには文字起こしが必要なため「文字起こしを追加」をクリック

3. 会議の言語を選択し「確認」をクリック

会議中の対応は以上となり、これで準備が完了します。それでは会議後にCopilotを活用して議事録を作成していく手順をみていきましょう

4. 該当会議（画面上では「test」）の「詳細を表示」をクリック

 5. 画面が切り替わり「トランクスクリプト」が表示されるのでクリック

 6. 画面が切り替わり、文字起こしされた文章が確認できる画面が表示されます。右上の「Copilot」をクリック

 7. Copilotが表示されます。①には標準で選択できる「会議の要約」などの項目が表示されています。自分でどのようにして文字起こしを加工してほしいか（例：1000文字程度で要約してください など）を指示したい場合は②の位置にその内容を入力します。

 8. 試しに7の①の「会議を要約」をクリックすると会議の要約情報が表示されます。ここからWordへ自動で出力される機能は現在実装されていないため、別途「コピー」を選択し、議事録へコピーし修正する必要があります。

このようにCopilotを活用すれば、会議の要約情報やメモを整理してくれるため、それを議事録として活用することが可能です。また前述しましたがWordなどの他アプリへの自動出力は対応していないため、Copilotが表示されている画面と議事録画面を行き来する必要がありますが、簡単に振り返りをしたりするにはおすすめの方法となります。

Copilotのメリット・デメリット

Copilotを利用するメリット・デメリットは以下の通りです。

Copilotのメリット

• どのようにまとめてほしいかの指令文(プロンプト)に対応しているため、ある程度自分が求めた形で要約文が抽出される

Copilotのデメリット

• 抽出された文章をある程度整える必要がある。AIがまとめたものがそのまま議事録になるケースはかなり少ない。特にお客様に提出が必要な議事録や、経営会議など外部に公開するような成果物の扱いになるような議事録だと結局人一部分まとめるなどの作業が発生する

「スマート書記」の活用で両者のデメリットを解消

ここまで、発言録を作成する際に用いるTeams会議のトランスクリプション機能の利用方法と、要約議事録を作成する際に用いるCopilotの利用方法についてご説明しました。それぞれの機能の活用により、議事録作成の作業は大幅に短縮されるでしょう。しかし、トランスクリプション機能とCopilot、どちらにもデメリットは存在します。

そこで、両者のデメリットを解消するものとしておすすめしたいのが、AI議事録ツールです。

まず、AI議事録ツールについて簡単にご説明します。AI議事録ツールとは、具体的に、自動で音声を文字起こしするだけでなく、その文字起こしした内容を

• 分かりやすく要約する
• 会議内容の重要な部分をまとめ、箇条書きにし分かりやすくする

という工程まで自動化します。これらによって、会議終了後にできるだけ簡単に、時間をかけずに議事録を作成することができます。

そんなAI議事録ツールの中でも、特におすすめなのがスマート書記です。

スマート書記は、AIで要約や要点を整理することができるツールで、プロンプトなしでこれらの機能が使えるため、誰でも簡単に議事録を作成することができます。また、

• AIが話者を識別するため、ハイブリッド会議でも利用可能
• 会議中にメモを取ると、そのメモを取ったタイミングの音声とメモが紐付き、ピンポイントでメモの箇所の音声を聞き直すことができる。そのため、文字起こしで利用したい部分の検索が容易
• プロンプトなしで要約・要点の整理が可能

といったメリットもあり、先ほど挙げたTeams会議のトランスクリプション機能とCopilotのデメリットを解消する機能と精度が備わっています。

以下でさらに詳しくスマート書記についてご紹介します。

スマート書記とは

引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数5,000社を突破しているAI議事録ツールです。ツールはプラウザ上で使用できるため、特別な設定必要なく、Teams会議を開きながら、ツール上で録音をすれば、文字起こしと議事録の自動作成をすることができます。

大手企業や自治体に数多く導入されており、文字起こしの精度が高いのはもちろんのこと、議事録に関する作業を効率化する機能が多数存在します。

スマート書記の特徴

1. 高精度な文字起こしを実現
2. 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
3. Teams会議、Google Meet、Zoomなど全てのWeb会議ツールに対応

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スマート書記の使用例

では、実際にスマート書記で文字起こしたものをしたものをみていきましょう。また細かなやり方などは今回は割愛します。実際に使ってみたいというかたは「無料トライアル」も実施しているので、ぜひ一度お試しください。

※記載されている内容は架空のものです。
※「静かな環境で録音」「話し方を意識」したうえで架空の会議を実施し、録音しています。ツールの利用環境によっては、文字起こしの精度にバラツキが発生する場合があります。

Teams会議のトランスクリプション機能では上記のように要約やまとめ書きをしたい場合は、文字起こしされた内容を修正していく必要がありましたが、AI議事録ツールであればそれらがワンクリックで抽出することが可能です。

ただし、あくまでも文字起こし内容からAIが独自で判断したものにはなるため、誤った情報や偏った情報が出力される場合があるので、注意が必要です。自動で要約されたもの・箇条書きにまとまったものの情報が正しいものになっているかは必ず確認するようにしましょう。

またスマート書記は、あくまでも数多くあるAI議事録ツールの中のひとつです。他のツールについても知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。

参考記事：【2024】要約ができるおすすめAIツール10選を徹底解説！議事録作成に役立つAIも紹介

【まとめ】Teams会議の議事録作成にはスマート書記がおすすめ

本記事では、Teams会議での議事録作成の方法をご紹介しました。

議事録には

• 発言内容をそのまま記す発言録
• 発言内容を要約・要点の整理をして記す議事録

の2種類があります。

また、それぞれの議事録に対応する作成方法は、

• Teams会議のトランスクリプション機能の活用
• Copilotの活用でした

それぞれの方法にはメリットの反面、デメリットもあります。それらを解消するのがAI議事録ツールであるスマート書記です。スマート書記を活用することで、文字起こしや要約の精度が高い文章を自動で作ることができます。

議事録作成の際には、スマート書記を活用して作業の効率をアップさせましょう。