ChatGPTの議事録はどこから専用ツール？費用と情報の扱いで決める

会議の文字起こしをChatGPTに貼り付けて、議事録の形に整えることで、議事録にかける時間が短くなったと実感している方も多いはずです。

ただ、会議の数が増えてくると、

• 手直しの時間がじわじわ増えてきて、このまま続けてよいのか分からない
• 社内から「ChatGPTがあるのに専用のツールを買う必要があるのか」と聞かれて答えられない
• 会議の中身をそのまま入力してよいのか、判断する材料が手元にない

といった迷いが出てきます。

そのためこの記事では、ChatGPTで議事録を作り続けてよい会議の条件と、議事録専用の仕組みに切り替える合図を、費用と情報の扱いまで含めて線引きします。

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ChatGPTで議事録を続けてよいのはどんな会議？

ChatGPTで議事録を作り続けてよいのは、単発で短く、自分用にまとめる会議です。毎週続く会議を担当者以外も後から探せる形で残すなら、比較するときの軸は、日本語の文字起こしがどこまで正確か、費用が何に対して課金されるか、入力した内容がどのように扱われるかの3つです。

Otolioの商談では、検討中の方からこんな問いが率直に出ます。「文字起こしのデータをChatGPTに入れてまとめさせるのと、結局何が違うのか」。すでに別の製品を使っている企業の担当者からも出てくる質問です。

比べるべきなのはAIの性能だけではありません。会議の記録を誰が扱い、その記録をどこに残すかという運用面も重要です。とくに文字起こしをChatGPTへ貼り付ける運用では、人がデータを移す工程が残るため、会議が増えるほど作業負担になりやすくなります。

議事録づくりは、録音・文字起こし・整形・確認・共有という順に進みます。文字起こしを別のツールへ移す工程があると、会議が増えるほど負担になりやすくなります。議事録専用の製品には、Zoom・Microsoft Teams・Google Meetなどと連携し、録音から共有までを一連で進められるものがあります。

ChatGPTにもRecord modeやMeetingsプラグインがあるため、比較するときは録音・保存・共有・検索まで、どこまで一貫して行えるかを見ることが重要です。

汎用の生成AIにも、はっきりした強みがあります。単発の会議を自分用にまとめるだけなら、ChatGPTで十分に成立します。一方で、会議が継続的に開かれる、担当者以外も記録を探す、機密情報を扱うといった条件が加わると、専用の仕組みを検討する必要性が高まります。自社の会議を思い浮かべながら、次の表のどちら側に寄るかを見てください。

会議の条件	ChatGPTで続けてよい	専用の仕組みに切り替える
開催の頻度	単発・不定期	毎週・毎月続く
記録を読む人	書いた本人だけ	担当者以外も後から探す
話される言葉	一般的な言葉が中心	型番・社内用語が多い
記録の置き場所	自分のチャット履歴でよい	会議体ごとに組織で管理したい
扱う情報	機密情報を含まない	機密情報を含む
使う人の広がり	自分と周囲の数人	部署や全社に広げる

右側に当てはまる項目が増えるほど、専用の仕組みを検討する優先度は上がります。ただし、機密情報を扱う場合や、記録を組織で管理する必要がある場合は、項目数にかかわらず情報管理の要件を先に確認してください。

ChatGPTで足りる会議の条件

ChatGPTで議事録を作り続けてよい会議には、共通する特徴があります。1回きりで時間も短いこと、読む人が自分に限られていること、そして機密情報を含まないことの3つです。

たとえば、機密情報を含まない社内の短い打ち合わせを録って、自分の備忘のために要点を残す場合や、社内のブレインストーミングの内容を後で企画書に起こすために整理しておく場合があります。こうした場面では、録音データを文字にして貼り付け、指示文で形を整えるだけで役目を果たします。

費用の面でも無理がありません。有料プランを契約済みなら追加の出費はなく、無料プランでも文字起こしさえ用意できれば整形は行えます。立ち上がりの早さは、汎用の生成AIが持つはっきりした強みです。

専用の仕組みに切り替える合図

逆に、次のどれかが起き始めたら、進め方そのものを見直す合図になります。

• 同じ会議が毎週続いている：記録づくりが一度きりの作業から、毎週回り続ける業務に変わっている
• 自分以外が過去の記録を探し始めた：半年前の定例で何が決まったかを、担当者以外が確認しに来る
• 専門用語の手直しが毎回残る：型番や社内用語が誤変換され、直す作業が固定費のようになっている
• 使う人が部署をまたいで増えてきた：記録の形がばらつき、誰が作ったかで品質が変わる
• 機密情報を含む会議が対象に入った：入力してよい情報かどうかを、毎回判断しなければならない

これらに共通しているのは、個人の工夫だけでは解決しにくい課題に変わっている点です。指示文を磨いても、記録の置き場所や情報の扱い、運用上の負担は解決できません。ここを超えたあたりが、議事録専用の仕組みを検討する分岐点になります。

ChatGPTで議事録を作る主な方法

2026年10月時点では、文字起こしを貼り付けて整える方法に加え、Record modeやMeetingsプラグインなど、ChatGPT側で会議音声を取り込む方法があります。

GPTを使って指示を定型化する方法もありますが、新しいGPTを作成できるのはBusiness・Enterprise・Eduなどの管理対象ワークスペースです。Free・Go・Plus・Proの個人アカウントでは、新しいGPTを作成・公開できません。

Record modeはPlus・Pro・Business・Enterprise・EduのmacOSデスクトップアプリで利用できます。MeetingsプラグインはPro・BusinessのmacOS版でベータ提供されています。

なお、OpenAIは、他者を録音する場合は録音前に適切な同意を得て、適用される法令を確認するよう案内しています。また、Record modeは英語で最も良好に動作し、他言語では精度が変動するとしています。

参照：ChatGPT Record | OpenAI Help Center

これらの方法の詳しい手順や、指示文の書き方のコツは本記事では扱いません。ChatGPTで議事録を作る手順とコツは別の記事にまとめてあり、できること・できないことも整理しています。まず作り方から押さえたい場合は、そちらから読み進めてください。

文字起こしの正確さが最初の分かれ目

AIに議事録を任せたあと、時間を取られるのは出てきた文章を直す作業です。その量を決めるのは、要約の巧さより元になった文字起こしの正確さになります。

元データが崩れると要約も崩れる

誤変換を含んだテキストを渡しても、AIがその誤りを見つけてくれるとは限りません。誤った文字列を前提にしたまま、整った日本語の要約が返ってきます。

やっかいなのは、出てきた文章が自然に見えることです。製品名が別の言葉に化けていても、担当者の名前が違っていても、文としては通じてしまいます。そのまま関係者に共有され、あとから食い違いが表面化することもあります。

結局、確認する人は元の文字起こしと突き合わせる作業に戻ります。AIを入れたのに修正で時間を取られる、という感覚はここから生まれます。

元データの正確さは、AIの性能だけでは決まりません。マイクとの距離や環境音といった録音側の条件も、結果に影響します。乗り換えを考える前に、文字起こしの精度を上げる録音のコツを踏まえて自社の会議室の音を確かめたほうが、早く片づく場面もあります。

資料から起こすか、音声から起こすか

Otolioの商談では、「会議資料をAIに読み込ませて議事録を作る」という運用で限界を感じたという相談があります。ある企業では、大量のプレゼン資料をAIに読ませていましたが、エラーが起きる、議事録が途中までしか作られない、といった事象が繰り返し発生していました。

理由は資料の性質にあります。資料は「何を話す予定だったか」は持っていますが、「実際に何が話されたか」は持っていません。議論の経緯も、誰がどの立場で発言したかも、資料からは起こせない情報です。

もう1つ、言葉そのものの壁があります。製造業の商談で伺うのは「型番は本当に出ない」という声です。用語を辞書に登録して補う方法もありますが、登録と更新の手間が積み上がって続かない、という相談も受けます。専門用語が文字にならない理由と、辞書登録の運用が行き詰まる場面は、Geminiとの比較記事で詳しく整理しています。

精度を確かめるとき、まず見たいのは、自社で毎日出てくる語がそのまま文字になるかどうかです。

録音が残らないと確かめ方が変わる

Record modeを使えば、音声から直接テキストを作れるため、文字起こしを別途用意する工程は減らせます。ただし、録音した音声は文字起こし後に削除されます。Meetingsプラグインでも、メモの生成後に音声が削除され、後から再生できません。元の発言を聞き直す必要がある場合は、録音を保持して再生できるかどうかも比較してください。

録音を残す設計の製品なら、要点や決定事項から元の発言に戻れます。Otolioの場合、AIが出した要点やToDoに付いた発言時刻をクリックすると、その箇所を聞き直せます。

経営会議でOtolioを使っている応用地質株式会社では、1回3〜4時間の会議に対して、その倍以上の時間を議事録づくりに費やしていました。部門ごとの専門用語が多く、一度聞いただけでは書き取れないためです。

もっとも時間がかかっていたのは、録音の聞き直しでした。導入後は会議が終わった時点で文字起こしができている状態になり、聞き直したい箇所を探す工程がなくなっています。議事録の作成時間は約60%削減されました。

参考記事：聞き直したい音声を探す時間がゼロに。専門用語が多い経営会議の議事録作成時間を60%削減し働き方改革を実現

費用差は課金単位と利用人数で変わる

稟議や社内説明でよく論点になるのが費用です。月額の数字だけを並べても答えになりません。効いてくるのは、何に対して課金されるかという単位のほうです。

ChatGPTの料金は人に付いて増える

ChatGPTの個人向けプランは、2026年10月時点でFree・Go・Plus・Proがあります。Plusは月額20ドルで、Record modeを利用できます。一方、Free・Go・Plus・Proの個人アカウントでは、新しいGPTの作成・公開はできません。既存のGPTは引き続き利用できます。

参照：ChatGPT Plans | Free, Go, Plus, Pro, Business, and Enterprise

組織で使う場合はChatGPT BusinessとEnterpriseが用意されています。BusinessのStandard席は月額プランで1人あたり25ドル、年額プランで1人あたり20ドル、最低2席からの契約です。

使用量の枠を広げたPremium席もあり、こちらは年額プランで1人あたり月100ドル、月額プランで125ドルになります。2026年8月24日以降に作成されたBusinessワークスペースでは、Standard席とPremium席を合わせて最大200席です。

それ以前に作成されたワークスペースには、以前の上限が適用される場合があります。200席を超える新規利用では、Enterpriseが選択肢になります。

参照：Business Pricing

ここで押さえておきたいのが課金の単位です。ChatGPTの有料プランを組織で利用する場合、利用人数が費用に影響します。ChatGPT Businessはシート単位で課金されるため、利用者が増えるほど基本料金も増えます。議事録を書く人だけに配る場合と、全社に広げる場合では総額が変わります。

議事録ツールは量で課金される製品がある

議事録専用の製品は、料金の考え方が分かれます。月額固定の製品もあれば、使った量に応じて課金される製品もあります。

人数課金ではない製品では、アカウント数が増えただけでは料金が増えない場合があります。Otolioの料金も初期費用と、使った分だけ消費するAIクレジットで構成されていて、人数で増える形にはなっていません。会議の本数が部署ごとに大きく違う組織では、この違いがそのまま総額の差になります。

自社で増えやすいのが人数か会議時間かを、先に見極めてください。どちらが増えるかによって、合う課金方式は変わります。

なお、削減できる時間の幅は会議の種類で大きく変わります。「最大90%削減」のような数字は条件が揃った場合のもので、どんなときに削減効果の差が生まれるのかを確かめたうえで自社の会議に当てはめてください。

月額ではなくサポート込みの総額で見る

月額の安さで選んでも、総額で逆転することがあります。説明会や活用支援、問い合わせ対応が基本料金に含まれず、別料金になっている製品があるためです。導入したものの使い方が広がらず、そのまま立ち消えになるパターンはここから始まります。

分かれ目は、使う人数と、使う人のITリテラシーです。少人数で、操作に慣れた人だけが使うなら、手厚い導入支援の優先度は下がります。反対に、部署をまたいで配る前提なら、使い方を広げる支援が料金に含まれているかどうかも確認してください。なお、扱う情報やセキュリティ要件は、利用人数にかかわらず確認が必要です。

見積もりを比べるときは、基本料金に何が含まれていて何が別料金かを先に並べてみてください。この一手間で、半年後の総額の見え方が変わります。

会議の内容をChatGPTに入れて大丈夫？

会議の中身をAIに入力してよいかどうかは、「ChatGPTは危ない」でも「設定すれば大丈夫」でもありません。どのプランで、どの設定で使うかまで確かめて初めて判断できます。

入力した内容は学習に使われるのか

個人向けのChatGPTでは、入力した内容がモデルの学習に使われる場合があります。設定でオプトアウト（学習への利用を止める操作）を行えば止められます。一方でChatGPT Business・Enterprise・Edu、そしてAPIは、既定で学習に使いません。

参照：How your data is used to improve model performance

Record modeも同じ考え方です。録音した音声そのものは文字起こしのあとに削除されますが、文字起こしと生成された要約は残ります。個人向けプランで学習に関する設定がオンになっていれば、この文字起こしと要約が対象になります。

議事録専用の製品を選ぶ場合も、確認する項目は変わりません。学習に使うかどうか、データの保管場所はどこか、削除はいつ行われるかの3点を確認してください。Otolioは顧客のデータと音声をAIの学習に使わない設計で、データは国内のデータセンターに保管しています。

金融機関や医療機関のように情報管理の基準が厳しい業界では、暗号化やデータ削除の仕組みが仕様として示されているかを契約前に書面で押さえてください。録音の同意をどう取るか、学習利用や保管国をどこまで確認すればよいかは、社内ルールを作る段階で役に立ちます。

法人プランと個人プランで扱いが違う

社内説明でもっとも効くのは、個人プランと法人プランで操作そのものの要否が違うという点です。個人向けでは、学習に使われないようにするために設定を自分で変える必要があります。法人向けのBusiness・Enterprise・Eduでは、既定で学習の対象外のため、その操作が要りません。

この差は、全社に広げるときに意味を持ちます。設定を各自に任せる方式では、「設定した人」と「していない人」が生じ、設定状況がばらつく可能性があります。社内のセキュリティ方針と突き合わせる場面では、プラン名と設定の状態をセットで書き出しておくと、話が早く進みます。

プラン名も料金も、この領域は変わるのが早いところです。契約の前に必ず公式サイトで最新の内容を確かめてください。

個人アカウントの運用が統制の穴になる

組織で使うときにだけ現れる問題があります。個人が自分のアカウントで会議を記録し始めると、会社から見えない場所に会議のデータが溜まっていく点です。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、IT・DX部門からこうした声が繰り返し挙がります。「各部署が個別にツールを契約していて、全社で推奨できる製品を用意したい」「セキュリティ要件を満たした公式の採用ツールを1つ置きたい」といった内容です。

同アンケートでは、セキュリティ要件が選定の決め手として繰り返し挙がっています。学習利用の可否やデータの保管場所など、自社の基準に合うかを確認してから候補を絞ることが重要です。

現場から見れば、個人のChatGPTで足りているように見えます。ただ情報システム部門から見ると、把握できない記録が増えている状態です。この視点の差は、あとから全社で運用を統一するときの管理負担につながります。塞ぎ方まで決めたい場合は、個人利用のAIを禁止せずに統制する手順が参考になります。

社内に出す判断材料をどうそろえるか

線引きの考え方が分かっても、社内で説明できる形になっていなければ決まりません。比較検討の担当者が最後に使うのは、ベンダーの資料ではなく自分で作った比較表です。

自社の会議で確かめる6つの項目

いきなり全部を比べようとすると判断が止まります。最低限、次の6つを確認してください。

1. 自社の会議室やWeb会議で、音がきちんと録れるか
2. 毎日出てくる専門用語や型番が文字になるか
3. 修正にどれくらい時間がかかるか
4. 担当者以外が、あとから記録を探せるか
5. 入力した内容の扱いが、社内のセキュリティ方針と合うか
6. 想定する利用人数・会議量で、総額がいくらになるか

この6つがそろえば、比較表の土台ができます。確認は、情報の扱い、音と言葉の精度、運用負担、費用の順に進めると整理しやすくなります。情報の扱いを後回しにすると、選定が終わったあとで差し戻しになりがちです。

同じ定例会議で2週間、両方を通す

確かめ方として、同じ定例会議を2週間、両方の方法で記録してみることをおすすめします。会議を変えて比べると条件が揃わず、比較になりません。

このとき、文字起こしの精度だけを見る検証は失敗しやすくなります。精度だけで選ぶと、録音の準備から修正、共有までを含めた全体の負担を見落とすためです。見るべきなのは、録音の準備、会議中、作成と修正、確認、共有という流れ全体になります。

すでに社内でChatGPTの有料プランを契約済みなら、追加の費用なしで片方を試せます。Microsoft 365を全社で入れている組織なら、CopilotとChatGPTのどちらを軸にするかの判断が先に来ることもあります。汎用AIの選定から整理したい場合は、そちらを確認してください。

比較表に載せる軸を先に決める

検討中の担当者は、社内で製品を推す立場に自ら回ることになります。決裁者の前でベンダーの説明をそのまま再現することはできないので、自分の言葉で語り直せる形に落とし込む必要があります。

そこで効いてくるのが、比較表に載せる軸を先に決めておくことです。比較軸を決めずに検証すると、自社にとって重要な違いを見落としやすくなります。何を見るかを決めてから試せば、2週間の検証で集まった材料がそのまま部内に出せる形になります。

軸として最低限置きたいのは、ここまでに見てきた3つです。具体的には、文字起こしの正確さ、費用の課金単位、入力した内容の扱いです。これに自社固有の条件を足せば表の骨組みができます。

対面の会議が多い、使う会議ツールがすでに決まっている、といった条件です。切り替えると決めたあとで製品を並べる段階に入ったら、AI議事録ツールの選び方と目的別の比較が次の一歩になります。

まとめ｜続けるか切り替えるかは会議の種類で決まる

ChatGPTと議事録専用の仕組みは、どちらか一方に決めてしまう必要はありません。会議の種類に応じて使い分けることで、必要以上の費用や運用負担を抑えやすくなります。

続けてよいのは、単発で短く、自分用にまとめる会議です。切り替えを考える合図は、次の5つでした。

• 同じ会議が毎週続く
• 自分以外が過去の記録を探し始める
• 専門用語の手直しが毎回残る
• 使う人が部署をまたいで増える
• 機密情報を含む会議が対象に入る

判断するときの順番も決めておくと迷いません。最初に情報の扱いが社内方針と合うかを確かめ、次に音と言葉が正確に文字になるかを見て、最後に費用を比べます。費用は月額の数字だけで判断すると見誤ります。人数に対して課金されるのか、使った量に応じて課金されるのか、月額固定なのか、その単位で比べてください。

そのうえで、確かめた内容は自分の比較表に落としてみましょう。軸を先に決めておけば、検証で集まった材料がそのまま社内説明の材料になります。

線引きの考え方が分かっても、最後に残るのは「では自社のあの会議はどちらなのか」という問いです。この答えは、議題の性質や参加人数、会議室の音の環境によって変わります。表の上で比べ続けるより、いつもの定例会議を1本そのまま通してみたほうが、早く見えてきます。

よくある質問とその回答

Q. ChatGPTで議事録を作り続けても問題はありませんか？

会議の条件によります。単発で短く、記録を読むのが自分だけで、機密情報を含まない会議なら、文字起こしをChatGPTで整える運用でも対応できます。無理に専用の仕組みへ切り替える必要はありません。

見直す合図は5つあります。同じ会議が毎週続く、自分以外が過去の記録を探し始める、専門用語の手直しが毎回残る、使う人が部署をまたいで増える、機密情報を含む会議が対象に入る、といった変化です。当てはまる項目が増えるほど見直しの優先度は上がりますが、機密情報や組織管理の要件がある場合は、項目数にかかわらず情報管理の条件を確認してください。

Q. 無料プランのChatGPTでどこまでできますか？

用意した文字起こしを貼り付けて整形する、という基本の使い方はできます。決定事項やアクションアイテムの抽出も、指示文の書き方次第で実用的な結果になります。

無料プランでも基本的なテキストチャットは利用できますが、ファイルアップロードやデータ分析などのツールには個別の利用上限があります。Record modeは無料プランの対象外です。また、新しいGPTの作成は無料プランだけでなく、Go・Plus・Proを含む個人向けアカウントでも利用できません。既存のGPTは無料プランでも利用できます。まず無料プランで基本的な整形を試し、必要な機能や運用範囲に応じて有料プランや専用の仕組みを検討してください。

Q. ChatGPT Recordがあれば専用ツールはいらないのでは？

使える環境と音声の扱いを確かめてから決めてください。Record modeが使えるのはPlus・Pro・Business・Enterprise・Eduで、動くのはmacOSのデスクトップアプリです。Windowsが社内標準の組織や、対面の会議をスマートフォンで録りたい場面では使えません。

もう1つ確認したいのが音声の扱いです。録音した音声は文字起こしのあとに削除されるため、誤変換に気づいても元の音に戻って確かめる手段が残りません。1本の会議を自分用にまとめる用途なら十分に使えますが、全社の会議を同じ品質で残す用途では条件を確かめてから決めてください。

Q. 全社に配るなら、ChatGPTと議事録ツールのどちらが安いですか？

課金の単位で変わります。ChatGPT Businessはシート単位で課金されるため、利用する人が増えるほど基本料金も増えます。一方、議事録専用の製品には人数課金ではないものもあります。アカウント数だけでなく、会議量や利用量も含めて総額を比べてください。会議の本数が部署ごとに大きく違う組織では、この差が総額に出ます。

比べるときは月額の数字だけで判断しないでください。説明会や活用支援、問い合わせ対応が基本料金に含まれているかどうかで、半年後の総額は変わります。

Q. 会議の内容をChatGPTに入力しても問題ありませんか？

使うプランと設定によって変わります。個人向けのプランでは入力した内容がモデルの学習に使われる場合があり、設定でオプトアウトを行えば止められます。ChatGPT Business・Enterprise・Eduは既定で学習に使わないため、止めるための操作そのものが要りません。

判断するときは、プラン名と設定の状態、データの保管場所、削除のタイミングを書き出してください。そのうえで社内のセキュリティ方針と突き合わせます。役員会や人事のように機密性が高い会議では、学習に使わない設計だと製品の仕様として示せるかどうかが分かれ目になります。