Zoomで議事録を自動作成する4つの方法！AI CompanionやChatGPTのやり方も紹介
この記事でわかること
- Zoomで議事録を作成する4つの方法
- Zoomで議事録を作成するのに役立つ機能
「Zoomの会議の内容を議事録にまとめたいけど、作成に時間がかかってしまう」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
本記事では「Zoomで議事録を作成する方法」を4つご紹介します。
それぞれのやり方についてまずは確認したい方は
- Zoomのフルトランスクリプト機能で議事録を作成する
- Zoom AI Companion機能で議事録を作成する
- Zoomの文字起こしをChatGPTで加工して議事録を作成する
- AI議事録ツールで議事録を作成する
からご覧ください。それぞれの議事録作成の方法についてまとめています。
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- Zoomで行う会議の文字起こしができる
- フィラー除去や用語登録で90％以上の高精度な文字起こしを実現
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Zoomで作成できる議事録とは？
Zoomで行う会議の目的次第で議事録の形式は異なります。例えば
- 詳細な発言まで含んだ議事録（逐語録・発言録などとも呼ばれる）
- 議題の詳細を記載した議事録
- 重要事項をまとめた議事メモ
のようにひとくちに「議事録」といっても様々な形式が存在します。Zoomでは大きく以下のような2つの議事録を作成することができます。
- 発言内容を一文字一句に近い状態でまとめる議事録
- 要点や決定事項などを必要な情報のみを抽出してまとめる議事録
Zoomで議事録を作成する場合はそれぞれのやり方に合った方法を試すようにしましょう。「発言内容を一文字一句に近い状態でまとめる議事録」を作成している方は以下をご覧ください。
また「要点や決定事項などを必要な情報のみを抽出してまとめる議事録」を作成している方は以下をご覧ください。
方法1｜Zoomのフルトランスクリプト機能で議事録を作成する
Zoomに搭載されている「フルトランスクリプト機能」を活用して議事録を作成する方法をご紹介します。この方法は「発言内容を一文字一句に近い状態でまとめる議事録」を作成されている方におすすめの方法です。
Zoomのフルトランスクリプト機能で文字起こしをダウンロードする
Zoomには会議中の発言を文字起こししてくれるフルトランスクリプト機能があります。
まずは会議中に以下の対応をします。
- 「字幕を表示」横に表示されている小さな三角ボタンをクリック
- 「全文の文字起こし表示」をクリック
こうすることでZoom画面の右側にチャットが表示され、会議の発言が文字起こしが確認できるようになります。議事録を作成していく場合はこの文字起こしをダウンロードする必要があるため、以下の対応をします。
- 「文字起こしを保存」をクリック
これで会議中の発言が文字起こしされたデータを保存することが可能です。この「文字起こしを保存」をクリックしないと、文字起こしされたテキスト情報が保存されないため、忘れずに対応するようにしましょう。
ダウンロードした文字起こしを修正して議事録を作成する
ZoomはあくまでもWeb会議ツールのためすべて正確に文字起こしされている状態の実現は難しいです。そのためダウンロードした文字起こしの文章で誤変換された箇所を修正していく必要があります。
発言内容を一文字一句に近い状態でまとめる議事録を作成する場合は、文字起こしされた文章を上から確認していき、誤変換されている箇所は修正するようにしましょう。
Zoomのフルトランスクリプト機能で議事録を作成するときの注意点
Zoomの文字起こしは社内の専門用語や固有名詞が上手く変換されません。そのためそれらの発言が多い会議では修正作業に時間がかかってしまうケースがあります。もしそのような会議を実施している場合はより正確な文字起こしが実現できるAI議事録ツールも検討してみましょう。
方法2｜Zoom AI Companion機能で議事録を作成する
Zoomに搭載されている「Zoom AI Companion機能」を活用して議事録を作成する方法をご紹介します。この方法は「要点や決定事項などを必要な情報のみを抽出してまとめる議事録」を作成されている方におすすめの方法です。
Zoom AI Companion機能の設定を確認する
Zoom AI Companion機能はZoomの有料プランを契約しているユーザーが使用できる機能です。この機能を利用するためには、まず設定を変更する必要があります。
- 自分のアカウントにログインし、画面左側の「アカウント管理」をクリック
- さらに項目が表示されるため、そのなかの「アカウント設定」をクリック
- 上段の項目のなかの「AI Companion」の項目をクリック
- 画面中央の「AI Companionによるミーティング要約」をONにする
これで事前設定は完了です。
Zoom AI Companion機能を会議中に利用する
設定が完了したあとは、以下の対応を実行しましょう。
- 「要約を開始」をクリック
これをクリックし会議が終了してしばらくの時間が経過すると以下のようなメールが届きます。このメールから編集ページへ移動します。
- Zoomから送信されたメールを確認、編集したい場合は「編集」ボタンをクリック
- 編集をする場合は再度「編集」ボタンをクリック
実践編｜Zoom AI Companion機能を実際に試してみた
実際にZoom AI Companion機能で生成された文章を見てみましょう。5分ほどの架空の会議をZoomで実践してみました。
要点
ミーティングで、Suzukiは会場のレイアウトを変更し、天気の悪化に対応する必要性について議論しました。特に夕方の雨が予想より早く降り始めた場合には、社内の皆に早期帰宅を促すことを提案しました。Suzukiはまた、議題に関する決定とアクションについての迅速な対応の必要性を強調し、質問がある場合は自分に連絡するようにすることを要請しました。次のステップ
• 佐藤さんは午後1時から会場設営を行う。
• 鈴木は天気状況を見て、社内の皆さんに早めの帰宅を促すアナウンスを行う。
• 全員は決定事項とアクションを確認し、速やかに対応する。要約
天気の悪化に対応するための会場のレイアウト変更
ミーティングで、Suzukiは会場のレイアウトを変更し、天気の悪化に対応する必要性について議論しました。特に夕方の雨が予想より早く降り始めた場合には、社内の皆に早期帰宅を促すことを提案しました。Suzukiはまた、議題に関する決定とアクションについての迅速な対応の必要性を強調し、質問がある場合は自分に連絡するようにすることを要請しました。
一部「鈴木」という名前が「Suzuki」と誤表記していたりしますが、項目ごとに分けてくれる点は、ただ文字起こしされるよりは便利に使えると思います。この内容をコピーして議事録の素案にすることが可能になるため、議事録の作成時間を削減することが可能です。
ただ、実際の会議の内容で話をしたポイントがすべて整理されているわけではないため、AIで自動で作成された内容が正しい内容になっているかは確認するようにしましょう。
Zoom AI Companionについてより詳しく知りたい方は、ぜひZoomの紹介ページ「皆様をサポートする強力な Zoom AI アシスタント」も合わせてご覧ください。
Zoom AI Companion機能で議事録を作成するときの注意点
Zoom AI Companion機能で議事録を作成する場合は「要点」「次のステップ」「要約」の3つの項目で情報が整理されます。逆にいうと「決定事項」や「質疑応答」などの他の項目でまとめたい場合は、一から作成をする必要があります。
またこのAIを活用する際にベースとなっているのはZoomで実行される文字起こしです。そのため文字起こし精度が低い場合は、Zoom AI Companion機能を利用しても上手く表示されないケースがあるため注意するようにしましょう。
方法3｜Zoomの文字起こしをChatGPTで加工して議事録を作成する
ZoomとChatGPTなどの外部ツールを組み合わせて議事録を作成する方法をご紹介します。この方法は「要点や決定事項などを必要な情報のみを抽出してまとめる議事録」を作成されている方におすすめの方法です。
Zoomの文字起こしをChatGPTで加工する
先ほどZoomの文字起こしをダウンロードする方法をご紹介しましたが、その文字起こしをChatGPTに入力し、そこに「要約して」「決定事項をまとめて」など作成したい議事録の情報を入力して議事録を作成します。
さらにChatGPTで議事録を作成する方法を知りたいかは、ぜひ以下の記事もご覧ください。
ChatGPTで議事録を作成するときの注意点
ChatGPTはネット上の情報や、ユーザーが入力した情報をもとに解答を作成します。そのため、会社の重要な情報を入力すると、別のユーザーとのやり取りの中にChatGPTがその情報をもとに解答を作成し、情報漏洩に繋がってしまうケースがあります。またそもそも社内でChatGPTの利用を制限・禁止している会社もあるため、自社の利用が問題ないか確認するようにしましょう。
方法4｜AI議事録ツールで議事録を作成する
AI議事録ツールを活用することでZoomの会議の議事録を作成することが可能です。具体的な方法については各AI議事録ツールによって異なるため、ここでは具体的にどのように議事録を作成していくのか？ではなくAI議事録ツールとはどういうものか、どんなツールがあるのかについてご紹介します。
AI議事録ツールとは？
AI議事録ツールとは会議や打ち合わせの内容を録音し、その音声をAIが読み取って自動で文字起こしたものを要約したり要点を整理したりなど議事録の作成や編集の時間を削減することができるツールです。
また議事録作成時間の削減だけではなく、録音した音声を関係者へ共有することで情報共有の質を向上することが可能だったり、議事録の管理がしやすくなるなど、議事録に関するお悩みを解決してくれるツールとなっています。
Zoomの会議で使えるおすすめAI議事録ツール「スマート書記」
引用：スマート書記
スマート書記は累計利用社数5,000社を突破しているAI議事録ツールです。議事録作成の工数削減を目的としています。
ZoomのWeb会議で使用して議事録作成できるのはもちろんのこと、その他Web会議ツールや対面の会議にも対応できるのが特徴です。
スマート書記の特徴
- フィラー除去や用語登録で高精度な文字起こしを実現
- 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
- Zoom、Microsoft teamsなど全てのWeb会議ツールに対応
もっと詳しくAI議事録ツールに知りたい、他のツールも見てみたいという方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。
議事録作成に役立つZoomの2つの機能
先ほどZoomの文字起こしをダウンロードする方法をご紹介しましたが、その他にも議事録作成に役立つ機能があります。
1. レコーディング機能
こちらはZoomの録音・録画機能です。文字起こしや議事録作成を直接行ってくれる機能ではありませんが、Zoom会議終了後に自分で議事録を作成したり、あるいはフルトランスクリプト機能やAIツールで完成した文字起こし・議事録を修正したりする際に役立ちます。
詳しくZoomのレコーディング機能について知りたい方は以下の記事もご覧ください。
| 参考記事：Zoom会議の録画方法を徹底解説 |
2. ホワイトボード機能
ホワイトボード機能もレコーディング機能同様、文字起こしや議事録の作成をサポートしてくれる機能です。Zoom会議を開きながらメモや表・画像などの入力ができるホワイトボード機能を使うことで、後から議事録の作成がしやすくなります。会議内容を参加者が理解・共有しやすくなる、というメリットもあります。
まとめ｜自分にあった方法でZoomの議事録作成を効率化しよう
本記事では「Zoomで議事録を作成する方法」をご紹介しました。
ひとくちに「議事録」といっても様々な形式が存在します。Zoomでは大きく以下のような2つの議事録を作成することができます。
- 発言内容を一文字一句に近い状態でまとめる議事録
- 要点や決定事項などを必要な情報のみを抽出してまとめる議事録
具体的には以下の4つの方法で議事録を作成することが可能です。
- Zoomのフルトランスクリプト機能で議事録を作成する
- Zoom AI Companion機能で議事録を作成する
- Zoomの文字起こしをChatGPTで加工して議事録を作成する
- AI議事録ツールで議事録を作成する
Zoomで議事録を作成する場合はそれぞれのやり方に合った方法を試すようにしましょう。
Zoomの会議を録音・文字起こし・要約・重要事項のリストアップできる「スマート書記」スマート書記なら議事録作成時間を最大90％削減することが可能です。
- Zoomで行う会議の文字起こしができる
- フィラー除去や用語登録で90％以上の高精度な文字起こしを実現
- 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
Zoom会議の議事録作成にお悩みなら、ぜち一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。
