AIで議事録作成の
あらゆる作業をゼロに

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【徹底解説】AI議事録ツールを選ぶときの6つのポイント!おすすめのツールも紹介

近年、AIは進化し続けており、特に自然言語処理や音声認識技術といった技術の発展により、AIは日常業務やビジネスシーンでの活用が急速に広がっています。このような背景から多くの企業がAIを取り入れ、業務の効率化・DX推進を図る動きが加速していますが、その中でもAI議事録ツールは多数いる社員の業務時間を削減できることから注目を浴びています。

ただ

  • そもそもAI議事録ツールにはどんな機能があるのかが分からない。
  • いろんなAI議事録ツールがあるが、結局どれを選べばいいか分からない
  • 議事録の作成時間を削減できる以外にどんなメリットがあるのか分からない

とお悩みの方も多いと思います。

そこで本記事ではAI議事録ツールの機能やメリット、それらを踏まえたうえでAI議事録ツールの選び方について解説します。

おすすめAI議事録ツール「スマート書記」

スマート書記は累計利用社数4000社以上のAI議事録ツールです。業種や業界を問わず、様々な大手企業様・行政および自治体様にご利用いただいています。

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  • 最大90%以上の議事録作成時間の短縮を実現

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AI議事録ツールとは

AI議事録ツールとは議事録の作成・共有・管理ができるツールで主に

  • 議事録作成時間の削減
  • 音声とテキスト情報による正確な情報共有
  • 管理コストの削減

を目的としています。従業員が最も困っている「議事録」の業務効率化・DX化を実現することができるツールです。

企業として業務効率化を実現していく際に、効率化したい業務を実施している従業員数が多いほど業務効率化のインパクトは大きくなりますが、議事録はほとんどの従業員が関わっていることから、AI議事録ツールでの業務効率化・DX化の注目を浴びています。

AI議事録ツールの主な5つの機能

AI議事録ツールの機能をご紹介します。よくAI議事録ツールは「結局文字起こしができる文字起こしツールと一緒!」となってしまうことも少なくありませんが、それぞれ目的が異なっています。

文字起こしツールは、ツール名のとおり「会話内容を文字起こしすること」を目的としています。発言内容をそのまま議事録として残す「発言録」といわれる議事録であれば、文字起こしツールでも問題ないですが、箇条書きでまとめたり、一部分の情報を議事録として残す場合においては、文字起こしされた文章から議事録に残すべきポイントを探すという別の手間が発生してしまいます。

一方でAI議事録ツーはあくまでもさきほどお伝えした

  • 議事録作成時間の削減
  • 音声とテキスト情報による正確な情報共有
  • 管理コストの削減

の3点を目的としており、「文字起こし」は「議事録作成時間の削減」を達成するための一機能となっています。文字起こしの機能も含めて他にどんな機能があるのか、ここで確認するようにしましょう。

1. 文字起こし機能

会議の会話内容を文字に起こしてくれる機能です。文字起こしをするためには音声を取得する必要がありますが、大きく

  • AI議事録ツールで直接録音する
  • ICレコーダーで録音した音声ファイルやTeams会議などのWeb会議ツールの録画データをアップロードする

という方法で音声を取得し文字起こしすることが可能です。AI議事録ツールによっては両方対応できるものもあるため、事前に確認するようにしましょう。

発言内容がどれくらいの精度で文字起こしされるのか?はとても重要です。録音環境で文字起こしの精度は大きく左右されますが、同じもしくは近しい録音環境下でも精度に差が生まれることがあります。その違いは文字起こしで使用している音声認識技術の差も影響しますが、他に文字起こしと共に使用される機能で差が生まれます。主に

  • フィラー除去機能
  • 用語登録機能
  • 話者識別機能

の3つの機能に分類されますが、それぞれ詳しく解説していきます。AI議事録ツールの導入を検討する際は上記の機能があるか確認するようにしましょう。

1-1. フィラー除去機能

人が会話しているときに発せられる「あー」「ええと」「えー」「あのー」などといった、それ自体意味をなさない短い言葉を除去する機能です。

フィラー除去機能がない状態で文字起こしされた内容を確認しようとすると

  • 余計な情報が多く確認しづらくなる
  • 修正に時間がかかってしまう

ため、フィラー除去は必須の機能となっています。どの程度フィラーが除去できるかについては実際に試して確認をするようにしましょう。

フィラー除去のイメージ画像

1-2. 用語登録機能(固有名詞や専門用語を変換する

固有名詞や専門用語を正しく認識するための機能です。正しく認識できる、できないは各種ツールの文字起こしの精度に大きく関わります。例えば会議中に「KPI」と発言したとして、「ケーピーアイ」と変換されてしまっては、とても読みづらいものになってしまいます。

この状態を防ぐために事前に固有名詞や、専門用語をツール上で登録することで、正しい文字に自動で変換してくれる機能となっています。

ただし、全ての固有名詞や専門用語が自動で変換されないわけではなく、実際にどの単語を登録する必要があるのかは一度利用してみて、変換されなかったときに登録するようにしましょう。

1-3. 話者識別機能

誰がどの発言をしたかを可視化する機能です。これによって文字起こしされた文章を誰が発言したのか確認する作業が効率化されます。

発言者を識別するために、大きく2つの方法が存在します。

  • AIが発言者の声色や話し方のクセなどで自動で振り分ける
  • 事前に発言者の声を登録して、その登録された発言で振り分ける

この機能がなければ文字起こし結果を確認しても、それが結局誰の発言なのか、録音や録画データを遡るなどといった作業が別途発生してしまい、結局議事録作成時間を削減できなくなってしまいます。誰の発言なのかを明確にする必要がある経営会議などの会議では必須の機能です。

2. 要約生成・要点抽出機能

AIを活用し会議後に概要をまとめた要約文章や、要点を整理してリストアップしてくれる機能です。

この機能を活用することで

  • 要約文章の文字量を調整できる
  • どんな内容に沿って要約してほしいか指定できる
  • 会議の議題ごとに要点を抽出できる
  • 決定事項やタスクを自動で振り分ける

などが実現できますが、どのような形で文章が生成、抽出されるかはAI議事録ツールによって多少違うため、実際に試してみて自分たちの議事録作成に活用できるかは確認するようにしましょう。

今まで会議後にまとめる作業に時間がかかっていましたが、この機能によって大幅に議事録作成時間を短縮することが可能になりました。

3. タイムスタンプ機能

会議中のどの時間帯に発言されたかを可視化する機能です。タイムスタンプも「要約生成・要点抽出機能」と同様に各AI議事録ツールで実際に実現できることが多少異なることがあるため注意が必要です。

例えば

  • 文字起こしされた文章の段落ごとに、発言された時間が明記されている
  • 会議中にメモを取ったタイミングでタイムスタンプが自動でつく
  • タイムスタンプをクリックするとその時間帯からピンポイントで音声の聞き直しができる

など同じ「タイムスタンプ」と表現していても、実現できることに若干の違いがあります。

よく会議中にメモを取る人は

  • 会議中にメモを取ったタイミングでタイムスタンプが自動でつく
  • タイムスタンプをクリックするとその時間帯からピンポイントで音声の聞き直しができる

の2つがあると、今までと同じように会議中にメモを取るだけで、ピンポイントで聞き直しができるようになります。その結果議事録作成時間を大きく削減することができるため、必須の機能といえます。

4. 共有機能

AI議事録ツール内で作成した議事録を第三者に共有することができる機能です。WordやGoogleドキュメントなどのドキュメントツールとの大きな違いは、音声も議事録と一緒に共有することができるという点です。

議事録作成後、確認作業は必須ですが、今までは記載されている内容があっているかどうか確認する際、議事録作成者へ確認しそれでも判断できない場合は一度会議の音声を聞き直す必要がありました。

ただしAI議事録ツールでは音声が紐づいているので、確認すべき箇所の音声をすぐに確認することができ、確認工数を削減することが可能です。

また純粋な確認作業だけではなく、音声も共有されることで、テキストでは伝えるのが難しい温度感も一緒に共有することが可能になります。採用面談や商談などの議事録では会話の温度感がとても重要になりますが、それらを音声で確認することができるため、情報共有の質を向上させることも可能です。

5. 管理機能

議事録を管理するための機能です。担当部署ごとに閲覧や編集ができるように権限を管理したり、議事録をフォルダごとに管理することが可能です。

人事異動などでチームが変わった場合でも、ツール上から操作をするだけでアクセス権限を変更することができるため、不正なアクセスを防ぐことができます。

一部のドキュメントツールはオーナーが作成者に紐づいているため、その人が退職する際は権限をすべて誰かに変更する作業が発生しますが、AI議事録ツールは基本的に人ではなくツールに紐づいているため、過去の議事録を特別な操作なく残してくことが可能です。

また指定したIPアドレスのみからアクセスできるようにする機能もあり、第三者の不正アクセス防止も可能となっています。

【徹底解説】AI議事録ツールを選ぶときの6つのポイント

AI議事録ツールには様々な機能があることをご紹介しましたが、実際にどのように選べばいいか悩む方も多いと思います。もちろん「議事録作成時間をどれだけ削減できるか」は非常に重要なポイントになります。ただその観点だけだとツール導入後に苦労することもあるので、他の観点についてご紹介します。

1. どの議事録に対応できるか

議事録といっても

  • 発言内容をすべて書き起こしているもの
  • 箇条書きで議論の詳細をまとめているもの
  • 決定事項など特定の項目のみをまとめたもの

といったように様々なタイプがあります。

同じ会社であっても、会議の目的次第で様々な議事録の形式が存在しますが、これらすべての議事録に対応できるのかはチェックするようにしましょう。

よくある失敗例として、ある特定の議事録の作成時間を大きく削減することができたが、実はその形式の議事録を作成している人は社内にほとんどおらず、他の形式の議事録で試してみたところ、全く作成時間が削減されなかったというケースです。

具体的な例だと、発言録の作成時間を削減するために文字起こしツールを導入して時間削減を実現したが、発言録は経営会議のみで作成されているもので、他の議事録ではツールを上手く活用することができないといったいった例です。

また仮に同じ議事録を作成する人が社内に多くいたとしても、議事録は作成手順が人によって異なることがあります。例えば会議中に必死にメモを取り、会議後に記憶を遡りながら議事録を作成していく人や、会議後に音声を聞き直しながら議事録を作成していく人などそれぞれ作成手順が異なります。

そのためAI議事録ツールを選ぶ際は

  1. 自分が作成している議事録の作成時間が短縮できるか
  2. 異なる作成手順の人の議事録作成時間を短縮できるか

の2点をチェックするようにしましょう。1点目の「自分が作成している議事録の作成時間が短縮できるか」については当たり前になりますが、ここの時間が削減できなければ本末転倒になってしまいます。

特に見落としがちなのが2つ目の「異なる作成手順の人の議事録作成時間を短縮できるか」です。AI議事録ツールを導入し、自分の議事録作成時間は削減できたけど、他の人の議事録作成時間は作成手順が異なるため短縮できなかったというのはよくある失敗例です。

AI議事録ツールを本格導入する前は、必ず様々な会議の議事録でかつ複数名で検証するようにしましょう。

2. 文字起こしの精度が高いか

文字起こしの精度は、議事録作成時間をどれくらい削減できるかを決めるとても重要な要素になります。AIで要約をしたり要点を整理することは可能ですが、この文字起こしの精度が低ければ、そもそもAIが読み込む情報の精度が下がるため、適切に抽出されません。

最近ではどのAI議事録ツールでも、一定の音声品質があれば多少の差はあれど、認識精度にそこまで大きな差が発生しなくなってきたのが現状です。

そのため確認すべきポイントは、他のAI議事録ツールと比較した際に著しく認識精度が低くないかを確認するようにしましょう。

また音声認識精度は録音環境にも左右されます。テストをする際は同じ条件下で検証するようにしましょう。

3. 使いやすい設計になっているか

議事録は特定の社員のみが行う業務ではなく、多くの社員が実施する業務のため、操作性やインターフェースの使いやすさも選定の重要なポイントです。使い方を理解しなければ上手くツールを活用できないものを選んでしまうと、企業内でツールの利用促進をさせようにも、かなり時間がかかってしまいます。議事録の作成時間を削減するためにツールを導入したにも関わらず、利用促進に余計時間がかかってしまうのは本末転倒です。

使いやすさを実際にトライアルなどを試してみて判断するのは最もいい方法ですが、「今まで通りの議事録の作成手順から大きく変わらないか」というポイントを意識するようにしてみましょう。

例えば、議題が決まっているような社内の定例会議であれば、事前に議題を議事録に入力したうえで、会議をはじめ議事録を作成していくと思います。ただし一部のAI議事録ツールには、事前に議題を入力するためのドキュメントスペースが会議後(録音後)にしか表示されず、今までとは違う形で作成する形になってしまい、その分ツールへの学習コストがかかってしまいます。

このように今まで通りの作成手順から大きく変わるとその分ツールへの学習コストがかかってしまうので、トライアルで実際に試しつつ、「今まで通りの議事録の作成手順から大きく変わらないか」というポイント、また必要な機能がすぐに見つけられる設計であるかも確認しましょう。

4. 運用管理がしやすいか

企業全体での導入を検討する場合、どれだけ議事録の作成時間を削減できるかと並ぶ重要な要素となります。主に確認すべき項目は

  • ツールを利用するユーザーの管理のしやすさ(追加・削除がしやすい)
  • 議事録へのアクセス権限の設定のしやすさ
  • 利用状況がすぐに確認のしやすさ

の3点を確認するようにしましょう。

5. サポート体制が充実しているか

新しいツールを導入してみたが、利用促進が上手くできず結局企業全体であまり活用されなかった…という事態を避けるためにも、サポート体制が充実しているかはとても重要な要素です。

さきほどもお伝えした通り、議事録作成は社内の多くの人が関与している業務になります。そのため「社内向けにツールの使い方の説明会を開催してくれるか」も重要なポイントです。

また議事録の作成はスピードも重要になってきます。何かしらツール上でエラーが発生した際、サポート対応が遅く議事録そのものの共有が遅れてしまったという事象はできるだけ避けるべきです、そのため

  • すぐに問い合わせができる導線設計になっているか
  • 一次返答の時間はどれくらいかかるのか

の2点もチェックするようにしましょう。

6. セキュリティが強固か

AI議事録ツールは名称どおり、AIを活用したツールとなっています。そのため社内の情報(議事録で残したテキスト情報や録音した音声情報)が学習に使用されていないかをチェックするようにしましょう。

また「学習に使用されない」だけではなく、あわせて「データが監視されないかどうか」もチェックするようにしましょう。例えばChatGPTを活用する場合、学習をさせないという設定は可能ですが、データは監視対象となっているため、重要な会議の情報を監視対象として閲覧されるリスクは存在します。もちろんどの企業もセキュリティ対策を実施しているため、あくまでも可能性の話にはなりますが、

  • 社内の情報が学習されないか
  • データの監視対象になっていないか

の2つを事前に確認するようにしましょう。

AI議事録ツールを導入するメリットとは?

ここではAI議事録ツールを導入するメリットを

  • 実際に議事録を作成する方
  • DX推進部や情報システム部など企業の業務効率化を目的とした方

の2つの観点でご紹介します。

【議事録を作成される方向け】2つのメリット

1. 議事録作成時間を大幅に削減することができる

AI議事録ツールを活用することで、大幅に議事録作成時間を短縮することが可能です。

文字起こしツールでは、ただ会話内容が文字に起こされるため、そこからまとめるという作業に膨大な時間がかかってしまいます。

一方でAI議事録ツールには自動で要約文章を生成してくれたり、要点を抽出してくれるAI機能があります。そのため「情報をまとめる」という作業自体も自動化することが可能です。

ただAIといえど、自分が求めているクオリティの議事録をすべて一括で自動的にまとめてくれるのは、まだまだ難しいのが現状です。そのためどうしても修正や加筆作業が発生しますが、その作業を楽にするために、会議の録音中に、自分が重要だと思った箇所に目印やタグをつけ、その部分の音声をピンポイントで聞き直す「タイムスタンプ機能」も備えています。

他にも話者を記載すべき必要がある議事録には話者識別機能を活用するなど、会議の目的によって変わる様々な議事録に併せて活用することができ、議事録作成時間の短縮を実現します。

2. 何かがあったときにすぐに会議音声を確認することができる

議事録の目的の一つとして「振り返りや確認」があげられますが、AI議事録ツールを活用して議事録を残すことで、この振り返りや確認を容易にかつ正確に実施することが可能になります。

今までの議事録はテキスト(文字)情報で確認していましたが、テキスト情報はあくまでも議事録作成者が読みやすいように編集・加工した情報です。そのため何かしらの問題が発生し、後日議事録のテキスト情報を確認しても「こんなことは発言しない」「少しニュアンスが違う」などの「言った言わない問題」に発展してしまう可能性があります。

もし当時の会議を録音していれば、その音源を一から聞き直すことで、この「言った言わない問題」を解消することができますが、それでも音源を一から聞き直すという膨大な時間がかかってしまいます。

AI議事録ツールを活用すれば、テキスト情報と共に会議音声が残っているかつタイムスタンプ機能によって音声が紐づいているため、該当箇所をすぐに聞き直すことが可能です。

文字起こしされた情報もあるため、該当の発言があった箇所を検索し、その部分からピンポイントで音声を聞き直したり、ツールによっては議事録として残したテキスト情報と音声が自動で紐づいて、検索の必要もなく聞き直すことができます。

このように何かがあったときに、すぐに会議音声を確認することができるのはAI議事録ツールのメリットの一つです。

【企業の業務効率化・DX化を目的としている方向け】2つのメリット

1. 従業員の労働時間・コストを削減できる

さきほどの議事録を作成される方のメリットでご紹介したように、AI議事録ツールは議事録作成時間を大幅に短縮することが可能です。つまりそれはそのまま従業員の労働時間とコスト削減に貢献します。

そもそも企業ではどれくらい議事録作成時間に費やしているのでしょうか。またどれくらいのコストがかかっているのでしょうか。

企業として月間の議事録作成時間を算出するために、以下の計算式で算出することが可能です。

月間の議事録作成時間=議事録作成1回にかかる平均時間×議事録作成が必要な月間の会議数

また月間の作成時間を算出することができれば、実際にどれくらいのコストがかかっているかも確認できます。

月間の議事録作成にかかっているコスト=月間の議事録作成時間×議事録作成者の平均人件費(時給)

この計算式に当てはめてみることで、今現在どれくらい議事録作成時間に費やしていて、どれくらいコストがかかっているかが明確になります。

AI議事録ツールには有料のものが多いですが、そのコスト以上に従業員の時間をコストを削減できます。

2. 情報共有の質が向上し、認識齟齬を防ぐことができる

AI議事録ツールはテキスト(文字)情報と会議音声を残すことができるため、テキスト情報では伝わりづらいニュアンスや一次情報を共有することが可能になり、情報共有の質向上を実現します。

例えば採用面談というシーンでいえば、面談した内容を議事録として残し、次の採用担当者へその議事録を共有するのが一般的だと思います。ただしAI議事録ツールを活用すれば、議事録と一緒に会議音声も共有することができます。

AI議事録ツールの「タイムスタンプ機能」を活用すれば、会議中に取ったメモや議題、質問事項ごとにピンポイントで聞き直すことが可能になるので、テキスト情報では把握しづらい発言者の声色・その場の雰囲気といった「一次情報」の取得を実現でき、今まで以上に情報共有の質が向上し、認識齟齬を防ぐことができるようになります。

おすすめのAI議事録ツール「スマート書記」

ここまでAI議事録ツールの

  • 主な機能について
  • 導入メリットについて
  • 選び方について

を解説させていただきました。とはいえ結局数多くあるAI議事録ツールすべてを比較検討するのにも時間がかかると思います。そこで編集部がおすすめするAI議事録ツール「スマート書記」をご紹介します。

スマート書記のサービスサイトイメージ

※引用:スマート書記

スマート書記はさきほどご紹介した

  • 文字起こし機能
  • 要約生成・要点抽出機能
  • タイムスタンプ機能
  • 共有機能
  • 管理機能

をすべて搭載したAI議事録ツールとなっています。

累計利用社数4,000社を突破しており、最大90%の議事録作成時間の削減を実現します。Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選びません。

またスマート書記の最大の特徴は、「汎用性」が高く様々な議事録のアウトプットに対応でき、かつ議事録の作成方法が異なる場合でも、対応することが可能な点です。

  • 概要をまとめる
  • 箇条書きで重要事項をまとめる
  • 議題ごとに重要事項をまとめる
  • 話し言葉から書き言葉に置き換える
  • 簡略な文章に置き換える
  • 音声をピンポイントで聞き直す

など様々な議事録作成の作業にあわせて活用することができます。そのためあらゆる会議での利用が可能です。

またセキュリティについてもスマート書記はAzure OpenAI Serviceで監視のオプトアウトを申請・承認されており、AIを活用した際でも国外のデータセンターで処理を行いますが保存はされません。(Amazon Bedrock は申請不要で監視されず保存もされません)

様々なAI議事録ツールが存在しますが、どれを選ばいいか分からないという方はぜひ一度スマート書記の14日間の無料トライアルを試してみましょう。

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【まとめ】自分たちにあったAI議事録ツールを選ぼう

この記事ではAI議事録ツールの選び方について解説させていただきました。AI議事録ツールには文字起こしツールとは違い

  • 議事録作成時間の削減
  • 音声とテキスト情報による正確な情報共有
  • 管理コストの削減

を目的としたツールです。また議事録は多くの社員が実施する業務のため、業務効率化のインパクトが大きいですが、その分多くの社員に利用されることを前提に選ぶようにしましょう。具体的には

  1. どの議事録に対応できるか
  2. 文字起こしの精度は高いか
  3. 使いやすい設計になっているか
  4. 運用管理がしやすいか
  5. サポート体制が充実しているか
  6. セキュリティが強固か

の6点を基準にAI議事録ツールを選ぶようにしましょう。

AI議事録ツールでぜひ社内の業務効率化・DXに取り組んでいきましょう。

AI議事録ツールで迷ったらまず「スマート書記」をお試しください

スマート書記は累計利用社数4000社以上・最大削減効果90%を実現するAI議事録ツールです。もしAI議事録ツールの導入で迷っているなら

  • 議事録の作業方法にあわせてAIを活用
  • 重要な箇所の音声をピンポイントで聞き直し
  • フィラー除去や用語登録で高精度な文字起こしを実現

ができるスマート書記を試してみませんか?人によって作成方法が異なる議事録作成の作業を自動化・効率化します。ぜひ一度14日間の無料トライアルをお試しください!

この記事を書いた人
スマート書記ブログチーム

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