文字起こし

【画像で解説】Wordで文字起こしする2つの方法!おすすめの文字起こしソフトもご紹介

Wordで文字起こしをする方法

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重要な会議やインタビューなど、ビジネスでは会話内容を記録する場面が多々あります。そのために、多くの方々は音声を記録し、聞き返しながら手動で文字起こしをしているかと思います。

そんな中でもMicrosoft社が開発・販売している文章作成ソフトの「Word」(ワード)を使いながら手動で文字起こしをしている方も多いのではないでしょうか。

今回はそんな多くの方が利用されている「Word」で自動で文字起こしする方法を詳しくご紹介します。

  • Wordで自動文字起こしする方法はないのか
  • 具体的にどんな機能や手順で文字起こしを行うのか
  • Wordで文字起こしをする際に、どんなことに気をつけるべきなのか

など、Wordの文字起こしに関する疑問やお悩みを持つ方は、ぜひご覧ください。

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Wordとは

Word(ワード)とはMicrosoft社が開発・販売している文章作成ソフトです。文書の作成や編集ができ、そのためにテキストの書式設定、段落の設定、箇条書きや番号月リストの作成、画や表の挿入など、多くの機能を備えています。

Word(ワード)には、アプリをインストールすることで利用ができるデスクトップ版と、クラウド上で操作ができるウェブ版の2つが存在しており、それぞれ

  • ウェブ版:プラウザ上で編集可能。無料で使えるのが魅力。
  • デスクトップ版:有料対応のみ。サブスクリプション型のMicrosoft365に申し込むことで使用できるアプリ版と、買い切り版(現在の最新はoffice2021)の2種類がある。

といった特徴があります。

Wordで文字起こしをする2つの方法

Wordで文字起こしをするには

  • 直接Wordに録音して文字起こしをする
  • 音声ファイルをアップロードして文字起こしをする

2つの方法があります。またこれらの2つの文字起こし方法を実現するために2つの機能を使って、文字起こしすることが可能です。具体的には

  • ディクテーション機能
  • トランスクリプト機能

の2つの機能で文字起こしをすることができます。それぞれの特徴を整理した表はこちらになります。

ディクテーション機能トランスクリプト機能
直接Wordに録音して文字起こしする方法
音声ファイルをアップロードする方法

表に記載の通りディクテーション機能による文字起こしは「直接Wordに音声を録音して文字起こしをする」のみ対応しています。

一方でトランスクリプト機能は「直接Wordに音声を録音して文字起こしをする」に加え「音声ファイルをアップロードして文字起こしをする」という形で文字起こしをすることができますが、ウェブ版だと有料プランでのみ利用が可能なので、別途課金が必要です。

またデスクトップ版も、そもそもアプリをインストールするために、課金が必要なため、無料で使用できるのは、ウェブ版のディスクリプション機能のみとなります。

気軽にWordで文字起こしを試したいという方は、ディクテーション機能から利用することをおすすめします。

以下の表に各機能の利用要件をまとめました。

ディクテーション機能トランスクリプト機能
ブラウザ版
(無料orMicrosoft365)
無料:〇
Microsoft365:〇
(Windows/Mac)
無料:×
Microsoft365:〇
(Windows/Mac)
アプリ版
(Microsoft365)
Windows:〇
Mac:×
Windows:〇
Mac:×
買い切り版
(office2021等)
××

Macをお使いの方で、Wordの機能を使って文字起こしをしたい方は、アプリ版は対応していないため、Microsoft365に加入の上で、ブラウザ版であれば使用可能です。

また、買い切り版は、ディクテーション機能にもトランスクリプト機能にも対応していない点は注意が必要です。

それでは、ここからは実際に2つの文字起こし方法の具体的なやり方について、みていきましょう。

直接Wordに録音して文字起こしをする方法の手順

直接Wordに録音して文字起こしする方法を画像で詳しく解説していきます。この方法は

  • ディクテーション機能
  • トランスクリプト機能

両方で実施することが可能です。それぞれ詳しく解説します。また解説の際に使用している画像はすべてWordのウェブ版となっています。

ディクテーション機能で文字起こしする手順

1. Wordを開く

2. 上部の「ホーム」を選択

3. 右側に「ディクテーション」のボタンがあるため、それをクリック or その下にある「▼ボタン」をクリックし、その中にある「ディクテーション」をクリック

Word利用画面

4. きちんと録音できているか確認

右上にマイクボタンが右側に表示されていれば、正常に録音ができています。あとはマイクに向かって話しかけましょう。

※録音を停止したい場合は、青色マイクボタンをクリック

Word利用画面

これでディクテーション機能による「直接Wordに録音して文字起こし」は完了です。

トランスクリプト機能で文字起こしする手順

1. Wordを開く

2. 上部の「ホーム」を選択

3. 右側に「ディクテーション」のボタンがあるため、それをクリック or その下にある「▼ボタン」をクリックし、その中にある「ディクテーション」をクリック

4. 新たに表示された項目の中の「トランスクリプト」をクリック

Word利用画面

5. 「録音を開始」をクリック

使用したい言語が日本語以外のときは言語設定を変更してください。

Word利用画面

6. きちんと録音できているか確認

右側にマイクボタンが右側に表示されていれば、正常に録音ができています。あとはマイクに向かって話しかけましょう。

※録音を停止したい場合は、青色マイクボタンをクリック

Word利用画面

7. 録音終了後、「今すぐ保存してトランスクリプトを作成」をクリック

Word利用画面

8. 右側に文字起こし結果が反映

ディクテーション機能にはなかった下記2つがトランスクリプト機能では反映されます。

  • 自動で識別された話者
  • 発言した時間

9. 「ドキュメントに追加」をクリック

Word利用画面

10. 4つの選択肢が表示されるため、自分にあったものをクリック

表示されている項目は以下の通りです。

  1. テキストのみ:文字起こし結果のテキストのみドキュメントに反映する方法
  2. 話者:テキストに加え「話者」をドキュメントに反映する方法
  3. タイムスタンプ:テキストに加え、「発言をした時間」をドキュメントに反映する方法
  4. 話者とタイムスタンプ:テキストに加え、「話者」と「発言をした時間」をドキュメントに反映する方法

下記画像には番号別に実際に各追加方法で、ドキュメントに反映したものをご紹介しています。

Word利用画面

10-1. 一部の文字起こし結果のみ反映した場合は、追加したい文字起こし部分にカーソルを合わせ、+ボタンをクリック

Word利用画面

これでトランスクリプト機能による「直接Wordに録音して文字起こし」は完了です

音声ファイルをアップロードして文字起こしをする方法

音声ファイルをアップロードして文字起こしする方法を画像で詳しく解説していきます。この方法は

  • トランスクリプト機能

でしか対応できないため、実施する場合は自分がトランスクリプト機能を利用することができるか確認するようにしましょう。それでは早速詳しく具体的に音声ファイルをアップロードして文字起こしする方法を解説していきます。解説の際に使用している画像はすべてWordのウェブ版となっています。

トランスクリプト機能で文字起こしする手順

1. Wordを開く

2. 上部の「ホーム」を選択

3. 右側に「ディクテーション」のボタンがあるため、それをクリック or その下にある「▼ボタン」をクリックし、その中にある「ディクテーション」をクリック

4. 新たに表示された項目の中の「トランスクリプト」をクリック

Word利用画面

5. 「音声をアップロード」をクリックし、アップロードしたい音声データを選択

Word利用画面

以降はトランスクリプト機能を活用して「直接Wordに録音して文字起こしする方法」と同じ手順ですが再掲します。

6. 「ドキュメントに追加」をクリック

Word利用画面

7. 4つの選択肢が表示されるため、自分にあったものをクリック

表示されている項目は以下の通りです。

  1. テキストのみ:文字起こし結果のテキストのみドキュメントに反映する方法
  2. 話者:テキストに加え「話者」をドキュメントに反映する方法
  3. タイムスタンプ:テキストに加え、「発言をした時間」をドキュメントに反映する方法
  4. 話者とタイムスタンプ:テキストに加え、「話者」と「発言をした時間」をドキュメントに反映する方法

下記画像には番号別に実際に各追加方法で、ドキュメントに反映したものをご紹介しています。

Word利用画面

7-1. 一部の文字起こし結果のみ反映した場合は、追加したい文字起こし部分にカーソルを合わせ、+ボタンをクリック

Word利用画面

これでトランスクリプト機能による「音声ファイルをアップロードして文字起こし」は完了です

【補足】トランスクリプト機能には文字起こし以外の機能も

トランスクリプト機能には文字起こし以外にも使える機能があります。

  1. 録音した音声の保存
  2. タイムスタンプ(該当の時間をクリックすると、その部分から聞き直しができる)
Word利用画面

また音声をアップロードできるファイルは2023年9月時点では、以下のとおりです。

ファイル ピッカーからオーディオ ファイルを選択します。 トランスクリプトは現在、.wav、.mp4、.m4a、.mp3 形式をサポートしています。

最新の情報と齟齬が出る場合がありますので、詳しくは「Microsoftのサポートページ」より、詳細情報をご確認ください。

Wordで文字起こしをするときに気をつけたい2つのポイント

1. 専門用語や固有名詞は認識できないときがある

社内で使われている特定の言葉や、業界の専門用語が正確に文字起こしできない場合があります。

文字起こしに特化したソフトであれば、「辞書登録」「単語登録」などの機能があり、事前に専門用語や固有名詞を登録することで、近しい発音をすると文字起こしを変換してくれますが、その機能がWordには現時点で実装されていません。

もし頻繁に専門用語や固有名詞を発言する会議などで、文字起こしをしたい場合は文字起こしソフトの利用を検討するのがおすすめです。

2. 音声データアップロードの方法は最大300分 / 月の制限がある

さきほどご紹介した音声データをアップロードして文字起こしをする方法には時間制限があります。1ヶ月に300分(5時間)のデータを文字起こしすることは可能で、文字数の制限はありません。

一度の会議のみで文字起こしを活用したい場合は、特に問題ありませんが、何度も音声を文字起こしをしたい場合は、文字起こしする音声とそうではない音声を分けて考えるようにしましょう。

利用前に抑えたい「精度をさらに高める」4つの方法

文字起こし精度はWordの技術的な側面で決定することもありますが、Wordを利用する環境によっても左右されます。

Wordの文字起こしの精度を最大限高めるためにも、できるだけ以下の4つを実践するようにしましょう。

1. 集音環境を整える

精度を高めるためには、周囲のノイズがないことが第一に挙げられます。やはりノイズが入って発言が遮られると、文字起こしも正確に行うことが出来なくなりますので、ノイズの発生しない環境を整備することが重要です。

2. 状況に合わせたマイクを使う

マイクから離れた場所で発言すると、音声が正確に認識されず文字起こしの精度も落ちてしまいます。

そのため、どれだけ口元に近い距離でマイクに話せるかが、大事なポイントとなるので、参加者がなるべくマイクから近い距離で発言できる環境を構築できるかが肝となります。

またマイクの品質も文字起こし精度に影響します。特にパソコンに内蔵されているマイクを利用する場合は、それほどマイクの品質が高くないため注意が必要です。パソコンのマイクよりは、イヤホンマイクのほうの品質が高いことが多いため、実際にどちらも利用してみて、マイクの品質を確認するようにしましょう。

3. ネットワーク環境を安定させる

通信環境が安定して場所でソフトを利用するようにしましょう。特にWeb会議では通信が途切れてしまうと音声も途切れてしまうので、なるべくポケットWi-Fiではなく、光回線などを導入し、安定した通信環境を構築するようにしましょう。

4. 話し方を意識する

話者の滑舌が悪かったり(客観的に聞き取りづらい場合は要注意)、声が被らないように会話しなければ音声は上手く拾えないため、文字起こしの精度も落ちてしまいます。

声が被らないことに関しては、発言する際は挙手制にするなど、ルール化することで防ぐことができるので、ぜひ試してみると良いかと思います。

要約など文字起こし以外の機能も求めるなら文字起こしソフトがおすすめ

今まではWord(ワード)で文字起こしする方法とその精度を高める方法についてご紹介してきました。

ただしご紹介した通り、あくまでもWordは文章作成ソフトのため、自動で文字起こしをする機能のみ実装しています。

  • 文字起こし結果を要約してほしい
  • 専門用語や固有名詞もできるだけ正確に文字起こししてほしい
  • もっと精度高く文字起こしをしてほしい

などのお悩みを持つ方は、文字起こしソフトの検討をおすすめします。

文字起こしソフトによって違いはありますが

  • 自動文字起こし機能(単語登録、無駄な音声削除なども含む)
  • 話者識別機能
  • 自動要約機能
  • 翻訳機能

などの機能が搭載されています。

詳しい機能の説明はこちらの記事も参考にご覧ください。

参考記事:音声から文字起こしする方法を解説!無料ツールも紹介

自動文字起こしを普段の会議で何度も利用したい、自動文字起こし以外の機能も使ってみたい方に、いくつか文字起こしソフトをご紹介します。

おすすめの文字起こしソフトを3選

文字起こしソフトがWord以上の機能を保有していることがわかりましたが、文字起こしソフトにはいろんな種類があり、なかなか選ぶのも大変だと思います。

そこでここでは文字起こしソフトの中でも編集部が特におすすめするものを3つご紹介します。

もっと文字起こしソフトについて知りたい方は以下の記事をご覧ください。

参考記事:【2023】文字起こしソフトおすすめ20選!無料ツールの比較や選び方も解説

1. スマート書記

スマート書記サービスサイトイメージ

※引用:スマート書記

スマート書記は累計利用社数3,000社を突破している文字起こしソフトです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは基本使用料+文字起こしパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記の特徴

  1. 高精度な文字起こしを実現
  2. 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
  3. Zoom、Microsoft Teamsなど全てのWeb会議ツールに対応

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2. toruno

torunoサービスサイトイメージ

※引用:toruno

torunoは文字起こし、録音、画面キャプチャを同時に記録できるソフトです。会議中、リアルタイムで発言をブックマークすることもできるので、重要な箇所を素早く振り返ることができます。

torunoの特徴

  1. Web会議ツールとの併用が可能
  2. ​​ユーザー辞書登録に学習機能を搭載
  3. パスコード付きURLで共有可能

サービスサイトURL

3. YOMEL

yomelのサービスサイトイメージ

※引用:YOMEL

YOMELは独自のAIによる音声認識技術を利用しています。また誰でも使えるシンプルなUIが特徴的なAI議事録自動作成ツールです。

プランは無料でお試しができるフリートライアルプランと3つのプランに分かれています。プランによっても文字起こしや自動要約ができる時間、機能が異なっているため、自分が利用する場面と照らし合わせてみると良さそうです。

YOMELの特徴

  1. 独自のAIによる音声認識技術
  2. ワンクリックで全音声をテキスト化
  3. 徹底された万全のセキュリティ対策

サービスサイトURL

【まとめ】Wordには「直接録音」「音声アップロード」2つの文字起こし方法がある

本記事ではWord(ワード)の文字起こし方法についてご紹介しました。

Wordには

  • 直接Wordに録音して文字起こしをする方法
    • ディクテーション機能とトランスクリプト機能両方で実現可能
  • 音声ファイルをアップロードして文字起こしをする方法
    • トランスクリプト機能のみで実現可能

の2つの方法が存在します。

どれも自分にあった文字起こし方法を選択していただければと思いますが、トランスクリプト機能についてはアップロードできる音声データの時間は300分 / 月という制限がありました。

また2つの機能とも、専門用語や固有名詞が判断できない場合があるため、その場合やもっといろんな機能を活用したい方はぜひ文字起こしソフトの導入も検討してみましょう。

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この記事を書いた人
スマート書記ブログチーム

端末1台で録音や文字起こしを実現、全てのWeb会議ツールに対応。発言録も、まとめ型の議事録もスマート書記でカンタン作成

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