【完全版】Googleドキュメントで文字起こしをする方法を1から解説
ICレコーダーなど使って録音した音声データを聞きながら、PCで文字起こししていく作業をされたことはありますか？非常に手間と時間がかかる作業で、辛い思いをされている方も多くいらっしゃると思います。
これだけ世の中に便利なツールやサービスが出ているので、こういったアナログな作業も自動化できると、手間と時間を減らすことができて嬉しいですよね。
本記事では、「Googleドキュメントを使って文字起こしを行う方法」をご紹介します。
録音データの文字起こしだけでなく、リアルタイムでの文字起こしや画像やPDFの文字起こしをする方法も解説します。
「Googleドキュメント」は、マイクロソフト社が提供するWordのように文書の作成や編集ができる、Googleが提供する文章作成ツールです。
Googleアカウントさえあれば誰でも利用することができます。クラウドに情報を保存するため、複数人が共同で編集することができるのも特徴の一つです。
ただし、そのやり方にはデメリットや欠点もあるので、そのあたりも少し触れながら「もっと楽に文字起こしがしたい」という方向けの文字起こしツールも合わせてご紹介します。
①「リアルタイム」の文字起こし
Googleドキュメントの「音声入力」という機能を活用することで「音声の文字起こし」を行うことが可能です。
「音声入力」は、パソコンやスマホのマイクで拾った音声を自動で文字起こしする機能です。音声入力を起動しながら会議などで利用すると、リアルタイムに文字起こしがされますので、文字起こしツールとして活用できます。
対面ケース（PC/スマホ）
PCを使った文字起こし方法
- Googleドキュメントを開き、上部にある「ツール」をクリック
- 「音声入力」を選択しクリックするとマイクのアイコンしたものが表示される（Windows：Ctrl＋Shift＋S、Mac：⌘＋Shift＋S）
- マイクをクリックして文字起こしを開始、もう一度押すと文字起こしが終了
スマートフォンを使った文字起こし方法
先に、Googleドキュメントのアプリをインストールしてください。iPhoneは「App Store」、Androidは「Google Play ストア」からインストールが可能です。
インストールしたらアプリを起動し、「プラスマーク」から新しいドキュメントを作成しましょう。
- キーボードのマイクマークをタップすると文字起こしが開始
- もう一度同じマイクマークをタップするか、文字起こしが表示される上部に小さく表示されているマイクマークをタップすると文字起こしが終了
Web会議ツール利用のケース
リモートワークの普及もあり、最近ではオンライン会議ツールを利用したWeb会議形式も定着しつつあります。
そういったWeb会議で利用する際には、対面会議で案内した方法で、議事録の担当者だけが音声入力機能をONにしても、Web会議で参加している人の音声は文字起こしされず、議事録担当者の音声だけしか文字起こしされません。
そんなときは、ステレオミキサー機能を使うことで、マイクとスピーカー両方の音声から同時に文字起こしできるようになります。しかしこのステレオミキサーは事前設定が大変であったり、Macにはそもそもステレオミキサー機能が標準搭載されていないなど使うまでのハードルがあります。
そこで本日はどんなPCでも利用できる、もっと手軽にできる方法をご案内します。
- Googleドキュメントの共有機能を使って、ドキュメントのURLを共有する
- 参加者がそれぞれの端末でWeb会議ツールとGoogleドキュメントを開く
- 同時に音声入力機能を使って、文字起こしを開始する
ただし、この方法もそうですが、Googleドキュメントの音声入力機能は、音声データが残らず、万が一うまく文字起こしできなかった場合に大変なことになりかねません。
重要な会議などで利用する場合には、Web会議のレコーディング機能もしくは、別にICレコーダー（スマートフォン）を用意するなどして、音声データも残しておくことを強くオススメします。
②「録音した音声データ」の文字起こし
Googleドキュメントの「音声入力」機能の使い方をご紹介しましたが、ステレオミキサーを使うことで、録音データやYoutubeなどの文字起こしをすることができます。
ただし、この方法は端末やOSによってできるできない、設定が大変などありますので、ご注意ください。
どうしてもステレオミキサーを使うことができない場合には、スピーカーから音を流してスマートフォンで聞かせる方法で代替も可能です。ただし、文字起こし精度は下がってしまうのでご注意ください。
ステレオミキサーの設定
ステレオミキサーは、マイク入力の音声と、PC端末内で再生した内部音声を同時に録音することができる機能です。Windows10以降で搭載されています。もし以下の操作で「ステレオミキサー」がなければ、インストール作業から必要になります。
- モニター右下の「音量調整」アイコンを右クリックする
- メニュー内の「サウンド」をクリックする
- 設定画面の「録音」を選択する
- ステレオミキサーを右クリックして「有効」を選択する
なお、Macについては標準でサウンドミキサー機能が搭載されていないため、仮想オーディオデバイスを探して設定する必要があります。
ステレオミキサーを使った文字起こし方法
ステレオミキサーの設定が完了したら、以下の手順で
- Googleドキュメントを開き、上部にある「ツール」をクリック
- 「音声入力」を選択しクリックするとマイクのアイコンしたものが表示される（Windows：Ctrl＋Shift＋S、Mac：⌘＋Shift＋S）
- 音声・動画データを再生
- マイクをクリックして文字起こしを開始、もう一度押すと文字起こしが終了
③「画像・PDF」の文字起こし
音声だけでなく、画像やPDFデータにあるテキストを抽出することもできます。元の画像・PDFデータと一緒に、自動で文字起こしされたテキストが表示されます。
ただしこの方法はPCからしかできません、また対応しているファイル形式やファイルサイズに上限がありますのでご注意ください。
※ 対応ファイルはJPEG、PNG、GIF、PDFの4つで、ファイルサイズは最大2MBまでです。
やり方の紹介
- Googleドライブにアクセスし、画像やPDFなどのデータをGoogleドライブにアップロードする
- 文字起こししたいデータにカーソルを当て、右クリック
- 「アプリで開く→Googleドキュメントを選択し、クリック
【詳細】PDF や写真のファイルをテキストに変換する – Googleドライブヘルプ
Googleドキュメントによる文字起こしの注意点
これまで、Googleドキュメントの音声入力を使った文字起こしの方法をご案内してきました。無料で手軽に使える一方で、いくつか注意点があります。
- Google Chrome ブラウザでしか利用できない
- 発言者の区別ができないため、内容の区切りが判断しずらい
- 会議や音声データが長い、沈黙が長く続いたときなど途中で勝手に停止されてしまう
- Googleの規約に従って、精度向上などに利用される可能性がある（会社のセキュリティポリシーと合致しない場合に使えない可能性がある）
上記の点に注意していただくことで、Googleドキュメントでも文字起こしを利用することができます。
もっと楽に精度高く文字起こしをしたいなら「文字起こしツール」がおすすめ！
とはいえ、Googleドキュメントによる文字起こしの注意点を聞いて、これだと使えないなとか不便だなと感じられる方もいらっしゃると思います。そういった方は、ぜひ「文字起こしツール」をご検討いただくことをオススメします。
文字起こしツールは、文字起こしすることをメインの機能として提供していることもあり、精度や使い勝手がとてもよいものが多くあります。以下に特徴を3つほどご紹介します。
特徴①精度が高い
各社が提供する文字起こしツールは、GoogleやMicrosoftなどの音声認識を活用していることもありますが、文字起こし結果の正誤率を高めるための機能を用意していることがほとんどです。
たとえば、専門用語などを認識させやすくするような用語登録のような機能、「あの」や「ええ」などのフィラー除去を行う機能などがあります。
そういった機能を使いこなすことで、Googleドキュメントの文字起こし結果よりも精度の向上が見込めます。
特徴②Web会議ツールとの連携できる
リモートワークの普及に伴い、Web会議も増えてきたなかで、文字起こしツールもWeb会議ツールとの連携を行うことで簡単にWeb会議に参加している人の発言を文字起こしができるようになりました。
ただしツールによって、対応しているWeb会議ツールが異なったり、連携方法も大きく異なりますので、ご利用想定シーンを明確にして適切な連携方法を提供しているツールを選びましょう。
特徴③話者の判別ができる
Googleドキュメントでは発言した人を特定することができませんでしたが、文字起こしツールの多くでは、様々な方法で発言者を区別したり、特定したりすることができます。こちらも文字起こしツールによって、いろんな方法で話者の判別を行っていますので、ご利用シーンを明確にして最も適切な判別方法を選びましょう。
具体的には社内の同僚やチーム内の打ち合わせメインであれば声門認識を登録することで声質で判別できるものを選ばれたり、社外の打ち合わせで利用したい場合には、事前に設定なしで発言者ごとに区別するものであったりがオススメです。
まとめ
もしGoogleドキュメントによる文字起こしを試して、うまく使いこなせない、文字起こし精度などにおいて期待値を下回っていて困っている、などあればぜひ有償の文字起こしツールをご検討ください。
当社が提供する「スマート書記」は、Googleドキュメントを利用する際の注意事項を全て考慮することなくご利用ができます。更に、単なる文字起こしツールの機能だけでなく、会議中のメモを取ったり、議事録の清書作業を行い、短い時間で簡単に議事録作成ができるツールです。
まずは、14日間のトライアルでその効果をお試しいただけます。ぜひ、以下ページからお気軽にお問い合わせください！
