文字起こし

【2024】1から解説!Googleドキュメントで文字起こしをする方法|音声入力や音声ファイルへの対応方法も紹介

Googleドキュメントで文字起こしをする方法

日々の会議やインタビューなどで議事録を作成するため、または、自分のメモのためなどの目的で、ICレコーダーやボイスレコーダーなどの音声ファイルを聞きながら、文字起こしをしている方は多いかと思います。

文字起こしは、時間や労力が大きくかかる大変な作業です。文字起こしを手作業で行う人の中には、「どうにかこの時間や労力を削減できないか」と考えている方も多いと思います。

そこで本記事では、普段利用されていることも多い「Googleドキュメント」で文字起こしをする方法についてご紹介します。

  • Googleドキュメントではどんな方法で文字起こしができるのか
  • 具体的にどうやって文字起こしをするのか
  • もっと精度高く文字起こしする方法はないのか

とお悩みの方はぜひご覧ください。

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Googleドキュメントとは

Google Docsサービスサイトイメージ

※引用:Googleドキュメント

Googleドキュメントとは、Google社が提供する文章作成ツールです。

Wordのように文書の作成や編集ができ、複数人が共同で編集することも可能です。無料で使うことができますが、使用するためにはGoogleアカウントが必要になります。

すでにGoogleアカウントをお持ちの方は、下記手順でGoogleドキュメントを開いてみましょう。

Googleドキュメントの使い方

  • パソコンで、Google ドキュメントのホーム画面(docs.google.com)を開く
  • 左上の [新しいドキュメントを作成] の下にある「空白」アイコンをクリックする

Googleドキュメントで文字起こしをする2つの方法

Googleドキュメントで文字起こしをするためには、主に以下の2つの方法があります。

  1. Googleドキュメントの音声入力機能を使って文字起こしする
  2. 録音した音声ファイルから文字起こしする

それぞれの特徴や手順、注意点を詳しく見ていきましょう。

【方法1】Googleドキュメントの音声入力機能を使って文字起こしする

Googleドキュメントの「音声入力機能」を活用することで「音声の文字起こし」ができます。

「音声入力機能」は、パソコンやスマホのマイクで拾った音声を自動で文字起こしする機能です。音声入力機能を起動しながら会議などで利用すると、リアルタイムに文字起こしされます。

音声入力機能で文字起こしをする方法

  1. Googleドキュメントを開き、上部にある「ツール」をクリック
  2. 「音声入力」を選択しクリックするとマイクのアイコンしたものが表示される(Windows:Ctrl+Shift+S、Mac:⌘+Shift+S)
  3. マイクをクリックして文字起こしを開始、もう一度押すと文字起こしが終了
Googleドキュメントを使ったPCの文字起こし方法

音声入力機能を使った文字起こしをする際の注意点

この文字起こし方法はあくまでも、自分の音声をタイピングの代わりに文字起こしする方法になります。

つまり、Web会議に参加している相手側の音声は文字起こしされないため、注意してください。もし相手側の音声も文字起こししたい場合は

  1. Googleドキュメントの共有機能を使って、ドキュメントのURLを共有する
  2. 参加者がそれぞれの端末でWeb会議ツールとGoogleドキュメントを開く
  3. 同時に音声入力機能を使って、文字起こしを開始する

ことで文字起こしは可能になりますが、Googleドキュメントの音声入力機能は、音声ファイルが残らず、万が一うまく文字起こしできなかった場合に大変なことになりかねません。

上記の方法では不安な場合は、本記事でも紹介している「【方法2】録音した音声ファイルから文字起こしする」を試すか、もしくは「文字起こしソフト」の活用を検討してみましょう。

参考記事:【2024】文字起こしソフトおすすめ20選!無料ツールの比較や選び方も解説

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【方法2】録音した音声ファイルから文字起こしする

2つ目の方法である「録音した音声ファイルから文字起こしする」では、音声ファイルやYou Tubeなどの動画から流れてくる音声も文字起こしすることが可能です。

ただしこれらは、Googleドキュメント以外のソフトやアプリを活用しながら実施します。

WindowやMacで使用できるアプリが異なっていたり、それぞれのアプリでマイクの設定方法が異なっていたりと、設定が大変な部分がありますので注意してください。

また、この方法を実施することで、Googleドキュメントの音声入力機能でも、相手側の音声を文字起こしすることが可能になります。

ここではWindowsとMacそれぞれの代表的なやり方についてご紹介します。

Windowsの「ステレオミキサー」で文字起こしする方法

ステレオミキサーとは、マイク入力の音声とPC端末内で再生した内部音声を、同時に録音することができる機能です。Windows10以降で搭載されています。もし以下の操作で「ステレオミキサー」がなければ、インストール作業から必要になります。

ステレオミキサーで文字起こしするには、設定にひと手間ふた手間かかります。以下に操作手順を説明します。

1. ステレオミキサーを既定のデバイスとして設定する

まずは、録音する際に使用するデバイスがステレオミキサーになるように設定しましょう。手順は以下の通りです。

  1. モニター右下の「音量調整」アイコンを右クリックする
  2. メニュー内の「サウンドの設定」をクリックする
  3. ウィンドウを下の方にスクロールして、「サウンドの詳細設定」をクリックする
  4. サウンド設定画面の「録音」タブを選択する
  5. ステレオミキサーを右クリックして「規定のデバイスとして設定」を選択する
Windowsのステレオミキサーの設定方法

2. システムとGoogle Chromeの入出力デバイスを設定する

ステレオミキサーの設定の最重要ポイントは、入力設定と出力設定どちらも「Realtek(R) Audio」を選択することです。そのため、ステレオミキサーを用いた文字起こしをする際は、使用するPCのイヤホンジャック部分にミニステレオプラグ端子で接続できる、イヤホンもしくはヘッドホンを差し込みましょう。

その後は以下の手順で、システムとGoogleChromeの入出力設定を行ないます。

  1. Google Chromeを立ち上げておく(Chrome上では設定しません)
  2. モニター右下の「音量調整」アイコンを右クリックする
  3. メニュー内の「音量ミキサーを開く」をクリックする
  4. システムの「出力デバイス」を「ヘッドホン(Realtek(R) Audio」、「入力デバイス」を「ステレオミキサー(Realtek(R) Audio」に設定する
  5. アプリ「GoogleChrome」の「出力デバイス」を「ヘッドホン(Realtek(R) Audio」、「入力デバイス」を「ステレオミキサー(Realtek(R) Audio」に設定する(GoogleChromeを立ち上げていないとこの項目は表示されません)
ステレオミキサーのシステムとGoogle Chromeの入出力デバイスを設定する

3. ステレオミキサーを使用して、音声ファイルから文字起こしをする

ステレオミキサーの設定が完了したら、以下の手順で文字起こしをすることができます。

  1. Googleドキュメントを開き、上部にある「ツール」をクリック
  2. 「音声入力」を選択しクリックするとマイクのアイコンしたものが表示される(Windows:Ctrl+Shift+S)
  3. 音声・動画データを再生
  4. マイクをクリックして文字起こしを開始、もう一度押すと文字起こしが終了

Googleドキュメントから別のウィンドウに移動してしまうと、「音声入力」が停止されてしまうので、必ず音声・動画データを再生してから、Googleドキュメントのマイクボタンをクリックして文字起こしを開始しましょう。

なお、Macについては標準でサウンドミキサー機能が搭載されていないため、仮想オーディオデバイスを探して設定する必要がありますので、詳しく解説します。

Macのアプリ「BlackHole」で文字起こしをする方法

Macにはいくつかのアプリが存在しますが、ここでは無料アプリ「BlackHole」での文字起こし方法についてご紹介します。

※引用:BlackHole

そもそもアプリがない方は以下の方法でアプリのインストールから実施してください。

  1. BlackHole」の公式サイトへアクセス
  2. メールアドレスと名前、名字を入力し、「Send Link to Download」をクリック
  3. 指定したメールアドレスにメールが届き、メール内のURLをクリック
  4. 「BlackHole」のダウンロードページにアクセスできるので、「BlackHole2ch」「BlackHole16ch」をダウンロードし保存
  5. 「BlackHole2ch」「BlackHole16ch」をインストール

BlackHoleのインストールが完了したら、以下の手順で文字起こしをすることができます。

  1. Macのメニューバーにあるコントロールセンターをクリック
  2. 表示されたコントロールセンターの「サウンド」をクリック
  3. サウンドの「出力」にある「BackHole」をクリック
  4. Googleドキュメントを開き、上部にある「ツール」をクリック
  5. 「音声入力」を選択しクリックするとマイクのアイコンしたものが表示される(Mac:⌘+Shift+S)
  6. 音声・動画ファイルを再生
  7. マイクをクリックして文字起こしを開始、もう一度押すと文字起こしが終了

Googleドキュメントを使う際の4つの注意点

無料で手軽に使えるというメリットがある一方で、いくつか注意点があります。

  1. Google Chrome ブラウザでしか利用できない
  2. 音声ファイルが残らない
  3. 発言者の区別ができないため、内容の区切りが判断しずらい
  4. 会議や音声ファイルが長い、沈黙が長く続いたときなど途中で勝手に停止されてしまう恐れがある

以下で、それぞれの注意点について詳しく解説します。

1. GoogleChromeブラウザでしか利用できない

GoogleドキュメントはGoogleChromeブラウザでしか利用することができません。普段から他のブラウザを使用している人は、逆に業務効率が下がってしまう可能性があるので、注意しましょう。

2. 音声ファイルが残らない

Googleドキュメントの音声入力機能は、入力された音声を録音する機能は有していません。そのため、音声ファイルが残らず、万が一うまく文字起こしできなかった場合に大変なことになりかねません。

重要な会議などで利用する場合には、Web会議のレコーディング機能もしくは、別にボイスレコーダーやスマホのボイスメモを用意するなどして、音声ファイルも残しておくことを強くおすすめします。 

3. 発言者の区別ができないため、内容の区切りが判断しずらい

音声を文字に起こすことはできますが、「誰がその発言をしたのか」まで特定することはできません。話者がほぼ一人の場合はそこまで問題ではありませんが、複数人で議論をする場合などは有効活用できない可能性があります。

それに加えて、Googleドキュメントの文字起こしでは、句読点(「、」や「。」)が入らないため、内容の区切りが判断しにくくなっています。手作業と同じような文字起こし結果を望んでいる場合には、期待している結果と異なることもあるので、注意が必要です。

4. 途中で勝手に停止してしまう可能性がある

Googleドキュメントの音声入力は、以下のような場合に途中で停止することがあります。

  • 発言者が頻繁に入れ替わったとき
  • 会議の時間が長すぎるとき
  • 長い時間誰も発言せず、沈黙が続いたとき

もっと楽に精度高く文字起こしをしたいなら「文字起こしソフト」がおすすめ!

Googleドキュメントを実際に使ってみたが、自分が意図した使い方ができなかった、という方はぜひ「文字起こしソフト」を検討してみてはいかがでしょうか。

文字起こしソフトは、文字起こしすることをメインの機能として提供していることもあり、精度や使い勝手がとてもよいものが多くあります。また文字起こし以外の機能も豊富にそろえているソフトも多数存在します。

文字起こしソフトの4つの特徴

特徴1:文字起こしの精度が高い

各社が提供する文字起こしソフトは、GoogleやMicrosoftなどの音声認識を活用していることもありますが、文字起こし結果の正誤率を高めるための機能を用意していることがほとんどです。

たとえば、専門用語などを認識させやすくするような「用語登録機能」、「あの」や「ええ」などの意味を持たない単語を除去する「フィラー除去機能」などがあります。

そういった機能を使いこなすことで、Googleドキュメントの文字起こし結果よりも精度の向上が見込めます。

フィラー有無の違い

特徴2:Web会議ツールとの連携できる

リモートワークの普及に伴い、Web会議も増えてきたなかで、文字起こしソフトもWeb会議ツールとの連携を行うことで、簡単にWeb会議に参加している人の発言を文字起こしができるようになりました。

ただし文字起こしソフトによって、対応しているWeb会議ツールが異なったり、連携方法も大きく異なりますので、ご利用想定シーンを明確にして、適切な連携方法を提供しているソフトを選びましょう。

特徴3:話者の判別ができる

Googleドキュメントでは発言した人を特定することができませんでしたが、文字起こしソフトの多くでは、様々な方法で発言者を区別したり、特定したりすることができます。

こちらも文字起こしソフトによって、いろんな方法で話者の判別を行っていますので、ご利用シーンを明確にして最も適切な判別方法を選びましょう。

具体的には、社内の同僚やチーム内の打ち合わせメインであれば、声紋認識を登録することで声質で判別できるものがあります。また、社外の打ち合わせで利用したい場合には、事前に設定なしで発言者ごとに区別できるソフトがおすすめです。

話者識別のイメージ

特徴4:セキュリティ性が高い

Googleドキュメントは、共有方法を間違えたり、セキュリティ対策を行っていなかったりすると、大切な情報が外部に漏れてしまう危険性があります。もちろん、安全に使う方法はありますが、常にリスクはついてまわるため、特に機密性の高い情報を扱う場合は注意しましょう。

文字起こしソフトの場合は、情報の暗号化や不正アクセスへの対策、ISO27001(ISMS)認証の取得など、セキュリティ対策をしっかりと行っているものもあります。扱う情報によって、どれくらいのセキュリティ性を担保したいかは異なると思うので、実際に文字起こしをする前に確認するようにしましょう。

機能が豊富!おすすめの文字起こしソフト3選

ひとくちに文字起こしソフトと言っても種類は様々です。ここではおすすめのソフトを3つピックアップしてご紹介します。ぜひ導入の参考にしてください。

1. スマート書記

スマート書記のサービスサイトイメージ

※引用:スマート書記

スマート書記は累計利用社数4,000社を突破しているAI議事録ツールです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

自動文字起こし機能以外にも、要約・要点抽出機能や、用語登録・フィラー除去機能なども備えており、セキュリティ対策も万全です。

また、オンラインでWeb会議やオフラインでの対面会議どちらにも対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記の特徴
  • 累計利用社数4,000社以上
  • 文字起こし以外の機能で議事録作成時間を最大70%短縮
  • 様々な業界の大手企業・行政および自治体が導入するレベルのセキュリティ対策

無料で14日間試してみる

2. Rimo Voice

Rimo Voiceサービスサイトイメージ

※引用:Rimo Voice

Rimo Voiceは利用企業100社以上の、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしソフトです。

5つのプランに分かれており、自分の利用時間に合わせて適切なプランを選択することが可能です。

ICレコーダーの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

Rimo Voiceの特徴
  • 日本語に特化したAIで自動文字起こし
  • テキストと音声がシンクするスライダー機能
  • AIが10秒で要約も作成

サービスサイトURL

3. YOMEL

yomelサービスサイトイメージ

※引用:YOMEL

YOMELは独自のAIによる音声認識技術を利用しています。また誰でも使えるシンプルなUIが特徴的なツールです。

プランは無料でお試しができるフリートライアルプランと3つのプランに分かれています。プランによっても文字起こしや自動要約ができる時間、機能が異なっているため、自分が利用する場面と照らし合わせてみると良さそうです。

セキュリティ対策も実施しており、IPアドレス制限や個人情報の自動除去機能などが搭載されています。

YOMELの特徴
  • 独自のAIによる音声認識技術
  • ワンクリックで全音声をテキスト化
  • 徹底された万全のセキュリティ対策

サービスサイトURL

今回はおすすめを3つピックアップしてご紹介しましたが、他にも文字起こしソフトについて知りたい場合は、こちらの記事では20個ご紹介しているので、よろしければ参考にしてください。

参考記事:【2024】文字起こしソフトおすすめ20選!無料ツールの比較や選び方も解説

【まとめ】Googleドキュメントより精度高く文字起こしするなら文字起こしソフト!

本記事では、「Googleドキュメントを使って文字起こしする方法」を解説しました。Googleドキュメントを使って文字起こしするなら、以下の2つの方法で文字起こしすることが可能で、それぞれの手順を詳しくご紹介しました。

  • Googleドキュメントの音声入力機能を使って文字起こしする
  • 外部ツールを用いて録音した音声ファイルから文字起こしする

Googleドキュメントで行う文字起こしでは「機能として物足りない」「精度が期待より高くない」といった場合は「文字起こしソフト」の導入を検討することも一つの手段です。

文字起こしソフトは種類も様々で、それぞれソフトごとに特徴が異なるため、一度無料お試し版などで実際に使用してみて、最終的に自分にあったものを見つけて、文字起こし業務を楽にしていきましょう。

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この記事を書いた人
スマート書記ブログチーム

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