文字起こし

【時短】音声を文字起こしする4つの方法!効率アップのポイントを解説

音声から文字起こしする方法

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インタビューや会議の音声を文字起こししたいけれど、何をすればよいのだろう、と迷うことはありませんか?また、手動で文字起こしをしているがもっと時間を短縮したい、とお考えの方も多いと思います。

音声を文字起こしする方法は、主に以下の4つがあります。

  • 手動で音声から文字に起こす
  • 文章作成ソフトを利用する
  • 会議ツールを利用する
  • 文字起こしツールを利用する

本記事では上記4つの方法について詳しく解説していきます。

ぜひ、自分に合った方法を知って音声の文字起こしを効率的に行いましょう。

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「文字起こし」とは?

文字起こしとは、ボイスレコーダーやスマートフォンなどで録音された、インタビューや会議などの音声をテキスト化する作業のことを言います。一言で文字起こし、といっても主に3つの種類があります。

種類内容利用シーン
素起こし録音された内容を一言一句文章に書き起こす
(言い間違いや意味を持たない言葉も含む)
正確に記録をつける場面
例:カウンセリング・裁判証拠など
ケバ取り「あー」「ええと」「あのー」といった意味を
持たない不要な部分は取り除いて書き起こす
インタビューや会議の音声ファイルから文字起こしするとき
整文ケバ取りに加え、話し言葉を書き言葉に直したり、文体を「ですます調」に整える読みやすさを求められるケース
例:ウェブ上に公開される記事・資料など

基本的に、文章作成ソフトや議事録ツールの文字起こし機能は素起こしだけのものが多いです。その一方で、文字起こしツールには、単純に素起こしだけを行うツールもあれば、ケバ取りまでしてくれるツールもあります。

状況に応じて、以上3種類の文字の起こし方を使い分けると良いでしょう。

音声を文字起こしする4つの方法

ここからは、音声を文字起こしする4つの方法をご紹介します。

音声を文字起こしする方法は、主に、

  • 手動で音声から文字に起こす方法
  • 文章作成ソフトの文字起こし機能を活用する方法
  • 会議ツールの文字起こし機能を活用する方法
  • 文字起こしツールを活用する方法

以上の4つです。それぞれ具体的なやり方を、詳しく説明している記事の紹介も兼ねて解説していきます。

1. 手動で文字起こしする方法

録音した音声を、人間の手でwordなどの文章作成ソフトに打ち込む方法です。無料で、最もシンプルかつ細かい編集を加えやすい方法ですが、時間がかかってしまうのがデメリットです。また、人によって作業時間に大きく差が出る方法でもあります。

そこで、ここでは手動による文字起こし方法の時間短縮のコツをご紹介します。

1-1. 音声をあらかじめ一通り聞く

いきなり文字起こしを始めるのではなく、まずは音声を1.5倍〜2倍にして一通り聞いてみましょう。この一週目の再生でやるべきことは

  • 専門用語や固有名詞の把握。分からないものは書き方や綴りを調べておく。
  • 聞き取る内容が多い時間と少ない時間をメモしておき、文字起こしをする際の音声速度の指標にする。
  • 複数の人物が会話している場合は、それぞれの人物の声のトーンや特徴を把握・メモし、聞き分けられるようにする。

以上の3点です。これらをやっておくだけで文字起こしにかかる時間を大幅に短縮させることができます。

1-2. 辞書登録機能や記号を用いる

事前に確認した専門用語や頻繁に出てくる文言は、すぐに変換されるようにあらかじめ辞書登録したり、記号を用いて表したりするようにしましょう。

手動による文字起こしの作業時間を大きく左右するのは、やはりタイピング速度です。

タイピングが苦手な方ほど、辞書登録機能や記号の活用で変換にかかる時間や打ち込む文字数そのものを減らし、なるべく早く文章を打ち込めるように工夫しましょう。

1-3. 停止や巻き戻しをしない

実際に文字起こしの作業を始めたら、極力停止や巻き戻しをしないで文字を打ちましょう。聞き取れない箇所がある度に止まっていては、終わりに行きつくまでに長い時間を要してしまいます。

音声速度はタイピングしやすい速さに変更しても良いので、なるべく止まらずに最後まで打ち込むようにしましょう。なお、聞き取れなかった箇所は時間だけをメモし、最後にまとめて聞き直すようにしましょう。

また、音声が被って完全に聞き取れない箇所の対応、整文・ケバ取りをする際にどこまで削るべきかなどをあらかじめ確認しておくと、スムーズに文字起こしができます。

ここまで、手動で文字起こしをする際のコツをお伝えしましたが、より作業時間を短縮して効率アップを図るには、作業を自動化するのがおすすめです。

以下ではソフトやツールを使った文字起こし方法をご紹介します。無料で使える方法もあるので、手動による文字起こしを検討している方も、ぜひご覧ください。

2. 文章作成ソフトを活用する方法

wordやGoogleドキュメントなどの文章作成ソフトに搭載されている音声入力機能や、音声ファイルの文字起こし機能を用いて、文字起こしをする方法です。

文章作成ソフトの機能を用いるため手軽で編集しやすく、音声入力に関しては完全に無料で簡単に使えるのがメリットです。

その一方で、音声ファイルの文字起こしに関してwordは有料であったり、Googleドキュメントは設定が複雑であったりすること、また文字起こしに特化したソフトに比べると文字起こしの精度が劣ることがデメリットです。

wordやGoogleドキュメントを活用して文字起こしをしたい方は、それぞれ以下の記事で具体的に解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

wordの文字起こしについて知りたい方】

参考記事:【画像で解説】Wordで文字起こしする2つの方法!おすすめの文字起こしソフトもご紹介

Googleドキュメントの文字起こしについて知りたい方】

参考記事:【2024】1から解説!Googleドキュメントで文字起こしをする方法|音声入力や音声ファイルへの対応方法も紹介

3. WEB会議ツールを活用する方法

zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど、ウェブ会議ツールに搭載されている標準機能/拡張機能を用いて文字起こしをする方法です。

ウェブ会議の発言内容を字幕として表示したり、議事録として残したりしたい場合、お使いのウェブ会議ツールの機能を活用するのも一つの手です。

操作が簡単であることや、字幕としての文字起こしであれば無料で使えることが多いのがメリットです。その一方で、音声ファイルにはあまり対応していないこと、精度が低いことがデメリットとして挙げられます。

各ツールの比較をしたい場合は、以下の記事を参考にしてみてください。

参考記事:Web会議の文字起こしを自動化!おすすめツールとその使い方を紹介

zoom、Microsoft Teams、Google Meetそれぞれの文字起こし方法や文字起こしの際のポイントを具体的に知りたい場合は、以下の記事をそれぞれご覧ください。

zoomの文字起こしについて知りたい方】

参考記事:【画像で解説】Zoomを自動で文字起こしする3つの方法!便利な文字起こしツールを使った方法も紹介

Microsoft Teamsの文字起こしについて知りたい方】

参考記事:【画像で解説】Teams会議で文字起こしする2つの方法!リアルタイム表示やダウンロードする方法も解説

Google Meetの文字起こしについて知りたい方】

参考記事:【画像で解説】Google Meetで文字起こしする2つの方法!議事録の自動作成ツールも紹介

4. 文字起こしツールを活用する方法

文字起こしツールは、文字起こしに特化しているぶん、精度が高く、要約機能や翻訳機能など文字起こしに関するさまざまな機能を使えるものが多いのが特徴です。

無料で手軽に使えるものもあれば、課金することでより精度が高く便利に使えるものもあり、自分の使う状況に合ったものを選ぶのがポイントです。

ここでは、

  • 文字起こしツールの2種類の文字起こし方法
  • 文字起こしツールを選ぶ際のポイント

についてご紹介します。

4-1. 文字起こしツールの2種類の文字起こし方法

まず、文字起こしツールを用いて、音声を文字起こしする方法をご紹介します。文字起こし方法は、以下の2つに分けられます。

  • リアルタイム型:音声認識機能によって発言内容をリアルタイムで文字起こしをする方法
  • アップロード型:録音済みの音声ファイルをアップロードして文字起こしする方法

それでは、この2つの方法について詳しく見ていきましょう。

 音声認識機能で発言内容をリアルタイムで文字起こしする

リアルタイム型文字起こしツールは、音声を取得したらリアルタイムにツール上でテキストに変換します。リアルタイムで自動文字起こしされた内容を確認できるため、

  • 仮に誤った文字情報で変換されても、その場で修正できる
  • 字幕のかわりとして活用でき、音声が聞き取りにくい場所でも話の内容が分かる

などのメリットがあります。

リアルタイム型文字起こしツールのデメリットは、オンライン環境で使用するツールの場合、通信環境が悪い場所で利用してしまうと、文字起こしの精度が著しく低くなってしまうことです。

そのため、導入前にツールの使用環境を確認しておくことをおすすめします。

音声ファイルをアップロードして文字起こしをする

アップロード型文字起こしツールは、音声ファイルをツールにアップロードしてテキストに変換します。そのため、リアルタイム型のように、通信環境が悪くて文字起こしが途中から上手くできなかった、という事態にはならない点がメリットです。

アップロード型の文字起こしツールには、音声ファイル(mp3やwavなど)はもちろんのこと、ツールによっては動画の音声や画像から自動で文字起こししてくれる便利な機能を持ったツールまであります。

両方の文字起こし方法で、自動文字起こしすることが可能なソフトも多いため、具体的な利用イメージがついていない場合は、リアルタイム型かアップロード型か、の二者択一の選択ではなく、両方の文字起こし方法ができるツールを基本的に選べば問題ないでしょう。

そんなリアルタイム型とアップロード型、両方の文字起こし方法ができるツールが、スマート書記です。スマート書記の具体的な機能については、こちらで確認できます。便利な文字起こしツールをお探しの方は、ぜひご覧ください。

4-2.文字起こしツールを選ぶ際のポイント

文字起こしツールの種類は豊富で、またそれぞれで特徴や機能も異なります。どれを選んでよいのか、迷った際は、次の3点に注目して、必要なツールを比較・検討していきましょう。

デバイス

まず選択肢のひとつとして考えられるのは、スマホとPC、どちらで文字起こしするかです。

スマホだと無料で使用できるものも多く手軽に使いやすい反面、機能面を求めだすと限界がある可能性もあります。

またツールによって、スマホだけで完結するもの、PCのみで完結するもの、さらには機能が豊富なツールだと、スマート書記のように、スマホとPCどちらにも対応しているものもあります。スマホとPC両方に対応しているツールでは、録音はスマホでやって、文字起こしした内容の修正やデータの共有はPCで、といった使い分けをすることもできます。

音声認識の精度

音声認識の精度もツールを選ぶ上で大切なポイントです。

精度の高さは、専門用語の多い文字起こしの正確さに繋がりますし、ケバ取り・整文する工程を減らすことができます。

もちろん音声認識の精度は、ツールだけではなく収録時の環境、機材にも大きく影響するので注意が必要です。

ツールごとの音声認識の精度は、実際にツールの体験版などを触って、音声を読み込ませてみて確かめてみましょう。

機能の豊富さ

上記で紹介した機能のほか、単純な文字起こし機能だけでなく、WEB会議ツールと連携ができるか、また、取り扱うデータによってはセキュリティ対策が万全かどうかも選ぶポイントになります。

文字起こしツールをどういった用途で使いたいかによって、どんな機能があると良いか、確認しながらツールを比較してみると良いでしょう。

その点、スマート書記は、音声認識の精度が高く、自動要約や要点抽出など機能も豊富なため、おすすめのツールと言えます。以下では、そんなスマート書記の機能について更に詳しく説明しています。文字起こしツールを使って文字起こしの作業効率をアップさせたい方はぜひご確認ください。

文字起こしにはスマート書記がおすすめ

ここまで、文字起こしツールの文字起こし方法や選び方についてご紹介してきました。音声文字起こしソフトは数多くあり、種類もさまざまですが、その中でも特におすすめしたいのがスマート書記です。

 スマート書記

スマート書記のサービスサイトイメージ

※引用:スマート書記

スマート書記は累計利用社数4,000社を突破している文字起こしソフトです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは基本使用料+AIパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

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参考記事:【2024】文字起こしアプリ10選を徹底比較!シーン別に選び方も解説

     【2024】文字起こしソフトおすすめ20選!無料ツールの比較や選び方も解説

【まとめ】自分にあった方法で音声から文字起こしをしよう

本記事では、

  • 文字起こしとは?
  • 音声を文字起こしする4つの方法
    • 手動で文字起こし
    • 文章作成ソフトの機能による文字起こし
    • 会議ツールの機能による文字起こし
    • 文字起こしツールによる文字起こし
      • 文字起こしツールの2種類の文字起こし方法
      • 文字起こしツールを選ぶ際の着眼点
      • 利用シーン別の最適な文字起こしツール

をご紹介しました。

「音声の文字起こし方法」と一口で言っても、方法によってそれぞれ別々の特徴を持っていることがわかったかと思います。

単純に「素起こし」だけしたいのか、できるだけ無料で文字起こししたいのか、作業時間をより短縮したいのか、専門用語や外国語が含まれる内容を文字起こししたいのか、文字起こしから議事録作成・要約の作業まで自動化したいのか、それぞれの目的に応じて最適なツールを選びましょう。

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この記事を書いた人
スマート書記ブログチーム

端末1台で録音や文字起こしを実現、全てのWeb会議ツールに対応。発言録も、まとめ型の議事録もスマート書記でカンタン作成

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