業務効率化のためのアイデアと具体例！議事録作成を効率化する方法

コロナ禍以降、リモートワークが推進されたり、働き方改革の影響で、業務の見直しや改善が課題として挙げられている企業も多いのではないでしょうか？業務の見直しや改善をすることで、業務の効率化が進んでいきます。

業務を効率化することは

• 時間的なコストの削減
• 働く従業員のモチベーション向上
• 生産性の向上

などメリットが考えられますが、一言に「業務効率化」と言っても企業ごとにそれぞれ抱えている課題は異なり、どこから取り組み始めるか、頭を悩ませることもあるのではないでしょうか。

本記事では、業務効率化の中でも特に、日々の会議の議事録作成を効率化する点に重きを置いて、解説します。

業務効率化とは

「業務効率化」とは、業務をおこなっていく上での「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけて、省いていくことを言います。現在の業務が抱えている課題を改善・解決し、より効率的に業務を進められる環境に整えていきます。

業務効率化のメリット

業務を効率化することには、下記のようなメリットがあります。

時間的なコストの削減

ITツールの導入によって、これまで手作業でおこなっていた業務を自動化し、時間的なコストを削減できます。

例えば、日々の会議の議事録作成は、手作業だと数時間かかることもありますが、議事録自動作成ツールの導入によって、会議内容を自動で文字起こしし、それをAIで要約することで、時間的なコストを簡単に削減できます。

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モチベーションの向上

業務効率化によって人材不足の解消や、長時間労働の改善に繋がります。それによって、残業時間が軽減され、従業員にとって働きやすい環境になります。従業員のモチベーションがあがると、離職率が下がり、長期雇用を継続しやすい環境になります。

生産性の向上

業務効率化の過程で、ツールの導入による時間的コストの削減、業務フロー上の「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、省いていくことによって、生産性が向上します。それによって、これまでは人的リソースがなく、できなかった業務を回せるようになったり、業務の質の向上につながり、結果利益率が上がります。

業務効率化のポイント

では具体的に業務効率化の方法を見ていきましょう。

日頃の業務の無駄を洗いだす

まずは、現在行なっている業務に対して、どの程度の時間や工数がかかっているのか、　業務フローを可視化しましょう。可視化することで、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」が洗い出され、現在抱えている課題が明確になります。

課題が明確になれば、それに対して具体的にどう改善していけば良いか、考えやすくなるでしょう。

業務効率化の優先順位を決める

課題が明確になったあとは、業務を改善していく優先順位を定めます。ここでのポイントは、業務改善の緊急性や必要性はもちろん、課題解決までの難易度も併せて考えていくと良いでしょう。

課題解決までの難易度が高いものから手を付けてしまった場合、時間や手間がかかり、効率化が進まずに頓挫してしまう危険性や、現場の抵抗を受けやすい可能性もあります。

難易度が低く、かつ課題解決による効果の大きいものから取り組むと良いでしょう。

マニュアルとフローチャートの作成で業務クオリティを統一する

業務を行う人によって、業務のスピードや品質に差が出ないように、マニュアルやフローチャートを作成しましょう。マニュアルには業務のやり方やルールを、フローチャートには業務全体の流れと進め方を記載しましょう。

ポイントは誰が見ても理解しやすいマニュアルやフローチャートを作成することです。これにより、作業が進めやすくなり、また、業務のクオリティが統一化されます。

業務を自動化する

日頃の業務の中で、繰り返しが多いものや単純作業のものは、自動化することで業務の効率化が進みます。例えば、勤怠管理や給与計算、日々の会議の議事録作成などです。これらを自動化するためには、システムやツールの導入を検討しましょう。

具体的なツール例で言うと、

• オンラインストレージサービス
• タスク管理サービス
• チャットツール
• オンライン会議サービス
• 勤怠管理ツール
• 議事録自動作成ツール

などが挙げられます。

システムやツールの導入は、業務の効率化だけでなく、ペーパーレスが進んだり、タスクの共有や管理がしやすくなり、業務の進捗状況が可視化される点が大きなメリットです。費用対効果やセキュリティ面、また自社の現状に対する必要性など併せて、導入時は慎重に検討しましょう。

業務効率化の具体例

業務効率化のためのポイントとして、システムやツールの導入をご紹介しました。勤怠管理、請求書の作成や発行、タスク進捗管理など、様々な業務効率化ツールがありますが、今回は議事録作成を自動化するツールをご紹介します。

議事録作成を効率化する

日々行われる会議には、議事録作成が必須です。なぜなら、決定事項の共有や、会議の振り返りなどに必要となるからです。しかし、会議の時間が長時間にわたる場合、比例して議事録作成にかかる時間も増えます。この作業を効率化してくれるのが「AI議事録ツール」です

AI議事録ツールとは

「AI議事録ツール」とは自動で文字起こしをしてくれたり、発言者を自動で分類したりと議事録を書くために必要な機能を搭載しているツールのことです。

• 議事録の作成 / 編集
• 議事録の共有
• 議事録の管理

と議事録作成以外の工程も効率化することが可能です。

では、具体的に、AI議事録ツールではどんなことができるのか、メリットを詳しく解説していきます。

「AI議事録ツール」導入の3つのメリット

1. 会議内容を自動で文字起こし

ツールが自動で文字起こしすることにより、議事録作成作業に追われて会議に集中できない、ということもなくなります。また、会議後の議事録作成時に、録音した音声を何度も聴き直すことがなくなり、議事録作成までの時間を短縮できます。

また、「あの」「ええと」などそれ自体は意味を持たない単語を除去してくれるフィラー除去機能や、専門用語を正確に文字起こしするための単語登録機能を有したツールもあります。

2. 会議の録音・録音した音声の再生・議事録作成まで１画面で完結

AI議事録ツールには、録音・音声再生機能も含まれています。また、発言者を自動で判別してくれる機能もあるため、あとから誰がどの発言をしたかの特定が容易になります。

議事録を作成する工程では、ICレコーダーで録音する→Wordでメモをとる→ICレコーダーもしくは録音データをPCに転送して再生ソフトで録音を聴き直す→Word清書する、といった風にツールをあちこち行き来することになります。

AI議事録ツールを使用すれば、これらの工程を１つのツールで完結でき、データも一括で管理・共有できます。

3. AIが議事録作成作業を自動化してくれる

AI議事録ツールでは下記の作業を自動化できます。

• 文章の生成：要約の生成（議事録のたたき台や要旨の作成）
• 文章の抽出：要点の抽出・質疑応答の抽出・決定事項やToDoの抽出・アジェンダの抽出
• 文章の構成：話し言葉を書き言葉変換、会議中に作成したメモの清書、不要な単語のケバ取り、表記方法の統一

様々な議事録形態に対応可能なため、詳細な発言まで含んだ議事録・議題の詳細を記載した議事録・重要事項をまとめた議事メモなども作成できます。

おすすめのAI議事録ツール3選

AI議事録ツールのメリットを解説しましたので、ここからは、具体的におすすめのAI議事録ツールを3つピックアップしてご紹介します。

1. スマート書記

※引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数4,000社を突破しているAI議事録ツールです。議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは基本使用料＋AIパックから構成されており、全ての機能が利用可能となっています。

また、Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。

スマート書記の特徴

• フィラー除去や用語登録で高精度な文字起こしを実現
• 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
• Zoom、Microsoft teamsなど全てのWeb会議ツールに対応

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2. AI GIJIROKU

※引用：AI GIJIROKU

AI GIJIROKUは導入企業数6,000社を突破している文字起こしツールです。こちらも文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。

プランは無料プラン＋有料プランが3つの計4つで構成されており、大きく個人利用向けとビジネスユーザー向けに分かれています。また月払い・年払いも選択できます。

30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などで会話内容の理解を促進するために利用できます。

AI GIJIROKUの特徴

• zoomを連携するだけで発言を字幕表示
• 音声認識精度99.8%
• リアルタイム翻訳30か国語対応

サービスサイトURL

3. Rimo Voice

※引用：Rimo Voice

Rimo Voiceは、利用企業100社以上の、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしソフトです。

5つのプランに分かれており、自分の利用時間に合わせて適切なプランを選択することが可能です。

ICレコーダーでの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

Rimo Voiceの特徴

1. 日本語に特化したAIで自動文字起こし
2. テキストと音声がシンクするスライダー機能
3. AIが10秒で要約も作成

サービスサイトURL

 【まとめ】ツールを用いて業務を効率化しよう！

今回は、業務効率化について、また具体的にAI議事録ツールを使って業務効率化を進める例をご紹介しました。

業務を効率化することは

• 時間的なコストの削減
• 働く従業員のモチベーション向上
• 生産性の向上

などメリットがあります。

業務効率化に効果的なシステムやツールを導入することで、現在の業務が抱えている課題を改善・解決し、より効率的に業務を進められる環境に整えていきましょう。