要約のコツはコレ！伝わる文章を書くポイント！議事録や文章を自動で要約するツールも紹介

文章を要約するためには、要約元の物事の全体像を把握する「理解力」が必要です。要約力を伸ばすということは、物事を俯瞰して見る理解力も同時に身に付き、また、それを相手に「伝える力」がつきます。

社会人であれば、業務の報告書を作成する際や、日々の会議の内容を共有するような場面で、要約力が必要とされることがあるでしょう。ではその「要約力」はどのように伸ばしていけばよいのでしょうか？

今回の記事では

• 要約の書き方と手順
• 要約を書く際のコツ
• 時短で要約を作成する際に使えるAI要約ツール

について解説します。

「要約」とは

まずはじめに、「要約」「要点」「要旨」の違いから解説します。

種類	意味	特徴
要約	文章全体の形式段落ごとの要点をつなげて まとめること	元の文章構成を崩さずに短くまとめる
要点	段落ごとの重要な部分のこと	要点をまとめたものが要約
要旨	書き手が文章全体を通して最も伝えたいこと	元の文章の流れに沿わなくてもOK

要約とは、文章などの要点をまとめることを指します。例えば、要約元が文章であれば、その書き手が伝えたいことを簡潔にまとめること、会議内容であれば、会議全体を通しての要点を簡潔にまとめることです。

まとめるために最も大事なのは、要約を作成する側の「理解力」です。書き手が読み手に最も伝えたい点はなにか、会議の最も重要でマストで共有しなければならないことはなにか、それぞれ物事の全体像とその要点を把握することが、要約作成に必要なスキルです。

要約の書き方・手順

では、具体的に要約とはどういった手順で書いていけばよいのでしょうか？ここではポイントを交えて解説します。

STEP 1. 【事前準備】要約文のボリュームを設定する

まずは、事前準備として、作成する要約文の文字数を設定しましょう。文字数を設定することで、元の文章や全体の内容から、どの程度の文字数や情報を削っていけばよいのか見えてくるでしょう。

STEP 2. 要約元の全体像を把握し、理解を深める

文章の要約であれば、まずは文章全体に目を通して、全体像や構成を確認しましょう。会議の要約を作成する場合であれば、会議内容を振り返って、会議の全体像の把握を進めましょう。

STEP 3. 全体を意味段落で分ける

「意味段落」とは、形式的に分けられた段落のいくつかを、意味のつながりでひとつのまとまりを作っている段落を指します。全体像が把握できたら、その中で意味段落がいくつあるか分けて考えましょう。

STEP 4. 要点となる部分を見つける

文章であれば書き手が一番伝えたいこと、会議内容であれば会議中で最も重要な点を見つけましょう。見つけるポイントとしては、STEP 3で分けた意味段落ごとに、何を伝えたいのかをピックアップすることです。意味段落の最後の結論部分をチェックしてみましょう。

STEP 5. STEP1-4を元に自分の言葉でまとめる

STEP1から4を行なうことで、まずは全体像を把握してから、見えてきた全体像を細分化していき、要点の抽出までできました。ここまできたら、あとはそれを元にまとめることで要約が完成します。

ここでポイントなのは、元の文章をそのまま引用して使わないことです。元の文章をそのまま使用することは、著作権法に抵触する恐れがあります。要約においては、自分の言葉で要点を伝えることが重要です。

ただし、自分の言葉で伝えると言っても、そこに自分の考えや解釈は入れないように注意しましょう。

要約作成のコツはコレ！

大体の要約作成の手順や書き方が分かったあとは、要約作成の際のコツを押さえていきましょう。

1. 読み手に「伝える」「伝わる」ことを意識して書く

要約を読む側が要約された文章を読んだときに、全体像がイメージできるかどうか、必要な情報が何か伝わるかどうかを意識して書きましょう。

 2. キーワードを拾って文章に含める

要約元の文章で何度も繰り返されている言葉は、キーワードであることが多いので、必ずチェックして、要約文に含めましょう。

3. 例文はすべてカットする

例文は、物事をより一層わかりやすく伝えるために用いられます。文字数を制限された要約を作成する際は、例文はカットし、例文によって説明された結論・ポイントを記載するようにしましょう。

要約を作成するときはここに注意！

具体的に文章を書いていく中で注意すべきポイントも押さえておきましょう。

1. 曖昧な言い回し、くどい文末は避ける

「～だと思います」のような書き方は曖昧であり、かつ自分の考えになってしまいます。短い言葉で断定的に言い切るように書きましょう。要約文では「だ・である」調が用いられることが多いです。

2. 元の文章構成・順番は変えない

「要約」というのは、あくまで元の文章の論理構成を含めてまとめたものを指します。したがって、元の文章の論理構成を変えないように書きましょう。

AI搭載のツールを使って要約を作成する方法も

上記で解説したような方法で要約は書いていきますが、もうひとつの選択肢として、AIツールを使用して要約を作成するという方法もあります。

要約の精度はAIによりけりで、必ずしも正しい要約結果を作成してくれるわけではない点は注意が必要ですが、AIを使用する上での注意点さえ押さえれば、便利に時短で要約を作成できます。

今回は

• 会議内容を要約できるAI議事録作成ツール
• 論文やニュースの内容を短時間でインプットできるツール
• 要約から文章作成・資料作成までできるツール

の3つをご紹介します。

会議内容を要約できるAI議事録作成ツール

スマート書記

※引用：スマート書記

スマート書記は累計利用社数4,000社を突破しているAI議事録ツールです。議事録作成の工数削減を目的としています。

会議内容をAIが文字起こしし、その文字起こししたテキスト情報を自動で要約できます。また、要約だけでなく、要点の抽出や重要事項のリストアップ、話し言葉を書き言葉へ変換することもできます。

スマート書記の特徴

• フィラー除去や用語登録で高精度な文字起こしを実現
• 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
• Zoom、Microsoft teamsなど全てのWeb会議ツールに対応

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論文やニュースの内容を短時間でインプットできるツール

ChatPDF

※引用：ChatPDF

ChatPDFは、PDFの内容を要約AIツールです。またPDFの内容を要約するだけではなく、その内容について質問をするとチャット形式で回答もしてくれます。

ただ要約して情報収集するだけではなく、自分が気になった点や要約されたものをみて疑問に感じた点などを質問し回答を得ることができるので、論文などの膨大な情報量のもののインプットに役立てることが可能です。

オンラインでの使用はもちろんのこと、アプリもあるため、使いやすいツールとなっています。

ChatPDFの特徴

• PDFの内容を要約するだけではなく、その内容について質問をするとチャット形式で回答
• 英文の文章に対して、日本語で質問しても日本語で回答が得られる
• 無料版があるため気軽に利用でき、有料版でも5ドル/月で利用しやすい

サービスサイトURL

要約から文章作成・資料作成までできるツール

Canva

※引用：Canva Magic Write

「Canva」と聞くと、画像編集で使うデザインツールとイメージされる方も多いかもしれませんが、実はCanvaに搭載された「Magic Write」というAI機能を用いることで、文章の要約をすることもできます。

Canvaでは、プレゼン資料やドキュメントなどの作成もできるため、「Magic Write」を活用して、Canva内で要約から資料作成までを一貫して行いたい人におすすめのツールです。

また、「Magic Write」は要約だけでなく、アウトラインの作成、文章続きを自動で作文、見出しや段落の生成機能、言い換えツールなども搭載されており、ブログ記事の作成やアイデア出ししたい人も、一度試してみると良いでしょう。

Canvaの特徴

• デザインツールとAIツールがCanvaでひとつにまとまっている。
• 無料のCanvaサブスクリプションに登録すれば、合計で最大25回利用可能
• Pro、Teams、またはNFPのサブスクリプションに登録すれば、1か月あたり最大250個のクエリを生成可能

サービスサイトURL

今回は抜粋して紹介していますが、要約ができるおすすめのAIツールについては、こちらの記事で詳しく解説しているので、よろしければ参考にご覧ください。

参考記事：【2024】AIで文章を要約できるおすすめツール8選！目的にあわせて解説

 【まとめ】読み手に伝わる文章を書こう！

今回は、要約を書く際のコツを解説しました。

文章を要約するためには、要約元の物事の全体像を把握する「理解力」が必要です。要約力を伸ばすということは、物事を俯瞰して見る理解力も同時に身に付き、また、それを相手に「伝える力」がつきます。

「伝える力」が身につくことは、要約を作成するスキルのみならず、様々なシーンで人とコミュニケーションを取る際に活きてきます。今回ご紹介した要約の書き方のコツを意識しながら、「伝える力」を磨いていきましょう。

また、AI要約ツールを活用することで、議事録や資料作成を効率化したり、論文やニュースなどの内容を短時間でインプットできたりしますので、選択肢のひとつとして考えてみてはいかがでしょうか？