【比較検証】Zoomで議事録作成はできる？スマート書記との違いを比べてみた
Web会議ツールでも文字起こしはできるけど、結局AI議事録サービスと何が違うの？とお悩みの方も多いと思います。
例えば代表的なWeb会議ツールの1つであるZoomには「サブタイトル」と「フルトランスクリプト」の2つの文字起こし方法があり、「フルトランスクリプト」を使えば文字起こし結果をチャット形式で表示したり、会議終了後にダウンロードをしたりすることが可能です。
そのため、「この機能を使えば、文字起こしや議事録作成に特化したツールを使用しなくても良いのでは？」と思う方もいらっしゃるかもしれません。
そこで今回はZoomとスマート書記の
- 文字起こし精度の比較
- 文字起こしを議事録として活用する方法
について徹底比較をしてみました。実際の違いについて詳しく知りたいという方はぜひ最後までお読みください。
比較するための条件について
今回どのような条件で比較をするのか、前提条件や実際に読み上げた原稿について以下のようにしています。
前提条件
- 原稿：以下の架空の原稿を読み上げ
- 環境：騒音がほぼない完全個室で録音
- 話者数：1名
- マイク：イヤホンマイクのマイクを使用
- 録音方法：同時に録音を実施（読み上げ方による文字起こし精度の差をなくすため）
読み上げた架空の原稿
それでは営業の定例会議を開始いたします。
いつも通り、最初は今月の目標に対する進捗確認です。今月の営業部全体の売上目標は40億円で、昨日までの受注確定分は20億円で達成率は50％です。
また着地見込みは36億円で残り4億円がビハインドしている状況です。部署別で見ると、第1営業部は目標の15億円に対して、着地見込みは15億円となっており、目標達成が見えています。そのため、今後も顧客と密にコミュニケーションを取り、受注がずれることのないようにしっかりと注意してください。
一方、第2営業部は目標25億に対して21億の着地見込みで4億のビハインドがございます。
目標未達となっている要因については、エピック商事との交渉が難航していることが挙げられます。現在、チーム内で進行中の商談や今月中に受注できる可能性のある既存顧客を精査しています。
できるだけ正確に比較ができるように、できるだけ録音環境を整えた上で今回の検証を行っています。ではさっそくどのような結果になったのか見ていきましょう。
【検証】Zoomとスマート書記の文字起こし精度を比較
以下にZoomとスマート書記の実際の文字起こし結果についてまとめています。前述のとおり、できるだけ録音環境を整えた上で今回の検証を行っておりますので、実際の会議での文字起こし精度については以下の結果より下がる可能性があります。あくまでも参考情報としてご確認ください。
Zoomの文字起こし結果
ほぼ正確に文字起こしがされており、会議内容を把握するには十分な精度ということが確認できます。
ただし誤字や違和感のある改行は一定発生しています（オレンジの枠で囲まれている箇所）
- 顧客→区画
- 「受注がずれることがないよう」→「受注がずれる。ことがないよう」
- 目標未達 → 目標を満たす
- エピック商事 → エピック消止
このように良い録音環境ではっきりと原稿を読み上げた場合は、一部修正が必要な点はありますが、問題のないレベルで文字起こしされていると言えるかと思います。
続いて、スマート書記の文字起こし結果について確認していきましょう。
スマート書記の文字起こし結果
※スマート書記の文字起こしの精度は100%ではございません。録音環境等によって左右されることをあらかじめご了承ください。
こちらもほぼ正確に文字起こしがされていますが、Zoomで発生した誤字は発生しなかったという結果になりました。また発言が段落で表示されているため、より読みやすい印象を受けます。
会議ツールであるZoomとは違い、AI議事録ツールのため、Zoomよりもより高い精度で文字起こしがされる結果となりました。より正確な文字起こしを求める方は、スマート書記などのAI議事録ツールを検討してみてはいかがでしょうか。
【検証】文字起こしを議事録として活用する方法
ここまではZoomとスマート書記それぞれの「文字起こしの精度」で比較をしてきました。両方ともほぼ正確に文字起こしができていましたが、この文字起こしされた文章をどのように議事録に活用していくのか？について考察をしていきたいと思います。
そもそも「議事録」と一言でいっても、
- 会議の概要をまとめたもの
- 会議の詳細を箇条書きでまとめたもの
- 発言内容をすべて書き出したもの
と会議の目的によって、作成すべき議事録の形式は異なります。上記はあくまでも一例となっていますが、おそらく皆様の社内の中でも部署が異なれば、それぞれ異なる議事録の形式を作成されていることもあると思います。
発言内容をすべてそのまま書き出していく議事録であれば、さきほどの文字起こしをそのまま活用することができますが、改めて議事録をまとめる必要がある場合は、文字起こしをどのように活用していくか？を考える必要があります。
実際にスマート書記をご導入いただいた方にお話をお伺いしても、「文字起こしだけでは議事録作成の時間を短縮するのは難しい」というお声をいただきます。文字起こしを議事録作成の時間短縮に活かすためにはどのようにポイントを確認すべきかについて整理してみましょう。
文字起こしを議事録に活かす2つのポイント
今回の検証では30〜45秒ほどで読み上げることができる原稿をもとに比較をしてみました。ただ実際の会議が30〜45秒で終わることはほぼありえません。少なくても30分以上、会議によっては1時間以上かかる会議もあると思います。
あくまでも目安にはなりますが、1時間の会議を文字起こしすると約15,000〜20,000文字、Wordのページ数でいうと約8〜10ページになると言われています。（もちろん文字のサイズや発言量によってこの数字は前後します）
そのため文字起こしされた文章から議事録にまとめる箇所を探すのにとても時間がかかってしまいます。
また上手く議事録にまとめる箇所を探し当てたあとにも、そこから「議事録にまとめる」という作業が発生します。
そのため文字起こしを議事録作成の活かすには以下の2つのポイントが考える必要があります。
議事録作成に活かすための2つのポイント
- 議事録にまとめたい箇所を容易に探すことができるか
- 議事録にまとめるという作業も効率化または自動化することができるか
この2つのポイントから、どのようにZoomとスマート書記の文字起こしは議事録作成に活用できるかを見ていきましょう。
【Zoom】文字起こしを議事録作成に活用する
改めて、以下の画像がZoomの実際の文字起こし結果です。
【Zoom】議事録にまとめたい箇所を容易に探すことができるか
Zoomでは、重要な部分を特定する機能は備わっていません。Zoomでまとめる箇所を探したいと思った場合、その発言があった時間帯を別でメモなどに残し、その時間帯の発言を確認するという作業が発生してしまいます。
具体的には画像のように、発言された時間帯が発言者の横に記載がされています。会議中にこの時間帯をメモしていれば、この横に記載された時間を参考に、1つ1つ探すということは可能になりますが、少し時間がかかってしまう作業といえるでしょう。
【Zoom】議事録にまとめるという作業も効率化または自動化することができるか
Zoomの文字起こしには、一つ一つの発言に話者名が記載されています。発言者が分かり、便利に感じる反面、実際に議事録をまとめていくとなった場合、一つずつ話者名を削除する必要があります。
また段落が上手く分けられていないという問題もあったため、これらを適切につなげる必要があるため、こちらも少し時間がかかってしまう作業といえるでしょう。
【スマート書記】文字起こしを議事録作成に活用する
【スマート書記】議事録にまとめたい箇所を容易に探すことができるか
スマート書記には会議中のメモと音声が自動で紐づき、会議後にメモを取ったタイミングの発言をピンポイントで聞き直すことができるタイムスタンプという機能があります。
そのため会議中にあとで議事録にまとめようと思った箇所のメモを取っておくと、音声をすぐに聞きなおすことができ、また音声が再生されている際は文字起こしのどの部分が再生されているか、強調して表示されるようになっています。
そのため1時間の会議の文字起こしであった場合も、議事録にまとめたいと思った重要な箇所を簡単に探す作業を限りなく削減することができます。
■タイムスタンプのイメージ
【スマート書記】議事録にまとめるという作業も効率化または自動化することができるか
スマート書記には「AIアシスト」という、要約文章の作成や、要点を整理してくれる機能があります。それぞれアウトプットの形式が違うため、会議の議事録に合わせて活用することが可能です。それぞれ具体的にどのようにまとめてくれるか見ていきましょう。
AIアシスト要約機能
実際に要約してものが以下の画像になります
要約機能は、会議の概要をAIが自動でまとめてくれる機能です。
必要に応じて文章量も指定することが可能で、会議後すぐに概要を共有することが可能になります。
AIアシスト要点抽出機能
実際に要点を抽出したものが以下の画像になります
要点抽出機能は、議題や要点をAIが自動で整理して箇条書きにまとめてくれる機能です。要約よりもさらに細かくまとめたいという場合に便利に活用できます。
事前に議題が決まっている会議の場合は、指定した議題ごとに要点を整理することも可能です。会議後すぐに詳細情報を共有することができます。
このようにスマート書記は、文字起こしされた文章を自動でまとめることが可能です。また議事録のまとめ方にあわせてAIを活用していただくことが可能なため、様々な会議の議事録に合わせて活用いただけます。
【まとめ】議事録作成の時間を削減したい方は、スマート書記がおすすめ
今回は、Zoomとスマート書記の違いについて、
- 文字起こし精度の比較
- 文字起こしを議事録として活用する方法
について徹底比較をしてみました。
Zoomも十分な精度で文字起こしができるため、文字起こし工数を削減したいという方はぜひ活用されることをおすすめします。一方で、議事録作成を効率化したいという方だと、なかなか期待通りの効率化を実現することは難しいかもしれません。
なぜなら文字起こしを議事録に活用するためには以下の2つのポイントを考慮する必要があります。
- 議事録にまとめたい箇所を容易に探すことができるか
- 議事録にまとめるという作業も効率化または自動化することができるか
スマート書記は議事録作成を自動化・効率化するためのツールなので、今回ご紹介した以外にもさまざまな機能を用意し、議事録作成のあらゆる作業をゼロにすることを目指しています。
議事録作成にお困りの方は、ぜひスマート書記をお試しください。
