【徹底解説】商談議事録の書き方とコツ!フォーマット例と効率化してくれるツールも紹介
この記事でわかること
- 商談議事録を作成するポイント
- 商談議事録の書き方
- 商談議事録の作成を効率化する方法
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商談とは、自社の商品やサービスなどの契約・取引に関する相談や交渉のことを言います。商談では、商品やサービスに関する情報を相手に提供したり、または、相手が求めているものをヒアリングし、最終的に商品を購入してもらったり、契約を結びます。
そんななかで重要になってくるのが「商談議事録」です。商談議事録の用途は、社内での情報共有や商談の振り返りであったり、商談内容を相手と共有することで、認識を統一する際などに使用します。
本記事では、
- 質の高い商談議事録を作成するためのポイント
- 商談議事録の作成業務を効率化してくれるAI議事録ツール
などをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
「スマート書記」は累計利用社数5,000社以上のAI議事録ツールです。
会議中の音声の聞き直しができるように、録音中に取ったメモと音声が自動で紐付く機能もあるため、人事面談の振り返りもしやすくなります。
- フィラー除去や用語登録で高精度な文字起こしを実現
- 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
- 会議中のメモと音声が紐付き、音声の聞き直しが簡単に
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商談議事録とは
「商談議事録」は、通常の議事録でも記載するような会議日時・出席者・議論の内容や決定事項のほか
- 商談の進行や成約獲得までのプロセス
- 成約内容
など商談の経緯や詳細を記載します。社内での情報共有や商談の振り返りに使用されるほか、商談相手と商談内容を共有したり、認識を統一する際などに使用されます。
商談議事録を作成する際のポイント
フォーマットを統一する
議事録の作成者によってフォーマットが異なると、複数の商談内容を振り返ったり、比較する際などに読みづらいことがあります。そのため、社内でフォーマットを統一するようにしましょう。
さらに、議事録のフォーマットを統一することで、議事録作成にかかる時間を短縮できます。議事録の作成作業は商談のたびに必ず発生する作業のため、より効率化する方法を積極的に取り入れていきましょう。
商談内容を録音・録画する
商談を録音もしくは録画しておくことで、商談議事録を正確に作成できます。言った言わない問題はビジネス上トラブルの元になりがちです。双方の認識のすれ違いを防ぐには、録音・録画は忘れずに行いましょう。
ZoomやGoogleMeet、MicrosoftTeamsなどのオンライン会議ツールを用いた商談であれば、それぞれのツールに録画機能が搭載されているので、活用すると良いでしょう。
5W1Hを明確にする
5W1Hとは
- 誰が(Who)
- いつ(When)
- どこで(Where)
- 何を(What)
- なぜ(Why)
- どのように(How)
をまとめた言葉で、議事録に関わらずビジネス全般で意識したい重要な手法です。これらを正確にまとめることで、情報が整理された、わかりやすい議事録を書けるようになります。特に、決定事項を共有する際にはこの5W1Hを意識しながら議事録を書くようにしましょう。
決定事項とネクストアクションを明確化する
決定事項の共有は、商談に関わる人全員に影響を及ぼすほど重要になるため、議事録には必ず決定事項を記載しましょう。また、会議の中で決定したTodoを記録し、次の商談に向けて誰が何をするのか、ネクストアクションを明確化し、共有することで、次回以降の商談もスムーズに行えるようになります。
商談議事録の書き方
議事録を書く際に必ず必要な5つの項目
議事録を書くときに基本的には以下の5つはどんな議事録でも必要な情報になります。
- 見出し・タイトル
- 会議の日付
- アジェンダ・サマリー・議題
- 会議の決定事項・確認事項
- 会議後のタスク
加えて、商談議事録に記載する内容は
- 商談相手からヒアリングした内容
- 自社から提案した内容
- 提案に対する商談相手のリアクション
があると、社内で商談後に比較検討する際に役立つでしょう。
商談議事録のフォーマット例
ここでは基本的な商談議事録のフォーマットをご紹介します。商談相手や商談内容、業種などに応じて、必要な情報も変わってくるため、この例をベースにフォーマットを作成してみてください。また、会議前にわかっている情報を事前に議事録に記載しておくと、スムーズに議事録を作成できるので、会議前に確認しておくようにしましょう。
【見出し・タイトル】
商談日時:yyyy年mm月dd日
商談場所:~~~~
参加者:○○・△△・□□・▽▽
議事録作成者:○○■アジェンダ・サマリー・議題
・~~~~
・~~~~
・~~~~■会議の決定事項・確認事項
・~~~~
・~~~~
・~~~~■会議後のタスク
・[アクション内容]:[担当者]―[期限]
・[アクション内容]:[担当者]―[期限]■次回の商談日時
・yyyy年mm月dd日
商談議事録の作成を効率化する方法
商談議事録の作成を効率化するために一番おすすめの方法は、「AI議事録ツール」の導入です。AI議事録ツールを導入することで、
- 会議音声の録音
- 録音した音声から自動文字起こし
- AIを活用した要点や決定事項の抽出
- 議事録の作成・編集・共有・管理
までを1つのツールで完結できます。また、セキュリティ機能が充実したAI議事録ツールを導入すれば、商談に関するデータや情報を安心・適切に管理できます。
AI議事録ツールの機能紹介
議事録の作成から管理まで、一本化して作業を効率化してくれるAI議事録ツール。具体的にどんな機能を有しているのか、詳しく紹介していきます。
1. 音声録音 / 自動文字起こし機能
会議の会話内容を文字に起こしてくれる機能です。文字起こしをするためには音声を取得する必要がありますが、
- AI議事録ツールで直接録音する
- ICレコーダー等で録音した音声ファイルやTeams会議などのWeb会議ツールの録画データをツールにアップロードする
という方法で音声を取得し、文字起こしすることが可能です。議事録ツールによっては両方対応できるものもあるため、事前に確認するようにしましょう。
また、発言内容の文字起こし精度はとても重要です。録音環境でも文字起こしの精度は大きく左右されますが、同じ、もしくは、近しい録音環境下でも、精度に差が生まれることがあります。その違いは文字起こしで使用している音声認識技術の差も影響しますが、他に文字起こしと共に使用される機能でも差が生まれます。
その機能とは主に
- フィラー除去機能
- 用語登録機能
- 話者識別機能
の3つの機能に分類されますが、それぞれの機能を詳しく解説していきます。議事録ツールの導入を検討する際は上記の機能があるか確認するようにしましょう。
1-1. フィラー除去機能
人が会話しているときに発せられる「あー」「ええと」「えー」「あのー」などといった、それ自体では意味をなさない短い言葉を除去する機能です。
フィラー除去機能がない状態で文字起こしされた内容は
- 余計な情報が多く確認しづらい
- 文章を整えたり修正するのに時間がかかってしまう
ため、フィラー除去は必須の機能となっています。どの程度フィラーが除去できるかについては実際に試して確認をするようにしましょう。
1-2. 用語登録機能(固有名詞や専門用語を変換する)
固有名詞や専門用語を正しく認識するための機能です。正しく認識できる、できないは各種ツールの文字起こしの精度に大きく関わります。例えば、会議中に「KPI」と発言したとして、「ケーピーアイ」と変換されてしまっては、とても読みづらいものになってしまいます。
この状態を防ぐために事前に固有名詞や、専門用語をツール上で登録することで、正しい文字に自動で変換してくれる機能となっています。
ただし、全ての固有名詞や専門用語が自動で変換されないわけではなく、実際にどの単語を登録する必要があるのかは一度利用してみて、変換されなかったときに登録するようにしましょう。
1-3. 話者識別機能
誰がどの発言をしたかを可視化する機能です。これによって、文字起こしされた文章を誰が発言したのか確認する作業が効率化されます。
発言者を識別するために、大きく2つの方法が存在します。
- AIが発言者の声色や話し方のクセなどで自動で振り分ける
- 事前に発言者の声を登録して、その登録された声で振り分ける
この機能がなければ、文字起こし結果を確認しても、それが結局誰の発言なのか、録音や録画データを遡るなどといった作業が別途発生してしまい、結局議事録を作成する時間を削減できなくなってしまいます。誰の発言なのかを明確にする必要がある経営会議などの会議では必須の機能です。
2. 要約生成・要点抽出機能
AIを活用し、会議後に概要をまとめた要約文章を生成したり、要点を整理してリストアップしてくれる機能です。
この機能を活用することで
- 要約文章の文字量を調整できる
- どんな内容に沿って要約してほしいか指定できる
- 会議の議題ごとに要点を抽出できる
- 決定事項やタスクを自動で振り分ける
などが実現できますが、どのような形で文章が生成、抽出されるかは議事録ツールによって多少異なるため、実際に試してみて自分たちの議事録作成に活用できるかは確認するようにしましょう。
3. タイムスタンプ機能
会議中のどの時間帯に発言されたかを可視化する機能です。タイムスタンプも「要約生成・要点抽出機能」と同様に各議事録ツールで実際に実現できることが多少異なることがあるため注意が必要です。
例えば
- 文字起こしされた文章の段落ごとに、発言された時間が明記されている
- 会議中にメモを取ったタイミングでタイムスタンプが自動でつく
- タイムスタンプをクリックするとその時間帯からピンポイントで音声の聞き直しができる
など同じ「タイムスタンプ」と表現していても、実現できることに若干の違いがあります。よく会議中にメモを取る人は
- 会議中にメモを取ったタイミングでタイムスタンプが自動でつく
- タイムスタンプをクリックするとその時間帯からピンポイントで音声の聞き直しができる
の2つがあると、今までと同じように会議中にメモを取るだけで、ピンポイントで聞き直しができるようになります。その結果、議事録作成時間を大きく削減することができるため、必須の機能といえます。
4. 共有機能
議事録ツール内で作成した議事録を第三者に共有することができる機能です。WordやGoogleドキュメントなどのドキュメントツールとの大きな違いは、音声も議事録と一緒に共有することができるという点です。
議事録作成後の確認作業は必須ですが、今までは、記載されている内容があっているかどうかを確認する際、議事録作成者へ確認し、それでも判断できない場合は、一度会議の音声を聞き直す必要がありました。
ただし、議事録ツールでは音声が文字起こし結果のテキスト情報と紐づいているので、確認すべき箇所の音声をすぐに確認することができ、確認工数を削減することが可能です。
また、音声も共有されることで、テキストでは伝えるのが難しい会話の温度感も一緒に共有することが可能になります。採用面談や商談などの議事録では、会話の温度感がとても重要になりますが、それらを音声で確認することができるため、情報共有の質を向上させることも可能です。
5. 管理機能
議事録を管理するための機能です。担当部署ごとに閲覧や編集ができるように権限を管理したり、議事録をフォルダごとに管理することが可能です。
人事異動などでチームが変わった場合でも、ツール上から操作をするだけでアクセス権限を変更することができるため、不正なアクセスを防ぐことができます。
一部のドキュメントツールはオーナーが作成者に紐づいているため、その人が退職する際は権限をすべて誰かに変更する作業が発生しますが、議事録ツールは基本的に人ではなくツールに紐づいているため、過去の議事録を特別な操作なく残してくことが可能です。
また、指定したIPアドレスのみからアクセスできるようにする機能もあり、第三者の不正アクセス防止も可能となっています。
おすすめのAI議事録ツール3選
AI議事録ツールの主な機能について紹介しました。ここからは、おすすめの議事録ツールを厳選してご紹介します。もっと比較検討したい!という方は、下記参考記事も併せてご覧ください。
参考記事:【2024】文字起こしソフトおすすめ20選!無料ツールの比較や選び方も解説
1. スマート書紀
引用:スマート書記
スマート書記は、累計利用社数5,000社を突破している議事録アプリです。「録音する」「メモをとる」「録音を聞き直す」「清書する」といった工程が1つの画面で行えます。また、自動の文字起こし・自動要約や清書などの作業はAIがサポートしてくれます。
Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるのが特徴です。Web会議ツールも選ばないので、ほとんどの会議シーンで文字起こしが利用できます。
スマート書記を契約することで、モバイルアプリの使用も可能になります。モバイルアプリは、iOSとAndroidに対応しており、音声や動画ファイルのアップロード、タイムスタンプ機能や音声再生など基本機能が利用できます。
スマート書記の特徴
- 自動話者識別機能・用語登録機能・フィラー除去機能あり
- 文字起こし以外の機能で議事録作成時間を最大70%短縮
- 様々な業界の大手企業・行政および自治体が導入するレベルのセキュリティ対策
2. AI GIJIROKU
引用:AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、導入企業数7000社を突破している議事録アプリです。こちらも文字起こしを活用して議事録作成の工数削減を目的としています。
プランは無料プラン+有料プランが3つの計4つで構成されており、大きく個人利用向けとビジネスユーザー向けに分かれています。また月払い・年払いも選択できます。
30ヶ国語に対応したリアルタイム翻訳の機能もあり、海外の方もいる会議などで会話内容の理解を促進するために利用できます。
AI GIJIROKUの特徴
- Zoomを連携するだけで発言を字幕表示
- 音声認識精度99.8%
- リアルタイム翻訳30か国語対応
3. AmiVoice ScribeAssist
AmiVoice ScribeAssistは、1,000以上の導入実績があり、企業・官公庁・教育機関など幅広い分野で活用されています。また、ChatGPTと連携して文字起こし結果を自動で要約できます。
インターネット接続の有無にかかわらず、いつでもどこでもツールを利用することができ、かつクラウドに⾳声データを送信しないため、セキュリティ面でも安心して使用できる議事録アプリです
AmiVoice ScribeAssistの特徴
- 1,000以上の導入実績
- 市場シェアNo.1の音声認識技術を搭載
- インターネット接続不要で情報漏えいリスクを最小化
【まとめ】商談議事録を効率的に作成するならAI議事録ツール!
本記事では、
- 質の高い商談議事録を作成するためのポイント
- 商談議事録の作成業務を効率化してくれるAI議事録ツール
を紹介しました。
AI議事録ツールを使用することで、商談中の音声録音から、商談後の議事録の作成・編集、共有から管理まで一本化できます。また、議事録作成業務が効率化されるだけでなく、セキュリティ面が充実したツールを使用すれば、不正アクセスの対策などもできて安心です。
ぜひ一度、AI議事録ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
「スマート書記」は累計利用社数5,000社以上のAI議事録ツールです。
会議中の音声の聞き直しができるように、録音中に取ったメモと音声が自動で紐付く機能もあるため、人事面談の振り返りもしやすくなります。
- フィラー除去や用語登録で高精度な文字起こしを実現
- 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
- 会議中のメモと音声が紐付き、音声の聞き直しが簡単に
ただいま14日間の無料トライアルを実施中!ぜひこの機会にスマート書記の無料トライアルをお試しください。