議事録作成を効率化する7つの方法｜工程ごとの打ち手と減らせる時間の目安

議事録作成は、会議後の清書だけでなく、会議前の準備や会議中の記録まで含む仕事です。1時間の会議に対し、議事録作成に2時間も3時間もかかることは珍しくありません。

ただ、作成時間を短くしようとしても、どこから変えるべきか分からず手が止まりがちです。

• 効率化のコツを読んでも、どれから試せばよいか決められない
• 録音はしているのに、あとから聞き直す時間がかえって増えている
• 自分の工夫で足りるのか、ツールを入れるべきなのかが分からない

そのためこの記事では、議事録作成を6つの工程に分け、会議前・会議中・会議後にできる7つの効率化方法を解説します。

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議事録づくりはどの工程に時間がかかっている？

議事録づくりは、準備・会議中のメモ・聞き直し・清書・確認・共有の6つの工程に分かれます。時間がかかりやすいのは、聞き直しと清書です。Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでも、会議時間の倍以上を議事録の作成に費やしていたという声が繰り返し挙がりました。効率化では、6つの工程のうちどこを短くするか、どこまで自動化するかを見極めます。

議事録づくりを6つの工程に分けて見る

最初にやることは、自分の時間がどこに消えているかを見つけることです。工程ごとに、時間が増えやすいポイントを整理しました。

工程	やっていること	時間が増えやすいポイント
準備	議事録の型を用意し、確認事項を整理する	毎回ゼロから構成を作る
会議中のメモ	発言や決定事項を記録する	発言をすべて書き取ろうとする
聞き直し	録音から必要な発言を確認する	必要箇所を探す
清書	メモと音声を文章に整える	情報を取捨選択し直す
確認	上長や参加者に確認して修正する	修正依頼が複数回に分かれる
共有	関係者に配布する	宛先や形式を都度決める

会議全体を等速で聞き返せば、録音の確認だけで会議と同じ時間がかかります。必要な箇所が分からず前後を何度も再生すると、さらに時間がかかります。ここに清書や確認が重なると、議事録作成に2〜3時間以上かかることもあります。同アンケートでも、60〜90分の会議1本に2〜3時間、長いときは1日という声が複数ありました。

どの工程が重いかは、求められる議事録の粒度で変わります。発言の経緯まで詳しく残す必要がある会議では、聞き直しと清書に時間がかかりやすくなります。一方、決定事項とToDoの共有が目的なら、要点中心にまとめられます。会議の種類だけで一律に決めず、社内規程や利用目的に応じて必要な粒度を先に決めておくと、手をつける工程を選びやすくなります。

同じ工程でも時間に差が出る理由

同じ6工程でも、かかる時間は人によって大きく違います。差を生むのは、書く速さより段取りです。具体的には、準備なしで会議に臨む、あとで聞き直せばよいと録音に頼る、全部残そうとして取捨選択できない、作成を後回しにして記憶が薄れる、といったケースです。

この4つが重なると、聞き直しと清書だけが膨らんでいきます。会議の前・中・後に分けて原因を確かめたい方は、議事録に時間がかかる4つの原因で整理しています。

会議前｜準備の工程で減らせる時間

準備にかける時間は会議によって異なります。ただ、事前に型や確認事項を整えておくと、あとに続く工程を短くしやすくなります。

1. 議事録の型を先に決めておく

毎回ゼロから構成を考えていると、会議が終わったあとに「どこから書くか」で手が止まります。会議名、日時、参加者、議題、決定事項、ToDoなどの項目を先に用意しておけば、会議中は空欄を埋めるだけになります。

型は会議の種類ごとに分けて持つのが現実的です。役員会議と日々の定例で同じ様式を使うと、片方には情報が足りず、もう片方には冗長さが残ります。会議別の様式の作り方は議事録フォーマットの作り方でまとめています。

この打ち手で短くなるのは、清書の工程です。

2. アジェンダから「決めること」を書き出しておく

アジェンダを眺めるだけでは準備になりません。議題ごとに「何を決めるのか」「誰が何をするのか」「いつまでか」の3つを、会議が始まる前に空欄として書き出しておきます。前回の議事録から持ち越しの項目を拾って先に埋めておくと、準備そのものがもっと短く済むでしょう。

空欄があると、会議中に聞くべきことがはっきりします。決まらないまま終わりそうなら、その場で確認すればよいだけです。曖昧なまま散会した会議ほど、あとで録音を聞き直すことになります。

準備で減るのは、聞き直しと確認の工程です。何を決めたのかが会議中に確定していれば、あとから探す必要も、関係者に照会する必要もなくなります。

会議中｜メモの工程で減らせる時間

「全部書き取らないと、あとで分からなくなる」。この前提を外さないかぎり、会議中のメモは短くなりません。

3. 決定事項は「誰が・何を・いつまでに」を優先して書く

要点中心でよい会議では、「誰が・何を・いつまでに」の3点を優先してメモします。発言の経緯まで正確に残す必要がある会議では、録音や文字起こしも併用してください。

発言者は記号に置き換え、聞き取れなかった箇所には印をつけておくと、手が止まりません。会議中のメモの取り方そのものを詳しく見たい方は、会議中のメモを効率的に取るコツが参考になります。

3点を優先して記録すると、メモの量を減らしやすくなります。あわせて清書も軽くなります。整えるべき文章が最初から少なくなるからです。

4. 録音を前提にして、書き取る量そのものを減らす

録音があるなら、会議中にすべてを文章として書き取る必要はありません。要点中心でよい会議では、キーワードと確認したい箇所の時刻を残し、文章に整えるのは会議後に回せます。

同アンケートでは、記録に追われて会議に集中しにくいという声が繰り返し出ています。公開事例でも、メモを取る作業がなくなり、目の前の相手との対話に集中できるようになった例があります。会議中の記録量を減らせると、議論に参加する余裕を取り戻しやすくなります。

ただ、録音を足すだけでは総時間が減らないこともあります。書き取る量を減らした結果、あとから長時間聞き直す運用になれば、別の工程に負担が移るからです。録音を効率化につなげるには、次に説明する会議後の工程と組み合わせることが重要です。

会議後｜聞き直し・清書・確認・共有の工程で減らせる時間

会議後には、聞き直し・清書・確認・共有の4つの工程があります。とくに聞き直しと清書に時間がかかっている場合は、この範囲を見直すと効果が出やすくなります。

5. 聞き直したい箇所を探す時間を減らす

聞き直しの時間には、音声を聞く時間に加えて、必要な箇所を探す時間も含まれます。少し戻して再生し、違えばまた戻す往復が増えるほど、確認にかかる時間も膨らみます。

探す時間を削る方法は2つあります。1つは、会議中に「会議開始から30分ごろ」のように、おおよその時刻をメモに書き添えておくことです。手間はかかりますが、今日の会議から始められます。もう1つは、要点やToDoに付いた発言の時刻から、その場面の音声へ直接飛べる仕組みを使うことです。

聞き直しに時間が集中しているなら、ここから手をつけると効果を得やすくなります。

6. 決定事項とToDoを早めに共有し、確認をまとめる

社内の定例など、速報性が重視される議事録では、最初から文章を細部まで整えるより、決定事項・次のアクション・残った課題を先に共有し、修正点をまとめて受けるほうが確認の往復を減らしやすくなります。

ただし、正式な記録として所定の記載事項や承認手順が定められている会議は別です。社内規程などに従って必要な内容を残してください。

会議の記憶が新しいうちに確認を依頼することで、清書と確認の工程を短くしやすくなります。

7. 要点と音声を渡して、読む人が深さを選べるようにする

議事録は、配ってからも仕事が続きます。読んだ人から質問が飛んでくれば、答えるための時間がまた発生します。

会議に出られなかった人にとって、録音の中から必要な箇所を探して確認する作業は負担になりがちです。そこで、決まったことの要点に発言の時刻を添えて渡しておきます。読む人は、気になった箇所だけを後から音声で確かめられます。すべてを読み込む必要はなく、必要な深さを自分で選べる形です。

共有そのものにかかる時間は運用によって変わりますが、要点と確認箇所を分かりやすく渡しておくと、後からの質問対応を減らしやすくなります。

作り方を変えずに報告書の作成時間が半分になった事例

日本特殊陶業のビジネスマネジメント室では、社員から聞き取った内容をまとめる報告書を、月に20件ほど作成していました。1件あたり5〜6時間かかり、会議の音声をICレコーダーで録音して、終了後に聞き直しながら書いていました。

細かい内容まで記載する報告書のため、会議中のメモだけでは追いつきません。書き取れなかった箇所は「会議が始まってからおおよそ何分」とだけ記録しておき、あとでその付近を聞き直していました。

時間を食っていたのは、聞きたい音声を探す作業でした。少し戻しては再生し、周辺を聞いて確かめる作業を繰り返しており、その往復に時間がかかっていたといいます。

選んだ打ち手は、報告書の作り方を変えずに、聞きたい箇所の音声へすぐ届く状態を作ることでした。文字起こしのツールも試したものの、起こされた文章を全部確認して誤変換を直す手間が残り、効率化には届かなかったそうです。結果として、報告書の作成時間は半分になりました。会議に出ていない第三者が内容を確認する手間も減っています。

報告書の作り方や形式は今までどおりのまま、聞き直しや音声確認の負担を減らしました。その結果、報告書の作成時間は半分になりました。

参考記事：今までどおりの作成方法で報告書作成時間50%削減を実現！第三者の確認工数も削減できた理由とは

工程ごとの打ち手を自動化すると、どこまで減る？

自動化で負担を減らしやすいのは、会議中の記録・聞き直し・清書です。準備も、出力書式を事前に設定できるツールなら一部を標準化できます。一方、AIの出力が正しいか確認する工程や、誰に共有するかの判断は人が担います。

ここまでの7つの打ち手は、やり方の工夫で負担を減らす方法です。なかでも聞き直しと清書は、録音を頭から確認して一から文章を作る運用では負担が残りやすい工程です。さらに大きく減らしたい場合は、録音・要点整理・議事録作成までを自動化する方法があります。

会議業務を自動化するAIエージェントができること

Otolioは、会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントです。会議中の記録・清書・聞き直しの負担を、次の3つのはたらきで減らします。

• 会議中の記録：カレンダーに予定を入れておくと、Web会議に自動で参加して録音します
• 清書：会議が終わるとAIが要点とToDoを自動で抽出し、企業ごとに決めた書式で出します
• 聞き直し：要点やToDoに付いた発言の時刻をクリックすると、その箇所の音声を聞き直せます

録音を頭から聞き返して一から清書する作業を減らし、AIが出した要点やToDoを確認・修正する作業に置き換えられます。会議に出られなかった人も、要点を読んで気になった箇所だけ音声を確かめられるため、キャッチアップの負担を減らせます。

ツールを選ぶときに見る3つの観点

比較を始める前に、見る観点を3つに絞っておくと迷いません。

文字起こしの精度

精度は製品だけで決まりません。同じツールでも、マイクとの距離や周囲の音の量で結果は大きく変わります。無料トライアルで試すときは、普段と同じ部屋、同じ機材で録ってください。きれいな音源だけで判断すると、本番で期待どおりにならないことがあります。

セキュリティ

データの保管先、保管の期間、AIの学習に使われるかどうかを確認します。社外に出せない会議を扱うなら、ここが最初の足切りになります。あわせて、IPアドレス制限や多要素認証など、自社のルールに合う管理機能があるかも見ておきます。

直しやすさ

AIが出した文章は、人が確認・修正する前提で運用するのが安全です。話者の振り分けも完全ではないため、直しやすさは実際の作業時間に影響します。音声を聞きながら同じ画面で直せるか、出力の書式を自社の様式に合わせられるかを確かめてください。

ツールごとの違いまで踏み込んで比べたい方は、AI議事録ツールのおすすめと選び方で目的別に整理しています。

まとめ｜議事録の効率化は、どの工程を変えるかで決まる

議事録づくりは、準備・会議中のメモ・聞き直し・清書・確認・共有の6つの工程でできています。効率化とは、書く速さを上げるだけでなく、このうちどの工程を短くするか、どこまで自動化するかを決めることです。

7つの打ち手のうち、準備と会議中のメモは今日から変えられます。型を先に用意し、決めることを書き出し、「誰が・何を・いつまでに」の3点を優先して記録します。ここまでは工夫の範囲です。

一方、録音を頭から聞き返して一から清書する運用では、聞き直しと清書の負担が残りやすくなります。負担が大きい場合は、この2工程をどこまで自動化するか検討する段階です。

まずは自分の1時間の会議が、6つの工程にどう割れているかを書き出してみてはいかがでしょうか。時間が集中している工程が1つ見つかれば、次の会議から変えるところは決まります。

聞き直しと清書に時間が集中しているなら、次の会議でこの2工程をどこまで自動化できるか試してみるのも一つの方法です。

よくある質問とその回答

Q. 1時間の会議の議事録に2〜3時間かかるのは普通ですか？

よくあることです。会議全体の録音を等速で聞き返せば、確認だけで会議と同じ時間がかかります。さらに重要な箇所の特定や清書が加わると、会議時間の倍以上かかることもあります。Otolioの導入企業アンケートでも、会議時間の倍以上を議事録の作成に使っていたという声が最も多く挙がりました。

Q. 議事録の効率化は、どの工程から手をつけるのが効果的ですか？

まずは、自分の時間が最も集中している工程からです。録音を頭から聞き返しているなら、聞き直しから見直すと効果が出やすくなります。一方、会議後の確認が多いなら、準備段階で決定事項・担当者・期限を明確にしておくほうが効きます。6つの工程にかかっている時間を一度書き出し、負担の大きいところから手をつけてください。

Q. 録音しておけば、議事録は楽になりますか？

録音だけを足すと、かえって時間が増えることがあります。会議中に書き取る量は減りますが、そのぶん後から聞き直す量が増えるためです。1時間の会議の録音を全体にわたって等速で聞き返せば、それだけで1時間かかります。録音が効くのは、聞きたい箇所にすぐ戻れる状態とセットになったときです。会議中に時刻を書き添えるか、発言の時刻から音声へ飛べる仕組みを使ってください。

Q. 自分の工夫で足りるのか、ツールを入れるべきかはどう判断しますか？

準備・会議中のメモ・確認・共有に時間がかかっているなら、まずは運用の工夫で減らせる余地があります。型を先に用意し、書き取る項目を絞り、確認をまとめて受ける方法を試してください。一方、録音の聞き直しと清書に時間の大半がかかっているなら、自動化も選択肢になります。人が音を聞いて文章にする作業そのものが残るためです。週に何本も会議があり、この2工程が毎回発生しているなら、仕組みを変える段階に来ています。