議事録作成

会話形式の議事録を徹底解説!書き方やテンプレ・便利なツールもご紹介

会話形式の議事録の書き方

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議論やインタビューの際、その内容を記録したり共有したりするために重宝するのが議事録です。

とはいえ、議事録には大きく分けて「要約形式」「会話形式」の2種類があり、どちらが適切な形式かは場面によって変わります。

議事録を作成する人の中には「自分はどの形式を使うべきなのか」「実際にどのように議事録を書けばいいのか分からない」というお悩みの方もいるでしょう。

当記事では、後者の「会話形式」の議事録作成に主にスポットを当てて解説していきます。ぜひ、自分に適した議事録の形式と書く時のコツを知り、素早く適切な議事録づくりの参考にしてみてください。

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  • だれの発言かを明確にするのに時間がかかっている
  • 会議中のメモが大変で追いつかない
  • 文体を整えるが大変

このような会話形式の議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。

スマート書記は議事録などのドキュメント作成に関する作業を自動化・効率化することができ、作成時間を最大90%以上削減することが可能です。

議事録とは

まず、議事録とは会議や商談、打ち合わせの経過や結論を文字にしてまとめるものです。議事録の目的は主に内容の記録と共有ですが、その目的や場面に応じて適切な形式も変わります。

前述の通り議事録には大きく分けて2つの形式があり、

  • 「要約形式」
  • 「会話形式」

に分けられます。

前者の「要約形式」とは、議論の要点を箇条書きで記すもので、端的に話し合いの内容を記録・共有することができるため、多くの場合、こちらの要約形式で議事録が作成されます。

その一方で、インタビューなど言葉のニュアンスを大切にしたい場合や話し合いの区切りや進行が明確な場合には会話形式が用いられることが多いです。

以下では、会話形式について具体的にご紹介していきます。

議事録の基本的な書き方から知りたい方や要約形式での議事録の書き方について知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

参考記事:【徹底解説】わかりやすい議事録を書く8つのポイント!効率化する方法やツールも紹介

会話形式の議事録とは

会話形式の議事録とは、会議中の話を時系列に沿って発言者の発言内容に即して書いていくものです。要約形式と違って話者の発言を詳細に記すため、その場の雰囲気やニュアンスが伝わりやすいという特徴があります。

議事録を会話形式で書く2つのメリット

議事録を会話形式で書くメリットは以下の2つがあります。

発言者が誰か分かる

まず、発言者が誰かが分かることです。

会話形式では、誰が何を言ったのかまで記すため、インタビューのように話者の立場が分かれる場合や発言者に誰が何を言ったのかを明確にする必要がある場合に役立ちます。これにより、誰がどのような発言をし、それに対して誰がどのような返答をしたのかが分かるため責任の所在を明らかにできます。

その場の流れが伝わりやすい

その場の流れを時系列にして発言内容を記していくため、話し合いの雰囲気や話者の言葉のニュアンスが伝わりやすいこともメリットとして挙げられます。会話のやりとりを記すことでいつ誰がどのような熱量で何を話したのかが分かり、音声を聞かずともその場の雰囲気の記録・共有ができます。

議事録を会話形式で書く2つのデメリット

議事録を会話形式で書くデメリットは以下の2つがあります。

要点が分かりにくい

まずは要点が分かりにくいことです。会話形式ではその場の流れが分かりやすい代わりに、どこが大事な箇所なのかが分かりにくくなります。細かな流れを追うぶん文量も必然的に多くなりますし、その結果読んで要点を掴むのにも時間を要するでしょう。

文体の調整に時間がかかる

会話形式での議事録作成には時間がかかります。会話形式で議事録を作成する際には、実際の会話をそのまま文字にするだけでなく、「えっと」「あー」などの間投詞を省略したり言い間違いを直したり、文末を統一したりと共有しやすくするために多くの工程を経る必要があるからです。

議事録作成の初心者は勿論、ある程度慣れている人だとしても、作業にはかなりの時間を要することでしょう。

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会話形式の議事録のテンプレートを紹介

続いては実際の会話形式の議事録の例を通常のパターンとインタビューのパターンに分けてご紹介します。

会議の会話形式の書き方

まずはスタンダードな会話形式の議事録の例をご紹介します。

テンプレート

会議日時:
場所:
出席者:
議題:

  1. 発言者:[名前]
    議題:[発言内容]
    結論:[決定内容]
    課題:[検討テーマ]
  2. 発言者:[名前]
    議題:[発言内容]

議事録

  1. [議題1]について

〇〇:「〇〇〇〇」
▢▢:「▢▢▢▢」

  1. [議題2]について

〇〇:「〇〇〇〇」
▢▢:「▢▢▢▢」

ネクストアクション

  1. [アクション内容]:[担当者]―[期限]
  2. [アクション内容]:[担当者]―[期限]

次回会議予定日:

作成イメージ

日時:2024年2月5日(月)13時30分
場所:第一会議室
出席者:

  • 佐藤太郎
  • 田中花子
  • 鈴木次郎

議題:

  1. 発言者:佐藤太郎
    議題:スマート都市プロジェクトのマーケティング戦略について
    結論:地元住民との連携を図り、環境に配慮した取り組みを行う
    課題:プロジェクトをより広く浸透させるための具体策

議事録

スマート都市プロジェクトのマーケティング戦略についてについて

佐藤:皆さん、お疲れ様です。本日は、新しいスマート都市プロジェクトについて議論したいと思います。まず、市場の最新動向について田中さんから情報をいただけますか?

田中:最近の市場調査によれば、持続可能なライフスタイルと環境への関心が高まっています。私たちのプロジェクトがこれにどのように応えるかが重要ですね。

鈴木:では、現在の進捗状況について報告させていただきます。現在、技術部門と協力して、新しいエネルギー効率の高い建築物の開発に注力しています。

佐藤: セキュリティ対策に関しても考慮していますか?データの保護は重要だと思います。

鈴木: セキュリティについてはすでに検討済みです。最新の暗号技術を導入し、プライバシーとデータの安全性を確保する予定です。

田中:マーケティングの観点から言うと、我々はどのようにして市場にアピールしていくつもりですか?

佐藤: それについても今後の議論に含めましょう。鈴木さん、セキュリティ対策についての詳細な報告をお願いします。

ネクストアクション

  1. 市民参加型のPRイベントの計画:田中 2月10日
  2. 市民からの意見収集:鈴木―2月15日

次回会議予定日:2024年2月20日

以上のように、冒頭に簡単に会議内容を記し、その後発言者ごとに内容を記載すると良いでしょう。言い淀みやつなぎ言葉は削り、語尾は「ですます調」に統一することで読み手の負担を減らすことができます。

インタビューの会話形式の書き方

会話形式の議事録の中でも特にインタビューの場合の例をご紹介します。

テンプレート

インタビュー日時:
場所:
参加者:

  • インタビュアー:
  • インタビュイー:
  • オブザーバー:

インタビューの目的:

議事録

  1. イントロダクション
  2. 質問1
  3. 質問2
  4. 補足質問

作成イメージ

インタビュー日時:2024年2月5日(月)16:00
場所:オンライン会議
参加者:

  • インタビュアー:佐藤太郎
  • インタビュイー:田中花子(起業家)

インタビューの目的:

石川さんの事業における成功の要因や経験について学ぶ

議事録

会話1: イントロダクション

佐藤: こんにちは、田中さん。まず、自己紹介をお願いします。

田中:こんにちは。私は田中花子と申します。この度、新しい事業をスタートさせました。

会話2: 起業のきっかけ

佐藤: 興味深いですね。起業を決意するきっかけは何でしたか?

田中:昔から独自のアイデアを形にしてみたいという思いがありました。そして、市場にはまだないサービスを提供できると感じ、起業を決断しました。

会話3: 起業の成功要因

佐藤: 起業後、どのような成功要因がありましたか?

田中: まず第一に、チームの協力がありました。信頼できる仲間と一緒に仕事ができることは大きな強みです。そして、市場調査やフィードバックの収集に力を入れました。

会話4: 困難と克服

佐藤:どんな困難な瞬間がありましたか?それをどのように乗り越えましたか?

田中: 最初の数ヶ月は厳しい時期がありました。資金調達やクライアントの獲得が難航しましたが、焦らず、着実に努力を重ね、信頼を築くことができました。

会話5: アドバイス

佐藤:起業を考えている人たちにアドバイスはありますか?

田中: 失敗や困難も含めて全てが成長の一環です。自分のビジョンを信じ、柔軟に対応することが大切です。そして、信頼できる仲間やアドバイザーの存在も重要ですね。

会話6: 今後の展望

佐藤: 最後に、今後の展望や計画はありますか?

田中: 当社のサービスを拡充し、国内外での展開を考えています。また、技術や市場の変化にも迅速に対応し、より多くのお客様に価値を提供していきたいと考えています。

会話7: 終結

佐藤:本日は貴重なお話をありがとうございました。田中さんの今後のご活躍を期待しております。

田中:こちらこそ、お話させていただきありがとうございました。どうもありがとうございました。

以上のように、先にインタビューの目的を記しておき、実際の会話の流れでは質問の項目ごとに区切ると整然として読みやすい議事録になります。インタビューの種類にもよりますが、特にインタビュイーの言葉のニュアンスが大切になる場合は、文体の調整は最低限にすると良いでしょう。

また、今回ご紹介したのは基本的な会話形式の議事録のテンプレートと記入例ですが、wordやExcelにもさまざまなテンプレートがあります。自分の状況に応じてテンプレートを選び、利用することで議事録を一から書き起こすよりも時間短縮が見込めます。

会話形式の議事録を書くときの3つのポイント

議事録はできるだけ読みやすい適切な形で、そして議事録を書く作業時間はなるべく短くしたいものです。そのためには以下の3つのポイントに気を付けると良いでしょう。

1. 発言者を記載する

会話形式の議事録では発言者を記載することがポイントです。

先のテンプレートのように、発言の前に発言者の名前を書くと良いでしょう。発言者を記載することで、責任の所在を明確にでき、言った・言っていないの争いを避けることができます。

2. 文体を整える

議事録を読みやすくするためには文体を整えることも大切です。

実際の音声に忠実に、内容をそのまま文字にしてしまうと余計に文字数が増え、読む方の負担になってしまいます。端的な表現で言い換えられる場合は、修正するようにしましょう。「えっと」「あー」などのつなぎ言葉、言い間違いなども削ったり直したりします。

また、人によっては「ですます調」や「である調」で口調にばらつきがあることも多いので、必要に応じて揃えるようにしましょう。

3. 要約したものを記載する

会議の要点をまとめたものを別途記載することも議事録を見やすくするポイントの一つです。

会話形式の議事録では、その性質上、一見しただけでは重要な部分が分かりづらくなっています。そのため、会話形式の議事録の冒頭か最後に会議の議題、結論、課題点などの要点を箇条書きなどで短くまとめたものを記載すると、読み手に取って分かりやすい議事録となるでしょう。

会話形式の議事録作成で失敗しがちなポイント2つ

会話形式の議事録では、要点をまとめる通常の議事録と異なり、発言を全て文字に起こす必要があります。そのため、会話形式の議事録を作成する場合は、以下の2つに特に注意する必要があります。

1. 録音環境が整理できていない

発言の内容を全て文字に起こす会話形式の議事録を作る場合、全ての発言が録音されている必要があります。音声が拾えていなかったり、雑音やノイズが多かったりすると、言葉が聞き取りづらく、声の判別も難しくなるので、議事録が作成できなくなったり、作成に時間がかかってしまう可能性が高いです。

そのため、文字起こしする際は録音機器のチェックは勿論、マイクは会議で発言する人全員の声を拾いやすい位置にあるかを確認し、会場はなるべく雑音の少ない場所を選ぶようにしましょう。

2. 専門用語や固有名詞の把握ができていない

会議内容によっては聞き慣れない専門用語や固有名詞が頻出する場合があります。それらを把握しないまま文字起こしを始めてしまうと、聞き取れない箇所や綴り・漢字のミスが多くなり、結果的に作業時間が伸びてしまいます。

文字起こしをする前に、会議中に出てくる専門用語や固有名詞をあらかじめ確認することで、スムーズに作業を進められます。

以上では文字起こしをする際に気をつけるべきポイント2つをご紹介しましたが、人力での文字起こしだとどうしてもミスやトラブルが起きることがあります。そこでおすすめなのが、文字起こしソフトの導入です。

文字起こしに使える便利なソフトは、以下の記事を参考にしてみてください。

参考記事:【2024】文字起こしソフトおすすめ20選!無料ツールの比較や選び方も解説

時間短縮するなら議事録作成ツールの活用も

会話形式の議事録は、要約形式と比べて莫大な時間がかかります。そこで、時間を短縮するために議事録作成ツールを導入するのも1つの手段です。

議事録作成ツールの選ぶポイントは、こちらの参考記事で詳しく紹介しているので、ぜひ併せてご覧ください。

参考記事:【徹底解説】AI議事録ツールを選ぶときの6つのポイント!おすすめのツールも紹介

ここでは、議事録の作成に便利なツールを3つご紹介します。

1. スマート書記

スマート書記のサービスサイトイメージ

引用:スマート書記

スマート書記は累計利用社数4,000社を突破している議事録自動作成ツールです。文字起こしを活用して議事録作成の工数削減や共有・管理の工数削減も実現できます。

また会議中の音声の聞き直しができるように、録音中に取ったメモと音声が自動で紐付く機能もあるため、振り返りがしやすいのも特徴の一つです。

Web会議・対面会議に対応できるのはもちろんのこと、Webと対面のハイブリッド型会議にも対応できるため、ほとんどの会議シーンでツールを利用することができます。

スマート書記の特徴

  1. フィラー除去や用語登録で高精度な文字起こしを実現
  2. 文字起こし結果を自動要約や要点抽出で、全ての入力作業を自動化
  3. 会議中のメモと音声が紐付き、音声の聞き直しが簡単に

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2. AI議事録取れる君

AI議事録取れる君サービスサイトイメージ

引用:AI議事録取れる君

AI議事録取れる君は業界初のAI自動要約機能を搭載した議事録自動作成ツールです。機能の一つである自動文字起こしが終了すると、テキストをAIが解析して小見出しと箇条書きの要約を自動で作成します。

プランは個人向け・法人向け・無制限プランの3つに分かれており、1ヶ月の議事録収録時間がプランによって異なっています。

AI議事録取れる君の特徴

  1. 業界初のAI自動要約機能
  2. プランに関係なく、無制限に使用できる自動文字起こし機能
  3. オンライン会議ツールと併用が可能

3. Rimo Voice

Rimo Voiceサービスサイトイメージ

引用:Rimo Voice

Rimo Voiceは利用企業100社以上の、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。

5つのプランに分かれており、自分の利用時間に合わせて適切なプランを選択することが可能です。

ICレコーダーでの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

Rimo Voiceの特徴

  1. 日本語に特化したAIで自動文字起こし
  2. テキストと音声がシンクするスライダー機能
  3. AIが10秒で要約も作成

【まとめ】会話形式の議事録は文字起こしとソフト活用で時間短縮を

本記事では

  • 会話形式の議事録とは何か
  • 会話形式の議事録の具体的な書き方
  • 会話形式の議事録を作成する際のポイント

についてご紹介しました。

議事録を会話形式で作成することで、その場の細かな流れや雰囲気が伝わりやすくなります。その反面、会話内容を具体的に書き起こすぶん作業時間は長くなりがちです。できるだけ短時間で会話形式の議事録を完成させるには、あらかじめ文字起こしをしたりツールを活用したりすることが大切です。

本記事でご紹介したテンプレートやツールをうまく活用して、ぜひ会話形式の議事録を作成してみてください。

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会話形式の議事録作成時間を大幅に削減したいのであれば、ぜひ一度AI議事録サービス「スマート書記」をお試しください。

  • フィラー除去や用語登録で90%以上の高精度文字起こし
  • 書き言葉を「です・ます」調に修正
  • 会議中のメモを取ったタイミングの音声をピンポイントで聞き直し
  • 会議内容を自動で要約
  • あらかじめ決まっている議題ごとに要点を整理
  • 自動で議題を抽出し、重要事項を箇条書きでリストアップ

が可能なため、大幅に作成時間を削減することが可能です。

またWeb会議・対面にも対応しており経営会議や社内会議、商談、インタビューなどあらゆる会議でご利用いただけます。

この記事を書いた人
スマート書記ブログチーム

端末1台で録音や文字起こしを実現、全てのWeb会議ツールに対応。発言録も、まとめ型の議事録もスマート書記でカンタン作成

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