【例文付き】会話形式の議事録の書き方｜テンプレート・要約形式との違い・読みやすくまとめるコツ

会話形式の議事録は、発言の流れやニュアンスを残しやすい形式です。商談や要件定義のように、誰がどんな意図で話したかが後から効いてくる会議で選ばれます。

ただ、いざ書こうとすると手が止まる場面も少なくありません。

• どこまで発言を書けばよいのか分からない
• 文字量が増えて読みづらくなってしまう
• 作成に時間がかかりすぎる

この記事では、会話形式の議事録の書き方を、要約形式との使い分け・基本テンプレート・3つの例文・読みやすくまとめるコツまで順に解説します。「発言をどこまで残せばいいのか」で迷っている方は、ぜひ参考にしてください。

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会話形式の議事録とは？要約形式との違い

会話形式の議事録とは、会議や商談での発言を、発言者ごとに時系列で記録する形式です。「誰が・いつ・何を話したか」が残るため、議論の流れや発言のニュアンスを共有しやすくなります。

ただし、全発言を書き起こす必要はありません。残すのは、意思決定に関わる発言・重要な質問・課題や懸念点・ネクストアクションの4つです。さらに、決定事項を別立てで整理すると、読みやすくまとめられます。

商談・ヒアリング・要件定義・インタビューなど、発言の背景ややり取りが後から効いてくる場面でよく使われます。一方で発言量が増えやすく、要点が埋もれやすい形式でもあります。会議の内容に応じて、会話形式と要約形式を使い分けることが大切です。

会話形式と要約形式の違い

議事録には大きく分けて「会話形式」と「要約形式」の2種類があります。会話形式は発言内容や議論の流れを残したいとき、要約形式は決定事項を簡潔に共有したいときの形式です。

項目	会話形式	要約形式
向いている会議	商談・ヒアリング	定例会議・進捗共有
情報量	多い	少ない
読みやすさ	工夫が必要	高い
作成負荷	高い	低い
発言ニュアンス	残しやすい	残しにくい

顧客との商談や要件定義では「誰がどのような意図で発言したか」が重要になるため、会話形式が適しています。社内の定例会議や進捗確認なら、決定事項だけを整理した要約形式のほうが読みやすく、共有もしやすくなります。

会話形式と要約形式、どちらを選べばいい？

迷ったときは、後から発言の経緯やニュアンスを振り返る必要があるかで判断します。経緯まで残したいなら会話形式、結論だけ伝われば十分なら要約形式です。

実際には、同じ会社のなかでも求められる粒度が二手に分かれます。Otolioが日々の商談で繰り返し聞くのは、次のような分岐です。

発言レベルまで残したい会議

役員会議・取締役会、法務やコンプライアンスが関わる会議、労使協議、公的機関との協議などでは、議論の経緯や発言者を残すことが有用な場合があります。ただし、法令で定められた議事録の記載事項は会議の種類によって異なるため、必要な記録内容を確認したうえで形式を決めましょう。

要点だけで足りる会議

日常の定例ミーティング、プロジェクトの進捗共有など。営業の商談でも、社内への報告が目的で、発言の経緯やニュアンスを後から振り返る必要がない場合は、要点だけで十分なことがあります。

厄介なのは、この2つが同じ社内に混在している点です。一つのテンプレートでそろえようとすると、前者からは「情報が抜けている」と言われ、後者からは「冗長で読まれない」と言われます。両側から不満が出るわけです。まずは自分の会議がどちらに近いかを決めてください。そこが決まれば、書き方は自然に決まります。

なお、要約形式で短くまとめる力は、会話形式の議事録でも決定事項の整理に役立ちます。文章を短くまとめる7つのコツを別記事にまとめていますので、要約の精度を上げたい方はあわせてご覧ください。

会話形式の議事録が向いている4つのシーン

会話形式が向く会議は限られます。力を発揮するのは、発言そのものが後から使われる場面です。

1. 商談・ヒアリング

顧客との商談やヒアリングでは、発言内容だけでなく「どのような課題感を持っているか」「どの部分に興味を示していたか」といったニュアンスも重要になります。

会話形式で記録しておくことで、

• 顧客の要望
• 懸念点
• 検討状況
• 温度感

などをチーム内で共有しやすくなります。特に営業活動では、次回提案や引き継ぎにも活用しやすい形式です。商談ならではの書き方やテンプレートを知りたい方は、商談議事録の書き方と効率化のコツをまとめた記事も参考になります。

2. 要件定義・プロジェクト会議

システム開発やプロジェクト進行では、「なぜその結論になったのか」という議論の経緯が重要になるケースがあります。要約形式だけでは決定事項しか残らず、後から認識の食い違いが発生することも少なくありません。

会話形式で残しておくことで、

• 検討背景
• 意思決定理由
• 各担当者の認識
• 保留事項

などを確認しやすくなり、認識違いの防止につながります。

3. インタビュー・Q&A

インタビューやQ&A形式では、発言内容そのものに価値があるため、会話形式との相性が良いシーンです。社内インタビュー、ユーザーインタビュー、採用面談、セミナーの質疑応答などが該当します。いずれも発言者ごとのやり取りを残すことで、文脈やニュアンスを伝えやすくなります。

後から記事化・レポート化する予定があるなら、なおさら会話形式で残しておく価値があります。要約してしまうと、引用できる言葉そのものが手元に残らないためです。

4. 合意形成が必要な会議

契約条件の調整、プロジェクトの方針決定、トラブル対応、労使協議などが該当します。こうした場では、合意形成に関わる発言や議論の経緯を残しておくことが重要です。合意までの流れが後から確認できれば、認識違いやトラブルを防ぎやすくなるためです。

会話形式の議事録は、単なる記録にとどまりません。意思決定の過程そのものを共有する役割も持ちます。

会話形式の議事録のメリット・デメリット

会話形式を選ぶ前に、メリットとデメリットの両面を押さえておきましょう。それぞれを整理して解説します。

メリット

発言者が明確になる

会話形式では、「誰が何を発言したか」を記録できます。

そのため、

• 顧客要望
• 意思決定
• 担当範囲
• 発言責任

などを後から確認しやすく、認識違いの防止につながります。特に商談やプロジェクト会議では、発言者を明確に残せる価値は大きいでしょう。

議論の流れが残る

会話形式では、発言を時系列で記録するため、議論の経緯や背景を把握しやすくなります。なぜその結論になったのか、どの案が却下されたのか、どのような懸念点が挙がっていたのかといった、要約形式では省略されやすい「検討の過程」を残せる点が特徴です。

さらに、要約された議事録（二次情報）だけでなく、元の発言や音声（一次情報）に関係者の誰もが戻れる状態をつくると、後からの「言った言わない」を防ぎ、認識のずれを減らせます。

情報の抜け漏れを防ぎやすい

会話形式は発言内容を詳細に残すため、要約時の情報の抜け漏れを防ぎやすい点もメリットです。顧客ヒアリング・要件定義・契約調整では、その場では脇道に見えた発言が、後から重要になることも少なくありません。重要な情報をできるだけ残したい場面では、会話形式が有効です。

デメリット

要点が埋もれやすい

会話形式は情報量が増えやすいため、結論や重要事項が埋もれやすい傾向があります。読み手によっては「結局何が決まったのか分からない」と感じることもあります。

会話形式で議事録を作成する場合は、

• 結論
• ネクストアクション
• 課題

などを別途整理して記載すると読みやすくなります。

作成時間が長い

会話形式では発言内容を細かく記録する必要があるため、要約形式よりも作成の工数が大きくなります。

特に1時間以上の会議では、

• 録音確認
• 文字起こし
• 発言整理
• 文体修正

などに時間がかかりやすく、手作業では大きな負担になるケースもあります。

負担は時間の話にとどまりません。Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、会議中はメモに集中するため議論への参加が浅くなる、会議後に内容をほぼ全て聞き直している、という声が繰り返し挙がりました。

会話形式では残す情報量が多いため、メモや聞き直しの負担が大きくなりやすく、書き手が議論に十分参加しにくくなることがあります。これは、要点だけを残す形式との大きな違いです。

情報量が増えやすい

会話形式は詳細を残せる一方で、文章量が増えやすい点にも注意が必要です。発言をそのまま記載しすぎると、読みづらくなり、重要な点が分からなくなり、確認にも時間がかかります。不要な言い回しを整理し、必要に応じて要約を加えることが大切です。

会話形式の議事録が向かないケース

会話形式が適さない会議もあります。短時間で要点共有だけで十分な会議では、要約形式のほうが効率的です。以下のようなケースでは会話形式が向かないことがあります。

定例進捗会議

進捗報告やタスク確認が中心の場合は、決定事項だけを簡潔に整理したほうが共有しやすくなります。

短時間の共有ミーティング

5〜10分程度の打ち合わせでは、発言を細かく残すよりも、要点だけまとめるほうが早く済みます。詳細に残すと、かえって読む側の確認の手間が増えます。

参加者が多く発言が飛び交う会議

十数名が入る会議で発言を時系列に並べると、量が読み切れる範囲を超えます。誰の発言かも追いにくくなるため、論点ごとに整理する要約形式のほうが機能します。

会議の目的・共有する相手・後から確認する必要性。この3つに応じて、会話形式と要約形式を使い分けてください。

会話形式の議事録の書き方【テンプレート・例文付き】

書き始める前に決めておきたいのが、発言をどこまで残すかです。線引きさえ決まれば、あとはテンプレートに沿って手を動かすだけになります。

発言はどこまで残せばいい？

会話形式の議事録では、後から確認する必要がある発言を中心に残します。ただし、会議の目的や社内ルール、法令上必要な記録事項がある場合は、それらを優先してください。

会議の音声をそのまま文字にすると、「えっと」「あの」といった言い淀み、言い直し、重複した表現、雑談まで残ります。読み手が探しているのは、決まったこと・やること・残った課題の3つです。会議を完全に再現する必要はありません。

会話形式で削るべきなのは、発言の量ではありません。「全部残さなければならない」という思い込みのほうです。

社内共有用など速報性を重視する議事録では、まず下書きを共有し、確認を受けながら補完する方法もあります。一方、法定議事録や正式な記録として扱うものは、必要事項を確認してから確定しましょう。

書きながら迷ったときは、次の4つで足りているかを確かめてください。

• 意思決定に関わる発言（決まったこと・決められなかったこと）
• 重要な質問（相手が何を確かめたかったか）
• 課題や懸念点（次に持ち越す論点）
• ネクストアクション（誰が・いつまでに・何をするか）

基本テンプレート

会話形式の議事録では、会話内容だけでなく「決定事項」「課題」「次回対応」を整理して記載すると、後から確認しやすくなります。

会議名：〇〇会議
日時：yyyy年mm月dd日 HH:mm〜HH:mm
場所：〇〇（オンライン・会議室）
参加者：〇〇、〇〇、〇〇

議題

・〇〇について
・〇〇について

議事録

〇〇：

「発言内容」

〇〇：

「発言内容」

〇〇：

「発言内容」

決定事項

・〇〇を実施する
・〇〇を次回会議までに確認する

課題・検討事項

・〇〇の費用感を整理する
・〇〇案を比較検討する

ネクストアクション

・〇〇資料作成：田中（5/15まで）
・〇〇確認：佐藤（次回会議まで）

次回会議

yyyy年mm月dd日 HH:mm〜

会話内容をすべて記録せず、「後から確認が必要な発言」を中心に整理することがポイントです。

社内会議の使用例

社内会議では、発言の流れに加えて「決定事項」と「担当者」を整理して残すと、後から確認しやすくなります。

会議名：新サービス営業戦略会議
日時：2026年4月10日 14:00〜15:00
場所：オンライン会議
参加者：佐藤、田中、鈴木

議題

・新サービスの営業戦略について

議事録

佐藤：
現在は大企業向け提案が中心ですが、中堅企業向けにも提案を広げたいと考えています。

田中：
問い合わせ数は増えていますが、「導入イメージが湧きづらい」という声も多く届いていました。

鈴木：
導入事例や比較資料を追加すると、営業現場でも提案しやすくなると思います。

佐藤：
まずは中堅企業向けの提案資料を整備しましょう。

決定事項

・中堅企業向け営業資料を新規作成する
・導入事例ページを追加する

課題・検討事項

・競合比較資料の構成見直し
・業界別事例の追加

ネクストアクション

・営業資料改善：田中（4月20日まで）
・導入事例整理：鈴木（4月25日まで）

次回会議

2026年4月28日 15:00〜

インタビュー形式の使用例

インタビュー形式では、質問ごとに区切りながら記録すると、会話の流れを整理しやすくなります。

インタビュー日時：2026年4月15日 16:00〜17:00
場所：オンライン会議
参加者：

インタビュアー：佐藤
インタビュイー：田中花子
インタビュー目的：新サービス立ち上げの背景を確認する

議事録

【新サービス立ち上げの背景】

佐藤：
新サービスを立ち上げた背景を教えてください。

田中：
以前から「業務を効率化できるサービスを作りたい」と考えていました。特に会議後の情報共有に課題を感じていたことがきっかけです。

【現在の課題】

佐藤：
現在、特に課題に感じていることはありますか？

田中：
サービスへの関心は高まっていますが、導入後の活用イメージを伝える部分にはまだ改善の余地があります。

【今後の展望】

佐藤：
今後の展望について教えてください。

田中：
今後はAI活用を強化し、議事録作成だけでなく情報共有全体を効率化できるサービスにしていきたいです。

質問テーマごとに見出しを付けることで、読みやすく整理できます。

Q&A形式の使用例

Q&A形式では、「質問」「回答」「補足」を分けて記載すると、後から確認しやすくなります。

新商品開発会議 Q&A議事録

日時：2026年5月12日 14:00〜15:00
場所：オンライン会議

質問1

質問者（高橋）：
新商品のリリース時期はいつ頃を予定していますか？

回答者（山田）：
現在の開発状況では、7月中のリリースを予定しています。ただし、追加機能の実装状況によっては調整の可能性があります。

質問2

質問者（高橋）：
営業向け資料はいつ頃共有予定ですか？

回答者（佐藤）：
6月上旬までに初版を作成予定です。導入事例もあわせて掲載する方向で進めています。

補足

・営業向け説明会を6月中旬に実施予定
・比較資料を別途作成予定

Q&A形式は、説明会・セミナー・社内共有会など、「質問と回答」を整理して残したい場面に向いています。なお、発言を一語一句そのまま残す「逐語録」とは目的が異なります。逐語録と議事録の違いや使い分けを知りたい方は、あわせて参考にしてみてください。

読みやすい会話形式の議事録を書く5つのコツ

会話形式の議事録は、書き方ひとつで読みやすさが大きく変わります。読み手に伝わる議事録に仕上げる5つのコツを紹介します。

1. 発言をすべて書き起こさない

会話形式の議事録では、「会話を残すこと」と「読みやすく整理すること」のバランスが重要です。実際の会議音声をそのまま文字起こしすると、

• 「えっと」「あの」
• 言い直し
• 重複表現
• 雑談

まで記録され、必要以上に読みにくくなってしまいます。意思決定に関わる発言・重要な質問・課題や懸念点・ネクストアクションの4つを中心に記載します。AI文字起こしを利用する場合も同じです。そのまま共有せず、内容を整理してから議事録にします。

2. 発言者を統一表記する

会話形式の議事録では、「誰の発言か」が分からなくなると、後から確認しづらくなります。

たとえば、

• 「田中」
• 「田中さん」
• 「営業部 田中」

のように表記が混在すると、読み手が混乱しやすくなります。議事録内では、苗字のみ・フルネーム・役職付きなど、表記ルールを一つに決めておきましょう。参加人数が多い会議では、発言者ごとに改行するだけでも視認性が大きく変わります。

発言者の特定そのものに苦労しているなら、発言者が特定できない原因と3ステップの解決法を整理した記事も役立ちます。

3. 結論・決定事項を別で整理する

会話形式の議事録は情報量が多いため、発言だけを並べると「結局何が決まったのか」が分かりにくくなります。

会話内容とは別に、

• 決定事項
• 課題
• 保留事項
• ネクストアクション

を整理して記載することが重要です。議事録の最後に以下をまとめるだけでも、確認しやすさが大きく変わります。

決定事項

・営業資料を改善する

課題

・導入事例が不足している

ネクストアクション

・比較資料作成：田中（5/20まで）

特に社内共有用の議事録では、「発言内容」より「次に何をするか」が重要になるケースも多いため、アクションの整理は欠かせません。

4. タイムスタンプを活用する

長時間の会議では、後から特定の発言を確認したくなるケースがあります。重要な発言には時刻を添えておくと便利です。

14:25 田中：
競合比較資料を追加したほうが提案しやすいと思います。

時刻が残っていることで、

• 音声を再確認しやすい
• 認識違いを防げる
• 会話の流れを追いやすい

といった効果があります。商談や要件定義など、後から確認する可能性が高い会議では特に有効です。

5. 録音環境を整え、AI文字起こしを活用する

会話形式の議事録では、録音した音声の聞き取りやすさも作成効率を左右します。声が重なっていたり、参加者とマイクの距離が離れていたりすると、文字起こしの精度が下がり、後から音声を確認する手間が増えます。

対面会議では、使用するマイクの集音範囲や指向性を確認し、参加人数や会議室の広さに合った録音環境を整えておきましょう。

また、会話形式の議事録を手作業だけで作成すると、録音の聞き直し・文字起こし・発言整理などに時間がかかります。こうした工程に対応したAI議事録ツールを活用すれば、文字起こしや発言者の振り分け、要点の抽出などを効率化できます。

機密性の高い会話を扱う場合は、AI学習への利用有無だけでなく、データの保存方法やアクセス権限、暗号化などのセキュリティ面も確認してツールを選びましょう。

会話形式の議事録をAIで効率化する

会話形式は情報量が多いぶん、AIとの相性が良い形式です。ただ、任せてよい工程と、自分で決めるべき工程は分かれます。

AIに任せる工程と、自分で決める工程

作業を分解すると、担い手は次のように分かれます。

工程	担い手
録音・文字起こし	AI
発言者の振り分け	AI
発言の要約・要点の抽出	AI
決定事項とネクストアクションの下書き	AI
残す発言の線引き	人
決定事項の確定・担当者と期日の確認	人
社外に出す前の表現の調整	人

文字起こしがそのまま議事録になるわけではありません。AIが出したものを読み、残すべき4つの発言（意思決定に関わる発言・重要な質問・課題や懸念点・ネクストアクション）に当たるかを判断するのは人の仕事です。

AIに任せられる範囲は広がっていますが、最終確認は必要です。残す発言の選定に加え、決定事項・担当者・期限が正しいかを確認し、必要に応じて表現を修正してから確定します。

商談の議事録づくりが変わった例

株式会社フィックスポイントのセールス＆マーケティング部では、商談の議事録に最大1.5時間かかっていました。顧客のヒアリング内容が次の提案の質を決めるため、漏れなく残す必要があります。ただ、会話をしながら全ての内容をメモするのは難しく、結局は商談後に録画の音声を聞き直しながら書いていました。

困りごとは時間だけにとどまりませんでした。まとめた議事録だけでは発言のニュアンスや言い回しが伝わらず、チーム内で提案の方向がずれてしまう。会話形式の議事録が本来防ぐはずの問題が、そのまま残っていた状態です。

録音から文字起こし、要点の整理までをOtolioに任せたことで、商談の議事録作成時間は65%削減され、30分ほどになりました。簡易的な議事録であれば、あらためてまとめ直す必要そのものがなくなったといいます。加えて、元の発言に戻れるようになったことで、「顧客のあの発言はどういう意図だったのか」をチームで確認しながら次の提案を考えられるようになりました。

参考記事：商談の議事録作成時間がゼロに。対応できる商談数が増え、提案のクオリティ改善も実現｜株式会社フィックスポイント

まとめ｜会話形式の議事録は「整理」が決め手

会話形式の議事録は、発言の流れやニュアンスを残しやすく、商談・要件定義・インタビューなど「誰が何を話したか」が重要な場面に向いている形式です。

一方で、発言をそのまま文字起こしすると情報量が増えて読みにくくなります。書くときの拠り所は、次の3つです。

• 残す発言を4つ（意思決定に関わる発言・重要な質問・課題や懸念点・ネクストアクション）に絞る
• 発言者の表記をそろえる
• 決定事項とネクストアクションを別立てで整理する

そして、自分の会議が発言レベルまで残すべきものか、要点だけで足りるものか。ここを先に決めておくと、書きながら迷う時間が減ります。

会話形式に限らず議事録全般の書き方を体系的に押さえたい方は、会議別テンプレートとNG/OK例をまとめた議事録の書き方の記事もあわせて読むと理解が深まります。

本記事のテンプレートとコツを参考に、自社に合った形で会話形式の議事録を活用してみてはいかがでしょうか。

線引きが決まっても、録音を聞き直して発言を並べ直す時間そのものは残ります。ここを削れるかどうかは、読んで考えるより、いつもの会議で一度試したほうが早く分かります。

よくある質問とその回答

Q. 会話形式の議事録とは何ですか？

会話形式の議事録とは、会議や商談での発言内容を、発言者ごとに時系列で記録する議事録形式です。「誰が・何を話したか」を残せるため、議論の流れや発言のニュアンスを共有しやすい特徴があります。商談・要件定義・インタビューなど、発言内容や意思決定の背景が重要な場面で活用されます。

Q. 会話形式と要約形式はどちらを使うべきですか？

会議の目的によって使い分けます。商談・ヒアリング・要件定義・インタビューなど、発言内容や議論の経緯を残したい場合は会話形式が向いています。定例会議・進捗共有・短時間ミーティングなど、決定事項だけを簡潔に共有したい場合は要約形式が適しています。同じ社内でも会議によって求められる粒度は変わるため、一つの形式に統一しようとしないことがポイントです。

Q. 会話形式の議事録では発言をすべて残す必要がありますか？

すべての発言をそのまま記録する必要はありません。残すのは、意思決定に関わる発言・重要な質問・課題や懸念点・ネクストアクションの4つです。実際の会議には言い淀み・重複表現・雑談も多く含まれるため、そのまま文字起こしすると読みにくくなります。この4つに当てはまらない発言は、省略を検討できます。ただし、会議の目的や社内ルール、法令上必要な記録事項がある場合は、それらを優先してください。

Q. 会話形式の議事録を読みやすくするコツはありますか？

会話内容だけでなく、決定事項・課題・ネクストアクションを分けて整理することで読みやすくなります。発言者の表記を統一する・不要な言い回しを削除する・重要な発言に時刻を添える、といった工夫も効果的です。

Q. 会話形式の議事録はAIで効率化できますか？

可能です。これらの機能に対応したAI議事録ツールであれば、録音・文字起こし・発言者の振り分け・要点の抽出などを自動化できます。一方で、どの発言を残すかの線引きと、決定事項や期日の確定は人が行う工程です。会話形式は情報量が多いぶんAI活用との相性が良く、作成時間の削減につながりやすい形式といえます。