議事録は何年残せばよいか｜会議別の法定保存期間と「あとから探せる形」で残す考え方

議事録の保存期間は、会議の種類ごとに法律で細かく分かれています。ふだんは意識しなくても、上場準備・監査対応・過去のやり取りの確認といった場面で、いきなり「この議事録は何年残しているか」を問われることも珍しくありません。

ただ、実際に整理し始めると、次のような論点がすぐに絡み合ってきます。

• 取締役会や株主総会の議事録は何年残せばよいか
• 労使協議会・衛生委員会などの記録の根拠は何法の何条か
• 紙で残さなくてもよいのか、電磁的記録の要件は何か

そのためこの記事では、主な会議別の法定保存期間と根拠条文を一覧で整理したうえで、電磁的記録での保存要件、起算日の考え方、年限を過ぎたあとの扱いまでを解説します。あわせて「保存している」と「あとから探せる」は別のことである、という視点も添えました。

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議事録の保存期間は会議別に決まっている

会議別の法定年限と根拠条文を一覧で示し、「年限は下限であって目標ではない」という基本の考え方を先に置きます。

【一覧表】主な会議種別ごとの法定保存期間と根拠条文

主要な会議種別ごとに、法定保存期間と根拠条文を一覧にまとめました（2026年8月時点）。

会議・書類の種類	法定保存期間	根拠条文
取締役会議事録	10年	会社法第371条
株主総会議事録	本店10年・支店5年（写し）	会社法第318条
監査役会議事録	10年	会社法第394条
指名委員会等の議事録	10年	会社法第413条
監査等委員会議事録	10年	会社法第399条の11
衛生委員会・安全委員会の議事録	3年	労働安全衛生規則第23条
労使協定（36協定など）関連の記録	5年（当分の間3年の経過措置）	労働基準法第109条
法定義務のない社内会議（定例会議・部内会議など）	法定の定めなし	社内規程で定める

条文ごとに起算日や保存場所の指定が異なるため、詳細は各セクションであわせて解説します。改正が続いている条文もあるため、自社への適用や個別の判断は法務・顧問弁護士への確認をおすすめします。

参照：会社法 | e-Gov 法令検索

法定年限は下限であり、目標ではない

法定保存期間は、少なくともその期間は保存・備置が必要であることを示すものです。法定期間を超えて保存する場合は、利用目的、個人情報・機密情報の取り扱い、訴訟・監査対応、社内規程なども踏まえて保存期間を設計します。

実務では、上場準備・監査対応・過去の取引の確認といった場面で、法定年限より長く残しておいたほうが役に立つ記録がしばしばあります。社内での再利用価値も含めて保存期間を設計する視点が要ります。「年限が来たから廃棄する」を機械的に運用していると、あとから必要になった記録が手元にない、という事態になりかねません。

法定期間の経過後も保存する必要性がある記録については、あとから検索・参照できる状態にしておくと、意思決定の振り返りや監査対応などに活用しやすくなります。この記事全体を通してこの視点でお読みください。

記録がないことであとから困る場面

会議の記録は、その場で役に立つよりも、あとから見返す場面で本当の価値が出ます。ただ、いざ振り返ろうとしたときに、当時の議事録が見当たらない・要点しか残っていない・誰が何を言ったか分からない、という場面は珍しくありません。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでも、「以前決めたことを後から誰も正確に思い出せず、同じ議論をやり直した」「言った・言わないの行き違いが起きた」という声はよく聞かれます。これは議事録を書く担当が悪いというより、記録が残っていない・残っていても探せない、という構造の問題です。

保存期間の話は、この「後から困る場面」を減らすための出発点だと考えると、単なるルールの暗記にはならなくなります。

会議別・保存期間の詳しい見方

各会議の議事録の書き方や様式は別記事にまとめており、ここでは会議種別ごとの保存年限と根拠条文の中身に絞って掘り下げます。

取締役会議事録（10年・会社法第371条）

取締役会の議事録は、会社法第371条により本店に10年間備え置くことが定められています。

株主は、権利行使に必要な場合に閲覧・謄写を請求できます。監査役設置会社などでは裁判所の許可が必要です。債権者は、役員等の責任を追及するため必要な場合に、裁判所の許可を得て請求できます。

したがって、保存の有無だけでなく、いつでも取り出せる状態にしておくことも重要です。

10年という年限は、決議した事項が後日争われた場合の証跡としても意識される長さです。原則として取締役会の日から10年間備え置きます。書面決議などにより決議があったものとみなされる場合は、その日が基準になります。電磁的記録での保存も条件を満たせば認められています。

取締役会議事録の書き方・記載事項・電子化の実務については、別記事で整理しています。

参考記事：取締役会議事録の書き方｜会社法第369条準拠の記載例・電子化・10年保管ルール

株主総会議事録（本店10年・支店5年・会社法第318条）

株主総会の議事録は、会社法第318条により本店に10年間、支店に写しを5年間備え置くことが定められています。取締役会と違い、本店と支店で年限が分かれる点が実務上のポイントです。

株主総会は年に一度の頻度で開かれる会社が多い一方、決算・剰余金の配当・役員選任など会社の根幹に関わる事項を扱います。株主・債権者が営業時間内であれば閲覧・謄写を請求できるため、保存の物理的な場所とアクセス手順の両方を整えておく必要があります。

株主総会資料の電子提供制度とは別に、株主総会議事録は会社法上、電磁的記録で作成・備置することができます。詳細は別記事にまとめました。

参考記事：株主総会議事録の書き方｜会社法第318条準拠の記載事項・保存期間・電子提供制度を解説

監査役会・指名委員会等の議事録（10年）

監査役会の議事録は会社法第394条、指名委員会等の議事録は会社法第413条、監査等委員会の議事録は会社法第399条の11により、いずれも10年の保存が定められています。

取締役会と同じ年限で運用されるため、実務では取締役会・監査役会・指名委員会等の議事録を共通のルールで一元管理すると、保存期間やアクセス権限を管理しやすくなります。

閲覧請求の権利者は書類ごとに異なります。監査役会議事録について、株主は権利行使のため必要な場合に裁判所の許可を得て閲覧・謄写を請求できます。債権者等にも一定の場合の請求制度があります。

指名委員会等の議事録は株主・債権者・親会社社員がそれぞれの権利範囲で請求できます。

労使協議会・36協定などの労使関係書類

労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・退職に関する書類や、36協定を含む労働関係に関する重要な書類には保存義務があります。

一方、「労使協議会の議事録」が一律に労基法109条の対象になるとは限らないため、会議の根拠制度や記載内容ごとに確認が必要です。

2020年4月の改正で保存期間は「5年」に伸長されましたが、当分の間は「3年」の経過措置が続いています（2026年8月時点）。

参照：労働基準法 | e-Gov 法令検索

労働基準法109条の保存対象には、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・退職に関する書類などがあります。

労使協議会の議事録もこの枠組みの中で扱われます。起算日は書類の種類ごとに条文で定められています。実務でよく誤るのは「議事録の作成日」を起算と思い込む点で、起算日は書類ごとに異なります。

たとえば、労働者名簿は死亡・退職・解雇の日、賃金台帳は最後の記入日、労働関係に関する重要な書類は原則としてその完結の日などが基準になります。条文の記載を確認して運用する必要があります。

労使協議会の議事録に何を書くか、どの粒度で残すかは別記事に整理しました。

参考記事：労使協議会の議事録の書き方4ステップ｜記載項目・保管・効率化のコツも解説

衛生委員会・安全委員会の議事録

衛生委員会は、業種を問わず常時50人以上の労働者を使用する事業場で設置が必要です。安全委員会は業種と労働者数によって設置要件が異なり、両方の設置義務がある事業場では安全衛生委員会として一本化できます。

労働安全衛生規則第23条により、議事の概要を労働者に周知するとともに、委員会での意見や講じた措置など、所定事項を記録し、3年間保存する必要があります。

参照：労働安全衛生規則 | e-Gov 法令検索

3年という年限は他の会議に比べれば短いのですが、労働災害・健康障害の調査で数年後にさかのぼって参照される場面があります。実務では法定年限より長く残す会社も少なくありません。

議事録に書くべき記載事項・周知の方法は別記事でまとめています。

参考記事：衛生委員会の議事録の書き方4ステップ｜記載すべき項目や保存・周知の義務も解説

法定義務のない社内会議（社内規程で決める）

定例会議・部内会議・案件レビュー・プロジェクト会議など、法律で保存年限が定められていない会議も多くあります。ここは自由裁量ではありますが、実務では以下のような観点で社内規程を作る会社が一般的です。

• 意思決定の記録：稟議・投資判断・人事に関わる会議は、内部統制の観点で長め（5〜10年程度）に残す
• 契約・取引の議事：取引先との打ち合わせ議事録は、契約期間＋数年で保存年限を決める
• プロジェクト議事：プロジェクト終了後の一定期間（例：3〜5年）で運用する

社内規程で年限を決めるとき、注意したいのは属人的な保存に頼らないことです。特定の担当者が個人フォルダに保管しているだけでは、担当者の異動・退職で運用が崩れます。誰が管理していても同じ場所・同じ形式で残る仕組みにすることが、長い目で見た資産化の前提になります。

議事録の様式・書き方については別記事にまとめています。

参考記事：議事録フォーマットの作り方｜コピペで使える会議別テンプレ3種と運用のコツ

保存の方法：紙・電磁的記録・クラウド

保存年限と並んで実務で問われるのが、「紙で残さなければならないのか」「電磁的記録で足りるのか」という問題です。電磁的記録の要件、支店備置の考え方、起算日、年限を過ぎたあとの扱いまでを整理します。

電磁的記録で保存する場合の要件

会社法・労働関係諸法令のいずれも、要件を満たせば電磁的記録での保存が認められています。おおまかな要件は次のとおりです。

• 真正性：作成者・作成日時が明確で、事後的な改ざんが検知できること
• 可読性：必要なときに直ちに表示・出力できる状態にあること
• 検索性：日付・件名・関係者などの条件で検索できること

紙だけでなく電磁的記録での作成・保存が認められる場合がありますが、対象となる議事録ごとに電子署名などの要件を確認する必要があります。

「サーバーに置いてある」だけでは実務上探しにくいため、命名規則やメタ情報を整備すると検索・参照しやすくなります。

支店備置・写しの取り扱い

会社法第318条により、株主総会議事録は、本店に10年間、支店にはその写しを5年間備え置くのが原則です。ただし、議事録を電磁的記録で作成し、法務省令所定の方法により支店から閲覧請求に対応できる場合には、支店への写しの備置が不要となる例外があります。

支店を持たない会社では原本のみの保存で足ります。逆に支店を多く抱える会社では、支店ごとの写しの管理コストが実務の悩みどころとなります。電磁的記録でまとめて管理し、必要に応じて支店で出力できる仕組みを取る会社が増えています。

起算日の考え方

「10年」「5年」「3年」の起算日は、条文ごとに違います。実務で誤りやすいのは、議事録の作成日を起算日と思い込んでしまう点です。

• 取締役会・株主総会・監査役会：会社法が「取締役会の日」「株主総会の日」から起算すると定めています。議事録を作成した日ではありません
• 労働基準法第109条関連：書類の種類ごとに条文で起算点が定められている（労働者の最後の労務提供の日など）
• 衛生委員会・安全委員会：議事録の作成日を起算日とするのが実務通例

社内規程では、どの日を起算日として運用するかを条文と突き合わせて明記しておくと、担当者が代わっても運用がぶれません。

法定年限を過ぎた議事録は廃棄してよいか

当該法令に基づく保存義務は、原則として法定期間の経過によって終了するため、法定年限を過ぎた議事録は、法律上は廃棄しても問題ありません。ただし、実務でそのまま廃棄する会社は多くありません。

理由は大きく2つあります。ひとつは、後日の紛争・監査で参照される可能性が残ること。もうひとつは、会社の意思決定の履歴として社内での再利用価値があることです。

現場での判断としては、次のような選択肢が現実的です。

• 原本は廃棄・要点は残す：法定年限経過後は原本を廃棄し、要点・決定事項だけを社内共有のナレッジベースに転記する
• アーカイブ移行：アクセス頻度の低い保存領域（低コストのアーカイブストレージなど）に移し、検索できる状態は保つ
• 延長保存：意思決定の重要性・上場準備・監査対応の観点から、法定年限を超えて残す

実際に廃棄するかは、他の法令、訴訟・監査への対応、契約、社内規程、個人情報・機密情報の管理なども踏まえて判断する必要があります。

いずれを選ぶにしても、廃棄の判断基準を社内で明文化し、属人的な廃棄を避けることが要点です。個別の判断は自社の法務・顧問弁護士に確認することをおすすめします。

保存だけでは足りない：あとから探せる形で残す

保存年限と保存方法を整えたら、次に考えたいのが「あとから探せる形になっているか」という論点です。

「保存している」と「あとから探せる」は別のこと

保存はしているけれど、必要になったときに見つけられない。この状態は、実は「保存していない」に近い結果を招きます。

いくつかありがちな症状を挙げます。

• どこにあるか分からない：担当者が退職・異動しており、保管場所を知る人がいない
• フォーマットがバラバラ：会議ごとに議事録のフォーマットが違い、要点の位置が読み取れない
• 要点しか残っていない：文字の要約だけが残り、発言の背景・ニュアンスが分からない

議事録の保存を制度・要件の面で整えても、探せなければ会社の資産にはなりません。逆に、探せる形で残っていれば、法定年限を過ぎた記録も長く価値を発揮し続けます。

フォーマットのばらつきをなくすには、書く側の型をそろえるところから始まります。会議別の例文は議事録の書き方にあります。

会議の音声と記録をまとめて残しておく意味

議事録の資産化を考えるとき、テキストの議事録だけで残すのか、会議の音声もあわせて残すのかは大きな分岐点です。

音声を残す意味は、要約では拾えない発言の背景・言い回し・保留になった論点まで確認できることにあります。「言った・言わない」の行き違いが生じた際にも、音声は事実関係を確認するための有力な手掛かりになります。

音声だけを大量に残しても、検索できなければ意味がありません。実務でよく取られるのは、会議の音声と文字起こし・要約をまとめて残し、キーワードで横断検索できる状態にしておく形です。Otolioは、この「会議の音声と記録をまとめて残し、あとから検索できる状態にする」を1つの仕組みで実現します。資産化の角度からの選択肢として参照してください。

議事録を関係者と共有する方法・タイミングも、探しやすさに直結します。

参考記事：【例文あり】議事録を共有するときの3つのポイント！効率化するAI議事録ツールも紹介

上場準備・監査対応で問われる水準

上場準備・監査対応の段階になると、議事録の運用には一段厳しい水準が求められます。取締役会・株主総会・監査役会の議事録が要件どおりに保存されているかは前提として、次のような点も確認の対象です。

• 意思決定の経緯：決議に至る過程・議論の要旨まで残っているか
• アクセス権限：閲覧・請求に対して速やかに提示できる体制か
• 改ざん検知：電磁的記録の真正性が担保されているか

同アンケートでも、「上場準備で会議の記録要件が問われ、既存の議事録運用では足りないと分かった」という声があります。準備段階に入ってから慌てて整えるより、平時のうちから「探せる形で残す」設計にしておくほうが、負担は小さくなります。

まとめ｜議事録は「年限を守る」だけでなく「探せる状態で残す」

議事録の保存期間は、会議種別ごとに法律で細かく分かれています。取締役会・株主総会・監査役会・指名委員会等・監査等委員会は会社法により10年（株主総会の支店写しは5年）、労使協議会などの労使関係書類は労働基準法第109条により当分の間3年（改正後5年）、衛生委員会・安全委員会は労働安全衛生規則第23条により3年です。法定義務のない社内会議は、社内規程で年限を定めるのが一般的です（2026年8月時点）。

年限を守るだけでは、記録が本当に役に立つ状態にはなりません。あとから探せる形で残っている記録のほうが、会社の資産として長く効きます。「保存している」と「あとから探せる」は別のことである、という視点を社内の運用に持ち込むところから始めてみてはいかがでしょうか。

なお、個別のケースでの条文の解釈・改正の適用範囲・免責については、自社の法務・顧問弁護士に確認することをおすすめします。

条文の一覧と自社の運用ルールを突き合わせていくと、「今の保存の仕組みは、いざというときに探し出せる形になっているか」という別の問いに行き当たります。年限の答え合わせで終えるより、探せる形をどう整えるかへ進んだほうが、この先の運用は軽くなります。

よくある質問とその回答

Q. 議事録の保存期間は法律で決まっていますか？

会議の種類ごとに法律で定められているものと、法律の定めがなく社内規程で決めるものがあります。取締役会・株主総会・監査役会などは会社法、労使協議会などの労使関係書類は労働基準法、衛生委員会・安全委員会は労働安全衛生規則で年限が定められています。定例会議・部内会議など法定義務のない会議は、社内規程で年限を決めるのが一般的です（2026年8月時点）。

Q. 電子データで保存してよいですか？

要件を満たせば電磁的記録での保存が認められています。おおまかには、作成者・作成日時が明確で改ざんが検知できること（真正性）、必要なときに直ちに表示・出力できること（可読性）、条件検索ができること（検索性）が求められます。単にサーバー上に置いてあるだけでは検索性の要件を満たさない場合があるため、命名規則・メタ情報・アクセス権限まで含めて設計する必要があります。

Q. 法定年限を過ぎた議事録は廃棄すべきですか？

法律上は廃棄しても問題ありません。ただ、後日の紛争・監査で参照される可能性、意思決定の履歴としての社内利用価値を考えると、そのまま廃棄する会社は多くありません。原本は廃棄して要点のみをナレッジベースに転記する、アーカイブ領域に移して検索可能な状態を保つ、法定年限を超えて延長保存する、といった選択肢があります。個別の判断は自社の法務・顧問弁護士に確認することをおすすめします。

Q. 社内の定例会議に保存期間は定められていますか？

法律による年限の定めはありません。ただし、意思決定・契約・取引・プロジェクトに関わる会議は、内部統制・監査対応の観点から社内規程で年限を決めるのが一般的です。属人的な保管に頼らず、誰が管理しても同じ場所・同じ形式で残る仕組みにしておくと、担当者の異動・退職があっても運用が崩れにくくなります。