議事録のメモが追いつかない時の完全対処ガイド｜原因・効率化のコツ・おすすめツール
この記事でわかること
- 議事録のメモが追いつかないときの対処法
- ツールでさらに議事録のメモ作成を効率化する方法
- ツールを活用してメモを効率化した事例
「会議中にメモが追いつかず、重要な内容を聞き漏らしてしまった」「議事録作成に時間がかかりすぎて他の業務に支障が出ている」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
実際に、多くのビジネスパーソンが議事録作成において同様の課題を抱えており、特に発言スピードの速い会議や専門的な内容が多い打ち合わせでは、メモが追いつかないという状況は珍しくありません。しかし、適切な対処法を理解し実践することで、この悩みは大幅に改善することが可能です。
本記事では、議事録のメモが追いつかない根本的な原因を明確にし、すぐに実践できる具体的な対処法をご紹介します。これらの手法を身につけることで、会議内容を正確に記録しながら、議事録作成にかかる時間も短縮できるようになるでしょう。
すぐに議事録におけるメモを楽にしたい方は、ぜひAI議事録ツール「Otolio（旧：スマート書記）」をご活用ください。Otolioを活用すれば、メモした箇所をピンポイントで聞き直すことができるため、音声を探す手間をゼロにすることができます。
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なぜ議事録のメモが追いつかないのか？
「議事録のメモが追いつかない…」と感じるのは、決してタイピングが遅いからではありません。多くの場合、メモの取り方や会議の状況そのものに原因があるケースがほとんどです。ここでは、議事録作成中にメモが追いつかなくなる代表的な原因を5つ紹介します。原因を理解することで、自分に合った改善策が見つかりやすくなります。
発言を一言一句メモしようとする
議事録のメモが追いつかない最大の原因は、会議の発言をすべて書き起こそうとしてしまうことです。会議では複数人がテンポよく話すため、内容を「全部書く」のは現実的ではありません。
特に初心者ほど、
- 発言を漏らしてはいけない
- 正確に残さないといけない
- 後で困らないように全部書きたい
という意識が強くなりがちです。しかし議事録で重要なのは全文ではなく、決定事項・結論・次のアクションです。「すべて書く」よりも「要点を拾う」ことに切り替えるだけで、メモは格段に追いつきやすくなります。
会議の目的やアジェンダが不明確
会議の目的が曖昧なままだと、「何をメモすべきか」が判断できず、結果として手が止まってしまいます。
たとえば、
- 情報共有の会議なのか
- 意思決定をする会議なのか
- ブレストなのか
によって、議事録で残すべき内容は大きく変わります。アジェンダがない会議では特に、
- 話題が飛ぶ
- 脱線が多い
- 結論が見えづらい
といった状況になりやすく、メモも追いつかなくなります。議事録を取る前に、最低限でも
- 今日のゴールは何か
- 決めるべきことは何か
を把握しておくことが重要です。
そもそも会議にはどんな種類があるのか？について知りたい方は、以下の記事で詳しく解説していますので、参考にご覧ください。
前提知識・背景情報が不足している
議事録のメモが追いつかない原因として意外と多いのが、会議の内容を理解しながら書けていないケースです。
特に、
- 専門用語が多い
- プロジェクトの背景を知らない
- 初めて参加する会議
では、発言を聞き取るだけで精一杯になります。
理解が追いつかない状態では、「今の話、何のことだろう？」 と考えている間に次の話題に進んでしまい、メモがどんどん遅れてしまいます。会議前に資料を読んだり、登場する用語を整理しておくだけでも、議事録作成の負担は大きく減ります。
準備不足（テンプレ/項目/ショートカット）
議事録は「会議中に頑張るもの」と思われがちですが、実は会議前の準備でスピードが大きく変わります。準備がないままメモを取り始めると、
- どこに何を書けばいいか迷う
- 構成を考えながら入力する
- 整理しようとして時間がかかる
といった状況になり、追いつかなくなります。一方で、事前に
- 議事録テンプレート
- 発言者欄
- 決定事項・ToDo欄
などを用意しておけば、会議中は埋めていくだけで済みます。また、コピー＆ペーストや入力補助などのショートカットを活用することで、体感スピードは大きく向上します。
発言が聞き取れない
メモが追いつかない原因は「書くスピード」だけでなく、そもそも聞き取れないことにある場合も少なくありません。オンライン会議では特に、
- 音声が途切れる
- 同時に複数人が話す
- マイク品質が悪い
- 周囲の雑音が入る
といった理由で内容が正確に聞こえないことがあります。聞き取れないと、「今の発言、何て言った？」と止まってしまい、その間に次の話が進んでしまいます。このような場合は、録音やリアルタイム文字起こしなど、音声を補助する仕組みを取り入れるのが効果的です。
ここまで紹介したように、議事録のメモが追いつかないのは能力の問題ではなく、
- メモの取り方
- 会議の準備
- 環境や仕組み
によって起こるものです。次の章では、実際にメモが追いつかないときにすぐ使える対処法を具体的に紹介していきます。
すぐ使える！議事録のメモが追いつかないときの対処法
原因が理解できても、会議中にメモが追いつかない状況は早急に改善したいと感じる方も多いでしょう。ここでは、議事録のメモが追いつかないときにすぐ実践できる対処法を紹介します。重要なのは、タイピング速度を上げることではなく、記録すべき情報を絞り、効率的に残す仕組みを整えることです。
テンプレートを事前に準備する
議事録のメモを効率化するうえで特に効果的なのが、会議前にテンプレートを用意しておくことです。何もない状態で記録を始めると、
- どこに何を書くべきか迷う
- 情報を整理しながら入力してしまう
- 会議後に構成を作り直す必要が生じる
といった負担が増え、結果としてメモが追いつきにくくなります。あらかじめ以下のような項目を準備しておくことで、会議中は内容を埋めるだけで済みます。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会議情報
- 会議名:
- 日付: (YYYY/MM/DD)
- 時間: (○○：○○～○○：○○)
- 場所: (○○会議室、Zoomなど)
- 出席者:
- 欠席者:
議題
- ○○○○
……
議事録
1. ○○○○(議題)
- 内容: (会議内容を簡潔に記載)
- 結論: (その議題で決まったことを記載)
(以降、他の議題も同様に内容と結論を簡潔に記載)
決定事項・確認事項
- (それぞれの議題で出た結論をまとめて記載)
……
会議後のタスク
- ○○部長：(タスク内容)
- ○○：(タスク内容)
備考
- (その他留意事項等記載)
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
また会話形式で議事録を作成するときは、以下の記事も合わせてご確認ください。
略語を使ってメモ数を減らす
メモが追いつかない場合、文章を丁寧に書こうとしすぎているケースも少なくありません。会議中の記録はあくまで下書きであり、まずは要点を素早く残すことが重要です。その際に役立つのが略語や記号の活用です。
よく使われる略語・記号の例
- 課＝課題
- 提＝提案
- 決＝決定
- 次＝次回
- 対＝対応
- →＝結論
- ★＝重要事項
- ?＝確認が必要
例えば、
「次回までに資料を作成する必要がある」 →「次：資料作成（ToDo）」
のように短縮するだけでも、入力負担を大幅に減らせます。
聞き返した発言の時間をメモしておく
会議中に聞き取れなかった内容があると、その場で止まってしまいメモが追いつかなくなる原因になります。そのような場合は無理に書き切ろうとせず、後で確認できる印を残して先に進むことが有効です。おすすめは「時間メモ」です。
例
- 10:15 部長発言 要確認
- 20:32 数字の根拠は後で確認
オンライン会議で録音や文字起こしを併用している場合、該当箇所を後から見直すことも容易になります。会議中に止まらない工夫をすることで、メモの遅れを最小限に抑えられます。
ショートカットキーを活用する
議事録作成ではタイピングだけでなく、操作スピードも作業効率に大きく影響します。議事録では以下の操作を頻繁に行うため、ショートカットを活用するだけでも負担が軽減されます。
よく使うショートカット例
- Ctrl＋C：コピー
- Ctrl＋V：貼り付け
- Ctrl＋F：検索
- Ctrl＋Z：元に戻す
- Tab：インデント調整
特にテンプレートを使う場合、コピーや整形操作が増えるため、基本的なショートカットは覚えておくと便利です。
会議中と会議後の役割を分けて整理する
メモが追いつかない人の多くは、会議中に「完成した議事録」を作ろうとしてしまいがちです。
しかし議事録は、
- 会議中：要点を残す
- 会議後：整理して共有する
と役割を分けた方が効率的です。
おすすめの流れ
- 会議中は要点を箇条書きで記録する
- 決定事項とToDoはその場で明確に残す
- 会議後に5〜10分で文章を整える
- 関係者へ共有する
会議中に整えすぎようとせず、まずは必要な情報を取りこぼさないことを優先しましょう。ここまでの方法を実践することで、議事録メモの負担は大きく軽減できます。ただし近年では、議事録作成そのものを効率化するためにAIによるリアルタイム文字起こしツールを導入する企業も増えています。次の章では、議事録のメモを効率化できる具体的なツールと活用事例を紹介します。
ツールでさらに議事録のメモ作成を効率化する方法
本記事ではメモを効率的に取る方法をご紹介しました。とはいえ実際にはメモを取る量が多すぎたりすると、なかなか上手くいかないケースもあります。そんなときに活用したいのが議事録のメモを効率化するAI議事録ツールです。
AI議事録ツールとは？
AI議事録ツールとは、会議の音声をAIが解析して自動で文字起こしし、要約や重要ポイントの整理まで行えるツールです。議事録作成にかかる工数を削減し、会議後の情報共有をスムーズにすることができます。
ツールの名称のとおり、議事録作成時間を削減することを目的としたツールのため、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。
AI議事録ツールを活用すれば、
- 会議音声を録音しタイムスタンプを付与することで、会議後に聞き直したい箇所をピンポイントで確認
- 録音データをもとにAIが自動で要約を作成し、重要なポイントを整理する
といったことが可能になります。
上記以外にもAI議事録ツールには議事録業務を効率化してくれる便利な機能が豊富に搭載されていますので、詳しく知りたい方は以下の記事を参考にご覧ください。
ツールを活用してメモを効率化した事例2選
ここではAI議事録ツール「Otolio」を活用して実際に会議中のメモを楽にし、議事録作成を効率化した事例をご紹介します。メモが大変で議事録作成に時間がかかっている方は、ぜひツールをイメージするためにもご覧ください。Otolioについて詳しく知りたい・実際に試したい方はぜひ以下よりお問い合わせください。
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事例1｜リアルタイムで文字起こしがそのままメモの代わりになった
株式会社東京ドームでは、毎週行われる経営会議の議事録作成にAI議事録ツール「Otolio」を導入し、業務負担の大幅な軽減につながりました。
導入前の課題｜議事録作成に最大6時間かかり大きな負担に
株式会社東京ドームでは、経営会議後の議事録作成に毎回3〜6時間を要していました。会議自体は1〜2時間程度でも、発言内容を整理しながら文章にまとめる作業に時間がかかり、担当者にとって大きな負担となっていました。
また、従来の文字起こしツールでは、必要な発言を後から探してコピーし、別の資料に貼り付ける作業が発生しており、ツール間の行き来による非効率さも課題でした。
導入後の効果｜作業時間を50％削減し、本質的な整理に集中できるように
Otolio導入後は、リアルタイムで文字起こしされた発言をドラッグ＆ドロップで議事録に反映できるようになり、必要な箇所を探す手間が大幅に削減されました。
さらに、文字起こしされた文章をクリックするだけで該当箇所の音声をすぐ再生できるため、聞き直し作業も不要になりました。結果として、議事録作成時間は約50％短縮され、担当者は細かな作業に追われることなく、内容の校正や要点整理といった本質的な業務に集中できるようになっています。
事例2｜メモできなかった箇所をボイスレコーダーで聞き直す作業がなくなった
応用地質株式会社では、専門用語が多く発言量も多い経営会議の議事録作成にAI議事録ツール「Otolio（旧スマート書記）」を導入し、大幅な効率化を実現しました。
導入前の課題｜録音音声の聞き直しに膨大な時間がかかっていた
応用地質株式会社では、会議時間が3〜4時間に及ぶこともあり、会議中に議事録を完成させることが難しい状況でした。そのため、会議音声をボイスレコーダーで録音し、重要な発言があった時間帯をメモしておき、会議後に聞き直す方法を取っていました。
しかし実際には、時間帯をメモしていても目的の箇所を探すのに時間がかかり、専門用語が多い部分では何度も10秒戻しを繰り返しながら書き起こす必要がありました。
この「音声の聞き直し作業」が、最も大きな負担となっていました。
導入後の効果｜音声を探す手間がゼロになり議事録作成時間を60％削減
Otolio導入後は、発言ごとに自動で付与されるタイムスタンプを活用することで、聞き直したい箇所をワンクリックで再生できるようになりました。その結果、会議中に必死に全文をメモする必要がなくなり、重要な発言のタイミングで簡単に記録を残すだけで十分になりました。
また、会議後に音声を探し回ったり、10秒戻しを繰り返す作業も不要となり、議事録作成時間は約60％削減されています。録音の聞き直しに追われる状態から解放され、議事録の整理や内容確認といった本来の業務に集中できるようになった点が大きな成果です。
まとめ｜メモを効率的に取る方法を実践して効率化しよう
議事録のメモが追いつかない問題は、適切な対処法を身につけることで大幅に改善することができます。略語の活用やテンプレートの準備といった技術的な手法に加えて、一言一句メモしようとしない、会議の目的を理解するといった考え方の転換も重要なポイントです。
しかし、これらの方法を習得するには一定の経験と練習が必要であり、また会議の性質や環境によっては限界があることも事実です。そのような場合には、AI技術を活用したAI議事録ツールの導入を検討することも有効な選択肢といえます。
現代のビジネス環境では、会議の効率化と正確な記録の両立がますます重要になっています。本記事でご紹介した方法を実践しながら、必要に応じてツールを活用することで、より生産的な会議運営と高品質な議事録作成を実現していけるようにしましょう。
- 会議後の議事録作成に時間がかかっている
- 議事録を作成するために会議中にメモを取っているため、会議に集中できない
- 議事録作成後の言った言わないの確認に時間がかかっている
このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度、使えば使うほどAIの精度が上がる「Otolio」をお試しください。
Otolioは特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適される高精度の文字起こしが可能です。高精度で文字起こしができるため、その後の自動要約や要点抽出などの精度も向上し、議事録作成時間の削減が可能です。
またその他にも、以下のような特徴があります。
- 様々な議事録やドキュメント作成に対応できる
- 要約文章の生成、要点や決定事項やToDo・質疑応答の自動抽出など複数の出力形式を選択できる
- 音声を含めた情報共有で会議の振り返りを効率化できる
- 対面会議、Web会議で利用が可能
- 「えー」や「あの」など意味をなさない発言を最大99%カット
- 発言内容をリアルタイムで文字起こし
- 最大20名までの発話を認識し、誰がどの発言をしたかをAIが自動で可視化
累計利用社数6,000社以上の実績、大手企業から自治体まで様々な組織で利用されており、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。まずは14日間の無料トライアルをお試しください。
議事録のメモに関するよくある質問
Q. アジェンダがない会議や議論が脱線しがちな場合、議事録のメモはどう取ればよいですか？
アジェンダがない会議では話題が飛びやすく、すべてを追いかけてメモしようとすると負担が大きくなります。そのような場合は、発言をすべて記録するのではなく、以下の3点に絞ってメモを取ることが重要です。
- 結論として何が決まったのか（決定事項）
- 次に誰が何をするのか（ToDo・担当者）
- 重要な論点や保留事項は何か
会議が脱線していると感じたときは、「この話は議事録に残すべき内容か？」を意識するだけでも整理しやすくなります。また、テンプレートを事前に用意しておくと、議論が広がっても記録の軸がぶれにくくなります。
Q. 議事録のメモはどのくらいの情報量が適切ですか？
議事録のメモ量に正解はありませんが、基本的には「会議後に関係者が行動できるか」を基準に考えると適切です。目安としては、次の内容が含まれていれば十分です。
- 会議の目的
- 決定事項
- 保留事項
- 次のアクション（ToDo）
- 必要に応じて背景や理由
一方で、発言を一言一句書きすぎると作業負担が増え、かえって要点が埋もれてしまいます。「会話の記録」ではなく「業務の記録」として整理することがポイントです。
Q. 会議録と議事録は何が違いますか？それぞれどのように使い分けるべきですか？
会議録と議事録は似ていますが、目的が異なります。
- 会議録：会議の内容を幅広く記録するもの（発言内容も多め）
- 議事録：決定事項や重要事項を整理し、業務に活かすもの（要点中心）
一般的な社内会議では、議事録として
- 何が決まったか
- 次に何をするか
を明確に残すことが求められます。一方で、トラブル対応や重要な意思決定会議などでは、後から経緯を確認できるよう会議録に近い形で詳細に残す場合もあります。会議の性質に応じて、情報量を調整することが大切です。
