聞き直したい音声を探す時間がゼロに。専門用語が多い経営会議の議事録作成時間を60%削減し働き方改革を実現

課題

• 専門用語を含んだ発言を議事録にまとめるのに時間がかかっていた
• 録音音声から必要な発言を探し、聞き直すのに時間がかかっていた
• 会議時間3〜4時間に対して倍以上の時間をかけて議事録を作成していた

効果

• 聞き直したい箇所の音声をピンポイントで聞き直すことができ、音声を探す手間がゼロに
• 専門用語の多い経営会議の議事録作成時間を60%削減
• 会議の準備時間や過去の議事録の確認工数も削減

応用地質株式会社は日本でNo.1の「地質調査」のエキスパート企業です。地質の視点から、身の回りのインフラ、防災、環境、エネルギーに関わるソリューションを提供しています。今回は経営企画本部企画部の宮田さま、諸石さま、谷口さまにスマート書記の活用方法、導入後どのように議事録作成が変化したのかについてお話をお伺いしました。

様々な業界の大手企業、自治体で利用されている安心感が導入の決め手

普段はどのような業務を行っていますか

経営企画部本部では経営方針に関わる中期経営計画の作成など経営に関わる業務全般を担当しています。その中でも様々な会議の事務局も担当していて、複数の経営会議で議事録を作成しています。

スマート書記導入以前の課題について教えてください

もともと会議の頻度も高く、それぞれの経営会議は1回あたり約3〜4時間かけて実施しています。あとでどんな議論があったのかしっかり振り返り・情報共有ができるように議事録をまとめていく必要があるため、会議の倍以上の時間をかけて議事録を作成をしていました。

経営に関わる会議のため各部門や各事業の話も当然出てきます。そのため部門特有の専門用語も多いのが実情です。普段私たちが聞き慣れていない用語も含まれているので、一度聞いただけでは会議中にメモに残せなかったり、会議後に発言の意図を理解するためにも用語の意味を調べたりするので、議事録作成にかなり時間がかかっていました。その結果、本来時間をかけるべき別の業務に時間をかけることができない状態が続いていました。社内で働き方改革・生産性向上に取り組んでいこうという話もあったため、まずこの会議の倍近く時間がかかっている議事録作成から工数削減を優先度高く取り組んだほうがいいと思い、導入を検討し始めました。

スマート書記導入の決め手を教えてください

「今作成している議事録の時間をどれだけ削減できるか」も重要なポイントでしたが、何よりもスマート書記は大手企業や自治体など信頼できる導入実績が多くあったので、安心感があり導入を決めました。

またクラウド上で管理できるかつ管理がしやすいというポイントも決め手の一つです。導入前は過去の議事録を確認しようとしたときに「結局あの議事録どこにあるんだっけ？」と探す手間がかかっていたので、せっかくAI議事録サービスを導入するのであれば、管理面も考慮したほうがいいと思っていました。スマート書記は議事録を会議体ごとに分けて管理することができるので、管理がしやすいと感じていました。

録音音声から必要な発言を探し、聞き直しながら文章を書き出すのに時間がかかっていた

普段はどのように会議が行われているのですか？また議事録の形式についても教えてください

経営会議ではそれぞれ各議題に対して「報告・共有」をする時間と「議論」をする時間と大きく二段階構成となっています。もちろん議題は一つではないのでこの「報告・共有」と「議論」が各議題ごとに繰り返される形で会議を進行していきます。

この中でも「議論」で会話された内容を議事録としてまとめる必要があるのですが、取締役会ではどんな発言があったのか、発言内容をまとめる議事録（発言録）、それ以外の3つの会議では発言内容の詳細を箇条書きでまとめる議事録との2種類の議事録を作成していました。

▼会議のアジェンダと議事録のイメージ

導入前はどのように議事録を作成されていましたか？また特に何に時間がかかっていましたか

一番時間がかかっていたのは、ボイスレコーダーで録音した音声の聞き直しです。発言録にしろ箇条書きでまとめる議事録にしろ、それぞれかなり詳細を記載する必要があります。しかも会議時間が3〜4時間にも及ぶため、会議中に議事録を仕上げられない状態でした。

そのためあとで確認ができるように、会議の音声をボイスレコーダーで録音し、重要な発言があった際はその発言の時間帯をメモしておき、会議後に聞き直しができるようにしていました。もちろん時間帯のメモだけではなく、発言内容自体のメモも残しておきますが、発言のスピードが早くメモが追いつかなかったり、そもそも専門用語の場合は正確にメモを残すことが難しいのが現状でした。

そして会議が終わった後、録音した音声を聞き直すのですが、発言があった時間帯をメモしているとはいえ、聞き直したい箇所を探すのにとても時間がかかります。また音声を探したあとは一度その内容を書き出して、発言の意図を確認しながら議事録としてまとめていくのですが、専門用語の発言があるタイミングは、一度だけ音声を聞き直しても文章として書き出すのが難しく10秒戻しを繰り返ししながら文章を書き出していました。

音声を探す・文章を書き出す手間がゼロになり、議事録作成時間を約60%削減

スマート書記導入後、どのように議事録作成は変化しましたか？

スマート書記のタイムスタンプを活用して、一番時間がかかっていた音声の聞き直しが効率化されましたね。

▼スマート書記の「タイムスタンプ」とは？
会議中にメモを取ると、そのときの音声が自動で紐づき、会議後にタイムスタンプをクリックするだけでピンポイントでメモを取ったタイミングの音声を聞き直すことができる機能（メモ横に表示されている「時間」をクリックするだけで音声の聞き直しができる）

タイムスタンプがあることで、会議中に発言内容を必死にメモしていたのが、重要な発言が起きたタイミングで簡単なメモを取るだけに変化しました。もともと聞き直すために発言が起きた時間帯をメモしていましたが、その必要もなくなり、聞き直すときも10秒戻しなどをせずとも、このタイムスタンプをクリックするだけで聞き直すことができるようになりましたね。

また聞き直しだけではなく、文章を書き出すという作業もなくなりました。特に専門用語を含んだ発言があった際、今までは一度文章に書き出してから用語の意味を調べたり、前後の文脈から発言の意図を考えて議事録にまとめていました。スマート書記導入後は、会議終了時にすでに文字起こしがされているので、その文章を確認しながら、音声を聞き直すことで発言の意図を考え、議事録としてまとめていくことに集中できるようになりました。議事録を作成していく過程の中でも特に時間がかかっていた部分がスマート書記を導入することで、その作業自体がなくなった、または効率化されたイメージです。

▼スマート書記導入前後の議事録作成過程の変化

またスマート書記の「AIアシスト」の要点抽出機能も活用するときがあります。私たちの作成する議事録はかなり細かく情報を記載するため、まだまだAIが自動で抽出した要点をそのまま議事録として活用するのは難しいと感じるのが正直なところです。それでも、その要点を確認すれば「こんな会議だったな」と当時の内容を簡単に思い出すことができるのは便利だと感じます。

導入後の効果について教えてください

スマート書記導入後、議事録の作成時間を約60%削減することができました。さきほどお伝えしたとおり、「音声を探す」「文章を書き出す」という作業はなくなり、「音声を聞き直す」という作業も効率化されたのでとても助かっています。

議事録作成時間の削減以外でも効果を実感しています。各議題の開始タイミングでタイムスタンプをつけているのですが、これによって議題ごとの会話をすぐに聞き直せるようになりました。「あのときこの議題でどんな会話がされていたのか？」と振り返りがしやすくなりましたし、テキストではなく当時の会話を聞き直せるので、よりリアルな情報として振り返りができるようになりました。

それ以外にもスマート書記では議事録の管理がしやすく、過去の議事録を簡単に探すことができます。またスマート複製という機能を使い、テンプレートのように活用しています。この機能で会議前の準備時間も削減できているので、議事録作成以外においても時間削減の効果を感じることができています。

▼スマート書記の「スマート複製」とは？
過去に作った議事録の見出しをそのまま複製することができテンプレートのように活用できる機能

スマート書記を使用する上で工夫されていることがあれば教えてください

文字起こし精度を高めるためにも録音環境を工夫しています。これまでスマート書記を利用するなかで、集音環境が文字起こし精度に大きく影響を与えると実感しています。

それぞれの経営会議は大人数で開催されるので、参加者にマイクが行き渡るよう連結できるタイプのマイクを使用したり、それこそスマート書記を導入してしばらくたったタイミングで、より集音機能が優れているマイクに変更したりしています。これによって文字起こし精度も改善されたと思います。体感で約80〜90％の文字起こし精度で文字起こしされている印象です。

発言者の声量によっても、文字起こし精度は影響してしまうので、声が小さい人にはできるだけマイクを近い位置に設置したり、議事録作成時間を短縮するためにも、録音環境を整える工夫をしていますね。

またその他にも文字起こしの精度を高めるために、用語集を活用しています。スマート書記には専門用語や固有名詞を認識しやすくするための用語登録の機能があるので、会議で発言される専門用語は登録していますね。

会社の働き方改革・生産性向上をより推進していくためにも、他シーン・部署でも利用を検討

今後どのようにスマート書記を使っていきたいと思っていますか？

今は複数の経営会議の議事録作成で用いていますが、徐々に他の会議でも活用していけたらと思っています。実際に最近ではIR面談でも使用しています。

また今後、社内の他の部署でも利用されればいいなと思っています。実際に社内で「AI議事録サービスを使っているの？」と他の方に聞かれることもあります。

それほど議事録作成に負担を感じている人も多く、この工数を削減するだけで多くの時間を別の業務にあてることが可能になると思っています。

スマート書記をどのような方におすすめしたいですか？

私たちのように音声を聞き直しながら議事録を作成している人におすすめです！スマート書記を導入することで「あの音声はここらへんだな…」と探す時間がなくなりますし、そもそも文章を書き出す必要もなくなります。

経営に関する会議はどれも重要な情報ばかりなので、議事録として詳細をしっかり残す必要があると思います。ただ時間をかけすぎては別の業務に支障が出る…。スマート書記を導入することでこのジレンマを解消することができると感じるので、ぜひ似たような境遇で議事録を作成されている人におすすめです。

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！