【例文付き】会話形式の議事録の書き方｜テンプレート・要約形式との違い・読みやすくまとめるコツ

会話形式の議事録は、発言の流れやニュアンスを残しやすい形式です。しかし、実際に作成する際には、書き方に悩む場面も少なくありません。

たとえば、

• どこまで発言を書けばよいのか分からない
• 文字量が多くなって読みづらくなってしまう
• 作成に時間がかかりすぎる

といった悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、会話形式の議事録の書き方を、要約形式との違い・テンプレート・使用例・読みやすくまとめるコツ・失敗しやすいポイントまで、実務ベースでわかりやすく解説します。

会話形式の議事録は、商談や要件定義のように「誰がどのような意図で話したか」を残したい場面で役立ちます。一方で、発言量が多くなりやすいため、書き方によって「読みやすい記録」にも「読まれにくい記録」にもなります。まずは型を押さえ、自社の会議に合わせて整えていきましょう。

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会話形式の議事録とは？要約形式との違いから理解する

ここでは、会話形式の議事録の定義と、もう一つの代表的な形式である要約形式との違いを整理します。

会話形式の議事録とは、会議や商談での発言内容を、発言者ごとに時系列で記録する形式の議事録です。「誰が・いつ・何を話したか」を残せるため、議論の流れや発言のニュアンスを共有しやすい特徴があります。

特に、商談・ヒアリング・要件定義・インタビューなど、発言の背景ややり取りが重要な場面で活用されることが多い形式です。一方で、発言量が増えやすく、要点が埋もれやすくなる点には注意が必要です。そのため、会議内容に応じて、会話形式と要約形式を使い分けることが重要です。

会話形式と要約形式の違い

議事録には大きく分けて「会話形式」と「要約形式」の2種類があります。会話形式は発言内容や議論の流れを残したい場合に向いており、要約形式は決定事項を簡潔に共有したい場合に向いています。

項目	会話形式	要約形式
向いている会議	商談・ヒアリング	定例会議・進捗共有
情報量	多い	少ない
読みやすさ	工夫が必要	高い
作成負荷	高い	低い
発言ニュアンス	残しやすい	残しにくい

たとえば、顧客との商談や要件定義では「誰がどのような意図で発言したか」が重要になるため、会話形式が適しています。一方で、社内の定例会議や進捗確認では、決定事項だけを整理した要約形式の方が読みやすく、共有もしやすいでしょう。

どちらを選ぶ？使い分けの考え方

迷ったときは、「後から発言の経緯やニュアンスを振り返る必要があるか」で判断すると選びやすくなります。経緯まで残したいなら会話形式、結論だけ伝われば十分なら要約形式です。現場では、全発言を残したい会議と、決定事項やToDoの共有で十分な会議に分かれます。会話形式が適しているのは、誰が何を発言したかまで残す必要がある会議です。

なお、要約形式で短くまとめる力は、会話形式の議事録でも「決定事項の整理」に役立ちます。文章を短くまとめるコツを別記事で解説していますので、要約の精度を上げたい方は参考にしてみてください。

参考記事：要約のコツ7選｜例文と練習法で文章を短くまとめる方法

会話形式の議事録が向いている4つのシーン

会話形式は、すべての会議に万能なわけではありません。ここでは、会話形式が特に力を発揮する4つのシーンを紹介します。

1. 商談・ヒアリング

顧客との商談やヒアリングでは、発言内容だけでなく「どのような課題感を持っているか」「どの部分に興味を示していたか」といったニュアンスも重要になります。

会話形式で記録しておくことで、

• 顧客の要望
• 懸念点
• 検討状況
• 温度感

などをチーム内で共有しやすくなります。特に営業活動では、次回提案や引き継ぎにも活用しやすい形式です。商談特有の書き方やテンプレートを深く知りたい方は、商談議事録に特化した解説も参考になります。

参考記事：商談議事録とは？書き方・テンプレ＆効率化ツールで営業成果を上げるコツ

2. 要件定義・プロジェクト会議

システム開発やプロジェクト進行では、「なぜその結論になったのか」という議論の経緯が重要になるケースがあります。要約形式だけでは決定事項しか残らず、後から認識齟齬が発生することも少なくありません。

会話形式で残しておくことで、

• 検討背景
• 意思決定理由
• 各担当者の認識
• 保留事項

などを確認しやすくなり、認識違いの防止につながります。

3. インタビュー・Q&A

インタビューやQ&A形式では、発言内容そのものに価値があるため、会話形式との相性が良いシーンです。

特に、

• 社内インタビュー
• ユーザーインタビュー
• 採用面談
• セミナー質疑応答

などでは、発言者ごとのやり取りを残すことで、文脈やニュアンスを伝えやすくなります。また、後から記事化・レポート化する際にも活用しやすい形式です。

4. 合意形成が必要な会議

契約交渉や重要な意思決定の場では、「誰がどの発言をしたか」を明確に残しておくことが重要です。

たとえば、

• 契約条件の調整
• プロジェクト方針決定
• トラブル対応会議
• 労使協議

などでは、発言内容や合意までの流れが後から確認できることで、認識違いやトラブルの防止につながります。会話形式の議事録は、単なる記録にとどまらず、意思決定プロセスを共有する役割も持ちます。

会話形式の議事録のメリット・デメリット

会話形式を選ぶ前に、メリットとデメリットの両面を押さえておきましょう。ここでは、それぞれを整理して解説します。

メリット

発言者が明確になる

会話形式では、「誰が何を発言したか」を記録できます。

そのため、

• 顧客要望
• 意思決定
• 担当範囲
• 発言責任

などを後から確認しやすく、認識違いの防止につながります。特に商談やプロジェクト会議では、発言者を明確に残せるメリットは大きいでしょう。

議論の流れが残る

会話形式では、発言を時系列で記録するため、議論の経緯や背景を把握しやすくなります。

たとえば、

• なぜその結論になったのか
• どの案が却下されたのか
• どの懸念点が挙がっていたのか

なども確認しやすくなります。要約形式では省略されやすい「検討プロセス」を残せる点が特徴です。さらに、要約された議事録（二次情報）だけでなく、元の発言や音声（一次情報）に関係者の誰もが戻れる状態をつくると、後からの「言った・言わない」を防ぎ、認識のずれを減らせます。

情報漏れを防ぎやすい

会話形式は発言内容を詳細に残すため、要約時の情報漏れを防ぎやすい点もメリットです。

特に、

• 顧客ヒアリング
• 要件定義
• 契約調整

などでは、小さな発言が後から重要になるケースも少なくありません。重要な情報をできるだけ残したい場面では、会話形式が有効です。

デメリット

要点が埋もれやすい

会話形式は情報量が増えやすいため、結論や重要事項が埋もれやすい傾向があります。そのため、読み手によっては「結局何が決まったのか分からない」と感じることもあります。

会話形式で議事録を作成する場合は、

• 結論
• ネクストアクション
• 課題

などを別途整理して記載すると読みやすくなります。

作成時間が長い

会話形式では発言内容を細かく記録する必要があるため、要約形式よりも作成工数が大きくなります。

特に1時間以上の会議では、

• 録音確認
• 文字起こし
• 発言整理
• 文体修正

などに時間がかかりやすく、手作業では大きな負担になるケースもあります。

情報量が増えやすい

会話形式は詳細を残せる一方で、文章量が増えやすい点にも注意が必要です。発言をそのまま記載しすぎると、

• 読みづらい
• 重要点が分からない
• 確認に時間がかかる

といった問題が起こりやすくなります。そのため、不要な言い回しを整理し、必要に応じて要約を加えることが重要です。

会話形式の議事録が向かないケース

会話形式は便利な形式ですが、すべての会議に適しているわけではありません。特に、短時間で要点共有だけで十分な会議では、要約形式の方が効率的です。たとえば、以下のようなケースでは会話形式が向かないことがあります。

定例進捗会議

進捗報告やタスク確認が中心の場合は、決定事項だけを簡潔に整理した方が共有しやすくなります。

簡易共有ミーティング

5〜10分程度の短い打ち合わせでは、発言を細かく残すよりも、要点だけまとめる方が効率的です。

短時間ミーティング

短時間の会議では、会話形式で詳細に残すとかえって確認コストが増えることがあります。

そのため、

• 会議の目的
• 共有相手
• 後から確認する必要性

に応じて、会話形式と要約形式を使い分けることが大切です。

会話形式の議事録の書き方【テンプレート・例文付き】

ここからは、実際に使える基本テンプレートと、会議・インタビュー・Q&Aの3つの使用例を紹介します。そのままコピーして、自社の会議に合わせて調整してみてください。

基本テンプレート

会話形式の議事録では、会話内容だけでなく「決定事項」「課題」「次回対応」を整理して記載すると、後から確認しやすくなります。

会議名：〇〇会議
日時：yyyy年mm月dd日 HH:mm〜HH:mm
場所：〇〇（オンライン／会議室）
参加者：〇〇、〇〇、〇〇

議題

・〇〇について
・〇〇について

議事録

〇〇：

「発言内容」

〇〇：

「発言内容」

〇〇：

「発言内容」

決定事項

・〇〇を実施する
・〇〇を次回会議までに確認する

課題・検討事項

・〇〇の費用感を整理する
・〇〇案を比較検討する

ネクストアクション

・〇〇資料作成：田中（5/15まで）
・〇〇確認：佐藤（次回会議まで）

次回会議

yyyy年mm月dd日 HH:mm〜

会話内容をすべて記録するのではなく、「後から確認が必要な発言」を中心に整理することがポイントです。

社内会議の使用例

社内会議では、発言の流れに加えて「決定事項」と「担当者」を整理して残すと、後から確認しやすくなります。

会議名：新サービス営業戦略会議
日時：2026年4月10日 14:00〜15:00
場所：オンライン会議
参加者：佐藤、田中、鈴木

議題

・新サービスの営業戦略について

議事録

佐藤：
現在は大企業向け提案が中心ですが、中堅企業向けにも提案を広げたいと考えています。

田中：
問い合わせ数は増えていますが、「導入イメージが湧きづらい」という声が多いです。

鈴木：
導入事例や比較資料を追加すると、営業現場でも提案しやすくなると思います。

佐藤：
まずは中堅企業向けの提案資料を整備しましょう。

決定事項

・中堅企業向け営業資料を新規作成する
・導入事例ページを追加する

課題・検討事項

・競合比較資料の構成見直し
・業界別事例の追加

ネクストアクション

・営業資料改善：田中（4月20日まで）
・導入事例整理：鈴木（4月25日まで）

次回会議

2026年4月28日 15:00〜

インタビュー形式の使用例

インタビュー形式では、質問ごとに区切りながら記録すると、会話の流れを整理しやすくなります。

インタビュー日時：2026年4月15日 16:00〜17:00
場所：オンライン会議
参加者：
　インタビュアー：佐藤
　インタビュイー：田中花子
　インタビュー目的

・新サービス立ち上げの背景を確認する

議事録

【起業のきっかけ】

佐藤：
新サービスを立ち上げた背景を教えてください。

田中：
以前から「業務を効率化できるサービスを作りたい」と考えていました。特に会議後の情報共有に課題を感じていたことがきっかけです。

【現在の課題】

佐藤：
現在、特に課題に感じていることはありますか？

田中：
サービスへの関心は高まっていますが、導入後の活用イメージを伝える部分にはまだ改善余地があります。

【今後の展望】

佐藤：
今後の展望について教えてください。

田中：
今後はAI活用を強化し、議事録作成だけでなく情報共有全体を効率化できるサービスにしていきたいです。

質問テーマごとに見出しを付けることで、読みやすく整理できます。

Q&A形式の使用例

Q&A形式では、「質問」「回答」「補足」を分けて記載すると、後から確認しやすくなります。

新商品開発会議 Q&A議事録

日時：2026年5月12日 14:00〜15:00
場所：オンライン会議

質問1

質問者（高橋）：
新商品のリリース時期はいつ頃を予定していますか？

回答者（山田）：
現在の開発状況では、7月中のリリースを予定しています。ただし、追加機能の実装状況によっては調整の可能性があります。

質問2

質問者（高橋）：
営業向け資料はいつ頃共有予定ですか？

回答者（佐藤）：
6月上旬までに初版を作成予定です。導入事例もあわせて掲載する方向で進めています。

補足

・営業向け説明会を6月中旬に実施予定
・比較資料を別途作成予定

Q&A形式は、説明会・セミナー・社内共有会など、「質問と回答」を整理して残したい場面に向いています。なお、発言を一語一句そのまま残す「逐語録」とは目的が異なります。逐語録との違いや使い分けを知りたい方は、あわせて参考にしてみてください。

参考記事：逐語録とは？議事録との違い・作り方・例文・AIで効率化する方法を解説

読みやすい会話形式の議事録を書く5つのコツ

会話形式の議事録は、書き方ひとつで読みやすさが大きく変わります。ここでは、読み手に伝わる議事録に仕上げる5つのコツを紹介します。

1. 発言をすべて書き起こさない

会話形式の議事録では、「会話を残すこと」と「読みやすく整理すること」のバランスが重要です。実際の会議音声をそのまま文字起こしすると、

• 「えっと」「あの」
• 言い直し
• 重複表現
• 雑談

まで記録され、必要以上に読みにくくなってしまいます。そのため、

• 意思決定に関わる発言
• 重要な質問
• 課題や懸念点
• ネクストアクション

を中心に整理して記載することがポイントです。特にAI文字起こしを利用する場合は、そのまま共有せず、内容を整理してから議事録化するようにしましょう。

2. 発言者を統一表記する

会話形式の議事録では、「誰の発言か」が分からなくなると、後から確認しづらくなります。

たとえば、

• 「田中」
• 「田中さん」
• 「営業部 田中」

のように表記が混在すると、読み手が混乱しやすくなります。そのため、議事録内では、苗字のみ・フルネーム・役職付きなど、表記ルールを統一すると読みやすくなります。また、参加人数が多い会議では、発言者ごとに改行するだけでも視認性が大きく改善されます。

発言者の特定そのものに苦労している場合は、原因と解消法を整理した記事も役立ちます。

参考記事：【完全解決】議事録で発言者が特定できない悩みを3ステップで解消！明日から使える実践テクニック

3. 結論・決定事項を別で整理する

会話形式の議事録は情報量が多いため、発言だけを並べると「結局何が決まったのか」が分かりにくくなります。

そのため、会話内容とは別に、

• 決定事項
• 課題
• 保留事項
• ネクストアクション

を整理して記載することが重要です。たとえば、議事録の最後に以下をまとめるだけでも、確認しやすさが大きく変わります。

決定事項
・営業資料を改善する

課題
・導入事例が不足している

ネクストアクション
・比較資料作成：田中（5/20まで）

特に社内共有用の議事録では、「発言内容」より「次に何をするか」が重要になるケースも多いため、アクション整理は欠かせません。

4. タイムスタンプを活用する

長時間の会議では、後から特定の発言を確認したくなるケースがあります。そのため、重要な発言にはタイムスタンプを残しておくと便利です。

14:25 田中：
競合比較資料を追加した方が提案しやすいと思います。

タイムスタンプがあることで、

• 音声を再確認しやすい
• 認識違いを防げる
• 会話の流れを追いやすい

といったメリットがあります。特に商談や要件定義など、後から確認する可能性が高い会議では有効です。

5. 録音・AI文字起こしを活用する

会話形式の議事録を手作業だけで作成すると、多くの時間がかかります。

特に1時間以上の会議では、発言整理・文字起こし・要約・タスク抽出まで含めると、議事録作成に数時間かかるケースも少なくありません。そのため、最近ではAI議事録ツールを活用し、自動文字起こし・要約・発言整理・タスク抽出を効率化する企業も増えています。

会話形式の議事録は情報量が多いため、AIによる文字起こし・要約との相性が良い形式です。商談や要件定義のように機密性の高い会話でも、音声を外部のAI学習に使わない設計のツールを選べば、安心して記録を残せます。

会話形式の議事録作成で失敗しがちな5つのポイント

会話形式の議事録は、ちょっとした油断で「読まれない記録」になりがちです。ここでは、よくある5つの失敗とその対策を紹介します。

1. 発言をそのまま書き起こしてしまう

会話形式の議事録で最も多い失敗は「会話をすべて残そうとすること」です。実際の会議では、言い直し・雑談・重複表現・「えっと」「あの」などの言い淀みも多く含まれます。これらをそのまま記録すると、文章量だけが増え、重要な内容が埋もれてしまいます。

そのため、会話形式でも、

• 意思決定に関わる発言
• 重要な質問
• 課題や懸念点
• ネクストアクション

を中心に整理して記録することが重要です。特にAI文字起こしを利用する場合は、「文字起こし＝議事録」ではない点に注意しましょう。

2. 結論や決定事項が整理されていない

会話形式では発言の流れを残せる一方で、「結局何が決まったのか」が分かりにくくなることがあります。

たとえば、

• 誰が何を担当するのか
• いつまでに対応するのか
• 保留事項は何か

が整理されていないと、議事録として活用しづらくなります。会話内容とは別に、決定事項・課題・ネクストアクションを整理して記載しましょう。社内共有用の議事録では、「会話内容」より「次に何をするか」が重視されるケースも少なくありません。

3. 発言者や時系列が分からなくなる

会話形式の議事録では、発言者や会話の順番が曖昧になると、後から内容を確認しづらくなります。特に参加人数が多い会議では、

• 誰の発言か分からない
• 話の流れを追えない
• 認識違いが発生する

といった問題が起こりやすくなります。そのため、発言者を統一表記する・発言ごとに改行する・必要に応じてタイムスタンプを入れる、などの工夫が効果的です。

4. 録音環境が整っていない

会話形式の議事録では、録音品質がそのまま議事録の品質に影響します。

たとえば、

• 声が重なっている
• 雑音が多い
• マイクが遠い
• オンライン会議の音声が不安定

といった状態では、文字起こしや発言整理に大きな時間がかかります。特にAI文字起こしを活用する場合も、録音品質が悪いと精度が下がりやすくなるため注意が必要です。会議前に、マイク位置・音声設定・録音環境を確認しておくと、議事録作成をスムーズに進めやすくなります。

5. 議事録作成に時間をかけすぎてしまう

Otolioがご契約時にいただいた250件以上のアンケートでも、最も多かったのは「議事録作成が本業を圧迫している」という声でした。

会話形式の議事録は情報量が多いため、手作業だけで整理しようとすると、作成工数が大きくなりやすいです。特に長時間の会議では、録音確認・文字起こし・発言整理・要約・タスク整理まで含めると、議事録作成だけで数時間かかるケースもあります。

そのため最近では、AI議事録ツールを活用し、自動文字起こし・要約・発言整理・タスク抽出を効率化する企業も増えています。次のセクションでは、会話形式の議事録作成を効率化できるAI議事録ツールを紹介します。

会話形式の議事録を効率化するAI議事録ツール

会話形式の議事録は情報量が多く、手作業では負担が大きくなりがちです。ここでは、会話形式の議事録作成に役立つAI議事録ツールを紹介します。

1. Otolio

引用：Otolio

Otolioは、議事録作成をはじめ会議に関わるあらゆる業務を自動で実行するAIエージェントです。議事録作成だけでなく、会議前後の業務支援にも対応するツールで、発言量が多くなりがちな会話形式の議事録づくりにも適しています。複雑な設定や用語登録を行わなくても、いつも通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度な文字起こしをもとに、AIが会議内容を自動で要約・整理するため、会話形式の議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減できます。これらは機密情報をAIに学習させることなく精度を高める特許取得済みの独自アルゴリズムを活用しているため、商談や要件定義など機密性の高い会話でも安心して利用できます。

特徴

• 機密情報を学習させず、使うほど各社に最適化される高精度の文字起こしと自動話者分離
• AIが会話内容から自動で要約・要点整理し、会話形式の議事録づくりを効率化
• 累計8,000社以上の利用実績。大手企業から自治体まで幅広い組織で利用

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2. AI議事録取れる君

引用：AI議事録取れる君

AI議事録取れる君は、AI自動要約機能を搭載した議事録自動作成ツールです。自動文字起こしが終了すると、テキストをAIが解析して小見出しと箇条書きの要約を自動で作成します。

用途や利用規模に応じた複数の料金プランが用意されており、1か月の議事録収録時間がプランによって異なります。

特徴

• AI自動要約機能
• プランに関係なく無制限に使用できる自動文字起こし機能
• オンライン会議ツールとの併用が可能

AI議事録取れる君｜公式サイトを見る

3. Rimo Voice

引用：Rimo Voice

Rimo Voiceは、日本語に特化した文字起こしエンジンを採用している文字起こしツールです。利用目的や規模に合わせた複数のプランが用意されており、自分の利用時間に合わせて適切なプランを選択できます。

ICレコーダーでの録音データやWeb会議の録画データを読み込ませて文字起こしできるだけでなく、会議中の音声をリアルタイムで文字起こしすることもできます。

特徴

• 日本語に特化したAIで自動文字起こし
• テキストと音声がシンクするスライダー機能
• AIが短時間で要約も作成

Rimo Voice｜公式サイトを見る

まとめ｜会話形式の議事録は「整理」が決め手

会話形式の議事録は、発言の流れやニュアンスを残しやすく、商談・要件定義・インタビューなど、「誰が何を話したか」が重要な場面に向いている形式です。

一方で、発言をそのまま文字起こしすると、情報量が増えて読みにくくなりやすいため、

• 決定事項を整理する
• 発言者を統一する
• ネクストアクションを明確にする

といった工夫が重要になります。また最近では、AI議事録ツールを活用して、文字起こし・要約・タスク整理を効率化する企業も増えています。

なお、会話形式に限らず議事録全般の書き方を体系的に押さえたい方は、会議別のテンプレートやNG/OK例、書き方のコツをまとめた記事もあわせて読むと理解が深まります。

参考記事：議事録の書き方｜会議別テンプレートとNG/OK例・8つのコツを解説

本記事で紹介したテンプレートやコツを参考に、自社に合った形で会話形式の議事録を活用してみてはいかがでしょうか。

よくある質問とその回答

Q. 会話形式の議事録とは何ですか？

会話形式の議事録とは、会議や商談での発言内容を、発言者ごとに時系列で記録する議事録形式です。「誰が・何を話したか」を残せるため、議論の流れや発言のニュアンスを共有しやすい特徴があります。特に、商談・要件定義・インタビューなど、発言内容や意思決定の背景が重要な場面で活用されます。

Q. 会話形式と要約形式はどちらを使うべきですか？

会議の目的によって使い分けることが重要です。

たとえば、商談・ヒアリング・要件定義・インタビューなど、発言内容や議論の経緯を残したい場合は会話形式が向いています。一方で、定例会議・進捗共有・短時間ミーティングなど、決定事項だけを簡潔に共有したい場合は要約形式の方が適しています。

Q. 会話形式の議事録では発言をすべて残す必要がありますか？

すべての発言をそのまま記録する必要はありません。実際の会議では、言い淀み・重複表現・雑談なども多く含まれるため、そのまま文字起こしすると読みにくくなります。

そのため、意思決定に関わる発言・重要な質問・課題や懸念点・ネクストアクションを中心に整理して記載することがポイントです。

Q. 会話形式の議事録を読みやすくするコツはありますか？

会話形式の議事録では、会話内容だけでなく、決定事項・課題・ネクストアクションを分けて整理することで読みやすくなります。

また、発言者表記を統一する・不要な言い回しを削除する・タイムスタンプを活用する、といった工夫も効果的です。

Q. 会話形式の議事録はAIで効率化できますか？

可能です。最近では、AI議事録ツールを活用して、自動文字起こし・要約・発言整理・タスク抽出を効率化する企業も増えています。特に会話形式の議事録は情報量が多いため、AI活用との相性が良く、議事録作成時間の削減につながりやすい形式です。