Teamsで議事録を自動作成する方法4選｜トランスクリプト・Copilot・ChatGPT・AIツール比較

Teams会議は、リモートワークやハイブリッドワークの広がりとともに、多くの職場で日常的に使われるようになりました。一方で会議が増えるほど、議事録作成にかかる時間も積み重なっていきます。

Teamsで議事録を効率化したいと思っても、

• Teams標準の機能だけで議事録を作れるのか知りたい
• CopilotやChatGPTを使うと、どこまで自動化できるのか分からない
• 結局、自分の会議にはどの方法が合っているのか迷っている

といったお悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、Teamsで議事録を作成する4つの方法を、手順・修正負荷・精度・セキュリティ確認の観点で比較し、状況に合った選び方を解説します。

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Teamsで議事録を作成する4つの方法

ここでは、Teams会議の議事録を作成する代表的な4つの方法を整理します。標準機能だけで完結する方法から、外部のAIや専用ツールを組み合わせる方法まで、それぞれ得意なことが異なります。

Teamsで議事録を作成する方法は、次の4つです。

• Teamsのトランスクリプト機能を活用する
• Microsoft 365 Copilotを活用する
• Teams × ChatGPTで作成する
• AI議事録ツールを活用する

たとえば「追加費用をかけたくない」ならトランスクリプト、「要点だけ素早く知りたい」ならCopilotというように、求める結果によって向く方法は変わります。まずは全体像を表で確認しましょう。

比較表｜Teamsで議事録を作成する4つの方法

方法	向いている人	目安時間	修正負荷	精度
① Teamsトランスクリプト	発言をそのまま残したい	15〜30分	多い（整形が必須）	★★☆☆☆
② Microsoft 365 Copilot	要点を素早く把握したい	10〜20分	中（指示次第）	★★★☆☆
③ Teams × ChatGPT	形式を細かく整えたい	10〜15分	少なめ	★★★★☆
④ AI議事録ツール	ほぼ自動化したい	3〜5分	ほぼ不要	★★★★★

「目安時間」は文字起こしを議事録の形に整えるまでの時間、「修正負荷」は出力後の手直しの多さを表しています。

状況別おすすめ早見表

「どれを選べばいいか分からない」という方は、自分の状況から逆引きしてみてください。

状況	おすすめの方法	理由
追加費用を抑えたい	Teamsトランスクリプト	対応プランなら追加費用なしで利用できる
要点を短時間で把握したい	Microsoft 365 Copilot	要点やToDoを自動で整理しやすい
自社フォーマットに合わせたい	Teams × ChatGPT	プロンプトで形式を細かく指定できる
会議が多く、ほぼ自動化したい	AI議事録ツール	作成から共有・管理まで一貫して効率化できる

ここからは、4つの方法を1つずつ手順とともに見ていきましょう。

①Teamsのトランスクリプト機能で議事録を作成する方法

最初に紹介するのは、Teamsに標準で備わっているトランスクリプト（文字起こし）機能です。発言内容を時系列で詳しく残したい方に向いています。

この機能は、以下のライセンスを持つユーザーが利用できます。

• Office 365 E1、E3
• Microsoft 365 E3、E5
• Microsoft 365 Business Basic／Standard／Premium
• Teams Essentials

具体的な手順（デスクトップ版・モバイル版）

トランスクリプトの取得手順を、デスクトップ版とモバイル版に分けて説明します。

ステップ1｜文字起こしを開始・ダウンロードする

デスクトップ版の場合は、次のように操作します。

1. Teams会議を起動し、「･･･（その他）」メニューを選択する
2. 「録音と文字起こし作成」を選択する
3. 「文字起こしの開始」をクリックする
4. 会議終了後、会議チャットまたは予定表の会議詳細からトランスクリプトを開き、必要に応じてダウンロードする

モバイル版の場合は、次のように操作します。

1. 下部の「…」をタップする
2. 「トランスクリプト」をタップする
3. 音声言語が「日本語（日本）」になっているか確認する
4. 会議終了後、投稿の返信部分から「トランスクリプト」を開く

ステップ2｜文字起こしを編集・整形する

ダウンロードしたデータには、発言時間・話者情報（誰が発言したか）・発言内容が含まれます。その後、普段使っている議事録の形式に合わせて編集・整形します。

メリット｜操作が簡単で追加費用なしで始められる

最大のメリットは、対応プラン・管理者設定が整っていれば、会議中にすぐ始めやすいことです。ボタンを押すだけで会議内容の文字起こしが得られるため、対応プランであれば追加費用をかけずに試せます。まずは議事録作成の手間を減らしたい初心者にも向いています。

デメリット｜議事録への編集・整形に時間がかかる

一方で、手直しの負荷は小さくありません。

• 編集・整形に時間がかかる（30分以上の会議で10〜20分ほど必要）
• 膨大な文字起こしから必要な部分を抜き出す手間がある
• 録音環境や話者数によっては、専用のAI議事録ツールより修正が必要になる場合がある

この方法は発言をそのまま記録するタイプには向いていますが、要点整理や決定事項のまとめには手作業が必要です。

②Microsoft 365 Copilotで議事録を作成する方法

次に、Microsoft 365 Copilot（AIアシスタント）を使う方法です。会議の概要を要約やToDoの形に整理したい方に向いています。

なお、Teams会議でMicrosoft 365 Copilotを使うには、対象ユーザー向けのMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要です。Teams Premiumにも会議の要約・インテリジェントリキャップ系の機能がありますが、利用できる機能はライセンスや管理者設定によって異なります。

具体的な手順

Copilotで議事録の要約を作る流れは次のとおりです。

ステップ1｜Copilotで会議を文字起こしする

1. Teams会議を開き、画面右上の「Copilot」アイコンをクリックする
2. 「文字起こしを追加」をクリックする
3. 会議の言語を選択して「確認」をクリックする

ステップ2｜Copilotで会議を要約する

1. 会議終了後、「詳細を表示」→「トランスクリプト」を開く
2. 右上の「Copilot」をクリックする
3. 標準の「会議を要約」を選ぶか、自分で指示を入力する
4. 出力を確認し、必要に応じてコピーして手直しする

Copilotで使えるプロンプト例

Copilotは指示（プロンプト）の出し方で結果が変わります。出力してほしい項目を具体的に並べると、抽象的な要約になりにくくなります。たとえば次のような指示が使えます。

• 基本：会議の目的・議論内容・決定事項・ToDo・未決事項・次回の確認事項に分けて出力してください
• アクション整理：決定事項を「タスク／担当者／期限／補足」の表形式でまとめてください
• 営業会議向け：数値・進捗・課題・決定事項・次回アクション・確認事項に分けて整理してください

メリット｜会議の要点を自動でまとめてくれる

Copilotは会議の概要を自動でまとめてくれるため、文字起こしを手作業で編集する負担が減ります。社内会議で要点だけを素早く押さえたい場面に向いています。

デメリット｜指示内容によって出力品質が変わる

ただし、指示が曖昧だと出力の質が下がります。

• 指示が抽象的だと、要約も抽象的になる
• 生成AIの操作に慣れていないと、意図どおりに出力しにくい
• 同じ会議でも、指示次第で結果が変わることがある

安定した品質を得るには、上記のプロンプト例のように出力項目を具体的に指定することが大切です。

Copilotでの議事録作成について、手順やプロンプト、うまく動かないときの対処法をさらに詳しく知りたい方には、専用の解説記事もあります。

参考記事：Copilotの議事録作成｜手順・プロンプト・使えないときの対処法

③Teams × ChatGPTで議事録を作成する方法

3つ目は、Teamsの文字起こしをChatGPTに渡して議事録を作る方法です。複数の議事録形式を使い分けている方や、自社フォーマットに細かく合わせたい方に向いています。

具体的な手順

ChatGPTで議事録を作る流れは次のとおりです。

ステップ1｜Teamsの会議内容を文字起こしする

トランスクリプト機能、またはTeamsの録画データを使って文字起こしを用意します。

ステップ2｜ChatGPTに指示を出す

1. 文字起こしのテキストをChatGPTのチャット欄に貼り付ける
2. 「要約して」「決定事項をまとめて」など、作りたい形式を指示する
3. 文字数や箇条書きなどの体裁も指定すると、より意図に近づく

ChatGPTで使えるプロンプト例

ChatGPTは出力形式を自由に指定できる点が強みです。会議の種類に合わせて、次のように指示を変えると整理しやすくなります。

• 社内共有の基本形式：会議名・日時・参加者・議題・決定事項・ToDo・担当者・期限に分けて出力してください。決まっていない内容は「未決事項」、不明な情報は「要確認」と記載してください
• 営業会議向け：数値・課題・提案内容・顧客の反応・次回アクション・リスクや懸念点に分けて整理してください
• 商談メモ向け：顧客の課題・重視するポイント・提案内容・反応・次回アクション・期限・リスクを記載してください

ChatGPTで議事録を作る手順やできること・できないこと、プロンプト例をまとめて確認したい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

参考記事：【2026年最新】ChatGPTで議事録を作成する方法｜できること・できないこと、プロンプト例、AI議事録ツールとの違い

メリット｜自社フォーマットに合わせて自由に作成できる

「要点のみ」「詳細版」「決定事項とToDoのみ」など、会議ごとに異なる形式の議事録を柔軟に作れます。自社で決まったフォーマットがある場合に合わせやすい方法です。

デメリット｜貼り付け・指示・確認の手間が残る

一方で、いくつかの手間がかかります。

• 文字起こしを保存し、ChatGPTに貼り付け、指示を入力する作業が発生する
• 理想の結果を得るまでプロンプトの調整が必要になることがある
• 文字起こしが長い場合は、分割入力や要約範囲の指定が必要になることがある
• 機密情報や個人情報の扱いについて、社内ルールの確認が必須になる

④AI議事録ツールを活用する方法

最後に、議事録作成をほぼ自動化したい場合に向いているAI議事録ツールを紹介します。会議が多く、作成から共有・管理までを仕組みで回したい方に向いた方法です。

AI議事録ツールとは？Teamsで作成する方法との違い

AI議事録ツールは、会議音声を自動で文字起こしし、その内容をAIが自動で要約・整理するツールです。Teamsの標準機能との主な違いは次のとおりです。

• 文字起こしの精度がTeams標準機能より高い傾向がある
• Teams以外のWeb会議ツールや対面会議にも対応する
• 要約や整理をワンクリックで行えるなど、操作がシンプル

ここで、AI議事録ツールの一歩先にあるサービスとして、会議業務そのものを自動化するAIエージェントという選択肢にも触れておきます。Otolioは、会議の前後を含めた業務を丸ごと自動化するAIエージェントです。

Teamsをはじめ全てのWeb会議ツールと対面会議に対応し、録音から議事録の自動作成までを一画面で完結します。文字起こしの精度は90%以上で、手直しが少なく済むのが特長です。

さらに、顧客データや音声をAIの学習には使わない設計のため、機密性の高い会議でも社内で安心して運用できます。累計8,000社以上、59,000人以上にご利用いただいた実績があります。

メリット｜議事録作成時間を大きく削減できる

AI議事録ツールの主なメリットは次のとおりです。

• 議事録作成にかかる時間を大きく削減できる（コクヨ株式会社では約4時間→約30分、約90%削減）
• 文字起こしの精度が高く、修正作業が少ない
• さまざまな議事録形式に対応できる
• 会議音声を含めて共有でき、後からの振り返りが効率化する

デメリット｜導入コストと運用設計が必要

一方で、導入にあたっては次の点を検討する必要があります。

• 今の議事録作成にかかっている時間とコスト
• 議事録を作成する頻度
• 削減効果による投資対効果（費用に見合うか）

ツールによって料金体系が異なるため、自社の会議量に合うものを選ぶことが大切です。さらに料金は月額の安さだけでなく、サポートを含めた総額と「誰が使うか（人数やITの慣れ）」まで見て選ぶと、現場で使われず立ち消えになる失敗を防げます。

Teamsで議事録を作成するときによくある4つの失敗

どの方法を選んでも、進め方を誤ると議事録の質は下がります。ここでは、Teamsで議事録を作成するときに起こりやすい4つの失敗を整理します。

1. 文字起こしをそのまま議事録として提出してしまう

文字起こしは「会話の記録」であり、「議事録」ではありません。たとえば、次のような状態のまま提出すると読み手が困ります。

• 口語表現が多く読みにくい
• 「えー」「あの」などの不要な発言が含まれる
• 話題が前後し、構造化されていない
• 決定事項と検討事項が整理されていない

文字起こしを議事録にするには、編集・整形の作業が欠かせません。

2. Copilotの要約が抽象的になってしまう

指示（プロンプト）が曖昧だと、次のような問題が起きます。

• 「会議の概要」だけで具体性がない
• 決定事項が明確に分かれていない
• 担当者や期限が抜けている

「決定事項だけ抽出してください」「タスク・担当者・期限を分けてください」のように、具体的に指示することが大切です。

3. ChatGPT利用時に情報管理の確認をしていない

社内ポリシーによっては、外部のAIツールへの入力が制限されている場合があります。利用前に、次の点を確認しましょう。

• 機密情報を含んでいないか
• 顧客情報・個人情報が含まれていないか
• 社内の利用ルールに準拠しているか

4. 「自動化できる」と思い込み、最終確認を怠る

どの方法でも、最終確認なしで提出できる場面はほとんどありません。とくに次の点は見落とされがちです。

• 数字や日付の誤認識
• 専門用語の変換ミス
• 文脈の取り違え

失敗を防ぐための3つのポイント

上記の失敗を避けるには、次の3つを押さえておくと安心です。

• 文字起こしと議事録は別物だと理解する
• AIには具体的な指示を出す
• 運用ルールと目的に合った方法を選ぶ

Teamsで議事録を作成する前に確認したい2つの注意点

方法を選ぶ前に、議事録の質を左右する2つの注意点を押さえておきましょう。

1. 文字起こし精度が低いと議事録作成に時間がかかる

ここで紹介したすべての方法は、文字起こしをもとに議事録を作ります。そのため、文字起こしの精度が低いと修正作業が増え、かえって時間がかかることがあります。

文字起こしの精度は、AIエンジンの優劣だけで決まるわけではありません。録音環境の影響も大きく、次の工夫で精度を上げやすくなります。

• 話し方を意識する
• マイクとの距離を近づける
• マイクの方向を向いて発言する
• ノイズをできるだけ抑える

2. 会議の種類によって必要な議事録の粒度が違う

会議によって、求められる議事録の形式や詳細度は異なります。たとえば定例会議は要点とToDoで十分なことが多い一方、商談や役員会では背景や根拠まで残す必要があります。事前に、次の点を確認しておきましょう。

• どのような形式の議事録を求めているのか
• どの作業を削減したいのか
• 契約・監査・取締役会など、正式な記録として扱う必要があるか

議事録作成前のチェックリスト

実際に方法を選ぶ前に、以下のチェックリストで自社の状況を確認しておくと、後から手戻りしにくくなります。

• 会議内容に機密情報や個人情報が含まれるか
• 利用できるTeamsプランか、Copilotのライセンスがあるか
• 外部AIへの入力が社内ルールで許可されているか
• 議事録に必要な項目と、最終確認者が決まっているか
• 共有先と管理方法が決まっているか

まとめ｜自分に合った方法でTeamsの議事録を効率化しよう

Teamsで議事録を作成する4つの方法を、もう一度整理します。

• Teamsのトランスクリプト機能 ― 追加費用なしで始められるが、整形に手間がかかる
• Microsoft 365 Copilot ― 要点を自動でまとめられるが、指示しだいで質が変わる
• Teams × ChatGPT ― 形式を自由に整えられるが、貼り付けや確認の手間が残る
• AI議事録ツール ― 作成から共有まで自動化しやすいが、導入コストの検討が必要

まずは、現在の議事録作成にかかっている時間とコストを把握し、削減したい作業を明確にしましょう。そのうえで、自社に合った方法を選んでみましょう。

4つの方法を比べて、どれにするか迷うのは当然のことです。手順や精度を読み比べても、自分の会議に本当に合うかどうかは、実際に通してみないと分からない部分があります。だとしたら、比べ続けるより、一度試したほうが早いかもしれません。

よくある質問とその回答

Q. 4つの方法のうち、どれを選べばいいですか？

判断軸は「追加費用」「修正にかけられる時間」「必要な精度」の3つです。費用を抑えたいならトランスクリプト、要点を素早く知りたいならCopilot、形式を細かく整えたいならChatGPT、会議が多くて議事録作成から共有まで自動化したいならAI議事録ツールが向いています。本記事の状況別おすすめ早見表もあわせてご確認ください。

Q. Teamsだけで議事録業務を完全に自動化できますか？

Teams単体での完全自動化は難しいのが実情です。要点の抽出はできますが、「議事録の形式調整」「不要部分の削除」「文脈の整理」には手作業が必要になります。確認不要の状態まで自動化したい場合は、AI議事録ツールや、会議業務そのものを自動化するAIエージェント（Otolio）の併用が現実的です。

Q. 無料でTeamsの議事録を効率化する方法はありますか？

無料の範囲での効率化は限定的です。会議を録画して無料のAIで文字起こしする、ChatGPTの無料版で要約する、話し方やノイズ対策で文字起こし精度を上げるといった工夫はできます。ただし、業務利用や高精度が必要な場面では、無料プランのみの運用は現実的ではありません。

Q. CopilotとAI議事録ツールは何が違いますか？

Copilotは「要約AI」、AI議事録ツールは「議事録づくりを専門に効率化するツール」です。Copilotはトランスクリプトをもとに要点を整理します。一方、AI議事録ツールは文字起こしの精度が高く、要約から共有・管理まで一貫して効率化できます。議事録作成時間を本気で削減したい場合は、AI議事録ツールが向いています。

Q. ChatGPTを使うときに気をつけることはありますか？

機密情報や個人情報が含まれる場合は、入力前に必ず社内ルールを確認してください。外部AIへの入力が制限されている組織もあります。利用が許可されている場合でも、出力結果は数字や日付の誤りがないか、最終確認を行ってから共有しましょう。