Teamsで議事録を自動作成する方法4選｜トランスクリプト・Copilot・ChatGPT・AIツール比較
Teamsで議事録を作成する方法は、主に以下の4つです。
- Teamsのトランスクリプト機能を使う
- Microsoft 365 Copilot を使う
- Teamsの文字起こしデータをChatGPTに入力する
- AI議事録ツールを使う
無料または追加費用を抑えて試すならTeamsのトランスクリプト、Microsoft 365環境内で要約まで行いたいならCopilot、議事録の形式を細かく整えたいならChatGPT、法人利用で作成時間を大きく削減したいならAI議事録ツールが向いています。
ただし、Teamsの文字起こしはそのまま議事録として提出できるものではありません。決定事項・ToDo・担当者・期限などを整理するには、会議後の編集や確認が必要です。
特に法人利用では、セキュリティや情報管理、運用負荷まで比較することが重要です。本記事では、4つの方法の違い、選び方、よくある失敗、CopilotやChatGPTで使えるプロンプト例まで解説します。
Teamsの議事録をAIに任せる方法を探していて、こんな引っかかりはありませんか？
- AIに任せたつもりが、結局あとから自分で要点を整え直している
- Copilot・ChatGPT・標準機能…と方法はあるけれど、どれも一長一短で決めきれない
- 議事録は作れても、決まったことやToDoが埋もれて、次のアクションが動き出さない
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結論｜Teamsで議事録を作成する4つの方法
Teamsで議事録を作成する方法は、以下の4つです。
| 方法 | 向いている人 | 特徴 |
|---|---|---|
| Teamsトランスクリプト | 発言内容を記録として残したい人 | Teams標準機能で文字起こしを取得できる。議事録化には編集が必要 |
| Microsoft 365 Copilot | Microsoft 365環境内で要約したい人 | 会議内容の要約やアクションアイテムの整理ができる |
| Teams × ChatGPT | 議事録の形式を細かく指定したい人 | 文字起こしを貼り付け、任意の形式で議事録化できる |
| AI議事録ツール | 議事録作成にかかる時間と運用負荷を削減したい法人 | 文字起こし、要約、決定事項、ToDo整理、共有まで効率化しやすい |
どの方法もTeamsでの議事録作成に使えますが、向いている場面は異なります。無料で試したいのか、Microsoft 365内で完結したいのか、議事録の形式を統一したいのか、作成時間を大幅に削減したいのかによって、選ぶべき方法は変わります。
どの方法がおすすめ？Teamsで議事録を作成する方法の早見表
まずは、自社の状況に近いものから確認してみてください。
| 状況 | おすすめの方法 | 理由 |
|---|---|---|
| 追加費用を抑えて試したい | Teamsトランスクリプト | Teamsの対応プラン・管理者設定・会議条件を満たしていれば、会議内容の文字起こしを利用できる |
| 会議内容の要点を短時間で把握したい | Microsoft 365 Copilot | 要点やアクションアイテムを整理しやすい |
| 自社の議事録フォーマットに合わせたい | Teams × ChatGPT | プロンプトで出力形式を細かく指定できる |
| 営業会議や商談の議事録を効率化したい | AI議事録ツール | ToDo、決定事項、共有まで含めて運用しやすい |
| 機密情報や顧客情報を扱う会議が多い | 法人向けAI議事録ツール | セキュリティや管理機能を確認したうえで運用しやすい |
| Teams以外の会議も議事録化したい | AI議事録ツール | Zoom、Google Meet、対面会議などにも対応しやすい |
| 議事録の品質をチームで統一したい | AI議事録ツール | テンプレートや出力形式を標準化しやすい |
迷った場合の考え方
まずはTeamsのトランスクリプトやCopilotで試し、会議後の修正時間がどれくらい残るかを確認しましょう。毎回10〜30分以上の修正が発生する場合や、会議数が多い場合は、AI議事録ツールを検討する価値があります。
比較表｜トランスクリプト・Copilot・ChatGPT・AI議事録ツールの違い
Teamsで議事録を作成する方法は、大きく分けると「文字起こしを取得する方法」「要約まで行う方法」「議事録形式に整える方法」「議事録作成業務全体を効率化する方法」に分かれます。以下の比較表では、4つの方法を同じ軸で整理します。
| 比較項目 | Teamsトランスクリプト | Microsoft 365 Copilot | Teams × ChatGPT | AI議事録ツール |
|---|---|---|---|---|
| 主な役割 | 文字起こし | 要約・質問回答・アクション整理 | 議事録形式への整形 | 議事録作成業務の効率化 |
| 向いている用途 | 発言記録 | 要点確認 | 自由な形式の議事録作成 | 法人での議事録運用 |
| 目安時間 | 15〜30分 | 10〜20分 | 10〜15分 | 3〜5分 |
| 修正負荷 | 多い | 中 | 中〜少なめ | 少なめ |
| 文字起こし精度 | 会議環境に左右される | トランスクリプトや音声データに依存 | 元データに依存 | ツールにより異なる |
| 要約 | 別途整理が必要 | 可能 | 可能 | 可能 |
| 決定事項・ToDo抽出 | 手動 | プロンプト次第 | プロンプト次第 | 対応しやすい |
| 議事録フォーマットの統一 | 手動 | 指示次第 | 指示次第 | ツール側で管理しやすい |
| セキュリティ確認 | Microsoft 365の設定に依存 | Microsoft 365の設定に依存 | 外部AI利用ルールの確認が必要 | ツールのセキュリティ要件確認が必要 |
| 共有・管理 | Teams内中心 | Teams内中心 | 別途管理が必要 | ツール上で管理しやすい |
| おすすめの人 | まず試したい人 | Microsoft 365内で完結したい人 | 自由に整形したい人 | 業務として継続運用したい法人 |
※目安時間は、会議後に議事録として共有できる状態に整えるまでの参考値です。会議時間、参加人数、音声環境、求める議事録の粒度によって変わります。
Teamsの文字起こしと議事録の違い
Teamsで会議内容を記録する場合は、「文字起こし」と「議事録」の違いを理解しておくことが重要です。
Teamsのトランスクリプトは、会議中の発言を時系列で文字起こししたものです。一方で、議事録は会議後に関係者が内容を確認し、次の行動に移せるように、議題・決定事項・議論内容・ToDo・担当者・期限などを整理した文書です。
| 種類 | 内容 | そのまま共有しやすいか |
|---|---|---|
| Teamsのトランスクリプト | 発言内容を時系列で文字起こししたもの | △ 口語表現や不要発言が多く、編集が必要 |
| 議事録 | 決定事項・ToDo・議論内容を整理したもの | ○ 共有・確認・次回行動に使いやすい |
つまり、Teamsのトランスクリプトを取得できても、それだけで議事録作成が完了するわけではありません。Teamsで議事録を作成する際は、文字起こしを取得したうえで、議事録として使える形に整理する工程まで考える必要があります。
法人利用ならセキュリティと運用負荷まで比較する
Teamsで作成した議事録を法人で活用する場合、単に「議事録を作れるか」だけで判断すると、後から運用に負荷がかかることがあります。
特に確認したいのは、以下の5点です。
- 会議内容に顧客情報・個人情報・機密情報が含まれるか
- 外部AIに文字起こしデータを入力してよい社内ルールになっているか
- 議事録の形式をチームで統一できるか
- 作成後の共有・検索・管理まで行いやすいか
- 会議数が増えても同じ品質で運用できるか
たとえば、営業会議では顧客名や商談情報が含まれることがあります。情報システム部門の会議では、システム構成、アカウント、権限、セキュリティポリシーに関する情報が含まれる場合があります。このような会議では、ChatGPTなどの外部AIに文字起こしを入力する前に 、社内の情報管理ルールを確認する必要があります。
個人の作業効率化であれば、TeamsトランスクリプトやChatGPTでも対応できる場面があります。一方、法人として継続的に運用する場合は、作成時間だけでなく、セキュリティ、管理性、議事録品質の安定性まで含めて比較することが重要です。
ここからは4つの方法をそれぞれ詳しく解説していきます。
Teamsのトランスクリプト機能で議事録を作成する方法
Teamsのトランスクリプト機能は、会議中の発言を文字起こしとして残せる機能です。発言内容を後から確認したい場合や、議事録作成の材料として会議内容を残したい場合に役立ちます。
ただし、トランスクリプトはあくまで「文字起こし」です。会議の決定事項やToDoを自動で整理してくれるわけではないため、議事録として共有するには編集作業が必要です。
この方法が向いている人
- 発言内容をできるだけそのまま残したい人
- まずはTeams標準機能で試したい人
- 会議後に自分で議事録を編集する前提の人
- 社内の簡単な定例会議やメモ用途で使いたい人
この方法が向いていない人
- 会議後すぐに共有できる議事録が必要な人
- 決定事項やToDoを自動で整理したい人
- 議事録作成時間を大幅に削減したい人
- 専門用語や固有名詞が多い会議を扱う人
具体的な手順
ステップ1｜Teamsのトランスクリプト機能で文字起こしをダウンロードする
デスクトップ版では具体的に以下の手順でトランスクリプトを開始できます。
- Teams会議を起動
- 「･･･ その他」メニューを選択
- 「録音と文字起こし作成」を選択
- 「文字起こしの開始」をクリック
会議中に文字起こしが開始されると、発言内容がテキストとして記録されます。
ステップ2｜会議後に文字起こしデータを確認する
会議終了後、会議チャットや会議の詳細画面からトランスクリプトを確認できます。必要に応じて、文字起こしデータをダウンロードし、WordやGoogleドキュメントなどに貼り付けて編集します。
※実際の画面手順や表示名称は、Teamsのバージョンや管理者設定によって変わる場合があります。
ステップ3｜議事録として整える
トランスクリプトには、以下のような情報が含まれます。
- 発言時間
- 話者情報
- 発言内容
ただし、発言内容は時系列で並ぶため、そのままでは読みにくい場合があります。議事録として共有するには、以下のように整理しましょう。
- 議題ごとに内容をまとめる
- 決定事項を抜き出す
- ToDo、担当者、期限を整理する
- 不要な口語表現を削除する
- 誤変換や専門用語を修正する
さらに詳しくTeamsの文字起こしについて知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
メリット｜Teams標準機能で始めやすい
Teamsのトランスクリプト機能のメリットは、Teams会議内で文字起こしを開始できる点です。別のツールを立ち上げたり、録音データをアップロードしたりする手間が少なく、会議内容を後から確認しやすくなります。
特に、発言内容を記録として残したい会議や、議事録作成の材料を残しておきたい場合に向いています。
デメリット｜議事録化には編集時間がかかる
最大のデメリットは、文字起こしを議事録に整える作業が残ることです。1時間の会議をすべて文字起こしすると、テキスト量が多くなり、必要な発言を探すだけでも時間がかかります。
また、以下のような修正も発生しやすくなります。
- 「えー」「あの」などの不要表現の削除
- 誤変換の修正
- 話題が前後した箇所の整理
- 決定事項と検討事項の分類
- ToDo、担当者、期限の抽出
この方法は、発言内容を記録として残す用途には向いています。一方で、会議後すぐに共有できる議事録を作りたい場合や、議事録作成時間を大きく削減したい場合は、Copilot、ChatGPT、AI議事録ツールの活用も検討しましょう。
Microsoft 365 Copilotで議事録を作成する方法
Microsoft 365 Copilotを使うと、Teams会議の内容をもとに要点を整理したり、アクションアイテムを確認したりできます。Microsoft 365環境内で会議内容を扱いたい企業や、Teams会議後の要約作業を効率化したい場合に向いています。
ただし、Copilotの出力は指示内容や会議データに左右されます。正式な議事録として共有する場合は、決定事項、ToDo、担当者、期限が抜けていないか確認する必要があります。
この方法が向いている人
- Microsoft 365環境内で会議内容を要約したい人
- 会議後に要点やアクションアイテムを確認したい人
- Teams会議の流れを短時間で把握したい人
- 社内会議のメモ作成を効率化したい人
この方法が向いていない人
- 自社の議事録フォーマットに完全に合わせたい人
- 議事録の品質をチーム全体で統一したい人
- Copilotのライセンスがない人
- Teams以外の会議もまとめて議事録化したい人
具体的な手順
ステップ1｜Teams会議でCopilotを開く
1. Teams会議を開き、画面右上の「Copilot」のアイコンをクリック
2. Copilotを利用するためには文字起こしが必要なため「文字起こしを追加」をクリック
3. 会議の言語を選択し「確認」をクリック
会議中に文字起こしやCopilotの利用設定を確認しておくと、会議後に要約やアクション整理を行いやすくなります。
ステップ2｜会議内容をもとに質問・指示を出す
Copilotでは、会議内容をもとに以下のような指示を出せます。
- 会議の内容を要約してください
- 決定事項を整理してください
- アクションアイテムを担当者別にまとめてください
- 議論された論点を一覧にしてください
- 未決事項と次回確認すべき点をまとめてください
それでは、会議後にCopilotを活用して議事録を作成していく手順をみていきましょう
1. 該当会議（画面上では「test」）の「詳細を表示」をクリック
2. 画面が切り替わり「トランスクリプト」が表示されるのでクリック
3. 画面が切り替わり、文字起こしされた文章が確認できる画面が表示されます。右上の「Copilot」をクリック
4. Copilotが表示されます。①には標準で選択できる「会議の要約」などの項目が表示されています。自分でどのようにして文字起こしを加工してほしいか（例：1000文字程度で要約してください など）を指示したい場合は②の位置にその内容を入力します。
5. 試しに7の①の「会議を要約」をクリックすると会議の要約情報が表示されます。ここからWordへ自動で出力される機能は現在実装されていないため、別途「コピー」を選択し、議事録へコピーし修正する必要があります。
ステップ3｜出力内容を議事録として整える
Copilotの回答をそのまま共有するのではなく、以下を確認しましょう。
- 決定事項が明確か
- 担当者と期限が抜けていないか
- 会議内容と異なる要約になっていないか
- 社内で使う議事録フォーマットに合っているか
- 共有してよい情報だけが含まれているか
Copilotで使えるプロンプト例
CopilotでTeamsの議事録を作成する場合は 、「要約して」とだけ指示するのではなく、出力形式まで指定すると使いやすくなります。
プロンプト例1｜基本の議事録作成
この会議内容をもとに、以下の形式で議事録を作成してください。
1. 会議の目的
2. 主な議論内容
3. 決定事項
4. ToDo（担当者・期限つき）
5. 未決事項
6. 次回確認すべきこと社内共有しやすいように、簡潔で読みやすい文章にしてください。
プロンプト例2｜アクションアイテム整理
この会議で発生したアクションアイテムを整理してください。
出力形式は「タスク／担当者／期限／補足」の表にしてください。
担当者や期限が明確でない場合は「要確認」と記載してください。
プロンプト例3｜営業会議向け
この営業会議の内容を、以下の観点で整理してください。
– 共有された数値や進捗
– 課題として挙がった内容
– 決定事項
– 各担当者の次回アクション
– 次回会議で確認すべきこと事実と推測が混ざらないようにしてください。
メリット｜Teams会議の要点を素早く把握できる
Copilotのメリットは、Teams会議の内容をもとに、要点やアクションアイテムを確認しやすいことです。会議に途中参加した場合や、会議後に内容を振り返りたい場合にも役立ちます。
Microsoft 365環境内で利用できるため、すでにMicrosoft 365を利用している企業では導入を検討しやすい方法です。
デメリット｜指示内容によって出力品質が変わる
Copilotは便利ですが、指示する項目や出力形式が曖昧だと、議事録として必要な情報が不足する場合があります。 「会議を要約して」とだけ入力すると、概要は把握できても、議事録として必要な決定事項、担当者、期限が不足する場合があります。
また、Copilotを利用するには対応するライセンスや管理者設定が必要です。社内のMicrosoft 365環境で利用できるかどうかは、情報システム部門や管理者に確認しましょう。
Teams × ChatGPTで議事録を作成する方法
Teamsの文字起こしデータをChatGPTに入力すると、任意の形式で議事録を作成できます。自社の議事録フォーマットに合わせたい場合や、会議ごとに出力形式を変えたい場合に便利です。
一方で、ChatGPTに入力する内容には注意が必要です。会議内容に顧客情報、個人情報、社内機密が含まれる場合は、社内ルールや利用しているプランのデータ取り扱いを確認してから使いましょう。
この方法が向いている人
- 議事録の形式を細かく指定したい人
- Teamsの文字起こしをもとに要点整理したい人
- 会議ごとに出力形式を変えたい人
- ChatGPTの利用ルールが社内で整っている人
この方法が向いていない人
- 機密情報を含む会議が多い人
- 社内で外部AIへの入力が制限されている人
- 毎回プロンプトを考える手間を減らしたい人
- チーム全体で議事録品質を統一したい人
ChatGPTをまだ使用したことがなく、どう使えばいいかイメージがわかないという方は、以下の記事でChatGPTのはじめ方についてご紹介しているので、併せてご確認ください。
具体的な手順（画像で解説）
ステップ1｜Teamsの会議の内容を文字起こしする
まず、Teamsのトランスクリプト機能などを使って、会議内容を文字起こしします。録画データから文字起こしを行う方法もありますが、どの方法でも、ChatGPTに入力する元データの精度が重要です。文字起こしの精度が低いと、ChatGPTで要約しても内容がずれたり、決定事項が正しく整理されなかったりする可能性があります。
ステップ2｜ChatGPTに文字起こしデータを入力する
文字起こしデータをChatGPTに貼り付け、どのような形式で議事録を作りたいかを指示します。
このとき、「要約して」だけではなく、以下のように出力形式を指定すると、議事録として使いやすくなります。
- 会議名
- 日時
- 参加者
- 議題
- 決定事項
- 議論内容
- ToDo
- 担当者
- 期限
- 未決事項
ステップ3｜出力内容を確認・修正する
ChatGPTの出力は、必ず人が確認しましょう。特に以下の項目は確認が必要です。
- 数字や日付が正しいか
- 担当者名が正しいか
- 決定事項と検討事項が混ざっていないか
- 実際には決まっていない内容を決定事項として書いていないか
- 社外に共有してよい表現になっているか
ChatGPTで使える議事録作成プロンプト例
プロンプト例1｜基本の議事録作成
以下はTeams会議の文字起こしです。
この内容をもとに、社内共有用の議事録を作成してください。
出力形式は以下にしてください。
– 会議名
– 開催日時
– 参加者
– 会議の目的
– 主な議論内容
– 決定事項
– ToDo（担当者・期限）
– 未決事項
– 次回確認すること注意点：
– 文字起こしの口語表現は読みやすく整えてください
– 決定していない内容は「未決事項」に入れてください
– 担当者や期限が不明な場合は「要確認」と書いてください
プロンプト例2｜営業会議向け
以下のTeams会議の文字起こしを、営業会議の議事録として整理してください。
以下の項目でまとめてください。
1. 会議の概要
2. 共有された数値・進捗
3. 顧客対応に関する課題
4. 決定事項
5. ToDo（担当者・期限）
6. 次回会議で確認すること事実として話された内容と、推測・提案は分けて記載してください。
プロンプト例3｜商談後の共有メモ向け
以下のTeams商談の文字起こしを、社内共有用の商談メモに整理してください。
出力項目：
– 顧客の課題
– 顧客が重視しているポイント
– 提案した内容
– 顧客の反応
– 次回アクション
– 担当者
– 期限
– リスク・懸念点社内の営業担当が次のアクションを取りやすいように、簡潔にまとめてください。
プロンプト例4｜決定事項だけを抽出したい場合
以下の文字起こしから、決定事項だけを抽出してください。
出力形式：
– 決定事項
– 決定の理由
– 関係者
– 次に必要な対応決定したと言い切れない内容は、決定事項に含めず「確認が必要な事項」に分けてください。
より詳しいプロンプト例を知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
メリット｜議事録の形式を自由に指定できる
Teams×ChatGPTのメリットは、出力形式を柔軟に指定できることです。営業会議、商談、定例会議、プロジェクト会議など、会議の種類に合わせて議事録の形式を変えられます。また、プロンプトをテンプレート化しておけば、毎回同じ形式で議事録を作成しやすくなります。
デメリット｜貼り付け・指示・確認の手間が残る
ChatGPTを使う場合、Teamsの文字起こしデータを取得し、貼り付け、プロンプトを入力し、出力内容を確認する必要があります。会議数が多い場合、この作業自体が負担になることがあります。
また、外部AIに会議内容を入力する場合は、セキュリティや社内ルールの確認が必須です。顧客情報、個人情報、未公開情報、契約情報などを含む会議では、利用可否を事前に確認しましょう。
AI議事録ツールを活用する方法
AI議事録ツールは、会議音声の文字起こし、要約、決定事項の整理、ToDo抽出、共有・管理など、議事録作成に関する業務を効率化するためのツールです。
Teams標準機能やCopilot、ChatGPTでも議事録作成はできますが、会議数が多い企業や、議事録品質をチームで統一したい企業では、AI議事録ツールのほうが運用しやすい場合があります。
この方法が向いている人
- 議事録作成に毎回時間がかかっている人
- 会議数が多いチームや部署
- 営業会議や商談の記録を効率化したい人
- 議事録の共有・管理まで効率化したい人
- Teams以外のWeb会議や対面会議も記録したい人
- 法人利用でセキュリティや管理機能も重視したい人
この方法が向いていない人
- 会議頻度が少なく、手作業でも負担が小さい人
- 追加コストをかけられない人
- 発言録だけ残せれば十分な人
- ツール導入や社内運用の整備が難しい人
AI議事録ツールとは？TeamsやCopilotとの違い
AI議事録ツールとは、会議や打ち合わせの音声をAIが文字起こしし、その内容を要約・整理することで、議事録作成や共有にかかる時間を削減するツールです。
TeamsやCopilotは、会議やMicrosoft 365環境の中で使える機能です。一方で、AI議事録ツールは議事録作成業務そのものに特化しているため、以下のような点で違いがあります。
- 文字起こし精度に特化しているツールが多い
- 要約、決定事項、ToDo、質疑応答などの出力に対応しやすい
- 議事録の共有・検索・管理まで行いやすい
- Teams以外のWeb会議や対面会議にも対応しやすい
- チームや部署単位で運用しやすい
具体的にどのようなAI議事録ツールがあるのか、どんなポイントで選べばよいのかを知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
メリット｜議事録作成時間を大きく削減しやすい
AI議事録ツールのメリットは、文字起こしから要約、決定事項やToDoの整理まで、議事録作成に必要な作業をまとめて効率化しやすいことです。
Teamsのトランスクリプトでは、文字起こし後に編集作業が残ります。ChatGPTでは、貼り付けやプロンプト入力、出力確認が必要です。AI議事録ツールを使えば、こうした作業を減らし、会議後の確認・共有にかかる時間を短縮しやすくなります。
また、議事録の形式をチームで統一しやすく、過去の会議内容を検索しやすい点もメリットです。
デメリット｜導入コストと運用設計が必要
AI議事録ツールは、Teams標準機能や無料で使える生成AIと比べると、導入コストがかかる場合があります。 また、社内で利用する場合は、以下のような運用設計も必要です。
- どの会議で使うか
- 誰が議事録を確認するか
- どの形式で共有するか
- 機密情報を含む会議で使えるか
- 社内のセキュリティ要件を満たすか
ただし、会議数が多い企業や、議事録作成に毎回時間がかかっている企業では、削減できる時間を考えると導入メリットが大きくなる場合があります。
OtolioでTeamsでの議事録作成を効率化する
Otolioは、会議音声を活用して、会議前・会議中・会議後の業務を効率化するAIエージェントです。議事録の作成だけでなく、会議内容の記録、要約、決定事項・ToDoの整理、共有、確認、管理まで、会議にまつわる業務全体の負担を減らせます。
特に法人利用で重視したいのが、セキュリティと運用のしやすさです。Otolioでは、お客様の許可なく文字起こし内容やAIを活用した内容を機械学習に利用しない方針が示されています。また、データや通信の暗号化、WAFによる不正アクセス対策、ISO27001（ISMS）認証、多要素認証、監査ログ、IPアドレス制限など、法人利用を前提としたセキュリティ対策・機能が用意されています。
Otolioは、以下のような課題がある企業に向いています。
- Teamsの文字起こしを議事録に整える作業に時間がかかっている
- 会議後の要約、決定事項、ToDoの整理を効率化したい
- 顧客情報や機密情報を扱うため、セキュリティを重視してAI議事録ツールを選びたい
- ChatGPTなど外部AIへの貼り付け運用に不安がある
- 議事録の作成だけでなく、共有・確認・管理までまとめて効率化したい
- 会議前の準備や会議後の報告・入力など、会議周辺業務も削減したい
- 専門用語や固有名詞の誤変換を減らし、自社に合った文字起こし精度に近づけたい
また、Otolioは専門用語やよく使う単語を登録できるため、使うほど自社の会議で使われる言葉を認識しやすくなります。チーム内で議事録の形式をそろえたい場合や、会議数が多く議事録作成の負担が大きい場合にも活用しやすいツールです。
Teamsの文字起こしやCopilotを試しても、誤変換の修正、要点整理、ToDo抽出、共有作業に時間がかかる場合は、Otolioの活用をご検討ください。会議内容を安全に扱いながら、議事録作成だけでなく会議に関わる業務全体の効率化を目指せます。
Teamsで議事録を作成するときによくある4つの失敗
Teamsで議事録を作成する方法はいくつかありますが、実際に運用してみると「思ったより手間がかかった」「想定と違うアウトプットになった」というケースがあります。
ここでは、Teamsで議事録を作成するときに起こりやすい失敗を4つ紹介します。
1. 文字起こしをそのまま議事録として提出してしまう
Teamsのトランスクリプトは便利ですが、文字起こしデータはあくまで「会話の記録」です。議事録として共有するには、読みやすく整理する必要があります。
文字起こしをそのまま提出すると、以下のような問題が起こります。
- 口語表現が多く読みにくい
- 「えー」「あの」など不要な発言が含まれる
- 話題が前後して構造化されていない
- 決定事項と検討事項が整理されていない
- 担当者や期限がわかりにくい
特に30分を超える会議では、文字起こしの量が多くなり、必要な情報を探すだけでも時間がかかります。
失敗を防ぐポイント
文字起こしを取得したら、必ず「決定事項」「ToDo」「未決事項」「次回確認事項」に分けて整理しましょう。
2. Copilotの要約が抽象的になってしまう
Copilotは会議内容の要約に使えますが、指示が曖昧だと抽象的な出力になる場合があります。
よくある例は以下です。
- 会議の概要だけで具体性がない
- 決定事項が明確に分かれていない
- 担当者や期限が抜けている
- 未決事項が整理されていない
「要約して」とだけ指示すると、議事録に必要な情報が不足することがあります。
失敗を防ぐポイント
Copilotには、「決定事項」「ToDo」「担当者」「期限」「未決事項」など、出力してほしい項目を具体的に指定しましょう。
3. ChatGPT利用時に情報管理の確認をしていない
Teamsの文字起こしデータをChatGPTに入力すれば、議事録を作成できます。ただし、会議内容に機密情報や個人情報が含まれる場合は注意が必要です。
確認すべきポイントは以下です。
- 顧客情報が含まれていないか
- 個人情報が含まれていないか
- 社内の機密情報が含まれていないか
- 外部AIへの入力が社内ルールで許可されているか
- 利用しているAIサービスのデータ取り扱いを確認しているか
利便性だけで判断すると、社内ルールに反する運用になる可能性があります。
失敗を防ぐポイント
ChatGPTに入力する前に、社内の生成AI利用ルールを確認しましょう。必要に応じて、固有名詞や機密情報を伏せてから入力する方法も検討してください。
4. 「自動化できる」と思い込み、最終確認を怠る
Teams、Copilot、ChatGPT、AI議事録ツールのいずれを使っても、完全にノーチェックで提出できるとは限りません。
特に以下の項目は、人による確認が必要です。
- 数字や日付の誤認識
- 専門用語の変換ミス
- 固有名詞の誤変換
- 文脈の取り違え
- 決定事項と提案事項の混同
- 担当者や期限の抜け漏れ
AIは議事録作成の負担を減らす手段ですが、最終確認まで不要にするものではありません。
失敗を防ぐポイント
会議後の確認フローを決めておきましょう。たとえば、「議事録作成者が一次確認し、会議主催者が最終確認する」など、役割を決めておくと運用しやすくなります。
Teamsで議事録を作成するときの2つの注意点
ここまでTeamsで議事録を作成する方法をご紹介してきました。最後にTeamsで議事録を作成するときに注意したいポイントを2つご紹介します。この注意点はどの方法でも共通しているため、実際にTeamsで議事録を作成する前に、確認するようにしましょう。
1. 文字起こし精度が低いと議事録作成に時間がかかる
ここまで紹介した多くの方法では、文字起こしデータが議事録作成の土台になります。 つまり文字起こしの精度が重要ということになります。文字起こしの精度が低いと、どれだけ高性能なAIを活用しても、正確な議事録を作成しにくくなります。 むしろ修正作業が余計にかかってしまったりと逆効果になる可能性があります。
文字起こし精度を上げるための方法として代表的な4つの方法をご紹介します。
- 話し方を意識する
- マイクとの距離を近づける
- マイクの方向を向いて発言する
- ノイズをできるだけ抑える
より詳しく文字起こし精度を上げるための方法、そもそも文字起こし精度はどの要素で決まるのか？について知りたい方は、以下の記事も参考にご覧ください。
2. 会議の種類によって必要な議事録の粒度が変わる
議事録に必要な情報は、会議の種類によって異なります。
たとえば、社内の定例会議では、要点とToDoが整理されていれば十分な場合があります。一方で、商談や役員会、契約に関わる会議では、決定の背景や発言の根拠まで残したほうがよい場合があります。
| 会議の種類 | 必要な議事録の内容 | 向いている方法 |
|---|---|---|
| 社内定例会議 | 要点、ToDo、次回確認事項 | Copilot、ChatGPT |
| 営業会議 | 数値、課題、担当者別アクション | ChatGPT、AI議事録ツール |
| 商談 | 顧客課題、提案内容、次回アクション | AI議事録ツール |
| 情シス会議 | 決定事項、影響範囲、リスク、対応期限 | Copilot、AI議事録ツール |
| 役員会・重要会議 | 決定事項、背景、根拠、責任者 | AI議事録ツール、人による確認 |
Teamsでの議事録作成を効率化するには、最初に「どのような議事録が必要か」を決めることが重要です。
Teamsで議事録を作成するときに使えるチェックリスト
Teamsで議事録を作成する前に、以下を確認しておくと失敗を防ぎやすくなります。
- 会議内容に機密情報や個人情報が含まれるか
- 文字起こしを利用できるTeamsプランか
- Copilotを利用できるライセンス・設定か
- ChatGPTなど外部AIへの入力が社内ルールで許可されているか
- 議事録に必要な項目が決まっているか
- 誰が最終確認するか決まっているか
- 議事録の共有先が社内のみか、社外も含むか
- 議事録をどこで管理するか決まっているか
このチェックが曖昧なまま運用を始めると、作成した議事録の品質がばらついたり、情報管理上の問題が起きたりする可能性があります。
まとめ｜自分に合った方法でTeamsの議事録を作成しよう
Teamsで議事録を作成する方法は、主に4つあります。
- Teamsのトランスクリプト機能を使う
- Microsoft 365 Copilotを使う
- Teamsの文字起こしデータをChatGPTに入力する
- AI議事録ツールを使う
まず無料または追加費用を抑えて試したい場合は、Teamsのトランスクリプトが選択肢になります。Microsoft 365環境内で要約まで行いたい場合は、Copilotが便利です。議事録の形式を細かく指定したい場合は、ChatGPTが向いています。
一方で、会議数が多い企業、議事録作成に毎回時間がかかっている企業、顧客情報や機密情報を扱う会議が多い企業では、AI議事録ツールの活用も検討すべきです。
Teamsでの議事録作成を効率化する際は、「どの方法なら作れるか」だけでなく、以下の観点で比較しましょう。
- 作成時間をどれだけ削減できるか
- 議事録の品質を安定させられるか
- セキュリティや情報管理の要件を満たせるか
- チームで継続運用しやすいか
- Teams以外の会議にも対応できるか
Copilotで要約する、ChatGPTに貼り付けて指示する、文字起こしを自分でまとめ直す——どの方法にも、あなたの手作業がどこかに残ります。
Otolioなら、会議が終わったときには議事録ができているだけでなく、決めたこと・やるべきことまで整理ずみ。議事録づくりに時間を取られることも、「あの件どうなった？」とあとから探し回ることもなくなります。
どれも一長一短で迷うのは当然です。だとしたら、比べ続けるより、一度試したほうが早い。無料の14日間、いつものTeams会議でそのまま使ってみてください。累計利用社数8,000社以上、大手企業から自治体まで幅広く活用されています。
よくある質問とその回答
Q. Teamsだけで議事録業務を完全自動化できますか？
Teamsの標準機能だけで、確認不要の議事録業務まで完全自動化するのは難しいです。 Teamsのトランスクリプト機能を使えば会議内容の文字起こしはできますが、議事録の形式調整、不要部分の削除、決定事項やToDoの整理は別途必要です。
会議内容の要約まで行いたい場合はCopilot、議事録形式を細かく整えたい場合はChatGPT、作成から共有・管理まで効率化したい場合はAI議事録ツールの活用が現実的です。
Q. Teamsのトランスクリプトと議事録は何が違いますか？
Teamsのトランスクリプトは、会議中の発言を時系列で文字起こしした記録です。議事録は、会議の目的、議論内容、決定事項、ToDo、担当者、期限などを整理した文書です。
トランスクリプトを取得できても、そのまま議事録として使えるとは限りません。共有しやすい議事録にするには、内容の整理や編集が必要です。
Q. Teamsでの議事録作成を無料で効率化する方法はありますか？
無料または追加費用を抑えて試すなら、Teamsのトランスクリプトで文字起こしを取得し、必要に応じてChatGPTなどで要約する方法があります。
ただし、無料ツールだけで運用する場合、文字起こし精度、入力できる文字数、情報管理、社内ルールの確認が必要です。業務利用や高い精度が求められる場面では、無料ツールだけで安定運用するのが難しい場合があります。
Q. CopilotとAI議事録ツールは何が違いますか？
Copilotは、Microsoft 365環境内で会議内容の要約やアクションアイテムの整理に使えるAI機能です。一方、AI議事録ツールは、文字起こし、要約、決定事項、ToDo、共有、検索、管理など、議事録作成業務全体の効率化に特化しています。
Microsoft 365内で会議内容を把握したい場合はCopilot、議事録作成業務そのものを効率化したい場合はAI議事録ツールが向いています。
Q. ChatGPTにTeamsの文字起こしを貼り付けても大丈夫ですか？
会議内容に機密情報、個人情報、顧客情報が含まれる場合は、事前に社内ルールを確認してください。外部AIへの入力が禁止または制限されている企業もあります。
ChatGPTを使う場合は、入力する情報の範囲、利用しているプランのデータ取り扱い、社内の生成AI利用ルールを確認したうえで利用しましょう。
Q. Copilotで作成した議事録はそのまま使えますか？
社内共有用の簡単な要約であれば使える場合があります。ただし、正式な議事録として共有する場合は、決定事項、ToDo、担当者、期限、未決事項が正しく整理されているか確認が必要です。特に、重要な会議や社外共有する議事録では、Copilotの出力をそのまま使わず、人が内容を確認してから共有しましょう。
Q. Teamsの会議内容を議事録にまとめるときにおすすめのプロンプトはありますか？
おすすめは、出力項目を具体的に指定するプロンプトです。
この会議内容をもとに、社内共有用の議事録を作成してください。
出力項目は、会議の目的、主な議論内容、決定事項、ToDo、担当者、期限、未決事項、次回確認事項にしてください。
担当者や期限が不明な場合は「要確認」と記載してください。
「要約して」だけではなく、必要な項目と出力形式を指定すると、議事録として使いやすくなります。
Q. 法人利用でTeamsの議事録作成を効率化する場合、何を比較すべきですか？
法人利用では、費用だけでなく、文字起こし精度、セキュリティ、情報管理、話者識別、ToDo抽出、共有・管理、議事録フォーマットの統一、Teams以外の会議への対応可否を比較しましょう。特に、営業会議や商談、情シス部門の会議では機密情報が含まれる場合があるため、社内ルールに合った方法を選ぶことが重要です。
