Copilotでメールを効率化する4つの方法｜下書き・返信・要約・言い換えのプロンプト例

Microsoft 365を使う職場では、Outlookで扱うメールの本数が日々増え続けています。日常業務のなかでも、下書きや返信・長いスレッドの読解に費やす時間は無視できない負担です。

ただ、Copilotでメールを自動化しようと考えると、

• Outlookのどこから使い、どんな指示を出せば精度が上がるのか
• Microsoft 365 CopilotとCopilot Proのどちらのライセンスが必要か
• 機密情報を含むメールや会議関連のメールにも使って問題ないのか

といった悩みを抱えている方も少なくないでしょう。

そのためこの記事では、OutlookでCopilotを使ってメール業務を効率化する4つの方法と、プロンプト例を解説します。あわせて、組織で運用するときの注意点と、汎用AIでは届かない会議業務の切り分けまで整理します。

※Microsoft Copilotの仕様・機能・料金は頻繁に更新されます。本記事は2026年7月時点の情報をもとに執筆しており、最新情報は必ずMicrosoft公式サイトをご確認ください。

OutlookのCopilot機能とライセンス

OutlookでCopilotを使うと、メールの下書き・返信・要約・トーン調整の4つを自動化できます。利用にはMicrosoft 365 Copilot（法人向け）またはCopilot Pro（個人向け）の有償ライセンスが必要です。日本語にも対応しています。

Copilotで自動化できる4つのメール業務

Copilotは、Microsoft 365のアプリに横断的に組み込まれたAIアシスタントです。対象はWord・Excel・PowerPoint・Outlook・Teamsなどです。ChatGPTのように単体のチャット画面で使う汎用AIとは違います。日常業務のアプリ内で動く「アプリケーション統合型AI」です。この仕組みが、Outlookのメール業務との相性のよさに直結しています。

Outlook上のCopilotが担う代表的な業務は、次の4つです。

• 下書き作成：宛先・目的・トーン・長さを指示し、白紙から本文を生成する
• 返信作成：受信メールの内容を踏まえ、返信の下書きを生成する
• スレッド要約：長いメールや複数往復のスレッドを短く整理する
• トーン調整（公式呼称「コーチング」）：自分で書いた下書きを、100文字以上の入力を条件に改善提案として言い換える

上記4つが本記事の中心です。加えて、Outlook上のCopilotには周辺機能もあります。個々の手順ではなく、メールでできることの全体像を押さえる目的で一覧表にしました。

機能	何が終わるか	どこから使うか
メールの下書き作成	白紙から本文を生成する	メール作成画面の「Copilotで下書き」
返信メールの下書き作成	受信メールへの返信を生成する	返信画面の「Copilotで下書き」
スレッドの要約	長い受信メール・複数往復のスレッドを短くまとめる	メール画面上部の要約
トーンの調整（コーチング）	自分の下書きを改善提案として言い換える	下書き画面のコーチング
添付ファイルの要約	添付資料をメール画面のまま把握する	メール画面の添付欄
メールから会議の日程を提案	メールの内容から会議設定の下書きを作る	メール画面の会議設定
やることの抽出とTo Do化	長いスレッドから「やること」を一覧化する	メール画面の要約・チャット
Outlook内のCopilot Chat	メール画面から離れずにチャットで指示する	Outlook上部のCopilot

この一覧のうち、4番目までを手順とプロンプト例つきで詳しく扱います。ほかの機能にも「メール周辺の業務を離れずに片づける」という共通の狙いがあります。日常業務との相性がよい入口として押さえておくと便利です。

Copilotの3つの区分と違い

「Copilot」という名前で提供されるサービスは複数あります。実際に社内でも混乱がよく生まれます。「Windows CopilotとMicrosoft 365 Copilotは違うのか」「Copilot Proは会社で契約すべきか」といった声です。ここでは、Outlookのメール業務で使うCopilotに関わる3つの区分だけを整理します。

• Microsoft 365 Copilot：法人向けの有償ライセンス。Word・Excel・PowerPoint・Outlook・Teamsなど、既存のMicrosoft 365アプリのなかでCopilotを使える
• Copilot Pro：個人向けの有償ライセンス。Microsoft 365 Personal／Familyの契約を持つ個人が、Copilotをアプリ内で使える
• Copilot（無料版）：Webブラウザや専用アプリで使うチャット。Outlook本体からのメール下書きや、業務データを踏まえた要約の対象外

法人でOutlookのメールを自動化するなら、選ぶのはMicrosoft 365 Copilotが基本です。個人アカウントで試したい場合はCopilot Proが対応します。無料版でも、チャット画面でメール文を作らせて手動で貼り付ける使い方はできます。ただしOutlook上の「Copilotで下書き」ボタンや、組織のメール文脈を踏まえた要約は使えません。

料金や機能の詳細はMicrosoftが随時改定します。金額を正しく比較したいときは、公式の最新情報を参照するのが安全です。

参照：Microsoft 365 Copilot 料金｜Microsoft公式

Copilotでメール業務を効率化する4つの方法

順番は「新規→返信→要約→トーン調整」で並べています。操作の流れとプロンプト例を交えながら、それぞれの手順を解説します。

方法1｜新規メールの下書きをCopilotに任せる

新規メールをゼロから書きたいときは、Copilotに白紙から下書きを作らせるのが最も効果を実感しやすい使い方です。

操作の流れは次のとおりです。

1. Outlookで「新規メール」を開く
2. 本文の上部に表示される「Copilotで下書き」を選ぶ
3. 指示テキスト（プロンプト）を入力する
4. 「生成」を選び、内容を確認する
5. 必要なら「編集」で追加指示を出し、「保持」を選んで本文に挿入する

ボタンの名称は、使っているOutlookによって変わります。新しいOutlookやWeb版では「下書き」、従来版では「Copilotで下書き」と表示されます。呼び名が違っても、生成→確認→保持という流れは同じです。

プロンプトは、宛先・目的・トーン・長さを短くまとめると精度が上がります。以下のような形式で書くと、Copilotが迷わずに文面を組み立てられます。

宛先：取引先の担当者
目的：来週の打ち合わせの日程を3案から選んでもらう
トーン：丁寧・簡潔
長さ：本文200字程度
補足：来週火曜10時／水曜14時／金曜15時から選択可

向いているのは、定型的で「毎回書き出しに迷うメール」です。日程調整・お礼・軽い挨拶・簡易な依頼などが該当します。ゼロから考える時間を減らすほど、下書きの見直しに時間を使えます。

方法2｜長いメールへの返信をCopilotで作る

返信作成は、Copilotのメール機能のなかでも日常的に効いてくる使い方です。相手のメールを踏まえた返信を、白紙から書き起こす必要がなくなります。

操作の流れは次のとおりです。

1. 返信したいメールを開き、「返信」を選ぶ
2. 返信作成画面で「Copilotで下書き」を選ぶ
3. 「相手のメールに対して、こう返したい」の要点を短く伝える
4. 生成された下書きを確認し、必要に応じて追加指示を出す
5. 「保持」を選び、返信本文に反映する

プロンプト例は以下のとおりです。

指示：受信メールの日程調整依頼に対し、火曜10時で合わせる旨を返答してほしい。
補足：会場は先方指定のオフィスで問題ない。会議室と担当者名は先方に依頼したい。
トーン：丁寧・短め

参照する範囲は、返信対象のメール1通が基本です。スレッド全体を踏まえてほしい場合は、要点をプロンプト側で補足します。返信対象と関係のない過去メールまで自動で読み込むわけではありません。「どの会話に対する返信か」を短く伝えるだけでも精度が上がります。

方法3｜長文スレッドをCopilotで要約する

複数往復した長いメールスレッドは、Copilotに要約させると全体像を短時間でつかめます。会議で「今のスレッドの流れを教えてほしい」と言われた場面でも、その場で共有できる形の要約を作れます。

操作の流れは次のとおりです。

1. 要約したい受信メール、または長いスレッドを開く
2. メール上部に表示される要約を選ぶ
3. 「重要な決定事項とやることを箇条書きで」などの追加指示を、必要に応じて入れる
4. 生成された要約を確認し、コピーして共有する

追加のプロンプト例です。

このスレッドを、以下の観点で箇条書きに整理してほしい。
– 決まったこと
– まだ決まっていないこと
– 誰が何をいつまでにやるか

要約を頼むと、Copilotは会議の議事録に近い形にまとめます。ただし、メール本文に書かれていない内容は補いません。認識にずれがある場合や、口頭でしか話していない前提は、要約からも抜け落ちます。業務判断の材料に使うなら、抜けが起こり得る前提で自分の目で読み直してください。

方法4｜コーチング機能で下書きを整える・言い換える

コーチングは、方法1〜3とは順番が逆の使い方です。ゼロから生成させるのではなく、自分でひととおり書いた下書きをCopilotに直させます。

Microsoftの案内では、コーチングは100文字以上入力してから改善提案を受け取る仕様です。書き上げた本文に対して、次のような観点で言い換え案が返ってきます。

• 相手の受け取り方（強すぎないか・失礼になっていないか）
• 文面の明快さ（要点がぼやけていないか）
• 感情のトーン（敬意・共感・緊張感）

コーチングの流れは次のとおりです。

1. 通常どおりメールを書く（100文字以上）
2. 画面上のコーチングを選ぶ
3. 提示された観点を確認する
4. 変えたい部分だけ書き直す（提案をそのまま受け入れる必要はない）

自動生成の下書きに違和感が残りやすい相手には、コーチングの相性がよくなります。社外の役職者や、機微な依頼が多い相手です。自分の言葉で書いたうえで、AIの目線で読み返してもらう。この順番のほうが、そのまま送っても不自然になりにくい文面ができます。

参照：Outlook で Copilot を使用してメール メッセージを下書きする | Microsoft Support

Copilotのメール作成精度を上げるコツ

Copilotが返す下書きの質は、渡す情報の設計で大きく変わります。

相手・目的・トーンを最初に指定する

最も効果が大きいのは、プロンプトの冒頭に前提条件を書くやり方です。宛先の関係性・目的・トーン・長さの4点を先に置き、そのあとに個別の条件を続けます。

たとえば次のような形式です。

宛先：既存顧客の営業担当者
目的：提案書の再送と、来週の打ち合わせ日程の再調整
トーン：丁寧、慎重（再送のお願いのため）
長さ：本文300字以内
補足：前回の打ち合わせで質問があった料金体系について、資料内で回答済み

前提条件を短く並べるだけで、下書きの完成度は目に見えて変わります。慣れてきたら、よく書くパターンごとに前提のひな型を持っておきましょう。社内・社外・ベンダー・お客さまなどの単位です。貼り付けるだけで済むようになります。

参照情報を渡して文脈を補完する

Copilotは、Microsoft 365内のメール・カレンダー・ドキュメントを参照した回答を得意とします。「以前のやり取りを踏まえてほしい」「先週の議事メモの決定事項を反映してほしい」。こうした要望は、参照情報を明示すると精度が高まります。

具体的には次のような依頼が有効です。

• 「このメールと、返信対象のスレッドを踏まえて要約してほしい」
• 「昨日の議事メモにあった〇〇の決定を含めた文面にしてほしい」
• 「添付の提案書1ページ目の要旨を、本文に3行で反映してほしい」

参照範囲は、明示しないぶん狭くなります。「なんとなく察してほしい」ではなく、「どの資料を根拠にしてほしいか」を短く伝える。それだけで、そのままでも送れる下書きに近づきます。

Copilotに何を指示すれば精度が上がる？

指示に入れる要素は3つです。メールの目的、根拠にしてほしい情報、期待する結論です。この3点を入れるだけで、下書きの完成度は目に見えて変わります。1通ごとに考えるのは大変なため、社内のプロンプト集にしておくと展開もしやすくなります。

原則	内容	具体例
1. 目的を先に書く	メールの狙い（依頼・お礼・報告・打診）を1行目に置く	「目的：来週の会議日程を3案から選んでもらう」
2. 参照する情報を渡す	過去メール・議事メモ・添付資料など、根拠にしてほしい素材を明示する	「返信対象のメールに加え、5/10の議事メモの決定事項を反映」
3. 期待する結論を書く	どんなアクションに読者を運びたいかを最後に置く	「読者が『火曜10時で問題ない』と一言返せる文面に」

3原則を押さえ、宛先とトーンだけ差し替えれば、日常メールの多くはCopilotに任せられます。逆にこの3点が抜けたプロンプトでは、当たり障りのない下書きに戻りやすくなります。

組織でCopilotのメール運用を進めるときの注意点

個人での試用がうまくいくと、次に「部署・全社でも同じように運用できるか」という論点に移ります。稟議や社内ガイドラインを整えるときに押さえておきたい3点を確認します。

個人利用と組織展開で何が変わる？

Copilotの導入は、個人で試したときの感触がそのまま組織にも当てはまるとは限りません。全社展開になった時点で、契約・ガバナンス・教育の3方向で考えるべきポイントが増えます。

• 契約：ユーザー単位の課金になるため、対象者の選定と予算が焦点になる
• ガバナンス：機密情報・顧客情報を含むメールに使ってよいかの線引きが必要になる
• 教育：プロンプトのコツや、AIの提案をそのまま送らない運用マナーの浸透が必要になる

現実的には、いきなり全社展開ではなく「個人→部署→全社」の段階導入をとる組織が多くなります。まず個人で試したユーザーの声を集めます。次に一部の部署でチーム標準のプロンプト集を整え、最後に全社ガイドラインへつなぎます。段階を踏むと、稟議のための効果測定データや、想定外の使い方・課題も早めに集まります。

機密情報・添付ファイルの扱い

法人契約のMicrosoft 365 Copilotでは、入力したデータが基盤モデルの学習に使われない仕組みが基本です。処理は組織のMicrosoft 365テナント（契約単位の管理領域）内で行われます。アクセス権やコンプライアンス設定にも従って動きます。

ただし、社内ルールの観点では、次の2点はあらかじめ整理が必要です。

• 誰が・どの範囲まで機密情報を含むメールでCopilotを使ってよいか
• 添付ファイルをCopilotに要約させる範囲（人事評価・法務・経営会議の資料は対象外にするなど）

Copilotの技術仕様と社内ルールは別物です。仕組み上は安全でも、社内では「この範囲の情報はAIに読ませない」という線引きが要ります。別途明文化しておくと、現場での運用が迷いなく進みます。

機密の範囲は業界・部署によって異なります。人事評価・法務・経営会議のような、内容が漏れると影響の大きい領域から先にルール化するのが実務的な進め方です。

参照：Microsoft 365 Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ | Microsoft Learn

学習の扱いを組織として説明できる状態にしたい場合は、次の記事で確認箇所を整理しています。Copilotの種類ごとの学習ポリシーの違いと、個人設定・管理画面・契約の3か所で担保する手順を扱っています。

参考記事：Copilotに入力したデータは学習されるのか？組織で防ぐ設定と契約

全社ガバナンスと利用ログの設計

全社導入まで進めるときは、管理者側の運用も設計に入ります。押さえておくとよい観点は次の3点です。

• 管理者設定：Copilotの機能ごとの有効・無効を、部署や役割で分けて設定できる
• 利用ログ：誰が・いつ・どの機能を使ったかを取得できる仕組みを整える
• 利用ガイドライン：「送る前に必ず本人が読み直す」「顧客名や機密情報を本文に貼り付けない」などの基本方針を、短く文書化する

利用ログはトラブル時の追跡だけでなく、活用度合いを可視化する材料としても使えます。使っていない部署に対しては、社内で成果が出たプロンプト集を配ることで、後追いの浸透を後押しできます。

現場が独自に生成AIを使い始めた場合の統制の考え方は、メール領域と会議領域で共通します。禁止一辺倒ではなく、社内の許可ルート・利用範囲・ログ取得の3点を組み合わせます。この形にしておくと、あとから広い業務へ応用しやすくなります。

汎用AIと専用エージェントの役割の違い

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、繰り返し挙がる声があります。「ChatGPTやCopilotで議事録も作れるのでは、と社内で聞かれる」という内容です。日常業務の自動化がCopilotで進むほど、次の関心は会議業務に移っていきます。日常業務でAIを使い慣れたからこそ、会議業務も同じ勢いで自動化したい。そうした現場の期待が見えてきます。

ただし、日常業務と会議業務では、AIに求められる役割が異なります。ここが本記事のいちばん大切な線引きです。

Copilotが得意なのは日常業務の横断支援

Copilotの本領は、Microsoft 365内の日常業務（メール・Word・Excel・PowerPoint・Teams）を横断して助けることです。1つの契約で複数のアプリを支援できるため、日常業務の広い面積に効きます。

たとえば、メール本文を読んで会議の日程を提案する使い方も、Copilotのメール機能で行えます。予定候補を返すところまでは、確かにCopilotの守備範囲です。ただし、そこで設定された会議そのものは別です。事前準備・議事録・決定事項の共有は、メール機能の外側で起きます。

実際に、日常業務と会議業務で手立てを分けている例があります。株式会社東京ドームでは、秘書室が経営会議の議事録作成に最大6時間をかけていました。会議業務を自動化する仕組みを入れたことで、その作成時間を50%削減しています。日常のメールや文書作成をCopilotに任せる流れと並行して、会議業務そのものは専用の仕組みに委ねる。この分け方が要点です。どちらにもAIを使いながら、すべてを同じ1つのAIに委ねない。この考え方が、失敗しない全社導入の下地になります。

参考記事：最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減！他部署にもOtolioを推進した理由とは

会議業務でのOtolioの位置づけ

Otolioは、会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントです。会議前の準備（アジェンダ整理・参加者情報の集約）から、会議中の文字起こしとメモまでを担います。会議後の議事録作成・共有・フォローアップまで、ひとつの流れで続きます。

Copilotとの役割分担は、次のように整理できます。

• Copilot：Microsoft 365内の日常業務（メール・文書・スプレッドシート・チャット）を横断的に支援する
• Otolio：会議業務を、準備から共有までまとめて自動化する。Teams・Zoom・Google Meet・対面など、複数の会議形態を横断する

両者は「どちらが優秀か」を競うものではありません。業務の担当領域が異なるサービスです。既存のMicrosoft 365環境を活かしながら、会議業務だけは専用のエージェントで補う。この役割分担が、AI活用の現実解に近い形になります。

なお、CopilotのTeams議事録機能そのものは、下記の記事にまとめています。手順・プロンプト例・使えないときの対処法までを扱っています。「Copilotでどこまで議事録がやれるか」を先に確かめたい場合は、そちらからお読みください。

参考記事：Copilotの議事録作成｜手順・プロンプト・使えないときの対処法

まとめ｜Copilotで日常メールを効率化しつつ、会議業務は専用の手立てで補う

OutlookでCopilotを使うと、下書き・返信・要約・トーン調整の4つを自動化できます。日常メールの負担は大きく減ります。使いこなす鍵は3原則です。宛先・目的・トーンを先に指定し、参照してほしい情報を明示し、期待する結論を書く。この順番です。

一方で、Copilotが得意なのはMicrosoft 365内の日常業務の横断支援です。会議前の準備・議事録・共有までを1つの流れで自動化する用途は、汎用AIの外側にあります。日常業務はCopilotで、会議業務は専用のエージェントで。この役割分担で組んでおくと、AI活用の効果を業務全体へ広げられます。

まずは日常メールから、Copilotの下書き・要約を1週間試してみてはいかがでしょうか。手応えが得られたら、次の一手として会議業務の自動化も同じ流れで確かめてみましょう。

ここまで4つの方法を並べてくると、次の問いが立ち上がります。「日常メールはCopilotで手当てできるとして、会議業務の効率化はどこから着手すべきか」です。頭のなかだけで整理を続けると、稟議や社内共有の場面で判断が揺れます。日常業務でAIに任せた手応えを持ったうえで、会議業務の自動化も短期間で確かめる。そうすると、両方の役割分担を自分の言葉で説明できるようになります。

よくある質問とその回答

Q. Copilotのメール機能は無料版でも使えますか？

Outlook本体に組み込まれた「Copilotで下書き」や、業務データを踏まえた要約には有償ライセンスが必要です。対象はMicrosoft 365 Copilot（法人向け）またはCopilot Pro（個人向け）です。無料版でも、Webのチャット画面でメール文の下書きを作り、自分で貼り付ける使い方はできます。ただしOutlook上の操作ボタンや、組織のメール文脈を踏まえた回答は使えません。日常業務のなかで一貫して使うなら、有償ライセンスの検討が現実的です。

Q. 「Copilotで下書き」ボタンが出てこないときは？

主に3つの原因が考えられます。1つ目はライセンス未付与で、管理者がCopilotのライセンスをユーザーに割り当てているかを確認します。2つ目はOutlookのバージョンで、新しいOutlookまたはOutlook Webの最新版でないと表示されない場合があります。3つ目は地域・言語設定で、法人テナントの地域設定によっては機能提供が遅れる場合があります。この3点を上から順に確認し、それでも表示されないときは、社内の情報システム部門に問い合わせるのが早道です。

Q. Copilotで作成したメールをそのまま送っても問題ない？

そのまま送るのはおすすめしません。Copilotの下書きは自然な日本語です。ただし事実関係の確認・宛先の関係性の微調整・機密情報の混入チェックは、送信者本人の仕事です。とくに金額・日程・約束事項が入るメールは、自分の目で読み直す運用を社内ルールにしておくと安心です。AIが書いた文でも、責任は送信者にあるという前提を全社で共有しておきましょう。

Q. 顧客対応（カスタマーサポート）のメールでもCopilotは使えますか？

MicrosoftはDynamics 365 Contact Center側にも、顧客対応向けのCopilotメール機能を用意しています。Outlook上のCopilotとは別系統で、顧客対応の業務システムに組み込まれた機能です。本記事の対象はOutlookでの日常のメール活用のため、Dynamics 365側の詳細は割愛します。カスタマーサポート業務での活用を検討する場合は、下記のページで最新の仕様を確認してください。

参照：Dynamics 365 Contact Center のドキュメント | Microsoft Learn

Q. ChatGPTやGeminiでメール作成するのと何が違う？

ChatGPTやGeminiは、Webブラウザや専用アプリでチャットとして使う汎用AIです。メール文面を作らせて、Outlookに手動で貼り付ける使い方が中心です。CopilotはOutlookの中で動く「アプリケーション統合型AI」です。下書きボタンの選択から本文への挿入まで、画面を離れずに完了できます。日常のメール本数が多い環境では、Copilotのほうが効率化を体感しやすくなります。ChatGPTの基本機能や活用例は、下記の記事で全体像を整理しています。

参考記事：【2026年最新版】ChatGPTの使い方完全ガイド｜初心者向け基本操作から仕事で使える活用例・料金まで解説

Copilot・Gemini・ChatGPTを組織でどう使い分けるかは、次の記事で開発元・料金・機能ごとに整理しています。

参考記事：Copilot・Gemini・ChatGPTを比較｜3社の違いと選び方を解説