2026.1.19

議事録作成

商談議事録とは？書き方・テンプレ＆効率化ツールで営業成果を上げるコツ

この記事でわかること

商談議事録を作成するポイント
商談議事録の書き方と4つのテンプレ例
商談議事録の作成を効率化する方法

商談とは、自社の商品やサービスなどの契約・取引に関する相談や交渉のことを言います。商談では、商品やサービスに関する情報を相手に提供したり、または、相手が求めているものをヒアリングし、最終的に商品を購入してもらったり、契約を結びます。

そんななかで重要になってくるのが「商談議事録」です。商談議事録の用途は、社内での情報共有や商談の振り返りであったり、商談内容を相手と共有することで、認識を統一する際などに使用します。

本記事では、

質の高い商談議事録を作成するためのポイント
商談議事録の作成業務を効率化してくれるAI議事録ツール

などをご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

また、商談の議事録作成時間を削減したい方は、ぜひ使えば使うほど精度が上がるOtolio（旧：スマート書記）をお試しください。Otolioは特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適化されたAIの活用ができ、議事録作成時間を大幅に削減させることができます。

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商談議事録とは

「商談議事録」は、通常の議事録でも記載するような会議日時・出席者・議論の内容や決定事項のほか

商談の進行や成約獲得までのプロセス
成約内容

など商談の経緯や詳細を記載します。社内での情報共有や商談の振り返りに使用されるほか、商談相手と商談内容を共有したり、認識を統一する際などに使用されます。

商談議事録を作成する際のポイント

フォーマットを統一する

議事録の作成者によってフォーマットが異なると、複数の商談内容を振り返ったり、比較する際などに読みづらいことがあります。そのため、社内でフォーマットを統一するようにしましょう。

さらに、議事録のフォーマットを統一することで、議事録作成にかかる時間を短縮できます。議事録の作成作業は商談のたびに必ず発生する作業のため、より効率化する方法を積極的に取り入れていきましょう。

商談内容を録音・録画する

商談を録音もしくは録画しておくことで、商談議事録を正確に作成できます。言った言わない問題はビジネス上トラブルの元になりがちです。双方の認識のすれ違いを防ぐには、録音・録画は忘れずに行いましょう。

ZoomやGoogleMeet、MicrosoftTeamsなどのオンライン会議ツールを用いた商談であれば、それぞれのツールに録画機能が搭載されているので、活用すると良いでしょう。

5W1Hを明確にする

5W1Hとは

誰が（Who）
いつ（When）
どこで（Where）
何を（What）
なぜ（Why）
どのように（How）

をまとめた言葉で、議事録に関わらずビジネス全般で意識したい重要な手法です。これらを正確にまとめることで、情報が整理された、わかりやすい議事録を書けるようになります。特に、決定事項を共有する際にはこの5W1Hを意識しながら議事録を書くようにしましょう。

決定事項とネクストアクションを明確化する

決定事項の共有は、商談に関わる人全員に影響を及ぼすほど重要になるため、議事録には必ず決定事項を記載しましょう。また、会議の中で決定したTodoを記録し、次の商談に向けて誰が何をするのか、ネクストアクションを明確化し、共有することで、次回以降の商談もスムーズに行えるようになります。

商談議事録の書き方

商談議事録を書く際には、まずどの商談フェーズでも共通して必要となる基本項目を押さえることが重要です。これらを理解したうえでテンプレートを活用すると、情報の抜け漏れを防ぎ、商談後の振り返りや社内共有がスムーズになります。

議事録を書く際に必ず必要な5つの項目

議事録を書くときに、基本的には以下の5つはどんな商談議事録でも必要な情報になります。

見出し・タイトル
商談（会議）の日時
アジェンダ・サマリー・議題
商談の決定事項・確認事項
商談後のタスク

商談議事録ならではで記載しておきたい内容

上記に加えて、商談議事録では以下の内容を記載しておくと、商談後に社内で比較検討や引き継ぎを行う際に役立ちます。

商談相手からヒアリングした内容（課題・要望・背景）
自社から提案した内容
提案に対する商談相手のリアクション（評価・懸念・質問など）

これらを毎回ゼロから考えて記載するのは手間がかかるため、商談フェーズに合わせたテンプレートを用意しておくことが、効率よく質の高い商談議事録を作成するポイントです。

商談議事録のテンプレート例（コピペOK）

ここでは、先ほど紹介した「商談議事録の書き方」を踏まえ、そのままコピーして使える商談議事録のテンプレート例を商談フェーズ別に紹介します。

商談の目的に応じてテンプレートを使い分けることで、

商談内容の整理
決定事項・次回アクションの明確化
社内共有・引き継ぎの質向上
が実現できます。

用途に近いテンプレートを選び、そのままコピーしてご活用ください。また、各テンプレートは、商談内容や業種に応じて自由にカスタマイズしてください。

初回商談向け｜ヒアリング重視の商談議事録テンプレート

初回商談では、顧客の課題や背景を正確に把握することが最も重要です。本テンプレートは、ヒアリング内容を整理しやすい構成になっています。

【商談タイトル】
初回商談議事録（株式会社〇〇様）

商談日時：yyyy年mm月dd日
商談場所：オンライン（Zoom）／対面
参加者：〇〇様、△△（自社）
議事録作成者：△△

■商談目的

・顧客課題・要望のヒアリング

■ヒアリング内容

・現状の課題：
・理想の状態：
・課題が発生している背景：
・現在利用しているサービス／ツール：

■商談相手の要望・重視ポイント

・必須条件：
・あれば嬉しい条件：

■自社からの説明内容

・サービス概要：
・簡単な提供価値の説明：

■商談相手の反応・質問

・質問内容：
・懸念点：

■次回アクション

・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

■次回商談日時

・yyyy年mm月dd日

提案商談向け｜提案内容・比較整理用テンプレート

提案商談では、「何を提案したのか」「相手はどう感じたのか」を明確に残すことが重要です。後から見返しても判断できるよう、提案内容と反応を整理します。

【商談タイトル】
提案商談議事録（株式会社〇〇様）

商談日時：yyyy年mm月dd日
商談場所：オンライン／対面
参加者：〇〇様、△△（自社）
議事録作成者：△△

■商談目的

・提案内容の説明・検討

■提案内容

・提案サービス／プラン名：
・提案のポイント：
・導入による期待効果：

■商談相手の反応

・良い反応・評価ポイント：
・懸念点・不安点：

■競合・比較情報

・比較検討中のサービス：
・比較されているポイント：

■決定事項・確認事項

・今回合意した内容：
・保留・持ち帰り事項：

■次回アクション

・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

■次回商談日時

・yyyy年mm月dd日

クロージング商談向け｜決定事項・条件整理テンプレート

クロージング段階では、契約条件や合意内容を正確に残すことが重要です。認識ズレ防止と社内共有を目的としたテンプレートです。

【商談タイトル】
クロージング商談議事録（株式会社〇〇様）

商談日時：yyyy年mm月dd日
商談場所：オンライン／対面
参加者：〇〇様、△△（自社）
議事録作成者：△△

■商談目的

・契約条件の最終確認

■決定事項

・契約有無：
・契約プラン／内容：
・契約開始予定日：

■条件・調整事項

・価格条件：
・契約期間：
・特記事項：

■未決事項・リスク

・未決事項：
・対応方針：

■会議後のタスク

・［タスク内容］：［担当者］―［期限］

社内共有向け｜要点1分で読める商談議事録テンプレート

マネージャーや他部署への共有用に、要点だけを簡潔にまとめるテンプレートです。Slackやメールでの共有にも向いています。

【商談サマリー】

商談日：yyyy年mm月dd日
商談相手：株式会社〇〇様
商談フェーズ：初回／提案／クロージング

■要点まとめ

・顧客の課題：
・提案内容：
・商談の結論：

■次回アクション

・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

■特記事項

・注意点／共有事項：

商談議事録の作成を効率化する方法

商談議事録の作成を効率化するために一番おすすめの方法は、「AI議事録ツール」の導入です。AI議事録ツールを導入することで、

会議音声の録音

録音した音声から自動文字起こし

AIを活用した要点や決定事項の抽出

議事録の作成・編集・共有・管理

までを1つのツールで完結できます。また、セキュリティ機能が充実したAI議事録ツールを導入すれば、商談に関するデータや情報を安心・適切に管理できます。

AI議事録ツールの機能紹介

議事録の作成から管理まで、一本化して作業を効率化してくれるAI議事録ツール。具体的にどんな機能を有しているのか、詳しく紹介していきます。

1. 音声録音 / 自動文字起こし機能

会議中の会話を自動でテキスト化する、AI議事録ツールの中核となる機能です。音声は以下の方法で取得できます。

ツール上で直接録音する
ICレコーダーやWeb会議（Teamsなど）の音声・録画データをアップロードする

ツールによって対応範囲は異なるため、自社の会議スタイルに合っているか事前確認が重要です。

また、文字起こしの「読みやすさ」は精度だけでなく、補助機能によっても大きく変わります。特に確認したいのが次の3つです。

フィラー除去
用語登録（専門用語・固有名詞）
話者識別

これらがあることで、修正前提の文字起こしからそのまま使える議事録に近づきます。

1-1. フィラー除去機能

「あー」「えーと」など、意味を持たない言葉を自動で除去する機能です。不要な表現が減ることで、

読みやすい文章になる
議事録の整形・修正時間を短縮できる

といった効果があります。除去精度はツールごとに差があるため、実際の使用感を確認すると安心です。

1-2. 用語登録機能（固有名詞や専門用語を変換する）

固有名詞や専門用語を正しく認識するための機能です。正しく認識できる、できないは各種ツールの文字起こしの精度に大きく関わります。例えば、会議中に「KPI」と発言したとして、「ケーピーアイ」と変換されてしまっては、とても読みづらいものになってしまいます。

事前に用語を登録しておくことで、正しい表記に自動変換され、修正の手間を減らせます。最初からすべて登録する必要はなく、誤変換された単語を使いながら追加していく運用がおすすめです。

1-3. 話者識別機能

「誰が何を話したのか」を自動で判別する機能です。話者識別がない場合、後から音声を聞き直して発言者を確認する必要があり、かえって時間がかかります。

話者識別には主に次の2つの方式があります。

AIが声の特徴から自動で判別
事前に声を登録して判別

特に、発言者が重要になる商談や経営会議では必須の機能です。

2. 要約生成・要点抽出機能

文字起こし後の内容をAIが整理し、要約や要点を自動生成する機能です。これにより、

議事録用の要約文を自動作成
議題ごとの要点整理
決定事項・タスクの抽出

といった作業を効率化できます。生成される形式や細かい指定方法はツールごとに異なるため、自社の議事録フォーマットに合うか試してみることが大切です。

3. タイムスタンプ機能

発言された時間をテキストと紐づけて表示する機能です。タイムスタンプがあることで、

該当箇所の音声をすぐに聞き直せる
確認作業の工数を削減できる

などのメリットがあります。

特に、

メモを取ったタイミングで自動的に時間が記録される
クリックすると該当時間から音声を再生できる

といった機能があると、従来のメモ習慣を変えずに議事録作成を効率化できます。

4. 共有機能

作成した議事録を、音声とセットで共有できる点もAI議事録ツールの強みです。テキストだけでなく音声を確認できるため、

内容確認がスムーズになる
会話のニュアンスや温度感を共有できる

といった効果があります。商談や面談など、文面だけでは伝わりにくい情報共有に特に有効です。

5. 管理機能

議事録の閲覧・編集権限を管理し、フォルダ単位で整理できる機能です。部署異動や退職時も、権限変更だけで対応できるため、

不正アクセス防止
過去議事録の安全な保管

が可能になります。IP制限などのセキュリティ機能を備えたツールであれば、商談情報の管理も安心です。

AI議事録ツールは「多機能」であること自体よりも、議事録作成にかかる手間をどこまで減らせるかが重要です。自社の会議スタイルや議事録の目的に合った機能を中心に、導入を検討するとよいでしょう。

商談議事録を65％削減！Otolio導入で議事録作成がゼロになった企業の成功事例

商談議事録作成の効率化が目的で AI議事録ツール「Otolio」 を導入した企業の成功事例をご紹介します。

IT・インターネット企業の 株式会社フィックスポイント では、従来 商談後の議事録作成に最大1.5時間 を要していました。手作業で録画の聞き直しや要点整理を行っていたため、案件の状況確認や次の提案準備に時間がかかるという課題がありました。

Otolio を本格導入した結果、議事録作成時間を65％削減しました。。30分程度でまとめられるようになり、中には 作成時間がゼロになった商談 もあり、商談後すぐに案件状況を確認できるようになったといいます。これにより、対応可能な商談数を増やし、営業活動のスピードアップに大きく寄与しました。

また、商談時の重要な発言をタイムスタンプ機能でピンポイントで聞き直せるようになったことで、チーム内の共通認識のズレが解消され、ヒアリング内容の背景やニュアンスも漏れなく共有できるようになりました。従来は書式や粒度を揃えるために細かいテンプレートに依存していた議事録も、音声と同期された情報をベースにすることで統一が不要になったとの声もあります。

この事例からわかるように、AI議事録ツールは単なる作成時間の短縮だけでなく、商談の質やチーム内の情報共有の精度向上にも役立つことが実証されています。

参考記事：商談の議事録作成時間がゼロに。対応できる商談数が増え、提案のクオリティ改善も実現

まとめ｜商談議事録を効率的に作成するならAI議事録ツール！

本記事では、

質の高い商談議事録を作成するためのポイント
商談議事録の作成業務を効率化してくれるAI議事録ツール

を紹介しました。

AI議事録ツールを使用することで、商談中の音声録音から、商談後の議事録の作成・編集、共有から管理まで一本化できます。また、議事録作成業務が効率化されるだけでなく、セキュリティ面が充実したツールを使用すれば、不正アクセスの対策などもできて安心です。

ぜひ一度、AI議事録ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

商談の議事録作成の時間を削減するなら、使えば使うほどAIの精度が上がる「Otolio」をお試しください。

商談の議事録作成に時間がかかっている
商談の議事録を作成するために会議中にメモを取っているため、会議に集中できない
議事録作成後の言った言わないの確認に時間がかかっている

このような議事録に関するお悩みがあれば、ぜひ一度、使えば使うほどAIの精度が上がる「Otolio」をお試しください。

Otolioは特許取得済の独自アルゴリズムを活用し、機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適される高精度の文字起こしが可能です。高精度で文字起こしができるため、その後の自動要約や要点抽出などの精度も向上し、議事録作成時間の削減が可能です。

またその他にも、以下のような特徴があります。

様々な議事録やドキュメント作成に対応できる
要約文章の生成、要点や決定事項やToDo・質疑応答の自動抽出など複数の出力形式を選択できる
音声を含めた情報共有で会議の振り返りを効率化できる
対面会議、Web会議で利用が可能
「えー」や「あの」など意味をなさない発言を最大99%カット
発言内容をリアルタイムで文字起こし
最大20名までの発話を認識し、誰がどの発言をしたかをAIが自動で可視化

累計利用社数6,000社以上の実績、大手企業から自治体まで様々な組織で利用されており、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。まずは14日間の無料トライアルをお試しください。

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この記事を書いた人

Otolio（旧：スマート書記）編集部

エピックベース株式会社が運営する「Otolio」の編集部です。議事録や文字起こし、生成AIやAIエージェントに関するノウハウなど、企業が業務効率化を実現し、さらにはDXを推進するための情報をお届けします。

よくある質問とその回答

Q. 商談議事録は顧客にも共有したほうがいいですか？

ケースによって異なりますが、認識合わせが重要な商談では共有するメリットがあります。特に、決定事項や次回アクションを整理した議事録を共有することで、双方の認識ズレを防ぐことができます。

ただし、社内向けのメモや評価コメントなどは含めず、顧客共有用には内容を整理・調整したうえで送付しましょう。

Q. 商談議事録はいつまでに作成するのが理想ですか？

商談当日〜遅くとも翌営業日までに作成するのが理想です。時間が経つほど記憶が曖昧になり、重要なニュアンスや決定事項の抜け漏れが発生しやすくなります。

AI議事録ツールを活用すれば、商談後すぐに文字起こしや要約ができるため、スピーディーな議事録作成・共有が可能になります。

Q. 商談議事録と商談報告書は何が違いますか？

商談議事録は、商談中に話された内容や決定事項を事実ベースで記録するものです。一方、商談報告書は、商談の結果に対する所感や次の打ち手など、報告・分析の要素が含まれます。

まずは商談議事録で正確な記録を残し、その内容をもとに商談報告書やCRM入力を行うことで、営業活動の質を高めることができます。