【チェックリスト】議事録の作成が劇的にラクになる！効率化する方法も紹介

この記事でわかること

• 議事録の必須項目と基本的な書き方
• 議事録作成時のチェックリスト

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「議事録の作成を任されたけど、共有する前に抜け漏れや間違いがないか不安」「もっと質の高い議事録を作成したいけど、どんなところに気を付けたら良いのかわからない」と頭を悩ませた経験はありませんか？

議事録は、会議の内容を蓄積したり後から振り返るために必須の資料ですが、単なる会議の記録ではありません。チーム内やプロジェクト内での情報共有を円滑にしたり、意思決定を明確にして、プロジェクトなどをスムーズに進めていくための重要なビジネスツールです。

その一方で、議事録の作成には時間がかかることも多く、内容の抜け漏れや誤字脱字があったり、伝わりにくい表現になってしまったり、情報共有に支障をきたしてしまうことも少なくありません。

そこで、本記事では、議事録作成に活用できるチェックリストをご紹介します。共有する前に、チェックリストを元に議事録の内容を確認できます。さらに、議事録作成の作業自体を効率化できるAI議事録ツールも紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

議事録作成の3つの目的

まずはじめに、議事録の目的を再確認しましょう。議事録の目的を明確に理解することで、議事録作成時の重要なポイントはどこか、どんな内容を記載しないといけないのかが見えてきます。

1. 情報の共有と認識合わせ

会議に参加できなかった人やプロジェクト関係者への情報共有として、または、会議に出席した人でもあとから振り返ることができる記録として議事録は重要な役割を果たします。また、会議の出欠に関わらず、会議の内容や決定事項を正確に伝える認識合わせとしてのツールとなります。議事録がないと、情報が正しく共有されず、認識がずれたまま各自が業務を進めてしまい、あとで大きな手戻りが発生する事態に陥りかねません。

議事録における共通認識の重要性や、共通認識を生み出す議事録を作成するためのポイントは、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にご覧ください。

参考記事：【生産性向上】議事録で「共通認識」を生み出す！AI議事録ツールの活用

2. 決定事項の明確化と言った言わない問題の防止

会議において、具体的に何が決定されて、決定事項に対して、誰が何をいつまでに実行するのかを明確に残すことも議事録の大きな目的のひとつです。特に、重要なプロジェクトや契約に関する会議では、どのように意思決定がなされたのか、議事録が法的な証拠となることもあります。

決定事項を明確化し、それぞれのタスクや決定事項に関して、責任の所在や担当者をはっきりさせておくことによって、言った言わない問題などのトラブルを未然に防止する役割も果たします。

もし現在進行形で言った言わない問題に直面していて、その原因や対処法について詳しく知りたいという方には以下の記事もぜひご覧ください。

参考記事：「言った言わない」問題の原因と対処法！トラブルを未然に防ぐツールも紹介

3. タスクやプロジェクトの進行管理と振り返り

過去の議論や決定事項を振り返り、また、現在の進捗と併せて比較することで、プロジェクトの方向性に問題がないか確認したり、状況によっては修正するなど、次のアクションを決定することに役立ちます。また、タスクやプロジェクトが現在どのような状況なのか、前回の会議からどの程度進行しているのか、次の会議までにどのように進めたらよいか、など、議事録として記録に残しておくことで、進行管理を行えます。

よくある議事録のミス

ここで、多くの人が経験する議事録のミスをご紹介します。

情報の抜け落ちがある

決定事項が書いていない、タスクの担当者や期限が曖昧、といった重要な情報の抜け落ちは最も致命的なミスです。このあたりの情報が抜け落ちていたり、不明確になっていると、結局誰もタスクを進めてなかった、とプロジェクトが滞ってしまったり、決定事項の認識のずれが生じて後々大きなトラブルに発展しかねません。

誤字脱字がある

細かい点ではありますが、誤字脱字が多い場合は、議事録の読み手に不信感を与えてしまいます。不信感を与えてしまうということは、たとえ決定事項など情報の抜け落ちはなく作成できていたとしても、「この議事録は正確なのだろうか？」という印象を与えてしまいます。

内容が分かりにくく誤解を招きやすい文章になっている

議事録の文章が長い、要点がまとまっておらずわかりにくい、といった場合、人から読まれない議事録になってしまう可能性があります。また、専門用語の羅列ばかりで読みづらい、主観的な記述になっているといったケースでは、内容の誤解を招く危険性があり、読み手を混乱させてしまったり、誤解を招く危険性があります。

また、賛成意見も反対意見も活発に議論が交わされた会議の場合は、どちらかの意見に偏った書き方をしないように、客観的な記述になるように気を付ける必要があります。

会議から議事録の完成まで時間が経ちすぎる

議事録は鮮度が大事です。作成側の目線から見ると、会議から時間が経ってしまうと会議の温度感や記憶が薄れてしまい、メモを取っていても、メモにない情報が記憶から抜け落ちていて思い出せない、となってしまうことがあります。そうなると、結果的に議事録の精度が下がってしまいます。

また、議事録の作成に時間がかかるということは、情報を共有するまでの時間もかかってしまい、次のアクションを起こすタイミングも遅れてしまいます。議事録は会議が終わったらすぐに作成に取り掛かり、なるべく早く共有することもポイントです。

ここで上げた4つの問題点は、本記事で紹介する議事録チェックリストを活用することで、解決できる問題です。チェックリストがあることで、情報の抜け落ちを防ぎ、誤字脱字や内容をチェックして議事録の精度を高めて、読みやすい議事録を作成することができます。

議事録の基本的な書き方と必須項目

チェックリストのご紹介の前に、まずは議事録の基本的な書き方と、議事録に必ず含めておくべき必須項目を解説していきます。基本的な書き方と必須項目を押さえておくことで、まずは質の高い議事録を作成するための土台となります。

議事録の必須項目

議事録の形式は様々ですが、どんな会議の議事録でも必ず含めるべき基本情報は以下の通りです。

• 会議名
• 開催日時
• 開催場所
• 参加者
• 議事録作成者
• 議題
• 決定事項
• ネクストアクション
• 特記事項（質疑応答や重要な意見交換、検討が必要な事項など）
• 次回の会議予定

必ず記載する事項ということは、これらを含めた議事録のフォーマットをあらかじめ作成しておくと、議事録の作成を効率よく進められます。

議事録のフォーマット例

【会議名】

開催日時：yyyy年mm月dd日
開催場所：（オンライン会議の際はその旨も記載）
参加者：○○・△△・□□・▽▽
議事録作成者：○○

■議題1.

・～～～～
・～～～～
・～～～～

■議題2. 

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■会議の決定事項・確認事項

・～～～～
・～～～～
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■会議後のタスク・ネクストアクション

・［アクション内容］：［担当者］―［期限］
・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

■特記事項

・～～～～
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・～～～～

■次回の会議予定

開催予定日時：yyyy年mm月dd日
開催予定場所：（オンライン会議の際はその旨も記載）
議題：～～～～

議事録の書き方について簡単に解説しましたが、より掘り下げて詳しく知りたいという方は、以下の記事も参考にご覧ください。

参考記事：【初心者・中級者向け】議事録の書き方・コツ・AIツール活用術！テンプレ・例文も紹介

議事録チェックリスト

ここからは本題の議事録チェックリストをご紹介します。議事録の作成が完了したら、共有する前にぜひこのチェックリストを活用して確認してください。また、以下を参考にさらに必要な項目があれば追加して、議事録でなくチェックリストもブラッシュアップしていきましょう。

議事録の形式に関するチェック事項

チェック項目	☑	備考
会議名・開催日時・開催場所は正確か？	□	オンライン会議の場合はその旨も記載
参加者の名前と所属は正確か？	□	特に名前の誤字には注意。抜け漏れや誤りがないか確認
議事録作成者の名前は記載されているか？	□	議事録は誰が作成したのか責任の所在を明確に
誤字脱字、変換ミスはないか？	□	全体的に文章を読み返す
箇条書きや改行が適切に使われているか？	□	視覚的な読みやすさの確認
重要な箇所は強調されているか？	□	決定事項やToDoを太字などで強調しておくと伝わりやすい
ファイル名や保存場所は適切か？	□	検索性向上のためにファイル名の形式は統一すると良い
ファイル形式は適切か？	□	wordかPDFかなど共有相手の環境に合わせた形式にする
資料へのリンクは正しく貼られているか？	□	参照資料がある際はリンクに再度アクセスして確認
共有先は適切か？	□	共有漏れはないか、または不要な人にも共有していないか

議事録の内容に関するチェック事項

チェック項目	☑	備考
議事録の内容が会議の目的に沿っているか？	□	会議の目的と議事録の内容が合致しているか
決定事項は明確に記載されているか？	□	「誰が」「何を」「いつまでに」が記載されているか
保留事項や持ち越し課題は記載されているか？	□	次の会議まで保留の事項も漏れずに記載
タスクはすべて記載されているか？	□	会議で決定したタスクは漏れなく記載
タスクの担当者と期限は明確か？	□	読んだ人すべてが理解できるように明記
発言内容の要約は客観的に書けているか？	□	主観を排除した中立的な立場でまとめられているか
曖昧な表現や認識の齟齬が生じそうな箇所はないか？	□	複雑な内容は表現の確認は必須。読み手が解釈に迷わないように記載する
専門用語や略語は適切か？	□	誰が読んでも理解できるように必要に応じて解説や補足説明を入れる

議事録作成をさらに効率化するツール

議事録の必須項目をベースに議事録のフォーマットを作成し、また、議事録チェックリストも作成しておけば、議事録を作成する作業は効率化できますが、もっと効率を高めたい、議事録作成の負担を軽減したい、という方には、AI議事録ツールの活用がおすすめです。

AI議事録ツールを活用すれば、客観的に会議内容を整理することも容易になり、また、最新AI技術を用いて、これまで手作業でひとつひとつ行っていたような作業を効率的に行うことができます。

それでは、AI議事録ツールとは何か、具体的に見ていきましょう。

AI議事録ツールとは

AI議事録ツールとは、議事録の作成・共有・管理ができるツールです。主に、

• 議事録作成時間の削減
• 音声とテキスト情報による正確な情報共有
• 管理コストの削減

を目的としています。

AI議事録ツールの代表的な機能としては、

• 自動文字起こし機能
• 用語登録・辞書登録機能
• フィラー除去機能
• 話者識別機能
• 要約・要点整理機能
• タスク・決定事項の抽出機能
• 共有・管理機能

などが挙げられます。ツールによって有している機能は異なりますので、どんな機能が必要か、どんなことで現在困っているのか、といったポイントでツールを選びましょう。AI議事録ツールの機能に関する詳しい説明やおすすめのツールは以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

本記事はAI議事録ツールの中から「スマート書記」について紹介していきます。

スマート書記

引用：スマート書記

スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。

スマート書記の特徴

• 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
• 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
• 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ

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まとめ｜チェックリストを活用して議事録の質を高めよう！

本記事では、議事録の作成時に活用できるチェックリストをご紹介しました。議事録の形態や内容は会社ごとに異なるところもあるかと思いますので、ご紹介したチェックリストをベースに、それぞれカスタマイズして活用してみてください。

また、チェックリストを作成して活用することで、議事録の質は高めていけますが、議事録の質を効率的に高めたい、議事録の作成作業の負担を軽減したい、という方には、AI議事録ツールの活用も積極的に検討するとよいでしょう。作業時間の短縮と議事録の精度の向上を両立できるツールであり、チームや組織の生産性向上にも繋がります。

チェックリストや効率化できるAIツールなどを活用して、議事録作成の負担を減らし、チームや組織全体の情報共有をスムーズにおこなっていきましょう。