会議中のメモを効率的に取る6つのコツ｜生産性向上に役立つおすすめツールも紹介

この記事でわかること

• 会議中のメモの取り方とコツ
• メモを取るのが楽になるおすすめツール

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会議はビジネスシーンで日々行われている、情報共有や意思決定のための場です。会議が終わった後に「結局のところ結論はなんだっけ？」「誰が何をいつまでにやればいいんだろう？」と内容が曖昧になったり、言った言わない問題が起こってしまうようなリスクを回避するためには、会議中のメモが重要です。

会議中にメモをとることは、ただ単に会議の記録を残すという役割だけでなく、メモを取る人自身の集中度と理解度を高めて、議論を活発化させる効果もあります。また、メモをきちんと取ることによって、議事録の作成を効率的に行えたり、会議の関係者への情報共有もスムーズにできます。

本記事では、会議中にメモを取ることの重要性から、メモを取るときのコツ、メモを楽に取るためのおすすめツールなどを解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

会議中にメモを取る4つの目的

会議中にメモを取る目的は、会議内容の記録だけではありません。目的が明確になれば、どんな内容をメモに残せばいいのかわかりやすくなります。まずは、会議中にメモを取る目的をみていきましょう。

1. 会議での集中力維持

「メモを取る」という行動は能動的な会議への参加に繋がります。メモを取ろう、と話を聞くのと、メモを取らずに単に話を聞いているだけでは、集中力の維持が大きく変わります。メモを取ることで、発言者の内容をより意識しようという意思が働き、重要なポイントを書き留めることで会議の進行を見失うことがなくなります。

2. 会議内容の理解度向上

会議での発言内容をそのまますべて書き取ろうとするのではなく、自分の言葉で要約したりすることによって、会議内容の理解度が向上します。要約する、ということは、聞いた情報を一度自分の頭の中で情報を整理して、アウトプットするという過程を経るため、記憶も定着しやすくなります。

3. 言った言わないトラブルの予防

正確にメモを残すことは、会議が終わった後の参加者の認識のずれや言った言わない問題の予防になります。

• 重要な決定事項
• 誰が何をいつまでにやるのか

といったポイントは正確にメモをするように心がけましょう。必要に応じて、発言者の名前と発言内容を紐づけてメモを残しておくと、あとから誰が何を言ったのか確認しやすくなります。

4. 議事録作成や情報共有の効率化

会議と切っても切り離せないのが議事録です。会議中のメモは議事録を作成する際、または、議事録としてではなくても、会議内容を情報共有する際のベースになります。会議後に議事録を作成することを念頭に置いて、メモをするようにしましょう。

会議中のメモの取り方3パターン

1. 箇条書きメモ

会議内での重要な発言やポイントを簡潔に書いていくメモパターンが箇条書きメモです。議題ごとに区切って整理しやすく、読む側になっても簡潔に重要なポイントや結論が分かりやすいので、あとから議事録を作る際にも便利です。

【例】

• ○○プロジェクトに関する予算案は来月の定例までにチーム内で再検討
• △△社への□□の見積書提出期限は〇月×日。担当者は○○。

2. マインドマップ形式

キーワードを中心にして、そのキーワードに関連する内容を枝状に広げていきながら記録していくのがマインドマップ形式のメモです。会議の話の流れや、ポイントごとの関係性を視覚的に把握しやすい点がメリットです。アイデア出しの会議や課題抽出、ディスカッション型の会議など、話題のポイントが多岐にわたるような会議で向いているメモパターンです。

3. 議題ごとの要点メモ

議題ごとの要点メモは、各議題ごとに重要事項だけを記録していきます。各議題に対して

• どんな内容が話されたか
• 最終的にどんな結論・決定に至ったか
• 今後の方向性

などを短く簡潔にまとめます。定例会議やプロジェクトの進捗報告など、あらかじめ議題が決まっている会議に向いているメモパターンです。会議の前に議題を把握しておくと、より効率的に記録できます。

【例】

議題1：新規プロジェクトの立ち上げについて

• 目標：〇〇の達成
• 担当：Aさん、Bさん
• 期限：〇月×日まで
• 課題：リソース不足、スケジュール調整

議題2：既存システムの改善案

• 改善点：UI/UXの向上、処理速度の高速化
• 方法：ユーザーインタビュー、ベンチマークテスト
• 決定事項：プロトタイプ作成、追加予算の検討

議題3：次期マーケティング戦略

• ターゲット：20代女性
• 施策：SNS広告、インフルエンサー活用
• KPI：認知度向上、顧客獲得数

メモを取るときの6つのコツ

1. なんのためのメモなのか目的を明確に意識する

会議中にメモを取る目的は人によって異なるかと思います。会議内容に積極的に参加して理解を深めるためのメモなのか、会議後に議事録を作成するためのメモなのか、など、目的意識が明確になることで、どういった内容は書き漏らしてはいけないのか、どういった情報は不要なのか、効率的なメモ取りに繋がるでしょう。

また、会議前に会議の議題やゴールがわかっている場合は、それらを事前に把握することで、どういったポイントが重要になってくるのか、どういった箇所は記録として残さなければいけないのか、注意することができます。

2. すべての発言を完璧に記録しようとしない

会議中のすべての発言を一から十まで記録しようとしてしまうと、途中でメモが追いつかず、話の流れについていけなくなり、重要なポイントを聞き逃してしまう危険性があります。メモを取るときは、すべての発言をメモしようとせずに、重要そうなキーワードや要点に絞ってメモをするようにしましょう。

重要そうなキーワードの例としては、

• 会議のテーマや結論に関わるような発言
• 具体的な指示（担当者や期日など）
• 議論や結論の根拠になりそうな数値データ

などが挙げられます。

聞き逃しが不安な場合は、会議参加者の了承を取った上で会議音声を録音して、あとから録音データを確認する方法もあります。

3. メモ時間を短縮するなら略語や記号も活用する

重要なポイントや要点に絞ってメモを取ろうとしても、どうしてもメモが間に合わない、といったときには、自分だけが理解できる略語や記号などを決めて、それらを積極的に活用すると、メモを取る時間を大幅に短縮できます。特に、会議内でよく出てくる単語や専門用語など、メモを取る際に書く頻度が高いものは略語を決めておいてしまえば、効率的にメモを取れるようになります。

4. 発言者を意識しながらメモを取る

あとから内容の責任の所在や、結論に至った背景が把握できたほうがよいような事柄に関しては、メモした内容とともに発言者も記録しておくことをおすすめします。特に、決定事項やToDoタスクについては、誰が何を担当することになったのか、担当者は明確に記録しておくクセをつけましょう。

5. 疑問点や不明点はメモをしておき会議後に確認する

会議中に疑問点や不明点が生じた場合、その場でそれを解消しようとするとメモが追いつかなくなることがあります。そのため、疑問点や不明点などは、その旨がわかるようにメモを残しておき、会議後にわかる人に質問をしたり、自分で調べたりするようにしましょう。

あとからメモを見返したときに、どこが疑問点や不明点だったかわかるように「？」マークを目印としてつけておくと便利です。

6. 視覚的な見やすさを意識してメモを取る

メモを取っているときは理解できているつもりでも、あとからメモを見返したときに、「どこに何が書いてあるのかわからない」「ごちゃごちゃ書いてあって読みにくい」「どこが重要なところかわからない」といった事態に陥ることもよくあります。そんなときは、視覚的な見やすさを意識してメモを取るとよいでしょう。工夫の例は以下の通りです。

• 適度な改行や空白を設ける
• 箇条書きでメモを取ったり、議題ごとに階層的にメモを取る
• 重要なところはマーカーなどで強調する
• 決定事項は赤、ToDoリストは青、疑問点など要確認事項は黄など色分けルールを設定する

メモを取るのは手書きかツールか

さて、ここまでメモの取り方や取るときのコツなどを解説してきましたが、メモを取る際には、手書きで取る場合とツールを使用する場合で、どちらが良いのでしょうか？それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。

手書きでメモを取るメリット

タイピングスキルに左右されずにメモを取れる

PCなどのツールを使用してメモを取る場合、タイピングスキルによってメモを取るスピードが左右されます。PCの操作に慣れていない人にとっては、タイピングに気を取られて話を聞き逃してしまうこともあるため、ツールを利用するよりも手書きのメモの方が早いケースがあります。

図やイラスト、記号などを自由に書き込める

タイピングでメモを取るときは基本的には文字の入力しかできません。手書きでのメモなら図やイラスト、記号などを自由に書き込めるため、視覚的にメモを取ることが多いのであれば手書きでメモを取る方がおすすめです。

記憶に定着しやすい

「手を動かして書く」という行為自体が脳を活性化させるため、記憶に残りやすくなります。会議の内容をより記憶として定着させたい、という方には手書きでメモを取ると良いでしょう。

手書きでメモを取るデメリット

情報の整理・共有・管理に手間がかかる

紙媒体でのメモは、増えれば増えていくほど、あとから特定の情報を探したいときに見つけるのが難しくなります。情報がどこに記録されているのか、あとから振り返ることが多い場合は、手書きメモはあまり向きません。

また、メモの内容を共有する際にメールやチャットでデジタルデータとして共有しようとする場合は、改めてPCなどでドキュメントとしてまとめてデータ化したり、もしくは手書きメモをスキャンして送るなど、少し手間がかかります。

個人情報や機密情報がメモに書かれている場合、紙媒体であるため、紛失や破損のリスクがツールを使用して作成されたメモよりも高い点がデメリットとして上げられます。

ツールを使ってメモを取るメリット

あとからでも必要な情報にアクセスしやすい

手書きメモのデメリットで解説した、あとからの情報の検索性については、ツールを使ったメモによるデジタルデータの管理によって解決します。いつの議事録かを覚えていなくても、キーワードで検索できたり、メモが大量になっても、瞬時に必要な情報にアクセスできます。

整理・編集・共有・管理がしやすい

デジタルデータであるため、ファイルをフォルダごとにまとめて整理したり、議事録の編集や修正、ほかの参加者や関係者への共有などが容易になります。

ツールによっては機能が豊富

使用するツールにもよりますが、メモを取る以外の機能も搭載されているものもあります。例えば、音声録音機能があれば、同じツール内でメモも取りながら音声データの管理もできます。また、クラウドでデータを保存できるツールであれば、ネット環境下であればデータにアクセスしやすくなる点もメリットです。

ツールを使ってメモを取るデメリット

ツール操作への慣れやタイピングスキルが必要

ツールを使いこなせるかどうかは使用者のPCスキルに依存します。ツールやPCの操作に慣れていないと、手書き以上にメモを取るのに時間がかかってしまったり、誤ってデータを消してしまったり上書きしてしまうリスクなどがあります。

バッテリー切れや故障のリスクがある

例えば、出先の商談で使用しようと思ったが、機器の充電を忘れてしまってバッテリー切れで使用できなかった、なんてことが起こる可能性があります。また、メモツールを使用する機器が故障してしまったら、情報にアクセスできない、メモが取れない、データが破損してしまう、といったリスクもあります。バッテリーの充電に注意して使用する、データはバックアップを取っておく、など対策は事前に練っておきましょう。

会議中にメモを取るのが楽になるAI議事録ツール

ツールを使用したメモは、PCスキルに依存するなどのデメリットはありますが、慣れてしまえばメリットの方が大きいです。会議でのメモであれば、その先に議事録の作成、データの共有から管理まで一括で出来る「AI議事録ツール」がおすすめです。

おすすめのAI議事録ツール｜スマート書記

ここからは、おすすめの議事録ツールを厳選してご紹介します。もっと比較検討したい！という方やAI議事録ツールについてもう少し詳細に知りたい方は、下記参考記事も併せてご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

スマート書紀

引用：スマート書記

スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。

スマート書記の特徴

1. 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
2. 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
3. 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ

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AI議事録ツール「スマート書記」の導入で会議中のメモ・会議後の音声の聞き直し作業がゼロになった事例

最後のAI議事録ツール「スマート書記」を導入したことで、会議中のメモを取る作業時間が大幅に改善した導入事例をご紹介します。

スマート書記を利用する以前はお話した通り、人の手で文字起こしをしていましたが、スマート書記を導入してからはその文字起こしが自動化されたので、作業工数を圧倒的に削減することができました。(中略)具体的に自動で文字起こしされた内容からAIアシストの機能を活用し

• 要約文章
• 箇条書きでリストアップした重要事項
• 会話内容を「ですます調」に変換した文章

の3パターンを自動でワンクリックで出力して、それら3パターンとも情報として残すことで議事録としています。もちろんAIが出力する情報は100％正しいわけではないので、一部誤っている箇所を修正する作業を行っていますが。この機能はワンクリックでそれぞれのテキストが自動で出力できるため、会議中に重要な部分と話した時間をメモして、後で音声を聞き直すという作業をやっと省略することができました。また、会議中のメモから解放されたことによって、会議に積極的に参加し、発言もできるようになりました。

引用記事：会議中のメモ・会議後の音声聞き直し作業がゼロになり議事録作成時間を70％削減。スマート書記導入で議事録のアウトプットの変化も実現

AI議事録ツールの概要

AI議事録ツールとは、会議や打ち合わせの内容を録音し、その音声をAIが読み取って自動で文字起こしたものを要約したり要点を整理したりなど、議事録の作成や編集の時間を削減することができるツールです。

また、議事録を作成する時間の削減だけではなく、録音した音声を関係者へ共有することで、情報共有の質を向上することが可能だったり、議事録の管理がしやすくなるなど、議事録に関するお悩みを解決してくれるツールとなっています。

AI議事録ツールは、ツールごとにさまざまな機能を有しています。その中でも特に代表的なのが、

• 文字起こし機能
• 話者識別機能
• 要約・要点整理機能
• タスク・決定事項の抽出機能

などです。これらの機能を活用することで、議事録作成を効率化することができます。

まとめ｜AI議事録ツールで会議中のメモを効率的に取ろう！

本記事では、会議におけるメモの目的にはじまり、メモの取り方やコツ、手書きメモとツールを使ったメモのメリット・デメリットなどをご紹介しました。

ツールを利用したメモは使用者のPCスキルに依存する点がデメリットではあるものの、メモが増えた先の管理するところまでも視野に入れると、手書きメモ以上のメリットがあります。また、会議中のメモはそのまま議事録の作成のベースになることも多いでしょう。その場合は、メモから議事録作成、議事録の共有・管理まで一本化できる「AI議事録ツール」の活用がおすすめです。

AI議事録ツールを活用することで、会議中にメモを取る作業だけでなく、その後の業務も含めて効率化することで、生産性を向上できます。ツールを活用しながら、より有意義な会議の実現を目指しましょう。