会議中のメモ・会議後の音声聞き直し作業がゼロになり議事録作成時間を70％削減。スマート書記導入で議事録のアウトプットの変化も実現

課題

• 議事録作成時間が会議の約3〜4倍かかってしまっていた

効果

• 議事録作成時間が約70%削減した
• 会議中のメモ作業・会議後の音声聞き直し作業がゼロになり、精神的負担が軽減、会議に集中しやすい状態に
• 議事録のアウトプット形式の変化

株式会社AGSコンサルティングは多数の税理士・公認会計士を擁する総合型アカウンティングファームとして、税務・会計やIPO支援、M&A支援など、幅広いサービスを提供しています。

今回は企画本部経営企画部の杉原さま・川上さま・石濵さまに、スマート書記の導入背景や導入後の取り組み、導入によって議事録作成がどのように変化したのかについてお話をお伺いしました。

議事録作成時間が会議時間の3〜4倍かかってしまっており、時間を短縮したかった

スマート書記を導入する以前はどのような課題がありましたか？

以前は会議の発言内容をすべて人の手で文字に起こし、そこから大事なポイントを箇条書きにして議事録を作成していました。特に時間がかかっていたのが文字起こしで、会議の録音データを1から聞き直しながらその作業をやっており、会議時間の3〜4倍の時間がかかってしまうという状態でした。

会議後に複数名でその作業をやっている姿を目の当たりにして、この作業をなんとか効率化できないか？ということでツール導入を検討しはじめました。

スマート書記を選んだ決め手は何でしたか？

まずは議事録という社内の機密情報を扱うため、ツールのセキュリティ方針と自社の方針がマッチするかという観点で検討しており、スマート書記はそこがマッチしていました。実際にスマート書記を触ってみたときに、操作性が良く使いやすいと思えたのも決め手になりましたね。

また、他のツールと比較もしたのですが、他のツールはあくまでも「どんなことができるか」という機能の紹介に留まっていましたが、スマート書記の場合は具体的に何に困っているのか？どんな利用を想定しているのかなど掘り下げてくださった上で提案があったのも良かったですね。

スマート書記の利用方法・活用方法を学ぶウェビナーを定期的に告知することで利用する社員が増えた

導入後に苦労されたことはありますか？

スマート書記を利用する社員が想定より伸びなかったことですね。特に対面会議の場合はできるだけ集音マイクを使った方がいいなどは分かってはいるのですが、そこまで準備するのは大変だから、ちょっとスマート書記の利用は…といった断念をするケースが多かったのも事実です。

また、サービスを導入したのは2020年なのでもう3年ほど前になるのですが、当時はまだ今のようなAI議事録作成ツールというよりは、文字起こしができるツールといった印象で、それだけだとちょっと使いづらいと感じた社員もいたようで、利用が思ったより伸びなかったですね。

ただ、機能面については、いかに議事録作成を楽にするかという観点から、度々ツールの機能がアップデートされ、使いやすさ・利便性が向上していったんですね。それによって、前は利用自体を検討していなかった社員も、この機能があるのであればと利用が増えていったのは良かったですね。

また定期的に「スマート書記の利用方法・活用方法を学ぶことができる説明会（ウェビナー）」を実施していただいており、その内容を全社員が閲覧できる社内専用ポータルサイトに掲載することで、スマート書記の使い方を理解する人が増え、そこから社内で利用する人が増えていきました。

定期的にウェビナーを開催していただき、その情報を何度も定期的にポータルサイトに掲載しました。それによって社員の目に触れる機会も増え、利用者が増えていきました。この地道な活動のおかげか、今でも利用する社員の数は増え続けているので、何度も告知する、かつ使い方を説明する機会を持つということが、利用者拡大においてとても重要だなと思いました。

▼スマート書記で実際に開催している利用方法・活用方法のウェビナー一覧（ご契約企業の従業員様のみ対象）

会議中のメモ・会議後の音声を聞き直し、文字起こしする作業がゼロに

いまはどのようにスマート書記をご活用されていますか？

スマート書記を利用する以前はお話した通り、人の手で文字起こしをしていましたが、スマート書記を導入してからはその文字起こしが自動化されたので、作業工数を圧倒的に削減することができました。とはいえ、自動で文字起こしされた内容だけを議事録として共有してしまうと、読み手の負担が大きかったので、重要な部分については人の手で修正したり、一部文字起こしされたものを確認しながら、まとめるという作業を導入後もしばらくは行っていましたね。

それらの作業を行うために、スマート書記導入後も会議中に重要だと思ったポイントはメモを残し、また話した時間もメモに残し、会議終了後に聞き直しながら、まとめる形で対応していましたが、AIアシストという2023年8月にリリースした機能を活用することでこの作業自体もなくすことが、ようやくできるようになりました。具体的に自動で文字起こしされた内容からAIアシストの機能を活用し

• 要約文章
• 箇条書きでリストアップした重要事項
• 会話内容を「ですます調」に変換した文章

の3パターンを自動でワンクリックで出力して、それら3パターンとも情報として残すことで議事録としています。もちろんAIが出力する情報は100％正しいわけではないので、一部誤っている箇所を修正する作業を行っていますが。この機能はワンクリックでそれぞれのテキストが自動で出力できるため、会議中に重要な部分と話した時間をメモして、後で音声を聞き直すという作業をやっと省略することができました。また、会議中のメモから解放されたことによって、会議に積極的に参加し、発言もできるようになりました。

▼議事録のアウトプットイメージ（内容は架空のものです）

3パターンとも出力されている理由があれば教えてください。

私たちは、議事録を「情報を思い出すためのもの」として捉えていて、そのために3パターンとも必要だと思っています。

現在スマート書記を利用して作成している議事録については「そういえばあのときの会議でどんな話があったっけ？」とふと気になって見返したときに、「こんな会話したな」と思い出すことができれば、議事録として目的は十分達成できているなと思っています。もちろん取締役会議事録などの正式文書ではそれだけでは不十分ですが。

「情報を思い出す」ために、記憶が新鮮なうちは要約文章を確認するだけで、思い出せますが、時間が経過したり、人によってはもっと細かく知りたい！という場合もあるので、議事録を確認する人に合わせた情報粒度で思い出せるように、このような形式で議事録を残すようになりました。要約を見て、情報として足りなければ箇条書きの重要事項を確認し、それでもまだ足りない場合は、「ですます調」に語尾が変換された文字起こし結果を確認するといった形です。

ツールを導入する前は、もちろんここまで相手に合わせて情報を残すということができていなかったので、これもツール導入のおかげですね。

スマート書記 vs 人力で議事録作成時間を比較。費用対効果が合うだけではなく、社員の精神的負担の軽減も実現

スマート書記の導入によって実感されている成果を教えてください。

やっぱり議事録の作成時間が短縮されたというのは大きな成果だと思っています。ここの部分は実際に議事録を作成している人をみると明らかに成果があると感じることができました。

議事録作成時間をもともと正確に全社員計測しているわけではないので、費用対効果を正確に算出することは正直難しい部分もあると思っています。ただ、実際にどれくらい費用対効果があるのだろう？と実験的に計測してみたことがありましたね。

具体的にはある会議の内容を実際に録音し、スマート書記を利用するケース、利用しないケースで議事録を作成し、どれだけ議事録作成時間に差があるかを計測してみました。そうすると分かりやすく議事録作成時間に差がありましたね。

また、1時間の会議における議事録作成時間の人件費とスマート書記の議事録作成時間の利用料を算出してみて、どちらが低コストか比較してみましたが、やっぱりスマート書記のほうが圧倒的にコストが抑えられることが判明しました。1つの会議でしか実験していませんが、基本的に議事録を作成するときは他の方も似たような作業をしていたので、これは費用対効果が合うと判断しました。

また、以前アンケートを実施してみたのですが、スマート書記を利用することで感じられた効果に「議事録作成の精神的負担が減った」という回答がありました。会議中に必死にメモを取る、会議後に必死になって人力で文字起こしをするという作業がなくなったからだと思っていますが、費用対効果以外の側面でも成果があったと思っています。

最後に今後のスマート書記に期待することがあれば教えてください。

今後はマニュアル作成や部下への指示書など議事録以外にも活用できれば嬉しいなと思っています。例えば口頭で部下へ共有した内容を自動で要約し、指示書にしてまとめるような形ですね。今は議事録の内容をワンクリックで要約できているので、それも便利ですが「こういうニュアンスの指示にまとめてほしい」など要約の型をフォーマット化して、より精度高く情報共有ができると良いなと思っています。というのも議事録に関わらず、あらゆる入力作業の自動化ができれば、今まで以上に本質的な業務に集中できると思っています。

また、会議の参加者の発言を分析し、会議参加者の温度感が分かるなどの音声を活用するという展開にも期待しています。

スマート書記でさらなる価値を提供できるように改善を進めていきます。貴重なお話ありがとうございました！