ChatGPTとAI議事録ツールを徹底比較｜カスタムGPTsで本当に議事録作成は効率化できる？

会議が終わったあとに議事録をまとめる時間が、そのまま残業になっている職場は少なくありません。生成AIが業務に入ってきたことで、この作業を任せる選択肢は一気に増えました。

ただ、いざ比べ始めると、

• ChatGPTだけで自社の議事録は足りるのか判断できない
• カスタムGPTsを作る手間に、見合う効果があるのかわからない
• 会議の内容をAIに入力してよいのか、社内に説明できない

といった疑問にぶつかる方も少なくないでしょう。

そのためこの記事では、ChatGPTとAI議事録ツールの違いを3つの軸に分けて整理します。自社の会議をどちらに寄せるか、自分で線引きできるように解説します。

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ChatGPTとAI議事録ツールは何が違う？

ChatGPTには、有料プランで使えるRecord mode（レコードモード）があります。録音から文字起こし・要約までを1つのアプリの中で完結できます。ただし動くのはmacOSのデスクトップアプリだけで、英語以外の精度は言語によって差が出るのが現状です。単発の会議を自分用にまとめるならChatGPT、毎週続く会議を組織の記録として残すならAI議事録ツールが向きます。

Otolioの商談では、検討中の方からこんな問いが率直に出ます。「文字起こしのデータをChatGPTに入れてまとめさせるのと、結局何が違うのか」すでにAI議事録ツールを使っている企業の担当者からも出てくる質問です。

この問いの答えは「どちらのAIが賢いか」ではありません。会議の記録を誰が運ぶかの違いです。人が手を動かして次のツールへ運ぶ工程が残っている限り、その記録づくりは長く続きません。担当者が忙しい週に真っ先に落ちるのが、この運ぶ工程です。

汎用の生成AIを否定したいわけではありません。単発の会議を自分用にまとめるだけなら、ChatGPTで十分に成立します。分かれ目は、それが毎週・毎月続く会議かどうかです。

2つの類型を並べると、違いは次のように整理できます。

比べる観点	汎用生成AI（ChatGPT）	AI議事録ツール
録音	有料プランのRecord modeで可能（macOSアプリのみ）	会議ツールと連携して自動で録音
文字起こしの精度	英語がもっとも高く、他の言語は差がある	日本語の会議を前提に調整されている
出力の指示	プロンプトの内容で品質が変わる	決まったフォーマットで自動生成
工程のつながり	録音・整形・共有でアプリを行き来する場面が残る	録音から共有まで1つの画面で完結
記録の残り方	チャット履歴として個人の手元に残る	会議体ごとに整理して組織に残る
入力内容の学習利用	個人向けプランは既定で学習の対象になりうる	学習しない設計の製品を選べる

表だけ見ると専用ツールが有利に見えますが、判断に効くのはこのうち3つだけです。順に見ていきます。

1. 元データとなる文字起こしの正確さ

議事録の品質を大きく左右するのが、要約の前段となる文字起こしの正確さです。誤変換だらけのテキストをどれだけ賢いAIに渡しても、出てくるのは誤変換を含んだ整った文章です。

ChatGPTのRecord modeは英語でもっとも精度が高く、他の言語は精度に差があるとOpenAIが明示しています。日本語の会議、とくに固有名詞や社内用語が多い会議では、ここが最初の壁になります。

AI議事録ツールは、日本語の会議を前提に文字起こしを調整しています。Otolioの場合、文字起こしの精度は90%以上です。過去の議事録のテキストをAIが参照して認識精度を高める仕組みは、特許を取得しています。

2. 録音から共有までが1つの流れで終わるか

議事録づくりは、録音・文字起こし・整形・確認・共有という順に進みます。この5つのどこかで人が手を動かしてデータを次のツールへ運ぶと、そこが毎回の詰まりどころになります。

ChatGPTでも、Record modeを使えばアプリの中で録音から要約まで進みます。ただし対応するのはmacOSのデスクトップアプリだけです。Windowsが社内標準の場合、スマートフォンで録る場合、Web会議ツールの録音を使う場合の運用では、人が音声やテキストを運ぶ工程が残ります。

AI議事録ツールには、Zoom・Microsoft Teams・Google Meetなどと連携できる製品があります。録音から文字起こし、議事録の生成、参加者への共有までを1つの画面で終える設計です。データを手動で移す工程を減らせるため、担当者の負担を抑えながら記録を継続しやすくなります。

3. 会議の記録が組織に残り続けるか

見落とされがちなのが、作った記録がどこに残るかです。ChatGPTで作った議事録は、その人のチャット履歴の中に残ります。本人は探せますが、他の人は探せません。担当者が異動すれば、過去の議論はたどれなくなります。

AI議事録ツールは、会議体ごとにフォルダで整理して残す設計が一般的です。半年前の定例で何が決まったかを、担当者以外もあとから追えます。

「議事録をAIで作る」という話は、たいてい時短の話として始まります。ただ組織にとって効くのは、決めた経緯が残り続けることのほうです。ここが3つ目の軸です。

ChatGPTで議事録を作る3つの方法

ChatGPTで議事録を作る手段は、2026年7月時点で3つあります。どれを選ぶかで、必要なプランも手間も変わります。

1. 文字起こしを貼り付けてプロンプトで整える

もっとも基本の形です。別の手段で用意した文字起こしをChatGPTに貼り付け、整形の指示を出します。無料プランでも成立します。

指示文の例です。

この会議内容を議事録形式でまとめてください。

これだけでも構造化された議事録は出てきます。決定事項や次のアクションまで確実に拾わせたいなら、もう一段具体的に書きます。

以下の会議内容を議事録形式でまとめ、決定事項と次回までのアクションアイテムを明確にしてください。

この方法の弱点は、毎回同じ指示を書くところにあります。指示文の書き方で出力が変わるため、書く人によって議事録の粒度が揃いません。

ChatGPTでの議事録づくりの手順や、精度を上げるコツは別の記事で詳しく解説しています。できること・できないことも整理しました。プロンプトの書き方から入りたい場合は、こちらから読み進めてください。

参考記事：【2026】ChatGPTで議事録を作成する方法｜録音・文字起こしはどこまでできる？5ステップとコツ

2. カスタムGPTsで毎回の指示を省く

カスタムGPTs（GPTs）は、指示文や参考資料をあらかじめ設定しておける機能です。議事録専用のGPTを1つ作れば、毎回プロンプトを書き直す必要がなくなります。

議事録用GPTを作る際に、最低限押さえたい主な設定は、名前・説明などの基本情報、動作を決める指示、参考資料となるナレッジです。ファイルは20個まで、1ファイル512MBまで添付できます。自社の議事録フォーマットや用語の書き方をここに入れておけば、出力の型は揃います。

ただし条件があります。作成・編集ができるのは有料プランのユーザーで、作業はWeb版のみです。モバイルアプリからは使えるだけで、作ることはできません。

参照：Creating and editing GPTs

手間の面も見ておく必要があります。自社の議事録要件を洗い出して指示文に落とす作業には、それなりの時間がかかります。フォーマットを変えたとき、新しい要件が出たときなどのたびに設定を更新する保守が発生します。

チームで使うときには制約もあります。カスタムGPTsを作った人のアカウントに紐づくためです。GPTの作成・編集には有料プランが必要ですが、共有されたGPTの利用自体はFreeを含むChatGPTユーザーでも可能です。組織内での共有範囲や管理方法は、ワークスペースの設定によって異なります。

指示文をゼロから考えるのが負担な場合は、そのまま使えるプロンプトのテンプレートをまとめた記事が役に立ちます。出力例まで載せているので、自社向けに手を入れる出発点として使ってください。

参考記事：【コピペOK】ChatGPTの議事録作成用プロンプト！テンプレートや出力結果、便利ツールも紹介

3. Record modeで録音から要約まで行う

2025年6月に追加されたRecord modeを使うと、ChatGPTの中で録音から文字起こし・要約まで進みます。「ChatGPTには録音機能がない」という説明は、すでに古い情報です。

OpenAIの公式情報では、条件が次のように示されています。

• 使えるのはPlus・Pro・Business・Enterprise・Eduのプラン。無料プランとGoプランは対象外
• 動くのはmacOSのデスクトップアプリのみ
• 録音は1回あたり4時間（240分）まで。超えると自動で止まる
• 複数の話者を区別できる。名前が分からない相手は「Speaker 1」のようなラベルになり、あとから変更できる
• もっとも精度が高いのは英語。他の言語は精度に差がある
• 録音した音声は文字起こしのあとに削除される

参照：ChatGPT Record

見落としやすいのは、音声そのものは消えても、文字起こしと生成された要約は残るという点です。この扱いはプランによって変わります。学習に使われるかどうかは、費用とセキュリティの章で整理します。

なお、音声認識だけを外部のAPIで用意して自社システムに組み込む方法もあります。ただしAPI利用料に加えて開発・運用が必要になるため、社内に開発体制がない場合は導入ハードルが高くなります。

文字起こしの精度が効率化の成否を分ける理由

AIに議事録を任せたあと、時間を取られるのは出てきた文章を直す作業です。その量を決めるのは、要約の巧さより元になった文字起こしの正確さです。

ChatGPTで議事録を作る3つの方法は、この元データを誰が用意するかで分かれます。文字起こしを貼り付ける方法では人が、Record modeではChatGPTが用意します。ただしどちらでも、正しいかどうかを確かめる役目は人に残ります。

元の文字起こしが崩れると要約も崩れる

誤変換だらけのテキストを渡しても、ChatGPTが文字起こしの誤りを必ず検知できるわけではなく、誤った文字列を前提に要約してしまう場合があります。

やっかいなのは、要約されたあとの文章が自然に見えることです。製品名が別の言葉に化けていても、担当者の名前が違っていても、日本語としては通じます。誤ったまま関係者に共有され、あとから食い違いが表に出ます。

そのため確認する人は、結局のところ元の文字起こしと突き合わせる作業に戻ります。AIを入れたのに修正で時間を取られる、という状態はここから生まれたものです。

元データの正確さは、AIの性能だけでは決まりません。マイクとの距離や環境音といった録音側の条件も、同じくらい結果を左右します。ツールを乗り換える前に、自社の会議室で音が録れているかを確かめたほうが早い場面もあります。録音の整え方は別の記事で具体的に解説しています。

参考記事：文字起こしの精度を上げる4つの方法｜マイク距離・向き・環境音・話し方

貼り付け運用では正確さを人が担保する

文字起こしを貼り付けて整える方法では、元データを用意するのは人です。Web会議ツールの自動文字起こしをそのまま貼れば、その精度がそのまま議事録の精度になります。カスタムGPTsで指示文を作り込んでも、この前提は変わりません。

壁になりやすいのが専門用語です。Otolioの商談では、製造業の方から「型番は本当に出ない」という声を伺います。用語を辞書に登録して補う方法もありますが、登録と更新の手間が積み上がって続かないという相談も受けます。

そのため精度の確かめ方は、「自社で毎日出てくる語が文字になるか」です。

専門用語が文字にならない理由と、辞書登録の運用が行き詰まる場面は、Geminiとの比較記事で詳しく整理しています。録音環境とAIの品質のどちらが精度を左右するのかも、実際の企業の例を挙げて解説しました。汎用の生成AIで自社の会議をまかなえるかを見極めたい方は、あわせてご覧ください。

参考記事：【徹底比較】GeminiとAI議事録ツールどちらを選ぶ？議事録効率化の成功ポイントを解説

Record modeは音声を残さない

Record modeを使えば、音声から直接テキストが作られます。人が運ぶ手間は消えます。ただし確かめておきたい条件が2つあります。

1つは言語です。OpenAIは、もっとも精度が高いのは英語で他の言語には差があると説明しています。固有名詞や社内用語が多い日本語の会議では、手直しが残りやすくなります。

もう1つが音声の扱いです。録音した音声は、文字起こしが終わると削除されます。誤変換に気づいても、元の音に戻って正解を確かめる手段が残りません。

参照：ChatGPT Record

録音を残す設計のツールなら、要点や決定事項から元の発言に戻れます。Otolioの場合、AIが出した項目に付いた発言時刻をクリックすると、その箇所の音声を聞き直せます。経営会議でOtolioを使っている応用地質株式会社では、聞き直したい箇所を探す時間がなくなったといいます。

参考記事：聞き直したい音声を探す時間がゼロに。専門用語が多い経営会議の議事録作成時間を60%削減し働き方改革を実現

費用とセキュリティで見る分岐点

精度と工程で線が引けたら、次は費用と情報の扱いです。この2つは、現場の使い勝手とは別に、稟議と社内説明で必ず聞かれます。

料金は人数課金か利用量課金かで変わる

ChatGPTの個人向けプランは、2026年7月時点でFree・Go・Plus・Proの4段階です。Plusは月額20ドルで、カスタムGPTsの作成と利用、Record modeが使えます。

組織で使う場合はBusinessとEnterpriseが用意されています。Businessは月額プランで1人あたり25ドル、年額プランで1人あたり20ドル、最低2席からの契約です。

参照：ChatGPT Pricing

総額に効いてくるのは、課金の単位です。ChatGPTは人数に対して課金されるため、使う人が増えれば費用も比例して増えます。議事録を書く人だけに配るなら安く済みますが、全社に配ると計算が変わります。

AI議事録ツールの側は、製品ごとに考え方が分かれる形です。月額固定の製品もあれば、使った量に応じて課金される製品もあります。人数課金でない製品を選べば、全社にアカウントを配っても料金は変わりません。会議の本数が部署ごとに大きく違う組織では、この違いが総額を左右します。

プラン名も料金も、この領域は変わるのが早いところです。契約前に必ず公式サイトで最新の内容を確かめてください。

入力した会議の内容は学習に使われる？

個人向けのChatGPTでは、入力した内容がモデルの学習に使われる場合があります。設定でオプトアウト（学習利用の停止）を行えば止められます。一方でChatGPT BusinessとEnterprise、APIは、既定で学習に使いません。

参照：How your data is used to improve model performance

Record modeも同じ考え方です。録音した音声は文字起こしのあとに削除されます。ただしFree・Plus・Proのユーザーは条件があります。設定の「Improve the model for everyone」がオンの場合が対象です。文字起こしと生成された要約が、学習に使われることがあります。Business・Enterprise・Eduの環境では、既定で学習の対象から外れます。

つまり「ChatGPTは危ない」でも「設定すれば大丈夫」でもありません。どのプランで、どの設定で使うかまで確認しないと判断できない、というのが正確なところです。社内のセキュリティ方針と突き合わせるときは、プラン名と設定状態をセットで書き出しておくと話が早く進みます。

AI議事録ツールを選ぶ場合も、確認する項目は同じです。学習に使うかどうか、データの保管場所はどこか、削除はいつ行われるか。Otolioは顧客のデータと音声をAIの学習に使わない設計で、データは国内のデータセンターに保管しています。

金融機関や医療機関のように、情報管理の基準が厳しい業界ではこの確認が必須になります。暗号化やデータ削除の仕組みが仕様として示されているかを、契約前に書面で押さえておいてください。

録音の同意をどう取るか、学習利用や保管国をどこまで確認すればよいかを整理した記事もあります。社内ルールを作る段階に入っている方は、あわせて確認してください。

参考記事：AI議事録の録音の同意はどう取る？学習利用・保管国まで押さえる4つのポイント

個人アカウント運用が統制の穴になる

もう1つ、組織で使うときにだけ現れる問題があります。個人が自分のアカウントで会議を記録し始めると、会社から見えない場所に会議データが溜まっていく点です。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、IT・DX部門からこうした声が繰り返し挙がります。「各部署が個別にツールを契約していて、全社で推奨できる製品を用意したい」「セキュリティ要件を満たした公式の採用ツールを1つ置きたい」といった内容です。この層の関心は会議の時短より、全社をどう統制するかに寄っています。

同アンケートで選定の決め手に挙がるのは、学習利用の可否、国内でのデータ保管、そしてSAML/SSOへの対応です。SAML/SSOは、社内の認証基盤と連携してログインをまとめる仕組みを指します。機能や精度の比較より前に、この条件で候補が絞られるという順序です。

現場の担当者から見れば、個人のChatGPTで足りているように見えます。ただ情報システム部門から見ると、そのやり方では把握できない記録が増える状態です。この視点の差は、あとから統一するときに必ず問題になります。

どちらを選ぶ？判断を3ステップで整理する

自社をどちらに寄せるかは、次の3つを上から順に確かめると決まります。

1. 会議の重要度と用途で線を引く

まず、対象の会議を重要度と頻度で分けます。経営会議や取締役会のように正確な記録が求められる会議は、専用ツールが向いています。記録が社内外の判断材料になるためです。日常の進捗確認や短い打ち合わせなら、ChatGPTで整えるだけで足りることも多くあります。

用途も判断材料です。自分用のメモならChatGPTで十分です。外部に提出する正式な議事録や、あとから経緯を検証する必要がある記録なら、精度と管理の仕組みが要ります。

削減できる時間の幅も、会議の種類で大きく変わります。専用ツールを入れた企業の実績では、議事録作成時間が最大90%削減された例もあります。ただしこれは条件が揃った場合の数字です。会議の長さや議事録の詳細度によって効果は変わります。どのようなときに差が生まれるのかを整理した記事があるので、自社の会議に当てはめて確かめてみてください。

参考記事：AI議事録「最大90%削減」は本当？削減効果に差が生まれる4つのパターン

2. すでにChatGPTを使っているかで立ち上がりが変わる

社内でChatGPTの有料プランを契約済みなら、追加の費用なしで議事録づくりを試せます。企画書づくりや資料の要約で日常的に使っている組織なら、議事録も同じ流れに乗せられます。

反対に、ChatGPTをほとんど使っていない組織では、プロンプトを書けるようになるまでに時間がかかります。すぐに効果を出したい場合は、専用ツールのほうが立ち上がりは早いでしょう。

すでに使っているAIとの兼ね合いも見ておきたいところです。Microsoft 365を全社で入れている組織もあります。その場合、CopilotとChatGPTのどちらを軸にするかの判断が先に来ます。製品どうしの違いや組織での選び方を比較した記事があるので、汎用AIの選定から整理したい方はそちらを確認してください。

参考記事：CopilotとChatGPTを比較｜違い・料金・組織での選び方を解説

3. 同じ定例会議で2週間、両方を通してみる

最後は実際に試す段階です。おすすめは、同じ定例会議を2週間、両方の方法で記録してみることです。会議を変えて比べると条件が揃わず、比較になりません。

このとき、文字起こしの精度だけを見る検証は失敗しやすくなります。精度だけで選ぶと、録音・修正・共有まで含めた業務全体の負担を見落とす可能性があるためです。見るべきなのは、録音の準備から会議中、作成と修正、確認、共有までの流れ全体です。

確かめる項目は次の5つに絞ると迷いません。

• 自社の会議室やWeb会議で、音がきちんと録れるか
• 毎日出てくる専門用語や型番が文字になるか
• 修正にどれくらい時間がかかるか
• 担当者以外が、あとから記録を探せるか
• 入力した内容の扱いが、社内のセキュリティ方針と合うか

この5つに答えが出れば、判断は自然に決まります。逆にここが埋まらないうちは、比較表をいくら見比べても結論は出ません。

まとめ｜会議の種類で使い分ければ投資は無駄にならない

ChatGPTとAI議事録ツールは、どちらかを選んで終わる関係ではありません。会議の種類で使い分ければ、どちらの投資も無駄になりません。

判断の芯は3つです。元になる文字起こしが正確か、録音から共有までが1つの流れで終わるか、記録が組織に残り続けるか。この3つを自社の会議に当てて、上から順に採点してみてください。

確認する順番も決めておくと迷いません。最初に会議の重要度と用途で線を引き、次に入力内容の扱いが社内方針と合うかを確かめ、最後に費用を見ます。セキュリティを後回しにすると、選定が終わったあとで差し戻しになりがちです。

単発の会議を自分用にまとめるだけなら、汎用の生成AIで十分に足ります。毎週続く会議を組織の記録として残したいなら、人が運ぶ工程が消えている仕組みを選ぶことをおすすめします。

3つの軸で並べても、最後に残るのは「では自社の会議はどちらなのか」という問いです。この答えは、議題の性質や参加人数、会議室の音の環境によって変わります。比べ続けるより、いつもの定例会議を1本そのまま通してみたほうが早く分かります。

よくある質問とその回答

Q. カスタムGPTsを作ればAI議事録ツールは不要ですか？

会議の種類によって変わります。カスタムGPTsは出力の型を揃えるのに向いていて、自社のフォーマットを設定しておけば毎回同じ形の議事録が出ます。ただし作成できるのは有料プランのユーザーで、作業はWeb版のみです。作成・編集には有料プランが必要ですが、GPTはリンク共有やワークスペース共有などが可能で、利用者全員が有料プランである必要はありません。

作ったあとの保守も見込んでおいてください。フォーマットの変更や新しい要件が出るたびに設定を更新する作業が続きます。単発の会議や自分用のメモなら十分です。毎週の会議を組織の記録として残すなら、録音から共有まで一続きで終わる仕組みが向いています。

Q. 無料プランのChatGPTでどこまでできますか？

用意した文字起こしを貼り付けて整形する、という基本の使い方はできます。決定事項やアクションアイテムの抽出も、指示文の書き方次第で実用的な結果になります。

制約は2つです。無料プランは利用回数と使える機能に制限があり、長い会議や修正のやり取りを重ねると上限に当たります。またカスタムGPTsの作成とRecord modeは無料プランの対象外です。まず無料プランで手応えを確かめ、頻度が上がってから有料プランや専用ツールを検討する順序をおすすめします。

Q. ChatGPTのRecord modeがあれば専用ツールはいらないのでは？

会議の条件によります。Record modeが使えるのはPlus・Pro・Business・Enterprise・Eduです。動くのはmacOSのデスクトップアプリだけです。Windowsが社内標準の組織や、対面会議をスマートフォンで録りたい場面では使えません。録音は1回4時間までという上限もあります。

もう1つ確認したいのが日本語の精度です。OpenAIはもっとも精度が高いのは英語で、他の言語は差があると説明しています。固有名詞や社内用語が多い会議では、修正の手が残りやすくなります。1本の会議を自分用にまとめる用途なら十分に使えますが、全社の会議を同じ品質で残す用途では条件を確かめてから決めてください。

Q. プロンプト作成は本当に負担になりますか？

一度作れば使い回せるので、書ける人にとっては軽い作業です。社内でテンプレートを共有すれば、組織全体の効率にもつながります。

気をつけたいのは属人化です。指示文の出来で議事録の粒度が変わるため、書ける人だけが良い議事録を作れる状態になりやすくなります。担当者が異動したときに品質が落ちるのであれば、負担は個人ではなく組織の側に出ていることになります。誰が担当しても同じ形で残るかを基準に考えてみてください。

Q. 会議の内容をChatGPTに入力しても問題ありませんか？

使うプランと設定によって変わります。個人向けのプランでは入力した内容がモデルの学習に使われる場合があり、設定でオプトアウトを行えば止められます。ChatGPT BusinessとEnterpriseは既定で学習に使いません。Record modeの文字起こしと要約も、個人向けプランでは設定によって学習の対象になります。

判断するときは、プラン名と設定状態、データの保管場所、削除のタイミングを書き出してください。その上で社内のセキュリティ方針と突き合わせます。役員会や人事のように機密性が高い会議では、確認の基準が上がります。学習に使わない設計だと製品の仕様として示せるかどうかが、分かれ目になります。