【完全版】議事録の書き方｜テンプレやNG例・OK例、上司が注目するポイントも紹介

この記事でわかること

• 議事録の基本的な書き方とテンプレート・例
• 議事録をわかりやすく作成するための8つのコツ
• 議事録作成を効率化するAI議事録ツール3選

「正しい議事録の書き方が分からない」「議事録を書くのに時間がかかる」と議事録作成に悩む方は多いでしょう。

質の高い議事録には、決定事項やタスクを簡潔にまとめるスキルが不可欠ですが、慣れないうちは情報の取捨選択に迷うものです。効率よく作成するには、テンプレートの活用に加え、必須項目や書くコツを抑える必要があります。

本記事では、初心者や効率化を目指す方向けに、議事録の書き方の基本から便利なテンプレート、わかりやすくまとめる秘訣まで詳しく解説します。

さっそくテンプレートを知りたい方はテンプレートから、おすすめの議事録自動作成ツールから知りたい方は

• わかりやすい議事録を書くための8つのコツ

からご覧ください。

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そもそも議事録はなぜ必要？議事録の目的とは

決定事項の共有

会議の決定事項を記録に残し、会議に参加していないメンバーに共有する必要があります。意思決定が伴われる重要な会議ほど決定事項を共有しないと個別に確認作業が発生し、進捗に遅れが発生します。そのため、決定事項の共有は、会議に関わる人全員に影響を及ぼすほど重要です

タスクを明確化する

会議の中で決定したタスクを記録し、次回の会議までに決定したタスクを実行する必要があります。会議の種類によりますが、その場で決め切れずに次回の会議に持ち越したり、次回の会議までの間に進める必要があることがほとんどです。したがって、議事録を作成し、タスクを記録することで、誰が何をするのかを明確化し、共有する必要があります

会議を振り返る

複雑な議題をテーマにした会議や、長時間にわたる会議では特に、議事録があることによって、要所要所を振り返りやすくなります。

誰が見ても分かりやすい議事録を作成することで、参加者や関係者全員に会議内容を共有でき、また、それぞれで会議内容を振り返ることができます。

ひとくちに「議事録」といっても様々な種類がある！

いざ議事録を作るとなったとき、どんな完成系を想像しますか？ひとくちに議事録といっても、実はいくつかの種類があります。

• 詳細な発言まで含んだ議事録（逐語録・発言録などとも呼ばれる）
• 議題の詳細を記載した議事録
• 重要事項をまとめた議事メモ

作成したい議事録の種類によって、必要な作業や記載する項目は異なります。

例えば、詳細な発言まで含んだ議事録であれば、会議内での発言や発言者をすべてを文字起こしする必要があります。重要事項をまとめた議事メモで良いのであれば、一字一句の文字起こしというよりも、要約の作成や要点の抽出が必要になるでしょう。

まずは、どんな議事録の完成系を目指しているのか明確にしましょう。

会議内容を簡潔に共有したい時や、迅速に決定事項を知りたい時は本記事でご紹介する、基本的な形式の議事録(要約形式の議事録)がおすすめです。会議の流れや雰囲気を文面でも把握したかったり、発言の所在を明確にしたかったりする場合は、会話形式の議事録がおすすめです。会話形式の議事録の書き方を知りたい方は以下の記事をご覧ください。

参考記事：【テンプレ・使用例付き】会話形式の議事録の書き方とは？特徴やおすすめシーンを紹介

本記事では、まずは基本的な議事録の書き方をご紹介していきます。

基本的な議事録の書き方

先ほどご紹介しましたが、会議には様々な種類があり、必要な情報も変わってくるため、議事録を書く際に必要な項目も変わってきます。

しかし、どんな議事録にも、共通して記載すべき項目というものが5つあります。具体的にどんな項目なのか、その項目に何を記載するべきなのかを詳しく見ていきましょう。

議事録を書く際に必ず必要な5つの項目

議事録を書くときに基本的には以下の5つはどんな議事録でも必要な情報になります。

1. 見出し・タイトル
2. 会議の日付
3. アジェンダ・サマリー・議題
4. 会議の決定事項・確認事項
5. 会議後のタスク

議事録のテンプレートと作成例

実際に上記でご紹介した議事録に必要な5つの項目で、書いた議事録のサンプルをみてみましょう。

テンプレート

【見出し・タイトル】
会議日時：yyyy年mm月dd日
参加者：○○・△△・□□・▽▽

■アジェンダ・サマリー・議題
・～～～～
・～～～～
・～～～～

■会議の決定事項・確認事項
・～～～～
・～～～～
・～～～～

■会議後のタスク
・［アクション内容］：［担当者］―［期限］
・［アクション内容］：［担当者］―［期限］

作成イメージ

【営業部目標達成に向けた行動指標の洗い出し】

会議日時：yyyy年mm月dd日

参加者：営業部部長 浅野・営業部課長 井上・上野・遠藤・小川

■アジェンダ・サマリー・議題
1. yyyy年mm月dd日時点の営業実績の共有
2. 着地見込みの共有
3. 目標達成に向けた計画のすり合わせ
4. 目標達成に向けたアクションのすり合わせ

■会議の決定事項・確認事項
・確度の高い案件に浅野・井上が同席し、フォローする
・新規開拓数を増やす

■会議後のタスク
・小川担当のAクライアントのクロージング商談に、井上が同席
・mm日dd日までにAクライアントと日程調整を完了させ、井上に共有
・来週以降訪問可能な遠藤の新規開拓数を浅野に共有

【会議別】議事録テンプレート紹介

以下では、定例会議、役員会議、商談それぞれの会議別テンプレート例をご紹介します。

定例会議のテンプレート

【定例】会議名（第〇回）

■ 会議概要

• 会議日時： yyyy年mm月dd日 開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 会議場所：○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 参加者：○○・△△・□□・▽▽

■ 会議の目的

• 進捗状況の共有と課題の早期発見
• 直近の意思決定が必要な事項の決議

■ 前回の宿題・保留事項の確認

• [前回のタスクA]：完了
• [継続課題B]：本日議題にて協議

■ 定常報告事項

• 全体進捗： [順調 / 遅延あり]
• 現在のステータス： 主要KPI数値

 ■ 本日の議題（アジェンダ）

• ～～～～
• ～～～～

■ 会議の要点・決定事項・確認事項

• 決定事項：
  • ～～～～
• 確認事項：
  • ～～～～

■ 保留事項（ペンディング）

• ～～～～

■ 会議後のタスク（アクションアイテム）

• ～～～～：[担当：〇〇] ― [期限：mm/dd]
• ～～～～：[担当：△△] ― [期限：mm/dd]

■ 次回会議の予定

• 会議日時： yyyy年mm月dd日 開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 会議場所：○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 次回議題：
  • ～～～～
  • ～～～～

■ 付記事項・参考資料

• ～～～～
• 参考資料： [リンクや資料名]
• 添付ファイル： [ファイル名]

役員会議のテンプレート

【役員会議】yyyy年度 第〇回 定例役員会

■ 会議概要

• 日時： yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 場所： ○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 出席者： （敬称略）
  • [議長] 代表取締役 ○○
  • [出席役員] △△、□□、▽▽
  • [事務局/記録] ◇◇

■ 会議の目的

• 各部門の月次業績報告と予実管理の確認
• 経営重要案件の審議および決議

■ 報告事項（モニタリング）

• 全社業績報告（財務状況）
  • 売上高：～～～～
  • 営業利益：～～～～
• 各管掌部門からの進捗報告
  • [部門名A]：～～～～
  • [部門名B]：～～～～

■ 決議事項（審議案件）

• 第1号議案：～～～～
  • 【結論：承認】 ～～～～
  • ～～～～
• 第2号議案：～～～～
  • 【結論：継続審議】 ～～～～

■ 会議の要点・重要コメント

• 経営判断のポイント：
  • ～～～～
• 指摘事項：
  • ～～～～

■ 残課題・保留事項

• ～～～～（担当：△△役員、～～～～までに策定）

■ 執行指示事項（タスク）

• ～～～～：[担当：〇〇] ― [期限：mm/dd]
• ～～～～：[担当：事務局] ― [期限：mm/dd]

■ 次回会議の予定

• 日時： yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 場所： ○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 議題案： ～～～～

■ 添付資料

• 資料1：～～～～
• 資料2：～～～～
• 資料3：～～～～

商談のテンプレート

【商談】〇〇株式会社様 導入検討打ち合わせ（第〇回）

■ 商談概要

• 商談日時： yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 場所： ○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 参加者： （敬称略）
  • [先方] 〇〇部長、△△様（現場責任者）
  • [自社] 営業担当：□□、エンジニア：▽▽

■ 商談の目的

• ～～～～
• ～～～～

■ ヒアリング事項（顧客の現状・課題）

• 現状： ～～～～
• 課題： ～～～～
• 要望：～～～～

■ 提案内容と先方の反応

• 提案ポイント： ～～～～
• 先方の反応：～～～～

■ 決定事項・合意事項

• 合意点： ～～～～
• 契約条件：～～～～

■ 次回までの宿題（アクションアイテム）

• [自社]：～～～～― [担当：▽▽] ― [期限：mm/dd]
• [先方]：～～～～ ― [担当：△△様] ― [期限：mm/dd]

■ 次回会議の予定

• 日時：  yyyy年mm月dd日　開始時間○○:○○　終了時間△△:△△
• 場所： ○○○○（URL: https://aaaaaaa）
• 議題案： ～～～～

■ 付記事項・備考

• ～～～～
• ～～～～

議事録作成は事前準備が大事！

議事録に必要な5項目の中でも、

• 見出し・タイトル
• 会議の日付
• アジェンダ・サマリー・議題

の3つは、会議前に分かっている情報になるため、事前に議事録に書いておき、実際に会議が始まった際に調整すると、よりスムーズに議事録を書くことが可能になります。

また、事前にフォーマットを準備しておくことで、議事録に記載すべき内容を漏らすことなく記載できます。社内の独自のフォーマットや過去の議事録を確認して、議事録の作成イメージを明確にしましょう。

会議によっては議事録に書く必要がある3つの項目

上記でご紹介した基本的な5つの項目以外に、会議によっては必要な項目を3つご紹介します。この項目が必要かどうか事前に会議の責任者に確認するようにしましょう。

残論点・次回の議題

全てが上手く進行する会議ばかりではありません。会議によっては意見の対立があったり、とある意見について解消しないまま終了してしまうこともあります。

その内容が、今後の会議で話をする必要があり、重要な内容であれば、議事録に「残論点・次回の議題」として議事録に書いておくようにしましょう。

議論の過程

今までの決定事項やタスク、残論点・次回の議題はすべてが、話し合った結果わかる項目でしたが、その結果に至るまでの過程を議事録に書く必要があるケースもあります。議論の過程を共有することで、より関係者が背景を理解し、納得感が生まれます。

ただし、議論の過程を議事録に書くといっても、どこまでの過程を書けばいいのかは、会議や企業によって大きく異なります。例えば、結果に至るまでの過程を書くだけでいいものもあれば、それに加え、そのときに出た反対意見なども細かく議事録に書く場合もあります。

会議が始まる前に、各関係者にどこまでの過程を議事録に書けばいいか、確認してみるのもいいでしょう。

発言者

経営会議や役員会など、特に会社の方針を決めるような会議では、誰が発言したのかを議事録に書く必要があります。 そうすることでその会議の内容を振り返った際の「言った・言わない問題」を未然に防ぐことが可能になります。

ただし、実際に発言者を会議中に忘れないようにメモを取ろうとすると、メモが不十分で発言者の特定が難しくなったり、記憶が曖昧になったりするケースがあります。

そのようなときは

• 録音や録画ツールを活用する
• AI議事録自動作成ツールを活用する

などのツールを活用しながら、議事録を作成するのもおすすめです。

AI議事録自動作成ツールは特定の箇所のみ音声を聞き直すことができる機能や、そもそも自動で発言者を認識し分類する機能があります。

AI議事録作成ツールを導入するメリットは「AI議事録自動作成作成ツール」導入の3つのメリットで解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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ありがちな議事録NG例

議事録の基本的なポイントがつかめたところで、実際に議事録を作成する際にやってしまいがちなNG例とその改善例をそれぞれご紹介します。

NG例

会議日時：2025年8月1日（金）10:00〜11:00
参加者：営業部長A・課長B・C・D

■アジェンダ・サマリー・議題
・新商品キャンペーンについて
・営業目標の進捗について

■会議の決定事項・確認事項
・新商品キャンペーンは9月からスタート予定
・広告予算については検討が必要
・営業目標は達成率85%

■会議後のタスク
・資料を準備：C
・予算の件を検討：B
・営業のフォローを頑張る：各課

良くないポイント3点

1. 決定事項が曖昧である

議事録は、読む人への誤解を防ぐために、曖昧さをできるだけ排除する必要があります。その点、NG例では、曖昧な表現が目立ちます。

たとえば、「新商品キャンペーンは9月からスタート予定」は、新商品キャンペーンが9月からスタートすることで決定なのか、予定しているだけで検討中であるのか、「予定」だけでは明確に分かりません。また、「広告予算については検討が必要」は、誰が検討するのか、いつまでに決めるのかが分かりません。

関係者への誤解を防ぐためにも、できるだけ明確な表現を用いて議事録を作成するようにしましょう。

2. タスクが抽象的である

会議後のタスクは具体的に記し、必ず担当者と期限を明記するようにしましょう。

NG例では、「資料を準備」とありますが、どのような資料がいつまでに必要で、誰に渡すのかが不明なため、後から確認が必要になります。また、「営業のフォローを頑張る」に関しては行動レベルに落ちていないため、「誰が」「どの顧客に」「何をするか」が分かりません。

さらに、NG例ではそれぞれのタスクに期限が明記されていないため、優先順位を付けることもできません。期限がなければ、担当者の判断で後回しにされるリスクがあるため、必ず担当者と期限は明記しましょう。

3. 背景や理由が抜けている

議事録は、会議の記録だけでなく次回会議のための橋渡し役という役割も担っています。そのため、背景や理由は簡潔に記しておくようにしましょう。

たとえばNG例には「営業目標は達成率85%」とありますが、その原因が記録されていません。数字だけだと「なぜ未達だったのか」が分からないため、次のアクションや会議に活かしにくくなります。

議事録はできるだけ簡潔にまとめることが求められますが、目標が達成できなかった場合は、その理由を必ず書いておくようにしましょう。

OK例

NG例の良くないポイントを改善したOK例の議事録は以下の通りです。

会議日時：2025年8月1日（金）10:00〜11:00
参加者：営業部長A・課長B・C・D

■アジェンダ・サマリー・議題
・新商品キャンペーンの準備状況と今後のスケジュール
・営業目標の7月進捗と改善策

■会議の決定事項・確認事項
・新商品キャンペーンは 2025年9月1日開始 で確定
・販売店向け説明資料は C（営業企画） が作成
・広告予算配分については 次回会議で決定
・営業目標の未達（85%）は「在庫過多・競合値下げ」が原因と確認■会議後のタスク
・販売店向け説明資料を作成：C ― 8月5日（火）まで
・広告予算の再検討：B ― 8月7日（木）まで
・在庫過多の販売店5社を訪問し対策提案：D ― 8月6日（水）まで
・競合動向を整理して次回共有：各課 ― 8月8日（金）会議時まで

読み手(上司)が重視する4つのポイント

議事録を書く際には、できるだけやり直しがないような議事録を作成したいと思うことでしょう。そこで、ここでは議事録で上司が重視するポイントを4つご紹介します。

1. 決定事項

上司はまず「何が決まったのか」を重視します。それが明確でないと、部下への指示がブレたり、後で「言った・言わない」のトラブルになるリスクがあるためです。いくら過程が分かりやすく書かれていても、結局その会議で何が決まったのかが明確でなければ再度書き直すことになるでしょう。決定事項は箇条書きで、明確かつ端的に記すようにしましょう。

2. ネクストアクション

決定事項に次いで重要なのが、「誰がいつまでに何をするか」というネクストアクションです。具体的なネクストアクションがないと、会議がやりっぱなしになり、プロジェクトの進行が遅れてしまいます。ネクストアクションを書く際は、タスク内容は具体的に書き、その担当者と期限も忘れずに記載するようにしましょう。これにより、責任の所在と期限が明確になり、進捗管理がしやすくなります。

3. 事実ベースか

議事録では主観や解釈ではなく、事実や客観的な内容が求められます。上司も議事録を確認する際には、内容が事実ベースであることを重視します。議事録に作成者の推測や主観が混じっていると、状況を正しく把握できず、誤った判断をしてしまう恐れがあるためです。

「たぶん～だと思う」「～さんの意見は微妙だった」のような感想や解釈は省き、発言や決定事項を明確に書くようにしましょう。

4. 読みやすさ

議事録を確認する際には、短時間で内容が把握できることも重要な要素の一つです。上司は多くの業務を抱えており、議事録を隅から隅まで読む時間はありません。そのため、議事録の読みやすさは、上司の時間を奪わないための最低限のビジネスマナーとして見られています。その他の要素をいくら充足していても、読みやすく整理された議事録でなければ上司からは門前払いされることでしょう。

そこで、議事録完成後は一度見直して、見出しや箇条書きを活用したり、要点だけを短くまとめたり、要所で太字や下線を引いて強調したりして議事録を整理することがおすすめです。

わかりやすい議事録を書くための8つのコツ

実際に議事録を作成してみて、その議事録が良い議事録なのかどうか、迷われる方も多いと思います。ここでは、分かりやすい議事録を書くための8つのコツをご紹介します。

議事録を作成したあとに、以下の8つのコツをチェックリスト風に照らし合わせて、確認してみましょう。

1. 会議の目的に沿って議事録を書く

議事録が完成したあとは、その議事録が目的に沿っているかを確認しましょう。例えば「社内全員が、意思決定した内容とその過程までの共通認識が持てている」ことが目的である会議であれば、何が意思決定されたのかはもちろんのこと、どの粒度まで議論の過程を議事録に書くべきかを確認するようにしましょう。

ただ決定事項が書かれているだけだと、その意思決定までにどんな意見が出て、どんな議論が為されたのかが分からなくなります。

もちろん、ただ意思決定された事項を共有するのが目的であれば、議論の過程は議事録に書く必要はありません。このように目的に沿って議事録の内容は変わるため、きちんと自分が書いた議事録が目的に沿っているかを確認するようにしましょう。

2. 簡潔な文章を心がける

自分が書いた議事録が簡潔な文章になっているかを確認しましょう。文章が長すぎると、その文章を理解するために読み手に労力がかかってしまいます。

具体的には

• 句読点を適切に使用できているか
• 1文章が約60文字程度に収まっているか、長くても100文字以内に収まっているか
• 重複した表現はないか
• 余分な情報はないか

を確認しましょう。

例えば

「今月の営業部全体の売上目標40億に対して昨日までで受注確定20億と達成率は50%となっています。」

という発言があったとします。発言内容をそのまま書く場合は、もちろんそのままでも問題ありませんが、それ以外のときには文章を簡潔にし、要点だけをまとめ

【営業全体の売上】
売上目標：40億
売上実績：20億（◯月◯日時点）
達成率：50％

というようにまとめて議事録を書くのがいいでしょう。

また、要点だけをまとめるやり方だけではなく、文章で議事録を書く場合のやり方もみていきましょう。

例えば

現状目標未達となっている要因は大方クライアントであるエピック商事との交渉が難航しており、こちらの受注予測の4億が失注予測となったためビハインドしている

という文章があったとします。よりこの文章を簡潔にするために

現状目標未達となっている要因は、エピック商事との交渉が難航したため。
受注予測の4億が失注予測となった。

というように「句読点を使用する」「1文章を60文字程度に収める」「余計な情報を削除する」ことで簡潔な文章に仕上げていきます。

3.「問題」と「解決案」を対応させる

会議ではさまざまな議題が取り上げられ、それに対して多くの意見や案が出されます。この時、議題として取り扱われている「問題」と、その解決案が正しく整理されていないと、後から議事録を見返しても、会議の論点がわかりづらくなってしまいます。会議の内容を正確に、わかりやすく記録するためにも、議題と案を正確に対応させることが必要不可欠です。

例えば、議題Aが「売上を上げるためにはどうすればいいか」であれば、論点A-1は「客単価を改善するには」議題A-2には「集客数を向上させるには」などの論点が入ります。こうすることで、議題Aと論点A-1、A-2を対応させることができ、後から議事録を見返した時に、議題Aの解決策がわかりやすくなります。逆に、議題Bが「コストを抑えるためにはどうすればいいか」である場合、その内容を論点A-1に書いてしまってはいけません。

会議で発言された問題と解決案が、しっかりとセットになるように議事録をまとめましょう。

4. 主語・述語を明確にする

当たり前のことではありますが、主語・述語を明確にするようにしましょう。会話上では主語述語がなくても成立することはありますが、文章で書くと分からなくなります。特に、会議に参加していない人が議事録をみたときに、認識の齟齬が起きやすいので注意しましょう。

5. 5W1Hを明確にする

5W1Hとは

• 誰が（Who）
• いつ（When）
• どこで（Where）
• 何を（What）
• なぜ（Why）
• どのように（How）

をまとめた言葉で、議事録に関わらずビジネス全般で意識したい重要な手法です。これらを正確にまとめることで、情報が整理されており、わかりやすい議事録を書けるようになります。特に決定事項を共有する際にはこの5W1Hを意識しながら議事録を書くようにしましょう。

6. 共有された資料を明記する

会議の最中に資料が投影された場合は、その資料も議事録に添付するようにしましょう。特に図解された資料などはその図解を議事録にいれておくと、議事録を共有したときに関係者の理解も進みます。

他にもスプレッドシートのデータなど、議事録を振り返った際に、何がどこにあるか迷わないためにも、会議中に共有された資料は議事録に書くようにしましょう

7. 事実と主観を分けて書く

議事録を書く時によくやりがちなのが、事実と主観を混ぜてしまい、議事録を作成してしまうことです。会議中における発言は特に事実と主観を意識していないため、議事録を書く際に、しっかりと分けておくことが大切です。

何が事実で何が主観なのかを見極めるためには、一定の訓練が必要ですが、コンサルティング業界がよく使う「空・雨・傘」という問題解決のためのフレームワークを参考にしてみましょう。

「空・雨・傘」とは下記のような整理方法です。

• 空を見上げると雲がある：「雲がある」という事実
• 雨が降りそうだと思う：「雨が降る可能性がある」という主観
• 傘を持って出かける：「傘を持っていく」という判断

会議で発言された内容を「空・雨・傘」に当てはめて整理しながら、できる限り事実と主観を分けて議事録を書いていくようにしましょう。

8. 箇条書き、記号、改行を使用する

文章の中身ももちろん大事ですが、見栄えが綺麗で見やすい議事録になっているかは、とても大事な要素です。そのために、文章を箇条書きや記号、改行を適切に使用するようにしましょう。

例えば下記のような議事録があったとします。

【目標未達要因について 】

売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更 。スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況。新規商談および既存からの追加注文がないかを確認し、売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告。来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する。スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく。

これだと、どこの情報を確認すればいいかが、分かりづらく議事録を確認する関係者に多大な負担をかけてしまいます。

この文章を適切に改行や記号を入れると下記のようなイメージになります。

【目標未達要因について】
・売上4億を見込んでいたエピック商事との商談が受注予測から失注予測へ変更
・スマート商事との交渉についても最終交渉となっている状況

【目標未達に対する打ち手】
・新規商談および既存からの追加注文がないかを確認
・売上の上積みができる商談を精査し、明後日までに山田部長へ報告
・来月中の見込み商談で今月の受注に前倒しできる商談はないかメンバーに確認する
・スマート商事との交渉に山田部長も同席いただく

このように適切に改行や記号、箇条書きを使い、見た目が分かりやすい議事録を目指しましょう

チェックリスト｜会議前・会議後に取るべきアクション

ここでは、チェックリスト形式で会議前・会議後に取るべきアクションをご紹介します。

会議前

□議事録のフォーマット・テンプレートを用意する。

□会議の日時、参加者、議題など、既に知っている情報を先にフォーマットに記入しておく。

□共有資料を読み、不明な用語を調べておく。

□録音ツールや議事録ツールなどの動作確認を行う。

□会議中にメモを取る場合は、会議に出てくる用語などの略称・マークを決めておく。(顧客・クライアントはC、決定事項は★マーク、など)

□（必要であれば）発言者をすぐ特定できるよう、座席表や参加者リストを用意する。

会議後

□会議終了後5分以内に、会議の不明点を上司・先輩に確認する。

□会議終了後遅くとも24時間以内に会議の内容を整理する。

□完成後、文章に違和感がないか、要約は適切か、「議事録を書く際に必ず必要な5つの項目」に抜けはないか自分で確認する。

□完成版を全体に共有する前に、内容に相違がないか上司・主宰者などに個別で確認をとる。

□修正が終わったら迅速に全体に共有する。

□共有後、議事録に修正があれば即座に修正点を共有する。
なお、会議が早く進行しすぎてメモを取るのが追いつかない、という方は以下の記事も参考にしてみてください。

参考記事：議事録のメモが追いつかない時の完全対処ガイド｜原因・効率化のコツ・おすすめツール

議事録初心者が陥りがちなミス4選

これまであまり議事録を書いたことがない方にとっては、議事録作成で初心者がやってしまいがちなミスを知って未然に防ぐことが大事です。ここでは、議事録初心者が陥りがちなミスを4つ紹介します。

1. すべての発言を細かく書き留めてしまう

今回ご紹介した議事録は、要点と決定事項を書き出す形式の議事録です。会話形式の議事録とは違い、会話内容をすべて書き留める必要はありません。議事録を書く前に、何が目的かを明確にし、決定事項やネクストアクションの内容、期限、担当者など重要事項にフォーカスして議事録を作成するようにしましょう。

2. 自分の解釈や推測で内容を書いてしまう

議事録はあくまで客観的に、その会議の内容を記録するものです。そのため、作成者の主観による表現や誤解が入ると、後からトラブルの原因となることがあります。そこで、発言者の言葉を正確に書き留め、曖昧な点はすぐに確認したり、「～だと思われる」「～らしい」という表現を避け、事実ベースで記載したりすることが重要です。

3. 決定事項や担当者を書き忘れる

議事録で最も重要なことは、その会議で何が決まったかや、誰がどのタスクを担当するか、ということです。決定事項やアクション項目は必ず記載し、アクションの期限や担当者も必ず記載するようにしましょう。また、会議の最後に口頭で会議の決定事項を確認することで、抜け漏らしを防ぐことができます。

4．時系列や構成がバラバラ

時系列や重要な点が飛び飛びになっていると、読み手にとって非常に読みにくく理解しづらい議事録となってしまいます。議事録の作成に慣れないうちは、構成テンプレートを用意してそれを埋める形で作成しましょう。時系列や構成が整理された議事録を簡単に作成することができます。本記事のテンプレートからコピーすることもできます。

議事録作成を効率化するには？

ここまでわかりやすい議事録を書くためのコツをご紹介してきました。ここからは応用として、議事録作成作業をより効率的に行う方法をご紹介します。

結論から申し上げますと、議事録作成作業の効率化に対して最も効果的なのはAI議事録自動作成ツールの導入です。

とはいえ、まずはあまり費用をかけずに自力でできる範囲で議事録作成を効率化したいという方は、こちらの記事をご覧ください。

参考記事：議事録作成の効率を上げるポイント8選！自動化するおすすめツールも紹介

「AI議事録自動作成作成ツール」とは？

「AI議事録自動作成ツール」とは自動で文字起こしをしてくれたり、発言者を自動で分類したりと議事録を書くために必要な機能を搭載しているツールのことです。

議事録の作成や編集から共有・管理まで、議事録に関わる工程全体を効率化することが可能です。それでは、具体的に、AI議事録自動作成作成ツールではどんなことができるのか、メリットを詳しく解説していきます。

「AI議事録自動作成作成ツール」導入の3つのメリット

1. 会議内容を自動で文字起こし

AI議事録自動作成ツールは、会議音声から自動で文字起こししてくれます。

議事録を作成する作業に追われて会議に集中できない、ということもなくなります。また、会議後の議事録作成時に、録音した音声を何度も聴き直すことがなくなり、議事録作成までの時間を短縮できます。

また、「あの」「ええと」などそれ自体は意味を持たない単語を除去してくれるフィラー除去機能や、専門用語を正確に文字起こしするための単語登録機能を有したツールもあります。

2. 会議の録音・録音した音声の再生・議事録作成まで１画面で完結

AI議事録自動作成ツールには、録音・音声再生機能も含まれています。また、発言者を自動で判別してくれる機能もあるため、あとから誰がどの発言をしたかの特定が容易になります。

議事録を作成する工程では、ICレコーダーで録音する→Wordでメモをとる→ICレコーダーもしくは録音データをPCに転送して再生ソフトで録音を聴き直す→Word清書する、といった風にツールをあちこち行き来することになります。

AI議事録自動作成ツールを使用すれば、これらの工程を１つのツールで完結でき、データも一括で管理・共有できます。

3. AIが議事録作成作業を自動化してくれる

AI議事録自動作成ツールでは下記の作業を自動化できます。

• 文章の生成：要約の生成（議事録のたたき台や要旨の作成）
• 文章の抽出：要点の抽出・質疑応答の抽出・決定事項やToDoの抽出・アジェンダの抽出
• 文章の構成：話し言葉を書き言葉変換、会議中に作成したメモの清書、不要な単語のケバ取り、表記方法の統一

様々な議事録形態に対応可能なため、詳細な発言まで含んだ議事録・議題の詳細を記載した議事録・重要事項をまとめた議事メモなども作成できます。

さらに詳しくAI議事録自動作成ツールについて知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

参考記事：AI議事録作成ツール6つの選び方とおすすめ3選！活用事例もご紹介

おすすめのAI議事録自動作成ツール3選

ここまで、AI議事録自動作成作成ツールのメリットをご紹介したので、ここからは、おすすめのAI議事録自動作成ツールを3つピックアップしてご紹介します。

AI議事録自動作成ツールについて、もっと詳しく知りたい、ここに記載されているツール以外も知りたい、機能についてさらに詳しく知りたい方は下記の参考記事をご覧ください。

参考記事：【2026年版】AI議事録ツールおすすめ14選｜無料あり・選び方・生成AIとの違いも解

1. Otolio（旧：スマート書記）

引用：Otolio

Otolioは使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なOtolioの機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。

Otolio（旧：スマート書記）の特徴

1. 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
2. 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
3. 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ

Otolio（旧：スマート書記）を14日間無料で試す or 資料を請求する

2. ScribeAssist

引用：ScribeAssist

ScribeAssistは、AmiVoice（アドバンスト・メディア）が提供するスタンドアローン型のAI議事録作成ツールで、インターネット接続なしでも音声録音から文字起こし、編集、要約までをPC内で完結できます。リアルタイム認識とファイル認識の両方に対応し、Web会議・対面会議・録音/録画データの活用まで幅広い議事録業務を効率化できるのが特徴です。

ScribeAssistの特徴

1. インターネット接続なしで動作するため、機密性の高い会議でも情報漏えいリスクを抑えて運用できる
2. リアルタイム認識とファイル認識に対応しており、Web会議と対面会議の両方で使える
3. 文字起こし結果をワンクリックで議事録形式に自動要約でき、用途やPCスペックに合わせて要約方式を選べる

サービスサイトURL

3. Rimo Voice

引用：Rimo Voice

Rimo Voiceは、対面会議・オンライン会議の両方に対応し、高精度な文字起こしと要点要約をリアルタイムまたは録画データから自動で生成できるAI議事録ツールです。特に30以上の言語対応やISO認証取得や通信暗号化などのセキュリティ機能の充実など、社内外の会議・商談・プロジェクト定例など幅広いシーンでの活用が可能です。

Rimo Voiceの特徴

1. 会議内容を自動で高精度に文字起こしし、重要ポイントやアクションまでAIが抽出してくれる
2. Microsoft Teams・Zoom・Google Meetなどの主要オンライン会議ツールと連携してリアルタイム記録や録画取り込みができる
3. 強固なセキュリティ（ISO27001・ISO27017認証／通信暗号化など）や権限管理機能により、社内外で安心して共有・管理できる

サービスサイトURL

まとめ｜わかりやすい議事録作成には各ポイントを抑えることが重要！工数を削減したい方は議事録作成ツールの利用もおすすめ

本記事では、議事録初心者の方から中級者の方に向けて、

• 基本的な議事録の書き方
• 議事録を書く時の８つのコツ
• おすすめのAI議事録自動作成ツール

の紹介を行いました。

わかりやすい議事録を作るには、発言者や内容、問題点と解決策を項目ごとに整理し、重要事項とネクストアクションを書き洩らさないことが大切です。上記でご紹介したポイントを参考に、議事録を作成してみてください。

また今回の記事では、効率的に議事録を作成するために、AI議事録自動作成作成ツールについて、導入メリットも含めて詳しく解説しました。特に議事録の工数を削減したい方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

よくある質問とその回答

Q. ChatGPTで議事録を作成することはできますか？

文字起こししたテキストさえあれば、議事録を作成することは可能です。具体的には、ChatGPTを使うことで、文章の要約や大事な点のリストアップ、口語を文語に変換などの作業を自動化することができます。ChatGPTで議事録を作成する方法やプロンプトについて、より詳しい情報を知りたい方は以下の記事をご覧ください。

参考記事：【2026】ChatGPTで議事録作成を自動化！精度を高めるためのプロンプトやコツ、便利ツールも紹介

Q. 議事録のメモを早く取るためにはどうしたらいいですか？

議事録のメモを早く取るためには事前の準備が欠かせません。たとえば、会議中に出てくる用語にはあらかじめ略語や記号を決めておいたり、会議中に話題に上がる項目を事前に書き出しておいたり、PCの場合はショートカットキーを覚えておいたりするのも有効です。

その他にも議事録のメモを早く取るコツを知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください。

参考記事：議事録のメモが追いつかない時の完全対処ガイド｜原因・効率化のコツ・おすすめツール