定例会議とは？あり方を見直す4つの物差しと目的に沿った進め方を解説

週に一度、あるいは月に一度。多くの職場が、あらかじめ決まった時間に集まる定例会議を予定表に組み込んでいます。

一方で、定例会議については、

• そもそも定例会議とは、ほかの会議と何が違うのか
• いまの会議を続けるべきか、減らすべきかを決められない
• 無駄だと感じていても、やめようとは言い出しにくい

といった迷いを抱えている方も多いのではないでしょうか。

そのためこの記事では、定例会議の意味と3つの目的に加えて、あり方を見直すときに確かめる4つの物差しと、続ける・変える・やめるの決め方を解説します。

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定例会議とは？あり方を見直す4つの物差し

定例会議とは、週次・月次・四半期など、一定の頻度で繰り返し開催する会議のことです。あり方を見直すときは、目的・頻度・参加者・記録の残し方の4つを確認します。

判断の軸になるのは、リアルタイムでの対話や情報共有が必要かどうかです。進捗確認や関係づくりも含めて開催する価値を確かめ、続ける・変える・やめるを判断します。

定例会議の特徴は一定の頻度で繰り返し開催すること

臨時会議は、話し合う必要が生じてから日程を調整するのが一般的です。一方、定例会議は毎週月曜の朝や毎月第1営業日など、一定の周期で開催する予定を設けます。必要に応じて開催日時を変更することもありますが、継続的に集まる機会を設けている点が特徴です。

枠が決まっていると、「あの件はどこで話すべきか」と迷う時間がなくなります。報告や相談の持ち出し先が決まっているので、判断が止まりにくくなるという利点もあります。

定例会議の呼び方は職場によってさまざまです。ウィークリーミーティングや月次会議なども、定期的に開催される点では定例会議に含まれます。

一方、社内会議は社内を中心に開催する会議、チームミーティングはチーム単位で開く会議を指します。定例会議は開催頻度に着目した呼び方なので、毎週開くチームミーティングは定例会議にも該当します。

あり方を見直す4つの物差し

いまの定例会議を見直すときは、次の4つを順に確かめ、どこに問題があるのかを把握します。課題を整理することで、優先して改善すべき点を判断しやすくなります。

物差し	確かめること	詰まっているときのサイン
目的	この会議で達成したいことを参加者が説明できるか	冒頭で目的が語られず、毎週あるから集まっている
頻度	話し合う中身の量に対して、開く間隔が見合っているか	「今日は特に話すことがない」が何度も続く
参加者	その日の議題に関係のある人だけが出ているか	自分に関係のない議題を黙って聞く時間が長い
記録の残し方	決まったこと・担当・期限が、出ていない人も後から確かめられる形で残るか	前回の決定を思い出せず、同じ議論をやり直している

まず会議の目的を明確にし、その目的に頻度や参加者が合っているかを確認します。開催頻度や参加者を減らす場合は、必要な情報が届くよう記録・共有の方法を整えてから変更しましょう。

4つ目の記録の残し方は、会議を減らせるかどうかにも関わる項目です。決定事項や担当者、期限が記録に残り、欠席者も後から確認できれば、全員が出席しなくても情報を共有できます。

定例会議を開催する3つの目的

定例会議の目的は、進捗の確認、情報共有と意思決定、関係づくりの3つに整理できます。自社の会議がどれを担っているかで、必要な準備も参加者の顔ぶれも変わります。

進捗を確認し、遅れに早く気づく

1つ目は、チームやプロジェクトの進み具合を確かめ、遅れの芽を早い段階で見つけることです。

日々の業務に追われていると、進捗の共有は後回しになりがちです。定例会議があれば、各自の状況を持ち寄る機会が定期的に生まれます。遅れやリスクに早く気づければ、担当の組み替えや応援で取り戻せるでしょう。課題が大きくなる前に対処できる点に、定期的に進捗を確認する実務的な価値があります。

参加者にとってもメリットがあります。「次の定例までにここまで進める」という短い区切りができ、自分のタスクに優先順位をつけやすくなるからです。

チーム単位の会議で議題や進め方を検討したい場合は、チームミーティングの進め方も参考にしてください。

情報を共有し、その場で決める

2つ目は、業務に必要な情報を共有し、その場で判断まで済ませることです。

部署をまたぐ仕事では、互いの状況や方針を知らないまま進めると手戻りが起きることがあります。事前の情報共有は、認識のずれによる手戻りの防止につながります。例えば、マーケティング部と営業部が毎月集まり、見込み客の傾向や顧客からの要望を共有すれば、次の施策を検討する際の前提をそろえやすくなります。

開く日が決まっていることも効いてきます。「いつ決めるのか」を探す手間がなくなり、会議を設定する調整そのものも要らなくなるためです。

顔を合わせて関係性をつくる

3つ目は、組織の中のコミュニケーションを保つことです。

普段のやり取りがチャットとメールに寄るほど、同じ時間に顔を合わせる場の意味は大きくなります。リモートワークが定着したチームでは、定例会議が人とつながる数少ない機会になっていることもあります。

会議中の雑談から、他部署との協業や新しい企画が生まれることもあります。また、上司の反応や発言のしやすさ、議論のテンポなどは、実際に会議に参加することで感じ取りやすいものです。入ったばかりのメンバーにとっては、こうした職場の雰囲気を知ることが、議題の理解と同じくらい重要な場合もあります。

定例会議が「無駄」だと言われる5つの理由

定例会議が無駄だと感じられる背景には、会議を開いても成果が見えにくいことなどがあります。代表的な原因として、次の5つが挙げられます。自社の会議に当てはまるものがないか、確かめながら読んでみてください。

1. 会議の目的が曖昧になっている

代表的な原因の1つは、何のために開くのかがあいまいなまま続いていることです。

冒頭で会議の目的が共有されず、参加者が「毎週あるから出ている」という状態になっていることがあります。目的を明確にする人がいないまま開催を続けると、話すことがない日は近況報告だけで終わるようになりがちです。

この状態で議論を始めると話が広がりやすく、具体的な結論や次の行動が決まらないまま終わることがあります。防ぐ手は、毎回の冒頭で目的を一言にして共有することです。目的を言葉にできない会議は、進め方を工夫する前に、続けるかどうかを決める段階に来ています。

2. 時間がかかりすぎる・頻度が多い

2つ目は、かけている時間に成果が見合っていない状態です。

例えば、10人が参加する1時間の会議では、合計10人時間を費やします。毎週開催する場合は、その負担が継続して発生します。会議の大半を報告の読み上げに使っているなど、参加人数や時間に見合う成果が得られていない場合は、開催方法を見直す必要があります。

頻度の多さも効いてきます。週次の定例にチームミーティングや部門会議が重なれば、カレンダーは会議で埋まり、手を動かす時間が削られていくでしょう。会議が過度に増えると、参加者の負担が大きくなり、集中して業務に取り組む時間も確保しにくくなります。

会議時間を30分に区切り、議題や資料を事前に共有しておくと、当日の説明や確認にかかる時間を減らせます。開催回数を変えなくても、会議の負担を軽減できる場合があります。

3. 発言しにくい雰囲気になっている

3つ目は、場の空気そのものが発言を止めているケースです。

上司の発言が長い、特定のメンバーだけが発言する、意見が否定されやすいといった状況では、ほかの参加者が意見を出しにくくなります。複数人の知見を集めて決めることが会議の役目だとすれば、これは大きな取りこぼしです。

発言しにくい原因は、参加者の気持ちだけではありません。誰がどのタイミングで発言するか分からないなど、進行方法に問題がある場合もあります。オンライン会議では、発言のタイミングが重なることで話しづらくなることもあります。

改善策としては、1人ずつ意見を聞く、チャット欄で先に意見を集める、時間を区切って少人数で話し合うなどの方法があります。進行役が冒頭で「意見を歓迎します」と伝えるだけでも空気は動きます。発言のしやすさを個人の性格の問題にせず、場のつくり方で変えていく姿勢が要ります。

4. 特定の人にしか関係のない議題が多い

4つ目は、扱う議題の多くが参加者全員には関係していない状態です。自分に関係のない話を聞いている時間が長くなるほど、参加の意欲は下がります。

オンライン会議は参加の手間が小さいぶん「とりあえず全員」になりがちですが、実際に関わるのは一部だけ、という場面も少なくありません。そうなると発言も減り、会議全体の密度が落ちます。

防ぐには、議題を事前に共有し、関係する人を中心に参加者を決めることです。議題ごとの途中参加・途中退出を認め、文書で伝えられる情報はチャットなどで共有します。意思決定だけでなく、進捗確認や関係づくりも含めて会議の目的を確認し、その目的に必要な人が参加できる形に整えましょう。

5. 議事録が作成・共有されない

5つ目は、会議のあとに記録が残らないことです。

会議が終わった直後に「何が決まったのか」「誰が担当するのか」を確認し直す状況が続いているなら、決定事項の記録・共有方法を見直す必要があります。

どれだけ中身のある議論をしても、決定事項が関係者に正しく伝わらなければ、実行が遅れたり、認識の食い違いが生じたりするおそれがあります。記録が残っていないと、決定事項が忘れられたり、後から加わったメンバーが経緯をたどれず、次回の会議で同じ議論を繰り返したりするおそれがあります。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでも、最も多く挙がったのは議事録作成に関する悩みでした。具体的には、作成に時間を取られて本業に手がつかない、会議の数に記録が追いつかないといった声があります。繰り返し開催する会議では、記録の負担も積み上がりやすくなります。

記録が残らないまま「言った・言わない」の食い違いが起きたときに、どこから直せばよいかは後から確かめられる記録の残し方で整理しています。

定例会議は続ける？変える？やめる？

定例会議を見直すときは、進め方の改善だけでなく、開催自体が必要かどうかも検討します。目的や成果を振り返り、続ける・変える・やめるの3つの選択肢から判断しましょう。

続けてよい会議とやめてよい会議の違い

判断の軸は、その場での対話や認識合わせが必要かどうかです。意思決定だけでなく、進捗の問題を見つけたり、関係者の相互理解を深めたりする目的も踏まえて判断します。

一方向の連絡や報告の読み上げだけなら、会議ではなく文書で共有する方法もあります。一方、意見を突き合わせて結論を出す場合や、その場で認識のずれを解消したい場合には、人が集まる価値があります。開催する目的に対して、リアルタイムの対話が必要かどうかを判断しましょう。

例えば、1時間の会議のうち50分を報告の読み上げに使っている場合は、開催方法を見直す余地があります。報告は事前に文書で共有し、会議中は判断や質疑応答に時間を充てることで、所要時間を短縮できる場合があります。

会議の時間は、使い方しだいでコストにも投資にもなります。やめる・減らすという判断は、空いた時間をどこに回すかという判断でもあります。

減らすなら頻度・時間・参加者のどれを削るか

いきなり廃止を決める必要はありません。削れるものは3つあります。

• 頻度：毎週を隔週に、毎月を四半期に変える
• 時間：1時間を30分に区切る
• 参加者：全員参加をやめ、議題に関係する人だけにする

どれから削るかは、物差しで見たときにどこが詰まっているかで決まります。「今日は話すことがない」が続くなら頻度、予定時間を超過しがちなら時間、特定の参加者に関係のない議題が多いなら参加者を見直しましょう。3つまとめて変えると何が効いたのか分からなくなるので、1つずつ動かすほうが判断しやすくなります。

期の変わり目などに、定例会議の必要性をまとめて見直す方法もあります。一定期間の試行として会議を休止し、必要性が確認できたものを再開する方法です。新しく定例会議を設ける場合も、開催期間や見直し時期をあらかじめ決めておくと、惰性で継続することを防ぎやすくなります。

やめた後に情報が途切れない状態をつくる

会議を減らすときにいちばん不安なのは、呼ばれなくなった人が置いていかれることです。

会議の頻度や参加者を減らす場合は、記録と情報共有の方法を先に整えておくことが大切です。決定事項・担当者・期限が文書に残り、欠席者も後から確認できれば、参加者を絞っても必要な情報を共有できます。

一方、情報が口頭や個人のメモに分散したままでは、会議を減らすことで認識の食い違いが生じるおそれがあります。

同アンケートでは、議事録担当者が記録に追われ、議論に参加できないという声も繰り返し挙がっています。会議の頻度や参加者を見直す際には、議事録担当者も議論に集中できるよう、記録方法の改善をあわせて検討するとよいでしょう。

定例会議を効率よく進める4つのポイント

続けると決めた会議は、進め方を直せば成果が変わります。前半の3つは会議の設計に関わる打ち手、4つ目は会議のあとの記録に関わる打ち手です。

1. 定例会議の目的を明確にする

最初にやることは、目的をはっきりさせることです。

まず、その会議が進捗確認、情報共有と意思決定、関係づくりのどれを主な目的としているか確かめましょう。目的によって、必要な準備や参加者の姿勢、進行方法も変わります。目的があいまいなままでは、会議の成果や次に取るべき行動が分かりにくくなります。

決めた目的は、事前に配布するアジェンダの冒頭に明記し、会議の最初にも共有します。「本日の目的は、前回の会議で結論が出なかった論点について方針を決めることです」と伝えれば、参加者が何を話し合うべきか理解しやすくなります。

定例会議は一度習慣になると長く続きます。そのぶん、会議の目的の設定が生産性を左右する理由に立ち返る機会を、意識してつくっておく価値があります。

2. 事前準備を徹底する

2つ目は、準備を会議の前に終わらせておくことです。

当日の朝に議題を決め、その場で資料を配ると、参加者が内容を十分に確認できないまま会議が始まってしまいます。事前準備では、特に議題の共有が大切です。扱う議題、担当者、時間配分の3点を、参加者が準備できるよう余裕を持って共有しましょう。

受け取った側は、自分が何に備えるかを決められます。資料の準備や関係者への事前確認ができるため、会議当日の議論に集中しやすくなるでしょう。予定している議題と決めたいことを、あらかじめ議事録の形にしておく手もあります。会議中にその場で埋めていけば、終わると同時に議事録のたたき台ができあがっています。

議題の並べ方や時間配分の決め方は、アジェンダの書き方にテンプレートとあわせてまとめています。

3. 関係者だけを招待する

3つ目は、その議題に関係のある人だけを呼ぶことです。

参加者が必要以上に多いと、発言機会が偏ったり、議論が長引いたりすることがあります。議題に直接関わる人を中心に招き、参加者を見直しましょう。定例会議は参加者が固定されがちですが、毎回同じメンバーである必要はありません。

会議に参加しなかった人には、閲覧権限を設定したうえで、議事録や必要な資料を共有します。要点と音声を一緒に管理できる仕組みがあれば、欠席者も議論の経緯を確認しやすくなります。例えば、Otolioでは要点に付いた発言時刻から該当箇所の音声を再生でき、再生速度も変更できます。

4. 議事録の作成・共有を仕組み化する

4つ目は、議事録を作って渡すまでを仕組みにすることです。

定例会議では、議事録作成の負担が継続して発生します。担当者が記録に集中するあまり議論に参加しにくい場合は、文字起こしや要点整理を自動化する方法もあります。記録作業の一部を減らせれば、担当者が意見交換に集中しやすくなります。

株式会社東京ドームの秘書室では、毎週の経営会議の議事録づくりに最大6時間かかっていました。質疑応答の発言を、誰が何を話したのか分かる形に整える必要があったからです。記録の作成をAIに任せる形に変えたところ、作成時間は約50%減りました。

変化はそこで止まりませんでした。同じ仕組みが、形式の違う他部署の定例会議にも広がっています。要点を箇条書きでまとめる議事録でも効果があり、議事録と音声が一緒に残るため、後から確かめるときに一から聞き直す必要がなくなったといいます。毎週・毎月と繰り返す会議ほど、1回あたりの削減が回数分だけ効いてきます。

参考記事：最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減！他部署にもOtolioを推進した理由とは

もうひとつ意識したいのは、記録を要約だけで終わらせないことです。要約では個別の発言や議論の経緯が省略される場合があります。欠席者が元の発言を必要に応じて確認できるよう、音声もあわせて残しておくと便利です。

渡し方にもこつがあります。誰に、いつ、どの範囲まで渡すかは、議事録の共有方法に例文とあわせてまとめています。

まとめ｜定例会議は「続ける前提」を一度外して見直す

定例会議とは、一定の頻度で繰り返し開催する会議です。見直すときは、目的・頻度・参加者・記録の残し方の4つを確認します。

見直しでは、まず会議の目的を明確にします。そのうえで、目的に対して頻度や参加者が適切かを判断しましょう。会議を減らしたり参加者を絞ったりする場合は、変更前に欠席者への情報共有方法を整えておくことが大切です。決定事項や担当者、期限を後から確認できる状態にすれば、必要な情報を共有しながら会議の負担を減らせます。

最初の一歩は小さくて構いません。次の定例会議では、冒頭でその日の目的と期待する成果を共有してみましょう。目的が明確になったら、議題の量や内容に対して開催頻度や参加者が適切かを確認すると、見直すべき点が見えてきます。会議全体の進め方を整えたい方は、会議を効率化する方法もあわせてご覧ください。

会議の頻度や参加者を見直した後も、必要な情報を記録・共有する仕組みは欠かせません。議事録の作成負担が大きい場合は、記録方法そのものを見直すことも検討しましょう。

よくある質問とその回答

Q. 定例会議をやめる判断は誰がどう決めればいいですか？

会議の主催者や責任者が、参加者と目的や成果を確認したうえで判断する方法が考えられます。例えば、直近3回分の議題や成果を振り返り、対話が必要だった場面を整理します。報告の読み上げだけで目的を達成できる場合は、文書やチャットへの切り替えを検討しましょう。廃止する際は、代わりの情報共有方法もあわせて決めておくと安心です。

Q. 定例会議とチームミーティングは何が違いますか？

分け方の軸が違います。定例会議は開催頻度に着目した呼び方で、一定の周期で繰り返し開く会議を指します。一方、チームミーティングは、チーム単位で開く会議のことです。毎週開くチームミーティングは、定例会議にも該当します。

Q. 定例会議の適切な時間や頻度はどれくらいですか？

一律の正解はありません。実質的な議論が数分で終わるのに1時間を押さえているなら、30分に区切る、隔週に変えるといった見直しが有効です。参加人数に会議時間を掛けた合計が、社内で使っている時間になります。その時間に見合う成果が出ているかを基準に判断してみましょう。

Q. 会議に参加できなかった人にはどう共有すればいいですか？

会議の概要だけを伝えればよい場合は、要約の共有で十分なこともあります。一方、細かな発言や議論の経緯まで確認する必要がある場合は、要点と音声をあわせて残しておくと便利です。閲覧・再生できる人を適切に設定し、必要な箇所の音声を後から確認できる形にしておきましょう。聞き返すときに速度を上げられる環境なら、負担はさらに軽くなります。全員が全部の会議に出る必要はありません。必要な人が必要な箇所だけ後から追える状態をつくれば、情報の差は小さく抑えられます。