会議録音の個人情報対策3ステップ｜同意の取り方から保管・廃棄ルールまで解説

AI議事録ツールの普及により、会議を録音して記録を残すことは、多くの企業で日常的な業務になりつつあります。その一方で、録音データの取り扱いを社内ルールとしてどう定めるべきか、判断に迷う企業もあります。

• 会議の録音データは個人情報にあたるのか、法律上の位置づけがわからない
• 録音の同意は誰に・どうやって取ればよいのか、実務の型が見えない
• 録りためた音声データの保管期間や廃棄ルールをどう決めればよいかわからない

といった悩みを抱える法務・総務・情シス担当者の方も多いのではないでしょうか。

そのためこの記事では、会議の録音データと個人情報保護法の関係を、個人情報保護委員会の公式見解をもとに整理します。そのうえで「同意・保管・廃棄」の3ステップで運用ルールを作るための確認観点を解説します。

Otolioがわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる

会議の録音データは個人情報にあたる？

会議の録音データは、ほかの情報と照らし合わせて特定の個人を識別できる場合、個人情報保護法上の個人情報に該当し得ます。個人情報保護委員会も、録音記録についてこの考え方を示しています。音声の内容から特定の個人を識別できない場合、基本的には個人情報に該当しません。

ただし、参加者リストや議事録など、ほかの情報と容易に照合して個人を識別できる場合は、個人情報に該当します。最終的には、録音データの内容や管理状況に応じた判断が必要です。実務では「該当し得るもの」として扱い、同意・保管・廃棄の3ステップでルールを決めておくのが安全な進め方です。

社内で「録音はダメ」と言われる背景には、情報漏えいを防ぐための社内規程や取引先との契約、録音される側の心理的な抵抗などがあります。会議の録音が法律上一律に禁止されているわけではありませんが、企業ごとの情報管理方針によって制限されることがあります。

無断録音も同じで、自分が参加している会議を録ること自体が直ちに違法になるわけではありません。ただ、法的に問題がないことと、社内で許されること、取引先との信頼が保てることは別の話です。

個人情報保護法における「個人情報」の考え方

個人情報保護法でいう個人情報とは、生存する個人に関する情報のうち、特定の個人を識別できるものを指します。氏名や生年月日に限りません。ほかの情報と容易に照合して識別できるものも含まれ、文書やデータベースと同じように音声も対象になり得ます。

会議の録音に当てはめると、次のような場合に個人情報として扱うべき可能性が高くなります。

• 発言の中で氏名が読み上げられている：出席者の呼名や顧客名への言及など、音声内の情報だけで個人を識別できるケース
• 参加者リストや議事録と紐づけて管理している：音声単体では特定できなくても、ほかの情報と容易に照合できる状態にあるケース
• 声そのものを本人認証に使う：音声から抽出した特徴情報を、本人認証ができるデータに変換した場合、個人識別符号に該当するケース

社内会議の録音は、たいてい出席者の情報とセットで保管されます。つまり「照合すれば誰の発言かわかる状態」です。個人情報として管理する前提に立つほうが、実態に合っています。

参照：顧客との電話の通話内容を録音していますが、通話内容から特定の個人を識別することはできません。この場合の録音記録は、個人情報に該当しますか。｜個人情報保護委員会

議事録の録音がダメと言われるのはなぜ？

録音を渋られる理由は、たいてい次の3つのどれかに行き着きます。

• 情報漏えいを防ぐ社内規程：記録機器の持ち込みや、音声データの持ち出しを情報管理の一環で制限している
• 取引先と結んだ契約：秘密保持契約の中で、打ち合わせの記録を取ること自体に条件が付いている
• 録られる側が受ける印象：発言が残るとわかった途端に、本音の議論が止まったり不信感が生まれたりする

前の2つは、文書で確認できます。社内規程については、情報管理規程や就業規則に録音・記録機器の扱いがどう定められているかを確認します。取引先との契約については、秘密保持契約に録音を制限する条項がないかを調べましょう。

難しいのは3つ目です。印象の問題は規程のどこにも書かれていないため、読んで確かめることができません。そのため、告知と目的の説明がそのまま対策になります。

録音の目的や共有範囲、削除する時期を事前に伝えることで、無断で録音されたという不信感を減らしやすくなります。禁止したままにするかを判断する前に、3つのうちどれが自社に当てはまるのかを切り分けてみてください。

会議の無断録音は違法になる？

自分が参加している会議を録音すること自体は、直ちに違法と断定されるものではないと一般に整理されています。会話の当事者による録音と、会話の当事者ではない第三者による無断録音では、法的な評価が異なる場合があるためです。

ただ、「違法ではなさそうなので問題ない」と考えるのは早計です。社内ルールを決める立場なら、少なくとも次の観点は確認しておきたいところです。

• 社内規程との整合：就業規則や情報管理規程で録音・記録機器の扱いがどう定められているか
• 取引先との契約：秘密保持契約（NDA）などで記録の取得・保管に制約がないか
• 業界のガイドライン：金融・医療・自治体など、業界固有の情報管理基準が適用されないか
• 信頼関係への影響：法的な適否とは別に、無断録音が発覚した場合の関係悪化や社内トラブルのリスク

無断録音が後から取引先に知られたら、どうなるでしょうか。法的責任の有無にかかわらず、商談そのものが白紙に戻るおそれがあります。適法かどうかの議論と、ビジネス上の信頼の議論は分けて考えてください。

録音後のデータ管理で注意したいリスク

会議録音では、録音時の告知や了承の確認だけでなく、録音後のデータ管理にも注意が必要です。個人の端末や管理外のツールにデータが散在すると、アクセス管理や削除が難しくなります。録音時の適切な対応と、取得後の安全管理の両方を考えることが大切です。

一方、できあがった音声ファイルは複製も共有も持ち出しも簡単です。漏えいしたときに、どこまで広がったかを後から特定しにくいという性質もあります。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、録音後のデータ管理に関する悩みも寄せられています。具体的には、「役員会や取締役会の議事録を外部に出したくない」「文字起こしの外部委託ではコストとセキュリティの両立が難しい」といった声があります。

ある商談では、セキュリティ部門が外部ツールとのデータ連携を全社方針で止めているという話もありました。関心は、録ってよいかどうかよりも、録った後の置き場所に向かっています。

録音の可否だけでなく、取得したデータをどのように管理するかまで決めておくことが大切です。次の章では、告知・了承の確認から保管、廃棄までを一連の流れとして捉え、運用ルールを整理します。

会議録音のライフサイクル管理3ステップの全体像

役員会や人事面談など機密性の高い会議ほど記録の価値は大きく、同時にデータの扱いを間違えたときの影響も大きくなります。禁止でも放任でもない、実務で回る運用の形を持っておきたいところです。

運用の形は、データの一生に沿って「同意・保管・廃棄」の3つに区切ると見通しがよくなります。

ステップ	やること	確認すべき観点	残すべき記録
1. 同意	録音の事前告知と了承の確認	誰に・いつ・何を伝えるか、社外参加者への配慮、利用目的の特定	録音の告知履歴と、了承を確認した場合の記録（議事録・メール・録音など）
2. 保管	安全管理措置の整備	アクセス権限、保存場所、共有方法、AIツールの学習有無	保管場所と閲覧権限の設定内容
3. 廃棄	保管期間の設定と削除	期間の根拠、削除の実行者・タイミング、削除の確認方法	廃棄基準と削除の実施状況

3つは地続きです。同意のときに伝えた利用目的が保管期間の根拠になり、保管場所の設計が廃棄のしやすさを決めます。

各ステップには、そのまま写せる文面と表を置きました。会議の冒頭で読み上げる告知、社外の方に送る案内、告知・了承確認の記録方法、保管期間の決め方、廃棄の記録に残す項目の5点です。自社の言葉に置き換えれば、社内ルールの下書きになります。

ステップ1｜録音の同意で確認したい3つのポイント

最初のステップでは、録音前の告知と了承の確認について整理します。通常の会議録音に一律の同意義務があるわけではありませんが、参加者とのトラブルを防ぐためには、事前に目的を説明し、録音の可否を確認する運用が有効です。ここでは、告知の方法、社外参加者への配慮、利用目的の明文化という3つの観点を解説します。

1. 録音の事前告知と了承確認の記録方法

録音の告知は、会議が始まる前に行うのが基本です。冒頭で「記録のために録音します」と一言伝え、異議がないことを確かめてから録音を始めます。

定例会議では、初回に録音の目的や管理方法を説明し、以降も開催案内に録音する旨を記載しておくとよいでしょう。参加者が変わった場合や録音データの利用目的が変わった場合には、改めて説明し、必要に応じて了承を確認します。

以降の文面と表は例です。実際に使うときは、自社の規程と、必要に応じて専門家の確認を前提にしてください。

会議冒頭の告知では、録音すること、録音データの利用目的、異議がある場合の申し出方を簡潔に伝えます。必要に応じて、共有範囲や保管期間についても補足しましょう。

会議冒頭の告知文（例・社内会議）

本日の会議は、議事録を作成するために録音します。録音データは議事録の作成と欠席者への共有にのみ使い、[保管場所]に保管します。差し支えのある方は、この場でお知らせください。

会議冒頭の告知文（例・定例会議の初回）

この定例会議では、今回から議事録作成のために毎回録音します。録音データの保管期間は[期間]、閲覧できるのは[範囲]です。次回以降は開催案内にも記載しますので、ご都合の悪い回があればご連絡ください。

録音を事前に告知した履歴や、必要に応じて了承を確認した記録を残しておくと、後から経緯を確認しやすくなります。代表的な記録方法として、次の3つが考えられます。

どこに残すか	書き方の例	向いている会議
議事録の冒頭	録音について告知・説明し、了承を確認した場合に、その日時と確認方法を記載する	社内の会議全般。議事録を必ず作る会議
開催案内のメール・カレンダー	本文や説明欄に録音する旨と利用目的を記載し、告知した履歴を残す	定例会議。参加者が毎回入れ替わる会議
録音データそのもの	録音前に了承を確認し、録音開始後に必要に応じて確認の経緯を音声で記録する	社外の方が参加する会議。人事や契約など、後から経緯を問われやすい会議

告知の記録と了承の記録は分けて考えましょう。開催案内の送信履歴だけでは、参加者の了承を得た証拠にはなりません。録音の可否を確認した場合は、その結果を議事録に記載したり、メールなどで記録したりする方法が考えられます。

Web会議ツールの中には、録音を始めると参加者に通知を表示するものもあります。これは補助と考え、口頭か文面での告知を併せて行うほうが確実です。

2. 社外の参加者（顧客・取引先）がいる会議での配慮

社外の方が参加する会議では、社内会議より一段丁寧な同意の取り方が求められます。相手の企業にも情報管理のルールがあり、録音の可否を持ち帰って確認したい場合があるためです。

実務では、次の3点をセットで伝えると了承を得やすくなります。

• 目的：議事録作成のため、認識のずれを防ぐため、など録音する理由
• 用途：社内共有の範囲、文字起こしへの利用など、データの使い道
• 管理方法：保管場所、閲覧できる人の範囲、保管期間の目安

商談のような初対面に近い場で、当日いきなり切り出すのは避けたいところです。事前のメールで打診しておくと、当日のやり取りがなめらかになります。

社外参加者向けの案内文（例・事前メール）

当日の打ち合わせについて、議事録作成のため録音のご了承をいただけますでしょうか。

録音データは議事録の作成と関係者への共有に使用し、弊社の出席者と[部署名]の範囲で共有します。保管期間は[期間]で、経過後に削除します。

ご都合がよろしくない場合は、録音せずにメモでの記録に切り替えますので、遠慮なくお知らせください。

断られたときに引き返せる状態にしておくことも、この文面の役目です。録音は手段にすぎません。相手との信頼関係を損なってまで録る必要はないはずです。

社外の会議では、録音の可否が別の形で返ってくることもあります。「自社が録音した音声を、他社のサービスに預けてよいのか」という問いです。技術的にどう守られているかとは別に、取引先にどう説明すればよいかで悩む担当者がいます。

案内文に保管場所や閲覧範囲を記載しておけば、取引先からデータの管理方法について問い合わせがあった場合にも説明しやすくなります。

3. 利用目的の特定と社内ルールへの明文化

個人情報保護法では、個人情報の利用目的をできる限り特定することが求められます。また、個人情報を取得した場合は、あらかじめ利用目的を公表している場合などを除き、速やかに本人へ通知するか、公表する必要があります。会議の録音データが個人情報に該当する場合も、利用目的を明確にし、社内規程の整備とあわせて必要な通知・公表を行いましょう。

明文化する際に盛り込む項目は、次のとおりです。

• 録音の対象とする会議の範囲（全会議か、議事録が必要な会議のみか）
• 録音データの利用目的（議事録作成・欠席者への共有・教育目的など）
• 録音の実施者と告知の手順
• 目的外利用の禁止（人事評価への流用など、想定外の使い方をしない）

利用目的を決めておくと、後のステップで「いつまで保管するか」「誰に見せてよいか」を判断する基準にもなります。ルールは作って終わりにせず、AIツールの導入など運用が変わったら、そのつど見直してください。

参照：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会

ここまでは、会議参加者への告知と了承の確認について説明しました。録音データを外部のAI議事録ツールに渡す場合は、利用目的との整合性や、サービス提供事業者によるデータの取り扱いも確認する必要があります。

学習利用の有無や保管国は、ツールを選定し、参加者へ管理方法を説明する際の重要な確認事項です。AI議事録ツールに音声を渡すときの同意の取り方は、学習利用と保管国の確認とあわせて別の記事に整理しています。

ステップ2｜録音データの保管で確認したい4つのポイント

2つ目のステップでは、録音データの保管方法を整理します。個人情報保護法では、個人情報データベース等を構成する「個人データ」について、漏えいや滅失などを防ぐための必要かつ適切な安全管理措置が求められます。対策には組織的・人的・物理的・技術的なものがあり、ここでは録音データの保管に関わる代表的な4つの確認項目を紹介します。

1. アクセス権限の設定｜閲覧範囲を必要最小限に絞る

録音データは、業務上必要な人だけがアクセスできる状態にするのが原則です。全社員が自由に聞ける状態は、便利に見えて、漏えいのリスクと目的外利用のリスクを同時に抱え込みます。

具体的な設計の例は、次の3つです。

• 会議体ごとに閲覧範囲を分ける：役員会・人事関連・一般定例で権限グループを分離する
• 部署やプロジェクト単位でフォルダを分ける：所属メンバーのみ閲覧可能にする
• 「作る人」と「見る人」を区別する：議事録の編集権限と閲覧権限を分けて付与する

保管領域を会議体や部署ごとに分けておくと、万一の漏えい時に影響範囲を把握しやすくなります。また、漏えい等が発生した際の社内報告先や対応責任者も決めておきましょう。個人データについて一定の漏えい等が発生した場合には、個人情報保護委員会への報告や本人への通知が必要です。

2. 保存場所の確認｜どこの国のサーバーにどう置かれるか

録音データをクラウドに保管する場合は、データの物理的な保存場所と保護の仕組みを確認します。見るべき代表的な項目は次のとおりです。

• データセンターの所在地：国内保管か、海外のサーバーを経由するか
• 暗号化の有無：保存時・通信時のデータが暗号化されているか
• 第三者認証：ISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントの国際規格）などの認証を取得しているか
• 事業者側のアクセス統制：ツール提供事業者の社員が顧客データを自由に閲覧できない設計になっているか

海外のサーバーに録音データを保管する場合は、保存先の国の制度や安全管理の仕組みを確認しましょう。ただし、海外サーバーへの保存が、必ずしも個人情報保護法上の「外国にある第三者への提供」に該当するわけではありません。

サービス提供事業者が個人データを取り扱うかどうかなどによって判断が変わります。保存国だけでなく、事業者によるデータの取り扱いも確認することが重要です。

3. 共有のルール化｜URL共有・ダウンロード・持ち出し

保管が適切でも、共有の運用が緩いとデータは管理外へ流出します。とくに注意したいのが、URLを知っていれば誰でもアクセスできる形式での共有です。便利な半面、URLが転送された時点で閲覧範囲の統制は失われます。

共有ルールとして、最低限次の3点を決めておきます。

1. 共有の単位：音声全体を渡すのか、必要な箇所だけを共有するのか
2. 共有の手段：アクセス権限つきの共有に限定し、無制限のURL共有やファイルのメール添付を避ける
3. 持ち出しの扱い：ダウンロードや私物端末への保存を認めるか、認める場合の条件

欠席者への共有であれば、音声ファイルそのものの配布は避けます。権限管理された環境の該当箇所へのリンクを案内するほうが安全です。「共有とはファイルを渡すこと」という習慣を見直すだけでも、データの散らばり方は変わります。

4. AIツールに音声を渡す場合の学習有無の確認

外部のAIサービスで文字起こしや議事録作成を行う場合は、録音データをサービス提供事業者に預けることがあります。その際は、音声や文字起こしデータがAIモデルの学習に使われるかを確認しましょう。

また、個人データの取り扱いを委託する場合は、委託先への必要かつ適切な監督も求められます。学習利用の有無だけでなく、利用目的、契約条件、保存期間、アクセス管理などを総合的に確認することが大切です。

確認の際は、次の点に注意しましょう。

• 「学習に利用しない」が契約・規約に明記されているか
• 学習させない設定が標準か、別途オプトアウト（利用停止の申請）が必要か
• 無料プランと法人プランでデータの扱いが異なるか

「学習しない」と書かれていても、契約後に申請しないと適用されないケースがあります。外部には出さないものの、事業者内では活用するケースもあります。表記だけで判断せず、適用の条件まで確認してください。

ツールのセキュリティは、学習の有無のほかにも保存場所・認証・管理機能など確認項目が多岐にわたります。導入前にチェックすべきポイントは、以下の記事で体系的に整理しています。

参考記事：AI議事録のセキュリティ｜導入前に確認したい6つのポイントと選び方

ステップ3｜録音データの保管期間・廃棄ルールの決め方

3つ目のステップは、データの終わらせ方です。録音データの廃棄ルールが決まっていないと、必要がなくなった音声が長期間残り続けるおそれがあります。保管期間の決め方と、削除を確実に実行する仕組みを順に見ていきます。

保管期間を決める2つの考え方

会議の録音データについて、個人情報保護法は一律の保管期間を定めていません。ただし、ほかの法令や契約、社内規程で保存に関する条件が定められている場合は、それらも確認する必要があります。そのうえで、次の2つの考え方をもとに保管期間を設定しましょう。

1. 利用目的を基準にする：議事録作成のための録音なら「議事録の確定後○日で削除」のように、目的を達成した時点を起点に期間を決める。個人情報保護法も、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めることを求めています
2. 会議の性質を基準にする：意思決定の経緯を後から確認したい経営会議は長め、日常の定例は短めなど、会議体ごとに期間を変える

すべての録音を同じ期間で扱う必要はありません。会議の種類ごとに分けて書き出してみると、決めやすくなります。

会議の種類	期間の決め方の例	その期間にした根拠の書き方
日常の定例・部内会議	議事録の確定後1カ月で削除	議事録確定後の修正や確認に対応する期間として、1カ月を設定するため
経営会議・取締役会	1年保管した後に削除	意思決定の経緯を次期の計画策定まで確認する必要があるため
人事面談・懲戒に関する会議	案件の終結後に期間を区切って削除	事実確認が必要な期間に限って保持し、終結後は目的を失うため
商談・顧客との打ち合わせ	議事録の確定後、必要な確認期間を経て録音を削除し、テキストは別途定めた期間保管する	議事録確定後も必要な確認期間を設け、その後はテキストで記録を管理するため

表の期間は録音ファイルの保管例であり、業界の基準や自社の規程によって変わります。なお、取締役会議事録など、法律上の保存義務がある記録は、録音ファイルとは分けて考える必要があります。

例えば、会社法では取締役会議事録等について10年間の本店での備置きが求められていますが、これは録音ファイルを一律に10年間保存する義務を意味しません。録音データの保管期間は、関連する法令や規程を確認したうえで、根拠を説明できるように定めましょう。

参照：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会

廃棄・削除を確実に実行する仕組みづくり

期間を決めても、削除が実行されなければ意味がありません。手作業の削除運用は、担当者の異動や多忙で最初に止まる業務のひとつです。仕組みとして回すために、次の点を設計しておきます。

• 削除の担当と頻度を決める：「四半期ごとに管理部門が棚卸しする」など、実行のきっかけを定例化する
• 保管場所を集約しておく：削除対象がどこにあるかわからない状態を作らない（ステップ2の設計がここで効きます）
• ツールの機能を活用する：保管期間の設定や一括削除に対応したツールであれば、運用の負荷を減らせる
• 削除した事実を記録する：いつ何を誰が削除したかを簡潔に残し、対外的に説明できるようにする

削除の記録は、残す項目まで決めておくと運用しやすくなります。次の5項目を基本とし、監査の要件や社内規程、契約条件に応じて必要な情報を追加しましょう。

残す項目	記載の例
削除した日	2026年4月15日
削除した対象	2026年1月開催の営業定例会議15件の録音データ
実行した人	管理部 ○○
削除の方法	管理画面から一括削除、ゴミ箱内も削除済み
確認した人	管理部長 ○○（四半期の棚卸しで確認）

記録の形式は、表計算ソフトの1行でも社内の管理台帳でも構いません。項目が揃っていることのほうが重要です。廃棄まで含めて、録音データのライフサイクルは閉じます。「録る」ルールだけでなく「消す」ルールまで決まっているかが、運用の成熟度を測る目安になります。

会議の録音を個人任せにしない組織管理の方法

ここまでの3ステップを個人の注意力だけで守り続けるのは、現実には困難です。録音の運用を個人任せから組織の管理へ移すための考え方を見ていきます。

個人のスマホ・ICレコーダー録音に潜む3つのリスク

組織として録音方法が定められていない場合、担当者がそれぞれスマートフォンやICレコーダーで録音することがあります。個人の判断による録音には、情報管理の面で次の3つのリスクがあります。

1. 同意・告知の運用がばらつく

録音するかどうかや、参加者にどう告知するかが担当者ごとの判断に委ねられると、無断録音によるトラブルにつながるおそれがあります。社内ルールを定めていても、個人の端末を使った録音では、そのルールが守られているか確認しにくくなります。

2. データが管理外に散在する

私物端末や個人契約のクラウドに音声が保存されると、会社はその存在すら把握できず、退職や異動の際にデータが持ち出されても気づけない状態になります。実際に、部署ごとにバラバラのツールで録音や文字起こしが行われている例は少なくありません。こうした状況を改善するため、全社のIT部門がツールの利用状況を把握し、管理方針を統一することもあります。

3. 廃棄が実行されない

録音データが管理外に散在すると、保管期間や削除ルールを一律に適用しにくくなります。古い会議音声が個人のスマートフォンに残り続けると、紛失や誤共有による情報漏えいのリスクが高まります。

3つに共通するのは、禁止すれば解決する問題ではないという点です。録音のニーズは業務上の必然から生まれています。公式ルートが不便なままでは、禁止してもまた個人録音に戻るだけです。必要なのは、安全で、かつ個人録音より便利な公式の仕組みを用意することだといえます。

録音から議事録・廃棄までを一元管理する仕組み

録音時の告知は司会者、了承確認の記録は議事録担当者、データの削除は管理部門というように、複数の担当者が運用に関わる場合があります。役割や引き継ぎの手順が曖昧なままでは、告知や記録、削除が抜け落ち、作成したひな形を十分に活用できなくなるおそれがあります。

運用を継続しやすくする方法のひとつが、録音・文字起こし・議事録作成・保管を同じ環境で管理することです。アクセス権限などをシステム上で設定し、削除の担当者や実施時期も運用ルールとして定めます。データの保存場所と管理責任を明確にすることで、担当者の記憶や手作業への依存を減らせます。

環境を選ぶときは、次の観点で確認しましょう。

• データが組織に紐づく設計か：個人アカウントにデータが紐づくツールは、退職や異動でデータが失われたり管理外に残ったりします。組織側でデータを保有し、権限を組織の構造に沿って設定できることが前提になります
• アクセス管理の粒度：会議体や部署ごとの閲覧制限、IPアドレス制限、監査ログなど、自社のセキュリティ基準に合う管理機能があるか
• AIの学習有無：ステップ2で確認したとおり、音声やデータが学習に使われない設計か
• 現場にとって個人録音より楽か：ボタンひとつで録音でき、議事録までつながる体験でなければ、現場は公式ルートを使い続けてくれません

Otolioでは、対応するカレンダーと連携することで、Web会議へのBotの自動参加から録音・文字起こし・要点の整理まで進められます。ただし、会議の設定によっては、主催者によるBotの参加許可が必要です。作成した議事録は、グループ単位の権限設定やフォルダ管理によって閲覧範囲を制限できます。

お客様の音声やデータはAIの学習に利用せず、国内データセンターで暗号化して保管しています。IPアドレス制限や監査ログなどのセキュリティオプションにも対応しており、録音データを組織として管理しやすい環境を整えられます。

議事録作成を組織で効率化した事例として、石川県の七尾市役所の取り組みが参考になります。自治体では議会やそれに付随する委員会が年間を通じて開かれ、そのほとんどで議事録の作成が必要です。なかには法令等で議事録を残すことが定められた会議もあります。

七尾市では、対象となる会議の発言を正確に記録するため、「あー」「えー」といったフィラー（つなぎ言葉）も含めて文字起こしする運用があり、記録作成に多くの時間がかかっていました。同市はAIによる文字起こしを導入し、フィラーの削除も選べる形で記録作成の負担を大きく軽減しています。

さらに、健康診断などにともなう家庭訪問の記録にも活用が広がっています。訪問先で職員が録音し、文字起こしした内容を報告書にまとめる取り組みです。こうした記録には、健康診断の結果などの「要配慮個人情報」が含まれる場合があります。

七尾市のような地方公共団体では、民間事業者とは異なる個人情報保護法上の規律が適用されます。こうした記録に要配慮個人情報が含まれる場合は、行政機関等に適用される法令や管理基準に沿って、適切に取り扱う必要があります。録音データを組織として管理する仕組みとあわせて、取得時の手続きや安全管理も確認することが大切です。

参考記事：重要な会議だけでなく、新たな利用シーンが生まれて業務効率化を促進

会議の録音を個人任せにせず、組織として管理・活用する仕組みに変えていくことができます。そのためには、告知・了承の確認、保管、廃棄のルールと、それを実行できる環境をあわせて整えることが大切です。

まとめ｜会議の録音は「同意・保管・廃棄」のライフサイクルで管理しよう

会議の録音データは、音声の内容や、ほかの情報との容易な照合によって特定の個人を識別できる場合、個人情報に該当します。実務上は個人情報に該当する可能性を踏まえて管理し、録音前の告知と必要に応じた了承の確認、保管時の安全管理、保管期間の設定と廃棄までを一連の流れとして設計しましょう。

紹介した告知文や保管期間の決め方、削除記録の項目は、社内ルールのひな形として活用できます。ただし、ルールを作るだけでは十分ではありません。告知や了承確認の記録、削除期限の管理などを継続して実行できるよう、担当者と運用方法を明確にしておきましょう。

どのステップから手をつけるべきかは、いまの散らばり方を見れば判断できます。まずは、自社の会議録音がどこに保存され、誰がアクセスできる状態かを棚卸しするところから始めてみてはいかがでしょうか。

3つのステップを社内規程に落とし込む際は、録音データの保管場所やアクセス権限、削除方法を、実際の運用環境と照らし合わせて確認しましょう。社内規程とツールの管理機能が一致していなければ、定めたルールを実行できないおそれがあります。運用環境を確認しながら、無理なく守れるルールを整えることが大切です。

よくある質問とその回答

Q. 録音した会議の音声がAIに学習されることはありませんか？

ツールの設計によるため、「顧客データをAIの学習に利用しない」と明記されているかを契約前に確認する必要があります。契約後に別途オプトアウト申請が必要なケースもあれば、外部には出さないものの事業者内でデータを活用するケースもあります。表記だけで判断するのは禁物です。学習の有無に加えて、適用条件まで確認しておきましょう。

AIに学習させない具体的な方法と、規約・オプトアウト設定の確認ポイントは、次の記事で解説しています。

参考記事：AIに学習させない3つの方法｜オプトアウト設定と利用規約の読み方・学習させない設計の選び方

Q. 社内会議だけの録音でも参加者の同意は必要ですか？

社内会議の録音について、個人情報保護法上、すべてのケースで参加者の同意が必要になるわけではありません。ただし、社内規程や会議の内容を確認し、事前告知と了承の確認を標準の運用にすることをおすすめします。また、録音する情報の内容や利用方法によっては、別途本人の同意が必要になる場合もあります。議事録には、実際に行った告知や了承確認の方法を記録しておくとよいでしょう。

Q. 取引先に招待されたWeb会議でも録音してよいですか？

主催者である取引先へ事前に確認し、了承を得てから録音することをおすすめします。自社が主催でない会議では、相手側の情報管理ルールが優先される場面が多いためです。事前のメールで「議事録作成のため録音したい」と目的とあわせて打診しておくと、当日のやり取りがスムーズになります。

Q. 会議の録音データはいつまで保管すべきですか？

会議録音に一律の法定保管期間はなく、利用目的を達成するまでの期間を自社で定めるのが基本です。たとえば「議事録確定後1カ月で削除、経営会議のみ1年保管」のように、会議の性質ごとに差をつける運用が実務的です。期間の根拠を説明できる状態にしておくと、監査や取引先からの照会にも対応しやすくなります。

Q. 担当者が退職した場合、その人が録音したデータはどうなりますか？

個人アカウントに紐づくツールや私物端末にデータがある場合、退職とともに失われたり管理外に残ったりするおそれがあります。録音データを組織（部署・環境）に紐づけて保有できる仕組みなら、担当者が変わってもデータは組織に残ります。権限の見直しなどによって、後任者への引き継ぎを進めやすくなります。ツール選定時に「データが誰に紐づくか」を確認しておきましょう。