チームミーティングの目的とは？必要な4つのケースや意識したい5つのポイントも紹介

日々の業務の中で、複数人で進めるプロジェクトや施策が増えてくると、個人だけで完了できる業務は少なくなり、チームで業務を完了させる必要が出てきます。そのため、チーム内での円滑なコミュニケーションと認識のすり合わせは、業務の成功に直結するといっても過言ではありません。

そのような背景の中で、重要な役割を果たすのが「チームミーティング」です。チームミーティングは目的や進め方を正しく設計することでチームのパフォーマンスを飛躍的に向上させることが可能です。しかし一方で「チームミーティングを開催する目的が分からない」「チームミーティングが必要なときはどんなときなのか」「どんなポイントを意識すべきなのか」と悩んでいる方も多くいると思います。

そこで本記事ではチームミーティングの目的から、チームミーティングが必要なケース、意識したいポイントについてご紹介します。チームミーティングの見直しを検討していたり、さらに良くしていきたいとお考えの方はぜひ本記事を参考にご覧ください。

チームミーティングとは

チームミーティングとは、組織やプロジェクトチームのメンバーが集まり、業務の進捗状況や課題、今後の対応方針などを共有・検討するための定期的な会議です。単なる情報共有にとどまらず、意思決定、アイデア出し、情報の認識をあわせるなど、業務の中でも重要な役割を果たしています。

また、チームミーティングはチームの士気や信頼関係にも影響を与えます。対面・オンラインを問わず、定期的に顔を合わせて対話することは、メンバー同士の関係性を深め、心理的安全性を高めるうえでも効果的です。特にリモートワークが増えている昨今では、意識的にコミュニケーションの機会を作ることが、チームの一体感を保つ鍵となります。

さらに、チームミーティングを通して、表面的な業務のやり取りを超え、メンバーの「気づき」や「暗黙知」の共有されるケースもあります。たとえば、「最近このクライアントの動きが鈍い」「この工程に時間がかかっているが、なぜか全体に共有されていない」といった感覚的な情報も、会議の場で初めて表に出てくることがあり、こうした情報が共有されることで、個人が抱えていた小さな課題がチーム全体のボトルネックだと判明し、早期の対処につながることもあります。

チームミーティングを開催する4つの目的

チームミーティングを有意義なものにするためには、その目的を明確にすることが重要です。目的が曖昧なまま開催されてしまったチームミーティングでは「ただミーティングをしただけ」になってしまうケースも少なくありません。細かな目的については企業によって異なりますが、ここでは代表的なチームミーティングの目的を4つご紹介します。

1. 重要情報を共有する

チームミーティングのもっとも基本的かつ重要な目的のひとつが「情報共有」です。組織やプロジェクトが複数人で動いている限り、それぞれのメンバーが持つ情報には偏りが生じやすく、情報の格差が意思疎通のミスや非効率を招く原因になってしまうことがあります。

特に、外部環境の変化、経営層からの方針変更、顧客からのフィードバックなど、チーム全体の行動方針に関わるような重要情報は、個人任せにせず、チームミーティングの場で意図的に共有することが求められます。

また、ただ情報を一方的に伝えるのではなく、その内容に対して質疑応答や意見交換の時間を設けることで、理解度や納得感を高めることができます。加えて、「誰にとって重要な情報なのか」という観点も意識することで、伝えるべき内容の取捨選択ができ、参加者にとっても有益なミーティングにすることが可能です。たとえば、全体売上の推移や顧客満足度に関するデータは、営業部門だけでなく開発やマーケティングにも関係する重要情報となり得ます。

2. 意思決定をする

チームミーティングのもうひとつの重要な目的は、意思決定の場として機能することです。日々の業務の中では、大小さまざまな意思決定が求められます。たとえば、プロジェクトの優先順位を決めたり、課題への対応方針を定めたり、次のアクションを誰が担当するかを決定したりする必要があります。こうした判断を一人で行うのではなく、関係者と議論し、合意を得たうえで意思決定を行うことで、納得感や当事者意識を醸成していくことができます。

特に重要なのは、ミーティングでの意思決定は「スピード」と「透明性」の両立が求められるということです。決定が遅れると現場の行動も遅くなってしまいます。また、決定のプロセスが不透明だと関係者が納得できず、後から不満が出てしまうケースもあります。そこで、事前に論点や選択肢を明確にしたアジェンダを準備しておくことが有効です。また、ミーティング中には参加者全員が意見を出しやすい雰囲気をつくることも重要です。

3.  アイデアを出す

チームミーティングは、単に情報を共有したり物事を決めたりするだけでなく、新たな発想を生み出す「アイデアを出す場」としても重要な役割を担います。業務の効率化やプロジェクトの新展開、顧客対応の改善など、あらゆるテーマにおいて、現場のメンバーの知見や経験を活かしたアイデアは、非常に実践的で価値があります。

このようなミーティングを実現するには、参加者が安心して自由に意見を出せる雰囲気をつくることが欠かせません。批判を恐れて発言を控えてしまうようでは、アイデアは生まれません。そのためには、ファシリテーターが意見を否定せず、すべての意見に耳を傾ける姿勢を示す必要があります。また、「粗いアイデア」でも歓迎するというメッセージを事前に共有しておくと、心理的ハードルが下がり、発言が活発になります。

このようなチームミーティングは「ブレストミーティング」と呼ばれています。ブレストミーティングについてより詳しく知りたい方は以下の記事で詳しくご紹介しているので、ぜひ参考にご覧ください。

参考記事：ブレストミーティングとは？具体的なメリットや4つの意識したいポイントも紹介

4. 進捗確認と課題を早期に発見する

定期的なチームミーティングは、プロジェクトや業務の進捗を可視化し、課題を早いタイミングで発見するための絶好の機会です。特に複数人で進めるタスクでは、「誰が何をどこまで進めているか」「想定していたスケジュールにズレが生じていないか」といった状況把握が非常に重要です。これを怠ると、遅延やミスが発覚したときにはすでに手遅れ、という事態にもなりかねません。

ミーティングでは、各メンバーが現在の進捗を簡潔に報告し合い、ボトルネックとなっている部分や、助けが必要な箇所を明確にすることで、チーム全体としてリソースを最適に配分する判断が可能になります。また、進捗が順調であることを確認できれば、チームのモチベーション向上にもつながります。

ここで注目したいのが、「課題の芽を摘むための観察力と対話力」です。たとえば、あるメンバーの発言や様子から、口には出さないけれど業務に困っている気配を感じ取ることもあります。こうした微細なシグナルを見逃さず、ミーティング後に個別にフォローすることが、結果的に大きな問題の予防につながるのです。

このように目的を持った会議では定例会議として定期的な頻度で開催されます。定例会議について詳しく知りたい方は以下の記事で詳しくご紹介しているので、ぜひ参考にご覧ください。

参考記事：定例会議を開催する目的とは？無駄にしないための効率的な進め方も紹介

チームミーティングが必要な4つのケース

チームミーティングは業務に関わる複数名の時間を確保するため、やみくもに開催してしまうと、その分の時間を無駄にしてしまうケースがあります。そのためチームミーティングを開くべきときと、開かずにテキストコミュニケーションで完結させたほうがいいケースがあります。ここではチームミーティングが必要なケースを4つご紹介します。

1. チームで達成したい明確な目標がある

チームで共通の目標を掲げて業務に取り組む場合、チームミーティングは欠かせません。なぜなら、目標を明確にしても、それが日々の業務に落とし込まれていなければ、メンバーごとに優先順位やアプローチがバラバラになってしまうからです。たとえば「今期中に新規顧客を30社獲得する」という目標がある場合でも、営業チームの中には「件数を重視すべき」と考える人もいれば、「大口顧客を狙うべき」と考える人もいるかもしれません。そうしたズレを解消し、具体的にどう動くかをすり合わせるのがチームミーティングの重要な役割です。

また、目標に向かって進んでいる実感をチームで共有することも、モチベーションの維持や向上に効果的です。個人で努力しているつもりでも、チーム全体の進捗が見えなければ、達成感が得られず、途中で息切れしてしまうこともあります。定期的なミーティングで進捗を確認し合うことで、「今どこまで来たか」「どこに課題があるか」を共通認識として持つことができ、次のアクションも明確になります。目標があるからこそ、その達成に向けた「チームの動き」を整える必要があり、そのための場としてミーティングが活用されるべきです。

2. 議論をする必要がある

新しい施策を検討するときや、複数の選択肢から最適な方針を選ぶ必要があるときには、チームメンバー同士で議論する場が必要です。個人での判断には限界があり、立場の違う複数人の異なる意見を取り入れることで、より質の高い意思決定が可能になります。チームミーティングはそのような議論をする必要があるときに開催するようにしましょう。

たとえば、新しいマーケティングキャンペーンの打ち出し方を検討する場面で、企画側は「新しいターゲット層を狙いたい」と考えていても、営業側は「既存顧客にフォーカスしたほうが確実だ」と感じているかもしれません。このように、異なる前提や視点が存在する場合、メールやチャットだけでは本質的な議論はしづらく、誤解を生む可能性もあります。ミーティングで顔を合わせて直接議論することで、言葉の背景や意図が伝わりやすくなり、結果として納得感のある方針にたどり着けます。

さらに、ミーティングの場では「話しながら考える」ことができるため、事前には思いつかなかったアイデアがその場で生まれることも少なくありません。特に、複雑な課題や前例のない挑戦に取り組むときは、意見のぶつかり合いが新しい視点や可能性を切り開くこともあるのです。議論のためのミーティングは、単なる確認作業ではなく、議論を深める場として積極的に活用していくようにしましょう。

3. チームで合意形成をしたい

何かを決定するときに、上からのトップダウンだけでなく、現場の合意や納得を得る必要がある場面では、チームミーティングが極めて重要になります。合意形成とは単に「Yesと言わせること」ではなく、「なぜそれをやるのか」「どう進めるのか」に対して、メンバー一人ひとりが納得し、自ら動ける状態にすることです。そのためには、ミーティングの場で互いの意見を共有し、疑問や不安を解消するプロセスが欠かせません。

たとえば、業務プロセスの大幅な変更が必要なときや、チームの役割分担を見直すときなど、影響が大きいテーマであればあるほど、丁寧な合意形成が必要になります。チームミーティングを通じて「この案の背景にはこういう課題がある」「この施策の目的はこういう意図だ」といった文脈をしっかり共有することで、表面的な理解ではなく、本質的な納得が得られるようになります。

また、チーム内で納得感を持って進められる状態を作っておくことで、後々のトラブルや手戻りも防ぐことができます。意思決定のスピードと質の両立を図るためにも、あえて時間を取って合意形成の場を設けることは、結果的にチーム全体の生産性を高めることにつながります。

4. 情報共有における認識のズレや誤解を防ぎたい

業務が複雑化・分業化する現代のビジネス環境では、情報共有の重要性がますます高まっています。チャットやメールで情報を流しているつもりでも、相手が正確に理解しているとは限りません。特に、プロジェクトの進捗や仕様変更、社内方針の変更など、業務に直結する情報に関しては、チームミーティングという「同期的な場」での共有がとても重要になります。

文字情報だけでは伝わりにくいニュアンスや、背景にある意図、関係性の変化などを、リアルタイムの対話で確認することで、「聞いた・知らなかった」「そこまでの話とは思わなかった」といった認識のズレを防ぐことができます。とくに複数の部署や役職が関わるプロジェクトでは、立場によって情報の受け取り方も異なるため、共通の場で足並みを揃えることが極めて重要です。

また、情報共有の場としてのミーティングには、「相手の理解度を確認できる」というメリットも存在します。一方通行で情報を伝えるだけでなく、その場で質問が出たり、意見が返ってくることで、情報が正しく伝わっているかを確認できます。これは、メールやチャットでは得られないリアルタイムのフィードバックで、情報の伝達ミスが大きなトラブルに繋がる前に、認識を揃える場としてチームミーティングを活用しましょう。

チームミーティングを上手く進めるために意識したい5つのポイント

チームミーティングの目的を理解し、必要なときに開催しても「なぜかマンネリ化してしまって上手くいかない」と思う方もいると思います。この状況を解決するためにも、以下の5つのポイントを意識してチームミーティングを開催するようにしましょう。

1. 目的を明確にする

チームミーティングを開催するときに、特に意識したいポイントが「このミーティングの目的は何か？」という目的を明確にすることです。情報共有の場なのか、意思決定を下す場なのか、それともアイデア出しの場なのかを決めるようにしましょう。目的が曖昧なまま進めると、議論が脱線したり、結論が出ないまま終わってしまったりするリスクがあります。

また、参加者が「なぜこのミーティングに参加しているのか」「何を持ち帰るべきなのか」が分からない状態では、集中力や当事者意識が薄れてしまいます。目的を共有することで、参加者全員が同じ方向を向いて議論を進められ、会議の生産性が飛躍的に高まります。

さらに、ミーティングの目的が明確であればあるほど、準備すべき資料や話すべき内容が絞られ、時間の無駄を削減することにもつながります。特にリモートワークなどでメンバーが物理的に離れている場合、目的の共有は対面以上に重要です。事前にメールやチャットで目的を伝えるだけでも、会議のクオリティは大きく変わります。

2. アジェンダを作成する

次に重要なのが、会議の流れやトピックを事前に整理した「アジェンダ」の作成です。アジェンダがあることで、話すべき内容や優先順位が明確になり、限られた時間内で効率的に進行できます。アジェンダを参加者と共有しておくことで、「この議題については事前に考えておこう」「必要な情報を持っていこう」といった準備が可能になり、より質の高い議論をすることが可能になります。

アジェンダは、箇条書きで簡潔にまとめても問題ないですが、各議題に「想定時間」や「担当者」を記載すると、さらに効果的です。たとえば、「議題2：新機能のリリース日程について（担当：田中、所要10分）」と書いておけば、会議中の混乱や時間超過を防ぐことができます。

また、このアジェンダを設計するプロセスで、「何について話さないか」を考えるきっかけになります。実際にチームミーティングを実施していく中で、議論が脱線しそうになったときに「本日はそのテーマについて議論を行いません。なぜならこういう理由です」と伝えることがでできるようになり、チームミーティングの脱線を防止し、時間内に収めることも可能になります。

3. 議論に必要な資料を揃える・準備する

会議中の議論をスムーズに進めるためには、事前に必要な情報や資料を揃えておくことが必要不可欠です。口頭だけでの説明には限界があり、視覚的な資料があるだけで理解度が格段に向上します。また、全員が同じ情報を見ながら話し合うことで、認識のズレも生じにくくなります。

資料は、議題ごとに整理されたスライド形式でも、簡易な箇条書きでもどちらでも問題ありません。重要なのは、「誰が見てもすぐに内容を把握できる」ようにしておくことです。加えて、資料は会議前に事前共有しておくのが理想です。そうすることで、参加者が当日までに資料に目を通しておき、ミーティングでは議論に集中することができます。

また、もし議題が抽象的なものであれば、議論の方向性を決めるための「問い」や「たたき台」を提示することも効果的です。これにより、ゼロから意見を出すのではなく、たたき台を起点に議論を深めることができます。

4. 関係者のみ参加してもらう

チームミーティングは「関係者の参加が多ければ多いほどよい」と思われがちですが、実はそうではありません。関係者以外が多く参加すると、発言の機会が減ったり、議論が散漫になったりする原因になります。逆に、関係者のみで構成されたミーティングであれば、必要な情報だけに絞って深い議論ができ、意思決定のスピードも向上します。

参加メンバーを選定する際には、「その人が発言・判断する立場かどうか」「その人の業務に直接影響があるかどうか」を基準にして選定するようにしましょう。場合によっては、ミーティングには参加せず、議事録のみを共有するだけで十分なケースもあります。

また、関係者を絞ることにより、「発言のハードルが下がる」という副次的な効果もあります。少人数であれば、若手メンバーや新メンバーも意見を出しやすくなり、チームの活性化にもつながります。

5. チームミーティングの内容を議事録にまとめて共有する

最後に意識したいポイントが、ミーティングの内容を記録として残し、関係者に共有することです。議事録には、議論されたポイントだけでなく、決定事項・今後のアクション・担当者・期限などを明確に記載することが重要です。これにより、「誰が何をするのか」が明確になり、次の行動にスムーズに移ることができます。

また、議事録を共有することで、ミーティングに参加できなかった人とも情報を共有できるほか、「言った・言わない」のトラブルも防止できます。さらに、議事録を振り返ることで、ミーティングの質を継続的に改善する材料にもなります。「どんな議論が行われ、どんな結果につながったのか」を可視化することで、チームの学びにもつながります。また議事録を共有することで、別のチームで似たようなミーティングを開催するなど企業にとっての無駄な会議を防ぐことも可能になります。

とはいえ都度チームミーティングの議事録をまとめるのは大変な作業です。この作業自体を自動化・効率化したい場合は、AIで会議内容を自動でまとめてくれるAI議事録ツールの導入も検討してみましょう。AI議事録ツールについて詳しく知りたい方は、以下の記事で詳しく解説していますので、参考にぜひご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

まとめ

チームミーティングは業務を円滑に進め、チーム全体の成果を最大化するために欠かせません。本記事では、チームミーティングの基本的な目的と必要なケース、意識したいポイントについてご紹介しました。チームミーティングは「重要情報の共有」「意思決定」「アイデア出し」「進捗確認と課題の早期発見」といった4つの目的に基づいて行われます。これにより、情報のズレや認識違いを防ぎながら、チームの行動を一貫させることができます。

また、チームミーティングが特に必要とされるのは、明確な目標に向けて動いているとき、議論が求められるとき、合意形成を行いたいとき、そして情報共有にズレを生じさせたくないときです。これらの状況では、ミーティングという対話の場を設けることで、より質の高い意思決定とスムーズな業務遂行が可能となります。

さらに、効果的なミーティングの進め方として、目的の明確化、アジェンダの作成、資料の準備、関係者の絞り込み、議事録の共有といった5つのポイントを紹介しました。チームミーティングを単なる定例業務ではなく、目的を持った生産性の高い場として活用することが、チームのパフォーマンス向上につながります。本記事を参考により良いチームミーティングを実現し、チームの力を最大限に引き出していきましょう。