ディスカッションの議事録を作成するコツ｜作成時の注意点や便利なAI議事録ツールまで解説

この記事でわかること

• ディスカッションの議事録の基本構成要素
• ディスカッションの議事録を作成するときのコツと注意点
• ディスカッションの議事録を作成するときに役立つAI議事録ツール

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ビジネスの現場では、チームのミーティングやプロジェクトのブレインストーミングなど、日々さまざまなディスカッションが行われています。ここで欠かせないのが「議事録」です。ディスカッションの内容を記録し、会議後に振り返ったり、プロジェクトなどの関係者と情報共有する際に欠かせません。

ディスカッションは意見が飛び交うほど深まりますが、「発言者が次々と変わって記録が大変」「自由に飛び交う意見や移り変わっていく話題をまとめるのが難しい」と感じる方も多いのではないでしょうか？

本記事では、ディスカッションにおける議事録の作成について、議事録の基本構成から、作成のコツ、作成時の注意点までを解説していきます。また、議事録作成を手助けしてくれる便利なAIツールまでご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

議事録とは

議事録とは、会議や打ち合わせの内容や、決定事項、発言者の意見などを記録したものです。

記録として残すだけでなく、会議内での重要な発言や決定事項を、会議に参加していた人はもちろん、参加していなかった人に対しても、情報共有することを目的としています。

特に会議時間が長かったり、複雑だったりすると、記録無しで会議の内容を振り返ることは困難です。議事録を作ることは、後から会議の決定事項や方針、次にやるべきことを確認する上で、非常に役立ちます。

ディスカッションの議事録の特徴

ディスカッションの議事録は、意見交換を中心とした自由な話し合いの記録をつけることになります。基本的な目的は、一般的な議事録と同じですが、以下のような特徴が挙げられます。

	一般的な議事録	ディスカッションの議事録
会議形式	あらかじめ決まった議題がある	自由な意見交換がメイン
議事録の構成	議題ごとに記録	話しの流れや論点でまとめて整理して記録
議事録の焦点	決定事項やネクストアクション	議論の内容、意思決定のプロセスを記録すること
記録する対象	発言や決定事項などを網羅的に記録	意見の内容や話し合いの流れ、結論の要約を記録
論点の扱い	各議題ごとの結論を明確に記載	結論だけでなく複数の視点や対立意見も記録

ディスカッションがメインの会議では、内容が広がりやすく要点整理が難しい点が特徴です。本記事では、まずは議事録の基本構成要素の解説から始まり、議事録作成時のコツや注意点をご紹介していきます。

ディスカッションの議事録｜7つの基本構成要素

それでは、まずはじめにディスカッションの議事録の作成する際の基本構成要素から解説していきます。

1. 会議の基本情報

議事録は記録として残すという目的で作成しているので、まずはじめに「いつ・どこで・誰が」参加していたかの基本情報として記載しましょう。記載する基本情報は以下の通りです。

• 会議名
• 開催日時：年月日・曜日・時間帯まで記載
• 開催場所：オンライン開催の場合はその旨も記載
• 参加者（欠席者）：部署や役職もセットで
• 記録者

2. 議題・ディスカッションテーマ

議事録を読んだ際に「なにについて話し合った」議事録なのかが明確にわかるように、議題やディスカッションのテーマ、または目的を記載しましょう。記載するのは会議名ではなく「議論の主題」を書きます。また、必要に応じて、どうしてそのディスカッションをすることになったのか、話し合う理由や背景も併せて記録を残しましょう。

3. 議論の概要

ディスカッションの議事録は、議論の内容が広がりがちなので、冒頭で議論全体の流れを記載しておくと全体像が把握しやすくなります。簡潔に概要を記載したあとに、詳しく議論内容や発言内容をまとめておくと、よりわかりやすい議事録になります。

4. ディスカッション内容・主な発言内容

ここでは議論されたトピックや論点ごとに見出しをわけて、ディスカッション内容を記載するのがおすすめです。ひとつの論点ごとに以下の項目を記載しておくとよいでしょう。

• 議論されたトピック・論点
  • 発言者
  • 発言内容
    • 発言の意図や背景なども記載できると◎
  • 意見の整理
    • 賛成意見や反対意見の要点とその理由
  • 論点のまとめ

ディスカッションの議事録は、一般的な議事録とは異なり、議論の結論だけを記載するのではなく、賛成意見や反対意見、またはディスカッションを行う中でどういう変遷を経て結論に至ったかの過程や背景など、意思決定のプロセスを記載するのがポイントです。

5. 結論・決定事項

ディスカッションの結果、決まったことや、合意された内容を明確に記載しましょう。決定に至った経緯なども簡潔に記述すると良いでしょう。また、そのときの議論では結論がでなかった未決定事項や、議論の中で出てきた懸念事項、今後に向けた検討課題などがある際は、その旨もここに記載します。

6. ネクストアクション

ディスカッション後は、その内容をもとに「誰が」「いつまでに」「なにを」やるのかを明確に記載しましょう。全員で共有すべきネクストアクションや特に強調したり、担当者と期日は箇条書きで記載するなど、見やすいように工夫すると良いでしょう。

7. 備考

備考欄には上記以外で必要に応じて共有する情報を記載します。例としては、次のような情報を記載します。

• 次回会議予定
• 補足事項　
• 添付資料

そのほか、今後の取り組みやディスカッションの参考になるような情報であったり、議論から派生した話題や課題などを記録しておくと、この先の継続的な議論に役立つことがあります。

ディスカッションの議事録を作成する際の4つのコツ

1. 議論の「目的」と「テーマ」を意識して作成する

ディスカッションは、自由に意見が飛び交うため、どこまで記録に残せば良いのか迷う方も多いでしょう。迷ったときは議論の「目的」や「テーマ」を意識して、そこから大きく外れた発言内容に関しては、記録の対象外にしましょう。すべての発言を拾うのではなく、議論の目的やテーマに対して重要なポイントを捉えるように意識するのがコツです。

2. 論点ごとにメモを分けて記録する

議事録作成者は、会議中に議論と並行してメモを記録しておくと記憶の曖昧さを防げます。メモは論点ごとに分けて記録しておくと、あとから見返す際に便利です。議論と並行してメモを取ることが難しい場合は、会議を録音・録画したり、AI議事録ツールの活用もおすすめです。

AI議事録ツールについては、「AI議事録ツールで議事録作成を効率的に！」で詳しく解説していますので、ぜひ参考にご覧ください。

3. 対立意見など複数視点も記録する

ディスカッションの議事録は、結論だけを記載するのではなく、意識決定のプロセスを記載することが重要です。そのため、決定事項だけでなく、対立意見や複数視点の意見も記録を残しておくようにしましょう。記録の際は公平性に重点を置いて、特定の意見だけを強調せずに偏りない記録を意識しましょう。

4. 結論は強調して書く

ディスカッションの過程も記録するため、議事録の情報量は必然的に多くなります。したがって、議論の結論やネクストアクションは強調して記載することで、読み手にわかりやすく伝わりやすい議事録になります。また、欠異論だけでなく、ネクストアクションも強調して記載し、また、曖昧な表現はせずに具体的に記載するようにしましょう。

ディスカッションの議事録を作成する際の3つの注意点

1. 客観的かつ簡潔に記録する

ディスカッションでは様々な意見が飛び交います。複数の視点で飛び交う意見を公平に記載するために、発言内容に忠実に記録を残し、記録者の主観は入れないように注意しましょう。また、誰の発言なのか不明な場合に「～と思われる」のような曖昧な表現は避けましょう。

発言者の特定が難しい、という場合は、話者識別機能を搭載したAI議事録ツールの活用がおすすめです。AI議事録ツールは会議音声からテキスト情報に文字起こししてくれますが、文字起こしの際に発言者を識別して文字起こししてくれるので、誰が発言したのか簡単に記録に残すことができます。

2. 発言をそのまま記載するのではなく要点で書く

発言は主観を入れず客観的かつ公平に記載しますが、その際にそのまますべて一言一句書き残さずに、要点で書くようにしましょう。発言をすべてそのまま記載すると情報量が多くなり、読み手にとって読みづらく伝わり辛い議事録になってしまいます。重要なポイント、発言に絞って記録することが重要ですので、完璧を目指しすぎないように注意しましょう。

3. プライバシー・個人情報・機密情報に配慮する

会議中のメモが追いつかない際は、録音や録画を活用することもあるかと思いますが、その際は必ず会議参加者のプライバシーに配慮して、事前に同意を取ってから録音・録画を始めましょう。また、議論内容に個人情報や機密情報が含まれる際は、作成した議事録の共有範囲や管理に注意しましょう。

AI議事録ツールで議事録作成を効率的に！

ディスカッションの議事録は柔軟な構成力や要約力が求められるため、議事録作成者のスキルに議事録のクオリティが依存してしまいます。その分、議事録作成者の負担も大きくなるでしょう。その問題点を解決してくれるのがAI議事録ツールです。

AI議事録ツールなら、会議の音声をテキスト情報に自動で文字起こしできます。「ディスカッション会議でメモが追いつかない」「あとからメモを見返してもどの論点に関するメモなのかわからない」といったときに大変便利です。

また、文字起こしされたテキスト情報からAIが自動で要点や重要事項をピックアップしてくれたり、話者を自動で識別して文字起こししてくれるため、議事録作成者の負担が軽減されて、また作成作業を効率化できます。

「発言を聞き逃さないように会議中にメモに追われて会議に集中できない」そんなお悩みも解決してくれるAI議事録ツールについてご紹介します。

AI議事録ツールとは

AI議事録ツールとは、議事録の作成・共有・管理ができるツールです。主に、

• 議事録作成時間の削減
• 音声とテキスト情報による正確な情報共有
• 管理コストの削減

を目的としています。

AI議事録ツールの代表的な機能としては、

• 自動文字起こし機能
• 用語登録・辞書登録機能
• フィラー除去機能
• 話者識別機能
• 要約・要点整理機能
• タスク・決定事項の抽出機能
• 共有・管理機能

などが挙げられます。ツールによって有している機能は異なりますので、どんな機能が必要か、どんなことで現在困っているのか、といったポイントでツールを選びましょう。AI議事録ツールの機能に関する詳しい説明やおすすめのツールは以下の記事で解説していますので、ぜひご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

本記事ではおすすめのAI議事録ツール「スマート書記」についてご紹介します。

スマート書記とは

引用：スマート書記

スマート書記は、議事録などのあらゆるドキュメント作成に関する作業を自動化・効率化するAI議事録ツールです。累計利用社数は5000社を突破しており、大手企業から自治体まで様々な業界で利用されています。90%以上の高い文字起こし精度、要点を箇条書きで整理したり、質疑応答や決定事項のみを抽出できたりと議事録の形式にあわせてAIを活用できるようになっています。

また、Web会議・対面会議の両方に対応ができるため、ディスカッションのような状況下だけでなく、経営会議や部内会議、人事面接、商談、インタビューなど社内外のあらゆる会議で利用が可能です。

スマート書記の特徴

• 要約文章の作成や要点整理など議事録の形式に合わせてAIを活用
• フィラー除去や用語登録を活用した90%以上の高い文字起こし精度
• 会議中の重要な音声をピンポイントで聞き直しができるため、確認工数の削減も実現

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まとめ｜AI議事録ツールでディスカッションの議事録は効率的に作れる！

本記事では、ディスカッションの議事録を作成するコツや注意点についてご紹介しました。

ディスカッションは自由に意見が飛び交う分、

• 会議中にメモを取る
• 論点ごとに整理する
• ディスカッションテーマごとに意見を要約して結論を記載する

といったような作業が非常に大変で時間がかかってしまいます。また、ディスカッションの議事録は、作成者の要約力や構成力に依存する側面が強く、クオリティの統一が難しいタイプの議事録です。

そんなときに役立つのがAI議事録ツールです。会議音声を録音、文字起こししてくれるため、あとからディスカッション内容を振り返りやすく、また、すべてテキスト情報に起こされるので、「メモを取っていて聞き逃してしまった！」という事態も防げます。

ぜひAI議事録ツールを活用して、質の高い議事録を作成していきましょう。