商談中のメモはマナー違反？メモを取るときのコツや注意点、便利なツールも紹介

商談中は会話のスピードが速く、要点を押さえながら記録を残すのが難しい場面が少なくありません。

一方、商談中のメモについては、次のような不安や悩みもあります。

• メモを取ることがマナー違反にならないか不安
• 会話に集中しているとメモが追いつかず、抜け漏れが生じる
• 後から見返しても要点が分かりづらく、報告や次アクションに活かせない

そこで本記事では、商談中のメモの可否、上手に取るコツ5点、注意点3点、商談の種類別のテンプレート、商談が終わったあとの使い方、対話に集中しながら記録を残せる便利なツールまでを整理して解説します。

Otolioがわかる人気3点セット資料（サービス概要・導入事例・機能詳細）をみる

商談中のメモはマナー違反か？

商談中にメモを取ることは、基本的にマナー違反ではありません。むしろ、商談内容を正確に記録できるだけでなく、相手の話を大切に聞いている姿勢を示すことにもつながります。メモを取る場合は、商談の冒頭で相手に一声かけたうえで、対話を妨げない範囲で記録するのが望ましいでしょう。

一方で、PCやスマートフォンを使ってメモを取る場合は、状況によって相手が違和感を抱くこともあります。PCやスマートフォンの画面を見続けると視線が下がり、「話を聞いてもらえていないのでは」と感じさせることがあるためです。

PCやスマートフォンを使用する際は、社内の情報管理ルールや端末利用の方針も確認しておきましょう。録音する場合は、利用目的を伝えて相手の了承を得ておくことをおすすめします。

紙のノートに手書きするか、PC・スマホでタイピングするか、あるいはAI議事録ツールで録音するかは、相手の業界慣習や商談の性格に合わせて選ぶのが現実的です。大切なのは、記録する姿勢を見せながら、対話への集中を最優先にすることです。このバランスが取れていれば、メモそのものは商談を円滑に進める姿勢として好意的に受け取られやすくなります。

商談メモを取る3つのメリット

商談中にメモを取ることには、記憶違いの防止・情報の整理・関心の伝達という3つの効果があります。

1. 記憶違いや抜け漏れを防げる

商談中はやり取りされる情報量が多く、金額・納期・関係者名・要望など、細かな条件をすべて記憶に頼るのには限界があります。重要な数字や日時、相手の要望をその場で書き留めておけば、後日の認識違いや「言った・言わない」のトラブルが生じるリスクを減らせます。

商談後の報告書や提案書の作成もスムーズになります。メモが手元にあるだけで、事実確認に時間を取られず、提案の中身を練る作業に集中できるためです。正確な記録を継続することで、営業活動における情報共有の精度や対応の一貫性を高められます。

2. 商談中の情報を整理できる

メモを取る行為は、単なる書き写しではなく、頭のなかで情報を仕分ける作業でもあります。相手の話を要点ごとにまとめたり、課題と提案を対応させて書いたりすることで、その場で理解が深まるのです。

商談後に見返せば、話の全体像を短時間で再構成できます。次回の打ち合わせの論点整理や、上司・同僚への共有時にも役立ち、振り返りに割く時間そのものが短くなります。

3. 相手の話を大切に受け止める姿勢を示せる

真剣にメモを取る姿勢は、「あなたの話を大切に聞いています」という無言のメッセージにもなります。特に初対面の商談や重要な意思決定が絡む場面では、相手の言葉を丁寧に受け止める態度が信頼につながります。

商談でメモを取る5つのコツ

商談中のメモで大事なのは、書く量より残し方です。会話に追いつきながら要点を残すコツを5つ紹介します。日々の営業活動にすぐ取り入れられるものばかりです。

商談の進め方や成功のポイントは、営業の商談を成功させるための3つのコツでも解説しています。

きれいさより書くスピードを優先する

商談中は会話のテンポが速く、聞いた言葉をそのまま書き取ろうとすると、会話に追いつけなくなることがあります。文字のきれいさや文章の体裁は、商談後に整えれば十分です。

まずは、キーワード・数値・固有名詞・感情のニュアンスなど、要点だけを抜き出す「速記」の意識を持ちましょう。書く時間を減らすために、自分で意味を把握できる略語や記号を使うのも有効です。

たとえば「決定事項→◎」「宿題→▲」「相手の懸念→？」といった具合に、記号でカテゴリを表すと、後で見返したときに、情報の種類がひと目で分かります。ただし、社内で共有する際は、ほかの人にも伝わる表記に直しましょう。完璧に書き取ることよりも、重要な要点を逃さないことを優先しましょう。

書いたメモを見返して質問する

メモは書きっぱなしにせず、商談の途中で自分の理解を確かめる材料として使います。書き留めた内容を軽く見返し、曖昧な点があれば「先ほどのお話ですが、こういう理解で合っていますか」と質問しましょう。

その場で確認すれば、相手の意図やニュアンスを取り違えるリスクを下げられます。メモを起点にした対話は、「この人はちゃんと聞き取ろうとしてくれている」という好印象にもつながり、関係構築を後押しします。

記録したい項目を事前に書き出す

当日いきなり白紙のノートに向かうと、何を書けばよいか迷いやすく、結局重要な項目を聞き逃してしまいます。「議題」「相手の課題」「提案内容」「決定事項」「次のアクション」といった記録項目を、事前にノートやメモアプリへ書き出しておきます。これだけで、メモの負担がぐっと軽くなります。

商談メモを議事録として整理して残したい方は、商談議事録の書き方とテンプレートも参考にしてください。

記録内容をその場で復唱し確認する

商談中に書き留めた内容は、こちらの理解と相手の意図が必ずしも一致しているとは限りません。特に金額・日程・条件など、後の意思決定に直結する事項は、書いた直後に復唱して確認するのが安全です。

たとえば「では、来月20日までにご提案書を送付する、ということでよろしいでしょうか」と一言添えるだけで、認識のずれをその場で解消できます。相手にとっても、内容を再確認する機会になり、双方の合意形成が早まります。

便利なツールを利用する

どれだけ略語や記号を工夫しても、手書きやタイピングでのメモには限界があります。特に注意したいのは、複数の参加者が次々に発言する商談や、専門用語が頻繁に使われる商談です。記録に意識を取られるほど、相手への質問や反応が減り、対話の質が落ちやすくなります。

そこで有効なのが、AI議事録ツールをはじめとする便利なツールの活用です。ツールによっては、録音・文字起こしに加え、要点抽出やタスク整理まで自動化できるため、メモを取る役割そのものを手放し、商談自体に集中できます。具体的なツールの選び方は、AI議事録ツール14選の比較記事でも紹介しています。

商談でメモを取る際の3つの注意点

メモは商談を助ける道具である一方、使い方を誤ると相手の心証を損ねたり、情報管理上のリスクを生じさせたりする可能性もあります。実務でつまずきやすい3つの注意点を整理します。

1. メモに集中しすぎず会話を優先する

商談中に無言でノートやPCへ書き込み続けていると、相手からは「話を聞いていないのでは」と映ることがあります。目線が手元に落ちすぎないよう、書きながらも視線と相槌で「聞いている」ことを伝えましょう。

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートでは、「録音が回っている安心感があるからこそ、メモを取らずに目の前の相手との対話に集中できる」という声も寄せられています。手書きにこだわらず、必要に応じてツールに記録を任せ、会話の質を優先する判断も現実的な選択肢です。

2. 個人情報や機密は慎重に扱う

商談では、企業の戦略・顧客情報・価格条件など、機密性の高い情報に触れる場面が少なくありません。書き留めた内容の保管方法や共有範囲には、細心の注意を払いましょう。

紙のメモは施錠できる場所に保管し、不要になったらシュレッダー処理します。デジタルデータであれば、アクセス制限・パスワード・共有範囲の管理を徹底します。

ツールを使う場合は、録音データの保存場所やアクセス権限、AI学習への利用可否まで含めて確認しておくと安心です。情報漏洩は取引先からの信頼を大きく損なう要因になるため、守秘義務を意識した運用を心がけます。

3. 聞き逃したら正直に聞き返す

商談中に話を聞き逃してしまうことは、誰にでも起こります。危険なのは、想像で内容を補完したり、なんとなくメモを埋めてしまったりすることです。金額や条件を取り違えたまま次のアクションに進めば、後の商談に大きな影響を及ぼしかねません。

聞き取れなかったときは、「恐れ入ります、もう一度お聞かせいただけますか」と素直に聞き返しましょう。丁寧な確認はむしろ誠実さの表れとして受け止められ、相手の信頼を積み上げる材料になります。曖昧なまま前に進めない姿勢が、結果的にトラブルを未然に防ぎます。

そのまま使える商談メモのテンプレート

営業の商談では、発言をすべて書き取る必要はありません。ただし、決定事項と次のアクションだけでなく、相手の課題や要望、未決定の条件なども、次の商談に必要な範囲で残しておきましょう。記録しておくべき項目は、初回ヒアリング・提案・クロージングなど、商談の段階によって異なります。

そこで、どの商談でも使える共通項目と、商談の種類に応じて追加する項目に分けました。共通項目に加え、初回ヒアリング・提案・クロージングの3つのテンプレートから、必要なものを選んで使ってください。

どの商談でも書いておく項目

商談の種類が変わっても、ここだけは毎回同じです。白紙から書き始めずに済むよう、前日のうちに相手の情報まで埋めておくと、当日は話を聞くことに集中できます。

■ 基本情報
日時：yyyy年mm月dd日（曜）○時〜○時
場所：○○会議室・オンライン会議
自社の出席者：氏名・部署
■ 相手
会社名：
部署・役職：
氏名：
■ 今日の目的 （例：課題のヒアリング、提案内容の説明、条件のすり合わせ）
■ 相手が言ったこと（事実をそのまま）
・
■ 決定事項（双方で決まったこと）
・
■ 次のアクション
・自社：○○を○月○日までに　担当：
・相手：△△を○月○日までに
■ 次回の予定
日時：
場所：
目的：
■ 補足（次回の会話に役立つ情報） （例：前回話した内容、共通の関心事）

この型で大事なのは、「決定事項」と「次のアクション」を分けて書くことです。「決定事項」には双方が合意した内容を、「次のアクション」には誰がいつまでに何をするかを記録します。この2つを分けておけば、商談後に必要な対応を把握しやすくなります。

初回ヒアリングのメモテンプレート

初回の商談は、売り込む場というより、相手を深く理解する場です。自社が話したことより、相手が話したことを厚く残します。

■ 相手の現状
・いまのやり方：
・困っていること：
・困り始めた時期ときっかけ：
■ 予算・決裁権・必要性・導入時期（BANT）
・予算の規模：
・決める人：
・必要としている理由：
・導入したい時期：
・社内で承認を取る流れ：
■ 比較している他社
・社名：
・比べている点：
■ 相手が使った言葉（言い換えずにそのまま）
・「　　　　　　　　　」

BANTは、Budget（予算）・Authority（決裁権）・Needs（必要性）・Timeline（導入時期）の頭文字です。この4つを聞くのは、その商談単体を進めるためというより、相手が社内で承認を取るまでの見通しを持つためと考えてください。

初回で全部埋まらなくて構いません。埋まらなかった欄が、そのまま次回の質問になります。

最後の「相手が使った言葉」を言い換えずに残すのは、提案書を書くときに相手の言葉のまま返せるようにするためです。こちらの用語に置き換えると、相手が伝えたかったニュアンスを正確に残せない場合があります。商談メモの項目を事前に整える際は、商談前に準備すべき7つのことも参考になります。

提案・プレゼンのメモテンプレート

提案の場で残す価値が高いのは、話した内容より相手の反応です。説明したことは手元の資料に残っています。資料に残らないのは、相手がどこで身を乗り出し、どこで黙ったかのほうです。

■ 説明した内容
・
■ 相手の反応
・うなずいた箇所：
・質問が出た箇所：
・声のトーンや表情が変わった箇所：
■ 出た質問と答え
・質問：
・その場で答えたこと：
・持ち帰りになった質問：
・回答の期限：
■ 懸念・反対意見
・誰が：
・何を：
■ 社内の検討の進み方
・次に誰が見るか：
・いつ判断するか：

質問が出た箇所は、相手の関心や疑問を把握する手がかりになります。質問の内容を振り返り、次の提案で補足すべき点や改善できる点がないか確認しましょう。反応を書き取る余裕がないときは、資料のページ番号だけでもメモに残しておくと、あとから思い出せます。

クロージングのメモテンプレート

条件を詰める場では、決まったことと同じだけ、決まっていないことを書き残すのが大事です。曖昧なまま進んだ項目が、あとで「言った・言わない」になります。

■ 合意した条件
・金額：
・契約の期間：
・開始したい日：
■ まだ決まっていない条件
・項目：
・どちらが持ち帰るか：
・期限：
■ 社内の承認に必要なもの
・必要な資料：
・提出先：
・提出の期限：
■ 契約に至らない可能性と、その理由
・
■ 次回までにこちらが用意するもの
・

「契約に至らない可能性」の欄は、書きにくいかもしれません。それでも、その場で感じた引っかかりを一言残しておくと、上長に相談するときの材料になります。好感触だった商談でも、懸念点や未決定事項を記録しておくと、次回の対応方針を検討しやすくなります。

商談メモは商談のあとにどう使う？

商談メモは、記録して終わりではありません。社内で共有し、顧客管理システムに登録して、次の商談の準備に活用することで価値が高まります。手元のノートに残したままにせず、共有・登録・次回の準備へとつなげましょう。

その日のうちに社内へ共有する

商談後の情報共有は、できるだけ早く行いましょう。時間が経つ前であれば、メモに残していない相手の反応や商談中の雰囲気も思い出しやすくなります。

社内で共有する内容は、決定事項・次のアクション・相手の反応を中心に整理します。整った報告書に仕上げることにこだわらず、情報管理ルールに従って早めに共有しましょう。

うまくいかなかった商談ほど、他の人の目が入ると次の一手が見つかります。商談のあとの振り返りをどう言葉にして伝えるかは、商談後のフィードバックの伝え方で例文とあわせて整理しています。

顧客管理システムには当日中に入れる

商談や顧客の情報を組織で管理するには、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理システム）などを活用します。商談の記録をこうしたシステムに残すことで、担当者以外も案件の経緯や次の対応を把握しやすくなります。

ただし、商談後の情報入力は後回しになりやすい作業です。Otolioにも、商談後の情報入力が遅れ、記憶が曖昧になってから記録することで情報の質が落ちるという相談が繰り返し寄せられています。

記録漏れを防ぐためには、商談当日中に情報を入力するのがおすすめです。メモの記録項目と顧客管理システムの入力項目をあらかじめ合わせておくと、転記の負担を減らせます。たとえば、決定事項・次のアクション・相手の課題などが対応する項目として並んでいれば、内容を整理し直す手間を省き、スムーズに転記できます。

すべての項目を埋めようとしないことも大切です。その日に分かった情報を先に入力し、未確認の項目は確認できた時点で追記しましょう。すべての情報がそろうまで入力を後回しにするよりも、記録漏れを防ぎやすくなります。

次の商談の準備にメモを使う

次の商談の前には、前回のメモにある「次のアクション」や「まだ決まっていない条件」を確認しましょう。前回の合意事項や未解決の課題もあわせて見返すと、次に確認すべき内容を整理できます。

ここで効いてくるのが、相手が使った言葉をそのまま残しておく習慣です。「人が足りない」と言われたのを「リソース不足」と書き換えると、次の商談で相手の実感からずれた話をしてしまうでしょう。同じ言葉で返されたとき、相手は前回の話が届いていたと感じるものです。

訪問を重ねる商材ほど、この積み上げが効きます。5回目、6回目と回を重ねるうちに、前回何を話したかは記憶から抜け落ちていくからです。読み返す前提で書いておけば、その場で思い出す必要はありません。

商談メモの記入・活用に便利なツール

商談メモでは、記録すること自体よりも、対話に集中しながら次のアクションに活用できる形で残すことが重要です。手書きやタイピングだけでは記録が難しい場合、AI議事録ツールや会議業務を自動化するAIエージェントの活用が選択肢になります。

AI議事録ツールとは

AI議事録ツールは、会議や商談の内容を録音し、音声認識AIがその音声をテキスト化して、要約や要点整理までを支援するツールです。名称は「議事録」となっていますが、商談メモの記録にも同じ仕組みが使えます。

代表的な機能は、文字起こし・話者識別・要約・要点抽出・タスクや決定事項の自動整理です。これらの機能を活用すれば、商談中は会話に集中し、商談後に要約や文字起こしを確認できます。ただし、AIによる文字起こしや要約には誤りが生じる場合もあるため、金額・日付・固有名詞などの重要事項は元の音声と照合しましょう。

選ぶときの分かれ目は、オンラインの商談だけを前提にしていないかどうかです。訪問が多い組織では、「電波の届かない訪問先でも録音できるか」「スマートフォン1台だけで録音できるか」が最初の関門になります。

Otolioにも、機能を比較する前に、訪問先で問題なく録音できるかを確認したいという相談が繰り返し寄せられています。対面の商談が中心なら、自社がいつも使う場所で音が録れるかどうかから確かめてください。

Otolio（会議業務を自動化するAIエージェント）

Otolioは、「会議業務を丸ごと自動化するAIエージェント」です。文字起こしや要約に加え、会議前の準備から会議中の記録、会議後のフォローアップまでを一貫して自動化します。

商談メモという用途にかぎって見ると、効いてくるのは次の3点です。

• 商談中の記録を任せられる：録音と文字起こしが自動で進むため、メモを取る作業を手放して対話に向き合えます
• 決めた形式の商談メモが自動で出る：会議の種類ごとに書式を事前設定しておけば、録音した商談の内容から、その書式に沿った議事録を自動生成できます
• 商談後の入力まで自動化できる：Salesforceへの商談メモの自動登録に加え、お礼メールの下書きもAIが作成します

文字起こしの精度は90%以上で、誰が話したかも自動で見分けます。自動生成された商談メモは内容を確認・修正できるため、記録作成の負担を減らせます。

商談の前後までを自動化する使い方

Otolioが商談で担うのは、商談前・商談中・商談後の3つの場面です。

商談前は、Salesforceに登録した商談の情報と、AIが集めた相手企業の情報をもとに、AIが当日の商談シナリオを自動で用意します。想定される課題や聞くべき論点、質問の意図まで整理されるため、商談前の準備漏れを防ぎ、確認すべき内容を把握しやすくなります。

商談中は、録音と文字起こしが自動で進み、発言者も自動で振り分けられます。手を止めて相手の話に向き合えるのは、この部分が自動で回っているからです。

商談後は、次のアクションの抽出、Salesforceへの商談メモの自動登録、フォローメールの文面作成などを支援します。商談項目の更新内容やメール文面は、担当者が確認し、必要な操作を行います。

会議の種類ごとに商談メモの書式を統一すれば、担当者ごとの記録形式のばらつきを抑えられます。

商談メモの課題をOtolioで解決した事例

株式会社Warisのエージェント事業部では、商談でヒアリングした内容をセールスチームへ引き継ぐため、商談後の情報整理に1件あたり約30分かかっていました。商談中はできるだけメモを取っていたものの、会話をしながら重要な情報をすべて書き留めるのは難しく、メモが取れない場面も出ていたといいます。取れなかったときは記憶をたどってまとめ直すことになり、さらに時間がかかっていました。

導入前のロールプレイングでは、メモを取ることに集中するあまり「表情がこわばっているよ」とフィードバックが入ったこともあったそうです。

Otolioの導入後は、録音と自動の文字起こしに記録を任せ、商談中にメモを取る作業そのものをなくしました。商談後の情報整理は約30分から15分に短縮され、時間にしておよそ50%の削減です。月間の商談件数が約30〜40件あるため、積み上がると大きな差になります。

数字以上に変わったのは、対話への集中度でした。目の前の相手に寄り添い、本音を引き出せる商談へと質が変わったといいます。メモと記憶だけが頼りだった状態から、音声と文字起こしの両方を確認できる状態になり、精神的な負担も軽くなったという声が寄せられています。

参考記事：Otolioはもはや育成ツール。導入後にメンバーの商談スキル向上を実現した方法とは

まとめ｜商談メモは書いたあとの使い方で決まる

商談中にメモを取ることは、基本的にマナー違反ではありません。記憶違いの防止や情報の整理に役立ち、相手の話を大切に聞いている姿勢を示すことにもつながります。商談の冒頭で一声かけ、相手の反応を確認しながら記録しましょう。

ただし、メモは記録しただけでは十分に活用できません。商談後は速やかに社内へ共有し、顧客管理システムへ登録したうえで、次の商談の準備にも役立てましょう。

必要なのは、書く量を増やすことよりも、後から活用できる形で記録を残すことです。商談の種類に合わせたテンプレートを使い、決定事項と次のアクションを分けて記録しましょう。手書きやタイピングでは追いつかない場合は、録音や文字起こしツールを活用すると、商談後の情報整理も進めやすくなります。

まずは次の商談で、この記事の型をひとつ写して使ってみてはいかがでしょうか。

こうした作業をすべて手作業で行うと、商談や次の提案に使える時間が少なくなります。記録から情報整理、共有までの作業を効率化することが、営業活動に集中するためのポイントです。

よくある質問とその回答

Q. 商談中にPCやスマホでメモを取っても失礼になりませんか？

基本的に失礼にはあたりませんが、PCやスマートフォンの画面を見続けて視線が下がると、「話を聞いていないのでは」と受け取られる場合があります。商談の冒頭で「重要な点を記録させていただきます」と一声添え、書きながらも視線と相槌で相手にリアクションを返すと、違和感を与えにくくなります。

Q. 商談メモを録音してもよいですか？

商談を録音する際は、目的を伝え、事前に相手の了承を得ておくことをおすすめします。録音への事前同意がすべてのケースで法律上必須というわけではありませんが、相手企業の規則や守秘義務、個人情報の取り扱いには注意が必要です。録音データの保存先や共有範囲も、社内ルールに沿って管理しましょう。

Q. 商談メモに最低限書くべき項目は何ですか？

商談メモには、日時・相手の情報・目的・相手が言ったこと・決定事項・次のアクションなどを残すのが基本です。必要に応じて次回の予定や補足情報も加えると、次の商談や社内共有に活用しやすくなります。相手の課題を深く聞く初回ヒアリングや、提案への反応を残したい場面では、商談の種類別テンプレートから必要な欄を足してください。

Q. 商談の種類によってメモの項目を変えるべきですか？

共通の項目は変えず、商談の目的に合わせて必要な欄を追加するのがおすすめです。初回ヒアリングでは予算・決裁権・必要性・導入時期、提案では相手の反応や質問、クロージングでは未決定の条件などを記録します。本文のテンプレートから、その日の商談に合う項目を選んでお使いください。

Q. メモがどうしても追いつかないときは、どうすればよいですか？

まずは事前に記録項目をテンプレート化し、当日は要点だけを速記に切り替えます。それでも追いつかない場合は、AI議事録ツールなどで録音と文字起こしを自動化し、「対話」と「次のアクションの整理」に意識を向けるのが有効です。手作業と自動化の役割分担を決めておくと、商談本番の負荷が大きく下がります。