商談中のメモはマナー違反？メモを取るときのコツや注意点、便利なツールも紹介

この記事でわかること

• 商談中のメモはマナー違反かどうか
• 商談中にメモを取るコツ
• メモを取るのが苦手な方におすすめのツール

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「商談中、会話に集中してメモを取るのが難しい」「そもそも商談中にメモを取るのはマナー違反なのかすら分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

商談中にメモを取るのは、基本的にはマナー違反ではありません。むしろ、内容を正しく記憶・整理できたり、相手に関心があることを伝えられたりするため、メモを取るか迷ったら、とりあえずメモを取るのが無難です。とはいえ、商談中に会話をしながらメモを取るとなると、会話のスピードにメモが追いつけなかったり会話に集中するあまりうまくメモが取れなかったりすることもあります。

商談中に会話しながら上手にメモを取るためには、記録したい項目を事前に書き出しておいたり、聞き取れなかった時は正直に聞き返したり、メモを見返しながら質問をしたりするなど、商談中のメモのコツを押さえておくことが重要です。それでもやはり難しいという場合は、AI議事録ツールのような自動で録音・文字起こし・要点整理を行ってくれる便利なツールの導入をおすすめします。

今回の記事では、商談中のメモの取り方でお悩みの方のために、商談でメモを取るコツ、商談メモのテンプレート例、商談のメモで活躍する便利なツール、メモを取る際の注意点などについてご紹介します。

すぐに商談メモを取るコツ、商談メモで活躍する便利なツールについて知りたいという方は以下からご覧ください。

商談でメモを取る5つのコツ
商談メモの記入・活用に便利なツール

商談中のメモはマナー違反か？

商談に慣れない方にとって、やはり目下の懸念事項は「商談中にメモを取るのはマナー違反かどうか」ということでしょう。

商談中にメモを取るのは、基本的にはマナー違反ではありません。ただ、PCやスマホを使ってメモを取る場合は、状況によっては相手に不快感を与えることもあります。そのため、メモの方法についてはあらかじめ上司に相談したり、商談が始まる前に先方に一声かけたりして、相手にとって不快にならないか確認しておきましょう。

商談メモを取る3つのメリット

商談中にメモを取ることで得られるメリットは３つあります。

1. 記憶違いや抜け漏れを防げる

まずは、記憶違いや内容の抜け漏れを防ぐことができます。

商談中には多くの情報がやりとりされるため、すべてを正確に記憶しておくのは難しいものです。重要な数字や日時、相手の要望などをメモしておくことで、記憶違いや聞き漏らしによるトラブルを未然に防ぐことができます。

また、後から内容を確認できるため、報告書や提案書を作成する際にも役立ち、業務の正確性と信頼性を高めることに繋がります。

2. 内容を整理できる

内容を整理できることも商談中にメモを取るメリットの一つです。

メモを取ることにより、商談中の情報を自分なりに整理しながら聞くことができます。相手の話を要点ごとにまとめたり、関連する情報を図や箇条書きで整理したりすることで、理解が深まりやすくなるからです。

また、商談後にメモを見返すことで全体の流れを再構成できるため、次回の打ち合わせや振り返りに備える準備が効率的に行える点も大きな利点です。

3. 相手に関心があることを伝えられる

また、メモを取ることで相手に関心があることも伝えられます。

相手の話を注意深く聞きながらメモを取る姿勢は、「あなたの話を大切に聞いています」という誠意の表れでもあります。単なる形式ではなく、熱心に内容を記録する様子は相手に好印象を与え、信頼関係の構築にもつながります。

特に初対面や重要な商談では、相手の言葉を真剣に受け止める態度が評価され、円滑な関係づくりに貢献するでしょう。

商談でメモを取る5つのコツ

商談でメモを取るメリットが分かったところで、ここからは、商談中にうまくメモを取るコツについてご紹介します。

1. 書くスピードを意識する

まずは、当たり前ですが、綺麗なメモ作りよりも書くスピードを意識することが重要です。

商談中は会話のテンポが速いため、すべてをそのまま書き取ろうとすると追いつけません。重要なキーワードや要点だけを抜き出して書く「速記」の意識を持つことが大切です。

また、自分だけがわかる略語や記号を活用することで、記録のスピードが格段に上がります。完璧さよりも、要点を逃さないことを優先しましょう。

2. 書いたメモを見返して質問する

メモはただ取るだけでなく、商談中に確認のために活用することが効果的です。

メモを見返して不明点があれば、その場で質問し、内容を正確に理解しておきましょう。そうすることで、相手の意図やニュアンスをきちんと把握でき、次の提案や対応に活かせます。

メモを使ったやり取りは、相手への丁寧な対応にもつながり、先ほどのメリットでもご紹介した円滑な関係づくりにも貢献します。

3. 記録したい項目を事前に書き出す

実際に商談に臨む際、記録したい項目を記したノートやメモアプリなどを用意しておくと、メモの負担がぐっと軽減しスムーズにメモを取ることができます。

具体的には、「議題」「相手の要望」「課題」「次のアクション」など記録すべき項目を想定し、事前にノートやメモアプリに書き出しておくのが有効です。

特に、テンプレートを作っておけば、聞くべき情報が自然と整理され、抜け漏れを防げます。具体的なテンプレート例は商談メモの便利なテンプレートでご紹介しています。

4. 記録内容をその場で復唱し確認する

商談中に記録した内容は、こちらの理解と相手の意図が必ずしも一致しているとは限りません。

特に数値や条件、期日などの重要事項については、記録したあとに「念のため確認させてください」といった形でその場で復唱し、相手に確認を取ることが大切です。たとえば「○月○日までに資料をご提出、ということでよろしいでしょうか？」といった具合に確認することで、誤解や行き違いを未然に防げます。

こうした丁寧な確認は、信頼を築くうえでも非常に有効です。

5. 便利なツールを利用する

手書きやタイピングでのメモは、どうしてもスピードに限界があります。

どうしても商談と並行してメモを取れない場合は、後の項目でもご紹介するAI議事録ツールの活用がおすすめです。録音機能だけでなく、その場での文字起こしや要点抽出などの機能を兼ね備えているため、商談に集中しながら分かりやすいメモの作成も同時に行えます。

便利なツールを選ぶことで、効率的な情報管理が可能になり、商談の成果を確実に記録に残すことができます。

商談でメモを取る際の3つの注意点

商談でメモを取る際に気を付けておくべきポイントを3つご紹介します。

1. メモを取ることに集中しすぎない

商談中に無言でノートやパソコンに書き込んでいると、相手に「聞いていないのでは？」という不安や不快感を与えることがあります。そのため、必ず冒頭で「重要な点を記録させていただきます」などと一言伝え、商談中は会話に集中するようにしましょう。

また、適宜「こちらは重要なのでメモさせていただきますね」といった声かけも効果的です。メモを取ること自体が関心や誠意の表れになりますが、それを伝える工夫がより良い関係構築につながります。

2. 個人情報や機密は慎重に扱う

商談では企業の戦略や顧客情報など、機密性の高い情報に触れることがあります。

これらを記録する際は、保管方法や取り扱いに十分注意しましょう。紙のメモなら施錠できる場所に保管し、不要になったらシュレッダー処理を行います。デジタルデータであれば、パスワード管理やアクセス制限を徹底しましょう。

情報漏洩が信用失墜につながることを意識し、守秘義務を持って取り組みましょう。

3. 聞き逃しは正直に伝え聞き返す

商談中に話の一部を聞き逃してしまうことは誰にでもありますが、内容を想像で補完したり、なんとなくで記録してしまうのは非常に危険です。

重要な数値や条件の誤解は、大きなミスにつながりかねません。もし聞き取れなかった場合は、「すみません、もう一度よろしいでしょうか？」と素直に聞き返しましょう。丁寧に確認することで、正確な理解と記録ができるだけでなく、誠実な対応として相手からの信頼も得やすくなります。

絶対に曖昧なまま進めないようにしましょう。

商談メモの便利なテンプレート

ここでは、商談中のメモに必要と考えられる項目を並べたテンプレートをご紹介します。状況に合わせて、項目や内容を自由にご変更ください。

■ 商談日時・場所・対応者
日時：yyyy年mm月dd日（aaa）○時～
場所：○○会議室(zoom会議など)

対応者：

■ 商談相手
会社名：
部署・役職：
氏名（敬称）：

■ 商談の目的
（例：サービス提案、課題ヒアリング、契約内容確認 など）

■ 相手の課題・ニーズ
（ヒアリングした内容を箇条書きで）

■ 提案内容・説明事項
（こちらが提示・説明した内容を整理）

■ 相手の反応・コメント
（好印象、要検討、懸念点、比較ポイントなど）

■ 決定事項・ToDo
（双方で決まったこと、今後のタスク）

■ 次回対応・フォローアップ
（次のアクションや予定されている連絡・商談）

・内容：

・日程：yyyy年mm月dd日（aaa）○時～

・場所：○○会議室(zoom会議など)

・対応者：

■ 補足・雑談メモ（関係構築に役立つ情報など）
（例：趣味、好み、前回話した話題など）

商談メモの記入・活用に便利なツール

商談メモを取るコツでもご紹介しましたが、メモを取るにあたって、人の手ではどうしてもスピードに限界があります。スピードが担保できたとしても、肝心の会話に集中できなければ意味がありません。

そこでおすすめなのがAI議事録ツールの活用です。

AI議事録ツールとは

AI議事録ツールとは、会議や打ち合わせの内容を録音し、その音声をAIが読み取って自動で文字起こしたものを要約したり要点を整理したりなど、議事録の作成や編集の時間を削減することができるツールです。

「AI議事録ツール」という名称ではありますが、もちろん商談メモの記録にも活用することができます。

AI議事録ツールは、ツールごとにさまざまな機能を有しています。その中でも特に代表的なのが、文字起こし機能、話者識別機能、要約・要点整理機能、タスク・決定事項の抽出機能です。

これらの機能を活用することで、商談中は会話に集中しながら、適宜AI議事録ツールを見返すことで会話内容の確認・振り返りを行うことができます。

おすすめのAI議事録ツール

AI議事録ツールの概要を掴めたところで、ここからは、おすすめの議事録ツールをご紹介します。もっと比較検討したい！という方やAI議事録ツールについてもう少し詳細に知りたい方は、下記参考記事も併せてご覧ください。

参考記事：【2025】AI議事録ツールおすすめ14選！事例や機能についても解説

スマート書紀

引用：スマート書記

スマート書記は使えば使うほどAIの精度が上がるAI議事録ツールです。複雑な設定や用語登録を行わなくても、今まで通り議事録を作成するだけで、各社に最適化された高精度の文字起こしが可能です。

この高精度の文字起こしにより、自動要約や要点抽出が可能なスマート書記の機能「AIアシスト」の精度も向上し、議事録やドキュメント作成にかかる時間を大幅に削減することができます。またこれらはAIに学習させることなくAI精度を向上させる特許取得済の独自アルゴリズムを活用しているためセキュリティ面でも安心してご利用できます。

スマート書記の特徴

1. 機密情報を学習させることなく、使えば使うほど各社に最適された高精度の文字起こしを提供
2. 様々な議事録・ドキュメントの作成時間を削減できるように複数のAI出力形式に対応
3. 累計6,000社以上の利用社数。大手企業から自治体まで様々な組織で利用されている信頼性の高いセキュリティ

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AI議事録ツールを活用して「商談メモを取るのが難しい」という問題を解決した事例

ここでは、商談中にメモを取るのが難しく共有にも苦労していた企業が、AI議事録ツールであるスマート書記を導入したことで問題を解決した事例をご紹介します。

スマート書記を活用することで、商談後の情報整理の時間が約30分から15分になり、50％削減することができました。削減時間としては1件あたり15分ですが、月間の商談件数が約30〜40件と多いため、かなりの時間を削減できていると思います。

今まで商談中に必死にメモをとっていましたが、スマート書記で録音しているため、メモを取る作業をなくすことができ、今まで以上に対話に集中できるようになったと感じています。

それこそ導入前のロープレで、メモを取るのに必死すぎて「表情がこわばっているよ！」とフィードバックしたこともありましたが、スマート書記導入後はより対話に集中できるので、目の前の人に寄り添い、本音を引き出せるようになったと思います。何よりもメモと記憶が頼りだった状態から、音声と文字起こし両方を確認できるようになったので、精神的にもかなり楽になりました。

引用記事：スマート書記はもはや育成ツール。導入後にメンバーの商談スキル向上を実現した方法とは

まとめ｜商談メモのお悩みにはAI議事録ツールの活用がおすすめ

今回の記事では、商談にあまり慣れていない方に向けて、商談中にメモを取るのはマナー違反か、ということから商談中にメモを取るコツや注意点についてご紹介してきました。

商談中にメモを取るのは基本的にはマナー違反にはならず、むしろ内容を正確に記録・整理できる点や相手に関心があることを伝えられるという点を考慮すると、やっておくべきことであるとも言えます。ただ、状況によって失礼にあたることもあるため、事前にメモの有無や方法について確認しておくのが無難でしょう。

また、商談中にメモを取るコツとしては、

• 書くスピードを意識する
• 書いたメモを見返して質問する
• 記録したい項目を事前に書き出す
• 記録内容をその場で復唱し確認する
• 便利なツールを利用する

という5点が挙げられます。特に、メモを取るのが苦手な方は、AI議事録ツールの導入がおすすめです。商談中のメモの負担が大きく軽減するので、会話に集中することができます。

本記事でご紹介したテンプレートやAI議事録ツールを活用しながら、ぜひ効率的な商談メモの作成を実現しましょう。