【徹底比較】GeminiとAI議事録ツールどちらを選ぶ？議事録効率化の成功ポイントを解説

会議のあとに議事録をまとめる作業は、多くの職場で当たり前のように続いています。Geminiのような生成AIに任せて、この負担を軽くしたいと考える方も増えました。

ただ、

• Geminiで作った議事録が、そのままでは共有できる形にならない
• 会議ごとに指示を書き直す手間が減らず、この先も続けられるか不安がある
• 専用のAI議事録ツールに切り替えるべき基準がわからない

といった悩みを抱えている方も少なくありません。

そのためこの記事では、GeminiとAI議事録ツールの違いを「会議業務のうち、どの工程を人が担うか」で整理します。そのうえで、自社の会議に当てはめて選べる5つのチェックポイントまで解説します。

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なぜ「Geminiで十分では」と迷うのか

結論から言えば、この選択を決めるのはAIの賢さではありません。録音・文字起こし・整形・共有という作業のうち、どこまでを人が持ち続けるかで決まります。

迷いが生まれるのは、Geminiが議事録づくりの一部を確かに担えるからです。試した人ほど「これで足りるのか、それとも専用のツールが必要なのか」で止まります。

1. 会議が増え、議事録が業務を圧迫している

Otolioが実施した250件以上の導入企業アンケートで、最も多く挙がった課題は議事録作成の負担でした。「時間を取られ、本来の業務に手がつかない」「会議の数に議事録が追いつかない」という声が並びます。

背景のひとつは、会議そのものの増加です。オンラインでの打ち合わせが定着し、以前は口頭で済んでいた連絡事項も、正式な会議として開かれるようになりました。

もうひとつは品質のばらつきです。慣れた担当者の議事録は要点が整理されている一方、不慣れな担当者の場合は決定事項が抜け落ちることがあります。同じ会議体でも、書き手によって残るものが変わってしまいます。

議事録作成は、日常業務に近く効果を測りやすいため、デジタル化の着手領域の一つに適しています。最初の一歩の選び方については、DXがつまずく原因とあわせて別の記事で整理しています。何から手をつけるかで迷っている場合の判断材料になります。

参考記事：なぜDXは失敗するのか？成功する「はじめの一歩」の選び方と議事録DXが最適解である理由

2. 社内から必ず出る「Geminiでできるよね」という声

Otolioの商談では、DX推進の担当者からこんな本音を伺います。「もっと安いツールがあるよね、Geminiでできるよねと社内で必ず言われる」。稟議の場で、この一言に答えられずに検討が止まってしまうケースが少なくありません。

この問いは的外れではありません。単発の会議を1本要約するだけなら、汎用の生成AIでも成立します。そこを否定すると、かえって説明の説得力が落ちます。

答えに窮するのは、比較の軸が「できるか、できないか」になっているためです。実際の分かれ目は別のところにあります。毎週続く会議で、担当者が変わっても同じ品質の記録が残るかどうかです。

GeminiとAI議事録ツールは何が違う？

両者の最大の差は、会議を自動で録音できるかどうかにあります。Gemini APIやGoogle AI Studioでは、音声ファイルを直接読み込んで文字起こし・要約できます。Gemini APIでは1回の指示で最大9.5時間の音声を読み込め、話者を区別するよう指示することもできます。

一方で、会議を自動で録音する機能は備えていません。録音の準備と保存、毎回の指示、共有先への反映は人の作業として残ります。

1. Geminiで議事録を作る3つの入口

Geminiで議事録を作る入口は、大きく3つあります。1つ目はブラウザやスマートフォンのGeminiアプリ、2つ目は無料で試せるGoogle AI Studio、3つ目はGoogle WorkspaceやGoogle Meetの連携機能です。

会議の音声から始めたい場合、確実なのはGoogle AI Studioです。音声ファイルを読み込ませ、文字起こしと議事録化を指示できます。対応する形式はWAV・MP3・AIFF・AAC・OGG・FLACで、話者の区別や特定の時間帯の抽出も指示できます。

参照：Audio understanding | Gemini API | Google AI for Developers

Google Meetには、会議中のやり取りから自動でメモを作る機能もあります。ただし利用には、対象のGoogle WorkspaceエディションまたはGoogle AIプランへの登録が必要です。また、1回の会議で対応するのは1言語のみで、複数の言語が混ざる会議には対応していません。

参照：Google Meet の「自動メモ生成」 – パソコン – Google Meet ヘルプ

なお、具体的な手順やそのまま使えるプロンプト例は別の記事にまとめています。Google AI Studioでの操作を画面の流れに沿って解説し、要点抽出やToDo整理に使える指示文も紹介しています。まずGeminiで動かしてみたい場合は、こちらから読み進めてください。

参考記事：【無料】Geminiで議事録を作成する方法｜Google AI Studioの使い方と精度を上げるコツ

2. Geminiを使うときに残る作業と費用

Geminiを使う場合、議事録が完成するまでに5つの工程を人が動かします。録音してファイルにする、Geminiに読み込ませて指示する、出力を確認して直す、体裁を整える、共有先に貼る、この5つが人の手に残ります。

指示、すなわちプロンプトの書き方は、そのまま品質に跳ね返ります。「会議の要点をまとめて」だけでは実務に使える形になりません。参加者の役職、決定事項の重み、ToDoの整理方法まで指定する必要があります。一度作った指示文を使い回せる一方で、モデルが更新されると出力の傾向が変わることもあります。

費用面では、法人利用の前提が2025年に変わりました。以前は、Gemini BusinessなどのアドオンをGoogle Workspaceに追加する形でした。これらのアドオンは、すでに販売を終了しています。AI機能はBusinessとEnterpriseの各プランに含まれる形へ移行しました。

参照：Gemini AI 機能が Google Workspace サブスクリプションで利用可能に

Google Workspaceの月額は、1ユーザーあたり次のとおりです（2026年7月時点）。年間契約の場合、1ユーザーあたりの月額料金は、Business Starterが800円、Standardが1,600円、Plusが2,500円です（税別）。月間契約の料金は別に設定されています。

プランによってGeminiを使える範囲が変わるため、自社の契約で何が使えるかを先に確認しておくと安心です。個人向けの有料プランはGoogle Oneのプランに整理されています。料金と対象機能は改定が多い領域なので、申し込み前に公式サイトで最新の内容をご確認ください。

参照：柔軟な価格プラン オプションの比較 | Google Workspace

3. AI議事録ツールが引き受ける範囲

AI議事録ツールのなかには、録音・文字起こし・要点整理・共有を一つの流れで処理できる製品があります。会議の録音から文字起こし、要点の整理、共有までが1つの画面でつながっている点が特徴です。

指示文を書く必要がないことも、実務では大きな差になります。ツール側で議事録向けの処理があらかじめ組み込まれているため、出力の品質が使う人のスキルに左右されにくくなります。AIに詳しいメンバーが限られる組織では、この均一さが効いてきます。

もうひとつは、会議の前後まで含めた自動化です。カレンダーの予定に合わせて録音が始まり、終了後には要点とToDoが整理されます。関係者への共有まで同じ画面で完結する製品もあります。会議1回あたりの手数が減るぶん、会議の本数が多い組織ほど差が積み上がります。

4. 8項目でみる違いの一覧

2つのやり方の違いを、実際の作業の流れに沿って並べます。

比較項目	Gemini	AI議事録ツール
会議の録音	自分で録音してファイルを用意する	予定に合わせて自動で録音される製品が多い
音声の文字起こし	音声を直接読み込める（1回で最大9.5時間）	標準の機能として備える
話者の区別	指示すれば分けられるが音質に左右される	自動で分ける製品が多い
専門用語・固有名詞	誤変換が残りやすい	用語の登録や自動での最適化で精度を高めやすい
要点・ToDoの整理	毎回、指示文を書いて依頼する	ボタン操作や自動処理で出力される
議事録の形式	指示次第で自由に変えられる	テンプレートに沿って自動で整う
共有・保管	出力をコピーして別のツールへ貼る	ツール内で共有・保管まで完結する
費用	Google Workspaceのプランに含まれる（無料で試せる範囲もある）	有料が一般的（利用量や人数で変動）

表の左側は「自由度が高いぶん、人の手が残る」やり方です。右側は「自由度を絞るかわりに、手が減る」やり方だと考えるとわかりやすくなります。判断のカギは、自由度と手数のどちらを取るかにあります。

なお、この表の右側は議事録づくりに特化したツールという類型を指しています。Otolioは、会議業務を丸ごと自動化するAIエージェントです。会議前の準備から会議後のフォローアップまでを担い、文字起こしや議事録の作成はその一部にあたります。

Gemini自体を他の生成AIと比べたい場合は、製品同士の違いを整理した記事もあります。Microsoft 365とGoogle Workspaceのどちらを土台にするか、という観点で整理した記事です。料金や連携できるアプリの違いをまとめています。

参考記事：CopilotとGeminiを比較｜違い・料金・自社に合うのはどちら？

精度の差はどこで生まれる？

文字起こしの精度は、録音した音声の品質と、ツールが提供するAIの品質の掛け算で決まります。AIの優劣だけを比べても、期待したほどの差は出ません。

そのため「精度を上げたい」と感じたときは、ツールを乗り換える前に録音の仕方を見直したほうが効く場面が多くあります。マイクとの距離、環境の雑音、発言の重なりが結果を左右します。録音環境の整え方は別の記事で具体的に解説しています。

参考記事：文字起こしの精度を上げる4つの方法｜マイク距離・向き・環境音・話し方

1. 型番や社内用語が文字にならない

製造業の商談では、「専門的な用語が一発で変換できないのが正直なところ」という声を伺います。ご自身でWeb会議ツールの文字起こしを試したうえで、「型番は本当に出ない」と実感された方が多くいらっしゃいます。

厄介なのは、この誤変換が手直しの工数として戻ってくることです。議事録の価値は、決まったことと誰の発言かが正確に残る点にあります。製品名や部署名が崩れた文字起こしは、読み手より書き手の作業を増やします。

用語を辞書に登録して対応する方法もありますが、運用が続けにくい面があります。企業では多数の専門用語・型番・社内略語が使われるため、すべてを手作業で辞書登録する運用には限界があります。

100語ほど登録すると、二重登録や「登録するかしないか」の判断そのものが手間になります。一つずつ登録するのは現実的ではない側面があります。

2. 精度は「今の数字」より「上げ続ける仕組み」で見る

精度向上の取り組みは、2つの層に分かれます。ひとつは利用者全員に効く層です。条件を満たすAIエンジンを定期的に検証して採り入れ、表記の揺れやフィラーを整えます。もうひとつは企業ごとに効く層で、その会社の表記や固有名詞に合わせて認識を寄せていきます。

汎用生成AIを初期設定のまま使う場合、企業固有の用語へ継続的に認識を最適化する仕組みは限定的です。そのため業界用語や社内の固有名詞の誤変換は、使い続けても自然には解消されません。指示文を使い回すだけでは、固有名詞の認識精度が継続的に改善されるとは限りません。

会議業務を自動化するAIエージェント「Otolio」は、この企業ごとの層に取り組んでいます。過去に作成した議事録のテキストをAIが参照し、用語を事前に登録しなくても認識の精度が上がる仕組みです。この仕組みは特許を取得しています。

顧客のデータと音声をAIの学習には使いません。Otolioは文字起こし精度90％以上を公表しています。また、独自技術により、利用を重ねることで固有名詞などの認識精度が向上します。

選び方には、もう一つ観点があります。AIの性能は数か月単位で変わるためです。導入時点の精度だけで選ぶと、しばらくして「別のAIのほうがよいらしい」という声が出て、比較のやり直しが始まります。今の数字より、精度を上げ続ける取り組みを提供側が続けているかどうかを見てください。

3. 専門用語の多い経営会議で60%削減した例

応用地質株式会社の経営企画本部では、1回3〜4時間の経営会議の議事録を作成していました。経営に関わる会議のため、各部門の専門用語が数多く出てきます。聞き慣れない用語は一度聞いただけではメモに残せず、会議後に意味を調べる時間も必要でした。結果として、会議時間の倍以上を議事録作成に費やしていました。

打ち手として、録音から文字起こし、要点の整理までをAIに任せる形へ切り替えています。それまで一番時間がかかっていた「聞き直したい箇所を探す」作業と、「音声を聞きながら文章を書き出す」作業がなくなりました。担当者は、発言の意図を読み取って議事録にまとめる部分に集中できます。

変化として、議事録の作成時間は約60%削減されました。あわせて録音環境も工夫しています。参加者にマイクが行き渡るよう、連結できるタイプを使っています。集音性能の高いマイクへ入れ替えた結果、体感の文字起こし精度は80〜90%まで上がったといいます。精度が録音と仕組みの両方で決まることが、現場の実感としても表れた例です。

参考記事：聞き直したい音声を探す時間がゼロに。専門用語が多い経営会議の議事録作成時間を60%削減し働き方改革を実現

どちらを選ぶ？5つのチェックポイント

自社の会議を5つの点から確かめます。本記事では、3項目以上に当てはまる場合を、専用ツールを比較検討する目安とします。

1. 会議の本数と定例の割合

月に2〜3回の単発の打ち合わせが中心なら、Geminiの自由度とコストの利点が生きます。部署内の会議のように形式が決まっていない場では、指示文を書き換えて出力を調整できることが強みになります。

一方、週に何本も定例があると、毎回の手作業が積み上がります。録音の準備、指示の入力、体裁の調整という3つの手数が会議ごとに発生するためです。会議の本数が増えるほど、自動化されている範囲の広さが効いてきます。

なお、削減できる時間は会議の種類で大きく変わります。同じツールでも、発言録に近い議事録と要点だけの議事録では効果が違ってきます。差が生まれる理由は、別の記事で4つのパターンに分けて解説しました。

参考記事：AI議事録「最大90%削減」は本当？削減効果に差が生まれる4つのパターン

2. 専門用語・固有名詞の多さ

型番、製品名、社内の略語、部署名。これらが頻繁に出る会議では、文字起こしの誤変換が手直しの時間に直結します。人名や事業名を間違えた議事録は、そのままでは共有できません。

判断の目安は、直近の議事録を1本開いて数えることです。手で直した箇所のうち、専門用語や固有名詞がどれだけを占めるかを見ます。その割合が高ければ、企業ごとに認識を寄せる仕組みを持つツールが向いています。

3. 機密情報と共有する範囲

経営会議、人事の面談、労使の協議。社外に出せない情報を扱う会議では、入力したデータの取り扱いを先に確認する必要があります。誰がどの範囲まで議事録を見られるかという権限の設計も欠かせません。

利害が対立する会議では、記録の正当性そのものが論点になります。「一方が録音を持って編集すると、切り取られるのではないか」という懸念が出るためです。録音という一次情報が残り、要点から元の発言に遡って確認できる形なら、この不信に応えやすくなります。

4. 記録が個人に残るか組織に残るか

記録が誰に紐づくかという点は、機能の比較表には出てきません。汎用の生成AIとのやり取りは、基本的に個人のアカウントの履歴として残ります。担当者が退職や異動をすると、その人が作った記録ごと辿れなくなります。

組織で使う前提のツールは、データを部署や組織の側に置きます。担当者が変わっても会議の記録は残り、閲覧できる範囲も組織の構造に沿って設計できるためです。少人数で一時的に議事録を作成する用途なら、個人に残る形でも足りるでしょう。数年単位で会議の記録を資産として残すなら、この設計の違いが分かれ目になります。

5. 誰が担当しても同じ品質になるか

Otolioが実施したアンケートには、品質のばらつきを挙げる声も多く見られました。「担当者によって議事録の品質が違う」「人によって内容が変わる」という悩みです。属人化の解消は、時短よりも強い動機になることがあります。

Geminiで品質を保つには、指示文の書き方を組織で揃える必要があります。テンプレートを共有する運用は有効ですが、それを整えて配る担当者が必要になります。担当者が変わったときに同じ議事録が出てくるかを、あらかじめ確かめておきましょう。

Otolioのカスタムテンプレート機能は、この標準化を仕組みで支えます。カレンダーに予定を入れておくだけで、決めておいた形式の議事録が会議後に完成します。誰が担当しても同じ形の記録が残るため、標準化を人の努力に頼らずに進められます。

併用も選べる｜無理なく切り替える3ステップ

どちらか一方に決める必要はありません。段階を踏んで確かめると、投資の判断を誤りにくくなります。

1. まずGeminiで試す

手元の会議を数本、Geminiで議事録にしてみます。見たいのは品質より、どの工程に時間がかかっているかです。ただし社外に出せない情報を含む会議は、この段階では対象から外します。

2. 残った手作業を数える

録音の準備、指示の入力、出力の修正、体裁の調整、共有先への反映。この5つに何分かかったかを会議1本ごとに記録します。数字が出ると、社内の説明もしやすくなります。

3. 会議業務全体で検証する

専用のツールを試す段階では、文字起こしの精度だけを見ないことが大切です。自社の会議室で音が録れるか、専門用語が出るか、共有までが1つの流れで終わるか。この3点を、普段の会議でそのまま確かめます。

無料で試す段階と、業務に組み込む段階では、確かめるべきことが変わります。前者は「使えるかどうか」、後者は「続けられるかどうか」です。

まとめ｜GeminiとAI議事録ツールは会議の条件で選ぶ

GeminiとAI議事録ツールに、絶対的な優劣はありません。決まるのは、会議のどの作業を人が持ち続けるかという設計の違いです。

見るべき点を整理します。今の精度の数字ではなく、精度を上げ続ける仕組みがあるか。記録が個人の手元に留まらず、組織に残るか。担当者が変わっても、同じ品質の議事録が出てくるか。この3つを押さえると、数か月後に判断が揺り戻されにくくなります。

そのうえで、進め方は段階的でかまいません。まず手元の会議で試し、残った手作業を数え、そこから専用のツールを検討する。この順番なら、費用と効果を見比べながら自社に合う形に近づけられます。まずは直近の議事録1本を開いて、手で直した箇所を数えてみてはいかがでしょうか。

5つのチェックポイントに自社を当てはめても、最後に「自分たちの会議で本当に成立するのか」という一点が残ります。会議室のマイクの位置、参加人数、飛び交う専門用語。この条件は、比較表を読むだけでは確かめられません。比べ続けるより、次の定例を1本通してみるほうが早く答えが出ます。

よくある質問とその回答

Q. GeminiとAI議事録ツール、結局どちらを選ぶべきですか？

月に2〜3回の単発の会議が中心で、機密性も高くないなら、Geminiから始めて問題ありません。週に何本も定例があり、専門用語の多い会議や社外に出せない会議を扱うなら、専用のツールを検討する段階です。会議の本数・専門用語・機密性・記録の残り方・品質の均一さの5点で線を引くと判断しやすくなります。

Q. Geminiは会議の音声をそのまま文字起こしできますか？

できます。Gemini APIやGoogle AI Studioでは音声ファイルを読み込ませ、文字起こしや要約を指示できます。1回の指示で扱える音声は最大9.5時間です。ただし会議を自動で録音する機能は備えていないため、録音とファイルの用意は自分で行う必要があります。

参照：Audio understanding | Gemini API | Google AI for Developers

Q. Geminiで作った議事録の精度が低いときは何を見直せばいいですか？

最初に見直すのは録音です。マイクとの距離、環境の雑音、発言の重なりが精度を大きく左右します。そのうえで、出力の形式や抽出する項目を具体的に指示します。それでも型番や社内用語の誤変換が残る場合は、企業ごとに認識を寄せる仕組みを持つツールの検討が必要になります。

Q. GeminiとAI議事録ツールを併用してもよいですか？

併用は現実的な選択です。会議の記録は専用のツールに任せ、記録をもとにした資料づくりや翻訳はGeminiに任せる、という分担が組みやすくなります。同じ作業を二重に行わないよう、どちらがどの工程を担当するかを先に決めておきましょう。

Q. ChatGPTでも同じことができるのでは、と社内で言われます

単発の会議を要約するだけなら、ChatGPTでも同じことができます。分かれ目は、毎週続く会議で同じ品質を保てるか、記録が組織に残るかです。ChatGPTの場合の比較は別の記事で詳しく整理しているため、社内説明の材料として使えます。

参考記事：ChatGPTとAI議事録ツールを徹底比較｜カスタムGPTsで本当に議事録作成は効率化できる？