定例会議を開催する目的とは？無駄にしないための効率的な進め方も紹介

定例会議は、多くの企業で当たり前のように続けられている会議のひとつです。

しかし、

• そもそも定例会議は何のために開くのか
• 「毎週集まるだけで何も決まらない」と感じるのはなぜか
• どうすれば無駄をなくして効率よく進められるのか

といった疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、定例会議を開催する3つの目的と、無駄だと言われる5つの理由、そして効率よく進めるための4つのポイントまでをわかりやすく解説します。

毎週の定例会議に、少し気が重くなっていませんか。予定に入っているから集まる、けれど終わってみると何が決まったのか思い出せない。そんな会議を「決まる場」に変えるヒントを、本記事で解説します。

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定例会議とは？目的を見失うと「集まるだけの会議」になる

定例会議の目的は、大きく「進捗確認と課題の早期発見」「情報共有・意思決定の場の確保」「コミュニケーションの活性化」の3つです。無駄をなくす鍵は、目的の明確化・事前準備・関係者の限定、そして議事録の共有を仕組み化することにあります。

定例会議とは、週次・月次・四半期など、あらかじめ決められたスケジュールに基づいて定期的に開催される会議のことです。会議日時をあらかじめ固定し、継続的に実施される点が特徴です。議題はその都度変わりますが、定期的に開催することで、組織内での情報共有や進捗確認、意思決定を効率よく進められます。

企業によって「ウィークリーミーティング」「月次会議」など呼び方はさまざまですが、基本的な目的は共通しています。特に複数の関係部署が連携してプロジェクトを進める環境では、関係者が定期的に顔を合わせて現状を共有することが重要な役割を担います。

定例会議の特徴｜あらかじめ日時を固定して継続する

定例会議の最大の特徴は、開催日時をあらかじめ固定しておく点にあります。

業務環境の変化が速いなかで、議題が発生するたびに会議を設定していると、共有や判断が遅れる場合があります。あらかじめ予定された定例会議であれば、出席者が予定を確保しやすく、継続的なコミュニケーションの場として定着しやすくなります。

たとえば毎週月曜の朝にチームの定例会議を置いておけば、「あの件はどこで話すべきか」と迷いにくくなります。判断や共有のタイミングが決まっているだけで、日々の業務が回しやすくなります。

そもそも定例会議は本当に必要？開催する意味

「この定例会議、本当に必要なのだろうか」と感じたことがある方は少なくないはずです。

結論から言えば、定例会議は目的が明確であれば有効です。ただし、それは「目的が明確で、その目的に会議という形式が適している場合」に限られます。単なる情報の伝達だけであれば、チャットやドキュメントの共有で足りることも多いためです。

判断の軸になるのは、「その情報や議題に、リアルタイムの対話や複数人の合意が必要かどうか」です。決定を要する議題や、認識のズレを防ぎたい情報がある場合は、会議という形式が適しています。逆に、一方向の連絡だけなら会議にする必要はありません。定例会議を惰性で続けるのではなく、開催する意味を定期的に問い直す姿勢が、無駄をなくす第一歩になります。

定例会議を開催する3つの目的

ここでは、定例会議がどのような目的で開かれるのかを3つに整理して解説します。目的を理解しておくと、自社の会議が本来の役割を果たせているかを見直しやすくなります。

1. 進捗確認と課題の早期発見

1つ目の目的は、チームやプロジェクトの進捗を確認し、発生しつつある課題を早い段階で見つけることです。

日々の業務に追われていると、進捗状況の可視化が後回しになりがちです。定例会議があれば、関係者が集まって各自の進捗を報告する機会が定期的に生まれます。遅れやリスクに早く気づければ、軌道修正やサポート体制の強化で遅れを取り戻せます。課題が大きくなる前に手を打てる点が、定例会議の実務的な価値です。

進捗を定期的に確認することで、担当者自身もタスクの優先順位や期限を意識しやすくなります。「次の定例会議までにどこまで進めるか」という短期の目標意識が生まれ、結果としてチーム全体の生産性が高まります。

チームで定期的に進捗を共有する会議の設計については、以下の記事で必要なケースや進め方のポイントを詳しく解説しています。

参考記事：チームミーティングの目的とは？必要な4つのケースや意識したい5つのポイントも紹介

2. 情報共有・意思決定をする場の確保

2つ目の目的は、業務に必要な情報を共有し、意思決定を行うことです。

部署間で連携する業務が多い場合、円滑に進めるには互いの状況や方針を理解しておく必要があります。たとえばマーケティング部と営業部が連携する企業では、互いのKPIや成果、課題を共有することで、次のアクションプランの整合性が保ちやすくなります。「どのような見込み顧客が増えているか」「顧客からどのような要望が寄せられているか」を共有できれば、より精度の高い判断ができます。

あらかじめ決められたスケジュールで開催されることで、「いつ意思決定すればよいか」という迷いも減ります。毎回会議を設定する手間が省けるうえ、情報が一元化されて議論の土台がそろいやすくなる点もメリットです。

3. コミュニケーションの活性化

3つ目の目的は、組織内のコミュニケーションを活性化することです。

普段はメールやチャットでのやり取りが中心になりがちですが、対面やオンラインでリアルタイムに顔を合わせる機会は、関係性の構築に大きく貢献します。特にリモートワークが浸透したチームでは、定例会議が「人とつながる」貴重な場になります。

会議中の何気ないやり取りが、他部署との協業のヒントや新しいアイデアのきっかけになることもあります。上司がメンバーの意見にどう反応するか、発言のしやすさ、議論のテンポといった「組織の空気感」は、ドキュメントやメールからは読み取れません。新しく参加したメンバーにとっては、こうした情報が特に重要になります。

定例会議が「無駄」だと言われる5つの理由

多くの企業が定例会議を実施している一方で、「無駄だ」と感じられてしまうケースも少なくありません。ここでは、その原因になりやすい5つの理由を整理します。自社の会議に当てはまるものがないか、確認しながら読んでみてください。

1. 会議の目的が曖昧になっている

無駄だと感じられる最大の理由が、開催する目的が曖昧になっていることです。

このような会議では、冒頭に「今日は何のために集まったのか」が説明されず、多くの参加者が「毎週あるから参加している」という状態になりがちです。会議の目的を定める人がいなかったり、開催そのものが目的になってしまったりすると、この状態に陥ります。「話すことがなければとりあえず近況報告」というように、目的が形骸化してしまうのです。

その状態で会議をしても議論が発散しやすく、終了時に「結局何が決まったのか」がわからなくなります。防ぐには、毎回冒頭で目的を共有すること、そして報告するために業務を前に進めるという意識を持つことが重要です。

2. 時間がかかりすぎる・頻度が多い

2つ目は、時間的なコストがかかりすぎている状態です。

毎週1時間、あるいはそれ以上の定例会議を設定している企業は多いものです。しかし実態を見ると、意味のある議論が行われているのはほんの数分というケースも珍しくありません。10人が参加する1時間の会議は、社内リソースとして10時間を使っている計算になります。その中で有益な情報共有や意思決定がなければ、その時間はまるごと無駄になってしまいます。

さらに問題なのが「頻度の多さ」です。週次の定例会議に加えて、チームミーティングや部門会議などが重なると、社員のカレンダーは会議で埋まり、実作業の時間が削られます。こうした状態は「会議疲れ」を招き、モチベーションや生産性の低下につながります。

本当に必要かどうかを見極めたうえで、30分以内に区切る、アジェンダを事前共有して無駄なやり取りを減らすといった工夫が効果的です。

3. 発言しにくい雰囲気になっている

3つ目は、会議の空気そのものによって発言しにくくなっているケースです。

上司が長く話し続ける、特定のメンバーばかりが発言する、意見が否定されやすい、といった空気の中では、有益な意見を持つ人でも発言を控えてしまい、「声の大きい人だけが主導する場」になります。会議本来の目的が「複数人の知見を集めた意思決定」にあるとすれば、これは大きな損失です。

発言しにくさは心理面だけの問題ではありません。「誰がいつ発言していいのか分からない」という形式面の問題も多く、特にオンライン会議では会話のタイムラグが発言のハードルを上げます。

この状態を防ぐには、会議の冒頭で「意見を歓迎する」という姿勢をファシリテーターが示すことが有効です。1人ずつ意見を求める、チャット欄で意見を募る、時間を区切って少人数で議論するなど、形式を工夫するだけでも空気は変わります。安心して発言できる場づくりは、会議の質を左右する土台になります。

4. 特定の人にしか関係のない議題が多い

4つ目は、扱われる議題の多くが参加者全員には関係していない状態です。

「その場の議題が、参加している全員に関係しているわけではない」という状況が続くと、参加者のモチベーションは下がります。特にオンライン会議は参加のハードルが低いため「とりあえず全員参加」となりがちですが、実際に意味のある参加者は一部だけ、というケースも少なくありません。そうなると発言も減り、会議全体の効率も下がりやすくなります。

それを防ぐには、アジェンダを事前に共有し、必要な人だけが参加する仕組みを整えることが重要です。議題ごとに関係者が入退室できるようにしたり、情報共有だけなら会議外のドキュメントやチャットで済ませたりする工夫も有効です。定例会議は「全員で集まること」ではなく「必要な人が集まり、効果的に意思決定すること」が目的だと見直しましょう。

5. 議事録が作成・共有されない

5つ目は、会議後に議事録が作成・共有されないことです。

会議が終わった後に「結局、何が決まったんだっけ」「あの話、どうするって言っていたっけ」という会話が飛び交うなら、その会議は無駄に終わっている可能性が高いといえます。

どれだけ中身のある議論をしても、正確に記録して関係者に共有しなければ、会議の意味は半減します。議事録が共有されないと、決定事項が忘れられたり、後から参加したメンバーが内容を把握できなかったり、同じ議論が次回に繰り返されたりします。

この問題は、定例会議では特に起こりやすくなります。定例会議は繰り返し開催されるため、記録を残す負荷も毎回積み上がっていくからです。

重要なのは、議事録を「あとで読むもの」ではなく「会議の延長線上で活用するもの」として位置づけることです。近年はAIを活用して自動で議事録を作成・要約するツールも普及しており、この負荷を大きく減らせます。

なお、そもそも記録が残らないことで起きる「言った言わない」問題については、その原因と対策を以下の記事で整理しています。

参考記事：「言った言わない」問題はなぜ起きる？5つの原因と対応方法を解説

定例会議を効率よく進める4つのポイント

ここからは、定例会議の無駄をなくし、効率よく進めるための具体的なポイントを4つ紹介します。前半の3つは会議の設計に関わるもの、4つ目は会議後の記録に関わるものです。

1. 定例会議の目的を明確にする

最初にして最も重要なのが、目的の明確化です。

会議の時間はコストであり、その価値を最大化するには「この会議は何のために存在するのか」を全員が理解しておく必要があります。前述した3つの目的のどれに当たる会議なのかによって、必要な準備も、参加者の姿勢も、進行方法もまったく変わります。目的が曖昧なままでは、会議後に「で、何が決まったの」という状況を招きかねません。

明確にした目的は、議事録の冒頭に記載し、会議の冒頭で共有すると効果的です。「本日の目的は前回の残論点を決定することです」と伝えるだけでも、参加者の意識がそろい、進行がスムーズになります。

定例会議は一度習慣化すると長く続く傾向があるからこそ、「この会議の目的は何か」に立ち返ることが欠かせません。会議の目的設定については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。

参考記事：会議は目的の設定が重要！効率良く生産性の高い会議をするためのポイント

2. 事前準備を徹底する

2つ目は、事前準備を徹底することです。

多くの企業で見られるのが、会議の直前に議題を考えたり、その場で資料を共有したりするパターンです。これでは参加者が内容を理解しきれず、質の高い議論にはつながりません。特に重要なのが議題の共有です。数日前には、どんな内容を扱うか、誰が話すか、各議題にどれだけ時間を割くかを整理して全員に共有しましょう。

これにより参加者は、自分が何に備えるべきかを理解し、資料を準備したり事前に確認を取ったりできます。また、予定している議題やアクションを、あらかじめ議事録の形でまとめておくアプローチも有効です。会議中にその場で更新していけば、終了と同時に議事録のたたきが完成し、後からまとめる手間が大きく減ります。

定例会議は、開催前の準備によって成果が大きく変わります。議題を整理するアジェンダの作り方は、以下の記事にテンプレートとあわせてまとめています。

参考記事：【テンプレあり】アジェンダの書き方を徹底解説！アジェンダの意味・メリット・作成時のポイントも紹介

3. 関係者だけを招待する

3つ目は、議題に関係がある人だけを招待することです。

参加者が多くなると、発言の機会が減る、議論が脱線しやすくなる、時間が長引くといった弊害が生じます。なんとなく関係がありそうな人まで招くのではなく、その議題に関わる人に絞ることが大切です。定例会議はあらかじめ参加者が決まっていることが多いものですが、都度必要な人だけが参加するよう意識しましょう。

一方で、「呼ばれなかった人が情報から取り残される」という不安もあるかもしれません。ここで役立つのが、非同期でのキャッチアップです。会議に出なかった人には、会議の音声に章立て（タイムスタンプ）を付けて共有し、倍速で必要な箇所だけ聞いてもらうという方法なら、同席の工数を増やさずに情報格差をなくせます。

「全員がすべて聞き直す」でも「共有を諦める」でもない方法を用意しておくと、参加者を絞っても運用が回りやすくなります。

4. 議事録の作成・共有を仕組み化する

4つ目は、議事録の作成と共有を仕組み化することです。ここが、定例会議の無駄をなくすうえで最も見落とされやすいポイントです。

定例会議を繰り返すほど、記録の負荷も繰り返し積み上がります。担当者が記録に追われて会議に集中できなければ、意思決定の質そのものが下がってしまいます。無駄をなくすうえで重要なのは、単に会議を減らすことではなく、記録を自動化して担当者を議論と意思決定に戻すことにあります。

定例会議のように「同じメンバーで繰り返す会議」ほど、記録を仕組み化した効果は積み上がりやすくなります。

株式会社東京ドームでは、はじめ一部の会議でAI議事録の仕組みを導入しました。会議の音声と議事録を一体で扱えるようになり、音声を探す作業や、ツールとWordを行き来するコピー作業がなくなったといいます。

担当者は記録そのものより「どう整理し、次にどうつなげるか」に集中できるようになりました。その手応えが社内で共有され、形式の異なる定例会議を扱う他部署にも利用が広がっています。毎週・毎月と繰り返す定例会議こそ、1回あたりの削減が回数分だけ効いてきます。

参考記事：最大6時間かかっていた経営会議の議事録作成時間を50％削減！他部署にもOtolioを推進した理由とは

もうひとつ意識したいのが、記録を「一次情報」として残す価値です。担当者がまとめた議事録は、要約の過程で細かなニュアンスが省略される場合があります。会議に出ていない関係者が、要約だけでなく音声という一次情報にも戻れると、推測ベースの議論が減り、事実に基づいた判断ができるようになります。

議事録の共有をスムーズにするコツは、以下の記事で例文とあわせて紹介しています。

参考記事：【例文あり】議事録を共有するときの3つのポイント！効率化するAI議事録ツールも紹介

まとめ｜定例会議を「集まるだけの会議」で終わらせない

定例会議は、「進捗確認と課題の早期発見」「情報共有・意思決定の場の確保」「コミュニケーションの活性化」を目的とした会議です。週次・月次・四半期など、あらかじめ決められたスケジュールで定期的に開催されます。

一方で、目的が曖昧になっていたり、時間や頻度が過剰だったり、発言しにくい雰囲気があったりすると、「無駄な会議」と感じられてしまいます。効率よく進めるには、目的を明確にし、事前準備を徹底し、関係者だけを招くことが基本です。そのうえで、繰り返し積み上がる議事録の負荷を仕組みで軽くし、担当者を議論に戻すことが、定例会議を「決まる会議」に変える近道になります。

会議の時間は、目的と運用しだいでコストにも投資にもなります。まずは次回の定例会議で、冒頭に目的を一言添えるところから始めてみてはいかがでしょうか。会議全体の効率化に取り組みたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

参考記事：会議を効率化する方法｜時間を短縮して「決まる会議」にするコツとツール

毎週の定例会議で、いちばん時間を奪っているのは議論そのものではなく、その後の記録かもしれません。もし今、「会議のたびに議事録に追われている」「担当者が記録役に固定されて議論に入れていない」と感じているなら、記録の負荷を一度手放してみる価値があります。

よくある質問とその回答

Q. 定例会議はやめてもいいのでしょうか？

目的が「一方向の連絡」だけなら、会議をやめてチャットやドキュメントの共有に切り替えても問題ありません。判断の軸は、その議題にリアルタイムの対話や複数人の合意が必要かどうかです。決定を要する議題や認識のズレを防ぎたい情報がある場合は、会議という形式が力を発揮します。惰性で続けるのではなく、開催する意味を定期的に問い直すことをおすすめします。

Q. 定例会議の適切な時間や頻度はどれくらいですか？

一律の正解はありませんが、意味のある議論に見合った時間・頻度に絞ることが基本です。実質的な議論が数分しかないのに1時間を確保しているなら、30分以内に区切る、隔週に変えるといった見直しが有効です。参加人数×会議時間が社内リソースの総コストになると考え、そのコストに見合う成果が出ているかを基準に判断してみましょう。

Q. 定例会議の議事録は毎回必要ですか？

決定事項や次のアクションが発生する会議であれば、毎回残すことをおすすめします。定例会議は繰り返すぶん、記録がないと同じ議論を何度も繰り返しやすいためです。とはいえ毎回手作業で作ると担当者の負担が大きいので、AIで自動的に文字起こし・要約する仕組みを使えば、負荷を抑えながら記録を残せます。

Q. 会議に参加できなかった人にはどう共有すればいいですか？

要約だけでは細部やニュアンスが抜け落ちるため、音声にタイムスタンプ（章立て）を付けて共有し、必要な箇所だけ倍速で聞いてもらう方法が現実的です。全員が全会議に同席しなくても、必要な人が必要な箇所だけ非同期で追える状態をつくれば、情報格差を抑えられます。

Q. 発言が少ない定例会議を活性化するにはどうすればいいですか？

会議の冒頭でファシリテーターが「意見を歓迎する」姿勢を示すことがまず有効です。あわせて、1人ずつ意見を求める、チャット欄で意見を募る、時間を区切って少人数で議論するなど、発言の形式を工夫すると空気が変わります。特にオンライン会議では発言のタイミングがつかみにくいため、指名や順番制を取り入れると発言の偏りを減らせます。