これさえあれば一安心！議事録作成のチェックリスト（Web会議用）
リモートワークが普及し、ZoomやTeamsなどのツールを用いたWeb会議はあっという間に定着しましたね。
ただ便利であるが故に会議をたくさん開催できるようになり、議事録作成にかかる時間も増えてしまったという声もよくお聞きします。
そんな議事録作成にも、実はいくつかのコツがあります。
そこで、今回はWeb会議の議事録作成を効率化させるための準備物をチェックリストとしてまとめました！
特別な知識や技術がなくても実現可能な内容ですので、議事録作成に悩まれている方はぜひご覧ください！
- 会議の時間より議事録作成に時間がかかっている
- 録音を聞き直しながら、議事録を修正するのが大変
- 文字起こししても議事録の形式に整える二度手間が発生
現在、上記のようなお困りごとがありましたら、ぜひスマート書記にお問い合わせください。スマート書記は、会議中の音声を録音しながら、同時にメモを取ったりすることができます。会議が終了すると、文字起こしや音声の聞き直し作業の負担を軽減し、「最大70%」の議事録作成時間の短縮が期待できます。まずは気軽にお問い合わせください。
議事録作成で抑えるべき5つのチェックリスト
会議形式や会社のルールによって多少異なるとは思いますが、そういった独自の点を排除した「最低限これを準備すれば大丈夫！」という項目に絞ってご紹介します。
✔ 事前に会議の目的・アジェンダを確認
まず事前に「何を話し合うための会議で、そのために何について話す（アジェンダ）会議」なのか確認することで、事前に議事録に残すべき論点を絞り込められます。
これは出来ればですが、「どこが重要なポイントで、どの部分まで議事録に残すべきか」という点まで共通認識を揃えられていると、後からの指摘や添削の時間を減らせます。
✔ Web会議ツールの録画方法を確認
どうしても聞き漏らすこともありますので、後で確認できるように会議の録画は忘れずに実施するようにしましょう。ツールによっては自動録画機能もありますので、事前に設定しておくことで録画忘れも防止できますよ。
特に、慣れていないWeb会議ツールを使用する際は、会議が始まってから操作にバタつくこともありますので事前に使い方を調べておくのがポイントです。
✔ 事前にアジェンダの構成をテンプレート化しておく
月次で定例で開催される会議などはアジェンダの構成がほぼ統一されていることも多いですよね。その場合は、アジェンダをテンプレート化して保存しておくことがおすすめです。
✔ 会議後に議事録作成時間をブロックしておく
当たり前ですが、時間が経てば記憶は薄れてしまいます。そのため、会議の直後は議事録を整理する時間をブロックして、他の予定が入らないよう事前に調整すると議事録作成もスムーズに行えます。
✔ 協力者を見つけて相互チェックしてもらうよう働きかける
自分だけで対策を講じていても網羅できない場合もありますので、チェック・添削してくれる人を事前に確保しておくとベストです！
こちらに関しても、記憶が薄れない早いタイミング（出来れば翌日までに）でチェックしてもらうことで効果的なフィードバックを得られますので、スピードを意識しましょう。
もっと楽にするための解決方法
ただ、上記のチェックリストで準備をしてもどうしても限界はあります。
そこで、議事録作成を更に効率化させるための効果的なアイディアがもう1つあります。それは「ツール」を導入することです。
今は文字起こしツールなども出てきていますが、スマート書記は議事録を作成することに重きを置いた「議事録を効果的に作るための機能やサービス設計」となっています。
そんなスマート書記ならではの機能・サービスを少しだけご紹介します！
必要な部分だけコピーできる！スマート複製でらくらく準備
スマート書記で保存された議事録の中から、タイトルや議題など議事録作成に必要な部分のみを複製する機能です。これにより、わざわざ前回の内容を削除したりする手間を減らせますので、Web会議前の準備をスマートにできます。
タイムスタンプ機能で会議後の振り返りがスムーズに！
議事録エディタ上でメモをとると自動でタイムスタンプが紐付きます。
これにより、後から重要な部分や、自分が気になる部分の音声や文字起こし内容を簡単・スピーディに確認出来るようになっているので、会議後の作業をとてもスムーズに行えます。
共同で確認・編集もOK！複数人で操作・確認できるので品質も安心！
作成した議事録だけでなく、文字起こし結果まで共有できるので確認・添削の時間を大幅に削減できます。
無料トライアルでまずはお試し
いかがでしたか？今なら14日間の無料トライアルでお気軽にお試しいただけますので、もしご興味を持たれましたらぜひお申し込みください！
